Registros del Form 5472 de una LLC extranjera de un solo miembro

¿Qué registros debe llevar una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera para el Form 5472?

Libros permanentes y exactos que muestren cada operación entre la LLC y sus partes relacionadas, con los documentos que respaldan cada asiento. Una LLC de EE. UU. que pertenece por completo a una persona extranjera es una entidad ignorada (se ignora para el impuesto sobre la renta), pero un reglamento la trata como corporación para el Form 5472 y sus reglas de registros (26 CFR 301.7701-2(c)(2)(vi)). Sus libros deben bastar para mostrar el trato tributario correcto en EE. UU. de sus transacciones con partes relacionadas (26 CFR 1.6038A-3(a); instrucciones del Form 5472). La LLC presenta el Form 5472 adjunto a un Form 1120 pro forma (las mismas instrucciones). Qué presenta y cuándo está en qué presenta una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera.

El Form 5472 pide totales en dólares por tipo de transacción, así que arme el registro a partir de estados de cuenta y documentos, no de memoria. El reglamento enumera tipos de registros que pueden importar. Es un menú, no una lista de verificación: conserve lo que se relacione con sus operaciones (26 CFR 1.6038A-3(a) y (c)).

El caso deja de ser sencillo cuando su preparador quiere los totales del Form 5472 y usted solo tiene estados de cuenta bancarios, el dinero de la LLC y el suyo están mezclados en una cuenta, los clientes o las plataformas pagan a su cuenta personal en lugar de la de la LLC, usted paga cuentas de la LLC con una tarjeta personal o extranjera, la LLC hace operaciones con sus otras empresas o con su familia, un préstamo abarca varios años, o los años anteriores nunca se registraron. No llevar los registros exigidos acarrea la misma multa de $25,000 que no presentar, y se determina contra la LLC (instrucciones del Form 5472).

Reúna primero:

• Los estados de cuenta bancarios de la cuenta de la LLC desde que se abrió, y de cada cuenta personal o extranjera que pagó costos de la LLC o recibió dinero de la LLC
• Las confirmaciones de transferencias, con el monto enviado y el monto recibido
• Los documentos de constitución, el acuerdo operativo y la carta del EIN de la LLC
• Las facturas de constitución, del agente registrado y de cualquier cargo de presentación
• Los pagarés de préstamos y cualquier acuerdo con una empresa relacionada
• Los números de identificación fiscal, de EE. UU. y extranjeros, de usted y de cada parte relacionada
• Los tipos de cambio que usó y de dónde salió cada uno

El alivio para empresas pequeñas respecto de estas reglas de registros y de la regla del agente que se explica más abajo, por ingresos brutos bajos en EE. UU. o por pagos totales bajos hacia y desde partes relacionadas extranjeras, no cubre a una LLC tratada como corporación de esta manera (26 CFR 1.6038A-1(h) e (i)). Se deben crear y conservar dos tipos de registros si todavía no existen: los registros contables básicos de las operaciones con partes relacionadas y, cuando corresponda, registros suficientes para producir estados de ganancias y pérdidas significativos (26 CFR 1.6038A-3(c)(1), (c)(2)(ii) y (c)(4)).

¿Quién cuenta como parte relacionada para el Form 5472?

Usted, más cualquier persona vinculada con usted o con la LLC según las pruebas de familia, propiedad y control del código tributario. Las instrucciones definen como parte relacionada a un accionista extranjero con una participación directa o indirecta de 25% (el propietario de una LLC de un solo miembro lo es), a cualquier persona vinculada con la LLC o con ese accionista según la sección 267(b) o 707(b)(1), y a cualquier otra persona vinculada con la LLC según la sección 482 (instrucciones del Form 5472; 26 CFR 1.6038A-1(d)).

La propiedad también cuenta a través de otras empresas: cuando usted posee 10% o más de una corporación, lo que ella posee se trata como suyo en proporción a su participación (26 CFR 1.6038A-1(e)(1)).

La tabla supone que el propietario de la LLC es una persona física. Si el propietario es una empresa, quién está relacionado con ella sigue otras pruebas, por ejemplo sus propios propietarios y las empresas del mismo grupo controlado según la sección 267(b)(2) y (3). Mapee la estructura con su preparador.

Las ventas a clientes sin vínculo y las compras a proveedores sin vínculo se quedan en los libros ordinarios. No van en el Form 5472.

