Repasses do Airbnb na escrituração: valor bruto ou líquido?

Devo lançar a renda do Airbnb pelo repasse líquido ou pela reserva bruta?

Em geral, lance como aluguel tudo o que o hóspede paga pela estadia e, como despesa, a taxa da plataforma. Renda de aluguel é qualquer pagamento recebido pelo uso ou pela ocupação de um imóvel, então é renda quer a plataforma envie o Form 1099-K, quer não (Publication 527). O repasse é esse aluguel depois que a plataforma retém sua taxa e qualquer reembolso; por isso, lançar só o repasse deixa de fora, ao mesmo tempo, renda e despesa.

Se o imóvel também for a sua casa e você o alugar menos de 15 dias no ano, em geral o aluguel nem é declarado, e esta página não se aplica; veja dias de aluguel e uso pessoal.

O lucro de uma reserva é o mesmo nos dois métodos. O que muda é a linha de renda, a linha de despesa e a possibilidade de ligar a sua renda ao relatório da plataforma e ao Form 1099-K. O IRS diz que a caixa 1a desse formulário traz o valor bruto, sem redução por taxas ou reembolsos, e que você pode deduzir esses valores dele (o que fazer com o Form 1099-K; instruções do formulário). A mesma ideia aparece quando o inquilino paga uma conta sua com o aluguel: você inclui o aluguel e a conta e depois deduz a conta (renda e despesas de aluguel). As fontes do IRS listadas abaixo não citam taxas de plataformas de reserva, então o tratamento pelo valor bruto se apoia nessas duas regras.

O caso deixa de ser simples quando:

• Os repasses foram lançados pelo valor líquido por um ano ou mais.
• Um depósito cobre vários anúncios ou vários proprietários.
• O relatório da plataforma, o Form 1099-K e os depósitos bancários não batem com a escrituração.
• O imóvel está em uma LLC, ou um coanfitrião ou coproprietário divide o dinheiro.
• Você aluga em mais de um estado, ou o imposto de hospedagem nunca foi declarado.
• Você mora fora dos EUA.

Nesses casos, a pergunta deixa de ser como lançar o repasse do mês que vem. Passa a ser o que refazer, se uma declaração anterior precisa mudar e como montar uma conferência mensal, que verifica se o relatório da plataforma, a escrituração e o banco concordam.

Reúna o histórico de transações da plataforma por anúncio, os extratos bancários da conta que recebe os repasses, todos os Forms 1099-K e as declarações de imposto de hospedagem, se houver.

O que há no total pago pelo hóspede, e quais partes são minhas?

Tudo o que o hóspede paga pela estadia é aluguel. A taxa da plataforma é uma despesa que você lança à parte. Impostos que você precisa repassar e depósitos que você precisa devolver não são renda.

O Schedule E não tem uma linha com o nome de taxas de plataforma, e as instruções não dizem em qual linha elas entram. Elas listam honorários de administração e comissões de agentes como dedutíveis, então as candidatas são Comissões (Commissions, linha 8), Honorários de administração (Management fees, linha 11) e Outras (Other, linha 19, com lista). Escolha uma com o seu preparador de declarações e use-a sempre (Schedule E; instruções). Para a lista completa de contas, veja plano de contas para imóveis de aluguel.

Como lançar uma reserva para que a renda, a taxa e o depósito batam?

Faça um lançamento por repasse, com as noites, a taxa de limpeza e a taxa da plataforma em linhas separadas, de modo que somem o valor do depósito. Dê à taxa da plataforma uma conta de despesa própria; nunca a deixe dentro de um depósito líquido.

Use contas separadas: renda para as noites, as taxas de limpeza e outras taxas do hóspede; uma despesa para as taxas da plataforma; uma redução da renda para reembolsos e créditos; e passivos (dinheiro que você deve a terceiros até repassá-lo) para o imposto de hospedagem a repassar e os depósitos de hóspedes retidos.

