Empleado canadiense enviado a una obra en EE. UU.: impuestos

¿Debo impuesto de EE. UU. cuando mi empleador canadiense me envía a una obra en EE. UU.?

Si usted vive en Canadá y un empleador canadiense lo envía a una obra en EE. UU., EE. UU. puede gravar el sueldo por sus días en la obra desde el primer día, salvo que el tratado lo exima. El artículo XV del convenio tributario entre Canadá y EE. UU. deja ese sueldo gravable solo en Canadá si se cumple alguna de estas dos vías:

• Vía (a), sueldo bajo: su sueldo por el trabajo en EE. UU. no supera $10,000 en dólares estadounidenses en el año calendario.
• Vía (b), estadía corta: usted está en EE. UU. como máximo 183 días en cualquier período de 12 meses que empiece o termine en el año, Y ningún residente de EE. UU. le paga el sueldo ni lo paga en nombre de su empleador, Y ningún establecimiento permanente en EE. UU. (una sucursal en EE. UU., o un proyecto que cuente como tal) lo asume, es decir, lo deduce como costo propio.

En ambos casos, usted presenta el Form 1040-NR para reclamar la exención y recuperar el impuesto de EE. UU. retenido. Canadá grava todo su sueldo y acredita el impuesto final de EE. UU., si lo hay.

Su caso requiere criterio profesional cuando la obra dura más de un año, una empresa de EE. UU. paga sus salarios o se le refacturan, las rotaciones abarcan dos años o ambos países retuvieron impuestos.

¿Cómo cuento los días y el límite de sueldo, y qué pasa si las rotaciones pasan al año siguiente?

Revise cada vía por separado; basta con cumplir una.

El límite de sueldo (vía a) está en dólares estadounidenses y se aplica por año calendario a cualquier forma de remuneración, «incluidos los pagos en especie» (explicación técnica del Departamento del Tesoro de EE. UU.). Sume salarios, horas extra, viáticos diarios, asignaciones de vivienda y beneficios en especie por el trabajo en EE. UU. Una segunda rotación en el mismo año puede hacerle superar el límite. El sueldo se divide según los días de trabajo en EE. UU. sobre el total de días de trabajo; los beneficios complementarios de tipo vivienda siguen a su lugar principal de trabajo (instrucciones del 1040-NR). Convierta cada pago en dólares canadienses y conserve los cálculos.

El conteo de días (vía b) son días de presencia en EE. UU., no días de trabajo: cuentan los fines de semana, los días libres y los días de llegada y de salida. El período es móvil, así que 120 días en otoño y 90 días la primavera siguiente dentro de un mismo período de 12 meses no cumplen la vía (b) en ninguno de los dos años.

Lo que hace fracasar la vía (b) son dos hechos que solo conoce su empleador:

• Un establecimiento permanente en EE. UU. asume su sueldo: por lo general, el propio proyecto de su empleador, si lo es. Un proyecto de instalación es un establecimiento permanente si dura más de 12 meses (artículo V(3)); una regla de servicios del artículo V(9) también puede crear uno. «Asumido por» significa deducido al calcular el ingreso de ese establecimiento. La construcción de un centro de datos puede durar más de un año.
• Un residente de EE. UU., como una filial estadounidense o el cliente de EE. UU., paga sus salarios o los paga en nombre de su empleador. En casos abusivos, las autoridades tributarias pueden mirar más allá de quién le paga formalmente.

Pregúntele por escrito a su empleador quién paga y asume su sueldo y cuánto dura el proyecto en EE. UU. El lado del empleador: enviar empleados a trabajar a EE. UU.; su declaración de EE. UU.: la declaración de impuestos de EE. UU. de una corporación canadiense.

¿Por qué me descontaron impuesto de EE. UU. del sueldo, y puede el Form 8233 evitarlo?

La nómina de EE. UU. retiene el impuesto federal sobre el sueldo de los días en EE. UU., salvo que el empleador acepte el Form 8233, que reclama la exención del tratado por adelantado. Que no haya nómina en EE. UU. no significa que no haya impuesto de EE. UU.

