Contabilidad inicial de una LLC nueva: qué decidir primero

¿Qué decide una LLC nueva antes de su primer asiento en la contabilidad?

Una LLC nueva define ocho cosas antes de registrar una transacción: cómo la grava el IRS, su año fiscal, su método contable, su EIN y su cuenta bancaria, si necesita un permiso del impuesto sobre las ventas, cómo paga a los trabajadores, cómo registra los costos que el propietario ya pagó y quién lleva la contabilidad. Estas decisiones están vinculadas y varias necesitan el EIN, así que solicítelo apenas el estado forme la LLC.

Un caso deja de ser sencillo cuando la LLC tiene dos o más miembros, podría elegir el estatus de corporación S, vende bienes gravables en más de un estado, va a contratar personal o ya tiene meses de transacciones en una cuenta personal. Después de la primera declaración, cambiar el método contable generalmente requiere la aprobación del IRS, y cambiar el año fiscal puede requerirla (Publication 538; Publication 583).

Reúna primero: los documentos de formación del estado, el acuerdo operativo, la carta de confirmación del EIN, los datos de la cuenta bancaria y cualquier número de registro estatal. Decida quién llevará la contabilidad y con qué herramienta (un software, una hoja de cálculo o un responsable contable); vea llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable y contabilidad en una hoja de cálculo. Un plan de cuentas que se corresponda con la declaración viene después de estas decisiones; vea el plan de cuentas para el Schedule C. Las presentaciones que vencen después de la formación están en qué presentar después de formar su empresa.

¿Qué contabilidad necesita una LLC de un solo miembro en comparación con una LLC con varios miembros?

Una LLC de un solo miembro lleva la contabilidad de un propietario único: ingresos, gastos, la inversión del propietario y los retiros del propietario (draws), con una cuenta del negocio y un documento detrás de cada asiento. Una LLC con varios miembros suma una cuenta de capital para cada miembro. Una LLC que tributa como corporación suma la nómina de los propietarios que trabajan en ella.

La clasificación fiscal federal, y no el nombre de LLC, decide cuál se aplica. Una LLC nacional con un solo miembro forma parte de la declaración de su propietario, y una con dos o más miembros es una sociedad de personas, salvo que presente el Form 8832 para tributar como corporación (IRS; Form 8832). Los cambios de miembros cambian la clase: una LLC de un miembro que agrega otro pasa a ser una sociedad de personas, y una sociedad de personas que queda con un solo miembro pasa a ser una entidad ignorada (26 CFR 301.7701-3(f)(2)). Cómo tributan las LLC explica la elección en sí.

Una cuenta de capital es un registro continuo de lo que un miembro aportó, ganó y retiró. Los asientos de cada cuenta del propietario están en las cuentas de capital de una LLC.

La elección S se hace en el Form 2553, con el consentimiento de todos los propietarios. La fecha límite ordinaria es 2 meses y 15 días después del inicio del año fiscal en que la elección debe surtir efecto; una LLC nueva cuenta desde el primer día en que tuvo propietarios, activos o negocio. Una elección tardía generalmente surte efecto el año siguiente, salvo que se conceda un alivio, que requiere causa razonable y una solicitud dentro de 3 años y 75 días de la fecha prevista (instrucciones del Form 2553). Solo puede elegir una entidad que cumpla las pruebas de una corporación S, por ejemplo, sin accionistas extranjeros no residentes y con una sola clase de acciones. Una elección a tiempo trata a la LLC como corporación desde la fecha de vigencia sin un Form 8832 aparte, y la contabilidad cambia en esa fecha: una corporación S debe pagar a un accionista que trabaja en el negocio un sueldo razonable como salario antes de hacer otras distribuciones (IRS). Vea si debe elegir el estatus de corporación S para los requisitos y los plazos, alivio por una elección S tardía si se pasó la fecha límite, y la contabilidad después de una elección S.

Los cónyuges que son dueños de una LLC fuera de un estado con bienes gananciales generalmente deben presentar como sociedad de personas. En un estado con bienes gananciales, el IRS acepta el tratamiento de sociedad de personas o de entidad ignorada para una LLC que los cónyuges poseen por completo como bienes gananciales (IRS). Vea las LLC de cónyuges y de familia.

¿Debe una LLC nueva usar el año calendario o un año fiscal distinto?

