Contabilidad de un negocio nuevo en Canadá: GST/HST y cierre

¿Qué debo conservar desde el primer día, y la CRA exige algún sistema en particular?

La ley exige registros de cada transacción que respalden sus ingresos y gastos reclamados, pero la CRA no exige ningún sistema en particular. No emite libros de registro ni sugiere un juego de libros, y los registros computarizados son aceptables si son claros y fáciles de leer (CRA: registros del negocio). El Income Tax Act pide libros y registros en una forma que permita determinar el impuesto a pagar (sección 230).

Empiece con esto el primer día:

• Cada factura que emita y cada recibo de dinero que gaste, en cualquier sistema claro.
• Los estados de cuenta de cada cuenta bancaria y tarjeta que use el negocio.
• Las fechas de registro y, para una corporación, los documentos de constitución.
• Todo lo pagado antes de la primera venta, con su recibo.

Un propietario único lleva registros separados para cada negocio que opera.

El inicio no es sencillo si facturó o vendió antes de que existieran los libros, cobró GST/HST (o no lo cobró) sin una fecha de inicio clara, pasó dinero del negocio por una cuenta personal o no está seguro de su cierre del año. Una corporación también necesita sus propias cuentas, su capital social y una cuenta de préstamo del accionista. Si la contabilidad ya está atrasada, consulte ponerse al día con la contabilidad atrasada.

Propietario único o corporación: ¿qué se configura distinto?

Un propietario único declara el ingreso del negocio en el Form T2125 junto con su declaración personal. Una corporación presenta su propia declaración T2 cada año fiscal, aunque no deba impuesto (CRA: guía de la T2).

Fuentes: CRA: fechas de vencimiento para personas físicas; CRA: guía de la T2, antes de empezar; CRA: guía del GIFI. La CRA administra el impuesto provincial sobre la renta de corporaciones en todas partes salvo en Alberta y Quebec (CRA: impuesto provincial y territorial de corporaciones). Una corporación con establecimiento permanente en Alberta también presenta una declaración de Alberta (AT1), salvo que esté exenta, con vencimiento seis meses después del cierre del año; el impuesto de Alberta tiene sus propias reglas de saldo a pagar (Alberta: impuesto sobre la renta de corporaciones). Quebec tiene su propia declaración de corporaciones. Para pasar de una forma a la otra, consulte la contabilidad después de constituir una empresa individual en corporación.

¿Qué cierre del año elijo, y puedo elegirlo?

Un propietario único por lo general usa el 31 de diciembre. Una corporación nueva puede elegir cualquier cierre, siempre que su primer año fiscal no dure más de 53 semanas desde la constitución.

• Propietario único: una persona elegible puede usar otro período fiscal, pero solo mediante una elección en el Form T1139, enviado con la declaración que incluye el primer día del primer período fiscal del negocio, a más tardar en la fecha de vencimiento de esa declaración. De lo contrario, se aplica el 31 de diciembre. El formulario se presenta entonces cada año, y una elección cancelada no se puede volver a hacer (CRA: Form T1139; Income Tax Act, sección 249.1). Un primer período puede ser menor de doce meses porque el negocio empezó a mitad del año (CRA: T4002).
• Corporación: el año fiscal es el período fiscal. Cambiarlo después por lo general requiere la aprobación de la CRA mediante una carta a la oficina de servicios tributarios, con una lista corta de excepciones (CRA: guía de la T2, capítulo 1). Una adquisición de control, o que la corporación pase a ser o deje de ser una CCPC, también termina el año fiscal antes de tiempo (Income Tax Act, sección 249; consulte cierre del año presunto por adquisición de control).

La elección de una corporación nueva fija la fecha de la T2, y un cierre poco después de la constitución significa un primer año fiscal corto. Defínalo antes de la primera declaración. Consulte elegir o cambiar el cierre del año y contabilidad de efectivo o de acumulación.

¿Cuándo debo registrarme para el GST/HST, y conviene hacerlo antes?

Un negocio debe registrarse cuando sus ventas gravables superan el límite de pequeño proveedor de $30,000, en cuatro trimestres calendario consecutivos o en un solo trimestre calendario. Por debajo de ese límite es un pequeño proveedor y el registro es voluntario, salvo que un negocio de taxi o de transporte comercial compartido (ride-sharing) debe registrarse aunque sea pequeño proveedor (CRA: cuándo registrarse).

Superar el límite en un solo trimestre termina la condición de pequeño proveedor en la venta que lo hizo pasar el límite. Superarlo solo al sumar varios trimestres la termina al final del mes siguiente a ese trimestre. El cálculo tiene reglas propias para negocios asociados, ventas fuera de Canadá y exclusiones: consulte cuándo registrarse para el GST/HST.

