W-4 pour deux emplois ou deux revenus : l'étape 2 expliquée

Comment remplir l'étape 2 du formulaire W-4 pour deux emplois ou deux conjoints qui travaillent?

Remplissez l'étape 2 si vous occupez plus d'un emploi à la fois, ou si vous produisez une déclaration conjointe et que votre conjoint travaille aussi. Choisissez une seule de ses trois options, et inscrivez les personnes à charge, les autres revenus et les déductions (étapes 3 à 4(b)) sur un seul formulaire W-4, idéalement celui de l'emploi le mieux payé (formulaire W-4).

L'étape 4(c), intitulée « Extra withholding » (retenue supplémentaire), est la ligne qui ajoute un montant fixe en dollars à chaque paie.

Un dossier n'est pas simple s'il y a un revenu de travail autonome, de location ou de placement, une rémunération en actions, un travail dans deux États, plus de trois emplois ou plus d'un emploi payant plus de 120 000 $, un solde élevé à payer l'an dernier ou un conjoint non-résident. Un étranger non-résident lit la Notice 1392 avant de remplir le formulaire et ne peut pas utiliser l'estimateur (questions fréquentes sur l'estimateur).

Rassemblez le plus récent talon de paie de chaque emploi que vous et votre conjoint occupez, ainsi que la déclaration de l'an dernier.

Pourquoi deux emplois ou deux conjoints qui travaillent se retrouvent-ils avec trop peu d'impôt retenu?

Chaque employeur retient l'impôt comme si son emploi était le seul. Le calcul de chaque paie intègre une déduction standard et commence aux tranches d'imposition les plus basses, mais votre déclaration n'a droit qu'à une seule déduction standard et empile toute la rémunération dans les mêmes tranches (questions fréquentes de l'IRS sur le W-4, question 10).

Il en résulte un écart entre ce que retiennent les deux employeurs et l'impôt sur la rémunération combinée. L'étape 2 comble cet écart. Si vous l'omettez, l'impôt retenu peut être insuffisant, ce qui peut donner un solde à payer, et peut-être une pénalité, à la production de la déclaration.

Estimateur, feuille de calcul ou case à cocher : quelle option de l'étape 2 est la plus précise?

L'estimateur est le plus précis et le plus confidentiel. Entre les deux autres, c'est le rapport entre les rémunérations qui décide : si l'emploi le mieux payé rapporte plus du double de l'autre, la feuille de calcul est généralement plus précise; si les rémunérations sont plus rapprochées, c'est la case à cocher (questions fréquentes de l'IRS sur le W-4, question 11).

L'estimateur exige un talon de paie d'un emploi que vous occupez déjà; il ne peut pas estimer la rémunération d'un emploi que vous n'avez pas commencé. Il peut suggérer un montant à l'étape 3 même si vous n'avez aucun crédit : cela réduit une retenue qui, selon vos prévisions, dépasserait l'impôt dû (questions fréquentes sur l'estimateur). Le formulaire le recommande aussi si vous remplissez le W-4 après le début de l'année, ne travaillez qu'une partie de l'année, ou avez des primes, des dividendes, des gains en capital, un revenu d'entreprise ou la taxe Medicare supplémentaire sur les salaires élevés (formulaire W-4).

Case de l'étape 2(c) du W-4 : faut-il la cocher sur les deux formulaires W-4?

Oui. La case de l'étape 2(c) ne fonctionne que si elle est cochée sur le formulaire W-4 de chacun des deux emplois, et seulement s'il y a deux emplois en tout pour vous et votre conjoint (formulaire W-4).

Quand la case est cochée, chaque employeur réduit de moitié la déduction standard et les tranches d'imposition et retient l'impôt selon une colonne distincte de ses tableaux pour la case à cocher (Publication 15-T). La cocher sur un seul emploi laisse l'autre emploi retenir l'impôt comme s'il était le seul, de sorte que le ménage reste en déficit. Avec trois emplois, la case à cocher n'est pas une option.

Feuille de calcul des emplois multiples : comment transformer le montant annuel en montant par paie à l'étape 4(c)?

Il n'existe aucun montant fixe pour un deuxième emploi : le tableau de la feuille de calcul donne un montant annuel selon la rémunération des deux emplois et votre statut de production. Divisez-le par le nombre de périodes de paie de l'emploi le mieux payé et inscrivez ce montant par paie à l'étape 4(c) du formulaire W-4 de cet emploi (formulaire W-4, page 3). Un couple marié remplit la feuille de calcul une seule fois, ensemble, avec les emplois des deux conjoints; seul le formulaire W-4 de l'emploi le mieux payé de tous reçoit le montant.