Cada parte relacionada con una transacción reportable tiene su propio Form 5472 (26 CFR 1.6038A-2(a)(1)). Lleve una lista de partes relacionadas con el nombre, la dirección, el número de identificación fiscal de EE. UU. si lo tiene, el número de identificación fiscal extranjero si lo tiene, la naturaleza del negocio, el país donde presenta su impuesto sobre la renta como residente y la relación con la LLC de cada una (26 CFR 1.6038A-2(b)(2)). A una parte relacionada extranjera sin número de identificación fiscal de EE. UU. se le da un ID de referencia que la propia LLC asigna: solo letras y números, sin espacios, de hasta 50 caracteres, y se usa igual todos los años. No sustituye el número de identificación fiscal extranjero: el formulario lo pide por separado, y se escribe "None" o "N/A" para un propietario extranjero que no tiene uno (instrucciones del Form 5472).

Las operaciones con una parte relacionada que es una persona de EE. UU. no se detallan en las Parts IV a VI del formulario (instrucciones del Form 5472). Igualmente deben estar en los libros.

¿Qué cuenta como una transacción reportable en el Form 5472?

Cualquier transferencia de dinero o bienes, préstamo, anticipo, aporte o servicio entre la LLC y una parte relacionada, sea cual sea la forma en que se haga y conste o no por escrito (26 CFR 1.482-1(i)(7)). El formulario las clasifica por tipo (Form 5472; instrucciones).

Un préstamo permanece en el registro todos los años en que sigue pendiente, porque el formulario cuenta los préstamos que ya existen al inicio del año (instrucciones del Form 5472). El nombre que usted le dé a un pago no cambia su tipo: un retiro, un aporte adicional o un reembolso sigue siendo dinero que pasa entre usted y la LLC.

Si el dinero que usted envía es un aporte o un préstamo depende de los hechos y de sus documentos, y decide en qué parte del formulario va. Consulte aporte del propietario o préstamo a su LLC para saber cómo decidirlo.

¿Qué pasa con los gastos que yo pago por la LLC, o que la LLC paga por mí?

Una cuenta que usted paga por la LLC generalmente se trata como dinero enviado a la LLC por cuenta de ella, y una cuenta que la LLC paga por usted, como dinero enviado a usted. La definición de transacción abarca cualquier transferencia de dinero, sea cual sea la forma en que se haga, así que ambas se registran (26 CFR 1.482-1(i)(7)). Si es un aporte o un préstamo depende de los hechos.

El IRS aconseja que un negocio nuevo abra una cuenta del negocio y la mantenga separada de una cuenta personal (Publication 583). Cuando el dinero del negocio y el personal comparten una cuenta, los estados de cuenta por sí solos no pueden mostrar qué líneas pertenecen a la LLC. Para probar un pago sin un cheque cancelado, el estado de cuenta debe mostrar el monto, el nombre del beneficiario y la fecha: la fecha de contabilización en una transferencia, la fecha de la transacción en una tarjeta (la misma fuente). Cómo clasificar y registrar línea por línea los meses con dinero mezclado está en cómo separar fondos mezclados.

¿Cuentan los costos de constitución y de cierre?

A menudo. Los montos de constitución y de cierre son reportables cuando pasan entre la LLC y una parte relacionada: la Part V cubre cualquier otra transacción, incluidos los montos pagados o recibidos en relación con constituir, disolver, adquirir o vender la entidad, junto con los aportes y las distribuciones (instrucciones del Form 5472; 26 CFR 1.6038A-2(b)(3)(xi)).

En la práctica, anote el cargo de presentación estatal o del agente registrado cuando lo pague personalmente, el dinero que aportó para abrir la cuenta y, al cerrar, la distribución final de lo que quede y cualquier cargo de cierre que usted pague por la LLC. El dinero que la LLC paga a un agente sin vínculo desde su propia cuenta es un gasto ordinario, no un asiento con una parte relacionada.

El propio ejemplo del reglamento trata como reportables una constitución, un aporte posterior, un pago al propietario y una distribución de liquidación, en cuatro años sucesivos, con obligaciones de informe y de registros en cada uno (26 CFR 1.6038A-2(b)(11), Example 1).

¿Qué debe mostrar cada asiento del registro?

Los datos que alguien necesita para reconstruir la cifra del Form 5472 y compararla con un documento, sin preguntarle a usted.

