QuickBooks Self-Employed descontinuado: cómo mover su Schedule C

Si QuickBooks Self-Employed se descontinúa, ¿qué guardo ahora?

Guarde ahora una copia completa de sus registros fuera de la aplicación, sin importar las fechas que dé su fabricante. El reglamento pone el deber en quien está sujeto al impuesto: llevar libros o registros suficientes para establecer el ingreso bruto y las deducciones, y conservarlos mientras puedan importar para la administración de los impuestos (26 CFR 1.6001-1). El fabricante del software fija las fechas de retiro, las herramientas de exportación y los planes de reemplazo, y puede cambiarlos. Lea el aviso vigente en su cuenta.

Su caso no es sencillo si:

• Falta un año, o meses de un año, en la exportación.
• Hay cargos personales y del negocio mezclados.
• No existe un registro de millas fuera de la aplicación.
• Los totales de sus Forms 1099 no coinciden con los libros.
• Un año nunca se presentó.

Esos casos suelen requerir reconstruir los libros con fuentes externas, no copiarlos. Vea «¿Su caso es distinto?» más abajo.

Reúna esto antes de que termine el acceso:

• Cada año de transacciones que pueda exportar, con detalle (fecha, beneficiario, monto, categoría), no solo reportes de resumen.
• El estado de resultados de cada año por categoría.
• Imágenes de recibos y archivos adjuntos.
• El registro de millas: una fila por viaje con fecha, destino, propósito comercial y millas, más el total de millas del año dividido en millas de negocio, de traslado al trabajo y otras. Agregue la fecha en que el vehículo se usó por primera vez para el negocio, si es propio o arrendado, y el método de cada año, tarifa estándar por milla o gastos reales. La tarifa estándar ya incluye la depreciación, y una elección anterior puede limitar qué método puede usar después (tarifa estándar por milla o gastos reales).
• Facturas de compra de equipos, con fecha, costo y cualquier depreciación o deducción de la sección 179 ya aplicada.
• Cada Form 1099 que recibió (1099-NEC, 1099-K, 1099-MISC) y su última declaración presentada.
• Estados de cuenta de todas las cuentas bancarias y de tarjetas usadas para el negocio, y comprobante de cada pago de impuestos estimados.

Sirve cualquier herramienta que pase las verificaciones de «¿Qué reviso en la herramienta nueva antes de confiar en ella?». Para elegir una, vea qué aplicación sirve para el Schedule C y software que respalda su contador.

¿Dónde quedaron mis datos de QuickBooks Self-Employed?

Solo la copia que guardó es segura. Cuánto tiempo conserva el fabricante sus datos es decisión suya, fijada en su aviso y sus términos. Si no puede iniciar sesión, pregunte a su soporte qué exportación sigue disponible y guarde una copia con fecha de la respuesta.

Si no guardó sus registros, reconstruya con fuentes que el fabricante no controla: estados de cuenta bancarios y de tarjetas, Forms 1099 (su cuenta en línea del IRS muestra las declaraciones informativas disponibles, incluidos ciertos Forms 1099), facturas, reportes de plataformas de pago y recibos en su correo. Vea cómo reconstruir los libros a partir de los estados de cuenta bancarios.

En un examen, el IRS dice que los contribuyentes llevan sus propios libros y registros. Si un contribuyente se niega a entregar los registros solicitados, dice que puede requerirlos mediante una citación (summons) o rechazar las partidas declaradas por falta de comprobación. Las mismas preguntas frecuentes dicen que un archivo de respaldo permite al IRS probar los registros originales, algo que no puede hacer bien con una exportación a hoja de cálculo, y que un archivo reconstruido al volver a ingresar las transacciones no es una copia de los registros originales. Si la aplicación anterior no ofrece un archivo de respaldo, conserve la exportación más completa que ofrezca.

¿Qué registros necesita un Schedule C?