Para uma reserva, o lançamento tem sempre o mesmo formato:

Débito e crédito são os dois lados de um mesmo lançamento, e precisam ser iguais. A linha do banco é igual ao depósito no seu extrato. Se não for, o relatório da plataforma traz algo que você não lançou: um reembolso, uma linha de imposto, um valor retido ou outro anúncio. Se o relatório chegar depois do depósito, deixe o depósito numa conta transitória (clearing account, uma conta temporária de espera) até ele chegar.

Se a plataforma reteve imposto de renda federal (backup withholding, caixa 4 do formulário), lance-o à parte: é imposto pago pela pessoa cujo nome consta no formulário, não uma taxa da plataforma nem um corte no aluguel. O IRS diz para informá-lo na declaração do ano em que você recebeu a renda (retenção adicional). Ele se aplica quando você não informou à plataforma um número de identificação fiscal correto (instruções do formulário).

Quando um depósito cobre várias reservas, acrescente um conjunto de linhas por reserva e marque cada uma com o anúncio. O Schedule E tem uma coluna separada para cada imóvel alugado (instruções), então a marca do anúncio permite ler cada imóvel isoladamente. Ponha o número da reserva e a data de check-in em todas as linhas.

Onde entram a taxa de limpeza paga pelos hóspedes e a faxineira que eu pago?

A taxa que os hóspedes pagam é renda, e a fatura da faxineira é despesa. Lance as duas por inteiro; compensar uma com a outra esconde renda e quebra a ligação com o relatório da plataforma.

A fatura da faxineira vai para Limpeza e manutenção (Cleaning and maintenance, linha 7 do Schedule E). Pagamentos a uma faxineira ou a um faz-tudo podem exigir um Form 1099-NEC; veja formulários para faxineiros e prestadores de pequenos reparos.

O que acontece com os impostos de hospedagem e sobre vendas de uma estadia?

Um imposto que recai sobre o hóspede, e que você precisa cobrar e pagar a um estado ou cidade, não é renda sua. Lance-o como passivo e baixe-o quando for pago. Um imposto que recai sobre você como vendedor, e que você cobra do comprador, faz parte da sua receita bruta. As duas regras vêm do guia do IRS para pequenas empresas (Publication 334). Em qual dos dois casos um imposto se enquadra depende da lei do estado e da cidade, então confirme com o seu preparador de declarações. Se você lançar como renda um imposto que recai sobre você, o valor que você repassa em geral é uma despesa de imposto (linha 16 do Schedule E; instruções).

Quem cobra e declara também depende do local e de como o hóspede reservou. Se o canal de reserva cobra e paga um imposto por conta própria, esse imposto em geral não chega à sua conta bancária. Se ele cobra todos os impostos aplicáveis varia por estado e cidade, então compare o relatório da plataforma com o que o órgão de impostos do seu estado ou cidade diz que você deve cobrar. O IRS avisa que o Form 1099-K pode incluir itens que não estão na sua receita, como o imposto sobre vendas (Publication 334). Ao conciliar os seus totais com o formulário, abaixo, retire apenas um imposto que recai sobre o hóspede e que você repassa; um imposto que recai sobre você continua na sua receita bruta.

Se você precisa cobrar e declarar por conta própria, veja imposto sobre vendas e de ocupação sobre aluguel, que também trata de saber se a limpeza e outras taxas fazem parte do preço tributado. Se você cobrou um imposto e não o repassou, a lei estadual pode torná-lo pessoalmente responsável e define quanto tempo o estado tem para lançá-lo; como conciliar vendas e repasses traz dois exemplos de estados. Se você deveria ter cobrado e não cobrou, veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.

Como aparecem reembolsos, cancelamentos, créditos de resolução e pagamentos por danos?

