Comptable transfrontalier pour une entreprise canadienne

Quelles activités font qu'une entreprise canadienne a besoin d'aide fiscale pour les États-Unis?

Beaucoup d'entreprises canadiennes n'ont aucune déclaration de revenus américaine à produire. Des clients américains seuls ne décident pas de la réponse : l'examen doit déterminer qui gagne le revenu, où le travail est exécuté et si l'entreprise a des activités aux États-Unis ou une autre raison de produire une déclaration. Une convention fiscale peut éliminer l'impôt américain sans éliminer la déclaration : une société étrangère qui exerce une activité commerciale aux États-Unis produit le formulaire 1120-F, que la convention exonère ou non le revenu. Ma société canadienne doit-elle produire une déclaration américaine? tranche cette question.

Pour des services, l'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) considère généralement que le revenu provient de l'endroit où le travail est exécuté, et non de l'endroit d'où le client paie (IRS : revenu de services). Les biens et les autres revenus exigent leur propre analyse; pour les redevances et les droits de licence, voyez Redevances et droits de licence de clients américains.

Ce sont des éléments déclencheurs d'un examen, et non des conclusions. Les instructions du formulaire 1120-F et les articles IV, V et XXIX A de la convention fixent les conditions applicables à l'activité commerciale aux États-Unis, aux demandes fondées sur la convention (y compris qui a droit aux avantages), aux cas de retenue et au revenu gagné par des entités que les deux pays traitent différemment.

Formulaires mentionnés sur cette page

La taxe de vente, l'impôt sur le revenu et la taxe de franchise des États exigent chacun leur propre vérification; voyez Inscrire une société canadienne dans un État américain et, pour les stocks détenus aux États-Unis, Vendeurs canadiens ayant des stocks aux États-Unis.

Mon comptable canadien habituel peut-il préparer le volet américain?

Oui pour préparer, avec un PTIN; la représentation est plus limitée. Un comptable canadien qui satisfait aux exigences américaines peut préparer une déclaration américaine, mais des titres canadiens seuls ne donnent pas de droits généraux de représentation auprès de l'IRS.

Un préparateur rémunéré de déclarations fédérales américaines doit généralement avoir un numéro d'identification de préparateur (PTIN) à jour. Pour les déclarations de sociétés, le préparateur rémunéré signe la section du préparateur et inscrit son PTIN; un dirigeant autorisé de la société signe séparément au nom de celle-ci. IRS : exigences relatives au PTIN; instructions du formulaire 1120-F.

Un avocat ou un CPA titulaire d'un permis américain, ou un agent autorisé (enrolled agent) de l'IRS, a des droits illimités de représenter un client devant l'IRS. Un PTIN seul permet de préparer et de signer une déclaration, et non de vous représenter. Des exceptions étroites permettent au dirigeant ou à l'employé à temps plein d'une société de la représenter, et à toute personne de représenter une personne ou une entité à l'extérieur des États-Unis lorsque la représentation a lieu à l'extérieur des États-Unis (31 CFR 10.7(c)). Le formulaire 2848 exige un représentant admissible; nommer quelqu'un ne crée pas un titre qu'il n'a pas. Le guide de l'IRS sur les titres et Quand vous avez besoin d'un comptable transfrontalier couvrent le reste.

Avant de confier le travail, demandez qui signera chaque déclaration, qui expliquera toute position prise dans un formulaire 1120-F ou 8833 et qui répondra si une autorité fiscale la remet en question.

Que livre concrètement un comptable transfrontalier?

Pour une entreprise canadienne, le travail d'un comptable transfrontalier devrait produire un plan des déclarations à produire convenu ainsi que les déclarations et les travaux de soutien que ce plan exige. Demandez un mandat écrit qui désigne chaque entité, chaque période, chaque territoire et la personne responsable.

Le formulaire T106 a son propre critère de production; voyez Déclaration des biens étrangers et des sociétés affiliées. Pour les règles sur la fixation et la justification des frais entre sociétés liées, voyez Fixer les prix entre des sociétés canadiennes et américaines.

