Socio pagó gastos de la LLC de su bolsillo: ¿reembolso o aporte?

¿Puede un socio pagar costos de la LLC con su dinero y que se los devuelvan?

Sí. Un socio de una LLC con varios miembros que tributa como sociedad de personas puede pagar un costo de la LLC con su tarjeta o cuenta personal. Después, el costo se resuelve de una de tres formas: la LLC le reembolsa al socio, el socio deja el dinero como aporte de capital, o el socio lo deduce en su propio Schedule E como gasto de la sociedad no reembolsado. Cada costo recibe un solo tratamiento, nunca dos. Una cuarta opción, un préstamo a la LLC, se explica en aporte o préstamo a su LLC.

Las columnas de capital y de base fiscal muestran solo lo que hace el pago en sí. En las dos primeras filas, el costo también reduce la parte de ganancia de cada socio y, con ella, su cuenta de capital y su base fiscal.

Un caso no es sencillo cuando el acuerdo operativo no dice nada sobre los costos pagados por socios, los pagos son desiguales o abarcan más de un año, los libros nunca registraron quién pagó, los socios recuerdan el arreglo de forma distinta, el costo ocurrió antes de que existiera la LLC, o está por salir un Form 1065 o un Schedule K-1.

Reúna el acuerdo operativo y sus enmiendas, las facturas y los recibos, los estados de cuenta de tarjeta o del banco, la fecha en que se pagó cada costo y el saldo de la cuenta de capital de cada socio según los libros.

¿La LLC debe reembolsar al socio o tratarlo como aporte de capital?

En ambos casos el costo queda en los libros de la LLC. Se diferencian en si el dinero del socio le vuelve ahora o se queda en la LLC.

• Reembolso. La LLC registra el costo en la fecha en que el socio lo pagó, registra el monto que le debe al socio y contabiliza el reembolso contra ese monto, no como un retiro. Un reembolso no agrega capital aportado, así que la cuenta de capital no cambia. Mientras la LLC le deba al socio, ese monto puede contar como una deuda de la sociedad, y la base fiscal sigue la parte que le corresponde al socio en las deudas de la sociedad (26 U.S.C. § 752); consulte aporte o préstamo a su LLC.
• Aporte de capital. La LLC registra el mismo costo y acredita la cuenta de capital del socio en lugar de pagar en efectivo. La base fiscal del socio sube por el dinero aportado (26 U.S.C. § 722; Publication 541), y la cuenta de capital de los libros sube igual (26 CFR 1.704-1(b)(2)(iv)).

Un aporte no es un regalo. Se queda en la cuenta de capital del socio, y si el dinero vuelve, y cuándo, depende del acuerdo. Un socio que quiere recuperar el dinero según un calendario necesita un reembolso o un préstamo.

Una cuenta de capital no es la base fiscal. La Publication 541 indica que la base se calcula sin tomar en cuenta ningún monto de los libros de la sociedad como cuenta de capital. Cuentas de capital de los socios explica cómo llevarlas.

¿Un costo pagado por un socio se deduce en la declaración de la sociedad o en la declaración personal de cada socio?

Un costo de la LLC pagado por un socio se deduce en la declaración de la sociedad, el Form 1065, en casi todos los casos. La LLC deduce sus costos ordinarios y necesarios del negocio en el Form 1065, y cada socio recibe su parte en el Schedule K-1 y la informa en su propia declaración (Publication 583; instrucciones del Form 1065). El acuerdo fija la parte de cada socio (26 U.S.C. § 704(a)).

Un costo que el socio pagó y que la LLC luego reembolsó, o acreditó como aporte, es un costo de la LLC y se deduce una sola vez, en el Form 1065. El socio no lo anota otra vez. Un costo personal no es un costo de la LLC; consulte gastos personales pagados desde la cuenta del negocio.

¿Cuándo puede un socio deducir en su propia declaración los gastos de la sociedad no reembolsados?

