Entreprise individuelle à société : tenue de livres au Canada

De l'entreprise individuelle à la société : que change-t-il dans les livres?

Deux séries de livres remplacent une seule. Les livres de l'entreprise individuelle s'arrêtent à la date du transfert. Les livres de la société commencent à la constitution, et l'entreprise y entre à la date du transfert. L'ARC (l'Agence du revenu du Canada) traite la constitution en société d'une entreprise existante comme un changement de statut juridique : la société obtient un nouveau numéro d'entreprise (NE), et les comptes de programme de l'ancien NE ne s'y transfèrent pas (ARC : changement de statut juridique).

Un dossier cesse d'être simple quand l'équipement, les stocks, les comptes clients, les prêts et les comptes de TPS/TVH et de paie se déplacent tous ensemble. Chaque élément a sa propre règle, son propre formulaire ou sa propre date limite : un bien omis du choix est réputé vendu à sa juste valeur marchande, un choix produit en retard (jusqu'à 3 ans après la date limite) entraîne une pénalité pouvant atteindre 8 000 $ (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphes 85(7) et (8)), et la taxe peut s'appliquer au transfert si les conditions de la TPS/TVH ne sont pas remplies. La première déclaration T2 de la société doit aussi concorder avec le T2125 final : ce qui sort des anciens livres à la date de coupure entre dans les livres de la société par l'écriture de transfert, et ce que le propriétaire garde reste à l'extérieur.

À rassembler avant de commencer :

• La date du transfert et la date de constitution
• Ce que la société a payé ou reçu depuis sa constitution
• La convention de transfert signée, ou son projet
• Chaque bien, avec son coût, son coût fiscal restant (ce qui reste à déduire en amortissement) et sa juste valeur marchande
• Les factures de clients et de fournisseurs impayées à la date du transfert
• Les prêts, baux et cartes de crédit, avec leurs conventions
• Le NE, les numéros de compte de TPS/TVH et de paie, et les dernières déclarations produites
• Les livres de l'entreprise individuelle jusqu'à la date du transfert

L'ordre habituel :

1. Fixez la date du transfert et la convention de transfert, avec une valeur pour chaque élément.
2. Inscrivez les comptes de la société auprès de l'ARC. Si le propriétaire est inscrit à la TPS/TVH, inscrivez d'abord la société à la TPS/TVH : le choix du formulaire GST44 n'est pas offert quand le propriétaire est inscrit et que la société ne l'est pas.
3. Fermez les anciens livres à la date de coupure.
4. Inscrivez le transfert dans les deux séries de livres à la date du transfert.
5. Produisez les choix de l'impôt sur le revenu et de la TPS/TVH avant leurs dates limites.
6. Produisez le T2125 final, les déclarations finales de TPS/TVH et de paie ainsi que la première déclaration T2 de la société, puis fermez les anciens comptes.

Cette page porte sur les livres. Pour le roulement fiscal (un choix prévu à l'article 85, qui fixe une valeur convenue pour chaque bien) et ses formulaires de choix, voir transférer une entreprise à une société. Pour savoir quels comptes de l'ARC ouvrir, voir après la constitution en société.

Quelle date de coupure ferme les livres de l'entreprise individuelle, et que couvre le T2125 final?

Quand toute l'entreprise est transférée, la date de coupure est la date du transfert : la date à laquelle la société prend le relais, telle qu'elle est écrite dans la convention de transfert. Les anciens livres courent jusqu'à la veille, le transfert lui-même étant inscrit à la date du transfert, et l'activité de la société commence à la date du transfert. Les travailleurs autonomes ont généralement un exercice se terminant le 31 décembre, et l'ARC précise qu'une période d'exercice peut être plus courte quand une entreprise cesse ses activités (ARC : T4002, chapitre 1). Pour une entreprise ayant l'exercice habituel se terminant le 31 décembre, le T2125 final couvre donc la période du 1er janvier à la veille de la date du transfert, et non l'année civile complète. Si le propriétaire garde une partie de l'entreprise, l'entreprise individuelle continue et ses livres ne se ferment pas : confirmez le traitement avant de fermer quoi que ce soit.

