W-4 para dois empregos ou cônjuge que trabalha: Etapa 2

Como preencho a Etapa 2 do W-4 com dois empregos ou quando os dois cônjuges trabalham?

Preencha a Etapa 2 se você tem mais de um emprego ao mesmo tempo, ou se entrega declaração conjunta e seu cônjuge também trabalha. Escolha uma das três opções dela e coloque dependentes, outras rendas e deduções (Etapas 3 a 4(b)) em apenas um W-4, de preferência o do emprego que paga mais (Form W-4).

A Etapa 4(c), rotulada “Extra withholding” (retenção extra), é a linha que acrescenta um valor fixo em dólares a cada pagamento.

Um caso deixa de ser simples quando há renda de trabalho autônomo, de aluguel ou de investimentos, pagamento em ações, trabalho em dois estados, mais de três empregos ou mais de um emprego que paga acima de $120.000, um saldo alto a pagar no ano passado ou um cônjuge não residente. Um estrangeiro não residente lê a Notice 1392 antes de preencher o formulário e não pode usar o estimador (perguntas frequentes do estimador).

Reúna o demonstrativo de pagamento mais recente de cada emprego seu e do seu cônjuge, e a declaração do ano passado.

Por que dois empregos, ou dois cônjuges que trabalham, acabam com imposto retido a menos?

Cada empregador retém como se o emprego dele fosse o único que você tem. O cálculo de cada pagamento já inclui uma dedução padrão e começa nas menores faixas de imposto, mas a sua declaração tem uma só dedução padrão e empilha todos os salários nas mesmas faixas (perguntas frequentes do W-4 no IRS, pergunta 10).

O resultado é uma diferença entre o que os dois empregadores retêm e o imposto sobre os salários somados. A Etapa 2 fecha essa diferença. Pular essa etapa pode deixar imposto retido a menos, o que pode significar saldo a pagar, e possivelmente multa, quando você entregar a declaração.

Estimador, planilha ou caixa de seleção: qual opção da Etapa 2 é a mais precisa?

O estimador é o mais preciso e o mais reservado. Entre as outras duas, a proporção entre os salários decide: se o emprego que paga mais paga mais que o dobro do outro, a planilha geralmente é mais precisa; se os salários estão mais próximos que isso, a caixa de seleção é (perguntas frequentes do W-4 no IRS, pergunta 11).

O estimador exige um demonstrativo de pagamento de um emprego que você já tem; ele não consegue estimar o salário de um emprego que você ainda não começou. Ele pode sugerir um valor na Etapa 3 mesmo que você não tenha créditos: isso reduz uma retenção que já levaria você a pagar a mais (perguntas frequentes do estimador). O formulário também o recomenda se você preenche o W-4 depois do início do ano, trabalha só parte do ano ou tem bônus, dividendos, ganhos de capital, renda de negócio ou o imposto Medicare adicional sobre salários altos (Form W-4).

Caixa da Etapa 2(c) do W-4: ela vai nos dois W-4?

Sim. A caixa da Etapa 2(c) só funciona quando está marcada no W-4 de cada um dos dois empregos, e só quando há dois empregos no total entre você e seu cônjuge (Form W-4).

Com a caixa marcada, cada empregador reduz pela metade a dedução padrão e as faixas de imposto e retém a partir de uma coluna separada das tabelas para a caixa de seleção (Publication 15-T). Se marcar em apenas um emprego, o outro continua retendo como se fosse o único, e a família ainda fica com retenção a menos. Com três empregos, a caixa de seleção não é uma opção.

Planilha de vários empregos: como transformo o valor anual na Etapa 4(c) de cada pagamento?

Não há valor fixo para um segundo emprego: a tabela da planilha dá um valor anual a partir do salário dos dois empregos e do seu status de declaração. Divida-o pelo número de períodos de pagamento do emprego que paga mais e escreva esse valor por pagamento na Etapa 4(c) do W-4 desse emprego (Form W-4, página 3). Um casal preenche a planilha uma vez, juntos, com os empregos dos dois cônjuges; só o W-4 do emprego que paga mais entre todos recebe o valor.