Sirve cualquier sistema que muestre con claridad sus ingresos y gastos. El IRS dice que la ley generalmente no exige ningún tipo especial de registros. Publication 583 pide dos cosas: libros que resuman sus transacciones y los documentos de respaldo que están detrás.

El comprobante de pago por sí solo no establece una deducción. Publication 583 dice que también hay que conservar el recibo o la factura que muestra el costo. Para las millas, vea qué debe mostrar un registro de millas. Para los hábitos diarios, vea cómo llevar registros si es trabajador independiente.

¿A qué líneas del Schedule C alimentaban mis categorías anteriores y qué debe producir la herramienta nueva?

La herramienta nueva debe dar un total para cada línea del Schedule C, o un mapa claro de sus categorías a esas líneas. Abra su lista de categorías anterior junto al formulario. Los números de línea siguen el formulario publicado más reciente y pueden cambiar.

Las instrucciones dicen que se declaren los ingresos de todas las fuentes y que no se deduzcan los impuestos federales sobre la renta, incluido el impuesto por trabajo independiente. Los retiros del propietario, las transferencias entre sus propias cuentas y los gastos personales tampoco van en ninguna línea de gastos. Divida cualquier categoría que abarque dos líneas. Vea plan de cuentas para el Schedule C.

¿El IRS exige una aplicación en particular para cambiar, y mi método contable cambia?

El IRS no exige ninguna aplicación en particular, y cambiar de software no cambia por sí solo su método contable. Un sistema computarizado debe producir registros legibles que concilien con sus libros y su declaración (Publication 583). Debe usar el mismo método para calcular el ingreso gravable y para llevar sus libros. La línea F del Schedule C pregunta si es método de efectivo, de acumulación u otro.

Cambiar el método en sí, por ejemplo de efectivo a acumulación, es un paso aparte que generalmente necesita aprobación del IRS, que se pide en el Form 3115 (Publication 583; instrucciones del Schedule C). Vea cómo pasar de la contabilidad de efectivo a la de acumulación.

Por eso revise la base de los reportes de la herramienta nueva. Con el método de efectivo, usted declara el ingreso cuando lo recibe y deduce los gastos cuando los paga. Una herramienta que cuenta el ingreso en la fecha de la factura no coincidirá con una declaración con método de efectivo. Si sus reportes anteriores y su declaración presentada usaron bases distintas, pida a un preparador que lo revise antes de migrar: los totales de la herramienta nueva no pueden coincidir con ambas. Para el software de contabilidad en línea, vea comparación de software de contabilidad en línea.

¿Qué cuenta como registros adecuados para mi registro de millas y mis recibos?

Para gastos de viaje, regalos y automóvil, el IRS acepta un libro de cuentas, diario, bitácora, declaración de gastos, hoja de viaje o registro similar, y dice que un registro preparado en computadora es adecuado. Generalmente también necesita pruebas documentales, como recibos, cheques cancelados o facturas, con pocas excepciones, como un gasto de transporte para el cual no se puede conseguir un recibo con facilidad. No puede deducir montos de viaje, regalos o automóvil que aproxime o estime (Publication 463, Topic 510). Los demás costos del negocio siguen la regla general de arriba: libros más documentos de respaldo.

Para un vehículo, el registro muestra la fecha, el destino comercial y el propósito de cada uso, las millas de cada uso comercial y el total de millas del año. Regístrelo en el momento o cerca de él. Un registro llevado semanalmente se considera oportuno.

El registro de una aplicación puede calificar, pero solo mientras usted pueda recuperarlo y reproducirlo. Las instrucciones del Schedule C para la línea 47 permiten guardar la prueba escrita de los gastos del automóvil en un sistema de almacenamiento electrónico que cumpla ciertos requisitos. Publication 583 dice que ese sistema debe indexar, almacenar, preservar, recuperar y reproducir los registros en forma legible, accesible para el IRS. El IRS no dice si una aplicación dada cumple ese estándar. Un registro de aplicación que ya no se puede recuperar puede no cumplirlo, así que conserve una copia que pueda reproducir.