Um reembolso ou crédito ao hóspede reduz o aluguel daquela reserva. Lance-o nessa reserva, em linha própria, na data em que a plataforma o desconta. Faça isso mesmo quando a plataforma o compensar com um repasse posterior. O Form 1099-K não reduz o valor bruto por reembolsos (instruções do formulário), então o reembolso é um item de conciliação entre o formulário e a sua renda.

• Reembolso parcial após um cancelamento: a renda da reserva é o que o hóspede pagou menos o reembolso. Não lance o preço total e uma perda separada.
• Taxa de cancelamento que fica com você: em geral é aluguel no ano em que é recebida. O IRS trata o pagamento de um inquilino para cancelar um contrato de aluguel como aluguel no ano em que é recebido, qualquer que seja o método contábil (Publication 527). A taxa de cancelamento retida de um hóspede é parecida, embora as fontes do IRS listadas abaixo não a citem.
• Crédito por reclamação de hóspede: se sai do seu repasse, trate-o como reembolso. Se a plataforma lhe paga por uma reclamação, ponha o valor em conta própria até saber o que ele reembolsa.
• Pagamento por danos: o valor que você retém de um depósito caução porque o hóspede não cumpriu as condições é renda no ano em que você o retém (Publication 527). As fontes do IRS listadas abaixo não tratam de um pagamento por danos feito por uma plataforma. Lance o pagamento em conta própria e o reparo como despesa própria, para que o preparador de declarações veja os dois. Para depósitos em geral, veja depósitos caução na escrituração de aluguéis.
• Reembolso em ano posterior ao do pagamento: as fontes do IRS listadas abaixo não definem qual ano ele reduz. Sinalize o caso ao seu preparador de declarações.

A qual ano pertence uma estadia quando o repasse chega depois do fim do ano?

A maioria das pessoas físicas usa o regime de caixa, que conta o aluguel no ano em que você o recebe de fato ou de forma presumida (constructive receipt), seja qual for o ano da estadia. O dinheiro é recebido de forma presumida quando é posto à sua disposição, por exemplo creditado na sua conta bancária (Publication 527); por isso, o anfitrião no regime de caixa em geral lança o repasse na data do banco. O contribuinte no regime de competência em geral declara o aluguel quando é ganho, então vale a data da estadia. A exceção é o aluguel adiantado, qualquer valor recebido antes do período a que se refere: o IRS o inclui na renda do ano em que é recebido, seja qual for o método contábil.

Duas armadilhas:

1. Data do formulário contra data do banco. O Form 1099-K cobre os pagamentos que a plataforma liquida para você no ano-calendário, e um pagamento é liquidado quando a plataforma envia a instrução para transferir o dinheiro (instruções do formulário). O seu banco mostra o dia em que o dinheiro chegou. Um repasse enviado no fim de dezembro pode chegar em janeiro, então o formulário e a sua escrituração podem colocá-lo em anos diferentes. Liste-o como item de data na conferência.
2. Dinheiro retido até o check-in. Se você autoriza alguém como seu agente a receber renda, considera-se que você a recebe quando o agente a recebe. A renda não é recebida de forma presumida enquanto o seu controle sobre ela estiver sujeito a restrições substanciais (Publication 538). Se uma plataforma que retém o pagamento do hóspede é seu agente, e se essa retenção é uma restrição substancial, depende dos termos dela. As fontes do IRS listadas abaixo não resolvem isso. Defina o tratamento com um preparador de declarações e use-o do mesmo modo todos os anos.

Se um repasse foi posto à sua disposição antes de chegar ao banco, pergunte ao seu preparador de declarações qual data vale. Se for a data anterior, lance o aluguel nessa data contra a conta transitória da plataforma, baixe-a quando o depósito chegar e leve qualquer saldo em aberto para o ano seguinte. Mantenha a data de check-in em todas as linhas para também poder informar pela data da estadia.

Como conferir os meus totais com o relatório do fim do ano da plataforma, os depósitos bancários e o Form 1099-K?