Reglas del Form 8233 (instrucciones del Form 8233):

• Requiere un SSN o un ITIN (número de identificación personal del contribuyente). La mayoría de las cuadrillas no tiene SSN, así que solicitan un ITIN con el Form W-7, con sus documentos, antes del viaje; una copia del W-7 en trámite puede acompañar al Form 8233.
• Se necesita un formulario nuevo por cada año fiscal y cada empleador.
• El empleador lo envía al IRS dentro de los 5 días y espera al menos 10 días por si hay alguna objeción.
• El empleador igual puede retener cuando no se sabe si usted califica hasta después del cierre del año (Publication 519), lo que es habitual cuando las rotaciones abarcan un período de 12 meses que cruza dos años.

El sueldo exento con un Form 8233 aceptado va en el Form 1042-S, no en la casilla 1 del W-2.

¿Tengo que presentar el Form 1040-NR si el tratado exime mi sueldo, y hasta cuándo?

Sí. Un no residente que trabajó en EE. UU. debe presentar el Form 1040-NR aunque el ingreso «esté exento del impuesto de EE. UU. según un tratado tributario» (instrucciones del 1040-NR, tabla A).

• Vencimiento: 15 de abril después del año si a sus salarios se les retuvo impuesto sobre la renta de EE. UU.; si no, 15 de junio.
• El sueldo exento va en la línea 1k, no en la línea 1a, con el punto L del Schedule OI: Canadá, artículo XV, el monto.
• Sin Form 8233, reduzca sus salarios del W-2 en el monto exento, adjunte el W-2 y adjunte una declaración con la información que habría tenido el Form 8233.
• Si todavía no tiene ITIN: adjunte el Form W-7 a la declaración.
• El Form 8833 no es necesario para un reclamo según el artículo XV. Es necesario si usted se basa en la regla de desempate de residencia del tratado; la multa por no presentarlo es de US$1,000.

¿Cómo recupero el impuesto de EE. UU. que me retuvieron del sueldo?

Reclámelo en el Form 1040-NR. Salvo que indique una cuenta bancaria para depósito directo, el IRS envía el reembolso por correo a su dirección, que puede estar en Canadá (instrucciones del 1040-NR, línea 35e). La retención sobre salarios se considera pagada el 15 de abril después del año (26 USC 6513), y un reembolso se limita al impuesto pagado dentro de los tres años anteriores a la presentación (26 USC 6511). Por eso, presente dentro de 3 años después del 15 de abril siguiente al año fiscal; de lo contrario, por lo general se pierde el reembolso.

¿El estado donde trabajé me grava aunque el tratado me exima?

Puede gravarlo. El IRS dice que «algunos estados respetan las disposiciones de los tratados tributarios de EE. UU. y otros no» (IRS: tratados tributarios).

• California grava a los no residentes por los salarios del trabajo en California, y un tratado limitado al impuesto federal sobre la renta no la obliga (FTB Publication 1031). El tratado con Canadá cubre los impuestos federales sobre la renta de EE. UU.
• Virginia exige que los no residentes con ingresos de Virginia presenten el Form 763 «salvo que un tratado federal los exima de esa obligación» (Virginia Tax).
• Texas no tiene impuesto sobre la renta personal (Constitución de Texas, artículo VIII, sección 24-a).

En otros estados, revise las instrucciones para no residentes y el umbral de presentación del estado. La retención estatal solo se recupera mediante la declaración de no residente de ese estado. Para obras en el centro de Ohio, vea impuesto municipal sobre la renta de Ohio para cuadrillas itinerantes.

Tengo un T4 y un W-2: ¿cómo declaro el sueldo de EE. UU. en mi declaración canadiense?

Declare el total de la casilla 14 de sus comprobantes T4 en la línea 10100 (CRA). Un T4 de un empleador canadiense normalmente ya incluye el sueldo de la obra en EE. UU., así que no vuelva a sumar los salarios del W-2; el W-2 es la prueba para el crédito. Solo el sueldo de EE. UU. que no figura en el T4, como el pagado por una filial estadounidense, va en la línea 10400.