Le revenu de travail autonome doit être déclaré selon la méthode d'exercice, sauf que les agriculteurs, les pêcheurs et les agents à commission peuvent choisir la méthode de caisse (ARC : T4002, chapitre 1). Selon la méthode d'exercice, les revenus gagnés et les dépenses engagées jusqu'à la date de coupure appartiennent au T2125 final, même s'ils sont impayés.

Pour fermer les anciens livres :

1. Rapprochez l'ancien compte bancaire et les cartes jusqu'à la date de coupure.
2. Dressez la liste des factures de clients et de fournisseurs impayées à la date de coupure.
3. Comptez les stocks à la date de coupure et inscrivez les derniers comptes de régularisation.
4. Inscrivez la sortie du transfert à la date du transfert. Éliminez chaque bien, compte client et dette qui passe à la société à sa valeur comptable dans les anciens livres (coût moins l'amortissement pris), inscrivez les actions reçues comme « Placement dans la société » et tout billet comme un billet à recevoir, et portez toute différence à un gain ou à une perte sur transfert. Ce que le propriétaire garde reste dans les anciens livres.
5. Conservez les rapports de clôture. Ils appuient le T2125 final et l'écriture d'ouverture de la société.

Le transfert a aussi un résultat fiscal, calculé d'après les montants convenus (choix) ou la juste valeur marchande (aucun choix), et non d'après les livres. La récupération de l'amortissement passé va à la ligne 8230 du T2125 final et une perte finale à la ligne 9270 (ARC : T2125, colonne 5), le profit sur les stocks est un revenu d'entreprise (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 9(1)), et un gain en capital va à l'annexe 3 (ARC : T4037). Un choix valide prévu à l'article 85 peut reporter ces montants : voir transférer une entreprise à une société.

Le T2125 final figure dans la déclaration de revenus personnelle du propriétaire pour l'année du transfert. Une personne qui a exploité une entreprise doit généralement produire cette déclaration au plus tard le 15 juin, mais un solde à payer est exigible le 30 avril (ARC : dates limites et dates de paiement).

La première année d'imposition de la société commence à sa date de constitution et ne peut dépasser 53 semaines (ARC : déterminer l'année d'imposition de votre société). Si la constitution précède la date du transfert, les jours entre les deux font partie de cette première année. Inscrivez les opérations propres de la société à partir de la constitution, comme la souscription des actions et les frais qu'elle a payés, et passez l'écriture de transfert à la date du transfert. La déclaration T2 est exigible dans les six mois suivant la fin de l'année d'imposition (ARC : guide T2).

Quels biens, stocks, comptes clients et dettes passent à la société, et à quelle valeur?

Seuls les biens énumérés dans la convention de transfert sont transférés, et la convention donne une valeur à chaque élément. Aux fins de l'impôt, le coût de la société est le prix sans choix prévu à l'article 85, et avec ce choix, c'est le montant convenu, la valeur que le propriétaire et la société attribuent conjointement au bien. La valeur comptable de la société suit la base comptable de ses états financiers et peut différer de ce coût fiscal : confirmez donc la base avant de passer l'écriture et conservez les deux chiffres.

Si la société a commencé à exploiter l'entreprise sans rien signer, les livres ont tout de même besoin d'une date de transfert. Rédigez maintenant la convention de transfert, avec la vraie date du transfert et une valeur pour chaque élément, sans la dater plus tôt qu'elle n'a eu lieu. La date limite du choix ci-dessous part de l'année du transfert : un transfert non signé ne la retarde donc pas.

Le montant convenu est le produit de disposition du propriétaire et le coût de la société (Loi de l'impôt sur le revenu, alinéa 85(1)a)). Sans choix, une vente à la société à un prix inférieur à la juste valeur marchande est réputée faite à la juste valeur marchande pour le propriétaire (Loi de l'impôt sur le revenu, alinéa 69(1)b)), parce qu'une société et la personne qui la contrôle sont réputées avoir entre elles un lien de dépendance (Loi de l'impôt sur le revenu, article 251). Pour la société, l'article 69 ne plafonne que le coût supérieur à la juste valeur marchande (alinéa 69(1)a)) : son coût reste donc le prix qu'elle a payé.