Regístrese dentro de 29 días de la fecha de entrada en vigor. Un registro voluntario normalmente entra en vigor el día en que lo solicita, o hasta 30 días antes. Fuera de Quebec, regístrese por el servicio en línea de la CRA; si no tiene un número de negocio (BN), recibe uno con la cuenta de GST/HST (CRA: registre una cuenta de GST/HST). Si la ubicación física de su negocio está en Quebec, comuníquese con Revenu Québec, que por lo general administra allí el GST/HST (CRA: RC4022).

Registrarse antes de que sea obligatorio tiene ventajas y desventajas. Una vez registrado, usted cobra GST/HST en las ventas gravables, presenta declaraciones y remite lo que cobra, y puede reclamar créditos fiscales por insumos, un crédito por el GST/HST pagado en los costos del negocio. Un pequeño proveedor que no se registra no cobra GST/HST (salvo en ciertos suministros de bienes inmuebles) y no puede reclamar créditos fiscales por insumos (CRA: RC4022). El impuesto sobre servicios que le prestaron antes de registrarse no genera crédito, aunque lo pague después de registrarse. El impuesto que se debe antes del registro sobre servicios prestados después de este sí se puede reclamar, y los bienes de capital y el inventario que tenga al registrarse pueden calificar bajo reglas aparte (CRA: créditos fiscales por insumos). Consulte reclamar el GST/HST pagado antes de registrarse y, para la prueba de registro en sí, cuándo registrarse para el GST/HST. Las corporaciones también necesitan sus cuentas de la CRA: consulte después de constituir su corporación.

¿Cómo configuro el GST/HST en la contabilidad: tasas, ventas de tasa cero y exentas, PST y QST?

La tasa depende del lugar de suministro, la provincia o el territorio donde se considera hecha una venta, que no siempre es donde está el negocio. El ejemplo de la CRA es una laptop entregada en Nueva Escocia, que se suministra en Nueva Escocia. Mantenga el PST o el QST aparte del GST/HST. Se aplican reglas especiales, así que una venta a un cliente de otra provincia requiere una revisión (CRA: qué tasa cobrar; CRA: tasas).

Columbia Británica, Manitoba y Saskatchewan también tienen PST, y Quebec tiene QST. Cada uno es un impuesto aparte que la CRA lista por separado del GST/HST y deja a cargo de la provincia, así que registre cada uno en su propia cuenta. En Quebec, Revenu Québec por lo general administra el GST/HST, y un negocio ubicado allí presenta sus declaraciones ante esa agencia. Consulte el PST por provincia.

Dos tipos de venta no cobran impuesto, y no son lo mismo. Una venta de tasa cero, como los alimentos básicos, es gravable a 0%, así que las compras relacionadas todavía pueden generar créditos fiscales por insumos. Una venta exenta no está sujeta al GST/HST, y las compras hechas para realizar ventas exentas por lo general no generan créditos (CRA: tasas; CRA: créditos fiscales por insumos).

En los libros, abra una cuenta de GST/HST cobrado, una cuenta de GST/HST pagado en compras, cuentas separadas de PST o QST, y un código de impuesto por cada tratamiento: gravable a la tasa del lugar de suministro, de tasa cero y exento. Los pasos de cada asiento están en registrar el GST/HST en su contabilidad.

El GST/HST que usted cobra se mantiene en fideicomiso para la Corona (el gobierno de Canadá) hasta que lo remita (Excise Tax Act, sección 222). Si una corporación no remite su impuesto neto, sus directores de ese momento responden solidariamente con ella una vez que fracasó el cobro contra la corporación o esta se encuentra en quiebra, liquidación o disolución. Se les puede determinar un monto dentro de dos años después de que dejaron de ser directores por última vez, salvo que hayan tenido el cuidado que habría tenido una persona razonablemente prudente para evitar la omisión (sección 323).

¿Qué debe mostrar un recibo para que pueda reclamar créditos fiscales por insumos, y de cuánto tiempo dispongo?

Un recibo o una factura debe llevar los datos que corresponden a su monto, y los créditos deben reclamarse dentro de un plazo (abajo) (CRA: créditos fiscales por insumos).