Una LLC que usa el método de acumulación informa los montos cuando se ganan o se deben, incluidos los montos sin pagar al cierre del año (26 CFR 1.6038A-2(b)(10)). Las instrucciones dicen que en las Parts IV y VI «paid» y «received» incluyen los montos acumulados, sin ese límite (instrucciones del Form 5472), así que si los libros son de efectivo, pregunte al preparador cuál aplica. Registre tanto la fecha de la factura como la fecha del pago, para que una factura de una empresa relacionada que está sin pagar al cierre del año caiga en el año correcto.

¿Qué moneda y qué tipo de cambio uso?

Dólares estadounidenses, conservando la moneda original en cada asiento. Los montos del Form 5472 deben estar en dólares estadounidenses, con una declaración de los tipos de cambio usados (26 CFR 1.6038A-2(c); instrucciones del Form 5472).

Para las declaraciones del impuesto sobre la renta, el IRS hace que cada partida se convierta a dólares al tipo de cambio vigente cuando se recibe, se paga o se acumula, y usa el tipo que refleje mejor el ingreso cuando existe más de uno (IRS: moneda extranjera). No tiene un tipo de cambio oficial y generalmente acepta cualquier tipo publicado que se use de manera uniforme (IRS: tipos de cambio). El Form 5472 solo pide dólares estadounidenses y una declaración de los tipos usados, así que elija una fuente publicada, aplíquela de la misma forma todos los años a la fecha de cada asiento y escriba su nombre y su fecha en cada línea.

Una transferencia enviada en una moneda y recibida en otra puede diferir por las comisiones bancarias y el tipo de cambio del propio banco. Los estados de cuenta muestran ambas cifras. Las fuentes no dicen cuál debe usar el Form 5472, así que conserve ambas en el asiento y consulte al preparador. Para las ganancias y pérdidas cambiarias dentro de los libros de la propia LLC, consulte cuentas en moneda extranjera en libros de EE. UU..

¿Cuándo puedo estimar montos o usar el atajo de montos pequeños?

Ambos se aplican solo a los montos que se informan en el formulario, nunca al registro, que sigue conteniendo cada asiento. La regla de montos pequeños es una conveniencia de informe para cualquier monto igual o inferior al tope.

• Estimación. Cuando los montos reales no se pueden determinar, las instrucciones permiten una estimación razonable: al menos 75% y no más de 125% del monto real. Una estimación fuera de ese rango aún puede aceptarse si usted muestra los hechos pertinentes en una declaración escrita hecha bajo pena de perjurio, y lo decide el IRS (instrucciones del Form 5472; 26 CFR 1.6038A-2(b)(8)). El formulario tiene una casilla que se marca cuando se usan estimaciones.
• Montos pequeños. Si un monto real en una transacción o serie de transacciones con una parte relacionada extranjera no excede $50,000, puede informarse como "$50,000 or less" (instrucciones del Form 5472; 26 CFR 1.6038A-2(b)(9)).

Tres límites a las estimaciones y a la regla de montos pequeños. Una estimación no reemplaza los registros. Las instrucciones no dicen cómo agrupar las transacciones para la prueba de montos pequeños, por ejemplo si los anticipos, los pagos y los intereses de un mismo préstamo cuentan juntos. Y las instrucciones de la Part V no mencionan ninguno de los dos atajos, aunque el reglamento redacta ambos para cualquier monto que exige (26 CFR 1.6038A-2(b)(8) y (9)). Anotar en ese anexo el monto real de cada partida no depende de cómo se resuelvan esas preguntas, aunque las instrucciones no lo llaman puerto seguro. Confirme el enfoque con su preparador.

¿Dónde se deben conservar los registros y en qué idioma?

En EE. UU., salvo que la LLC cumpla las condiciones para conservarlos en el extranjero. Los registros que deben conservarse en EE. UU. pero que normalmente no se conservan allí pueden permanecer fuera si la LLC hace una de dos cosas. Entrega al IRS los originales o las copias solicitados dentro de 60 días desde la solicitud. O los traslada a EE. UU. dentro de ese plazo, entrega al IRS un índice y el nombre y la dirección de un custodio en EE. UU., y los mantiene allí después (26 CFR 1.6038A-3(f)). Una parte relacionada extranjera, como el propietario, o un tercero puede conservarlos para la LLC si se cumplen las mismas condiciones (26 CFR 1.6038A-3(b)(2)). Para los estados de ganancias y pérdidas significativos que la LLC tuvo que crear, el plazo es de 120 días en lugar del plazo de entrega anterior, salvo que se especifique otra cosa, y sus rótulos y su texto deben estar en inglés (26 CFR 1.6038A-3(f)(2)).

