Tiền Airbnb trả về trong sổ sách: ghi tiền thuê gộp hay số nhận ròng?

Nên ghi thu nhập Airbnb theo số tiền nhận ròng hay theo tổng tiền đặt phòng?

Nói chung, hãy ghi toàn bộ số tiền khách trả cho kỳ lưu trú là tiền thuê, và phí của nền tảng là chi phí. Thu nhập từ cho thuê là mọi khoản bạn nhận được để cho dùng hoặc cho ở tài sản, nên đó là thu nhập dù nền tảng có gửi Form 1099-K cho bạn hay không (Publication 527). Khoản tiền trả về là số tiền thuê đó sau khi nền tảng đã giữ lại phí và các khoản hoàn tiền, nên chỉ ghi khoản trả về sẽ bỏ sót cả thu nhập lẫn chi phí.

Nếu bất động sản cũng là nhà của bạn và bạn cho thuê nó dưới 15 ngày trong năm, tiền thuê nói chung không phải khai, và trang này không áp dụng; xem số ngày cho thuê theo giá thị trường và việc tự dùng.

Lợi nhuận của một lượt đặt phòng là như nhau dù ghi theo cách nào. Điều thay đổi là dòng thu nhập, dòng chi phí, và việc thu nhập của bạn có đối chiếu được với báo cáo của nền tảng và Form 1099-K hay không. IRS cho biết ô 1a của form này là số tiền gộp, không trừ phí hay hoàn tiền, và bạn có thể khấu trừ các khoản đó từ số này (Cần làm gì với Form 1099-K; hướng dẫn form). Nguyên tắc tương tự xuất hiện khi người thuê trả một hóa đơn của bạn từ tiền thuê: bạn tính cả tiền thuê lẫn hóa đơn đó vào thu nhập, rồi khấu trừ hóa đơn (Thu nhập và chi phí cho thuê). Các nguồn IRS nêu bên dưới không nhắc đến phí nền tảng đặt phòng, nên cách ghi theo số gộp dựa trên hai quy tắc đó.

Trường hợp không đơn giản khi:

• Tiền trả về đã được ghi theo số ròng từ một năm trở lên.
• Một khoản tiền gửi gộp nhiều căn cho thuê hoặc nhiều chủ sở hữu.
• Báo cáo của nền tảng, Form 1099-K và tiền gửi ngân hàng không khớp với sổ sách.
• Bất động sản cho thuê nằm trong một LLC, hoặc có đồng chủ nhà hay đồng sở hữu cùng nhận tiền.
• Bạn cho thuê ở nhiều tiểu bang, hoặc chưa từng nộp thuế lưu trú.
• Bạn sống ngoài Hoa Kỳ.

Trong những trường hợp đó, câu hỏi không còn là cách ghi khoản trả về tháng sau. Câu hỏi là cần sửa lại sổ sách những gì, có cần sửa tờ khai năm trước không, và cách lập đối chiếu hằng tháng, tức là kiểm tra báo cáo của nền tảng, sổ sách và ngân hàng có khớp nhau không.

Hãy chuẩn bị lịch sử giao dịch của nền tảng theo từng căn cho thuê, sao kê ngân hàng của tài khoản nhận tiền trả về, mọi Form 1099-K, và các tờ khai thuế lưu trú nếu có.

Tổng số khách trả gồm những gì, và phần nào thuộc về tôi?

Mọi khoản khách trả cho kỳ lưu trú đều là tiền thuê. Phí của nền tảng là một khoản chi phí bạn ghi riêng. Các loại thuế bạn phải chuyển nộp và tiền đặt cọc bạn phải trả lại không phải là thu nhập.

Schedule E không có dòng nào đặt tên cho phí nền tảng, và hướng dẫn không nói phí đó thuộc dòng nào. Hướng dẫn liệt kê phí quản lý và hoa hồng của đại lý là khoản được khấu trừ, nên các lựa chọn là Commissions (dòng 8), Management fees (dòng 11) và Other (dòng 19, có liệt kê). Hãy chọn một dòng cùng người chuẩn bị thuế và dùng nhất quán (Schedule E; hướng dẫn). Danh sách tài khoản đầy đủ nằm trong hệ thống tài khoản kế toán cho bất động sản cho thuê.