Qu'est-ce qui rend l'attente coûteuse?

Attendre peut coûter plus que les intérêts sur l'impôt impayé : certaines omissions de déclaration entraînent des pénalités indépendantes du solde d'impôt, et les déclarations tardives peuvent mettre des déductions en péril.

Sources : 26 CFR 1.882-4, 26 CFR 1.874-1, pénalités du formulaire 5472, formulaire 8833, pénalités du formulaire 5471, pénalités de l'ARC pour les déclarations étrangères et la période de production du T106.

La limite de 18 mois applicable à une société étrangère court à partir de la date d'échéance prévue par la loi, soit le 15e jour du quatrième mois suivant la fin de l'exercice si elle a un bureau ou un lieu d'affaires aux États-Unis et le 15e jour du sixième mois suivant la fin de l'exercice si elle n'en a pas, et elle ne prolonge pas le délai de production ordinaire. Pour l'une ou l'autre de ces déclarations, si la déclaration exigée précédente n'a pas été produite, un avis admissible de l'IRS peut raccourcir le délai. Les dispenses et les déclarations de précaution dépendent des faits; voyez Rattraper les déclarations américaines d'une société canadienne. Les rapports d'affiliées omis ont leur propre guide de rattrapage du T1134.

Combien un comptable transfrontalier facture-t-il à une entreprise canadienne?

Une bonne soumission précise le travail inclus au lieu de fixer un prix pour l'étiquette « comptable transfrontalier ». Aucun honoraire n'est indiqué ici, car il dépend de l'étendue du mandat convenu. Une société canadienne qui a des ventes aux États-Unis et une filiale américaine a besoin d'une soumission qui couvre les obligations de chaque entité et la coordination entre elles.

Demandez si la paie, la taxe de vente des États, les déclarations provinciales, les prolongations et les instructions de paiement sont incluses ou confiées à quelqu'un d'autre. Confirmez ce qui arrive à la soumission si l'examen révèle une autre déclaration exigée. Pour un mandat défini, voyez Services de fiscalité transfrontalière.

Quelles situations puis-je gérer moi-même?

Une entreprise canadienne dont le travail est exécuté entièrement au Canada, sans entité, activité ni autre raison de produire une déclaration aux États-Unis, peut n'avoir besoin que de ses déclarations canadiennes ordinaires et de la documentation appropriée pour les clients. Le propriétaire doit tout de même établir ces faits et vérifier les obligations applicables des États.

Vous pouvez réunir les registres, tenir des livres rapprochés et maintenir un calendrier vous-même. Un examen des déclarations à produire devient plus utile lorsque la réponse dépend d'une demande fondée sur la convention fiscale, de la classification d'une entité américaine, de paiements entre sociétés liées, d'années manquantes ou d'une retenue contestée.

Guides pour les tâches que les propriétaires prennent souvent en charge eux-mêmes : Ventes en dollars américains et versements des places de marché, Facturer la TPS/TVH aux clients américains et Produire la déclaration de revenus de votre société.

Que dois-je préparer avant le premier appel?

Apportez les registres qui établissent la structure juridique de l'entreprise, ses activités aux États-Unis et ses antécédents de production. Incluez les avis et les déclarations manquantes même si les livres sont incomplets.

• Propriété : un organigramme des entités et des propriétaires, leur résidence et leur statut de citoyenneté américaine, les documents de constitution en société ou de la LLC, et les choix de classification.
• Déclarations antérieures : les T2 canadiennes ou les déclarations de travail autonome, les déclarations et annexes américaines, les rapports T1134 et T106, les avis de cotisation et les confirmations de production.
• Identifiants : la lettre d'attribution de l'EIN (numéro d'identification de l'employeur), le numéro d'entreprise (NE) canadien et les comptes de programme, et les inscriptions auprès des États.
• Livres : les balances de vérification, les états financiers, les rapprochements bancaires, les registres des devises et les soldes entre sociétés liées.
• Activités américaines par État : l'emplacement du personnel et des entrepreneurs, les ententes de bureaux et d'entrepôts, les stocks, les dates de voyage, les endroits où les services ont été exécutés et qui a négocié ou signé les contrats.
• Paiements : les formulaires W-8, les formulaires 1042-S, les registres de retenue, les paiements d'impôt, les ententes entre sociétés liées, les factures, les prêts, les apports et les distributions.
• Échéances : les fins d'année d'imposition, les confirmations de prolongation et toute la correspondance de l'IRS, de l'Agence du revenu du Canada (ARC) ou des États.

