T5013 o T2125: primer año de una sociedad colectiva en Canadá

¿Nuestra sociedad colectiva debe presentar el T5013 en su primer año?

La CRA exige que una sociedad colectiva canadiense presente la declaración informativa T5013 por un período fiscal si se cumple alguna de las pruebas de abajo, y exime a las sociedades que no cumplen ninguna. El período fiscal es el año contable de la sociedad. La sociedad no paga impuesto por sí misma: su ingreso o pérdida pasa a los socios, que declaran su parte en sus propias declaraciones (CRA: guía T4002, capítulo 1). El T5013 informa esas partes; no cambia quién paga el impuesto.

Fuente: CRA: guía T4068.

El primer año no recibe un trato especial. Se aplican las mismas pruebas al primer período fiscal. Los ingresos y los gastos se suman, no se compensan, así que una sociedad que queda en equilibrio puede pasar el límite. No hay una prueba basada en el número de socios: el propio ejemplo de la CRA es una sociedad nueva de diez personas por debajo de los límites que no tiene que presentar (CRA: guía T4068). Las Income Tax Regulations (reglamento de la ley del impuesto sobre la renta) imponen el deber de presentar a cada miembro de una sociedad que hace negocios en Canadá (sección 229), pero la CRA exime por política administrativa a las sociedades que no cumplen ninguna de estas pruebas. Aun así, si la CRA pide una declaración por escrito, hay que responderla (CRA: guía T4002, capítulo 1).

Cinco cosas complican el primer año: no tener un reparto de utilidades por escrito, tener una corporación o un fideicomiso entre los socios, que los socios aporten o retiren montos de efectivo distintos, un cierre de año que no sea el 31 de diciembre y un primer año que ya terminó sin contabilidad. Para responder cualquiera de las preguntas de abajo, reúna el acuerdo de sociedad, el registro provincial, los números de cuenta de la CRA, los estados de cuenta bancarios y una lista del efectivo que cada socio aportó o retiró.

Si estamos por debajo de esos límites, ¿cada socio igual debe declarar?

Sí. Una sociedad que está por debajo de los límites del T5013 sigue siendo una sociedad, y cada socio sigue declarando su parte del ingreso o la pérdida. Sin un T5013, los socios usan los estados financieros de la sociedad (CRA: guía T4068).

El ejemplo de la CRA da dos opciones a una sociedad por debajo de los límites:

1. Entregar a cada socio una copia de los estados financieros del período fiscal.
2. Presentar un T5013 de forma voluntaria y emitir un comprobante a cada socio.

En cualquier caso, la contabilidad debe producir un estado con los ingresos, los gastos, el ingreso neto y la parte de cada socio en el período fiscal. Con ese estado trabajan los socios.

T5013 o T2125: ¿cómo declara cada socio su parte?

Un socio individual que participa en el negocio declara su parte en un T2125 que presenta con su T1; la sociedad no presenta ningún T2125. Lo que se anota en el formulario depende de si la sociedad emitió un comprobante (CRA: guía T4002, capítulo 2).

En el área de identificación, el socio anota su porcentaje de la sociedad y, si hay comprobante, el Business Number (BN, número empresarial de la CRA) de nueve dígitos impreso en él.

La sociedad reclama la deducción por costo de capital (CCA) sobre los bienes que posee; los socios individuales no pueden reclamarla por su cuenta. La CCA que aparece en la casilla 040 del comprobante ya está restada de la casilla 116, así que el socio no la deduce otra vez (CRA: guía T4002, capítulo 1). Para los costos que un socio pagó personalmente, vea gastos del negocio pagados personalmente. Para el impuesto, el CPP y los pagos anticipados sobre el resultado, vea cómo tributa el ingreso de un trabajador independiente.

¿Cuál es nuestro primer período fiscal y podemos elegir un cierre de año distinto del 31 de diciembre?

Normalmente no. Si algún socio es una persona, una corporación profesional o una sociedad que tiene esa misma limitación, el período fiscal no puede terminar después del 31 de diciembre del año en que empezó. Por eso el primer período va desde la fecha de inicio hasta el 31 de diciembre como máximo (Income Tax Act, sección 249.1). Un período fiscal tampoco puede durar más de 12 meses, y un negocio nuevo puede tener un primer período más corto (CRA: período fiscal). Si ningún socio es una persona, se aplica otra prueba de la sección 249.1 que esta página no cubre.