Un socio puede deducir en su propia declaración un gasto de la sociedad no reembolsado (UPE) solo cuando el acuerdo de la sociedad le exige pagarlo, la LLC no se lo reembolsa y es un gasto ordinario y necesario de un oficio o negocio conforme a la sección 162, es decir, un costo común y útil para operar el negocio. Las instrucciones del Schedule E establecen las tres condiciones. El socio responde «Yes» a la pregunta de la Parte II sobre los gastos de la sociedad no reembolsados, lo informa en una línea aparte de la Parte II del Schedule E, marcada «UPE», y no lo combina con ningún otro monto. Si el gasto proviene de una actividad pasiva y el socio debe presentar el Form 8582, no se informa en una línea aparte; pida que revisen los hechos.

Esta vía tiene consecuencias:

• Solo el socio que pagó obtiene la deducción. Una deducción de la LLC se reparte entre todos los socios según el acuerdo.
• Impuesto por trabajo independiente. Las instrucciones del Schedule K-1 indican que un socio general debe reducir el monto de la casilla 14, código A, por los gastos de la sociedad no reembolsados que reclamó, antes de anotarlo en el Schedule SE. Si un miembro de una LLC cuenta como socio comanditario para el impuesto por trabajo independiente depende de 26 U.S.C. § 1402(a)(13); esta página no lo resuelve.
• El costo debe seguir sin reembolsarse. Si la LLC reembolsa ese mismo costo, queda fuera de esta vía.
• No sirve para costos de constitución ni de puesta en marcha. Fuera de la elección de la sociedad, 26 U.S.C. § 709(a) no permite deducción a la sociedad ni a ningún socio por organizar la sociedad, y 26 U.S.C. § 195(a) no la permite por gastos de puesta en marcha.

Sin una cláusula del acuerdo que obligue al socio a pagar, las instrucciones del Schedule E no permiten esta vía y el costo se reembolsa o se aporta. Pida que revisen el acuerdo antes de reclamarlo.

Un socio pagó nuestro dominio, las tarifas de presentación o los honorarios legales antes de que la LLC tuviera una cuenta bancaria: ¿cómo lo compensamos?

Un costo pagado antes de que la LLC tuviera una cuenta bancaria se reembolsa o se deja como aporte, igual que cualquier otro costo. Lo que cambia es cómo lo deduce la LLC, y eso depende de para qué fue.

• Crear la LLC. Los honorarios legales del acuerdo operativo, los honorarios contables de la constitución y las tarifas estatales de presentación son costos de organización (26 CFR 1.709-2). Califican cuando se incurren desde un tiempo razonable antes de que la LLC comience a operar hasta la fecha de vencimiento, sin contar prórrogas, de la declaración del año en que comienza a operar.
• Dejar el negocio listo para abrir. El dominio de un sitio web o la suscripción a un software es un gasto de puesta en marcha cuando sería deducible para un negocio ya existente (26 U.S.C. § 195(c)).
• Después de que el negocio comenzó. Los costos de operación, como la suscripción a un software, son costos operativos ordinarios en el Form 1065, y un dominio u otra compra sigue las reglas tributarias de ese tipo de activo. Las tarifas para crear la LLC siguen siendo costos de organización dentro del período descrito arriba.

Para los costos de organización y de puesta en marcha, la LLC puede deducir un monto limitado en el año en que comienza el negocio y distribuir el resto, a menos que elija capitalizarlos en su Form 1065 presentado a tiempo, prórrogas incluidas. Ninguna de las dos elecciones se puede deshacer (instrucciones del Form 1065; 26 CFR 1.709-1(b); 26 CFR 1.195-1(b)). El socio que pagó no puede reclamar estos costos de forma personal. Los montos, los plazos y el registro se explican en costos de puesta en marcha pagados personalmente antes de la LLC.

El reembolso tiene una regla adicional. Si el socio también traspasa bienes a la LLC, como un dominio registrado a su nombre, el reembolso puede evaluarse como la venta de ese bien a la LLC, con excepciones limitadas en 26 CFR 1.707-4(d). Pida que revisen los hechos.

¿Qué registros y qué acuerdo por escrito necesitamos para que la decisión se sostenga?