El año calendario es el año fiscal más común (Publication 538). Una LLC de un solo miembro sigue el año de su propietario; las sociedades de personas y las corporaciones S tienen menos libertad.

Salvo que tenga un año obligatorio, una LLC adopta un año al presentar su primera declaración con él. Obtener un EIN, presentar una prórroga o pagar impuestos estimados no adopta un año (Publication 538).

Una sociedad de personas o una corporación formada a mitad de año presenta una primera declaración que cubre solo el tiempo que existió (Publication 538). Cómo hallar o cambiar un cierre de año está en año fiscal o año calendario.

Efectivo o acumulación: ¿con qué método debe empezar una LLC nueva?

La mayoría de las personas físicas y muchos negocios pequeños usan el método de efectivo (Publication 538), y una LLC nueva puede empezar con él salvo que se aplique uno de los tres límites siguientes. Con el método de efectivo, el ingreso cuenta cuando se recibe y los gastos cuando se pagan; con el de acumulación, el ingreso cuenta cuando se gana y los gastos cuando se incurre en ellos (Publication 583). Una LLC nueva puede elegir cualquier método permitido en su primera declaración sin la aprobación del IRS (Publication 538), y la Publication 583 indica usar el mismo método para calcular el ingreso gravable y para llevar la contabilidad (Publication 583).

Tres cosas pueden quitarle el método de efectivo:

• Estatus de corporación. Una corporación C, incluida una LLC que elige serlo, y una sociedad de personas con un socio que es corporación C generalmente no pueden usar el método de efectivo, salvo que cumplan la prueba de ingresos brutos (ingresos brutos anuales promedio de los 3 años fiscales anteriores iguales o inferiores a $32,000,000) o sean una corporación de servicios personales calificada (sustancialmente todas sus actividades en salud, derecho, ingeniería, arquitectura, contabilidad, ciencias actuariales, artes escénicas o consultoría, y sustancialmente todas sus acciones en manos de los empleados que las realizan, jubilados, sus sucesiones o herederos durante 2 años después de un fallecimiento). Los negocios relacionados que se tratan como un solo empleador se cuentan juntos; un negocio que existe hace menos de tres años usa los años que tiene, anualiza cualquier año corto y cuenta los ingresos de un predecesor (26 U.S.C. 448; Publication 538). Una corporación S no está en este grupo.
• Estatus de refugio fiscal (tax shelter). Un refugio fiscal, término que define la ley, no puede usar el método de efectivo de ningún tamaño; la excepción de ingresos brutos no lo alcanza. El término incluye un sindicato (syndicate): una entidad que no es corporación C y que asigna más de 35% de sus pérdidas a socios comanditarios o empresarios limitados, propietarios que generalmente no la administran de forma activa (26 U.S.C. 448; 26 CFR 1.448-2).
• Inventario. Cuando comprar y vender mercancía es parte de generar ingresos, las compras y las ventas se contabilizan con el método de acumulación. Un contribuyente de pequeño negocio (ingresos iguales o inferiores al mismo límite y que no sea un refugio fiscal) puede optar por no llevar un inventario, pero igual debe usar un método de inventario que refleje con claridad el ingreso (Publication 538).

Después de la primera declaración, pasar del método de efectivo al de acumulación, o al revés, generalmente requiere la aprobación del IRS en el Form 3115 (Publication 538). Si un prestamista, un inversionista o un arrendador va a querer estados con la otra base, decídalo antes de la primera declaración: unos estados de acumulación junto a una declaración de efectivo necesitan registros que los concilien con la declaración (26 CFR 1.446-1(a)(4); instrucciones del Schedule M-3, línea 14). Vea contabilidad de acumulación y declaración con base de efectivo y efectivo o acumulación en un negocio pequeño.

¿Ya necesita la LLC un EIN, y cuándo lo necesita una LLC de un solo miembro?

La mayoría de las LLC nuevas lo necesitan, como muestra la tabla. Solicítelo apenas el estado forme la LLC, porque los bancos piden el EIN y el IRS indica que, de lo contrario, la solicitud puede demorarse. Los EIN son gratuitos, y el IRS advierte contra los sitios web que cobran por uno. La herramienta en línea requiere un lugar principal de negocios en EE. UU. y una parte responsable con un SSN o ITIN; una LLC que no pueda usarla presenta la solicitud por teléfono, fax o correo (IRS).