Confira todo mês, em três direções: relatório da plataforma contra a escrituração, escrituração contra o extrato bancário e o total do ano contra o formulário. O IRS exige uma escrituração que mostre a renda bruta, sustentada por documentos como comprovantes de depósito (orientação sobre registros), e manda guardar os registros que sustentam o Schedule E (instruções).

1. Baixe o histórico de transações da plataforma do mês, por anúncio.
2. Compare o bruto, as taxas, os reembolsos e os impostos dele com as suas contas de renda, de taxas e de reembolsos.
3. Combine cada repasse com um depósito bancário. Cada depósito é igual ao lançamento que você fez.
4. Explique cada diferença como data, reembolso compensado depois, imposto repassado, imposto de renda retido pela plataforma, depósito devolvido, taxa que o hóspede pagou à plataforma (se o relatório ou o formulário a inclui) ou outro anúncio ou conta.
5. No fim do ano, parta da caixa 1a de cada formulário. Retire os reembolsos, os impostos que recaem sobre o hóspede e que você repassou, os depósitos devolvidos, qualquer taxa de plataforma paga pelo hóspede que o formulário inclua e o dinheiro que não é seu; depois ajuste pelas datas. O que sobrar deve bater com o aluguel na sua escrituração após os reembolsos.

Em palavras, os depósitos do ano são iguais ao aluguel antes dos reembolsos, menos os reembolsos compensados e as taxas da plataforma, com datas, impostos repassados, imposto de renda retido e qualquer taxa paga pelo hóspede explicando o resto. Se você partir de um aluguel já reduzido pelos reembolsos, vai tirar os reembolsos duas vezes. Se o formulário continuar acima do seu aluguel depois desses passos, veja um Form 1099-K que mostra mais do que você ganhou. Sem formulário, o aluguel continua sendo renda; o formulário só confere a sua escrituração. Para repasses de qualquer plataforma de vendas, veja como conciliar vendas e repasses.

Um repasse a um coanfitrião ou a uma conta de LLC muda os lançamentos?

Para um só proprietário, não: os lançamentos são os mesmos com ou sem uma LLC de um único membro. Uma LLC doméstica de um único membro em geral não é uma entidade separada para o imposto de renda federal, então você declara como se tivesse o aluguel em seu próprio nome, a menos que ela tenha optado por ser tributada como corporação (instruções). Mantenha a escrituração e a conta bancária do aluguel separadas do dinheiro pessoal, para que os depósitos batam.

Dois ou mais proprietários podem fazer do aluguel uma sociedade de pessoas que entrega o Form 1065. Cônjuges que declaram em conjunto, que participam ativamente e que são donos do aluguel diretamente, não por uma LLC, podem optar por ser um qualified joint venture (QJV), marcando a caixa QJV na linha 2 do Schedule E, e dispensar o Form 1065 (Publication 527; instruções). A escrituração passa a acompanhar a parte de cada proprietário; veja um aluguel com coproprietários para saber qual caso se aplica. O formulário vai para o nome e o número de identificação fiscal da conta da plataforma. Se não forem os da pessoa ou entidade que declara a renda, peça à plataforma um formulário corrigido (o que fazer com o Form 1099-K).

Um coanfitrião que você paga para administrar o aluguel em geral é um custo de administração para você. Quando a plataforma paga o coanfitrião diretamente, o seu formulário e o seu aluguel podem diferir. O guia sobre coanfitriões explica quem informa o quê: coanfitriões e administradores de imóveis.

Schedule E ou Schedule C para o anfitrião?