¿Cómo evito pagar impuestos dos veces sobre el mismo sueldo?

Canadá acredita el impuesto de EE. UU.: el formulario T2209 a nivel federal y el formulario T2036 a nivel provincial fuera de Quebec; los residentes de Quebec reclaman el crédito de Quebec ante Revenu Québec. Por lo general, el crédito es el menor entre el impuesto extranjero pagado y el impuesto canadiense sobre ese ingreso (CRA: línea 40500).

• Impuesto federal de EE. UU.: reclame el impuesto final de su 1040-NR presentado, nunca la retención del W-2. El impuesto que se reembolsa o se reembolsará no es impuesto pagado (CRA Folio S5-F2-C1, párrafos 1.33 y 1.35).
• El impuesto estatal sobre la renta por lo general es acreditable: la Income Tax Act considera a un estado como un gobierno extranjero. El tratado cubre los impuestos estatales solo si no se aplican de forma contraria a él, y la CRA puede pedir la declaración estatal y el comprobante de pago.
• El Seguro Social y Medicare de EE. UU. efectivamente pagados también pueden contar (artículo XXIV(2)(a) del tratado).

Presente primero la declaración de EE. UU.; vence antes. Cuando ambos países retienen, pídale a la CRA una carta de autorización para que la nómina retenga menos impuesto canadiense (CRA: empleo fuera de Canadá; formulario T1213). Detalles del cálculo: ingresos extranjeros en una declaración canadiense.

¿Me siguen descontando el CPP y el EI, o pago el Seguro Social de EE. UU.?

Un empleado enviado temporalmente a EE. UU. normalmente sigue en el CPP y está exento del Seguro Social y Medicare de EE. UU., hasta por 60 meses (CRA IC84-6). El empleador solicita un certificado de cobertura con el formulario CPT56, o ante Retraite Québec para el QPP. Pregunte antes de irse. El IC84-6 agrega que Canadá normalmente no emite uno para visitas a EE. UU. de 6 meses o menos. Cuando no se emite un certificado, la Publication 519 indica solicitar una constancia de que sus salarios no están cubiertos por el Seguro Social de EE. UU.

• Sin la cobertura del acuerdo, el trabajo como empleado en EE. UU. por lo general está sujeto al Seguro Social y Medicare (Publication 519).
• Descontado por error: pídaselo primero al empleador y luego reclame al IRS con el Form 843, junto con su W-2, la constancia del empleador sobre lo que reembolsó y cualquier otro elemento de la lista del IRS que se aplique a su caso (IRS).
• El EI continúa solo si usted reside habitualmente en Canadá, el empleador es residente o tiene un lugar de negocios en Canadá, el trabajo sería asegurable en Canadá y no es asegurable según la ley de EE. UU.

¿Y si mis rotaciones duran tanto que me convierten en residente fiscal de EE. UU.?

El conteo de días del tratado no es la prueba de residencia del IRS. La prueba de presencia sustancial lo convierte en residente de EE. UU. con 31 días este año y 183 días ponderados en tres años (Publication 519). La excepción por vínculo más estrecho exige menos de 183 días este año, un domicilio fiscal en Canadá y un vínculo más estrecho con Canadá, y el Form 8840 presentado a más tardar en la fecha de vencimiento del 1040-NR, o la excepción se pierde; de lo contrario, decide la regla de desempate del tratado con el Form 8833. Vea canadienses con visa TN.

¿Qué registros prueban mis días y mi sueldo en EE. UU.?

Conserve, para cada año:

• Un registro fechado de presencia: entradas y salidas en la frontera, vuelos, alojamiento, registros de credencial de la obra.
• Una división de días de trabajo y de sueldo por cada rotación, con los cálculos de tipo de cambio.
• T4, W-2 o 1042-S, y recibos de sueldo.
• La respuesta por escrito del empleador sobre quién paga y asume su sueldo y cuánto dura el proyecto.
• Cualquier certificado de cobertura del CPP o del QPP.
• El 1040-NR presentado, cualquier declaración estatal, la transcripción de cuenta del IRS y el comprobante de pago.