Por cada pago, conserve la factura o el recibo que muestre el propósito del negocio, el estado de cuenta que muestre qué socio pagó y cuándo, y una nota de lo que eligieron los socios: reembolsar, aportar o usar el Schedule E. La Publication 583 indica que el comprobante de pago por sí solo no establece una deducción, así que conserve también la factura. Anote la decisión en los libros en la fecha en que se toma, con un correo breve o una nota firmada por cada socio.

El acuerdo de una sociedad puede ser verbal o escrito (Publication 541), pero uno escrito es más fácil de probar ante un prestamista, el IRS o un socio que lo recuerda distinto. Debe indicar:

• si los socios pueden pagar costos de la LLC con su dinero y hasta qué monto;
• si un costo pagado por un socio se reembolsa en un plazo fijo o, por defecto, se acredita como aporte;
• qué costos, si hay alguno, debe asumir cada socio de forma personal, lo que hace posible una deducción en el Schedule E;
• cómo afectan los aportes a las cuentas de capital y a los pagos.

El acuerdo de un año fiscal incluye los cambios que todos los socios aprueban, o que el acuerdo permite adoptar de otra forma, hasta la fecha de presentación de la declaración de ese año, sin contar prórrogas (26 U.S.C. § 761(c); Publication 541). Si el acuerdo no dice nada, la ley local llena el vacío. Las fuentes del IRS no dicen si un cambio hecho después de pagar un costo puede respaldar una deducción en el Schedule E por ese costo. Es una cuestión de hechos, así que ponga el requisito por escrito antes de pagar el costo.

¿Cómo se muestra un aporte en el K-1?

El punto L del Schedule K-1 del socio lo muestra en la línea «Capital contributed during the year»: el efectivo más la base fiscal ajustada de cualquier bien aportado (instrucciones del Form 1065). La línea 2a del Schedule M-2 suma el dinero aportado por todos los socios. El costo en sí también reduce la línea «Current year net income (loss)» de cada socio en su parte. Un reembolso no agrega nada a esa línea.

El punto L informa la cuenta de capital de cada socio con el método de base fiscal, así que los libros que llevan las cuentas de capital de otra forma quizá deban reexpresarse antes de entregar el K-1. También puede diferir de la base fiscal del socio, sobre todo porque la base incluye una parte de la deuda de la sociedad, y cada socio lleva su propio registro de base (instrucciones del Schedule K-1). Una sociedad que cumple los cuatro requisitos de la pregunta 4 del Schedule B no tiene que completar el punto L ni el Schedule M-2. Si nunca se llevaron las cuentas de capital, consulte cómo reconstruir las cuentas de capital de una sociedad.

¿Los pagos desiguales cambian la propiedad o la participación en las ganancias?

Los pagos desiguales no cambian la participación en las ganancias o pérdidas, a menos que el acuerdo de la sociedad las vincule con el capital. Por lo general, el acuerdo fija la parte de cada socio en el ingreso, la pérdida y la deducción (26 U.S.C. § 704(a)), y los porcentajes de ganancias y pérdidas del punto J del K-1 lo siguen (instrucciones del Form 1065). Los pagos dejados como aportes suben las cuentas de capital y la base fiscal. El porcentaje de capital del punto J es la parte que recibiría un socio si la sociedad se liquidara, así que se mueve con las cuentas de capital si el acuerdo paga según los saldos de esas cuentas (instrucciones del Form 1065; 26 CFR 1.704-1(b)(2)(ii)).

Si el acuerdo no dice cómo comparte un socio una partida, o una asignación del acuerdo carece de efecto económico sustancial, la parte sigue los intereses de los socios en la sociedad, y los aportes relativos son un factor (26 U.S.C. § 704(b); 26 CFR 1.704-1(b)(3)). Para que los pagos cambien la propiedad o la participación en las ganancias, enmiende el acuerdo y pida que revisen las nuevas asignaciones; consulte cómo dividir la propiedad entre los socios de una LLC.

¿Y si los socios siguen pagando con su dinero todo el año?