Solicítelo con tiempo suficiente para tener el número cuando venza una declaración o se haga un depósito (Publication 583).

Una trampa: cuando un cliente pide un Form W-9 a una LLC de un miembro, el IRS indica que una LLC ignorada propiedad de una persona física da el SSN o el EIN del propietario, no el EIN de la LLC (IRS). Si el propietario es una persona extranjera, entrega el Form W-8 que corresponda, aun con un número de identificación fiscal de EE. UU. Una LLC clasificada como corporación o sociedad de personas da su propio EIN (instrucciones del Form W-9).

¿Necesita una LLC nueva una cuenta bancaria y una tarjeta separadas desde el primer día?

El IRS indica a los nuevos dueños de negocios que abran temprano una cuenta de cheques del negocio y la mantengan separada de la personal. La chequera del negocio es la fuente básica para registrar los gastos del negocio, de modo que una cuenta mezclada obliga a clasificar cada asiento después (Publication 583).

Los bancos suelen pedir el EIN, los documentos de formación y el acuerdo de propiedad, y mantener separados los fondos del negocio y los personales respalda la protección de responsabilidad personal limitada (SBA). Si conviene abrir una cuenta y cuándo está en cuenta bancaria del negocio para una LLC.

Desde el primer depósito:

• Deposite todos los ingresos en la cuenta del negocio y rotule cada depósito como ingreso del negocio, fondos personales o un préstamo (Publication 583).
• Pague los costos del negocio con la cuenta o la tarjeta del negocio, y los costos personales con dinero personal. Un retiro personal no es un gasto del negocio; qué cuenta del propietario afecta depende de cómo tribute la LLC (vea las cuentas de capital de una LLC).
• Concilie la cuenta con la contabilidad todos los meses (Publication 583).

El dinero personal y el del negocio que ya se mezclaron se trata en cómo arreglar fondos del negocio y personales mezclados.

¿Necesita la LLC un permiso del impuesto sobre las ventas y qué agrega a la contabilidad?

Solo si las reglas de registro del estado la alcanzan: qué vende la LLC, su vínculo con el estado y cualquier excepción, como un marketplace que cobra el impuesto por ella. Cada estado lo decide, así que consulte a la autoridad tributaria de su estado antes de la primera venta. California es un ejemplo: un vendedor debe tener un permiso de vendedor de California (seller's permit) si hace negocios allí y piensa vender o arrendar bienes muebles tangibles que normalmente estarían sujetos al impuesto sobre las ventas al por menor. La regla abarca a las LLC, el permiso es gratuito y es independiente de una licencia comercial local (CDTFA Publication 73). Un vendedor cuyas ventas de mercancía al por menor se hacen todas a través de un facilitador de marketplace registrado ante la CDTFA no tiene que registrarse; cualquier venta directa puede cambiar eso (CDTFA). Dónde debe cobrar una LLC cuando vende a otros estados está en cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.

Un permiso cambia lo que la contabilidad controla. Como mínimo, hay una cuenta de impuesto sobre las ventas por pagar, porque el impuesto cobrado se debe al estado y no es ingreso (Publication 583). Las reglas propias de cada estado agregan detalles. California, por ejemplo, exige informar una venta en el período en que ocurre aunque se pague después, exige declaraciones para los períodos sin ventas y exige al vendedor conservar certificados de reventa de los clientes que compran sin impuesto. También indica que las personas responsables pueden ser responsables personalmente del impuesto que una corporación o una LLC adeude (CDTFA Publication 73). Otros estados difieren. Los asientos están en asientos contables del impuesto sobre las ventas.

¿Qué debe preparar la LLC para empleados y contratistas?

Una LLC con empleados prepara la nómina antes del primer cheque de pago, y una LLC que paga a contratistas obtiene un Form W-9 de cada contratista de EE. UU. antes del primer pago. Los propietarios no están en la nómina de forma predeterminada.