Làm sao ghi một lượt đặt phòng để thu nhập, phí và tiền gửi khớp nhau?

Hãy ghi một bút toán cho mỗi khoản trả về, với số đêm, phí dọn dẹp và phí nền tảng nằm trên các dòng riêng sao cho cộng lại bằng số tiền gửi. Cho phí nền tảng một tài khoản chi phí riêng; không để nó lẫn trong khoản tiền gửi ròng.

Hãy dùng các tài khoản riêng: thu nhập cho tiền đêm, phí dọn dẹp và các phí khác của khách; một khoản chi phí cho phí nền tảng; một khoản giảm thu nhập cho hoàn tiền và tín dụng; và các khoản phải trả (tiền bạn nợ người khác cho đến khi chuyển đi) cho thuế lưu trú phải chuyển nộp và tiền đặt cọc của khách đang giữ.

Với một lượt đặt phòng, bút toán luôn có cùng dạng:

Nợ và có là hai vế của một bút toán và phải bằng nhau. Dòng ngân hàng bằng số tiền gửi trên sao kê. Nếu không bằng, báo cáo của nền tảng có một khoản bạn chưa ghi: hoàn tiền, dòng thuế, khoản bị giữ lại hoặc căn cho thuê khác. Nếu báo cáo đến sau khoản tiền gửi, hãy tạm đặt khoản tiền gửi vào tài khoản trung gian (tài khoản giữ tạm) cho đến khi có báo cáo.

Nếu nền tảng đã khấu trừ thuế thu nhập liên bang (khấu trừ dự phòng, ô 4 của form), hãy ghi riêng: đó là thuế đã nộp thay cho người có tên trên form, không phải phí nền tảng hay khoản trừ vào tiền thuê. IRS cho biết hãy khai khoản này trên tờ khai của năm bạn nhận thu nhập (Khấu trừ dự phòng). Khoản khấu trừ áp dụng khi bạn chưa cung cấp cho nền tảng mã số thuế đúng (hướng dẫn form).

Khi một khoản tiền gửi gộp nhiều lượt đặt phòng, hãy thêm một bộ dòng cho mỗi lượt và gắn nhãn từng dòng theo căn cho thuê. Schedule E có một cột riêng cho mỗi bất động sản cho thuê (hướng dẫn), nên nhãn căn cho thuê giúp bạn xem riêng từng bất động sản. Hãy ghi mã đặt phòng và ngày nhận phòng trên mọi dòng.

Phí dọn dẹp khách trả và người dọn dẹp tôi trả tiền được ghi ở đâu?

Phí khách trả là thu nhập, còn hóa đơn của người dọn dẹp là chi phí. Hãy ghi đủ cả hai; bù trừ cái này với cái kia sẽ che mất thu nhập và làm hỏng việc đối chiếu với báo cáo của nền tảng.

Hóa đơn của người dọn dẹp ghi vào Cleaning and maintenance (dòng 7 của Schedule E). Các khoản trả cho người dọn dẹp hoặc thợ sửa chữa có thể cần Form 1099-NEC; xem mẫu khai cho người dọn dẹp và thợ sửa chữa.

Thuế lưu trú và thuế bán hàng của một kỳ lưu trú được xử lý thế nào?

Thuế đánh vào khách, mà bạn phải thu rồi nộp cho tiểu bang hoặc thành phố, không phải thu nhập của bạn. Hãy ghi nó là khoản phải trả và xóa khi đã nộp. Thuế đánh vào bạn với tư cách người bán, mà bạn thu lại từ người mua, là một phần tổng doanh thu của bạn. Cả hai quy tắc đều lấy từ hướng dẫn của IRS cho doanh nghiệp nhỏ (Publication 334). Một loại thuế cụ thể thuộc loại nào còn tùy luật tiểu bang và thành phố, nên hãy xác nhận với người chuẩn bị thuế. Nếu bạn ghi một loại thuế đánh vào bạn là thu nhập, số tiền bạn nộp thường là chi phí thuế (dòng 16 của Schedule E; hướng dẫn).