1. Choisissez le tableau correspondant à votre statut de production à la page 5 du formulaire.
2. Repérez le salaire annuel imposable de l'emploi le mieux payé (la rémunération après les retenues avant impôt, comme les cotisations au 401(k)) dans les lignes et celui de l'emploi le moins bien payé dans les colonnes. Le montant à leur intersection va à la ligne 1.
3. Avec trois emplois, cherchez les deux emplois les mieux payés (ligne 2a), puis utilisez leur rémunération combinée par rapport au troisième emploi (ligne 2b), et additionnez les deux montants.
4. À la ligne 3, inscrivez le nombre de périodes de paie de l'emploi le mieux payé : 52 par semaine, 26 aux deux semaines, 24 deux fois par mois, 12 par mois.
5. Divisez, puis inscrivez le résultat à l'étape 4(c) du formulaire W-4 de l'emploi le mieux payé, plus tout autre montant supplémentaire que vous voulez faire retenir. Laissez l'étape 2 vide sur les autres formulaires W-4.

L'erreur la plus courante est d'inscrire le montant annuel à l'étape 4(c), ce qui le fait retenir sur chaque paie. Si plus d'un emploi paie plus de 120 000 $ par année, ou s'il y a plus de trois emplois, le formulaire renvoie plutôt à la Publication 505 ou à l'estimateur. Si vous n'avez pas remis aux autres employeurs un W-4 depuis la refonte du formulaire, remettez-leur aussi de nouveaux formulaires.

Quel formulaire W-4 reçoit les personnes à charge, les déductions et les autres revenus?

Remplissez les étapes 3, 4(a) et 4(b) sur un seul formulaire W-4, et laissez-les vides sur les autres. La retenue est plus précise lorsqu'elles figurent sur le formulaire W-4 de l'emploi le mieux payé (formulaire W-4). Si les deux emplois paient à peu près autant, ou si celui qui paie le plus change durant l'année, le choix importe moins (questions fréquentes de l'IRS sur le W-4, question 12).

L'étape 3 s'applique si le revenu total sera de 200 000 $ ou moins (400 000 $ ou moins pour une déclaration conjointe de personnes mariées). La feuille de calcul des déductions actuelle comporte des lignes pour les pourboires admissibles, les heures supplémentaires, les intérêts sur un prêt de véhicule de tourisme, la déduction pour aînés, d'autres ajustements et les déductions détaillées. Réclamer les mêmes enfants sur deux formulaires W-4 réduit la retenue deux fois pour un seul crédit.

Un travail d'appoint comme entrepreneur entraîne l'impôt sur le travail autonome, que le W-4 ne calcule pas; utilisez l'estimateur ou la Publication 505 pour fixer la retenue supplémentaire qui s'y rapporte (questions fréquentes de l'IRS sur le W-4, question 13). Vous pouvez plutôt payer l'impôt sur un revenu d'appoint ou de placement par des paiements estimatifs trimestriels. Une prime est souvent assujettie à une retenue à taux fixe de 22 %; voir impôt estimatif lors d'une année de grosse prime.

Les emplois à temps partiel, saisonniers ou de courte durée comptent-ils comme des emplois multiples?

Un emploi à temps partiel ou saisonnier compte lorsque vous l'occupez en même temps qu'un autre emploi, peu importe ses heures. L'étape 2 vise les emplois occupés simultanément, et non les emplois occupés l'un après l'autre (formulaire W-4).

• Deux emplois en même temps, même un petit : utilisez l'étape 2.
• Un emploi qui se termine et le suivant qui commence : c'est un changement, et non deux emplois. Chaque nouvel employeur a besoin d'un formulaire W-4.
• Travail durant une partie de l'année seulement : il peut y avoir trop de retenue. Votre employeur peut accepter d'utiliser la méthode de l'année partielle si vous le demandez par écrit, en indiquant votre dernier jour de travail chez tout employeur précédent cette année, que vous prévoyez travailler au plus 245 jours durant l'année et que vous utilisez l'année civile comme année d'imposition. Elle n'est pas offerte si vous commencez avant le 1er mai et prévoyez travailler le reste de l'année (Publication 505).
• Emplois qui se chevauchent pendant quelques semaines, ou qui changent souvent : l'estimateur, refait chaque fois que les emplois changent, gère mieux ce cas que les tableaux.

Puis-je garder mon deuxième emploi ou mes autres revenus confidentiels à l'égard de mon employeur?

Oui. Utilisez l'estimateur ou la feuille de calcul des emplois multiples plutôt que la case de l'étape 2(c) : les deux aboutissent à un seul montant supplémentaire en dollars à l'étape 4(c), qui n'indique pas d'où il vient (formulaire W-4, « Your privacy »).

