Impuestos estatales por trabajo remoto: vivir en un estado y trabajar para otro

Trabajo de forma remota para una empresa de otro estado: ¿a qué estado le pago impuestos?

Su estado de residencia (donde usted es residente) grava todos sus salarios, sin importar dónde los gane, si tiene impuesto sobre la renta. Un estado donde usted no es residente, por lo general, grava solo los salarios de los días en que trabajó allí físicamente, incluso unos pocos días en un viaje de trabajo; si debe presentar una declaración en ese estado, lo explica la guía umbrales de presentación para no residentes por estado. La dirección del empleador no decide el resultado: California, por ejemplo, indica que los salarios tienen su fuente donde se presta el servicio, no donde está el empleador ni donde le pagan (FTB Publication 1031).

Si su estado de residencia no tiene impuesto sobre la renta, nada compensa el impuesto del estado donde trabaja (estados sin impuesto sobre la renta). Si lo tiene, su crédito aun así puede no cubrir el impuesto que una regla de conveniencia aplica a los días que usted trabajó en casa (vea más abajo).

Dos hechos deciden la mayoría de los casos: dónde trabaja físicamente cada día y cuál es su estado de domicilio. El caso no es sencillo cuando el estado del empleador aplica una regla de conveniencia, cuando dos estados lo consideran residente, cuando usted se mudó o cuando intervienen tres o más estados.

Reúna: todos los Forms W-2 con sus casillas estatales, un registro diario de dónde trabajó cada día, su contrato de alquiler o escritura, y las declaraciones estatales del año anterior.

¿Qué es la regla de conveniencia del empleador y la usa Nueva York?

Sí, Nueva York la usa. Si usted es no residente y su oficina principal está en Nueva York, los días que teletrabaja cuentan como días trabajados en Nueva York, a menos que su empleador haya establecido una oficina del empleador de buena fe (bona fide) en su casa (preguntas frecuentes de Nueva York). Los días cuentan como trabajados fuera de Nueva York solo cuando el trabajo, por su naturaleza, no puede hacerse en el lugar de trabajo del empleador (instrucciones del IT-203). Solo cuentan los días normales de trabajo en casa; un día en casa en el que usted solo contesta llamadas o correos ocasionales es un día no laborable (TSB-M-06(5)I).

Según el TSB-M-06(5)I, una oficina en casa es una oficina del empleador de buena fe (bona fide) si cumple una de estas dos condiciones:

• el factor principal: sus funciones requieren instalaciones especializadas que no pueden ofrecerse en el lugar de trabajo del empleador, pero sí están en su casa o cerca de ella; o
• al menos 4 de 6 factores secundarios y 3 de 10 otros factores. Entre los factores secundarios están que la oficina en casa sea una condición del empleo, que el empleador tenga una razón comercial real para tener una oficina donde usted vive, que allí realice sus funciones principales, que reciba clientes allí con regularidad y que no tenga un escritorio asignado en la oficina del empleador.

Nueva York indica que, a menos que su empleador haya actuado específicamente para establecer una oficina en su casa, por lo general usted seguirá debiendo impuesto a Nueva York por esos días. Si su oficina principal está fuera de Nueva York, un día normal de trabajo en casa no es un día de Nueva York.

Nueva Jersey no tiene una regla propia; aplica a los no residentes la prueba de conveniencia de su estado de residencia, si este tiene una (menciona Delaware, Nebraska y Nueva York). Si su oficina principal o asignada está en Nueva Jersey y usted trabaja desde casa por su propia conveniencia, los salarios son ingresos de Nueva Jersey. Nueva Jersey no asigna nada si usted no trabajó en Nueva Jersey en todo el año, y la regla no alcanza a los residentes de Pensilvania, que están cubiertos por la reciprocidad (preguntas frecuentes de Nueva Jersey; instrucciones del NJ-1040NR).

Connecticut hace lo mismo con los no residentes: los días trabajados fuera de Connecticut por conveniencia propia cuentan como días de Connecticut si el estado de residencia usa una prueba similar (Conn. Gen. Stat. 12-711(b)(2)(C)). En sentido contrario, un residente de Connecticut que gana una impugnación contra la regla de conveniencia de otro estado recibe un crédito menor de Connecticut por el impuesto de ese estado, por lo que debe más a Connecticut; entonces Connecticut otorga un crédito de 60% de ese impuesto adicional de Connecticut (Connecticut DRS). Estas reglas varían según el estado, cambian y se impugnan; para cualquier otro estado, consulte su propio departamento de ingresos antes de suponer que tiene o no una regla así.