Ai thu và ai khai cũng tùy địa điểm và cách khách đặt phòng. Nếu kênh đặt phòng tự thu và tự nộp một loại thuế, loại thuế đó thường không về tài khoản ngân hàng của bạn. Kênh này có thu mọi loại thuế phải thu hay không thì khác nhau theo từng tiểu bang và thành phố, nên hãy so báo cáo của nền tảng với những gì cơ quan thuế tiểu bang hoặc thành phố nói bạn phải thu. IRS cảnh báo rằng Form 1099-K có thể gồm những khoản không nằm trong doanh thu của bạn, như thuế bán hàng (Publication 334). Khi đối chiếu tổng số với form ở phần dưới, chỉ loại khoản thuế đánh vào khách mà bạn chuyển nộp; thuế đánh vào bạn vẫn nằm trong tổng doanh thu.

Nếu bạn phải tự thu và tự khai, xem thuế bán hàng và thuế chỗ ở đối với tiền thuê, cũng nói về việc phí dọn dẹp và các phí khác có nằm trong giá bị tính thuế hay không. Nếu bạn đã thu thuế mà không nộp, luật tiểu bang có thể buộc bạn chịu trách nhiệm cá nhân và quy định thời hạn tiểu bang được ấn định thuế; đối chiếu doanh thu và tiền trả về đưa hai ví dụ cấp tiểu bang. Nếu lẽ ra bạn phải thu mà chưa thu, xem bù lại thuế bán hàng chưa thu.

Hoàn tiền, hủy đặt phòng, tín dụng giải quyết khiếu nại và tiền bồi thường thiệt hại được thể hiện thế nào?

Khoản hoàn tiền hoặc tín dụng cho khách làm giảm tiền thuê của lượt đặt phòng đó. Hãy ghi nó vào đúng lượt đặt phòng, thành một dòng riêng, vào ngày nền tảng trừ. Hãy làm vậy ngay cả khi nền tảng bù trừ nó vào một khoản trả về sau. Form 1099-K không giảm số gộp cho khoản hoàn tiền (hướng dẫn form), nên khoản hoàn tiền là một mục đối chiếu giữa form và thu nhập của bạn.

• Hoàn một phần tiền sau khi hủy: thu nhập của lượt đặt phòng là số tiền khách đã trả trừ đi khoản hoàn. Đừng ghi đủ giá rồi ghi thêm một khoản lỗ riêng.
• Phí hủy bạn được giữ: thường là tiền thuê của năm nhận được. IRS coi khoản người thuê trả để hủy hợp đồng thuê là tiền thuê của năm nhận, bất kể phương pháp kế toán (Publication 527). Phí hủy bạn giữ lại của khách cũng tương tự, dù các nguồn IRS nêu bên dưới không nhắc đến khoản này.
• Tín dụng do khách khiếu nại: nếu bị trừ khỏi khoản trả về cho bạn, hãy xử lý như khoản hoàn tiền. Nếu nền tảng trả cho bạn theo một yêu cầu bồi thường, hãy đặt vào tài khoản riêng cho đến khi biết nó bù cho khoản nào.
• Tiền bồi thường thiệt hại: số tiền bạn giữ lại từ tiền đặt cọc bảo đảm vì khách không tuân thủ điều khoản là thu nhập của năm bạn giữ (Publication 527). Các nguồn IRS nêu bên dưới không đề cập khoản bồi thường thiệt hại do nền tảng trả. Hãy ghi khoản này vào tài khoản riêng và chi phí sửa chữa thành chi phí riêng, để người chuẩn bị thuế thấy cả hai. Về tiền đặt cọc nói chung, xem tiền đặt cọc bảo đảm trong sổ sách cho thuê.
• Hoàn tiền ở năm sau năm thanh toán: các nguồn IRS nêu bên dưới không xác định khoản này làm giảm thu nhập của năm nào. Hãy đánh dấu để hỏi người chuẩn bị thuế.

Kỳ lưu trú thuộc năm nào khi tiền trả về đến sau cuối năm?