El plazo habitual es de cuatro años después del final del período de declaración al que se refiere el crédito: un crédito debe reclamarse a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración del último período de declaración que termina dentro de ese plazo (Excise Tax Act, sección 225). La compra debe ser para sus actividades comerciales, y la CRA espera que usted tenga evidencia suficiente antes de reclamar. Las compras personales no generan crédito, y algunos costos, como las comidas, permiten solo una parte. Consulte gastos sin crédito o con crédito parcial. Si al recibo de un proveedor le falta el número de registro u otros datos, consulte datos del recibo para los créditos fiscales por insumos; si no hay recibo, consulte gastos del negocio sin recibos.

¿Cada cuánto presentaré el GST/HST, y cuándo vence?

La CRA asigna un período de declaración según los suministros gravables anuales, y un registrante puede elegir uno más frecuente mediante una elección, en el Form GST20 o en el servicio en línea de la CRA (CRA: RC4022). Un registrante nuevo puede elegir un período que empiece en su fecha de registro presentando la elección con su solicitud; una elección posterior entra en vigor el primer día de un ejercicio fiscal y por lo general se presenta dentro de los dos meses siguientes a ese día (Excise Tax Act, sección 250).

Una declaración mensual o trimestral y su pago vencen 1 mes después de que termina el período; para la mayoría de los negocios, una declaración anual y el pago final vencen 3 meses después del cierre del ejercicio fiscal. Quien presenta anualmente y es una persona física con un negocio, tiene un cierre del ejercicio fiscal al 31 de diciembre y tuvo ingreso del negocio para efectos tributarios ese año paga a más tardar el 30 de abril y presenta a más tardar el 15 de junio; quien no cumple las tres condiciones sigue las fechas anuales indicadas arriba (CRA: fechas límite para declarar). Para alinear el período con el ejercicio fiscal, consulte período de declaración del GST/HST y ejercicio fiscal.

¿Qué cuentas abro para que el T2125 o la declaración de la corporación sea fácil?

Abra una cuenta por cada cosa que el negocio tiene, debe, gana y gasta, y póngale un nombre que la lleve a una sola línea de la declaración. Agregue más solo cuando un costo o una venta real necesite la suya.

• Propietario único: la línea de cada costo está en las líneas de gastos del T2125.
• Corporación: la declaración informa un balance general en el Schedule 100 y un estado de resultados en el Schedule 125, cada partida con un código GIFI. La primera declaración de una corporación nueva también necesita el Schedule 101, el balance general inicial. Conserve papeles de trabajo que muestren las cuentas detrás de cada partida informada, y no los envíe con la declaración (CRA: guía del GIFI).

La guía del GIFI supone que usted prepara los códigos a partir de sus propios estados financieros, así que los nombres de las cuentas pueden ser los suyos si cada una corresponde a un código. Consulte un plan de cuentas que corresponda al GIFI y elegir un software de contabilidad.

¿Cómo mantengo el dinero del propietario aparte del dinero del negocio?

Marque cada dólar que entra o sale del negocio como del negocio, retiro, sueldo o préstamo. La página de la CRA sobre registros del negocio para propietarios únicos no exige una cuenta bancaria aparte, pero una cuenta y una tarjeta aparte para el negocio hacen que cada asiento sea claramente de uno o de otro.

• Propietario único: el negocio y el propietario son un mismo contribuyente, así que no hay un sueldo para usted. No se permite deducir gastos personales ni de manutención (Income Tax Act, sección 18(1)(h)), así que el dinero que retira es un retiro, no un gasto. Consulte los retiros de un propietario único.
• Corporación: un beneficio que la corporación da a un accionista por lo general se incluye en el ingreso del accionista. Un préstamo a un accionista también se incluye, salvo que se pague dentro de un año después del final del año fiscal de la corporación en que se otorgó, y el pago no sea parte de una serie de préstamos y pagos; existen otras excepciones (secciones 15(1), 15(2) y 15(2.6)). Lleve el dinero que entra y sale en una cuenta de préstamo del accionista. Consulte la contabilidad de una CCPC nueva y, si ya se pagaron costos personales desde la corporación, gastos personales pagados por la corporación.

¿Qué conservo, por cuánto tiempo y dónde?

Conserve los registros seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren, en su lugar de negocios o residencia en Canadá (Income Tax Act, sección 230; CRA: dónde guardar los registros).

Los registros electrónicos deben conservarse en un formato electrónico legible durante todo el período. Los registros guardados en el extranjero y consultados desde Canadá no se consideran conservados en Canadá, salvo que la CRA dé su permiso.

Algunos registros, como los de bienes a largo plazo y el registro de accionistas, se conservan por más tiempo, y una declaración tardía, una objeción, una apelación o el cierre de la empresa cambian el período. Consulte cuánto tiempo conservar los registros del negocio para la fecha de inicio de los seis años y estas excepciones.