Pour un revenu de placement ou de retraite, vous pouvez inscrire une retenue supplémentaire à l'étape 4(c) plutôt que le revenu à l'étape 4(a), ou payer un impôt estimatif à la place (questions fréquentes de l'IRS sur le W-4, question 14). L'estimateur peut aussi intégrer les déductions à l'étape 3, de sorte que vous n'avez pas à les énumérer (questions fréquentes sur l'estimateur).

Nous nous sommes mariés, avons divorcé ou avons changé d'emploi : quand dois-je remettre un nouveau W-4?

Vous devez remettre un nouveau W-4 dans les 10 jours suivant un changement énuméré ci-dessous, mais seulement si la retenue pour le reste de l'année ne couvrira pas votre impôt de l'année. Sinon, vous pouvez le mettre à jour quand vous le voulez (Publication 505).

Le mariage ne figure pas sur cette liste, mais la Publication 505 le nomme comme un changement à l'égard duquel il faut vérifier la retenue. Si vous produirez une déclaration conjointe et que vous travaillez tous les deux, refaites l'étape 2 ensemble et remettez chacun un nouveau W-4 à votre employeur.

Un employeur doit commencer à utiliser un nouveau W-4 au plus tard à la première période de paie se terminant 30 jours ou plus après sa remise.

Tard dans l'année : estimez le manque à gagner avec l'estimateur ou la Publication 505, puis divisez-le par les jours de paie restants dans l'année, et non par les périodes de paie d'une année complète. Vous pouvez tout mettre sur un seul emploi ou le répartir entre les emplois. Si vos périodes de paie sont restées les mêmes toute l'année, vous pouvez aussi demander par écrit à l'employeur d'utiliser la méthode du salaire cumulatif (chaque paie calculée à partir de votre rémunération depuis le début de l'année); l'employeur doit accepter (Publication 505). Un montant d'étape 4(c) en cours d'année est calculé pour les mois restants; la page de l'estimateur suggère donc de mettre à jour le W-4 à la fin de décembre pour l'année suivante.

Quand un emploi se termine : si le montant supplémentaire de l'étape 4(c) figurait sur l'emploi terminé, l'emploi restant peut maintenant retenir trop peu; si les deux formulaires W-4 avaient la case de l'étape 2(c) cochée, l'emploi restant continue de retenir selon des tranches réduites de moitié, ce qui ne correspond plus au total de l'année. Dans les deux cas, refaites l'estimateur avec votre plus récent talon de paie et remettez un nouveau W-4. Savoir si la retenue seule évite la pénalité pour insuffisance de paiement est expliqué dans paiements d'impôt estimatif trimestriels.

Une paie n'a eu aucun impôt fédéral retenu, ou beaucoup trop : qu'est-ce qui s'est passé?

Commencez par le W-4 que l'employeur a au dossier : comparez la ligne de l'impôt fédéral sur le revenu du talon de paie avec les inscriptions du W-4, et demandez à la paie si elles ne concordent pas. Le tableau énumère les causes habituelles.

Un employeur ne peut pas rembourser l'impôt déjà retenu à cause de vos propres inscriptions sur le W-4; vous le réclamez dans votre déclaration. Si l'employeur a retenu plus que ce que votre W-4 prévoyait, il peut rembourser l'erreur (Publication 505). Un talon de paie peut afficher votre montant supplémentaire de l'étape 4(c) sur une ligne distincte.

Puis-je me déclarer exempt, et que faire si mon W-4 réduit trop la retenue?

Vous ne pouvez demander l'exemption que si vous n'aviez aucun impôt fédéral sur le revenu à payer l'an dernier et n'en prévoyez aucun cette année. L'année précédente compte comme nulle si l'impôt total de votre déclaration était de zéro (ou inférieur à certains crédits remboursables), ou si vous n'aviez pas à produire de déclaration. L'exemption arrête la retenue de l'impôt fédéral sur le revenu, mais non la cotisation de sécurité sociale ni celle de Medicare, et dure un an : renouvelez-la d'ici la date de la mi-février imprimée sur le formulaire. Si votre situation change et que vous devrez de l'impôt sur le revenu, remettez un nouveau W-4 dans les 10 jours; si vous prévoyez en devoir l'an prochain, remettez-en un au plus tard le 1er décembre (formulaire W-4; Publication 505).

L'IRS examine les retenues. Si elle constate qu'un W-4 exagère ce que vous pouvez réclamer, elle vous envoie, à vous et à votre employeur, une lettre de verrouillage (lock-in letter) qui fixe la réduction maximale de votre retenue. Vous disposez d'une période pour la contester avec un nouveau W-4 et une déclaration écrite; après quoi l'employeur doit suivre la lettre jusqu'à ce que l'IRS indique autre chose. Vous pouvez toujours remettre un W-4 qui retient plus que ce que la lettre exige (Publication 505).