Hầu hết cá nhân dùng phương pháp tiền mặt, tính tiền thuê vào năm bạn thực sự nhận hoặc được coi là đã nhận, bất kể kỳ lưu trú thuộc năm nào. Tiền được coi là đã nhận khi nó được đặt vào tình trạng bạn có thể dùng, chẳng hạn ghi có vào tài khoản ngân hàng (Publication 527), nên chủ nhà dùng phương pháp tiền mặt thường ghi khoản trả về theo ngày ngân hàng. Người nộp thuế dùng phương pháp dồn tích thường khai tiền thuê khi phát sinh, nên ngày lưu trú quyết định. Ngoại lệ là tiền thuê trả trước, tức mọi khoản nhận được trước kỳ mà nó chi trả: IRS tính vào thu nhập của năm nhận, bất kể phương pháp kế toán.

Hai cái bẫy:

1. Ngày trên form và ngày ngân hàng. Form 1099-K bao gồm các khoản nền tảng thanh toán cho bạn trong năm dương lịch, và một khoản được coi là thanh toán khi nền tảng gửi lệnh chuyển tiền (hướng dẫn form). Ngân hàng của bạn ghi ngày tiền thật sự về. Một khoản trả về gửi cuối tháng 12 có thể về đến tháng 1, nên form và sổ sách của bạn có thể xếp nó vào hai năm khác nhau. Hãy ghi nó là mục chênh lệch thời điểm trong bảng đối chiếu.
2. Tiền bị giữ đến khi khách nhận phòng. Nếu bạn ủy quyền cho ai đó làm đại diện nhận thu nhập, bạn được coi là đã nhận khi người đại diện nhận. Thu nhập chưa được coi là đã nhận khi quyền kiểm soát của bạn bị hạn chế đáng kể (Publication 538). Nền tảng giữ tiền của khách có phải là đại diện của bạn hay không, và việc giữ tiền có phải là hạn chế đáng kể hay không, tùy điều khoản của nền tảng. Các nguồn IRS nêu bên dưới không giải quyết điểm này. Hãy thống nhất cách xử lý với người chuẩn bị thuế và dùng giống nhau mỗi năm.

Nếu một khoản trả về đã được đặt vào tình trạng bạn dùng được trước khi về ngân hàng, hãy hỏi người chuẩn bị thuế ngày nào được tính. Nếu là ngày sớm hơn, hãy ghi tiền thuê vào ngày đó, đối ứng với tài khoản trung gian của nền tảng, xóa khi tiền gửi về, và chuyển số dư còn mở qua cuối năm. Hãy giữ ngày nhận phòng trên mọi dòng để bạn cũng có thể báo cáo theo ngày lưu trú.

Làm sao đối chiếu tổng số của tôi với báo cáo cuối năm của nền tảng, tiền gửi ngân hàng và Form 1099-K?

Hãy đối chiếu hằng tháng theo ba hướng: báo cáo nền tảng với sổ sách, sổ sách với sao kê ngân hàng, và tổng cả năm với form. IRS yêu cầu sổ sách thể hiện tổng thu nhập, có chứng từ hỗ trợ như phiếu gửi tiền (hướng dẫn về hồ sơ), và yêu cầu giữ hồ sơ hỗ trợ cho Schedule E (hướng dẫn).

1. Tải lịch sử giao dịch tháng của nền tảng, theo từng căn cho thuê.
2. So số gộp, phí, hoàn tiền và thuế của báo cáo với các tài khoản thu nhập, phí và hoàn tiền của bạn.
3. Khớp từng khoản trả về với một khoản tiền gửi ngân hàng. Mỗi khoản tiền gửi bằng bút toán bạn đã ghi.
4. Giải thích mọi chênh lệch là do thời điểm, khoản hoàn tiền bù trừ sau, thuế chuyển nộp, thuế thu nhập nền tảng đã khấu trừ, tiền đặt cọc đã trả lại, phí khách trả cho nền tảng (nếu báo cáo hoặc form có gồm khoản này), hoặc căn cho thuê hay tài khoản khác.
5. Cuối năm, bắt đầu từ ô 1a trên mọi form. Loại hoàn tiền, thuế đánh vào khách mà bạn đã chuyển nộp, tiền đặt cọc đã trả lại, phí nền tảng do khách trả mà form có gồm, và tiền không phải của bạn, rồi điều chỉnh theo thời điểm. Phần còn lại phải khớp với tiền thuê trong sổ sách sau khi trừ hoàn tiền.

