Trabajo remoto para empleador de EE. UU.: W-2, FICA, Form 673

Trabajo remoto en el exterior para una empresa de EE. UU.: ¿qué país grava el sueldo del W-2?

Pueden gravarlo tanto EE. UU. como el país donde usted trabaja. EE. UU. grava los ingresos mundiales de un ciudadano o titular de green card sin importar dónde viva (Publication 54), y el país anfitrión también puede gravar ese mismo sueldo según su propia ley. La doble tributación del impuesto sobre la renta suele aliviarse en la declaración de EE. UU. con la exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero (hasta $132,900) o con el crédito por impuestos extranjeros. La seguridad social es otro impuesto, con reglas aparte: un empleador estadounidense sigue cobrando el Seguro Social y Medicare de EE. UU. en el exterior, salvo que un acuerdo de totalización traslade su cobertura.

Un acuerdo de totalización es un acuerdo entre EE. UU. y otro país que decide la seguridad social de qué país lo cubre; el certificado de cobertura es el documento que lo comprueba (IRS).

Un caso deja de ser sencillo cuando nómina no sabe dónde trabaja usted, divide el año entre países, el país anfitrión no tiene acuerdo con EE. UU., tiene green card en lugar de ciudadanía o faltan declaraciones de años anteriores. Reúna sus W-2, recibos de sueldo, un calendario de dónde trabajó cada día, las declaraciones o determinaciones de impuestos extranjeras y cualquier certificado de cobertura.

Si vive en Canadá, consulte en su lugar trabajar a través de la frontera.

¿El W-2 de EE. UU. sigue contando como ingreso del trabajo en el extranjero?

El pago por los días que usted trabaja en el exterior es de fuente extranjera, incluso en un W-2 de EE. UU.; cuenta como ingreso del trabajo en el extranjero para la exclusión solo si usted califica. El sueldo se atribuye al lugar donde se realiza el trabajo, no al lugar donde está el empleador ni adonde llega el dinero: el IRS indica que no importa que un empleador de EE. UU. le pague ni que deposite el sueldo en una cuenta bancaria de EE. UU. (Publication 54). El pago por los días trabajados en EE. UU. sigue siendo de fuente estadounidense y no se puede excluir.

Para calificar, necesita un domicilio fiscal en el extranjero y la prueba de residencia de buena fe o la prueba de presencia física; un titular de green card solo puede usar la prueba de residencia de buena fe como ciudadano o nacional de un país con tratado (Publication 54). Consulte las pruebas de la exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero, incluido si un nómada digital tiene un domicilio fiscal en el extranjero, y exclusión o crédito para decidir cuál usar.

¿Mi empleador de EE. UU. sigue reteniendo el impuesto sobre la renta y puede el Form 673 detenerlo?

Por lo general, un empleador de EE. UU. sigue reteniendo el impuesto sobre la renta de EE. UU. a un ciudadano o titular de green card que trabaja en el exterior. En el caso de un ciudadano, puede dejar de hacerlo cuando es razonable creer que el sueldo se excluirá por la exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero o por la exclusión de vivienda, o cuando la ley extranjera obliga al empleador a retener el impuesto sobre la renta extranjero sobre ese sueldo (26 U.S.C. 3401(a)(8)(A); Publication 54).

El Form 673 es la declaración modelo del IRS que un ciudadano entrega a su empleador para reclamar esa exención. Estas son sus reglas:

• Solo para ciudadanos. Un titular de green card no puede usar el Form 673. Un ciudadano puede redactar su propia declaración en lugar de usar el formulario.
• Usted certifica que espera calificar. La casilla de residencia de buena fe exige un año fiscal completo de residencia en el extranjero, así que quien se muda por primera vez suele usar la casilla de presencia física (330 días completos en el exterior dentro de 12 meses).
• Solo hasta el monto de las exclusiones. El sueldo que supera los montos de la exclusión y de la vivienda sigue sujeto a retención, y el empleador debe sumar a ese límite el sueldo que usted reciba de otras fuentes extranjeras.
• Los días trabajados en EE. UU. siguen con retención. El empleador debe retener sobre los salarios por el trabajo realizado en EE. UU.
• El empleador puede rechazarlo. Si el empleador tiene motivos para creer que usted no calificará, debe seguir reteniendo.
• Debe informar los cambios. Usted certifica, bajo pena de perjurio, que avisará de inmediato al empleador si deja de calificar (Form 673).
• Solo el impuesto sobre la renta. El Form 673 nunca detiene el Seguro Social ni Medicare.

El Form 673 no es una resolución del IRS que declare que el sueldo es excluible; eso lo decide la declaración de impuestos. Si la exclusión resulta menor de lo esperado, usted debe el impuesto con la declaración y puede deber una multa por pagar de menos los impuestos estimados (Publication 54). Si planea reclamar en su lugar el crédito por impuestos extranjeros, la Publication 54 indica que quizá pueda reducir la retención con el Form W-4.

