Contador para una startup: qué preguntar antes de contratar

¿Necesitamos un responsable contable, un CPA para startups o ambos?

La mayoría de las startups respaldadas por capital de riesgo necesitan ambos: un responsable contable que registre cada transacción cada mes, y un CPA, agente inscrito o abogado que prepare y firme el Form 1120 y pueda representar a la empresa ante el IRS. El responsable contable lleva los registros; solo esas tres credenciales tienen derechos ilimitados de representación ante el IRS, incluidas auditorías, cobranza y apelaciones. Una misma firma puede hacer ambos trabajos, pero son trabajos distintos.

El caso de una startup deja de ser sencillo cuando tiene nómina en más de un estado, opciones sobre acciones ejercidas anticipadamente o de incentivo, un crédito por investigación que elegir, un fundador o propietario fuera de EE. UU., o declaraciones omitidas de Delaware o del IRS. Algunas de estas decisiones tienen fechas límite que no se pueden corregir después, como la elección del crédito por investigación contra impuestos de nómina que se describe más abajo.

Reúna antes de la primera llamada: el último Form 1120 presentado, todos los avisos y informes anuales de Delaware, la tabla de capitalización, los acuerdos de SAFE y de pagarés, las copias de las elecciones 83(b) de los fundadores, los reportes de nómina y acceso de lectura a las cuentas bancarias y de nómina.

Para conocer la tarifa, consulte cuánto cuesta la contabilidad de una startup. Para llevar la contabilidad por su cuenta, consulte llevar sus propios libros o contratar a un responsable contable.

¿Quién puede preparar nuestro Form 1120 y hablar con el IRS en nuestro nombre?

Cualquier persona que cobre por preparar una declaración federal en EE. UU. debe tener un número de identificación fiscal de preparador (PTIN), pero solo los CPA, los agentes inscritos y los abogados pueden representar a la empresa en todo asunto ante el IRS. El Circular 230 enumera quiénes pueden ejercer ante el IRS; el IRS resume los derechos por credencial en su página de credenciales.

Un preparador pagado debe firmar la declaración e incluir en ella su PTIN, pero la empresa sigue siendo responsable de cada partida de la declaración (IRS Topic 254). Elija a alguien que siga localizable si la declaración es examinada.

¿Cómo verificamos la licencia de un CPA y el PTIN de un preparador?

Verifique la licencia de un CPA en la junta de contabilidad del estado que la emitió; cada junta estatal lleva su propio registro público. Para los PTIN y las credenciales federales, el IRS mantiene un directorio de preparadores con credenciales que incluye a los CPA, agentes inscritos y abogados con PTIN vigente. Un preparador que no figura en el directorio aún puede tener un PTIN válido; pídaselo y confirme que aparece en la declaración presentada (IRS).

Pregunte a nombre de quién se firma la declaración. Una firma puede tener licencia mientras que la persona que hace el trabajo no; lo que importa es quién firma y quién representará a la empresa.

¿Qué trámites de startups debería conocer ya un CPA para startups?

Un CPA para startups debe manejar cada punto de la siguiente tabla sin tener que investigar desde cero. Pregunte por los que le apliquen.

Cada punto se explica con detalle en su propia guía: impuesto de franquicia de Delaware, costos de desarrollo de software en EE. UU., el crédito por investigación contra impuestos de nómina y qué presenta la empresa después de otorgar opciones.

¿El contador maneja también el estado de origen y no solo la declaración federal?

Pregunte directamente. Una corporación C de Delaware normalmente debe pagar impuesto sobre la renta o de franquicia donde trabaja, contrata o vende, no solo en Delaware. California, por ejemplo, cobra un impuesto de franquicia mínimo de $800 a toda corporación constituida, registrada o que haga negocios allí, salvo en el primer año fiscal de una corporación recién constituida o calificada (FTB). Cada estado donde trabaja un empleado también trae registro de nómina y retenciones.

Un contador que presenta solo las declaraciones federal y de Delaware deja la declaración del estado de origen en manos de otra persona. Consulte en qué estados presenta declaración un negocio y el calendario completo de una corporación C de Delaware.

¿Qué debemos preguntarle a un contador de startups antes de contratarlo?

Haga preguntas que definan el alcance y las fechas límite, porque la mayoría de las declaraciones omitidas quedan entre dos proveedores.

Lo que cuestan estas respuestas se explica en costo de contabilidad para startups.

¿Qué respuestas son señales de alerta?

Estas respuestas son señales de advertencia, ya sea por la guía del IRS o porque la ley cambió.

• Una tarifa basada en el reembolso o el crédito. El IRS recomienda evitar a los preparadores que cobran un porcentaje del reembolso (IRS Topic 254).
• La promesa de un reembolso o un crédito mayor que el que otros pueden obtener. Es la misma advertencia del IRS.
• Que le pidan firmar una declaración en blanco o sin terminar. El IRS dice que nunca se debe hacer.
• Una declaración sin PTIN o sin firma. Ambos son obligatorios para un preparador pagado.
• Nadie que represente a la empresa en una auditoría o en un asunto de cobranza. Un preparador sin la credencial de CPA, agente inscrito o abogado no puede manejar cobranza ni apelaciones; solo un participante del Annual Filing Season Program puede manejar una auditoría, y únicamente de una declaración que preparó y firmó.
• Amortizar todo el pago a desarrolladores en EE. UU. sin mencionar la sección 174A. Para los años fiscales que comienzan después del 31 de diciembre de 2024, deducir los costos de investigación en EE. UU. es la opción predeterminada y repartirlos es una elección (instrucciones del Form 1120).
• Citar límites antiguos de QSBS para acciones nuevas. Las acciones emitidas después del 4 de julio de 2025 siguen reglas más recientes (guía de QSBS).
• Aceptar sin cuestionar un aviso grande de Delaware. El impuesto es el menor de dos métodos, y el método del capital con valor nominal supuesto requiere sus cifras de activos y acciones (Delaware).