Le montant convenu a des limites qui dépendent du genre de bien, et les valeurs comptables seules ne le fixent pas. Pour une voiture de tourisme dont le coût dépasse la limite prescrite, la Loi fixe le montant convenu : ce n'est donc pas un choix libre (Loi de l'impôt sur le revenu, alinéas 85(1)e.4) et e.5)).

Ce que la société donne doit comprendre au moins une action (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 85(1)), et l'ARC considère un bien omis du choix comme vendu à sa juste valeur marchande (ARC : IC76-19). Énumérez tout ce qui est transféré, y compris l'achalandage. Le propriétaire et la société font le choix conjointement au moyen du formulaire T2057, échéance : la plus hâtive des dates limites de production de la déclaration de revenus de l'une ou l'autre des parties pour l'année du transfert (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 85(6)). Pour un propriétaire travailleur autonome, c'est habituellement le 15 juin suivant l'année du transfert, sauf si la déclaration T2 de la société pour cette année est exigible plus tôt. Les limites et la production tardive sont expliquées dans transférer une entreprise à une société. Pour un bien amortissable, le coût en capital de la société aux fins de la déduction pour amortissement (DPA) suit sa propre règle : voir déduction pour amortissement.

Comment passer les écritures d'ouverture de la société?

La société passe une écriture de transfert datée de la date du transfert, en plus des écritures antérieures depuis la constitution : un débit pour chaque bien à sa valeur comptable d'ouverture, un crédit pour chaque dette reprise, un crédit au capital-actions pour les actions émises et un crédit au compte dû à l'actionnaire pour le solde dû au propriétaire. Les débits égalent les crédits.

L'argent que le propriétaire verse suit le même chemin : débit au nouveau compte bancaire, et crédit au capital-actions ou au compte dû à l'actionnaire selon la convention. Pour le compte dû à l'actionnaire, voir le compte de prêt de l'actionnaire.

Conservez le coût fiscal de chaque bien dans un tableau des immobilisations, à côté de sa valeur comptable. La déduction pour amortissement et les gains ultérieurs partent du chiffre fiscal, soit le montant convenu (choix) ou le prix payé (aucun choix), sauf là où la règle du coût en capital diffère. Pour nommer les comptes de façon à les faire correspondre à la T2, voir plan comptable pour l'IGRF (GIFI). Pour mettre en place le capital-actions et le compte bancaire, voir livres d'une nouvelle SPCC.

Qu'advient-il de l'ancien compte bancaire, des cartes de crédit, des prêts, des baux et des factures impayées?

À partir de la date du transfert, l'activité de la société passe par des comptes au nom de la société. Un prêt, un bail ou une carte au nom du propriétaire ne se transfère que selon les modalités de sa propre convention.

Garder l'ancien compte en service mélange les paiements de clients et les dépenses personnelles. Chaque dépôt devient alors une question : à qui est ce revenu? Voir revenu de la société dans un compte personnel et société qui paie des dépenses personnelles.

La TPS/TVH s'applique-t-elle au transfert de l'entreprise, et la société a-t-elle besoin de son propre compte?

La société a besoin de son propre compte de TPS/TVH (RT) dès que ses ventes taxables dépassent le seuil de petit fournisseur, ou plus tôt si elle choisit de s'inscrire; l'ancien compte ne se transfère pas. Pour un propriétaire inscrit à la TPS/TVH, le transfert de biens taxables à la société est une vente : la taxe s'applique donc, sauf si une exception s'applique. Si l'entreprise est physiquement située au Québec, Revenu Québec (l'agence fiscale du Québec) administre la TPS/TVH : inscrivez-vous et produisez vos déclarations auprès de lui, avec ses formulaires (ARC : s'inscrire à un numéro d'entreprise en tant que résident). Un choix conjoint au moyen du formulaire GST44 (le Québec utilise un formulaire de Revenu Québec : voir après la constitution en société) peut supprimer la taxe sur la plupart des biens quand la société reprend la totalité ou la presque totalité (généralement 90 % ou plus) des biens nécessaires à l'exploitation de l'entreprise (ARC : mémorandum 14-4).