Una LLC de un miembro sigue siendo una entidad separada para el impuesto sobre el empleo, así que informa los salarios con su propio nombre y EIN (IRS). La mayoría de los empleadores paga un impuesto estatal por desempleo además del federal (Publication 15). Tratar por error a un empleado como contratista puede hacer que la LLC responda por los impuestos sobre el empleo más una multa (Publication 583). El impuesto retenido del pago se mantiene en fideicomiso: una persona responsable que de manera intencional no lo paga, como un ejecutivo, un socio o cualquiera con autoridad para gastar el dinero del negocio, debe una multa de recuperación de fondos fiduciarios igual al impuesto no pagado, y el IRS generalmente tiene 3 años para determinarla (Publication 15; 26 U.S.C. 6672). Un contratista fuera de EE. UU. no usa un W-9 (instrucciones del Form W-9); vea cómo pagar a contratistas en el extranjero. Sin un número de identificación fiscal correcto, un pagador generalmente debe retener 24% de los pagos informables como retención adicional, ya sea que la LLC pague a un contratista o reciba el pago de un cliente (IRS). La preparación formulario por formulario está en cómo preparar la nómina; el informe de los contratistas está en qué contratistas reciben un formulario de impuestos.

Propietarios. Un propietario único no es empleado del negocio (Publication 334). Los pagos a los socios están exentos de la retención del impuesto sobre la renta, del impuesto de Seguro Social y Medicare y del impuesto federal por desempleo, mientras que los ejecutivos de una corporación que trabajan en el negocio son empleados (Publication 15). Los miembros de una LLC que presenta una declaración de sociedad de personas generalmente pagan en su lugar el impuesto por trabajo independiente sobre su parte de las ganancias (IRS). Por eso, la nómina del propietario generalmente empieza solo después de una elección S o de corporación.

¿Cómo registro los costos que pagué de mi bolsillo antes de que la LLC tuviera una cuenta?

Registre cada costo en su fecha y monto originales, con el propietario como origen del dinero. El dinero que un propietario aporta para la LLC es la inversión del propietario, o un préstamo si el propietario y la LLC acuerdan que se devolverá como tal; no es ingreso de la LLC. El IRS indica que los registros deben identificar el origen de los ingresos, para que el dinero del negocio y el que no lo es, y el ingreso gravable y el no gravable, se mantengan separados (Publication 583).

1. Haga una lista de cada costo con su fecha, beneficiario, monto y propósito, y conserve el recibo.
2. Registre el costo y el aporte del propietario (o el préstamo) correspondiente en la fecha en que se pagó.
3. Cuando la LLC le devuelva el dinero al propietario, cancele primero lo que debe: el pago de un préstamo o un reembolso documentado no es un retiro del propietario (draw). Devolver el capital aportado es un retiro del propietario en una LLC de un miembro y una distribución en una sociedad de personas o una corporación, y una distribución de una corporación puede ser un dividendo gravable (26 U.S.C. 301(c)). La devolución en una LLC con varios miembros tiene sus propios límites. Devolverle el dinero al propietario no es un gasto en sí mismo.

Si el costo en sí es deducible ahora, capitalizable o amortizable es una cuestión fiscal aparte: la misma publicación trata la mayoría de los costos anteriores al inicio de las operaciones como gastos de capital con elecciones limitadas. Vea costos de inicio pagados de su bolsillo antes de la LLC, que también cubre la devolución en una LLC con varios miembros.

¿Qué registros debe conservar la LLC desde el primer día?

Salvo en pocos casos, la ley no exige un tipo especial de registros, pero el sistema debe mostrar con claridad los ingresos y gastos, y los documentos de respaldo deben sustentar cada asiento (IRS; Publication 583).

Cuánto tiempo conservar cada registro está en cuánto tiempo conservar los registros de un negocio; los recibos faltantes están en recibos perdidos de gastos del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares estadounidenses.

La LLC de un solo miembro de una diseñadora, formada el 1 de octubre

La LLC se registra ante el estado el 1 de octubre, recibe su EIN y abre una cuenta de cheques con el EIN y los documentos de formación. Su contabilidad empieza el 1 de octubre, con el año calendario de la propietaria y el método de efectivo. Antes de que existiera la cuenta, la propietaria pagó $2,000 de costos de formación con una tarjeta personal. La contabilidad registra $2,000 de costos y $2,000 de inversión de la propietaria, con la fecha en que se pagaron. El 5 de noviembre la LLC le devuelve a la propietaria $2,000, registrados como un retiro de la propietaria, no como un gasto. Si los costos son deducibles es una cuestión aparte.