Un hábito constante necesita un arreglo en la forma de pagar los costos, no una etiqueta al cierre del año. Cuatro pasos:

1. Pase los costos recurrentes, como software y suscripciones, a una tarjeta o cuenta de la LLC.
2. Para los costos que aún pasan por un socio, reembolse según un calendario fijo contra recibos, o escriba una regla por defecto en el acuerdo.
3. Registre cada pago cuando ocurra, con el nombre del socio y el tratamiento elegido.
4. Antes de preparar el Form 1065, sume los pagos de cada socio por tratamiento y concílielos con las cuentas de capital.

Los pagos que se repitieron durante varios años sin registro de quién pagó son más difíciles. El tratamiento de cada uno, las cuentas de capital y cualquier Schedule K-1 ya presentado dependen de registros que quizá no existan. Pida que revisen los libros antes de la próxima declaración; consulte ayuda con el registro contable.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Reembolso antes de que la LLC tuviera una cuenta bancaria

La socia A de una LLC de diseño con dos socios paga $1,200 de dominio y software con su tarjeta antes de que la LLC abra una cuenta bancaria. Suponga que el dominio está registrado a nombre de la LLC, que estos serían costos deducibles en un negocio ya abierto, que son los únicos gastos de puesta en marcha de la LLC, que los socios se reparten las ganancias por igual y tienen base fiscal suficiente, y que el negocio comienza más adelante ese año. La LLC le reembolsa a A $1,200 ese año y registra el costo como propio. El reembolso no agrega capital aportado. En el año en que comienza el negocio, la LLC deduce el costo como gasto de puesta en marcha, a menos que elija capitalizarlo. La deducción reduce la cuenta de capital y la base fiscal de cada socio en $600.

Dejado como aporte

El socio B paga $3,000 de honorarios legales de su bolsillo para la revisión de un contrato con un cliente y no quiere reembolso. La LLC registra el gasto de $3,000 y acredita la cuenta de capital de B por $3,000, y la base fiscal de B sube $3,000. El punto L muestra $3,000 de capital aportado por B. Con una división de ganancias de 50/50, el gasto también reduce la parte de ganancia de cada socio en $1,500, lo que pasa a la cuenta de capital y a la base fiscal de cada uno.

Un gasto de la sociedad no reembolsado

El socio C paga $800 al año en viajes con clientes. El acuerdo de la sociedad dice que cada socio cubre sus propios viajes con clientes, y la LLC no se los reembolsa. La LLC no registra nada. C deduce $800 en una línea aparte del Schedule E marcada «UPE». Si C se trata como socio general para el impuesto por trabajo independiente, C reduce el monto de la casilla 14, código A, en $800 antes del Schedule SE. Las partes de los demás socios no cambian.

¿Su caso es distinto?

• Los socios han pagado montos desiguales durante más de un año, los libros nunca registraron quién pagó qué, o se acerca un Form 1065 o un K-1: hay que clasificar cada pago y conciliar las cuentas de capital con los K-1, y quizá el acuerdo operativo necesite un cambio que debe redactar un abogado; consulte ayuda con el registro contable y cómo ponerse al día con libros atrasados.
• Su LLC tributa como corporación S: los accionistas siguen reglas distintas; consulte reembolso de gastos del propietario.
• Una sola persona es propietaria de la LLC: consulte gastos del negocio pagados con una tarjeta de crédito personal.
• Los únicos propietarios son cónyuges: una LLC que les pertenece por completo como propiedad comunitaria (community property) puede informarse como entidad ignorada en lugar de sociedad de personas (Revenue Procedure 2002-69), y entonces nada de esto se aplica. Cambiar después de haber presentado declaraciones de sociedad se trata como una conversión, así que pida que lo revisen; consulte LLC de cónyuges y de familia.
• El socio quiso prestar el dinero: un préstamo tiene su propio registro y sus propias condiciones; consulte aporte o préstamo a su LLC.
• A los socios se les paga por su trabajo o retiran efectivo: consulte pagos garantizados frente a retiros de los socios.
• Un socio traspasó un dominio, equipo u otros bienes a la LLC y se le reembolsó: se aplica la prueba de venta descrita arriba; consulte cómo poner bienes personales en su LLC y pida que revisen los hechos.
• Su división de la propiedad necesita cambiar: consulte cómo dividir la propiedad entre los socios de una LLC.