Costo de un CPA para startups: qué define los honorarios

¿Cuánto cuesta al año un CPA para una startup?

Ninguna fuente del gobierno fija los honorarios contables, así que un precio justo depende del alcance: qué declaraciones y formularios presenta la empresa y cuánto trabajo necesitan los libros antes de que alguien pueda prepararlos. Los cargos del gobierno son aparte y fijos: una corporación de Delaware paga como mínimo $400 de impuesto de franquicia por un año completo con el método del capital de valor nominal supuesto, más $50 por el informe anual (Delaware Division of Corporations).

El caso de una startup deja de ser sencillo cuando tiene años sin presentar, un propietario extranjero, empleados en más de un estado, una elección del crédito por investigación que solo funciona con una declaración presentada a tiempo, o libros con meses de atraso. Cada uno agrega trabajo que una cotización debe nombrar.

Reúna antes de pedir una cotización: las declaraciones federal y estatal del año pasado, los estados de cuenta del banco y de las tarjetas, la tabla de capitalización con los SAFE y los pagarés, los reportes de nómina y cualquier aviso de Delaware, del estado o del IRS.

¿Qué cargos son fijos sin importar quién haga el trabajo?

El impuesto de franquicia de Delaware, su cargo por el informe anual y el impuesto mínimo del estado de origen se deben cobre lo que cobre un contador. Una cotización baja no los reduce, y una cotización puede no incluirlos.

Una startup con millones de acciones autorizadas puede recibir un aviso de Delaware muy por encima de estos mínimos con el método de acciones autorizadas; recalcular con el método del capital de valor nominal supuesto con frecuencia lo reduce. Vea el impuesto de franquicia de Delaware.

California cobra su impuesto mínimo de franquicia a toda corporación constituida, registrada o que hace negocios allí, pero una corporación recién constituida o recién calificada no lo paga en su primer año fiscal (California FTB). Otros estados fijan sus propios mínimos; el calendario de la corporación C de Delaware tiene una fila por cada estado de origen común.

¿Qué trámites aumentan el costo de presentar el Form 1120?

Cada trámite de la tabla es trabajo aparte, así que una cotización debe decir cuáles cubre. El mayor salto en la declaración federal es el balance general: una corporación omite los Schedules L, M-1 y M-2 solo cuando tanto sus ingresos totales como sus activos totales al cierre del año son inferiores a $250,000 (Schedule K, pregunta 13, en las instrucciones del Form 1120).

Una pequeña empresa calificada puede elegir usar hasta $500,000 de su crédito por investigación contra la parte del empleador del impuesto del Seguro Social y, después, contra el impuesto de Medicare (instrucciones del Form 8974). La elección debe hacerse a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración original, incluidas las prórrogas (instrucciones del Form 6765). Vea el crédito por investigación contra el impuesto de nómina.

¿Por qué sube la tarifa después de levantar capital?

Una ronda pone efectivo en el balance general, y eso solo puede llevar los activos al cierre del año por encima de $250,000, lo que activa los Schedules L, M-1 y M-2. El dinero de un SAFE o de una ronda con precio generalmente no es ingreso, pero debe registrarse bien para que el balance general cuadre con la tabla de capitalización; vea SAFE y pagarés convertibles.

Ese dinero suele servir para contratar, lo que trae declaraciones de nómina, otorgamientos de opciones que generan Forms 3921 cuando los empleados las ejercen, y gasto en investigación que puede respaldar los Forms 6765 y 8974. Los inversionistas también suelen pedir estados financieros mensuales, lo que significa libros cerrados cada mes y no una vez al año. Para preparar los libros antes de una ronda, vea limpiar su contabilidad antes de levantar capital.

¿Cuánto cuesta al mes la contabilidad de una startup y qué la mueve?

El precio mensual de la contabilidad solo tiene sentido junto con su alcance: cuántas cuentas bancarias y de tarjeta, cuántas transacciones, si se concilian la nómina y los contratistas, y si los libros se llevan por el método de efectivo o de acumulación.