Les conditions déterminent la réponse (Loi sur la taxe d'accise, article 167) :

• Le choix n'est pas offert quand l'ancien propriétaire est inscrit à la TPS/TVH et que la société ne l'est pas : inscrivez donc d'abord la société. La Loi ne dit pas à quel moment ce statut est vérifié : confirmez que la date d'inscription couvre le transfert.
• Une société inscrite produit le choix à la date limite suivante : la date d'échéance de sa première déclaration de TPS/TVH portant sur la taxe qui serait autrement exigible lors du transfert, ou à une date ultérieure que l'ARC accorde sur demande.
• La taxe s'applique toujours aux services taxables que l'ancien propriétaire continuera de fournir, ainsi qu'aux baux et aux licences.
• Si la société n'est pas inscrite, la taxe s'applique aussi à la vente taxable d'un immeuble.

La société est une personne distincte du propriétaire individuel. L'ARC dit d'inscrire les comptes RT et RP sous le nouveau NE si la société en a besoin (ARC : changement de statut juridique). Le seuil de petit fournisseur compte les ventes taxables de la personne et de ses personnes associées (Loi sur la taxe d'accise, article 148). Une personne qui contrôle une société est associée à celle-ci (article 127) : les ventes taxables de l'ancien propriétaire peuvent donc compter dans le total de la société. Voir quand s'inscrire à la TPS/TVH.

Pour fermer l'ancien compte, produisez la déclaration finale. Pour une entreprise qui ferme, l'ARC dit que la date d'annulation est le jour de la fermeture de l'entreprise, que la fermeture crée deux périodes de déclaration et que chaque déclaration est exigible un mois après la fin de la période; la seconde déclaration n'est nécessaire que s'il y a de la taxe à verser pour cette période (ARC : fermer votre compte de TPS/TVH). Cette page ne mentionne pas le passage à une société : confirmez donc la date d'annulation auprès de l'ARC. Les biens autres que des immobilisations que l'ancien propriétaire détient encore pour l'entreprise à la fin de l'inscription sont réputés vendus à leur juste valeur marchande, avec calcul de la taxe (Loi sur la taxe d'accise, paragraphe 171(3)). L'ARC considère aussi les immobilisations encore détenues pour l'entreprise comme vendues, avec une taxe égale à leur teneur en taxe de base, et les règles de changement d'utilisation déterminent si de la taxe est exigible (ARC : fermer votre compte de TPS/TVH).

La taxe déjà facturée sur une facture que l'ancien propriétaire a émise l'a été sous l'ancien compte : la société ne la facture donc pas de nouveau quand elle encaisse l'argent. Les factures pour les ventes de la société portent son nom et, si elle est inscrite, son propre numéro RT; voir après la constitution en société pour corriger un numéro erroné. Dans les livres de la société, inscrivez la TPS/TVH dès sa première vente : inscrire la TPS/TVH dans vos livres. La TVP et la TVQ sur les biens transférés suivent la loi provinciale et ne sont pas traitées ici.

Qu'advient-il du compte de paie et des autres comptes de l'ARC?

Les anciens comptes de paie et de TPS/TVH prennent fin avec l'entreprise individuelle. L'ARC demande à l'entrepreneur individuel qui se constitue en société d'inscrire le NE de la société, d'inscrire au besoin des comptes RT et RP sous le nouveau NE, et de fermer l'ancien NE et tous les comptes de programme qui s'y rattachent (ARC : changement de statut juridique). Si une partie de l'entreprise individuelle continue, confirmez auprès de l'ARC avant de fermer l'ancien NE.

RT est le compte de TPS/TVH, RP celui de la paie et RC celui de l'impôt des sociétés (ARC : comptes de programme dont vous pourriez avoir besoin).

Avant de fermer l'ancien compte de paie, versez toutes les retenues sur la paie, produisez les déclarations de renseignements finales et remettez à chaque employé les copies de ses feuillets T4 (ARC : fermeture de vos comptes). L'ARC indique qu'un changement de statut juridique déclenche un versement final dans les 7 jours civils (ARC : quand verser). Les déclarations de renseignements sont exigibles 30 jours après la date où l'entreprise cesse ses activités, mais lorsque le solde de versement du prédécesseur passe au compte de paie du successeur, le successeur produit pour toute l'année et le prédécesseur ne produit rien pour la période antérieure; l'ARC applique ces règles à la restructuration d'un employeur (ARC : quand produire). Cette page ne nomme pas l'entrepreneur individuel qui se constitue en société : demandez donc à l'ARC si l'ancien solde passera au compte de la société avant d'émettre des feuillets ou de fermer l'ancien compte.