Si el IRS lo pide, el propietario, como parte relacionada extranjera, también debe firmar una autorización que nombre a la LLC como su agente limitado para las solicitudes de registros y las citaciones del IRS, y la LLC firma su aceptación. Ambas se entregan al IRS dentro de 30 días desde la solicitud (26 CFR 1.6038A-5(b)(1); 26 USC 6038A(e)). Sin ellas, el IRS puede fijar por sí mismo las deducciones y los costos de bienes de la LLC por esas operaciones (26 CFR 1.6038A-7).

Los registros pueden quedarse en su idioma original. La LLC debe traducir al inglés los documentos solicitados dentro de 30 días desde una solicitud de traducción (26 CFR 1.6038A-3(b)(3)). Cada declaración adjunta al Form 5472 debe estar en inglés (26 CFR 1.6038A-2(c)).

Conserve los registros mientras puedan importar para una operación con una parte relacionada, y al menos hasta que haya vencido el plazo para determinar y cobrar el impuesto del año que esa operación afecta (26 CFR 1.6038A-3(g)). Si nunca se presentó el Form 5472 de un año, el plazo para determinar cualquier impuesto relacionado con la declaración, el evento o el período al que se refiere la información faltante no vence antes de 3 años después de que se entregue la información al IRS. Si el incumplimiento se debió a una causa razonable y no a una negligencia intencional, eso se aplica solo a las partidas relacionadas con el incumplimiento (26 USC 6501(c)(8)). Conserve los registros afectados mientras ese plazo esté abierto. Conservar los registros en EE. UU. es la forma más sencilla de cumplir los plazos de entrega, que se cuentan en días.

¿Qué pasa si no registré el primer año o los dos primeros?

Reconstruya el registro ahora a partir de los documentos originales, empezando por el año más antiguo. Nada en las fuentes permite omitir los primeros años, y el reglamento dice que se deben crear los registros contables básicos si no existen (26 CFR 1.6038A-3(c)(1)). La regla que trata a una LLC de propiedad extranjera como corporación abarca los años fiscales que comienzan después del 31 de diciembre de 2016 y terminan el 13 de diciembre de 2017 o después, por lo que los años anteriores no están cubiertos (26 CFR 301.7701-2(e)(9); instrucciones del Form 5472).

Empiece con los estados de cuenta de cada cuenta que movió dinero hacia o desde la LLC o que pagó sus cuentas. Marque cada línea que movió dinero entre la LLC y una persona o empresa relacionada, agregue los costos de constitución que pagó y calcule el saldo de cada préstamo al inicio y al final de cada año. Anote en el asiento cualquier laguna o estimación, para que nada parezca exacto sin serlo. El método completo, año por año, está en cómo reconstruir los libros para presentaciones omitidas de propietarios extranjeros.

Un año en que entró dinero a la LLC o se pagaron costos de constitución puede contener una transacción reportable. Si ese año necesitaba una presentación depende de los hechos. Si los Forms 5472 de esos años nunca se presentaron, el registro es solo la mitad del trabajo: consulte Forms 5472 omitidos y multas.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los montos están en dólares estadounidenses, y cada LLC usa el año calendario.

Dinero que entra, dinero que sale y una cuenta en una tarjeta personal

Un propietario en Dubái crea una LLC y registra tres partidas.

La cuenta de alojamiento web también es un gasto normal en los libros de la LLC. El anexo de la Part V enumera el aporte de 20,000, los 1,200 según lo acordado y la distribución de 6,000, cada uno con su fecha y su comprobante.

Un préstamo que abarca dos años

El propietario presta a la LLC 40,000 el 1 de febrero del año 1. El 1 de octubre la LLC devuelve 10,000 más 800 de intereses. Suponga que la LLC usa el método de acumulación y que los 800 son todos los intereses acumulados en el año 1.