La única forma de superar el límite del 31 de diciembre es el método alternativo, que permite al negocio cerrar su año en otra fecha. Las reglas de la CRA para este método (Form T1139):

• Todos los socios deben ser personas.
• No está disponible si la sociedad es socia de otras sociedades o si incluye a una corporación profesional como socia.
• Un socio con autoridad para actuar por la sociedad hace la solicitud. Cada socio completa su propio Form T1139 con su parte y lo presenta con su propia declaración del año que incluye el primer día del primer período fiscal, a más tardar en la fecha de vencimiento de esa declaración, normalmente 15 de junio del año siguiente. Esto vale aunque el primer período fiscal termine en el año siguiente (Income Tax Act, subsección 249.1(4)).
• Mientras el cierre del año no sea el 31 de diciembre, el formulario se debe presentar cada año para sumar un ingreso adicional por los días entre el cierre del año y el 31 de diciembre. Ese monto del período intermedio se calcula a partir del ingreso neto del período fiscal.

Una sociedad no puede adoptar un período fiscal flotante, y necesita aprobación para cambiar uno ya establecido (CRA: guía T4068). Cada socio declara su parte en el año fiscal en que termina el período fiscal de la sociedad (Income Tax Act, sección 96).

¿Cuándo vence el T5013 y cuál es la multa por presentarlo tarde?

El tipo de cada socio se evalúa durante todo el período fiscal, y si el socio es otra sociedad se mira hasta sus miembros finales. El T5013 vence 31 de marzo después del año calendario en que terminó el período fiscal cuando todos los socios son personas (la CRA cuenta al fideicomiso como persona, aunque un socio fideicomiso igual hace obligatorio el T5013). Vence cinco meses después del cierre del período fiscal cuando todos los socios son corporaciones. Para cualquier otra combinación vence en la más cercana de esas dos fechas. Si la sociedad deja de operar antes de esa fecha, una declaración aún no presentada vence en la más cercana entre esa fecha y 90 días después de que deja de operar (Income Tax Regulations, sección 229). La multa por presentar tarde una declaración obligatoria es de $25 por día, con un mínimo de $100 y un máximo de $2,500 (CRA: guía T4068).

Los comprobantes se entregan a cada socio en la fecha límite de presentación o antes. Una sociedad que presenta necesita un número de cuenta de la sociedad, formado por el Business Number de nueve dígitos, el identificador de programa RZ y un número de referencia de cuatro dígitos. Si no lo tiene, debe solicitarlo antes de presentar. Business Registration Online sirve para la mayoría de las sociedades, pero no puede inscribir un negocio que pertenece a otro negocio, como un socio corporación o sociedad; esas envían por correo el Form RC1 (CRA: inscribirse como residente). En ambos casos, elija el tipo de cuenta de programa Partnerships Group y la declaración informativa T5013. Si una sociedad emite más de cinco comprobantes por un año calendario, debe presentarlos en línea; presentarlos en papel puede acarrear una multa aparte aunque se haga a tiempo (Income Tax Regulations, sección 205.1).

Para saber cómo se calculan las multas por presentación tardía y cuándo se cancelan, vea multas, intereses y alivio. Si el primer año ya pasó, vea cómo poner al día una contabilidad atrasada.

¿Cómo se reparten las utilidades entre los socios y quién paga el impuesto?

El acuerdo de sociedad fija la parte de cada socio en las utilidades o las pérdidas. Según la CRA, las utilidades o pérdidas del negocio se suelen dividir entre los socios según ese acuerdo (CRA: definiciones, sociedad de personas). Una sociedad puede existir sin un acuerdo por escrito (CRA: guía T4002, capítulo 1).

Cuando los socios no tienen un acuerdo sobre el reparto, la ley provincial de sociedades llena el vacío. En Columbia Británica, por ejemplo, los socios comparten el capital y las utilidades por igual, y un socio no recibe pago por trabajar en el negocio, salvo que hayan acordado otra cosa (B.C.: Partnership Act, sección 27). Revise la ley de su propia provincia. La Income Tax Act también puede anular un reparto cuyo motivo principal sea reducir o diferir el impuesto (sección 103). Para saber cómo fijan los socios un reparto, vea sociedad de personas o corporación.

Un socio paga impuesto sobre su parte del ingreso de la sociedad, haya retirado o no el efectivo (Income Tax Act, sección 96). El dinero que un socio retira no es un gasto de la sociedad: los sueldos y los retiros pagados a un socio no son deducibles (CRA: guía T4002, capítulo 3). Por eso la contabilidad lleva por separado tres datos de cada socio: el efectivo que aportó, el efectivo que retiró y su parte del ingreso. Los bienes son distintos del efectivo: un socio que aporta equipo, un vehículo o inventario a la sociedad se trata como si lo vendiera a su valor justo de mercado, salvo que todos los socios elijan en conjunto un traspaso con diferimiento en el Form T2059. Ese formulario vence en la fecha de presentación más temprana entre las declaraciones de los socios para el año del traspaso (Income Tax Act, secciones 97 y 96(4)).

