Form 1120-S por su cuenta: ¿puede prescindir de un CPA?

¿Puedo preparar y firmar yo mismo el Form 1120-S, o necesito un CPA?

Sí. Una corporación S puede preparar su propio Form 1120-S, y uno de sus ejecutivos lo firma y le pone la fecha. Las instrucciones del IRS mencionan al presidente, al vicepresidente, al tesorero, al subtesorero, al director de contabilidad o a otro ejecutivo autorizado para firmar.

Las reglas del preparador pagado se aplican solo a quien cobra. Si la declaración la completa un empleado de la corporación, o cualquier persona sin cobrar, la sección «Paid Preparer Use Only» queda en blanco. Quien cobra por prepararla debe firmar, anotar un número de identificación fiscal de preparador (PTIN) y entregar una copia a la corporación (IRS).

Preparar los formularios es la parte mecánica. El software no decide cinco aspectos de los que depende la declaración; cada uno se explica más abajo:

1. Sueldo del propietario. Si los salarios de un propietario que trabaja en la empresa son razonables.
2. Base fiscal. La base de acciones y de préstamos de cada accionista, que decide si las distribuciones están libres de impuestos y si las pérdidas son deducibles.
3. Libros. Si el balance general de la declaración coincide con los libros.
4. Elección. Si el IRS aceptó la elección S y sigue vigente.
5. Estados. Si algún estado necesita su propia declaración.

La declaración deja de ser sencilla cuando se pagaron distribuciones pero nunca se hizo nómina, la base o el balance general no cuadran, años anteriores se presentaron de otra manera o no se presentaron, no se encuentra la carta de aceptación del IRS, o los ingresos provienen de más de un estado. Las secciones siguientes tratan cada caso por turno, y la última sección indica adónde ir con cada uno.

Reúna antes de empezar: los libros y los estados de cuenta bancarios del año, los informes de nómina, la declaración del año pasado, los registros de acciones y préstamos de cada accionista (y cualquier Form 7203 anterior), el EIN de la corporación y la carta del IRS que acepta el Form 2553.

Además del 1120-S, ¿qué otras declaraciones presento: K-1, nómina y declaraciones estatales?

Además del 1120-S, la corporación presenta un Schedule K-1 por cada accionista, declaraciones de nómina si paga salarios, y una declaración estatal donde algún estado la pida.

Un ejecutivo de la corporación que presta más que servicios menores y recibe pago, o tiene derecho a recibirlo, es un empleado, y ser accionista no cambia eso (IRS). Para un propietario que trabaja en la empresa, eso significa una cuenta de nómina, declaraciones de nómina y un Form W-2.

Una elección S federal no resuelve el trato estatal. California, por ejemplo, generalmente exige el Form 100S a una corporación S que está constituida, hace negocios o está registrada allí, o que tiene ingresos de fuente californiana (California FTB), mientras que Nueva York no trata automáticamente como corporación S de Nueva York a una corporación S con elección federal, salvo que la ley lo exija (Departamento de Impuestos de Nueva York). Para otros estados, consulte impuesto sobre los ingresos de negocios en otros estados; para el impuesto opcional a nivel de la entidad en el estado, consulte impuesto de entidades transparentes por estado.

¿El software de impuestos puede preparar el 1120-S y puedo presentarlo yo mismo por vía electrónica?

El software de impuestos puede preparar el Form 1120-S. Una corporación presenta por vía electrónica mediante software para negocios aprobado por el IRS o mediante un profesional de impuestos que sea proveedor autorizado de presentación electrónica (IRS). El IRS mantiene una lista de proveedores aprobados de presentación electrónica para negocios.

La presentación electrónica es opcional para la mayoría de las corporaciones S. Se vuelve obligatoria cuando la corporación presenta 10 o más declaraciones de cualquier tipo en el año calendario, contando las de impuesto sobre la renta, impuestos de nómina, impuestos especiales y declaraciones informativas (instrucciones del IRS). Las declaraciones trimestrales de nómina, la declaración anual por desempleo y los Forms W-2 o 1099 cuentan para ese número, así que una corporación S con nómina puede alcanzarlo. Se puede solicitar una dispensa por dificultad. Por debajo de ese número, la corporación puede presentar en papel en la dirección que indica la tabla «Where To File» de las instrucciones.

Dos puntos para verificar antes de enviar nada:

• Un ejecutivo igual firma. Mediante un originador de declaraciones electrónicas, el ejecutivo puede firmar con un PIN en el Form 8879-CORP. Si presenta en línea sin originador, el ejecutivo firma el Form 8453-CORP, que se escanea en PDF y se envía con la declaración (IRS: Form 8879-CORP; IRS: Form 8453-CORP). Ninguno de los dos formularios se envía por correo al IRS. En el Form 8879-CORP, el ejecutivo declara, bajo pena de perjurio, haber examinado una copia de la declaración.
• Se requiere un EIN. Una corporación que presenta por vía electrónica no puede escribir «Applied for» en lugar de un EIN (instrucciones del IRS).