Form 8821 o Form 2848: ¿qué acceso necesitará el contador?

El Form 8821 permite que el contador vea la información de la empresa en el IRS; el Form 2848 permite que un profesional elegible actúe en nombre de la empresa. Quien figura en un Form 8821 no puede hablar en nombre de la empresa, defender su postura ni firmar renuncias (instrucciones del Form 8821). Un representante del Form 2848 debe ser elegible para ejercer ante el IRS y también puede recibir la información de la empresa (IRS).

Use el Form 8821 para un responsable contable o para un contador que solo necesita transcripciones. Use el Form 2848 para el CPA o el agente inscrito que responderá avisos o manejará un examen. Cómo retirar el acceso de un contador anterior se explica en cambio de contador.

¿Cuándo necesitamos un controller o un CFO en lugar de más horas de contabilidad?

Ninguna regla tributaria lo decide; depende de lo que necesiten la junta directiva y los inversionistas. Cuando los inversionistas esperan un cierre mensual por devengo y un paquete para la junta directiva, el trabajo es de nivel de controller, interno o subcontratado, y una firma de CPA sigue a cargo de las declaraciones. Consulte estados financieros mensuales para inversionistas y la junta directiva y, antes de recaudar capital, cómo ordenar la contabilidad.

• Un CFO fraccionado cubre presupuestos, modelos y apoyo para recaudar capital; no reemplaza al preparador de la declaración.
• Una auditoría es un encargo aparte de una firma de CPA independiente, que por lo general solo se hace cuando un inversionista principal o un prestamista la pide.
• Una valuación 409A la entrega un proveedor de valuaciones, no el preparador de la declaración.

¿Qué cambia si un fundador o la empresa están en Canadá o en otro país?

Un propietario o fundador extranjero añade trámites que un contador que solo atiende casos locales quizá no maneje. Una corporación de EE. UU. con un accionista extranjero que posee 25% o más es una corporación que debe informar y, por lo general, presenta el Form 5472 en cualquier año en que tenga transacciones reportables con una parte relacionada (instrucciones del Form 5472); consulte qué necesita un preparador para una corporación de propiedad extranjera. Un fundador que vive en Canadá puede deber impuesto canadiense sobre sus acciones de fundador, por lo que las declaraciones de ambos países deben coincidir; consulte un cofundador canadiense con acciones de una startup de EE. UU. sujetas a consolidación de derechos. Para una empresa canadiense con actividad en EE. UU., comience con cuándo un negocio canadiense necesita un contador transfronterizo.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Etapa pre-seed, dos fundadores, sin ingresos

Dos fundadores constituyen una corporación C de Delaware, cada uno presenta una elección 83(b) y la empresa gasta $80,000 de su propio dinero en desarrollo. Presenta un Form 1120, un informe anual de Delaware con el impuesto de franquicia y una declaración del estado de origen. Basta con unas pocas horas de registro contable al mes, y un CPA o agente inscrito firma la declaración. Consulte la primera declaración de una startup sin ingresos.

Etapa seed, $2,000,000 recaudados, seis empleados

La empresa ya tiene nómina en dos estados, dos empleados que ejercieron anticipadamente opciones sobre acciones de incentivo y $400,000 de pago a desarrolladores en EE. UU. Su contador presenta los Forms 3921, completa los Schedules L, M-1 y M-2 porque los activos superaron el umbral, deduce el pago a desarrolladores conforme a la sección 174A y, como la empresa es una pequeña empresa calificada (ingresos menores de $5 millones este año y sus primeros ingresos llegaron en los últimos cinco años), elige el crédito por investigación contra impuestos de nómina en un Form 6765 presentado a tiempo. Las preguntas que importan aquí: ¿el alcance incluye ambos estados y quién presenta la prórroga para que no se pierda la elección?

Serie A, $10,000,000 recaudados

La junta directiva quiere estados mensuales pocas semanas después del cierre de cada mes. La empresa suma trabajo de nivel de controller, interno o subcontratado, para un cierre por devengo y un paquete para la junta directiva, y mantiene una firma de CPA a cargo de las declaraciones federal, de Delaware y estatales.

¿Su caso es distinto?

• Está comparando cotizaciones: compárelas con costo de contabilidad para startups.
• Está reemplazando a un contador a mitad de año: siga cambio de contador y busque ayuda tributaria para corporaciones.
• Se omitieron declaraciones o informes de Delaware: consulte el calendario de una corporación C de Delaware y busque ayuda tributaria para corporaciones.
• La contabilidad está atrasada antes de recaudar capital: consulte cómo ordenar su contabilidad antes de recaudar capital y ayuda con la contabilidad.
• Un fundador o propietario está fuera de EE. UU.: consulte la lista del preparador para una corporación de propiedad extranjera y ayuda tributaria transfronteriza.
• Su empresa es canadiense con actividad en EE. UU.: consulte cuándo un negocio canadiense necesita un contador transfronterizo.