Form W-4 con dos empleos o cónyuge que trabaja: Paso 2

¿Cómo lleno el Paso 2 del W-4 si tengo dos empleos o si ambos cónyuges trabajan?

Complete el Paso 2 si tiene más de un empleo al mismo tiempo, o si presenta declaración conjunta y su cónyuge también trabaja. Elija una de sus tres opciones, y anote a los dependientes, otros ingresos y deducciones (Pasos 3 a 4(b)) en un solo W-4, de preferencia el del empleo mejor pagado (Form W-4).

El Paso 4(c), titulado “Extra withholding” (retención adicional), es la línea que suma un monto fijo en dólares a cada cheque de pago.

Un caso no es sencillo cuando hay ingresos de trabajo independiente, de alquiler o de inversiones, pago en acciones, trabajo en dos estados, más de tres empleos o más de un empleo que paga más de $120,000, un saldo grande a pagar el año pasado o un cónyuge no residente. Un extranjero no residente debe leer el Notice 1392 antes de llenar el formulario, y no puede usar el estimador (preguntas frecuentes del estimador).

Reúna el talón de pago más reciente de cada empleo que tengan usted y su cónyuge, y la declaración del año pasado.

¿Por qué con dos empleos o dos cónyuges que trabajan se retiene muy poco impuesto?

Cada empleador retiene como si su empleo fuera el único. El cálculo de cada cheque incluye una deducción estándar y parte de los tramos más bajos del impuesto, pero su declaración recibe una sola deducción estándar y suma todo el pago en los mismos tramos (preguntas frecuentes del W-4 del IRS, pregunta 10).

El resultado es una diferencia entre lo que retienen ambos empleadores y el impuesto sobre el pago combinado. El Paso 2 cierra esa diferencia. Omitirlo puede dejar muy poco retenido, lo que puede significar un saldo a pagar, y posiblemente una multa, al presentar la declaración.

Estimador, hoja de trabajo o casilla: ¿qué opción del Paso 2 es la más precisa?

El estimador es el más preciso y el más privado. Entre las otras dos, lo que decide es la proporción entre los pagos: si el empleo mejor pagado paga más del doble que el otro, la hoja de trabajo por lo general es más precisa; si los pagos están más cerca, lo es la casilla (preguntas frecuentes del W-4 del IRS, pregunta 11).

El estimador necesita un talón de pago de un empleo que ya tiene; no puede estimar el pago de un empleo que aún no ha empezado. Puede sugerir un monto en el Paso 3 aunque usted no tenga créditos: eso reduce una retención que va camino a ser excesiva (preguntas frecuentes del estimador). El formulario también lo recomienda si empieza el W-4 después de iniciado el año, trabaja solo parte del año, o tiene bonos, dividendos, ganancias de capital, ingresos de negocio o el impuesto adicional de Medicare sobre salarios altos (Form W-4).

Casilla del Paso 2(c) del W-4: ¿va en ambos W-4?

Sí. La casilla del Paso 2(c) funciona solo cuando está marcada en el W-4 de cada uno de los dos empleos, y solo cuando hay dos empleos en total entre usted y su cónyuge (Form W-4).

Cuando la casilla está marcada, cada empleador reduce a la mitad la deducción estándar y los tramos del impuesto, y retiene según una columna aparte de sus tablas para la casilla (Publication 15-T). Si la marca en un solo empleo, el otro empleo retiene como si fuera el único, y el hogar sigue quedando corto. Con tres empleos, la casilla no es una opción.

Hoja de trabajo para varios empleos: ¿cómo convierto el monto anual en el Paso 4(c) por cheque de pago?

No hay un monto fijo para un segundo empleo: la tabla de la hoja de trabajo da un monto anual según el pago de ambos empleos y su estado civil para efectos de la declaración. Divídalo entre el número de períodos de pago del empleo mejor pagado e ingrese esa cifra por cheque en el Paso 4(c) del W-4 de ese empleo (Form W-4, página 3). Un matrimonio llena la hoja de trabajo una sola vez, en conjunto, con los empleos de ambos cónyuges; solo el W-4 del empleo mejor pagado de todos recibe el monto.