Vivo en un estado y trabajo en otro: ¿pago impuestos en ambos?

A menudo sí. El crédito de residente de su estado de residencia puede compensar la doble tributación, con límites. Usted presenta una declaración de no residente en el estado donde trabaja, con los salarios ganados allí, y una declaración de residente en su estado de residencia con todos sus ingresos. Su estado de residencia le acredita el impuesto que el estado de trabajo cobró sobre esos mismos ingresos (preguntas frecuentes de Nueva York). El crédito se basa en el impuesto calculado en la declaración del estado de trabajo, por lo que esa declaración suele prepararse primero (instrucciones del IT-112-R).

Los salarios se dividen, por lo general, según los días trabajados. Nueva York, por ejemplo, compara los días trabajados en Nueva York con el total de días trabajados, sin contar fines de semana, feriados, días de enfermedad ni días de vacaciones no trabajados (instrucciones del IT-203).

El crédito tiene límites que pueden dejarlo pagando más que el impuesto de un solo estado:

• Está limitado al impuesto de su estado de residencia sobre esos ingresos. El crédito de California es el menor entre su propio impuesto sobre los ingresos con doble tributación y el impuesto del otro estado sobre ellos (Schedule S). El crédito de Nueva York no puede reducir su impuesto por debajo de lo que sería sin esos ingresos (instrucciones del IT-112-R). Si la tasa del estado de trabajo es más alta, usted paga la diferencia.
• Su estado de residencia usa sus propias reglas de fuente. California permite el crédito solo sobre ingresos que tengan fuente en el otro estado según la ley de California, aunque las reglas del otro estado sean distintas, y asigna la fuente de los salarios de los empleados al lugar donde se hace el trabajo (instrucciones del Schedule S). Por eso, el impuesto que Nueva York cobra bajo su regla de conveniencia por los días que usted trabajó en casa en California, por lo general, queda fuera del crédito de California.
• No todas las parejas de estados funcionan de la forma habitual. California no permite a sus residentes el crédito cuando el otro estado da a los residentes de California un crédito por el impuesto de California, y publica la lista de los estados que califican (instrucciones del Schedule S).

Algunos estados vecinos tienen acuerdos de reciprocidad que permiten a quienes cruzan la frontera para trabajar pagar solo a su estado de residencia; si alguno lo cubre a usted y si debe presentar declaración en el estado de trabajo lo explica la guía umbrales de presentación para no residentes por estado.

¿De qué estado soy residente si divido mi tiempo o conservo una vivienda en mi estado anterior?

Su domicilio es el único lugar que usted trata como su hogar permanente y al que tiene intención de volver; solo puede tener uno. También puede ser residente de un segundo estado si mantiene una vivienda allí y pasa suficientes días en él. Nueva York indica que su domicilio no cambia hasta que usted demuestre, con evidencia clara y convincente, que lo abandonó y trasladó el centro de su vida a otro lugar; inscribirse para votar o presentar un certificado de domicilio no basta (preguntas frecuentes de Nueva York).

En Nueva York y Connecticut, la vivienda permanente no tiene que ser de su propiedad; una vivienda que usted alquila, o que su cónyuge posee o alquila, puede contar. Nueva York y Connecticut tratan a una persona con domicilio allí como no residente si se cumplen las tres condiciones: no tiene vivienda permanente en el estado, tiene una en otro lugar durante todo el año y pasa 30 días o menos en el estado (definiciones de Nueva York; Connecticut DRS). Lleve un registro diario (dónde durmió y dónde trabajó cada día), porque los estados revisan el conteo de días y la división de los días de trabajo.

¿Pueden dos estados considerarme residente en el mismo año?

Sí. Una persona con domicilio en Nueva York que alquila un apartamento en Virginia y vive allí más de 183 días puede ser residente de ambos estados, y cada uno puede gravar todos sus ingresos (Virginia Tax; definiciones de Nueva York). El crédito de residente no resuelve del todo la doble residencia. El crédito de Nueva York para una persona con doble residencia excluye algunos ingresos de inversión y de negocios, y no está disponible si el otro estado acredita el impuesto completo de Nueva York (instrucciones del IT-112-R).

El resultado puede ser que los intereses, los dividendos y otros ingresos queden gravados por completo por ambos estados. La doble residencia depende mucho de los hechos y con frecuencia surge en una auditoría; es un caso para revisión profesional.