¿Cuándo vence el Form 1120-S y qué agrega el Form 7004?

El Form 1120-S vence el día 15 del 3.er mes después de que termina el año fiscal: 15 de marzo para una corporación con año calendario. Si ese día es sábado, domingo o feriado legal, se aplica el siguiente día hábil (instrucciones del IRS).

El Form 7004 da una prórroga automática de seis meses para presentar, lo que lleva a una corporación con año calendario al 15 de septiembre. Debe presentarse a más tardar en la fecha de vencimiento regular, una vez por cada declaración, y no requiere firma. No extiende el plazo para pagar ningún impuesto adeudado (IRS: instrucciones del Form 7004).

Cómo presentarlo, qué no extiende y qué pagar ahora se explica en cómo extender el plazo de una declaración de negocio cuando los libros no están listos.

¿El software revisa que el sueldo de mi corporación S sea razonable?

No. El software generalmente usa la cifra de remuneración de ejecutivos que se ingresa; no decide si esa cifra es razonable. Una corporación S debe pagar a un accionista-empleado una remuneración razonable por sus servicios antes de hacer distribuciones que no sean salarios, y el IRS puede reclasificar los pagos de distribuciones, que no llevan impuestos de nómina, a salarios (IRS).

El IRS indica que lo clave es lo que el propietario hizo para la corporación, juzgado según el origen de sus ingresos brutos. Entre los factores que menciona están las funciones, el tiempo y el esfuerzo, la capacitación y la experiencia, y lo que pagan negocios comparables por servicios similares. Los tribunales han tratado las distribuciones como salarios cuando un propietario que trabajaba en la corporación tomó distribuciones en lugar de salarios (IRS).

Distribuciones sin nómina es el patrón detrás de ese riesgo de reclasificación, así que la pregunta sobre los salarios queda abierta antes de preparar la declaración. El sueldo en sí se explica en sueldo del propietario de una corporación S; si este año no se hizo nómina, consulte corporación S que nunca hizo nómina.

¿Quién lleva el control de mi base de acciones y de préstamos, y cuándo presento el Form 7203?

Cada accionista lleva el control de su propia base de acciones y de préstamos; la corporación no lo hace. La base es, a grandes rasgos, lo que el propietario ha aportado (el costo de las acciones, más los préstamos que el propietario hizo a la corporación), aumentada por la parte del propietario en los ingresos y reducida por las pérdidas y las distribuciones. El IRS indica que llevar ese control es responsabilidad del accionista, y que el K-1 muestra el monto de una distribución que no es dividendo, no cuánto de ella es gravable (IRS).

La base importa porque una distribución que no es dividendo (la mayoría de las distribuciones de una corporación S) está libre de impuestos solo hasta la base de las acciones (la base de préstamos no cuenta para las distribuciones), y deducir una pérdida también requiere base (IRS). Un accionista presenta el Form 7203 cuando reclama una deducción por su parte de una pérdida total, recibe una distribución que no es dividendo, se deshace de acciones o recibe de la corporación el pago de un préstamo (IRS: instrucciones del Form 7203). El IRS sugiere conservar el formulario incluso en los años en que no se exige.

El formulario de cada año parte de la base final del año anterior, así que un año inicial faltante hace más difíciles todos los años siguientes. Para calcular la base a partir de los libros, consulte base del accionista de una corporación S; para distribuciones que superan la base, consulte distribuciones de una corporación S por encima de la base.

¿El balance general (Schedule L) y el Schedule M-2 deben cuadrar con mis libros?

El balance general es el Schedule L, y debe coincidir con los libros y registros de la corporación (instrucciones del IRS). El Schedule M-1 concilia la utilidad contable con la utilidad fiscal. No hay que completar los Schedules L y M-1 cuando la corporación responde «Yes» a la pregunta del Schedule B sobre ingresos totales y activos totales, ambos por debajo de $250,000 (pregunta 11 en el formulario de 2025; las instrucciones definen los ingresos totales de modo que incluyen más que las ventas). El formulario no menciona ninguna excepción para el Schedule M-2 (IRS: Form 1120-S).

El Schedule M-2 analiza la cuenta de ajustes acumulados, que es una cuenta de la corporación, y las cuentas relacionadas. Las instrucciones recomiendan que toda corporación S lleve la cuenta de ajustes acumulados (instrucciones del IRS). Es independiente de la base de acciones de cada accionista en el Form 7203.