¿Qué libros y registros debe llevar una sociedad y por cuánto tiempo?

Una sociedad conserva los registros de todos sus ingresos y gastos, con los documentos que los respaldan, durante seis años contados desde el final del último año fiscal al que se refieren. Si un socio presenta su declaración de impuestos tarde, los seis años se cuentan desde el día en que se presenta, y los registros ligados a una objeción o apelación se conservan hasta que esta termine (Income Tax Act, subsecciones 230(4) a (6); CRA: registros del negocio; CRA: guía T4068).

• Ingresos: la fecha, el monto y el origen de cada cobro, respaldados por facturas de venta.
• Gastos: un recibo o comprobante de cada compra.
• Banco: comprobantes de depósito, estados de cuenta bancarios y cheques cancelados.
• Documentos: el acuerdo de sociedad, el registro provincial y los datos de la cuenta de la CRA.
• Cada socio: el efectivo que aportó, el efectivo que retiró y los costos que pagó personalmente, con fechas.
• Activos: una lista de lo que posee la sociedad, porque la CCA la reclama la sociedad, no los socios.

Para armar la contabilidad desde cero, vea cómo configurar la contabilidad de un negocio nuevo.

¿La inscripción en el GST/HST mira los ingresos de la sociedad o los de cada socio?

Los de la sociedad. Para el GST/HST, la CRA trata a una sociedad como una persona distinta de sus miembros (CRA: Folio S4-F16-C1). La prueba del pequeño proveedor de la CRA es $30,000 en un solo trimestre calendario o en cuatro trimestres calendario consecutivos. La sociedad cuenta sus ingresos totales por suministros gravables en todo el mundo, antes de gastos, junto con los de sus asociados (CRA: cuándo inscribirse). Los socios generales también responden en conjunto por el GST/HST de la sociedad: por los montos que vencieron mientras eran socios, aun después de salir, y después de una disolución si eran socios cuando terminó. Un socio que entra más tarde responde por los montos anteriores solo hasta el valor de los bienes de la sociedad (Excise Tax Act, subsección 272.1(5)). Para saber el momento y qué pasa después de superar el límite, vea cuándo inscribirse en el GST/HST. Para las demás declaraciones que el negocio puede deber, vea qué declaraciones presenta su negocio.

¿Hay que registrar la sociedad ante la provincia y qué decide si existe una sociedad?

La ley provincial de sociedades decide si existe una sociedad, y la inscripción por sí sola no lo resuelve. Según la CRA, la pregunta se responde conforme a la ley de sociedades de la provincia o el territorio (CRA: guía T4068). La CRA describe la prueba como llevar un negocio en común con ánimo de lucro. Compartir utilidades, o ser dueños de un bien en común, no basta por sí solo para formar una sociedad, y la inscripción no prueba necesariamente que exista una (CRA: Folio S4-F16-C1). La Partnership Act de Columbia Británica, por ejemplo, define la sociedad de la misma manera (sección 2).

Si debe inscribirse y cuándo lo decide cada provincia. En Columbia Británica, una sociedad con fines de comercio, manufactura o minería debe presentar una declaración de registro dentro de los tres meses siguientes a la formación de la firma (B.C.: Partnership Act, secciones 81 y 82). La página de negocios de la provincia indica que una sociedad colectiva se inscribe en el BC Registry y reserva un nombre comercial. También indica que los socios de una sociedad colectiva son responsables de todos los aspectos del negocio, incluidas sus deudas (B.C.: empresas individuales y sociedades de personas). Si un negocio de servicios entra en la expresión «trading, manufacturing or mining» es una pregunta para el registro provincial. Las demás provincias son distintas, así que revise la suya.

Esta página cubre las reglas federales y usa Columbia Británica solo como ejemplo. Quebec decide si existe una sociedad según su Código Civil y añade su propio registro y su propia declaración provincial. Las reglas federales de esta página siguen aplicando, pero confirme las partes de Quebec con Revenu Québec. Para comparar una sociedad de personas con otras estructuras, vea sociedad de personas o corporación.

¿Qué cambia si una corporación, un fideicomiso u otra sociedad de personas pasa a ser socio?

Una corporación, un fideicomiso u otra sociedad de personas como socio hace obligatorio el T5013 sin importar el tamaño de la sociedad, y puede cerrar la opción de un cierre de año distinto del año calendario.