1. Escolha a tabela do seu status de declaração na página 5 do formulário.
2. Procure o salário tributável anual do emprego que paga mais (o pagamento depois dos itens antes do imposto, como contribuições ao 401(k)) nas linhas e o do emprego que paga menos nas colunas. O valor onde eles se cruzam vai na linha 1.
3. Com três empregos, procure os dois maiores (linha 2a), depois use os salários somados deles contra o terceiro emprego (linha 2b) e some os dois valores.
4. Na linha 3, escreva os períodos de pagamento do emprego que paga mais: 52 se semanal, 26 se quinzenal, 24 se duas vezes por mês, 12 se mensal.
5. Divida e escreva o resultado na Etapa 4(c) do W-4 do emprego que paga mais, mais qualquer outro valor extra que você queira reter. Deixe a Etapa 2 em branco nos outros W-4.

O erro mais comum é escrever o valor anual na Etapa 4(c), o que o retém em todo pagamento. Se mais de um emprego paga acima de $120.000 por ano, ou se há mais de três empregos, o formulário remete à Publication 505 ou ao estimador. Se você não deu um W-4 aos outros empregadores desde que o formulário foi reformulado, dê novos a eles também.

Qual W-4 recebe os dependentes, as deduções e as outras rendas?

Preencha as Etapas 3, 4(a) e 4(b) em um W-4 apenas e deixe em branco nos outros. A retenção é mais precisa quando elas vão no W-4 do emprego que paga mais (Form W-4). Se os dois empregos pagam quase o mesmo, ou se qual paga mais muda durante o ano, a escolha importa menos (perguntas frequentes do W-4 no IRS, pergunta 12).

A Etapa 3 se aplica se a renda total for de $200.000 ou menos ($400.000 ou menos se casado com declaração conjunta). A planilha de deduções atual tem linhas para gorjetas qualificadas, horas extras, juros de financiamento de veículo de passeio, a dedução para idosos, outros ajustes e deduções detalhadas. Declarar os mesmos filhos em dois W-4 reduz a retenção duas vezes por um só crédito.

Trabalho extra como prestador de serviços tem imposto de autônomo (self-employment tax), que o W-4 não calcula; use o estimador ou a Publication 505 para definir a retenção extra dele (perguntas frequentes do W-4 no IRS, pergunta 13). Você pode, em vez disso, pagar o imposto sobre a renda extra ou de investimentos por meio de pagamentos trimestrais de imposto estimado. Um bônus costuma ter retenção a uma taxa fixa de 22%; veja imposto estimado em um ano de bônus grande.

Empregos de meio período, sazonais ou curtos contam como vários empregos?

Um emprego de meio período ou sazonal conta quando você o tem ao mesmo tempo que outro emprego, seja qual for a carga horária. A Etapa 2 trata de empregos mantidos ao mesmo tempo, não de empregos um depois do outro (Form W-4).

• Dois empregos ao mesmo tempo, mesmo que um seja pequeno: use a Etapa 2.
• Um emprego termina e o próximo começa: isso é uma troca, não dois empregos. Cada novo empregador precisa de um W-4.
• Trabalhar só parte do ano: pode haver retenção demais. Seu empregador pode aceitar o método do ano parcial (part-year method) se você pedir por escrito, informando o último dia de trabalho em qualquer empregador anterior neste ano, que você espera ficar empregado por no máximo 245 dias no ano e que usa o ano-calendário como ano fiscal. Ele não está disponível se você começa antes de 1º de maio e espera trabalhar o resto do ano (Publication 505).
• Empregos que se sobrepõem por algumas semanas, ou que mudam com frequência: o estimador, rodado de novo quando os empregos mudam, resolve isso melhor que as tabelas.

Posso manter meu segundo emprego ou outra renda em sigilo do meu empregador?

Sim. Use o estimador ou a planilha de vários empregos em vez da caixa da Etapa 2(c): qualquer um dos dois termina em um único valor extra em dólares na Etapa 4(c), que não diz de onde vem (Form W-4, “Your privacy”).