Me mudé a mitad de año con un trabajo remoto: ¿qué estado me cobra impuestos?

Por lo general, se presenta una declaración por parte del año en cada estado donde usted vivió. Cada estado grava todos los ingresos que usted recibió mientras era su residente, más los ingresos de fuentes del estado mientras no lo era. California y Nueva York aplican esta división (FTB Publication 1031; instrucciones del IT-203). El formulario de Virginia para parte del año es el Form 760PY, pero si usted vivió en Virginia 183 días o menos, puede presentar en cambio como no residente el Form 763, que permite la exención personal y la deducción estándar completas en lugar de las prorrateadas (Virginia Tax).

Los salarios se dividen, por lo general, según cuándo los ganó: el pago de cada período de residencia corresponde a ese estado, y después de la mudanza el estado anterior grava solo los salarios que tienen fuente en él, como los días que usted todavía trabaja allí. Nueva York aplica su regla de conveniencia solo a la parte del año en que usted fue no residente, y cuenta únicamente los días de trabajo de ese período (TSB-M-06(5)I). Los conceptos a los que tenía derecho antes de la mudanza, como un bono ya otorgado, pueden pertenecer al período de residencia en el estado anterior (instrucciones del IT-203). Para bonos, indemnizaciones o pagos diferidos que llegan después, vea impuesto estatal sobre pagos diferidos después de una mudanza.

Mi empleador retuvo impuestos para el estado equivocado: ¿cómo los recupero?

Para recuperar el impuesto, por lo general debe presentar una declaración en el estado que lo retuvo; el estado al que se le debe espera una declaración y el pago. Nueva York, por ejemplo, exige una declaración de no residente para reclamar el reembolso del impuesto de Nueva York retenido de su sueldo (instrucciones del IT-203). En esa declaración usted informa solo los salarios que realmente tienen fuente en ese estado, que pueden ser ninguno. Los reclamos de reembolso vencen: Nueva York, por lo general, permite el plazo que termine más tarde entre tres años desde la presentación de la declaración o dos años desde el pago del impuesto (mismas instrucciones).

Después, el estado correcto puede mostrar un saldo a pagar con intereses o una multa por impuestos estimados, ya que no se le pagó nada durante el año. Pida al empleador que corrija sus registros y emita un Form W-2 corregido; cómo lo hace el empleador se explica en empleados en otro estado, y cómo presentar con un W-2 equivocado, en Form W-2 faltante o incorrecto.

Mi empleador no retiene para mi estado de residencia: ¿cómo pago durante el año?

Quizás deba hacer pagos de impuestos estimados estatales, o el empleador puede aceptar retener para su estado de residencia. Nueva York, por ejemplo, indica que quizás necesite hacer pagos estimados cuando no se retiene impuesto, o no se retiene lo suficiente (impuestos estimados de Nueva York). Si el estado de trabajo retiene, es posible que sus pagos al estado de residencia solo tengan que cubrir el impuesto que quede después del crédito que su estado de residencia realmente le permita. Las fechas de vencimiento y los montos de puerto seguro (safe harbor) están en pagos trimestrales de impuestos estimados.

Trabajo como independiente o viajo por trabajo: ¿qué estados pueden gravar los ingresos de trabajo independiente?

Su estado de residencia, si tiene impuesto sobre la renta, grava todos sus ingresos del negocio. Un estado donde usted no es residente, por lo general, grava la parte de su negocio que se realiza allí (instrucciones del IT-203). Algunos estados miran más allá de dónde usted trabaja: California puede asignar a California la fuente de los ingresos por servicios de un no residente cuando el cliente recibe el beneficio del servicio allí, según sus reglas de prorrateo basado en el mercado (FTB Publication 1031). Si esas reglas alcanzan a un trabajador independiente en particular depende de dónde se realiza el negocio, así que trate a los clientes en California como un motivo para revisar.

Conserve un registro de dónde trabajó y dónde está cada cliente. Si el negocio tiene propietarios, personal o ventas en otros estados, vea impuesto sobre los ingresos de negocios en otros estados.

¿Me sigue el impuesto de la ciudad de Nueva York cuando trabajo de forma remota?