Una LLC de productos con dos miembros y con impuesto sobre las ventas

Dos amigos, ambos personas físicas que trabajan en el negocio, forman una LLC que revende mercancía. Es una sociedad de personas por defecto, así que presentará el Form 1065 y lleva una cuenta de capital para cada socio; cada socio aporta $25,000 en efectivo, por lo que cada cuenta abre en $25,000. La LLC obtiene su permiso estatal. Sin un socio que sea corporación C ni inversionistas pasivos, y con ingresos muy por debajo del límite de ingresos brutos, puede usar el método de efectivo y, como contribuyente de pequeño negocio, optar por no llevar un inventario, aunque igual debe usar un método de inventario que refleje con claridad el ingreso. Vende $150,000 de bienes gravables, antes del impuesto, en su estado de origen. Con una tasa ilustrativa de 6%, los clientes pagan $9,000 de impuesto sobre las ventas, que queda en una cuenta de impuesto sobre las ventas por pagar hasta que se presente y no es ingreso.

Una LLC que planea una elección S y tiene un empleado

Una LLC de consultoría de un solo miembro, cuyo propietario es ciudadano de EE. UU., planea una elección S con vigencia el 1 de enero siguiente y contrata en noviembre a un empleado de medio tiempo por $2,000 al mes. Antes del primer cheque de pago, prepara las cuentas de gasto de salarios, gasto del impuesto de nómina y pasivo de nómina, reúne el Form I-9 y el Form W-4 del empleado y procesa la nómina con el EIN de la propia LLC. Presenta el Form 2553 a más tardar el 15 de marzo, la fecha límite para una vigencia del 1 de enero; presentado más tarde, la elección generalmente surte efecto un año después, salvo que se conceda un alivio. Hasta el 31 de diciembre el propietario toma retiros (draws). Desde el 1 de enero el propietario también está en la nómina con un sueldo razonable, cualquier otro pago al propietario son distribuciones, y las cuentas de capital cambian de retiros a distribuciones en esa fecha.

¿Su caso es distinto?

• La LLC tiene dos o más miembros, o podría sumar uno: cada miembro necesita una cuenta de capital que coincida con el acuerdo operativo, y los costos que un miembro pagó de su bolsillo pasan por esa cuenta. Una LLC de un miembro que suma otro pasa a ser una sociedad de personas en esa fecha. Vea las cuentas de capital de los socios, las cuentas de capital de una LLC y cómo dividir la propiedad entre los socios de una LLC, y la ayuda con la contabilidad si la contabilidad debe coincidir con la primera declaración de la sociedad de personas.
• Planea una elección S: la contabilidad y la nómina cambian en la fecha de vigencia, y una elección tardía necesita un alivio. Vea si debe elegir el estatus de corporación S y la contabilidad después de una elección S, y la ayuda con la contabilidad si la nómina y las cuentas del propietario deben cambiar en la fecha de vigencia.
• Vende en más de un estado: cada estado puede exigir su propio permiso y sus propias declaraciones. Vea cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas, cómo llevar las ventas por estado para el nexo y cómo registrarse en otro estado, y la ayuda con la contabilidad si las cuentas del impuesto sobre las ventas deben cuadrar con las declaraciones de varios estados.
• Tendrá empleados: vea cómo preparar la nómina, y la ayuda con la contabilidad si las cuentas de nómina deben cuadrar con la primera declaración trimestral.
• Ya hay meses de transacciones en una cuenta personal: la contabilidad necesita una reparación antes de la primera declaración. Vea cómo arreglar fondos del negocio y personales mezclados y cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada, y la ayuda con la contabilidad si la reparación es más de lo que puede ordenar por su cuenta.
• Un propietario vive fuera de EE. UU.: puede que la solicitud del EIN tenga que hacerse por teléfono, fax o correo, y una elección S no está abierta a accionistas extranjeros no residentes. Una LLC de EE. UU. que pertenece por completo a una persona extranjera presenta un Form 1120 pro forma con el Form 5472 en cada año con una transacción informable, y la multa por no presentarlo o por no llevar los registros es $25,000 (instrucciones del Form 5472). Vea cómo formar y dirigir una empresa desde el extranjero, la contabilidad de una empresa de EE. UU. de propiedad extranjera y la presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera, y la ayuda con la contabilidad si la contabilidad debe prepararse en torno a un propietario en el extranjero.
• Está decidiendo si llevará la contabilidad usted mismo: vea llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable, y la ayuda con la contabilidad si la contabilidad debe seguir la declaración de una sociedad de personas o de una corporación S desde el primer mes.