¿Sigo pagando Seguro Social y Medicare sobre un W-2 mientras vivo en el exterior?

Sí, si usted es ciudadano o residente de EE. UU. y trabaja para un empleador estadounidense. El Seguro Social y Medicare de EE. UU. se aplican a ese trabajo fuera de EE. UU. igual que dentro del país (26 U.S.C. 3121(b); IRS): 6.2% de Seguro Social sobre salarios de hasta $184,500 y 1.45% de Medicare, cada uno a cargo de usted y del empleador (Publication 15). Los salarios superiores a $200,000 también llevan el 0.9% del Additional Medicare Tax, que se retiene solo a usted. La exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero no los reduce.

Un empleador estadounidense es el gobierno de EE. UU., una persona residente en EE. UU., una sociedad de personas en la que al menos dos tercios de los socios residen en EE. UU., un fideicomiso cuyos fiduciarios residen todos en EE. UU. o una corporación constituida según la ley federal o estatal de EE. UU. (26 U.S.C. 3121(h)). Si usted pasa a la nómina de la filial extranjera de la empresa (con una participación de al menos 10%), la cobertura de EE. UU. continúa solo si la matriz estadounidense firmó un acuerdo del Form 2032, que no se puede cancelar una vez hecho (Publication 54).

Mi país anfitrión también cobra seguridad social: ¿un acuerdo de totalización evita el cobro doble?

Un acuerdo de totalización evita el cobro doble solo si EE. UU. tiene uno con su país anfitrión y usted tiene un certificado. Con un acuerdo, por lo general se paga seguridad social solo donde se trabaja, pero un trabajador enviado temporalmente al exterior generalmente puede seguir en el sistema de EE. UU. (Publication 54). Cuánto tiempo cuenta como temporal varía según el acuerdo; para Japón es 5 años.

Si un trabajador remoto que decidió mudarse cuenta como «enviado» temporalmente o como alguien que trabaja allí de forma permanente depende de la redacción de cada acuerdo, así que léalo antes de suponer que la cobertura de EE. UU. continúa.

El IRS indica que quien reclama la exención de EE. UU. debe obtener el certificado y entregarlo a su empleador de EE. UU., según los procedimientos de las Revenue Procedures 80-56 y 84-54 y la Revenue Ruling 92-9 (IRS). Solo pueden quedar exentos los salarios pagados en la fecha de entrada en vigor del acuerdo o después (Publication 54). El impuesto de seguridad social pagado a un país con acuerdo no se puede acreditar ni deducir en la declaración de EE. UU. (Publication 514), con una excepción que señala el IRS: la CSG y la CRDS de Francia quedan fuera del acuerdo entre EE. UU. y Francia, por lo que el IRS no objetará por ese motivo un crédito por impuestos extranjeros para ellas (IRS).

El Departamento de Estado publica los acuerdos vigentes, entre ellos Portugal y España (7 FAM 539); la Administración del Seguro Social (SSA) mantiene la lista actualizada. En un país sin acuerdo, ninguna norma de EE. UU. impide ninguno de los dos cobros; la Publication 514 establece cuándo se puede acreditar un impuesto extranjero. El impuesto por trabajo independiente en el exterior y la totalización explica qué países tienen acuerdo y cómo se trata a los trabajadores independientes.

Trabajé parte del año en EE. UU.: ¿cómo se divide un W-2?

Un W-2 se divide por días trabajados. Multiplique el sueldo del año por los días que trabajó en el exterior entre todos los días que trabajó; esa proporción es de fuente extranjera y el resto es de fuente estadounidense (Publication 514). Cuente días de trabajo, no días calendario. Algunos beneficios adicionales, como la vivienda y la educación, se atribuyen de otra forma.

El W-2 no hace esta división por usted. Lleve un calendario con fechas de dónde trabajó, con registros de viaje que lo respalden. Solo la parte de fuente extranjera puede ir en el Form 2555 (instrucciones del Form 2555). Los días trabajados en EE. UU. también pueden dar lugar a un reclamo de impuestos estatales: consulte trabajo remoto e impuesto estatal sobre la renta y cómo terminar la residencia estatal.

¿Puede un empleador de EE. UU. seguir pagándome con un W-2 mientras vivo en el exterior?

La ley tributaria de EE. UU. lo permite: las reglas federales de retención y de Seguro Social descritas arriba cubren a los empleados que trabajan en el exterior. Si el arreglo está permitido es una cuestión del país anfitrión, según su propia ley. Averigüe si tiene permiso para trabajar allí, si el país exige que el empleador se registre, lleve una nómina local o retenga el impuesto sobre la renta y la seguridad social locales, y si su trabajo allí podría crear una presencia gravable para el empleador.