• Al día cada mes: cada cierre es pequeño y la declaración del año parte de libros terminados.
• Con meses de atraso: alguien debe reconstruir los meses faltantes a partir de los estados de cuenta antes de poder preparar una declaración, y eso suele cotizarse como trabajo de regularización aparte. Vea poner al día la contabilidad atrasada.
• Efectivo o acumulación: los libros por acumulación registran las facturas por pagar, los cobros anticipados de clientes y los gastos pagados por adelantado, así que cada mes lleva más trabajo. Una corporación C generalmente debe usar el método de acumulación para efectos fiscales cuando sus ingresos brutos promedio superan $32,000,000; los inversionistas pueden querer estados por acumulación mucho antes. Vea pasar del método de efectivo al de acumulación.

El Schedule M-1 concilia el ingreso de los libros con el ingreso gravable de la declaración (IRS), así que unos libros desordenados suben la tarifa de la declaración y también la de la contabilidad.

¿La nómina o un equipo en otro estado suman costo?

Sí. Los empleados traen el Form 941 federal cada trimestre, el Form 940 cada año y los Forms W-2, que vencen el 1 de febrero de 2027 para los salarios pagados en el año fiscal de la página (Publication 15). Los depósitos tardíos de impuestos de nómina generan multas de del 2% al 15% del monto atrasado, según el atraso y si el IRS ya envió un aviso (Publication 15). Si no se pagan los impuestos retenidos de ingresos, Seguro Social y Medicare, el IRS puede cobrar la multa de recuperación de fondos en fideicomiso (trust fund recovery penalty), igual al monto impago, a cada persona responsable de pagarlos que deliberadamente no lo hizo, como un fundador que firma los cheques (Publication 15).

Un empleado que trabaja en otro estado normalmente implica registrarse allí para la retención de nómina y el seguro de desempleo, y puede dar a la corporación presencia suficiente para deber la declaración de impuesto sobre la renta o de franquicia de ese estado. Cada estado fija sus reglas; vea impuesto sobre la renta de negocios en otros estados.

¿Una tarifa basada en nuestro reembolso o crédito es una señal de alerta?

Sí. El IRS aconseja a los contribuyentes evitar a los preparadores que basan sus honorarios en un porcentaje del reembolso (IRS Topic 254). Las reglas del IRS para los profesionales, la Circular 230, tratan una tarifa basada en un porcentaje del reembolso o de los impuestos ahorrados como una tarifa contingente y restringen las tarifas contingentes en el trabajo con declaraciones (31 CFR 10.27). Un tribunal federal impidió que el IRS aplique esa restricción a las tarifas de solicitudes de reembolso ordinarias (Ridgely v. Lew), así que la advertencia del IRS es la guía más firme.

La misma precaución se aplica a la oferta de reclamar un crédito por investigación a cambio de una parte del crédito. Una tarifa atada al resultado premia una reclamación más grande, mientras que solo la corporación responde ante el IRS por ella. Una tarifa fija o por hora para un alcance definido evita ese incentivo. Para saber qué más preguntar, vea elegir un contador para una startup.

¿Qué debe incluir una cotización y qué suele cobrarse aparte?

Una cotización debe enumerar cada declaración y formulario por nombre y año, para poder comparar dos cotizaciones línea por línea. El trabajo fuera de esa lista suele facturarse aparte.

¿Qué multas suman las presentaciones tardías?

Presentar tarde cuesta las multas de abajo más el trabajo de ponerse al día, lo que normalmente hace que un año omitido cueste más de lo que habría costado uno al día. A una declaración corporativa tardía se le cobra 5% del impuesto impago por cada mes o fracción de mes, hasta 25% (instrucciones del Form 1120).

Una corporación de Delaware que pasa un año sin pagar su impuesto de franquicia o sin presentar su informe anual ve su constitución declarada nula (void) (Delaware Code, title 8, section 510), y reactivarla es otro trámite más.

Una startup con pérdida y sin impuesto adeudado no debe multa federal por presentación tardía de su Form 1120, porque esa multa se calcula sobre el impuesto impago. Aun así, una declaración tardía pierde la elección del crédito por investigación contra la nómina de ese año, que debe estar en una declaración presentada a más tardar en su fecha de vencimiento con prórrogas. Una corporación de propiedad extranjera enfrenta multas aparte por el Form 5472; vea qué necesita un preparador para una corporación de propiedad extranjera. Para pedir alivio, vea multas por presentación y pago tardíos.

¿Hacerlo nosotros mismos termina costando menos?

