Pagos de Airbnb en la contabilidad: ¿alquiler bruto o pago neto?

¿Debo registrar el ingreso de Airbnb como pago neto o como reserva bruta?

En general, registre como ingreso de alquiler todo lo que el huésped le paga por la estadía, y la comisión de la plataforma como gasto. El ingreso de alquiler es cualquier pago que usted recibe por el uso u ocupación de una propiedad, así que es ingreso aunque la plataforma no le envíe un Form 1099-K (Publication 527). El pago de la plataforma es ese alquiler después de que la plataforma retuvo su comisión y cualquier reembolso, así que si registra solo el pago omite ingreso y gasto a la vez.

Si la propiedad también es su vivienda y la alquila menos de 15 días en el año, el alquiler generalmente no se declara y esta página no se aplica; vea días de alquiler a precio de mercado y uso personal.

La ganancia de una reserva es la misma de cualquier forma. Lo que cambia es la línea de ingresos, la línea de gastos y si su ingreso se puede comparar con el informe de la plataforma y el Form 1099-K. El IRS dice que la casilla 1a de ese formulario es el monto bruto, sin reducir por comisiones ni reembolsos, y que usted puede deducir esos montos de él (qué hacer con el Form 1099-K; instrucciones del formulario). La misma idea aparece cuando un inquilino paga una de sus cuentas con el alquiler: usted incluye tanto el alquiler como la cuenta y luego deduce la cuenta (ingresos y gastos de alquiler). Las fuentes del IRS que se listan abajo no mencionan las comisiones de las plataformas de reservas, así que el tratamiento bruto se apoya en esas dos reglas.

El caso deja de ser sencillo cuando:

• Los pagos de la plataforma se han registrado en neto durante un año o más.
• Un solo depósito cubre varias publicaciones o varios propietarios.
• El informe de la plataforma, el Form 1099-K y los depósitos bancarios no cuadran con la contabilidad.
• El alquiler está en una LLC, o un coanfitrión o copropietario comparte el dinero.
• Alquila en más de un estado, o nunca presentó el impuesto de hospedaje.
• Usted vive fuera de EE. UU.

En esos casos la pregunta ya no es cómo registrar el próximo pago. Es qué corregir, si hay que cambiar una declaración anterior y cómo montar una conciliación mensual, que verifica que el informe de la plataforma, su contabilidad y el banco coincidan.

Reúna el historial de transacciones de la plataforma por publicación, los estados de cuenta bancarios de la cuenta que recibe los pagos, cada Form 1099-K y las declaraciones del impuesto de hospedaje que haya presentado.

¿Qué incluye el total del huésped y qué partes son mías?

Todo lo que el huésped le paga por la estadía es ingreso de alquiler. La comisión de la plataforma es un gasto que usted registra por separado. Los impuestos que debe transferir y los depósitos que debe devolver no son ingreso.

El Schedule E no tiene una línea con el nombre de comisiones de plataformas, y las instrucciones no dicen en cuál va. Enumeran como deducibles las comisiones de administración y las comisiones de agentes, así que las candidatas son Commissions (línea 8), Management fees (línea 11) y Other (línea 19, con detalle). Elija una con su preparador de impuestos y úsela siempre igual (Schedule E; instrucciones). Para la lista completa de cuentas, vea catálogo de cuentas para propiedades de alquiler.

¿Cómo registro una reserva para que el ingreso, la comisión y el depósito cuadren?

Haga un asiento por cada pago de la plataforma, con las noches, el cargo de limpieza y la comisión de la plataforma en líneas separadas que sumen el depósito. Dé a la comisión de la plataforma su propia cuenta de gastos; nunca la deje dentro de un depósito neto.

Use cuentas separadas: ingresos para las noches, los cargos de limpieza y otros cargos al huésped; un gasto para las comisiones de la plataforma; una reducción del ingreso para reembolsos y créditos; y pasivos (dinero que usted debe a otros hasta que lo transfiere) para el impuesto de hospedaje por transferir y los depósitos de huéspedes que retiene.