Si los registros están incompletos, Publication 463 permite su propia declaración más otras pruebas de respaldo. Permite reconstruir registros destruidos por razones ajenas a su control, y sus ejemplos son incendio, inundación y otros siniestros. No menciona una aplicación descontinuada, así que no cuente con eso. Vea cómo reconstruir un registro de millas y recibos perdidos.

¿Cuánto tiempo conservo mis registros después de migrar?

Conserve los registros hasta que venza el plazo de prescripción de cada declaración, generalmente tres años desde la fecha de presentación (IRS). Ese plazo es el tiempo en que usted puede enmendar una declaración o el IRS puede determinar más impuestos. Cambiar de software no acorta ni reinicia ese plazo.

Conserve también copias de las declaraciones presentadas. Si un año nunca se presentó, no hay límite, así que conserve todo lo de ese año. Otros casos, como reclamos de reembolso, deudas incobrables e impuestos de nómina, están en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Qué traigo del seguimiento trimestral de impuestos estimados de la aplicación?

Traiga lo que realmente pagó, no las estimaciones de la aplicación. Los impuestos estimados cubren el impuesto sobre la renta y el impuesto por trabajo independiente, y un pago a plazos tardío o insuficiente puede traer una multa aun cuando corresponda un reembolso.

• La fecha y el monto de cada pago federal del año fiscal. Tómelos de su banco, de las confirmaciones de pago o de su cuenta en línea del IRS, que muestra hasta cinco años del historial de pagos, incluidos los pagos estimados.
• Cualquier pago en exceso del año anterior aplicado a este año. En el Form 1040 de 2025, la línea 26 lo combina con los pagos estimados; revise el formulario vigente.
• Los pagos estatales, separados de los federales.
• El impuesto proyectado de la aplicación solo como referencia. Vuelva a calcularlo con la hoja de trabajo del Form 1040-ES.

Las reglas de multas y las fechas de vencimiento están en pagos trimestrales de impuestos estimados.

¿Debo migrar ahora o al comenzar el próximo año?

Cualquiera de las dos opciones puede funcionar si una sola fecha de corte divide los registros con claridad y el ingreso se cuenta una vez. Empezar el primer día del año fiscal mantiene cada año en una sola herramienta. Una migración a mitad de año arma un Schedule C con dos herramientas: la anterior hasta la fecha de corte y la nueva después. Si el aviso del fabricante termina el acceso antes, él fija su fecha, así que exporte lo que va del año antes de entonces.

Para no contar el ingreso dos veces:

1. Elija una fecha de corte que coincida con la fecha de un estado de cuenta bancario, en un mes que ya haya conciliado.
2. Concilie cada cuenta bancaria y de tarjeta hasta la fecha de corte e ingrese su saldo contable conciliado como saldo inicial. El saldo del estado de cuenta puede diferir: los depósitos aún no acreditados y los cheques aún no cobrados están en sus libros pero no en el estado de cuenta.
3. Cargue las transacciones con fecha posterior al corte. Liste por separado esos cheques y depósitos pendientes y concílielos cuando se procesen, en vez de registrarlos de nuevo. Conserve el detalle anterior en la exportación anterior.
4. Método de efectivo: el ingreso generalmente se cuenta cuando lo recibe, así que registre una factura sin pagar en la fecha de corte cuando llegue el pago. Método de acumulación: tráigala como una cuenta por cobrar abierta, no como ingreso nuevo.
5. Conserve la exportación anterior del año fiscal completo más un mes a cada lado. Un examinador puede pedir el mes anterior y el posterior al año para probar el corte de ingresos y gastos.

Vea cómo cambiar de software a mitad de año e ingresos contados dos veces.

¿Qué reviso en la herramienta nueva antes de confiar en ella?

Pruébela con registros que la herramienta no creó. Haga estas verificaciones para cada año que cargue.