Un balance general que no cuadra, o libros que no coinciden con el banco, apuntan a un problema de contabilidad que se debe corregir antes de la declaración, no a un problema del software. Consulte balance general de una corporación S que no cuadra.

¿Cuánto cuesta un error o presentar tarde el Form 1120-S?

Un Form 1120-S tardío puede multarse por accionista y por mes, incluso cuando no se debe ningún impuesto.

La estructura proviene de las instrucciones del Form 1120-S. El monto por accionista se ajusta por inflación y depende del año en que venció la declaración; para un año anterior, use las instrucciones de ese año. La causa razonable puede eximir las multas. Las instrucciones dicen que no se adjunte una explicación a la declaración; si llega un aviso, envíe entonces una explicación al IRS. Para pedir que se eliminen, consulte multas por presentación y pago tardíos.

El impuesto de nómina sin pagar agrega un riesgo personal. Una persona responsable (puede serlo un ejecutivo, un empleado, un director o un accionista) que de manera intencional no cobra o no entrega los impuestos de nómina retenidos puede ser personalmente responsable conforme a 26 U.S.C. 6672 por la totalidad de los impuestos retenidos y no pagados: el impuesto sobre la renta y los impuestos del Seguro Social y Medicare del empleado (IRS). El IRS generalmente tiene 10 años después de la determinación para cobrar (26 U.S.C. 6502). Consulte sueldo del propietario de una corporación S.

Un error también llega a la declaración personal de cada accionista. Un accionista debe informar las partidas del K-1 de la misma manera que la corporación, o presentar el Form 8082 para señalar la diferencia, y pide a la corporación un K-1 corregido en lugar de cambiar su copia (IRS: instrucciones del K-1). Para corregir una declaración ya presentada, consulte cómo corregir una declaración de negocio ya presentada.

¿Cómo sé que mi elección S es válida y qué hago si el Form 2553 nunca fue aceptado?

Una corporación presenta el Form 1120-S solo si eligió el estatus S en el Form 2553, el IRS aceptó la elección y la elección sigue vigente (instrucciones del IRS). Busque la carta de aceptación del IRS.

Cuatro verificaciones:

• Elegibilidad. Una corporación nacional que solo tiene accionistas permitidos (personas físicas y ciertos fideicomisos y sucesiones; no sociedades de personas, corporaciones ni extranjeros no residentes), no más de 100 accionistas y una sola clase de acciones (IRS).
• Firmas. Todos los accionistas firman el Form 2553. El cónyuge con un interés comunitario en las acciones o en sus ingresos también debe dar su consentimiento (IRS: instrucciones del Form 2553).
• Plazo. El formulario se presenta a tiempo si se presenta en cualquier momento durante el año fiscal anterior a aquel en que la elección entra en vigor, o a más tardar 2 meses y 15 días después del inicio del año en que entra en vigor. Si el IRS no ha respondido dentro de los 2 meses posteriores a la presentación, las instrucciones indican que se haga un seguimiento (IRS: instrucciones del Form 2553).
• Sigue vigente. La elección sigue vigente hasta que termina. Termina automáticamente el día en que la corporación deja de cumplir las reglas de elegibilidad, por ejemplo cuando un extranjero no residente pasa a ser accionista o existe una segunda clase de acciones, y termina si los titulares de más de la mitad de las acciones la revocan. Una nueva elección después de una terminación generalmente necesita el consentimiento del IRS para cualquier año anterior al quinto año fiscal después del primer año fiscal en que la terminación entró en vigor (IRS: instrucciones del Form 1120-S).

Una carta de aceptación perdida se puede reponer, y perderla no afecta una elección aceptada (Rev. Proc. 2022-19). Si el IRS no tiene ninguna elección registrada, es posible que la corporación no sea una corporación S en los años en cuestión. Un Form 2553 presentado con el Form 1120-S generalmente es una elección tardía (IRS: instrucciones del Form 1120-S). El alivio por una elección tardía depende de los hechos, como la causa razonable y si la corporación y todos sus accionistas informaron los ingresos como si la elección estuviera vigente, y generalmente debe solicitarse dentro de 3 años y 75 días de la fecha de entrada en vigor prevista (IRS: alivio por elección tardía). Cubre solo una elección que de otro modo sería válida. La solicitud debe incluir todos los consentimientos requeridos de los accionistas, y un consentimiento faltante puede corregirse con el procedimiento que corresponda a la presentación (instrucciones del Form 2553; Rev. Proc. 2022-19). Un accionista no elegible invalida la elección para ese año, aunque ciertos defectos inadvertidos pueden recibir alivio conforme a la sección 1362(f) (IRS). Consulte alivio por elección tardía de corporación S.