Quand la société reprend immédiatement les employés, elle peut compter les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et les cotisations d'assurance-emploi (AE) que le propriétaire a déjà retenues pour eux durant l'année. L'ARC permet à un employeur remplaçant, y compris une société constituée par un entrepreneur individuel, de tenir compte des montants que l'ancien employeur a retenus, sous réserve de ses conditions; un employé embauché plus tard n'y a pas droit (ARC : succession d'employeurs).

La fermeture des anciens comptes ne met pas fin à la responsabilité du propriétaire à leur égard. Si la société a payé les biens moins que leur juste valeur marchande, elle peut devoir l'impôt et la TPS/TVH du propriétaire pour l'année du transfert et les années antérieures, jusqu'à concurrence de la différence, et l'ARC peut établir une cotisation à son égard à tout moment; le propriétaire reste lui aussi responsable (Loi de l'impôt sur le revenu, article 160; Loi sur la taxe d'accise, article 325). À titre d'administrateur, le propriétaire peut aussi être personnellement responsable des retenues sur la paie et de la TPS/TVH non versées de la société, et l'ARC doit agir dans les 2 ans suivant le moment où le propriétaire cesse en dernier d'être administrateur (Loi de l'impôt sur le revenu, article 227.1; Loi sur la taxe d'accise, article 323). Voir après la constitution en société.

Dans les livres, les anciens passifs de paie sont éliminés par le versement final, et la société ouvre ses propres comptes de paie à partir de sa première paie. Voir faire la paie et écriture de journal de paie. Pour la rémunération du propriétaire lui-même, voir se verser une rémunération à partir de sa société la première année.

Quelle entité reçoit les ventes et les factures datées près de la date du transfert?

L'entité qui a fourni les biens ou les services, ou engagé le coût. Les dates de facture et de paiement ne suffisent pas à trancher : une facture émise après le transfert pour un travail que le propriétaire a terminé avant celui-ci reste la vente du propriétaire (ARC : T4002, chapitre 1, méthode d'exercice). Les pages de l'ARC sur le changement de statut juridique et la fermeture des comptes ne donnent aucune règle particulière pour une facture à cheval sur la date : suivez donc la convention de transfert et conservez la preuve de la date de coupure : une liste datée des factures et des comptes à payer ouverts, et les soldes bancaires ce jour-là.

Informez les clients et les fournisseurs de la dénomination sociale de la société et de la date à laquelle ils commencent à traiter avec elle, et gardez une copie de l'avis.

Quels registres conserver pour chaque côté?

L'ancien propriétaire conserve les registres de l'entreprise individuelle et la société conserve les siens. Des copies de la convention de transfert et de la liste des biens vont aux deux.

L'ARC exige généralement de conserver les registres pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent (ARC : registres d'entreprise). Quand une entreprise non constituée en société prend fin, cette période court à compter de la fin de l'année d'imposition au cours de laquelle elle a pris fin. Les registres de TPS/TVH sont généralement conservés 6 ans aussi. Les registres des achats et des dispositions de biens à long terme doivent être conservés indéfiniment (ARC : combien de temps conserver vos registres). Voir combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars canadiens.

Une consultante de l'Ontario se constitue en société le 1er juillet

Son T2125 final couvre la période du 1er janvier au 30 juin et montre un revenu net de 40 000 $. La société reprend l'entreprise le 1er juillet. De l'équipement d'une valeur de 6 000 $ passe à la société en échange de 1 000 $ d'actions et d'un billet de 5 000 $ qui lui est dû. La TPS/TVH sur le transfert est laissée de côté dans cet exemple. Supposons que l'équipement lui a coûté 6 000 $ et qu'il est encore comptabilisé à ce coût fiscal : un montant convenu de 6 000 $ ne crée donc ni gain ni récupération (l'impôt sur l'amortissement déjà déduit). Le montant convenu n'est pas inférieur au billet de 5 000 $ ni supérieur à la valeur de l'équipement. Supposons aussi que la valeur de la convention, le coût fiscal et la valeur comptable sont tous de 6 000 $. Dans ses anciens livres, elle élimine l'équipement à 6 000 $ et inscrit les 1 000 $ d'actions comme placement dans la société et le billet de 5 000 $ comme billet à recevoir.