Informe a nómina su país de trabajo y la fecha de inicio. Nómina los necesita para decidir la retención del impuesto sobre la renta de EE. UU., aplicar cualquier certificado de cobertura, detener la retención estatal que ya no corresponda y cumplir cualquier obligación local. Las opciones del empleador están en contratar empleados en el exterior.

Trabajé en el exterior sin avisar a mi empleador y no he presentado declaraciones: ¿cómo lo arreglo del lado de EE. UU.?

Presente la declaración de cada año pendiente, con el Form 2555 o el Form 1116 cuando correspondan, e informe a nómina dónde trabaja ahora. Los pasos, en orden:

1. Reconstruya un calendario de días de trabajo de cada año y divida cada W-2 en días de EE. UU. y días del exterior.
2. Revise lo que nómina retuvo. El Seguro Social y Medicare normalmente continúan en el exterior, así que compárelos con el W-2; el impuesto sobre la renta y el impuesto estatal pueden haberse retenido como si usted aún viviera en EE. UU.
3. Presente las declaraciones pendientes. Si todavía puede elegir la exclusión en una declaración tardía depende de cuándo presente y de si hay impuesto por pagar; consulte las pruebas de la exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero.
4. Informe a nómina su ubicación de ahora en adelante, y entregue el Form 673 solo si espera calificar.
5. Revise las obligaciones de declaración y de seguridad social del propio país anfitrión; son una exposición aparte.

Si tiene varios años sin presentar o informes de cuentas extranjeras omitidos, consulte los Procedimientos Simplificados para el Extranjero (Streamlined Foreign Offshore Procedures).

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Ingeniera que se muda de Texas a Portugal

Una ingeniera conserva su empleo con un W-2 de $150,000 en una corporación de Texas y se muda a Portugal. Su empleador es un empleador estadounidense, así que sigue reteniendo el Seguro Social al 6.2% y Medicare al 1.45%, salvo que un certificado la traslade al sistema de Portugal. Portugal tiene un acuerdo con EE. UU., por lo que un certificado del sistema que la cubra define qué seguridad social paga. Si ella espera calificar para la exclusión y entrega el Form 673, su empleador puede dejar de retener el impuesto sobre la renta sobre el sueldo por su trabajo en Portugal, hasta el monto de la exclusión por la parte del año en que califique; el sueldo por cualquier día trabajado en EE. UU. y el que supere ese monto siguen con retención.

Gerente de mercadeo en México

Un gerente de mercadeo con un W-2 de $90,000 de una corporación de EE. UU. vive y trabaja en México. El empleador es un empleador estadounidense, así que el Seguro Social y Medicare de EE. UU. continúan. México no figura en la lista del Departamento de Estado de acuerdos vigentes, por lo que ninguna norma de EE. UU. impide que también se cobre seguridad social mexicana; si se aplica o no es una cuestión de la ley mexicana.

Analista con tiempo dividido entre Nueva York y España

Una analista gana $120,000 y trabaja 240 días: 100 en Nueva York y 140 en España.

Solo los $70,000 se pueden excluir, y únicamente si ella cumple las pruebas de la exclusión para el período, hasta el límite anual prorrateado por los días del año en que califique. Los $50,000 quedan gravados por EE. UU., y Nueva York también puede reclamarlos.

¿Su caso es distinto?

• Usted vive en Canadá: consulte trabajar a través de la frontera.
• Usted tiene green card y vive en un país con tratado: reclamar residencia allí según el criterio de desempate del tratado puede terminar su estatus de residente de EE. UU. para efectos fiscales y, si es residente de largo plazo, activar el impuesto de salida (26 U.S.C. 7701(b)(6)); consulte declarar impuestos viviendo en el exterior y el impuesto de salida antes de hacerlo.
• Usted no es ciudadano de EE. UU. ni titular de green card: el impuesto de EE. UU. sobre su sueldo depende de su estatus de residencia en el año; obtenga ayuda tributaria transfronteriza.
• No está seguro de cumplir la prueba de 330 días o la de residencia: consulte las pruebas de la exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero.
• Está eligiendo entre la exclusión y el crédito: consulte exclusión o crédito por impuestos extranjeros.
• Le pagan como contratista, no como empleado: consulte el impuesto por trabajo independiente en el exterior.
• Su antiguo estado sigue reteniendo o lo reclama: consulte cómo terminar la residencia estatal al mudarse al exterior.
• Usted es el empleador y decide cómo pagar a alguien en el exterior: consulte contratar empleados en el exterior.
• Ambos países cobran impuestos de nómina, o nunca se informó a su empleador: la situación de nómina entre dos países necesita una revisión; obtenga ayuda tributaria transfronteriza.
• Hay años sin presentar: consulte los Procedimientos Simplificados para el Extranjero (Streamlined Foreign Offshore Procedures) y obtenga ayuda tributaria transfronteriza.