Ingenieros extranjeros en un centro de datos de EE. UU.: salarios e impuestos de la empresa

¿Los empleados extranjeros pagan impuestos en EE. UU. por trabajar unas semanas?

Los salarios de empleados extranjeros por trabajo en EE. UU. generalmente son gravables desde el primer día de trabajo, incluso en visitas cortas. La exención para viajeros comerciales exige cumplir todas las condiciones indicadas abajo, incluido un pago no mayor de $3,000. Las exenciones de tratados y otras exenciones legales son independientes. El Seguro Social y Medicare generalmente aplican por separado; los trabajos de instalación de la matriz también pueden generar obligaciones tributarias empresariales en EE. UU. (IRS Publication 519, guía de la autoridad tributaria federal de EE. UU.).

Una visa B-1 de visitante de negocios no exime por sí sola los salarios de empleados extranjeros por trabajo en EE. UU.; siguen rigiendo las excepciones tributarias indicadas abajo (reglas del IRS para empleadores extranjeros, la autoridad tributaria federal de EE. UU.).

Distribuya el sueldo ordinario de los empleados extranjeros según los días de trabajo en EE. UU. y en el extranjero. Cuente por separado los días de presencia para las pruebas de exención.

¿La excepción de 90 días para viajeros comerciales cubre a los ingenieros?

Los empleados no residentes deben cumplir las tres condiciones: presencia en EE. UU. no mayor de 90 días en el año fiscal, remuneración no mayor de $3,000 y un empleador extranjero elegible que no realice negocios en EE. UU. Un pago que supere el límite impide la exención, cualquiera que sea la duración del viaje (sección 861(a)(3)).

Si un empleado extranjero supera el límite, toda la remuneración por servicios en EE. UU. pasa a ser de fuente estadounidense. No cuentan los reembolsos documentados de viajes de negocios; sí cuentan los reembolsos excedentes (Publication 519).

Para la prueba del empleador de esta excepción de EE. UU., solo se ignoran los servicios del propio visitante. Sí cuentan los servicios de los demás integrantes de la cuadrilla y cualquier otro negocio en EE. UU. durante el año fiscal. Por eso, una cuadrilla que realiza la instalación de la matriz generalmente no cumple la prueba (26 CFR 1.864-2(b)(2)(ii)).

Los visitantes no residentes elegibles con estatus F, J, M o Q pueden excluir por separado los salarios de un empleador extranjero en EE. UU. (Publication 519).

¿Qué tratados eximen las visitas cortas de trabajo?

No existe una exención universal de salarios por 183 días. Para los salarios de EE. UU., use la residencia del ingeniero según el tratado, no su ciudadanía ni el país del empleador, y cumpla todas las condiciones laborales (instrucciones del Form 8233). La protección de la empresa depende de que la matriz cumpla los requisitos del tratado; la cobertura de seguridad social es independiente. Las columnas no necesariamente corresponden a la misma fila de país.

Un establecimiento permanente es la presencia empresarial en EE. UU. que un tratado reconoce para gravar las utilidades de la empresa. «Asumir el pago» significa soportar su costo económico (explicación del tratado con Japón). Un desplazamiento es una asignación temporal bajo un acuerdo de seguridad social (acuerdo con Japón).

Para el alivio propuesto para Taiwán y la estructura en EE. UU., consulte Entrada de una empresa extranjera a EE. UU.; el alivio propuesto no es una exención vigente.

¿Quién retiene: la empresa extranjera o su subsidiaria de EE. UU.?

El empleador extranjero se encarga de los salarios gravables por trabajo en EE. UU. pagados en el extranjero. La subsidiaria se encarga de la nómina cuando pasa a ser el empleador (IRS, la autoridad tributaria federal de EE. UU.). Si el empleador para quien se prestan los servicios no controla el pago de salarios, quien controla ese pago es el empleador para efectos de retención del impuesto sobre la renta (sección 3401(d)(1)).

Un empleador con obligaciones de nómina en EE. UU. generalmente necesita un EIN (número de identificación del empleador), aplicar los procedimientos del Form W-4 para no residentes, depositar impuestos de nómina y presentar el Form 941 a más tardar el último día del primer mes después de cada trimestre (Publication 15). Entregue y presente los W-2 a más tardar el 1 de febrero de 2027; un ITIN (número de identificación personal del contribuyente) no puede reemplazar un SSN (número de Seguro Social de EE. UU.) en un W-2 (instrucciones del W-2).