Nói bằng lời, tổng tiền gửi cả năm bằng tiền thuê trước hoàn tiền, trừ khoản hoàn tiền đã bù trừ và phí nền tảng, còn phần chênh được giải thích bằng thời điểm, thuế chuyển nộp, thuế thu nhập đã khấu trừ và phí do khách trả. Nếu bạn bắt đầu từ tiền thuê đã trừ hoàn tiền, bạn sẽ trừ hoàn tiền hai lần. Nếu sau các bước này form vẫn cao hơn tiền thuê của bạn, xem Form 1099-K cho thấy nhiều hơn số bạn kiếm được. Không có form thì tiền thuê vẫn là thu nhập; form chỉ dùng để kiểm tra sổ sách. Với tiền trả về từ mọi nền tảng bán hàng, xem đối chiếu doanh thu và tiền trả về.

Khoản trả về cho đồng chủ nhà hoặc tài khoản LLC có làm thay đổi bút toán không?

Với một chủ sở hữu thì không: bút toán giữ nguyên dù có hay không có LLC một thành viên. LLC một thành viên trong nước thường không phải là pháp nhân riêng về thuế liên bang, nên bạn khai như thể tự nắm giữ bất động sản cho thuê, trừ khi LLC đã chọn bị đánh thuế như công ty (hướng dẫn). Hãy tách sổ sách và tài khoản ngân hàng của bất động sản cho thuê khỏi tiền cá nhân để các khoản tiền gửi khớp.

Hai chủ sở hữu trở lên có thể khiến bất động sản cho thuê trở thành hợp danh phải nộp Form 1065. Vợ chồng khai chung, cùng tham gia thực chất và sở hữu bất động sản trực tiếp, không qua LLC, có thể chọn là qualified joint venture, bằng cách đánh dấu ô QJV ở dòng 2 của Schedule E, và không phải nộp Form 1065 (Publication 527; hướng dẫn). Khi đó sổ sách theo dõi phần của từng chủ sở hữu; xem bất động sản cho thuê đồng sở hữu để biết trường hợp nào áp dụng. Form được gửi theo tên và mã số thuế trên tài khoản nền tảng. Nếu đó không phải người hoặc pháp nhân khai thu nhập, hãy yêu cầu nền tảng gửi form được chỉnh sửa (Cần làm gì với Form 1099-K).

Đồng chủ nhà mà bạn trả tiền để quản lý bất động sản cho thuê thường là chi phí quản lý đối với bạn. Khi nền tảng trả thẳng cho đồng chủ nhà, form của bạn và tiền thuê của bạn có thể khác nhau. Hướng dẫn về đồng chủ nhà nêu ai khai gì: đồng chủ nhà và đơn vị quản lý bất động sản.

Chủ nhà dùng Schedule E hay Schedule C?

Tiền thuê từ bất động sản thường khai ở Schedule E, trong đó có mã loại tài sản cho nhà nghỉ dưỡng hoặc cho thuê ngắn hạn (Schedule E). Schedule C áp dụng nếu bạn cung cấp dịch vụ đáng kể chủ yếu để phục vụ sự tiện lợi của khách, như dọn dẹp thường xuyên, thay ga giường hoặc dịch vụ buồng phòng. Sưởi và chiếu sáng, dọn dẹp khu vực chung và thu gom rác không phải là dịch vụ đáng kể (Publication 527; hướng dẫn). Các ấn phẩm này không nói việc dọn dẹp giữa các kỳ lưu trú của khách có được tính hay không, nên đây là câu hỏi về thực tế để người chuẩn bị thuế xem xét. Hãy ghi khoản tiền không phải từ kỳ lưu trú, như bữa ăn hay tour, vào tài khoản thu nhập riêng để khai đúng chỗ. Về việc chọn form và thuế tự kinh doanh, xem Schedule C hay Schedule E cho nhà cho thuê ngắn hạn.