Une déclaration sur le W-4 qui réduit la retenue sans motif raisonnable peut entraîner une pénalité civile de 500 $ par déclaration (26 U.S.C. 6682). Des renseignements volontairement faux peuvent entraîner une amende criminelle pouvant atteindre 1 000 $, jusqu'à un an de prison, ou les deux (26 U.S.C. 7205). La Publication 505 dit qu'une simple erreur ou une erreur commise de bonne foi n'entraîne aucune de ces pénalités.

Mon État utilise-t-il le W-4 fédéral ou son propre formulaire?

Cela dépend de l'État. Certains États qui prélèvent un impôt sur le revenu utilisent leur propre certificat, et le W-4 fédéral n'y fixe pas la retenue d'État; d'autres partent du W-4 fédéral, sauf si vous produisez le formulaire de l'État.

• La Californie utilise son propre formulaire DE 4 pour la retenue d'État. Pour deux revenus ou deux emplois, elle dit de cocher « Single or Married (with two or more incomes) » (célibataire ou marié avec deux revenus ou plus), et que la retenue est généralement plus précise quand toutes les exemptions sont réclamées sur le DE 4 de l'emploi le mieux payé et aucune sur les autres. Un montant supplémentaire par paie à la ligne 2 du DE 4 n'est retenu que si l'employeur y consent; sans DE 4 au dossier, l'employeur doit retenir comme pour un célibataire sans aucune exemption (formulaire DE 4).
• Le Colorado rend son formulaire DR 0004 facultatif : sans lui, l'employeur calcule la retenue du Colorado à partir de votre W-4 fédéral. Le formulaire cite comme raison de le produire le cas d'un ménage qui tire l'essentiel de son revenu d'un seul emploi, avec un certificat distinct pour chaque emploi (formulaire DR 0004).

Vérifiez le certificat de retenue de l'agence fiscale de votre État lorsque vous corrigez votre W-4 fédéral. Si vous vivez dans un État et travaillez pour un employeur d'un autre, voir télétravail et impôt sur le revenu des États.

Exemple

Ces montants sont donnés à titre d'illustration, en dollars américains, et utilisent les tableaux du formulaire W-4 actuel. La rémunération désigne le salaire annuel imposable.

Conjoints à la rémunération inégale

Des conjoints qui produisent une déclaration conjointe gagnent 84 000 $ et 25 000 $, tous deux payés aux deux semaines. La rémunération la plus élevée dépasse le double de l'autre, cas où l'IRS dit que la feuille de calcul est généralement plus précise. Le tableau des personnes mariées en déclaration conjointe donne 3 420 $ par année. Divisé par 26 périodes de paie, environ 132 $ vont à l'étape 4(c) du W-4 du conjoint le mieux payé, avec les enfants éventuels à l'étape 3 du même formulaire. Le W-4 de l'autre conjoint laisse les étapes 2 à 4 vides.

Deux emplois à la rémunération semblable

Un couple qui produit une déclaration conjointe gagne 50 000 $ et 45 000 $. La rémunération la plus basse dépasse la moitié de la plus élevée, cas où la case à cocher est généralement plus précise; les deux formulaires W-4 auraient donc la case de l'étape 2(c) cochée. Un seul W-4 énumère leurs deux enfants à l'étape 3.

Un deuxième emploi à temps partiel

Un travailleur célibataire gagne 70 000 $ à temps plein et 12 000 $ à temps partiel, payé aux deux semaines à son emploi principal. Le tableau des célibataires donne 3 830 $ par année. Divisé par 26 paies, environ 147 $ de plus vont à l'étape 4(c) du W-4 de l'emploi principal.

Votre situation est différente?

• Entreprise d'appoint, travail à contrat ou revenu de location : fixez la retenue avec l'estimateur ou passez aux paiements d'impôt estimatif trimestriels; obtenez de l'aide fiscale personnalisée si le revenu est élevé ou irrégulier.
• Une grosse prime ou une rémunération en actions cette année : voir impôt estimatif lors d'une année de grosse prime et obtenez de l'aide fiscale personnalisée.
• Vous détenez une S corporation et vous versez un salaire : voir paiements d'impôt estimatif d'une S corporation.
• Deux États, ou le mauvais État a retenu l'impôt : voir télétravail et impôt sur le revenu des États.
• Votre première année aux États-Unis : voir première année comme résident fiscal des États-Unis.
• Votre conjoint est non-résident : voir marié à un non-résident.
• Vous travaillez à l'étranger pour un employeur américain : voir travailler à l'étranger pour un employeur américain.
• Vous avez eu un solde élevé à payer l'an dernier ou reçu une lettre de verrouillage : voir l'aide fiscale personnalisée.