Para una reserva, el asiento tiene siempre la misma forma:

Los débitos y los créditos son los dos lados de un mismo asiento, y deben ser iguales. La línea del banco es igual al depósito de su estado de cuenta. Si no lo es, el informe de la plataforma tiene algo que usted no ha registrado: un reembolso, una línea de impuesto, un monto retenido u otra publicación. Si el informe llega después del depósito, ponga el depósito en una cuenta transitoria (una cuenta temporal de espera) hasta que llegue.

Si la plataforma retuvo impuesto federal sobre la renta (retención adicional, casilla 4 del formulario), regístrelo por separado: es un impuesto pagado por la persona que figura en el formulario, no una comisión de la plataforma ni un recorte del alquiler. El IRS indica declararlo en la declaración del año en que usted recibió el ingreso (retención adicional). Se aplica cuando usted no ha dado a la plataforma un número de identificación fiscal correcto (instrucciones del formulario).

Cuando un depósito cubre varias reservas, agregue un juego de líneas por reserva y etiquete cada una con su publicación. El Schedule E usa una columna aparte para cada propiedad de alquiler (instrucciones), así que una etiqueta por publicación permite leer cada propiedad por separado. Ponga el número de reserva y la fecha de llegada en cada línea.

¿Dónde van el cargo de limpieza que pagan los huéspedes y lo que yo pago a quien limpia?

El cargo que pagan los huéspedes es ingreso, y la factura de quien limpia es un gasto. Registre ambos completos; compensar uno contra el otro oculta ingreso y rompe la conciliación con el informe de la plataforma.

La factura de quien limpia va en Cleaning and maintenance (línea 7 del Schedule E). Los pagos a una persona que limpia o a un manitas pueden exigir un Form 1099-NEC; vea formularios para quienes limpian y hacen reparaciones.

¿Qué pasa con los impuestos de hospedaje y de ventas de una estadía?

Un impuesto que recae sobre el huésped, que usted debe cobrar y pagar a un estado o ciudad, no es su ingreso. Regístrelo como pasivo y cancélelo cuando se pague. Un impuesto que recae sobre usted como vendedor, y que usted cobra al comprador, forma parte de sus ingresos brutos. Ambas reglas vienen de la guía del IRS para pequeños negocios (Publication 334). Cuál de los dos es un impuesto dado depende de la ley estatal y municipal, así que confírmelo con su preparador de impuestos. Si registra como ingreso un impuesto que recae sobre usted, el monto que entrega generalmente es un gasto de impuestos (línea 16 del Schedule E; instrucciones).

Quién cobra y presenta también depende del lugar y de cómo reservó el huésped. Si el canal de reservas cobra y paga un impuesto por sí mismo, ese impuesto generalmente no llega a su banco. Que cobre todos los impuestos aplicables varía según el estado y la ciudad, así que compare el informe de la plataforma con lo que la autoridad tributaria de su estado o ciudad dice que usted debe cobrar. El IRS advierte que el Form 1099-K puede incluir montos que no están en sus ingresos, como el impuesto sobre las ventas (Publication 334). Cuando cuadre sus totales con el formulario, más abajo, descuente solo un impuesto que recae sobre el huésped y que usted transfirió; un impuesto que recae sobre usted permanece en sus ingresos brutos.

Si debe cobrar y presentar por su cuenta, vea impuesto sobre las ventas y de ocupación sobre el alquiler, que también explica si el cargo de limpieza y otros cargos forman parte del precio gravado. Si cobró un impuesto y no lo entregó, la ley estatal puede hacerlo personalmente responsable y fija cuánto tiempo tiene el estado para determinarlo; conciliar ventas y pagos da dos ejemplos estatales. Si debía cobrarlo y no lo hizo, vea ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.

¿Cómo se reflejan los reembolsos, las cancelaciones, los créditos por resolución y los pagos por daños?