Tengo un empleo con Form W-2 y un negocio secundario como corporación S: ¿qué hace más sencilla o más difícil una declaración preparada por mí mismo?

Un empleo con Form W-2 en otro lugar no cambia lo que presenta la corporación S. La prueba del IRS considera los servicios que el accionista presta a la corporación S y lo que el accionista recibe de ella; las páginas del IRS citadas arriba no hacen ninguna excepción para un accionista con otro empleo. Si conviene mantener la corporación S es otra pregunta, que se explica en si conviene elegir el estatus de corporación S.

La tabla muestra dónde el trabajo es más liviano o más pesado. No decide si una declaración es correcta.

Para saber cuánto cuestan una declaración anual y los libros, consulte costo de la contabilidad de una corporación S.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares estadounidenses. Las cifras de salarios son datos inventados, no una referencia de sueldo razonable.

Un negocio secundario sin nómina

Una diseñadora gana US$90,000 en un empleo con Form W-2 y es dueña de una corporación S que ganó US$40,000, todo pagado como distribuciones sin nómina. El software producirá una declaración con esas cifras. Pero US$40,000 de distribuciones a una propietaria que trabaja en la empresa, sin salarios, es el patrón que el IRS dice que puede reclasificar como salarios. La pregunta sobre los salarios queda abierta hasta que se resuelva, y afecta la declaración.

Una declaración sencilla con tres cosas que cuadrar

Una consultora es la única accionista; la corporación nunca ha sido una corporación C y no tiene préstamos de accionistas. La corporación tiene US$150,000 de ingresos antes de pagar al propietario, paga a la consultora US$60,000 en salarios y distribuye US$50,000. La utilidad ordinaria del negocio después de los salarios es de unos US$90,000, sin contar los impuestos de nómina. Suponga que la consultora empieza el año con US$10,000 de base ajustada de acciones (lo que pagó por las acciones) y no tiene otros ajustes de base, de modo que la base final de las acciones es de unos US$50,000 (US$10,000 más US$90,000 menos US$50,000). Como la consultora recibió una distribución que no es dividendo, el Form 7203 se presenta con la declaración personal de la consultora. La declaración es sencilla solo si se hace la nómina, el Schedule L coincide con los libros y la base se arrastra desde el primer año.

Una declaración tardía con dos accionistas

Una corporación S con dos accionistas presenta con cuatro meses de atraso una declaración que vencía en 2026. Con la tarifa federal de US$255 por accionista por mes para una declaración que vence en 2026, la multa es 2 accionistas x 4 meses x US$255, es decir, US$2,040, antes de intereses y de cualquier multa basada en el impuesto. El conteo es por accionista y por mes, así que agregar un accionista la aumenta.

¿Su situación es distinta?

• La corporación pagó distribuciones pero nunca hizo nómina: primero van los salarios y las declaraciones de nómina. Consulte corporación S que nunca hizo nómina y sueldo del propietario de una corporación S. Si la nómina falta en los libros, primero va la ayuda con la contabilidad; la ayuda con impuestos corporativos sigue si la declaración se ve afectada.
• La base o el balance general no cuadran: consulte balance general de una corporación S que no cuadra, base del accionista de una corporación S y distribuciones por encima de la base. Los libros que no coinciden con el banco son un problema de contabilidad que se debe resolver antes de preparar la declaración; una base que aún no concilia es una pregunta para la ayuda con impuestos corporativos.
• Años anteriores se presentaron en el Schedule C o no se presentaron: consulte corporación S informada en el Schedule C y cómo ponerse al día con declaraciones de negocio sin presentar. Los años faltantes requieren libros al día y ayuda con impuestos corporativos para determinar qué declaraciones hay que corregir.
• No se encuentra la carta de la elección: consulte alivio por elección tardía de corporación S. Qué años se ven afectados es una pregunta para la ayuda con impuestos corporativos.
• Los ingresos provienen de más de un estado: consulte impuesto sobre los ingresos de negocios en otros estados e impuesto de entidades transparentes por estado, con ayuda con impuestos corporativos si más de un estado necesita una declaración.
• Un accionista vive en el extranjero o no es ciudadano de EE. UU.: un extranjero no residente no puede ser accionista, así que el estatus en EE. UU. de cada propietario importa. Consulte propietario de una corporación S de EE. UU. que vive en Canadá y recurra a la ayuda con impuestos transfronterizos antes de preparar la declaración.
• La declaración ya está atrasada o se presentó mal: consulte multas por presentación y pago tardíos y cómo corregir una declaración de negocio ya presentada, con ayuda con impuestos corporativos si llegó un aviso.