Ví dụ

Các ví dụ chỉ để minh họa. Mọi số liệu tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Kỳ lưu trú bốn đêm

Khách trả $1.720: bốn đêm, mỗi đêm $400, cộng phí dọn dẹp $120. Giả sử không có thuế, hoàn tiền hay phí nền tảng do khách trả. Phí chủ nhà của nền tảng là 3% số đó, tức $51,60, nên khoản trả về là $1.668,40.

Sổ sách ghi tiền thuê $1.720, chi phí phí chủ nhà $51,60 và tiền gửi ngân hàng $1.668,40:

Một năm ghi theo số ròng

Một chủ nhà chỉ ghi các khoản trả về và thấy thu nhập $41.000. Báo cáo cuối năm của nền tảng cho thấy $43.000 tiền lưu trú và $2.000 phí, không có hoàn tiền, thuế hay phí do khách trả. Sổ sách được sửa thành thu nhập $43.000 và chi phí $2.000. Lợi nhuận trước các chi phí khác vẫn là $41.000, nhưng thu nhập nay bắt đầu từ số gộp của báo cáo, là số bạn so với form. Nếu các năm trước cũng ghi theo số ròng, mỗi năm cần sửa tương tự. Có cần sửa tờ khai cũ hay không là câu hỏi cho người chuẩn bị thuế.

Một lần hủy đặt phòng

Một khách đặt $1.500 rồi hủy, và nền tảng hoàn $500. Thu nhập của chủ nhà cho lượt đặt phòng đó là $1.000. Sổ sách ghi tiền thuê $1.500 và một dòng hoàn tiền $500, không ghi thu nhập $1.500 kèm một khoản lỗ riêng. Form vẫn có thể ghi $1.500, vì số gộp của nó không trừ hoàn tiền, nên $500 là một mục đối chiếu.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Tiền trả về đã ghi theo số ròng từ một năm trở lên, form và tiền gửi không khớp, bạn đăng cho thuê ở nhiều tiểu bang hoặc qua LLC, hoặc thuế lưu trú chưa từng được nộp: sửa sổ sách, quyết định có cần điều chỉnh các tờ khai trước và lập đối chiếu hằng tháng đều phụ thuộc vào hồ sơ của bạn. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán và theo kịp sổ sách bất động sản cho thuê.
• Form 1099-K cho thấy nhiều hơn số bạn kiếm được, hoặc thông báo của IRS nói thu nhập của bạn không khớp: xem Form 1099-K cho thu nhập cho thuê.
• Bạn thu hoặc có thể nợ thuế lưu trú hay thuế bán hàng: xem thuế bán hàng và thuế chỗ ở đối với tiền thuê và bù lại thuế bán hàng chưa thu.
• Bạn quản lý hoặc làm đồng chủ nhà cho chủ sở hữu khác, hoặc tiền từ nền tảng có phần của họ: xem đồng chủ nhà và đơn vị quản lý bất động sản.
• Bạn sở hữu bất động sản cho thuê cùng vợ/chồng hoặc người khác: đó là tờ khai hợp danh hay hai Schedule E còn tùy ai sở hữu và vận hành thế nào; xem bất động sản cho thuê đồng sở hữu.
• Mỗi căn cho thuê nằm trong một LLC riêng: xem LLC riêng cho từng bất động sản cho thuê.
• Bạn phân vân nên dùng bảng tính, phần mềm hay nhân viên ghi sổ cho các căn cho thuê của mình: xem bảng tính, phần mềm hay nhân viên ghi sổ cho bất động sản cho thuê.
• Bạn tự dùng bất động sản, hoặc cung cấp dịch vụ kiểu khách sạn: xem số ngày cho thuê theo giá thị trường và việc tự dùng và Schedule C hay Schedule E.
• Bạn sống ngoài Hoa Kỳ và sở hữu một căn tại Hoa Kỳ: khoản bị khấu trừ và những gì bạn phải khai sẽ khác; xem chủ nhà không cư trú và, nếu bạn sống ở Canada, bất động sản cho thuê tại Hoa Kỳ của người Canada.