O aluguel de imóveis em geral vai no Schedule E, que tem um código de tipo de imóvel para aluguel de temporada ou de curta duração (Schedule E). O Schedule C se aplica se você presta serviços substanciais, principalmente para a conveniência dos hóspedes, como limpeza regular, troca de roupa de cama ou serviço de camareira. Aquecimento e iluminação, limpeza de áreas comuns e coleta de lixo não são serviços substanciais (Publication 527; instruções). Essas publicações não dizem se a limpeza entre as estadias conta, o que faz disso uma questão de fatos para o preparador de declarações. Mantenha o dinheiro de qualquer coisa que não seja a estadia, como refeições ou passeios, em conta de renda própria, para que possa ser informado onde deve estar. Sobre a escolha do formulário e o imposto de autônomo, veja Schedule C ou Schedule E para aluguel de temporada.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Uma estadia de quatro noites

Um hóspede paga US$1.720: quatro noites a US$400 e uma taxa de limpeza de US$120. Suponha que não haja imposto, reembolso nem taxa de plataforma paga pelo hóspede. A taxa do anfitrião cobrada pela plataforma é de 3% desse valor, US$51,60, então o repasse é de US$1.668,40.

A escrituração mostra aluguel de US$1.720, uma despesa de taxa do anfitrião de US$51,60 e um depósito bancário de US$1.668,40:

Um ano lançado pelo valor líquido

Um anfitrião lançou só os repasses e mostra US$41.000 de renda. O relatório de fim de ano da plataforma mostra US$43.000 em estadias e US$2.000 em taxas, sem reembolsos, impostos nem taxas pagas pelo hóspede. A escrituração é refeita para US$43.000 de renda e US$2.000 de despesa. O lucro antes de outros custos continua em US$41.000, mas a renda agora parte do valor bruto do relatório, que é o que você compara com o formulário. Se os anos anteriores também foram lançados pelo valor líquido, cada ano precisa da mesma correção. Saber se uma declaração antiga precisa ser retificada é uma questão para o preparador de declarações.

Um cancelamento

Um hóspede reserva US$1.500 e cancela, e a plataforma reembolsa US$500. A renda do anfitrião com essa reserva é de US$1.000. A escrituração mostra US$1.500 de aluguel e uma linha de reembolso de US$500, não US$1.500 de renda e uma perda separada. O formulário ainda pode mostrar US$1.500, porque o valor bruto dele não é reduzido por reembolsos, então os US$500 são um item de conciliação.

E no seu caso?

• Os repasses foram lançados pelo valor líquido por um ano ou mais, o formulário e os depósitos não batem, você anuncia em vários estados ou por uma LLC, ou os impostos de hospedagem nunca foram declarados: refazer a escrituração, decidir se declarações anteriores precisam ser retificadas e montar a conferência mensal dependem dos seus registros. Veja ajuda com escrituração contábil e como pôr em dia a escrituração de imóveis de aluguel.
• O Form 1099-K mostra mais do que você ganhou, ou uma carta do IRS diz que a sua renda não confere: veja o Form 1099-K para renda de aluguel.
• Você cobra, ou pode dever, imposto de hospedagem ou sobre vendas: veja imposto sobre vendas e de ocupação sobre aluguel e como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.
• Você administra imóveis ou é coanfitrião de outros proprietários, ou o dinheiro da plataforma inclui o deles: veja coanfitriões e administradores de imóveis.
• Você é dono do aluguel com o cônjuge ou com outras pessoas: se o caso é uma declaração de sociedade de pessoas ou dois Schedules E depende de quem é o dono e de como o aluguel é administrado; veja um aluguel com coproprietários.
• Cada anúncio está em uma LLC própria: veja uma LLC para cada imóvel de aluguel.
• Você não sabe se uma planilha, um software ou um responsável contábil serve para os seus anúncios: veja planilha, software ou responsável contábil para imóveis de aluguel.
• Você usa o imóvel pessoalmente, ou presta serviços de estilo hotel: veja dias de aluguel e uso pessoal e Schedule C ou Schedule E.
• Você mora fora dos EUA e tem uma unidade nos EUA: o que é retido e o que você declara são diferentes; veja proprietários não residentes de imóveis alugados e, se você mora no Canadá, imóvel alugado nos EUA por um canadense.