1. Elija la tabla de su estado civil para efectos de la declaración en la página 5 del formulario.
2. Busque en las filas los salarios anuales gravables del empleo mejor pagado (el pago después de conceptos antes de impuestos, como los aportes a la 401(k)) y en las columnas los del empleo con menor pago. El monto donde se cruzan va en la línea 1.
3. Con tres empleos, busque los dos empleos principales (línea 2a), luego use sus salarios combinados frente al tercer empleo (línea 2b) y sume los dos montos.
4. En la línea 3, ingrese los períodos de pago del empleo mejor pagado: 52 si es semanal, 26 si es cada dos semanas, 24 si es dos veces al mes, 12 si es mensual.
5. Divida e ingrese el resultado en el Paso 4(c) del W-4 del empleo mejor pagado, más cualquier otro monto adicional que quiera que se retenga. Deje el Paso 2 en blanco en los demás W-4.

El error más común es ingresar el monto anual en el Paso 4(c), lo que lo retiene en cada cheque de pago. Si más de un empleo paga más de $120,000 al año, o hay más de tres empleos, el formulario remite a la Publication 505 o al estimador. Si no les ha dado a los otros empleadores un W-4 desde que se rediseñó el formulario, entrégueles también uno nuevo.

¿Qué W-4 recibe a los dependientes, las deducciones y los otros ingresos?

Complete los Pasos 3, 4(a) y 4(b) en un solo W-4, y déjelos en blanco en los demás. La retención es más precisa cuando van en el W-4 del empleo mejor pagado (Form W-4). Si ambos empleos pagan casi lo mismo, o cuál paga más cambia durante el año, la elección importa menos (preguntas frecuentes del W-4 del IRS, pregunta 12).

El Paso 3 aplica si el ingreso total será de $200,000 o menos ($400,000 o menos si es casado que presenta declaración conjunta). La hoja de trabajo de deducciones vigente tiene líneas para propinas calificadas, horas extra, intereses de préstamos de vehículos de pasajeros, la deducción para personas mayores, otros ajustes y deducciones detalladas. Reclamar a los mismos hijos en dos W-4 reduce la retención dos veces por un solo crédito.

El trabajo extra como contratista conlleva el impuesto por trabajo independiente, que el W-4 no calcula; use el estimador o la Publication 505 para fijar la retención adicional por ese concepto (preguntas frecuentes del W-4 del IRS, pregunta 13). También puede pagar el impuesto sobre ingresos extra o de inversiones mediante pagos trimestrales de impuestos estimados. Un bono suele retenerse a una tasa fija de 22%; vea impuestos estimados en un año con un bono grande.

¿Cuentan como varios empleos los trabajos de medio tiempo, de temporada o cortos?

Un empleo de medio tiempo o de temporada cuenta cuando lo tiene al mismo tiempo que otro empleo, sin importar sus horas. El Paso 2 trata de los empleos que se tienen a la vez, no de los que se tienen uno después del otro (Form W-4).

• Dos empleos al mismo tiempo, aunque uno sea pequeño: use el Paso 2.
• Un empleo que termina y otro que empieza: eso es un cambio, no dos empleos. Cada nuevo empleador necesita un W-4.
• Trabajar solo parte del año: puede retenerse demasiado. Su empleador puede aceptar usar el método de parte del año si usted lo pide por escrito, indicando su último día de trabajo con cualquier empleador anterior este año, que espera trabajar no más de 245 días en el año y que usa el año calendario como año fiscal. No está disponible si empieza antes del 1 de mayo y espera trabajar el resto del año (Publication 505).
• Empleos que se superponen por unas semanas o cambian a menudo: el estimador, usado de nuevo cuando cambian los empleos, lo maneja mejor que las tablas.

¿Puedo mantener mi segundo empleo u otros ingresos en privado frente a mi empleador?

Sí. Use el estimador o la hoja de trabajo para varios empleos en lugar de la casilla del Paso 2(c): ambos terminan en un solo monto adicional en dólares en el Paso 4(c), que no dice de dónde viene (Form W-4, “Your privacy”).