Para renda de investimentos ou de aposentadoria, você pode escrever uma retenção extra na Etapa 4(c) em vez de informar a renda na Etapa 4(a), ou pagar imposto estimado no lugar (perguntas frequentes do W-4 no IRS, pergunta 14). O estimador também pode incorporar as deduções à Etapa 3, então você não precisa listá-las (perguntas frequentes do estimador).

Nos casamos, nos divorciamos ou mudamos de emprego: quando preciso entregar um novo W-4?

Você deve entregar um novo W-4 em até 10 dias depois de uma mudança listada abaixo, mas apenas se a retenção do resto do ano não cobrir o seu imposto do ano. Caso contrário, você pode atualizá-lo quando quiser (Publication 505).

O casamento não está nessa lista, mas a Publication 505 o cita como uma mudança que exige rever a retenção. Se vocês vão entregar declaração conjunta e os dois trabalham, refaçam a Etapa 2 juntos e cada um entregue ao seu empregador um novo W-4.

Um empregador deve começar a usar um novo W-4 no mais tardar no primeiro período de pagamento que termine 30 dias ou mais depois de você entregá-lo.

No fim do ano: estime a diferença com o estimador ou a Publication 505 e divida-a pelos pagamentos que faltam no ano, e não por todos os períodos de pagamento de um ano inteiro. Você pode colocar tudo em um emprego ou dividir entre os empregos. Se seus períodos de pagamento foram os mesmos o ano todo, você também pode pedir por escrito ao empregador que use o método do salário acumulado (cada pagamento calculado sobre o que você ganhou até agora no ano); o empregador precisa concordar (Publication 505). Um valor da Etapa 4(c) no meio do ano é calculado para os meses que restam, por isso a página do estimador sugere atualizar o W-4 de novo no fim de dezembro para o ano seguinte.

Quando um emprego termina: se o valor extra da Etapa 4(c) estava no emprego que terminou, o emprego que ficou pode agora reter a menos; se os dois W-4 tinham a caixa da Etapa 2(c) marcada, o emprego que ficou continua retendo com as faixas pela metade, o que já não corresponde ao total do ano. Nos dois casos, rode o estimador de novo com o demonstrativo de pagamento mais recente e entregue um novo W-4. Se a retenção sozinha evita a multa por pagamento a menor está em pagamentos trimestrais de imposto estimado.

Um pagamento veio sem imposto federal retido, ou com retenção bem alta: o que deu errado?

Comece pelo W-4 que o empregador tem arquivado: compare a linha de imposto de renda federal do demonstrativo de pagamento com o que está no W-4 e pergunte ao departamento de folha de pagamento se não baterem. A tabela lista as causas mais comuns.

Um empregador não pode devolver o imposto já retido por causa das informações do seu próprio W-4; você o recupera na declaração. Se o empregador reteve mais do que o seu W-4 pedia, ele pode devolver a diferença como correção de erro (Publication 505). O demonstrativo de pagamento pode mostrar o seu valor extra da Etapa 4(c) em uma linha própria.

Posso pedir isenção e o que fazer se meu W-4 reduz demais a retenção?

Você só pode pedir isenção se não teve imposto de renda federal a pagar no ano passado e não espera ter neste ano. O ano passado conta como sem imposto se o imposto total da declaração foi zero (ou menor que certos créditos reembolsáveis), ou se você não precisava entregar declaração. A isenção interrompe a retenção do imposto de renda federal, e não do imposto de Social Security nem de Medicare, e dura um ano: renove-a até a data de meados de fevereiro impressa no formulário. Se sua situação mudar e você passar a dever imposto de renda, entregue um novo W-4 em até 10 dias; se você espera dever no ano seguinte, entregue um até 1º de dezembro (Form W-4; Publication 505).

O IRS revisa a retenção. Se ele concluir que um W-4 declara mais do que você pode pedir, envia a você e ao seu empregador uma carta de bloqueio (lock-in letter) que define o máximo de redução permitido na sua retenção. Você tem um prazo para contestá-la com um novo W-4 e uma declaração por escrito; depois disso, o empregador precisa seguir a carta até o IRS dizer o contrário. Você sempre pode entregar um W-4 que retém mais do que a carta exige (Publication 505).