Para el alivio por tratado en EE. UU., el ingeniero firma cada año la parte III del Form 8233; el pagador firma la parte IV. La línea 2 de la parte I exige un SSN (número de Seguro Social de EE. UU.) o ITIN (número de identificación personal del contribuyente). Si no puede obtener un SSN, solicite el ITIN con el Form W-7 y la documentación; adjunte el Form SS-5 o W-7 si el número está pendiente. El pagador remite el formulario aceptado dentro de 5 días desde su aceptación y espera al menos 10 días después de enviarlo correctamente por correo antes de aplicar la exención retroactivamente al primer pago cubierto. Debe retener si no puede determinar fácilmente la elegibilidad. Una duda posterior o una objeción del IRS, la autoridad tributaria federal de EE. UU., obliga a iniciar o reanudar la retención (instrucciones).

Los salarios de EE. UU. exentos por tratado requieren el Form 1042-S y el Form 1042 anual, incluso sin retención del impuesto sobre la renta. Ambos generalmente vencen el 15 de marzo después del año de pago, con ajustes por fines de semana y días festivos. Todavía puede exigirse informar en el W-2 los salarios sujetos al Seguro Social, Medicare o impuestos estatales (Publication 515; instrucciones del Form 1042).

En EE. UU., el empleador adeuda el impuesto sobre la renta que debió retener (sección 3403). Los ejecutivos o empleados responsables que deliberadamente no recauden o remitan impuestos retenidos pueden adeudar personalmente 100% del monto retenido impago según la sección 6672 (Publication 15). El plazo para la determinación generalmente es 3 años desde el 15 de abril siguiente, o desde la presentación real de la declaración si es posterior. Las declaraciones no presentadas o fraudulentas pueden dejar abierto ese plazo (reglas de determinación del IRS, la autoridad tributaria federal de EE. UU.).

Para organizar la nómina en EE. UU., consulte Cómo establecer la nómina.

¿Los ingenieros no residentes pagan Seguro Social y Medicare?

Generalmente sí, incluso con exención del impuesto sobre la renta de EE. UU. Un acuerdo de seguridad social, o de totalización, puede mantener al personal elegible en el sistema de su país de origen; un certificado de cobertura de ese país documenta la exención y debe conservarse en los registros de nómina. Sin acuerdo, las contribuciones del país de origen no eliminan el Seguro Social ni Medicare de EE. UU. Ciertas situaciones F, J, M y Q tienen excepciones separadas (Publication 519; lista de acuerdos de la Administración del Seguro Social (SSA)).

En EE. UU., el empleado y el empleador pagan cada uno 6.2% hasta $184,500, y 1.45% sin límite salarial. Puede aplicar una retención adicional de Medicare al empleado. Revise por separado los impuestos federales y estatales por desempleo (Publication 15).

¿El estado donde está el sitio puede gravar salarios exentos por tratado?

Sí. En EE. UU., California generalmente vuelve a sumar los ingresos exentos por tratado a nivel federal, salvo una exención específica para impuestos estatales (instrucciones del Schedule CA). Virginia exige registro para retenciones y declaraciones cuando el empleador tiene esa obligación (Virginia Tax).

En EE. UU., Texas no tiene impuesto sobre la renta de personas físicas (constitución), pero los empleadores sujetos al impuesto por desempleo deben registrarse dentro de 10 días (Texas Workforce Commission (TWC)). El alivio de retenciones municipales de Ohio generalmente cubre un máximo de 20 días de trabajo del empleado en un año calendario, sujeto a excepciones. Una excepción es un sitio temporal donde el empleador espera razonablemente más de 20 días de servicios reales en ese año calendario; rotar ingenieros no reinicia ese conteo del empleador (sección 718.011).

Para empleadores con varios sitios en EE. UU., consulte Empleados en otro estado.

¿Cada ingeniero debe presentar el Form 1040-NR?

Los ingenieros no residentes que realizan negocios en EE. UU. generalmente presentan una declaración, incluso con salarios exentos por tratado. Cumplir todas las condiciones de viajeros comerciales puede eliminar esa obligación si no existe otro motivo para presentar (26 CFR 1.864-2). Es distinto de la excepción eliminada que permitía no presentar si los salarios eran inferiores al monto de la exención personal (Publication 519).

Los empleados con año fiscal calendario y salarios sujetos a retención del impuesto sobre la renta de EE. UU. generalmente presentan a más tardar el 15 de abril después del cierre del año; en otros casos, el 15 de junio, con ajustes por fines de semana y días festivos (instrucciones del 1040-NR). Las solicitudes de exención de ingresos del empleo por tratado generalmente no necesitan el Form 8833. Si no puede obtener un SSN (número de Seguro Social de EE. UU.), solicite un ITIN (número de identificación personal del contribuyente) con el Form W-7 para la declaración; los requisitos de identificación del W-2 son independientes.