Para ingresos de inversión o de jubilación, puede ingresar retención adicional en el Paso 4(c) en lugar del ingreso en el Paso 4(a), o pagar impuestos estimados en su lugar (preguntas frecuentes del W-4 del IRS, pregunta 14). El estimador también puede incorporar las deducciones en el Paso 3, así que no hace falta enumerarlas (preguntas frecuentes del estimador).

Nos casamos, nos divorciamos o cambiamos de empleo: ¿cuándo debo entregar un nuevo W-4?

Debe entregar un nuevo W-4 dentro de los 10 días posteriores a un cambio de los que se enumeran abajo, pero solo si la retención del resto del año no cubrirá su impuesto del año. En otro caso, puede actualizarlo cuando quiera (Publication 505).

El matrimonio no figura en esa lista, pero la Publication 505 lo menciona como un cambio por el que conviene revisar la retención. Si presentarán declaración conjunta y ambos trabajan, repitan juntos el Paso 2 y cada uno entregue a su empleador un nuevo W-4.

Un empleador debe empezar a usar un nuevo W-4 a más tardar en el primer período de nómina que termine 30 días o más después de que usted lo entregue.

Tarde en el año: estime el faltante con el estimador o la Publication 505, y divídalo entre los días de pago que quedan en el año, no entre los períodos de pago de un año completo. Puede ponerlo todo en un empleo o repartirlo entre empleos. Si sus períodos de pago han sido los mismos todo el año, también puede pedirle por escrito al empleador que use el método de salario acumulado (cada cheque se calcula con lo que ha ganado en el año hasta ese momento); el empleador debe aceptar (Publication 505). Un monto del Paso 4(c) a mitad de año se calcula para los meses restantes, por lo que la página del estimador sugiere actualizar el W-4 de nuevo a fines de diciembre para el año siguiente.

Cuando termina un empleo: si el monto adicional del Paso 4(c) estaba en el empleo que terminó, el empleo restante ahora puede retener muy poco; si ambos W-4 tenían marcada la casilla del Paso 2(c), el empleo restante sigue reteniendo con tramos reducidos a la mitad, lo que ya no coincide con el total del año. En cualquier caso, use de nuevo el estimador con su talón de pago más reciente y entregue un nuevo W-4. Si la retención por sí sola evita la multa por pago insuficiente se explica en pagos trimestrales de impuestos estimados.

Un cheque de pago no tuvo retención de impuesto federal, o tuvo demasiada: ¿qué salió mal?

Empiece por el W-4 que tiene el empleador: compare la línea del impuesto federal sobre la renta en el talón de pago con lo ingresado en el W-4, y pregunte a nómina si no coinciden. La tabla enumera las causas habituales.

Un empleador no puede reembolsar el impuesto ya retenido por lo que usted ingresó en su propio W-4; usted lo reclama en su declaración. Si el empleador retuvo más de lo que indicaba su W-4, puede devolver el error (Publication 505). Un talón de pago puede mostrar su monto adicional del Paso 4(c) en una línea aparte.

¿Puedo declararme exento y qué pasa si mi W-4 reduce demasiado la retención?

Puede declararse exento solo si el año pasado no tuvo obligación de pagar impuesto federal sobre la renta y espera no tenerla este año. El año pasado cuenta como sin impuesto si el impuesto total de su declaración fue cero (o menor que ciertos créditos reembolsables), o si no tenía que presentar. La exención detiene la retención del impuesto federal sobre la renta, no del impuesto del Seguro Social ni de Medicare, y dura un año: renuévela a más tardar en la fecha de mediados de febrero que aparece impresa en el formulario. Si su situación cambia y va a deber impuesto sobre la renta, entregue un nuevo W-4 dentro de 10 días; si espera deber el año siguiente, entregue uno a más tardar el 1 de diciembre (Form W-4; Publication 505).

El IRS revisa las retenciones. Si encuentra que un W-4 exagera lo que usted puede reclamar, le envía a usted y a su empleador una carta de bloqueo (lock-in letter) que fija lo máximo que puede reducirse su retención. Usted tiene un plazo para impugnarla con un nuevo W-4 y una declaración por escrito; después de eso, el empleador debe seguir la carta hasta que el IRS indique otra cosa. Siempre puede entregar un W-4 que retenga más de lo que exige la carta (Publication 505).