Un reembolso o crédito a un huésped reduce el alquiler de esa reserva. Regístrelo en esa reserva, en su propia línea, en la fecha en que la plataforma lo descuenta. Hágalo aunque la plataforma lo compense con un pago posterior. El Form 1099-K no reduce su monto bruto por reembolsos (instrucciones del formulario), así que un reembolso es una partida de conciliación entre el formulario y su ingreso.

• Reembolso parcial tras una cancelación: el ingreso de la reserva es lo que pagó el huésped menos el reembolso. No registre el precio completo y una pérdida aparte.
• Cargo por cancelación que usted conserva: generalmente es ingreso de alquiler del año en que se recibe. El IRS trata el pago de un inquilino por cancelar un contrato de arrendamiento como alquiler del año en que se recibe, sea cual sea el método contable (Publication 527). El cargo por cancelación que conserva de un huésped es similar, aunque las fuentes del IRS que se listan abajo no lo mencionan.
• Crédito por una queja del huésped: si sale de su pago, trátelo como reembolso. Si la plataforma le paga por un reclamo, póngalo en su propia cuenta hasta saber qué reembolsa.
• Pago por daños: un monto que usted retiene del depósito de garantía porque el huésped no cumplió las condiciones es ingreso del año en que lo retiene (Publication 527). Las fuentes del IRS que se listan abajo no tratan un pago por daños hecho por una plataforma. Registre el pago en su propia cuenta y la reparación como gasto aparte, para que un preparador pueda ver ambos. Sobre los depósitos en general, vea depósitos de garantía en la contabilidad de alquileres.
• Un reembolso en un año posterior al del pago: las fuentes del IRS que se listan abajo no precisan a qué año lo reduce. Márquelo para su preparador.

¿A qué año pertenece una estadía si el pago llega después del cierre del año?

La mayoría de las personas físicas usa el método de efectivo, que cuenta el alquiler en el año en que usted lo recibe de hecho o de forma constructiva, sin importar el año de la estadía. El dinero se recibe de forma constructiva cuando se pone a su disposición, por ejemplo al acreditarse en su cuenta bancaria (Publication 527), así que los anfitriones con método de efectivo generalmente registran un pago en la fecha del banco. Un contribuyente con método de acumulación generalmente declara el alquiler cuando se gana, así que manda la fecha de la estadía. La excepción es el alquiler anticipado, cualquier monto recibido antes del período que cubre: el IRS lo incluye en el ingreso del año en que se recibe, sea cual sea el método contable.

Dos trampas:

1. Fecha del formulario frente a fecha del banco. El Form 1099-K cubre los pagos que la plataforma liquida a su favor en el año calendario, y un pago se liquida cuando la plataforma envía la instrucción de transferir los fondos (instrucciones del formulario). Su banco muestra el día en que llegó el dinero. Un pago enviado a fines de diciembre puede llegar en enero, así que el formulario y su contabilidad pueden ponerlo en años distintos. Anótelo como partida de desfase de fechas en la conciliación.
2. Dinero retenido hasta la llegada del huésped. Si usted autoriza a alguien como su agente para recibir ingresos, se considera que usted los recibe cuando los recibe el agente. El ingreso no se recibe de forma constructiva mientras su control sobre él esté sujeto a restricciones sustanciales (Publication 538). Si una plataforma que retiene el pago de un huésped es su agente, y si esa retención es una restricción sustancial, depende de sus términos. Las fuentes del IRS que se listan abajo no lo resuelven. Acuerde el tratamiento con un preparador y úselo igual todos los años.

Si un pago se puso a su disposición antes de llegar a su banco, pregunte a su preparador qué fecha cuenta. Si es la fecha anterior, registre el alquiler entonces contra la cuenta transitoria de la plataforma, cancélela cuando llegue el depósito y arrastre cualquier saldo abierto al año siguiente. Ponga la fecha de llegada del huésped en cada línea para poder informar también por fecha de estadía.

¿Cómo cuadro mis totales con el informe anual de la plataforma, mis depósitos bancarios y el Form 1099-K?