Las visitas repetidas de un ingeniero extranjero pueden cumplir la prueba de presencia sustancial en EE. UU.: 31 días este año y 183 días con la ponderación de tres años. Con menos de 183 días este año, domicilio fiscal extranjero durante todo el año y un vínculo más estrecho con el extranjero, presentar el Form 8840 a más tardar en la fecha de vencimiento del 1040-NR puede preservar la condición de no residente; solicitar residencia permanente puede impedirlo. Quienes sean residentes de ambos países pueden invocar la regla de desempate del tratado, adjuntando el Form 8833 al 1040-NR (Publication 519). Consulte Primer año como residente fiscal de EE. UU..

¿Instalar o poner en marcha equipos hace que la matriz deba impuestos en EE. UU.?

Una matriz que ejecuta su contrato de instalación mediante una cuadrilla en EE. UU. generalmente realiza negocios en EE. UU. Sin protección de un tratado, no hay un plazo de instalación que garantice una excepción; revise las obligaciones desde el primer día en el sitio (sección 864(b)).

Los plazos de los tratados miden la duración del proyecto en EE. UU., no la estadía de cada ingeniero. Pueden aplicar otras vías para crear un establecimiento permanente. Una matriz que realiza negocios en EE. UU. generalmente presenta el Form 1120-F, con el Form 8833 si invoca protección del tratado. Consulte Declaración de una empresa extranjera en EE. UU. para la presentación basada en tratado o preventiva y el impuesto sobre los beneficios de la sucursal (reglas de presentación del IRS, la autoridad tributaria federal de EE. UU.).

Separe los cargos combinados de equipos e instalación: la instalación en EE. UU. es de fuente estadounidense; la fuente de las utilidades de equipos se explica en Cuándo los propietarios extranjeros deben impuestos en EE. UU.. Antes de cobrar la instalación, entregue al cliente un Form W-8ECI firmado con el EIN (número de identificación del empleador) de la matriz para documentar los ingresos vinculados con la actividad empresarial. De lo contrario, el cliente generalmente retiene 30%, salvo documentación válida del tratado. Según la sección 1461, el cliente responde por el impuesto que no retenga (instrucciones del W-8ECI; Publication 515). También pueden corresponder declaraciones estatales de la empresa: Virginia exige que una corporación extranjera con ingresos de fuente de Virginia presente una declaración (Virginia Tax). Los impuestos de las facturas son independientes: consulte Impuesto sobre las ventas de servidores, instalación y mantenimiento.

¿La subsidiaria de EE. UU. debe emplear a la cuadrilla de instalación?

Una subsidiaria de EE. UU. que dirige y paga a los empleados para cumplir su propio contrato de instalación puede mantener el trabajo dentro de su negocio. Trasladar solo los pagos no elimina la actividad de la matriz: importa quién controla a los empleados (Publication 15).

Una cuadrilla taiwanesa no tiene una exención salarial por tratado en EE. UU. que pueda perder. Para una cuadrilla elegible bajo un tratado, el empleo en la subsidiaria o el reembolso identificable del sueldo puede terminar el alivio salarial (explicación del tratado con Japón). Una factura de servicios de la matriz puede significar que la matriz sigue realizando negocios en EE. UU.; las instrucciones de presentación del IRS, la autoridad tributaria federal de EE. UU., no dan protección automática por transferir personal. Para precios y el Form 5472, consulte Subsidiaria de EE. UU. de una empresa extranjera.

¿Los pagos de vivienda y mudanza son gravables en un traslado más largo?

En EE. UU., los pagos en efectivo para vivienda y los reembolsos de mudanza generalmente son salarios. Para no residentes, los beneficios adicionales de vivienda siguen la ubicación principal de trabajo; la mudanza generalmente sigue la nueva ubicación laboral, en lugar de la distribución del sueldo por días de trabajo (Publication 519). Una asignación que se espera supere 1 año es indefinida, por lo que los pagos para gastos de vida son gravables incluso si se documentan (Publication 463). La exclusión de gastos de mudanza se eliminó permanentemente para los empleados ordinarios del sector privado (Publication 15-B).

En EE. UU., los vuelos personales para visitar el país de origen generalmente cuentan como remuneración, salvo exclusión (Publication 525); los impuestos sobre la renta del empleado pagados por el empleador son ingresos adicionales (26 CFR 1.61-14).