Un détaillant transfère toute la boutique

Le détaillant et la nouvelle société sont tous deux inscrits à la TPS/TVH, et toute la boutique est transférée : le choix du formulaire GST44 peut donc s'appliquer si ses conditions sont remplies. La convention évalue les stocks à 20 000 $ et les comptes clients à 5 000 $, et la société reprend 3 000 $ de soldes de fournisseurs et émet 22 000 $ d'actions. Supposons que les valeurs comptables égalent ces valeurs. L'écriture de transfert débite les stocks de 20 000 $ et les comptes clients de 5 000 $, et crédite les comptes fournisseurs de 3 000 $ et le capital-actions de 22 000 $. L'ancien propriétaire produit une déclaration finale de TPS/TVH, et les clients paient la société.

Un entrepreneur garde l'ancien compte trois mois de plus

Les clients de la société versent 30 000 $ dans l'ancien compte. L'entrepreneur y paie 12 000 $ de factures de fournisseurs de la société et dépense 6 000 $ en achats personnels, et 12 000 $ restent dans le compte. Laissons la TPS/TVH de côté ici, et supposons qu'aucune de ces ventes ni de ces dépenses n'est encore inscrite. Les livres de la société l'enregistrent en une seule écriture : débit dépenses 12 000 $ et dû par l'actionnaire 18 000 $, crédit produits 30 000 $. Si les factures étaient déjà comptabilisées, éliminez les comptes clients ou les comptes fournisseurs au lieu d'inscrire de nouveau le revenu ou la dépense. Transférer les 12 000 $ dans le compte de la société ramène le montant dû par le propriétaire à 6 000 $. Ce solde est normalement inscrit comme dû à la société jusqu'à son remboursement ou son règlement, et il doit être nettoyé avant la première déclaration T2. La question de savoir si une partie en est imposable dépend des faits; voir prêts à l'actionnaire.

Votre situation est différente?

• L'équipement, les stocks, les prêts, les comptes clients et les comptes de l'ARC doivent tous être transférés en même temps : les valeurs du transfert, les choix et les écritures d'ouverture doivent concorder entre eux et avec le T2125 final. Obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés avant la première déclaration T2.
• Vous n'avez pas encore transféré les biens, jamais signé de transfert, ou la date limite du choix est passée : le roulement et ses règles de production tardive sont expliqués dans transférer une entreprise à une société; un transfert non signé ou un choix manqué est une raison d'obtenir de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Vous gardez une partie de l'entreprise à titre personnel : confirmez auprès de l'ARC avant de fermer l'ancien numéro d'entreprise ou ses comptes, et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés pour séparer ce qui est transféré de ce qui reste.
• La société a payé moins que la juste valeur marchande, ou l'ancienne entreprise doit de l'impôt ou a reçu un avis : le propriétaire et la société peuvent chacun être responsables des anciens montants : obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés avant le transfert.
• La société a utilisé votre numéro personnel de TPS/TVH, ou aucun compte de société n'existe : voir après la constitution en société.
• Vos livres sont en retard, ou l'ancien compte est encore utilisé : voir rattraper des livres en retard et aide en tenue de livres.
• Vous avez des employés : voir faire la paie.
• Un terrain ou un bâtiment est transféré, ou l'entreprise est au Québec : les droits de mutation immobilière provinciaux, les taxes de vente, les formulaires propres au Québec et la paie au Québec suivent les règles provinciales, et Revenu Québec administre la TPS/TVH à cet endroit; obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés avant de signer le transfert.
• Vous hésitez encore à vous constituer en société : voir entreprise individuelle ou société?.
• Vous avez besoin des états financiers de fin de première année de la société : voir états financiers de fin d'exercice d'une société.