¿Qué hago con los costos pagados antes de la primera venta?

Conserve cada recibo y registre cada costo con su fecha, porque la fecha de inicio decide cómo se trata. La CRA indica que el ingreso se declara, y los gastos se pueden deducir, desde que el negocio empieza, y que un negocio empieza cuando usted inicia alguna actividad significativa que forma parte regular de él, como comprar suficientes bienes para reventa o equipo para empezar. Investigar un posible negocio no lo inicia, y esos costos de investigación no se pueden deducir (CRA: T4002). En una corporación, un costo pagado personalmente antes de la constitución necesita un tratamiento propio, y el GST/HST sobre servicios prestados antes del registro no genera crédito (arriba). Consulte costos de arranque antes de su primera venta.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares canadienses.

Una diseñadora independiente de Ontario empieza el 15 de enero

Sus ventas por trimestre calendario son C$9,000, C$12,000, C$14,000 y C$10,000, es decir, C$45,000 en el año. Suponga que cada venta es un suministro gravable a un cliente de Ontario y que no tiene negocios asociados. Su año del T2125 va del 15 de enero al 31 de diciembre, y la declaración vence el 15 de junio del año siguiente. Después del tercer trimestre, sus ventas en los trimestres transcurridos suman C$35,000, más del límite de C$30,000 aunque ningún trimestre lo superó por sí solo. Con esos hechos, dejaría de ser pequeño proveedor al final de octubre, cobraría el HST de Ontario desde su fecha de entrada en vigor del registro (a más tardar en su primera venta después del 31 de octubre) y se registraría dentro de 29 días de esa fecha. La prueba de registro tiene excepciones.

Una corporación de Alberta constituida el 10 de marzo

Elige el 31 de diciembre. Su primer año fiscal dura 297 días, dentro del límite de 371 días. La T2 vence seis meses después del cierre del año, es decir, el 30 de junio del año siguiente. Si tiene un establecimiento permanente en Alberta, su AT1 tiene la misma fecha de vencimiento. El impuesto federal a pagar vence dos meses después del cierre del año. La fecha de tres meses para ciertas CCPC revisa el año fiscal anterior, que una corporación de primer año no tiene, así que pagar en la fecha de dos meses elimina la duda (Income Tax Act, subsección 248(1)). El impuesto de Alberta tiene sus propias reglas de saldo a pagar. Una vez registrada, cobraría GST de 5% sobre los suministros hechos en Alberta, y Alberta no tiene PST.

Una propietaria única de Ontario compra equipo

Paga C$2,260: C$2,000 más C$260 de HST, a un registrante. Como el total supera C$500, la factura que respalda el crédito debe mostrar el nombre y el número de registro del proveedor, la fecha, el total, el HST, su nombre, una descripción breve y las condiciones de pago. Si ella está registrada y lo compró para usarlo principalmente en su negocio (más de 50% de su uso), los C$260 completos pueden reclamarse como crédito fiscal por insumos; si el uso comercial es de 50% o menos, no se reclama nada (Excise Tax Act, sección 199; CRA: porcentajes para bienes muebles de capital). Si lo compró antes de registrarse, el equipo que tenga al registrarse puede calificar bajo las reglas aparte.

¿Su caso es distinto?

• Empezó a operar antes de que existieran los libros: si salieron facturas sin una fecha de inicio clara del GST/HST, el dinero pasó por una cuenta personal o el cierre del año no está definido, la posición inicial (fecha de registro, cierre del año, cómo codificar lo que ya ocurrió) depende de hechos que un profesional debe revisar. Consulte ponerse al día con la contabilidad atrasada, reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta bancarios y ayuda con la contabilidad.
• Cobró GST/HST antes de tener un número, o superó el límite sin registrarse: consulte cobró GST/HST antes de registrarse y declaraciones de GST/HST sin presentar, o ayuda con la contabilidad si los libros de esos períodos no están en orden.
• Usted es una corporación nueva: el capital social, el préstamo del accionista y la primera T2 requieren cuidado. Consulte la contabilidad de una CCPC nueva y ayuda con impuestos de corporaciones.
• Pasó una empresa individual a una corporación: consulte la contabilidad después de constituir una empresa individual en corporación.
• Vende en más de una provincia o en Quebec: consulte operar en más de una provincia.
• Le pagan en dólares estadounidenses o atiende a clientes de EE. UU.: consulte un trabajador independiente que cobra en USD y ayuda con impuestos transfronterizos.
• Tiene un socio en el negocio: consulte el primer año de una sociedad colectiva.