Cuádrelos cada mes, en tres direcciones: del informe de la plataforma a la contabilidad, de la contabilidad al estado de cuenta bancario y del total del año al formulario. El IRS exige libros que muestren el ingreso bruto, respaldados por documentos como comprobantes de depósito (guía sobre registros), y dice que se conserven registros que respalden el Schedule E (instrucciones).

1. Descargue el historial de transacciones del mes de la plataforma, por publicación.
2. Compare su bruto, comisiones, reembolsos e impuestos con sus cuentas de ingresos, comisiones y reembolsos.
3. Empareje cada pago de la plataforma con un depósito bancario. Cada depósito es igual al asiento que registró.
4. Explique cada diferencia como desfase de fechas, un reembolso compensado después, un impuesto transferido, un impuesto sobre la renta retenido por la plataforma, un depósito devuelto, una comisión que el huésped pagó a la plataforma (si el informe o el formulario la incluye) u otra publicación o cuenta.
5. Al cierre del año, parta de la casilla 1a de cada formulario. Descuente los reembolsos, los impuestos que recaen sobre el huésped y que usted transfirió, los depósitos devueltos, cualquier comisión pagada por el huésped que el formulario incluya y el dinero que no es suyo, y luego ajuste por desfase de fechas. Lo que quede debe coincidir con el alquiler de su contabilidad después de reembolsos.

En palabras, los depósitos del año equivalen al alquiler antes de reembolsos, menos los reembolsos compensados y las comisiones de la plataforma, y el desfase de fechas, los impuestos transferidos, el impuesto sobre la renta retenido y cualquier comisión del lado del huésped explican el resto. Si parte de un alquiler ya reducido por reembolsos, los descontaría dos veces. Si el formulario sigue siendo mayor que su alquiler después de estos pasos, vea un Form 1099-K que muestra más de lo que ganó. Sin formulario, el alquiler sigue siendo ingreso; el formulario solo verifica su contabilidad. Para pagos de cualquier plataforma de ventas, vea conciliar ventas y pagos.

¿Cambia el asiento si el pago va a un coanfitrión o a la cuenta de una LLC?

Con un solo propietario, no: los asientos son los mismos con o sin una LLC de un solo miembro. Una LLC nacional de un solo miembro generalmente no es una entidad separada para el impuesto federal sobre la renta, así que usted declara como si tuviera el alquiler a su nombre, salvo que haya elegido tributar como corporación (instrucciones). Mantenga la contabilidad y la cuenta bancaria del alquiler separadas del dinero personal, para que los depósitos cuadren.

Dos o más propietarios pueden hacer del alquiler una sociedad de personas que presenta el Form 1065. Los cónyuges que presentan declaración conjunta, que participan ambos de forma material y que son dueños del alquiler directamente, no mediante una LLC, pueden en cambio elegir ser una empresa conjunta calificada (QJV), marcando la casilla QJV en la línea 2 del Schedule E, y omitir el Form 1065 (Publication 527; instrucciones). La contabilidad entonces sigue la parte de cada propietario; vea un alquiler en copropiedad para saber cuál aplica. El formulario se envía al nombre y número de identificación fiscal de la cuenta de la plataforma. Si no son los de la persona o entidad que declara el ingreso, pida a la plataforma un formulario corregido (qué hacer con el Form 1099-K).

Un coanfitrión al que usted paga por administrar el alquiler generalmente es un costo de administración para usted. Cuando la plataforma le paga directamente al coanfitrión, su formulario y su alquiler pueden diferir. La guía sobre coanfitriones explica quién declara qué: coanfitriones y administradores de propiedades.

¿Schedule E o Schedule C para un anfitrión?