Si la línea 1 es menor que el total de la casilla 1 de sus Forms 1099-NEC, las instrucciones del Schedule C indican adjuntar una declaración que explique la diferencia. Publication 583 dice que concilie su cuenta de cheques cada mes y mantenga su cuenta del negocio separada de la personal.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Diseñadora independiente con US$60,000 de ingresos en Form 1099-NEC

La aplicación contiene su único registro de 8,000 millas de negocio. Ella exporta cada viaje con fecha, lugar, propósito y millas, más el total de millas del año, y lo archiva con sus registros de impuestos. El IRS pide registros adecuados, no la aplicación. La línea 1 de su herramienta nueva debe incluir los US$60,000 y cualquier ingreso del negocio que ningún cliente haya reportado en un Form 1099.

Vendedora en una plataforma de venta (marketplace) con US$30,000 de ventas y US$24,000 de depósitos

La diferencia de US$6,000 son comisiones y reembolsos descontados antes del pago. La herramienta nueva registra US$30,000 como ventas, las comisiones de la plataforma como gasto y los reembolsos a clientes como devoluciones y rebajas en la línea 2, así que la línea 1 parte de US$30,000 y coincide con un Form 1099-K, si se emite, que muestra el monto bruto. Una herramienta que registra solo los US$24,000 de depósitos subestima la línea 1 en US$6,000.

Propietaria única que migra el 1 de julio

Ella usa el método de efectivo. La herramienta anterior tiene US$30,000 de ingresos de enero a junio, y la nueva US$35,000 desde julio, así que la línea 1 es de US$65,000. Fija la fecha de corte el 30 de junio y abre la herramienta nueva con sus saldos conciliados al 30 de junio, listando los cheques y depósitos pendientes. Una factura de US$5,000 enviada el 20 de junio y pagada el 8 de julio es, con el método de efectivo, generalmente un ingreso de julio. La registra una sola vez, cuando llega el depósito, y no también como factura.

¿Su caso es distinto?

• Faltan meses o años completos en la exportación: los libros deben reconstruirse a partir de los estados de cuenta antes de la declaración. Vea cómo reconstruir los libros a partir de los estados de cuenta bancarios y consiga ayuda de contabilidad.
• Hay años de ingresos que nunca se presentaron: los registros de un año sin presentar no tienen límite de tiempo. Vea gastos del Schedule C de años sin presentar y consiga ayuda con impuestos de personas.
• Hay cargos personales y del negocio mezclados: sepárelos antes de armar el Schedule C. Vea cómo corregir fondos mezclados y consiga ayuda de contabilidad.
• Los totales de su Form 1099-NEC superan el ingreso de sus libros: las instrucciones del Schedule C piden una declaración que explique la diferencia, así que la causa importa. Si sigue sin explicarse, vea ayuda con impuestos de personas. Si la causa son duplicados, vea ingresos contados dos veces.
• Los clientes pagan desde fuera de EE. UU., o en otra moneda: puede que no llegue un Form 1099, así que la línea 1 se basa en sus propios registros. Vea sin Form 1099 de un cliente extranjero y, para saber qué declarar, ayuda con impuestos de personas.
• No existe registro de millas ni recibos fuera de la aplicación: vea cómo reconstruir un registro de millas, qué debe mostrar un registro de millas y recibos perdidos, y consiga ayuda de contabilidad si los vacíos son grandes.
• Hay un aviso o un examen del IRS abierto: las preguntas frecuentes del IRS dicen que un archivo reconstruido o resumido no satisface una solicitud de los años bajo examen, así que qué entregar es una pregunta para ayuda con impuestos de personas. Vea una auditoría del IRS a un negocio pequeño.
• Se unió un socio, o el negocio ahora presenta como corporación: el Schedule C es para una empresa individual, así que los libros anteriores quizá no sirvan tal cual. Vea libros después de elegir ser corporación S y consiga ayuda de contabilidad.
• Está cerrando un archivo de QuickBooks Online: vea registros que debe conservar al cancelar QuickBooks.