Una declaración en el W-4 que reduce la retención sin una base razonable puede acarrear una multa civil de $500 por cada declaración (26 U.S.C. 6682). La información falsa dada de forma intencional puede acarrear una multa penal de hasta $1,000, hasta un año de prisión, o ambas (26 U.S.C. 7205). La Publication 505 indica que un error simple o de buena fe no genera ninguna de las dos multas.

¿Mi estado usa el W-4 federal o su propio formulario?

Depende del estado. Algunos estados con impuesto sobre la renta usan su propio certificado, y el W-4 federal no fija la retención estatal allí; otros parten del W-4 federal salvo que usted presente el formulario estatal.

• California usa su propio Form DE 4 para la retención estatal. Para dos ingresos o dos empleos, indica marcar “Single or Married (with two or more incomes)” (soltero o casado con dos o más ingresos), y que la retención suele ser más precisa cuando todas las asignaciones se reclaman en el DE 4 del empleo mejor pagado y ninguna en los demás. Un monto adicional por cheque en la línea 2 del DE 4 se retiene solo si el empleador está de acuerdo; sin un DE 4 en el archivo, el empleador debe retener como soltero con cero asignaciones (Form DE 4).
• Colorado hace opcional su Form DR 0004: sin él, el empleador calcula la retención de Colorado a partir de su W-4 federal. El formulario menciona como motivo para presentarlo que un hogar obtenga la mayor parte de sus ingresos de un solo empleo, con un certificado aparte para cada empleo (Form DR 0004).

Revise el certificado de retención de la autoridad tributaria de su estado cuando corrija su W-4 federal. Si vive en un estado y trabaja para un empleador en otro, vea trabajo remoto e impuesto estatal sobre la renta.

Ejemplo

Estas cifras son ilustrativas, están en dólares estadounidenses y usan las tablas del Form W-4 vigente. Pago significa salarios anuales gravables.

Cónyuges con pagos desiguales

Dos cónyuges que presentan declaración conjunta ganan $84,000 y $25,000, y ambos cobran cada dos semanas. El pago mayor es más del doble del menor, caso en el que el IRS dice que la hoja de trabajo por lo general es más precisa. La tabla para casados que presentan declaración conjunta da $3,420 al año. Dividido entre 26 períodos de pago, unos $132 van en el Paso 4(c) del W-4 del cónyuge mejor pagado, con los hijos, si los hay, en el Paso 3 del mismo formulario. El W-4 del otro cónyuge deja en blanco los Pasos 2 a 4.

Dos empleos con pagos parecidos

Un matrimonio que presenta declaración conjunta gana $50,000 y $45,000. El pago menor es más de la mitad del mayor, caso en el que la casilla por lo general es más precisa, así que ambos W-4 marcarían la casilla del Paso 2(c). Solo un W-4 anota a sus dos hijos en el Paso 3.

Un segundo empleo de medio tiempo

Un trabajador soltero gana $70,000 a tiempo completo y $12,000 a medio tiempo, y cobra cada dos semanas en el empleo principal. La tabla para solteros da $3,830 al año. Dividido entre 26 cheques de pago, unos $147 adicionales van en el Paso 4(c) del W-4 del empleo principal.

¿Es distinto en su caso?

• Negocio aparte, trabajo por contrato o ingresos de alquiler: fije la retención con el estimador o cambie a pagos trimestrales de impuestos estimados; obtenga ayuda tributaria individual si el ingreso es grande o irregular.
• Un bono grande o pago en acciones este año: vea impuestos estimados en un año con un bono grande y obtenga ayuda tributaria individual.
• Es dueño de una corporación S y se paga un sueldo: vea pagos de impuestos estimados de una corporación S.
• Dos estados, o se retuvo en el estado equivocado: vea trabajo remoto e impuesto estatal sobre la renta.
• Su primer año en EE. UU.: vea primer año como residente fiscal de EE. UU..
• Su cónyuge es no residente: vea casado con un no residente.
• Trabaja en el extranjero para un empleador de EE. UU.: vea trabajar en el extranjero para un empleador de EE. UU..
• Debió un saldo grande el año pasado o recibió una carta de bloqueo: vea ayuda tributaria individual.