Uma declaração no W-4 que reduz a retenção sem base razoável pode gerar uma multa civil de $500 por declaração (26 U.S.C. 6682). Informação intencionalmente falsa pode gerar multa criminal de até $1.000, até um ano de prisão, ou ambos (26 U.S.C. 7205). A Publication 505 diz que um erro simples ou um engano de boa-fé não resulta em nenhuma das duas multas.

Meu estado usa o W-4 federal ou um formulário próprio?

Depende do estado. Alguns estados com imposto de renda usam um certificado próprio, e o W-4 federal não define a retenção estadual neles; outros partem do W-4 federal, a menos que você entregue o formulário estadual.

• A Califórnia usa o próprio Form DE 4 para a retenção estadual. Para dois salários ou dois empregos, ele manda marcar “Single or Married (with two or more incomes)” (solteiro ou casado com duas ou mais rendas) e diz que a retenção costuma ser mais precisa quando todas as isenções (allowances) são declaradas no DE 4 do emprego que paga mais e nenhuma nos outros. Um valor extra por pagamento na linha 2 do DE 4 só é retido se o empregador concordar; sem um DE 4 arquivado, o empregador deve reter como solteiro com zero isenções (Form DE 4).
• O Colorado torna o Form DR 0004 opcional: sem ele, o empregador calcula a retenção do Colorado a partir do seu W-4 federal. O formulário cita, como motivo para entregá-lo, uma família que ganha a maior parte da renda em um só emprego, com um certificado separado para cada emprego (Form DR 0004).

Confira o certificado de retenção do órgão de impostos do seu estado quando corrigir seu W-4 federal. Se você mora em um estado e trabalha para um empregador em outro, veja trabalho remoto e imposto de renda estadual.

Exemplo

Estes valores são ilustrativos, em dólares americanos, e usam as tabelas do Form W-4 atual. Salário significa salário tributável anual.

Cônjuges com salários desiguais

Cônjuges com declaração conjunta ganham US$84.000 e US$25.000, os dois com pagamento quinzenal. O salário maior é mais que o dobro do menor, caso em que o IRS diz que a planilha geralmente é mais precisa. A tabela de casados com declaração conjunta dá US$3.420 por ano. Divididos por 26 períodos de pagamento, cerca de US$132 vão na Etapa 4(c) do W-4 do cônjuge que ganha mais, com os filhos, se houver, na Etapa 3 do mesmo formulário. O W-4 do outro cônjuge deixa as Etapas 2 a 4 em branco.

Dois empregos com salários parecidos

Um casal com declaração conjunta ganha US$50.000 e US$45.000. O salário menor é mais da metade do maior, caso em que a caixa de seleção geralmente é mais precisa, então os dois W-4 teriam a caixa da Etapa 2(c) marcada. Apenas um W-4 lista os dois filhos do casal na Etapa 3.

Um segundo emprego de meio período

Um trabalhador solteiro ganha US$70.000 em tempo integral e US$12.000 em meio período, com pagamento quinzenal no emprego principal. A tabela de solteiros dá US$3.830 por ano. Divididos por 26 pagamentos, cerca de US$147 extras vão na Etapa 4(c) do W-4 do emprego principal.

E no seu caso?

• Negócio paralelo, trabalho por contrato ou renda de aluguel: defina a retenção com o estimador ou passe para pagamentos trimestrais de imposto estimado; procure ajuda com imposto de pessoa física se a renda for grande ou irregular.
• Um bônus grande ou pagamento em ações neste ano: veja imposto estimado em um ano de bônus grande e procure ajuda com imposto de pessoa física.
• Você tem uma corporação S e paga salário a si mesmo: veja pagamentos de imposto estimado da corporação S.
• Dois estados, ou o estado errado reteve: veja trabalho remoto e imposto de renda estadual.
• Seu primeiro ano nos EUA: veja primeiro ano como residente fiscal nos EUA.
• Seu cônjuge é não residente: veja casado com um não residente.
• Você trabalha no exterior para um empregador dos EUA: veja trabalhar no exterior para um empregador dos EUA.
• Você ficou com um saldo alto a pagar no ano passado ou recebeu uma carta de bloqueio: procure ajuda com imposto de pessoa física.