• Registro, año 1: un anticipo de 40,000 (saldo 40,000), un pago de 10,000 (saldo 30,000) y 800 de intereses, cada uno con el comprobante de la transferencia.
• Formulario, año 1: montos prestados con un saldo inicial de 0 y un saldo final de 30,000, o un promedio mensual, e intereses pagados de 800.
• Año 2: no se mueve dinero, pero el saldo de 30,000 sigue pendiente, así que el registro lo arrastra, y el formulario muestra el saldo como saldo inicial y final. Según el supuesto del método de acumulación, los intereses que se acumulan en el año 2 van en el registro y en la línea de intereses aunque no se hayan pagado.

La otra empresa del propietario le factura a la LLC

El propietario es dueño de toda una empresa de diseño en Vietnam. Esta le factura a la LLC 15,000 por trabajo de diseño, y la LLC paga en dos transferencias. La empresa de diseño es una parte relacionada, así que tiene sus propios asientos en el registro y su propio Form 5472, con un ID de referencia si no tiene número de identificación fiscal de EE. UU. Los pagos van en la Part IV, en la línea de servicios o de otros montos pagados, la que corresponda al trabajo. Conserve el contrato, la factura y las confirmaciones de las transferencias. El contrato y las cotizaciones también muestran cómo se fijó el precio, que es una de las categorías de registros que enumera el reglamento.

¿Su caso es distinto?

• Su preparador le pidió las cifras del Form 5472 y usted solo tiene estados de cuenta bancarios, o la cuenta de la LLC y su dinero personal están mezclados. El registro debe armarse a partir de los estados de cuenta, transferencia por transferencia, y cada transferencia debe clasificarse. Eso es trabajo de contabilidad: consulte ayuda con la contabilidad y cómo separar fondos mezclados.
• Los años anteriores no tienen registro o no tienen presentación. Reconstruya primero el más antiguo, porque el saldo inicial del préstamo de cada año sale del año anterior: consulte cómo reconstruir los libros para presentaciones omitidas de propietarios extranjeros, con ayuda con la contabilidad para la reconstrucción en sí.
• El IRS pidió registros o una autorización de agente, o envió un aviso o una multa. Los plazos corren en días desde la solicitud: consulte Forms 5472 omitidos y multas y ayuda tributaria transfronteriza.
• La LLC vende a través de un marketplace o una tienda de aplicaciones. Los pagos de una plataforma no son transferencias del propietario por sí solos: consulte pagos de plataformas de venta en una LLC de propiedad extranjera.
• Necesita todos los libros, o saca dinero con regularidad. Consulte contabilidad para una empresa estadounidense de propiedad extranjera y cómo pagarse siendo propietario extranjero.
• Usted aporta bienes o servicios en lugar de dinero, o la LLC hace operaciones sin dinero con empresas en el extranjero. Las operaciones sin dinero o por menos de su valor total van en la Part VI con una descripción y una estimación del valor. Un aporte no monetario del propietario también va en el anexo de la Part V, porque no está en la Part IV (26 CFR 1.6038A-2(b)(3)(xi) y (b)(4); instrucciones del Form 5472). Pida a un preparador que coordine las dos divulgaciones: consulte ayuda tributaria transfronteriza.
• Usted paga intereses, honorarios o regalías a una empresa relacionada en el extranjero. El registro anota el pago. Si hay que retener impuesto es otra pregunta: consulte retenciones omitidas en pagos al exterior.
• La LLC tiene un segundo propietario, o eligió tributar como corporación. Esta página cubre una LLC de un solo miembro. Consulte una empresa con un copropietario extranjero y presentaciones de una corporación C de propiedad extranjera. Para financiar una corporación o pagar sus cuentas con dinero personal, consulte cómo aportar dinero a su corporación de EE. UU. desde el extranjero.
• Usted es ciudadano o residente de EE. UU., se mudó a EE. UU. o lo hará durante el año, o presentó una elección de declaración conjunta. El Form 5472 aplica cuando el propietario es una persona extranjera. Para una persona física, eso generalmente significa que no es ciudadano ni residente de EE. UU., y una elección vigente de declaración conjunta según la sección 6013(g) o (h) la saca de la definición (26 CFR 1.6038A-1(f)(1); instrucciones). Las instrucciones no detallan un cambio de condición a mitad de año, así que los años que cuentan dependen de sus fechas. Reúna sus fechas de residencia y cualquier declaración de elección, y consulte qué presenta una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera y ayuda tributaria transfronteriza.