En un año sin ingresos, bajo la prueba de $250,000, sin nómina y con un solo estado, presentar usted mismo la declaración puede ser manejable; vea la primera declaración corporativa de una startup sin ingresos.

Cuando la empresa levanta capital, contrata o reclama créditos, el riesgo pasa a lo que es difícil de corregir después. La elección del crédito por investigación contra la nómina y la opción de crédito reducido de la sección 280C solo pueden hacerse en una declaración original presentada a tiempo, y la opción de la sección 280C no puede hacerse ni cambiarse en una declaración enmendada (instrucciones del Form 6765). Un balance general que no cuadra con los libros se arrastra a cada declaración posterior y a la debida diligencia de los inversionistas.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Pre-seed, sin ingresos, operando desde California

Una corporación de Delaware constituida el 1 de julio, con 10,000,000 de acciones autorizadas, no levanta capital y gasta dinero de los fundadores. Delaware prorratea el primer año parcial, así que con el método del capital de valor nominal supuesto paga cerca de la mitad del mínimo anual de $400, es decir $200, más $50 del informe; desde el segundo año, $400 más $50. Se registra en California el año en que se constituye, así que, como corporación recién calificada, no debe el impuesto mínimo de franquicia de California en su primer año fiscal, y debe $800 desde el segundo. Los ingresos y los activos se mantienen bajo $250,000, así que su Form 1120 no lleva Schedule L. El alcance es una declaración federal, una declaración de California y el informe de Delaware.

Ronda semilla: $2,000,000 en SAFE, cuatro empleados en dos estados

El efectivo al cierre del año lleva los activos muy por encima de $250,000, así que el Form 1120 necesita los Schedules L, M-1 y M-2. Los empleados en dos estados implican registro y declaraciones de nómina en ambos, y posiblemente dos declaraciones estatales de impuesto sobre la renta o de franquicia. La nómina federal trae cuatro Forms 941, un Form 940 y cuatro Forms W-2. Dos empleados ejercieron opciones sobre acciones de incentivo, así que son dos Forms 3921. Como pequeña empresa calificada, la empresa reclama el crédito por investigación en el Form 6765 y elige usarlo contra el impuesto de nómina; luego adjunta el Form 8974 a sus Forms 941 desde el primer trimestre posterior a la presentación de su Form 1120. Cada uno de estos puntos es alcance que una cotización debe enumerar.

Dos años sin presentar

• Año uno: una pérdida y sin impuesto adeudado, así que no hay multa federal por presentación tardía, pero se pierde cualquier elección del crédito por investigación contra la nómina de ese año. No se pagó el impuesto completo de Delaware de $400 del año ni se presentó el informe, lo que suma una multa de $200 y 1.5% mensual de intereses sobre los $600, cerca de $9 al mes.
• Año dos: lo mismo otra vez, con un segundo informe de Delaware atrasado y los intereses del primero aún corriendo. Un año después del primer pago omitido, Delaware trata la constitución como nula, así que la empresa debe reactivarse antes de volver a tener situación regular (good standing).
• Año tres: la declaración actual, preparada solo después de reconstruir dos años de libros.

La regularización cuesta los libros reconstruidos, dos declaraciones tardías, las multas de Delaware, los intereses y la reactivación, más las elecciones perdidas: más que presentar cada año a tiempo.

¿Su caso es distinto?

• Está eligiendo a quién contratar: vea elegir un contador para una startup.
• Una persona o empresa extranjera es dueña de la corporación: vea qué necesita un preparador para una corporación de propiedad extranjera y reciba ayuda con impuestos corporativos.
• Quiere presentar usted mismo el primer Form 1120: vea la primera declaración corporativa de una startup sin ingresos.
• Faltan declaraciones de años anteriores: vea poner al día las declaraciones comerciales sin presentar y reciba ayuda con impuestos corporativos.
• Los libros tienen meses de atraso: vea poner al día la contabilidad atrasada o reciba ayuda con la contabilidad.
• Los inversionistas quieren libros por acumulación, o los ingresos superaron el límite: vea pasar del método de efectivo al de acumulación.
• El aviso de Delaware es muy alto: vea el impuesto de franquicia de Delaware.
• Se acerca una ronda: vea limpiar su contabilidad antes de levantar capital.
• Quiere el crédito por investigación contra la nómina: vea el crédito por investigación contra el impuesto de nómina y reciba ayuda con impuestos corporativos.