El impuesto personal sobre la renta de la ciudad de Nueva York sigue a la residencia, no al trabajo. Los residentes de la ciudad lo pagan sobre todos sus ingresos, sin importar dónde los ganen, y los no residentes no deben nada, aunque trabajen en la ciudad todos los días. Las pruebas de residencia de la ciudad reflejan las del estado: domicilio en la ciudad, o una vivienda permanente en la ciudad más 184 días o más allí (preguntas frecuentes de Nueva York). Yonkers es distinto: los no residentes pueden deber su impuesto sobre ingresos de no residentes por los salarios ganados allí, y la regla de conveniencia también se aplica a ese impuesto (TSB-M-06(5)I).

Aparte, los trabajadores independientes pueden deber el impuesto de movilidad del transporte de cercanías del área metropolitana de Nueva York por el negocio realizado en el Distrito de Transporte de Cercanías Metropolitano (la ciudad de Nueva York y siete condados cercanos) (New York Tax Department). Un trabajador independiente que realiza su negocio en la ciudad de Nueva York también puede deber el impuesto sobre negocios no incorporados de la ciudad, de 4% del ingreso gravable asignado a la ciudad; un crédito elimina una obligación de $3,400 o menos (NYC Department of Finance). Se presenta ante la ciudad con el Form NYC-202 o NYC-202S, no con la declaración estatal (instrucciones del IT-201). Otras ciudades y condados fijan sus propias reglas; consulte la oficina de impuestos local.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Trabajo remoto para una oficina de Nueva York, viviendo en California

Una residente de California gana $150,000 trabajando para una empresa cuya oficina de Nueva York es su lugar de trabajo principal. Trabaja 220 días en casa, en California, y 20 días en la oficina de Nueva York. Suponga que su oficina en casa no es una oficina del empleador de buena fe (bona fide); entonces Nueva York grava los $150,000 completos como ingreso de Nueva York. Ella presenta una declaración de no residente de Nueva York (Form IT-203) con los $150,000. California grava los $150,000 completos como su estado de residencia. En su declaración de California, el Schedule S le daría un crédito solo por el impuesto sobre los $12,500 ganados en los 20 días en la oficina de Nueva York (20 de 240 días de trabajo), el menor entre el impuesto de California y el de Nueva York sobre esa cantidad, porque California asigna a California la fuente de los salarios de los demás días. El impuesto de Nueva York sobre los otros $137,500 no se acreditaría, por lo que ese pago quedaría gravado por ambos estados.

Mudanza a mitad de año, mismo trabajo remoto

Una trabajadora remota que gana $120,000 al año se muda de Virginia a Florida el 1 de abril y conserva su trabajo. Los $30,000 ganados de enero a marzo van en el Form 760PY de Virginia, que prorratea su exención y su deducción estándar; como vivió en Virginia 183 días o menos, puede presentar en cambio como no residente el Form 763 con los montos completos. El pago posterior a la mudanza no es ingreso de Virginia si no trabaja en Virginia, y Florida no tiene impuesto personal sobre la renta. Su Form W-2 muestra los $120,000 completos para Virginia, así que su declaración informa la división correcta, reclama la retención en exceso de Virginia y pide al empleador un W-2 corregido.

Una estadía larga en otro estado

Una trabajadora remota conserva su domicilio en Florida, pero alquila un apartamento en Virginia y pasa allí 200 días. Virginia la trata como residente real (una vivienda y más de 183 días), por lo que grava los $90,000 completos de sus ingresos, aunque su domicilio siga en Florida.

¿Su caso es distinto?

• Dos estados lo reclaman como residente, un estado abrió una auditoría de residencia, usted trabajó en tres o más estados, o una regla de conveniencia lo dejó sin crédito en su estado de residencia: obtenga ayuda con impuestos personales.
• No sabe si un estado lo obliga a presentar declaración, o si se aplica un acuerdo de reciprocidad: vea umbrales de presentación para no residentes por estado.
• Usted es el empleador, o necesita corregir el Form W-2: vea empleados en otro estado.
• Un bono, una indemnización o un pago diferido llega después de su mudanza: vea impuesto estatal sobre pagos diferidos después de una mudanza.
• Sus Schedules K-1 de fondos muestran ingresos en muchos estados: vea declaraciones estatales para inversionistas en fondos.
• Es administrador de un fondo y se va de Nueva York a Florida o Texas: vea administrador de fondos que se muda a Florida o Texas.
• Se va a vivir al extranjero: vea cómo terminar la residencia estatal al mudarse al extranjero.
• Se mudó a Canadá: vea impuesto estatal de EE. UU. después de mudarse a Canadá.
• Trabaja desde otro país para un empleador de EE. UU.: vea trabajar en el extranjero para un empleador de EE. UU..