• El T5013: es obligatorio si el socio estuvo en la sociedad en cualquier momento del período fiscal (CRA: guía T4068). Si hay un socio corporación junto con un socio individual o un fideicomiso, la fecha de vencimiento es la más cercana de las dos fechas de la sección de fechas de vencimiento de arriba.
• La declaración del socio corporación: una corporación declara su parte en su T2 y un fideicomiso en su T3, no en un T2125. Los socios individuales siguen usando el T2125 (CRA: guía T4002, capítulo 1).
• Cierre del año: si un socio es una persona, una corporación profesional o una sociedad con esa limitación, el período fiscal no puede terminar después del 31 de diciembre. El método alternativo exige que todos los socios sean personas y queda cerrado si la sociedad es socia de otras sociedades (Income Tax Act, sección 249.1; Form T1139).

Para ver la lista completa de declaraciones, vea qué declaraciones presenta su negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares canadienses.

Dos personas por debajo de los límites

Dos diseñadores de Ontario forman una sociedad colectiva el 1 de marzo. Su primer período fiscal va del 1 de marzo al 31 de diciembre. Los ingresos son $180,000 y los gastos son $60,000, así que el ingreso neto es $120,000. Los ingresos más los gastos suman $240,000, muy por debajo del límite de ingresos más gastos del T5013. Además, ambos socios son personas y los activos están muy por debajo del límite de activos, así que no se requiere el T5013. Reparten las utilidades 50/50 según su acuerdo. La sociedad entrega a cada socio sus estados financieros, y cada uno declara $60,000 en un T2125 y completa el cuadro de datos de los demás socios. Si las ventas son gravables, los $180,000 también superan el límite de pequeño proveedor del GST/HST de $30,000, así que la sociedad se inscribe en el GST/HST (cuándo inscribirse).

Una consultora más grande

Tres personas dirigen una consultora. Los ingresos son $1,900,000 y los gastos son $450,000. Los ingresos más los gastos suman $2,350,000, por encima del límite de $2,000,000, así que se requiere un T5013, que vence el 31 de marzo después del año calendario. El ingreso neto es $1,450,000, repartido 50/25/25. Los comprobantes muestran $725,000, $362,500 y $362,500 (casilla 116 para ingreso del negocio o casilla 120 para ingreso profesional), y cada socio anota su monto en el monto 5A de su T2125. Con ventas gravables de este tamaño, también hay que inscribirse en el GST/HST.

Un socio es una sociedad de cartera

Una sociedad tiene dos socios con partes iguales: una persona y una sociedad de cartera (holding company). Los ingresos son $90,000 y los gastos son $30,000, así que el ingreso neto es $60,000 y la parte de cada uno es $30,000. Un socio corporación hace obligatorio el T5013 sin importar el tamaño. Como uno de los socios es una persona, el período fiscal no puede terminar después del 31 de diciembre. Con un cierre de año al 31 de diciembre, el T5013 vence el 31 de marzo, la más cercana entre esa fecha y cinco meses después del cierre del período. La persona declara $30,000 en un T2125; la corporación declara $30,000 en su T2. Si son ventas gravables, los $90,000 superan el límite de pequeño proveedor del GST/HST de $30,000, así que la sociedad también se inscribe.

¿Su caso es distinto?

• No hay un reparto de utilidades por escrito, o los socios aportaron o retiraron efectivo distinto: la primera declaración depende de la parte de ingreso de cada socio y del capital inicial, así que conviene definirlos primero. Obtenga ayuda de registro contable con la contabilidad inicial y ayuda de impuestos para personas con la declaración.
• Una corporación, un fideicomiso u otra sociedad de personas es socio: el T5013 es obligatorio y la corporación presenta su propia declaración. Vea qué declaraciones presenta su negocio y obtenga ayuda de impuestos corporativos junto con ayuda de impuestos para personas.
• Quiere un cierre de año distinto del 31 de diciembre: requiere una elección, un Form T1139 de cada socio y un cálculo anual de ingreso adicional. Obtenga ayuda de impuestos para personas antes de presentar la primera declaración.
• El primer año ya terminó y la contabilidad o el T5013 están atrasados: vea cómo poner al día una contabilidad atrasada y multas, intereses y alivio, y obtenga ayuda de registro contable para reconstruir los registros.
• Todavía está eligiendo una estructura: vea sociedad de personas o corporación.
• Un socio pagó costos del negocio personalmente: vea gastos del negocio pagados personalmente.
• Un socio vive fuera de Canadá: Canadá y el otro país pueden gravar la parte, y las reglas de presentación son distintas. Obtenga ayuda de impuestos transfronterizos.
• El negocio está en Quebec, o un socio vive allí: Quebec puede añadir su propia declaración y sus propios comprobantes de sociedad, incluso para una sociedad que opera en otra provincia. Esta página no los cubre; confirme con Revenu Québec y vea qué declaraciones presenta su negocio.