El alquiler de bienes raíces generalmente va en el Schedule E, que tiene un código de tipo de propiedad para un alquiler vacacional o de corto plazo (Schedule E). El Schedule C se aplica si usted presta servicios sustanciales principalmente para comodidad de los huéspedes, como limpieza regular, cambio de ropa de cama o servicio de limpieza de habitaciones. Calefacción e iluminación, limpieza de áreas comunes y recolección de basura no son servicios sustanciales (Publication 527; instrucciones). Esas publicaciones no dicen si la limpieza entre estadías cuenta, por lo que es una cuestión de hechos para un preparador. Mantenga el dinero de cualquier cosa distinta de la estadía, como comidas o excursiones, en su propia cuenta de ingresos para poder declararlo donde corresponde. Para elegir el formulario y sobre el impuesto por trabajo independiente, vea Schedule C o Schedule E para un alquiler de corto plazo.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Una estadía de cuatro noches

Un huésped paga $1,720: cuatro noches a $400 y un cargo de limpieza de $120. Suponga que no hay impuesto, reembolso ni comisión de plataforma del lado del huésped. La comisión del anfitrión de la plataforma es 3% de esa suma, $51.60, así que el pago de la plataforma es $1,668.40.

La contabilidad muestra un ingreso de alquiler de $1,720, un gasto de comisión del anfitrión de $51.60 y un depósito bancario de $1,668.40:

Un año registrado en neto

Un anfitrión registró solo los pagos de la plataforma y muestra $41,000 de ingresos. El informe anual de la plataforma muestra $43,000 en estadías y $2,000 en comisiones, sin reembolsos, impuestos ni comisiones del lado del huésped. La contabilidad se corrige a $43,000 de ingresos y $2,000 de gastos. La ganancia antes de otros costos sigue siendo $41,000, pero ahora el ingreso parte del bruto del informe, que es lo que se compara con el formulario. Si los años anteriores también se registraron en neto, cada año necesita la misma corrección. Si hay que enmendar una declaración antigua es una pregunta para un preparador.

Una cancelación

Un huésped reserva por $1,500 y cancela, y la plataforma reembolsa $500. El ingreso del anfitrión por esa reserva es $1,000. La contabilidad muestra $1,500 de alquiler y una línea de reembolso de $500, no $1,500 de ingreso y una pérdida aparte. El formulario aún puede mostrar $1,500, porque su monto bruto no se reduce por reembolsos, así que los $500 son una partida de conciliación.

¿Es distinto en su caso?

• Los pagos se registraron en neto durante un año o más, el formulario y los depósitos no cuadran, usted publica en varios estados o por medio de una LLC, o nunca se presentó el impuesto de hospedaje: corregir la contabilidad, decidir si hay que enmendar declaraciones anteriores y montar la conciliación mensual dependen de sus registros. Vea ayuda con la contabilidad y ponerse al día con la contabilidad de propiedades de alquiler.
• El Form 1099-K muestra más de lo que ganó, o un aviso del IRS dice que su ingreso no coincide: vea el Form 1099-K para ingresos de alquiler.
• Usted cobra o puede deber impuesto de hospedaje o de ventas: vea impuesto sobre las ventas y de ocupación sobre el alquiler y ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.
• Usted administra o es coanfitrión para otros propietarios, o el dinero de la plataforma incluye el de ellos: vea coanfitriones y administradores de propiedades.
• Usted es dueño del alquiler con su cónyuge u otras personas: si corresponde una declaración de sociedad de personas o dos Schedules E depende de quién es el dueño y cómo se administra; vea un alquiler en copropiedad.
• Cada publicación está en su propia LLC: vea una LLC por cada alquiler.
• Se pregunta si le conviene una hoja de cálculo, un software o un responsable contable para sus publicaciones: vea hoja de cálculo, software o responsable contable para alquileres.
• Usted usa la propiedad o presta servicios de estilo hotelero: vea días de alquiler a precio de mercado y uso personal y Schedule C o Schedule E.
• Usted vive fuera de EE. UU. y tiene una unidad en EE. UU.: lo que se retiene y lo que usted presenta son distintos; vea arrendadores no residentes y, si vive en Canadá, la propiedad de alquiler en EE. UU. de un canadiense.