En EE. UU., el hotel y las comidas pueden quedar fuera de los salarios cuando el ingeniero viaja fuera de su domicilio fiscal, es decir, su zona habitual de trabajo, en una asignación que razonablemente se espera que dure, y realmente dura, como máximo 1 año. Una prórroga que vuelva indefinida la asignación convierte los reembolsos de gastos de vida en salarios desde ese cambio (Publication 463). Un plan de reembolsos con rendición de cuentas también exige una finalidad empresarial, registros de gastos oportunos y devolución de pagos excedentes (Publication 15).

¿Qué registros de días y pagos debemos conservar?

Para empleados extranjeros en EE. UU., registre por separado la presencia física, los lugares de trabajo y la duración del proyecto. Los días de llegada, salida y sin trabajo pueden contar; aplique la regla de conteo del tratado (Publication 519).

Conserve los registros de impuestos laborales de EE. UU. al menos cuatro años (Publication 15). Reúna fechas de viaje, visitas anteriores, registros diarios del sitio, cartas de asignación, contratos, fechas de inicio y aceptación del proyecto, visitas de garantía, distribución de remuneraciones, asignaciones para gastos, recibos, refacturaciones de sueldos, certificados de cobertura y Forms 8233, W-2 y 1042-S.

Esta página no cubre visas ni autorización de trabajo, incluido el pago H-1B, inmigración, controles de exportación y exportaciones presuntas, ni aduanas de EE. UU.; no asesoramos sobre estos temas.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares estadounidenses; se suponen reglas ordinarias de nómina.

Seis semanas en el condado de Loudoun

Tres ingenieros de servicio de campo taiwaneses ponen en marcha unidades de distribución de refrigerante (CDU) y racks de servidores de IA en EE. UU. Cada uno gana $9,000 por trabajo en EE. UU.: $27,000 en total. Todos los salarios son gravables porque la remuneración supera $3,000.

La subsidiaria de EE. UU. contrata la instalación, emplea a la cuadrilla y emite W-2 con retenciones de Virginia. Para toda la cuadrilla, el Seguro Social y Medicare suman alrededor de $2,070 para el empleador y otro tanto para los empleados, suponiendo salarios inferiores al máximo del Seguro Social. Suponga que la zona habitual de trabajo sigue en el extranjero; los reembolsos de hotel y comidas bajo un plan con rendición de cuentas quedan fuera de los salarios. Cada ingeniero no residente presenta el Form 1040-NR a más tardar el 15 de abril de 2027, salvo prórroga, y concilia las retenciones de Virginia en una declaración de no residente, reclamando cualquier pago en exceso (reglas de presentación de Virginia).

La matriz firma el contrato de instalación

La misma cuadrilla ejecuta el pedido de equipos de $3,000,000 de la matriz, con un cargo separado de instalación de $150,000 en EE. UU.; la cuadrilla sigue en la nómina de Taipéi. La matriz tiene obligaciones como empleador en EE. UU. y generalmente obtiene un EIN (número de identificación del empleador), presenta los Forms 941 y 940 y emite W-2. Su negocio de instalación exige el Form 1120-F; el cargo de $150,000 es ingreso de fuente estadounidense antes de gastos. Sin un Form W-8ECI válido u otro alivio, el cliente retiene $45,000 del cargo de $150,000, por lo que la matriz recibe $105,000. Debe revisarse la fuente de las utilidades de equipos.

Dos años en Fort Worth

La subsidiaria de Texas, EE. UU., de un fabricante taiwanés de servidores de IA emplea a un gerente de planta y cuatro ingenieros de procesos. Cada uno recibe $3,000 mensuales para vivienda ($36,000 anuales) y $10,000 para mudanza: salarios ordinarios del W-2. Suponiendo 12 pagos de vivienda en cada uno de dos años fiscales y un solo pago de mudanza en el primero, estos extras suman $46,000 por persona el primer año y $36,000 el segundo: $410,000 para las cinco personas en ambos años. El Seguro Social y Medicare aplican desde el primer pago. Texas no tiene impuesto sobre la renta salarial. Las fechas de llegada y las visitas anteriores determinan la residencia fiscal.

¿Su situación es distinta?

• Empleador canadiense: consulte Enviar empleados a trabajar a EE. UU..
• El ingeniero vive en EE. UU., pero sigue en una nómina extranjera: consulte Trabajar en EE. UU. para un empleador extranjero.
• Sitio en Texas: revise la obligación independiente de la matriz por el impuesto de franquicia de Texas.
• Traslado más largo: revise las cuentas extranjeras, el cónyuge en el extranjero y la declaración al salir de EE. UU..
• Dos países, refacturaciones de sueldos o dudas sobre quién es el empleador: planifique la nómina y las declaraciones de cada ingeniero antes del primer día en el sitio mediante Impuestos transfronterizos; lleve los registros indicados arriba.