Si la CRA pide pruebas, vea revisión del crédito por impuestos extranjeros.

Ejemplo

Solo ilustrativo, en dólares estadounidenses. No se supone ninguna tasa de impuesto.

Seis semanas de puesta en marcha en Abilene, Texas

Un electricista de Alberta empleado por un contratista eléctrico de Calgary está 42 días en Texas, fines de semana incluidos, y gana $15,000 por ellos. La vía (a) no se cumple. La obra completa del contratista en Texas dura 4 meses sin trabajo relacionado en EE. UU., el contratista no tiene un lugar fijo allí y le paga desde Canadá sin refacturar a una empresa de EE. UU., así que la vía (b) exime el sueldo.

La nómina no tenía el Form 8233 y retuvo $2,500 en un W-2. A más tardar el 15 de abril, él presenta el Form 1040-NR con el Form W-7, pone $15,000 en la línea 1k, completa el punto L, adjunta la declaración del tipo Form 8233 y reclama los $2,500. Texas no tiene impuesto sobre la renta. Su T1 declara la casilla 14 del T4 una sola vez, sin impuesto de EE. UU. que acreditar. Según el acuerdo de seguridad social, sigue en el CPP; si su W-2 muestra Seguro Social o Medicare, primero le pide el reembolso a su empleador.

Cinco meses en una obra del condado de Loudoun que dura más de un año

Una ingeniera de puesta en marcha de Ontario está 150 días en Virginia, sin días previos en EE. UU., y gana $60,000 por ellos. El contrato de instalación de su empleador dura 18 meses y su sueldo se carga a ese contrato, así que la vía (b) no se cumple y los $60,000 son gravables en EE. UU.

Ella presenta el Form 1040-NR, reclamando la retención de su W-2, y el Form 763 de Virginia. En su T1, los formularios T2209 y T2036 acreditan el impuesto federal y de Virginia final de esas declaraciones, no los montos retenidos, con un tope igual al impuesto canadiense sobre ese sueldo. Le pide a la CRA una carta de autorización para el año siguiente. Otra rotación larga el año siguiente haría entrar en juego la prueba de presencia sustancial.

Tres semanas en Santa Clara, California

Un técnico de control de Columbia Británica gana $8,000 por 21 días, su único trabajo en EE. UU. en el año. La vía (a) lo exime a nivel federal, pero igual presenta el Form 1040-NR. California puede gravarlo de todos modos, así que presenta una declaración de no residente de California. Su T1 acredita el impuesto final de California, y conserva la declaración y el comprobante de pago.

¿Su caso es distinto?

• Usted es el empleador: vea enviar empleados a trabajar a EE. UU..
• Trabaja para un empleador de EE. UU., a distancia o cruzando la frontera a diario: vea trabajar al otro lado de la frontera.
• Factura a clientes de EE. UU. como contratista o a través de su propia empresa: vea trabajador independiente canadiense con clientes en EE. UU..
• Sus estadías pueden convertirlo en residente de EE. UU., o tiene estatus TN: vea canadienses con visa TN.
• El IRS reembolsa o cambia su impuesto de EE. UU. después de que presentó su T1: vea enmendar después de que el otro país cambia su declaración.
• Es ciudadano de EE. UU. o titular de green card en Canadá: vea estadounidenses que viven en Canadá.
• Se muda a EE. UU. de forma definitiva: vea mudarse de Canadá a EE. UU..
• Vive en EE. UU. y lo enviaron a una obra en Canadá: vea empleado de EE. UU. que trabaja en Canadá.
• Ambos países retuvieron, la obra duró más de un año o hay varios estados involucrados: la respuesta depende de hechos en ambos países; hable con un contador transfronterizo antes de presentar cualquiera de las dos declaraciones.