Dites au préparateur ce qui manque. Demandez quelle incertitude doit être résolue avant que la position de production ou la soumission puisse être arrêtée.

Comment autoriser le comptable et coordonner les déclarations des deux pays?

La représentation auprès de l'IRS et de l'ARC exige des autorisations distinctes. Le mandat devrait aussi préciser qui rapproche le traitement fiscal des deux pays avant que l'une ou l'autre déclaration soit finalisée.

Le formulaire 2848 permet la représentation; le formulaire 8821 permet l'accès aux renseignements sans ce pouvoir de représentation. Les instructions du formulaire 2848 exigent des questions et des périodes précises plutôt qu'un renvoi général à tous les impôts ou à toutes les années. Un formulaire désigne un seul contribuable; une société mère canadienne et une filiale américaine signent donc des formulaires distincts.

Pour l'accès de l'ARC à l'entreprise, ajoutez le représentant par Mon dossier d'entreprise ou confirmez une demande soumise lorsque c'est exigé. Choisissez la portée et le niveau d'accès nécessaires; l'autorisation du compte personnel devrait aussi être prévue lorsque le travail comprend la déclaration du propriétaire. Une société du Québec ou de l'Alberta produit aussi une déclaration provinciale distincte (ARC : déclaration T2); vérifiez donc aussi le processus d'autorisation propre à cette province (Alberta). ARC : aperçu de l'autorisation, étapes de l'autorisation et niveaux d'accès.

Préparez ensemble les calculs fiscaux des deux pays, et convenez par écrit de qui finalise en premier et de quels chiffres passent d'un préparateur à l'autre, comme le revenu américain et l'impôt payé derrière un crédit canadien pour impôt étranger. L'impôt d'une filiale américaine n'est pas automatiquement le crédit de la société mère canadienne, et le revenu d'une société étrangère affiliée peut exiger un allègement selon d'autres règles. ARC : folio sur le crédit pour impôt étranger, paragraphes 1.28 et 1.32–1.45. Le crédit lui-même est traité dans Réclamer l'impôt américain dans la déclaration de votre société.

Comment le travail est-il réparti entre mon spécialiste de la tenue de livres et mes comptables?

Tenez un seul jeu de livres convenu pour chaque entité et confiez chaque livrable fiscal à un rôle nommé. Le travail transfrontalier peut s'ajouter à celui de votre comptable canadien actuel si quelqu'un assume la coordination.

Décidez qui renvoie les ajustements finaux dans les livres et qui vérifie que les deux préparateurs ont utilisé les mêmes faits. La configuration à deux grands livres est décrite dans Tenue de livres d'une société canadienne et de sa société américaine. Pour changer de fournisseur, voyez Changer de comptable.

Exemple

À titre d'illustration seulement; tous les montants sont en dollars américains, et aucun impôt ni honoraire n'est calculé.

Une société canadienne de consultation facture 200 000 $ US à des clients américains pendant que ses employés exécutent tout le travail au Canada. Elle n'a ni entité, ni bureau, ni travailleurs, ni déplacements aux États-Unis. Selon ces faits supposés, l'emplacement des clients ne crée pas à lui seul l'obligation de produire une déclaration de revenus américaine; la documentation des paiements et les règles des États doivent tout de même être vérifiées.

La société constitue ensuite une société américaine, y verse un apport de 50 000 $ US, et la nouvelle société embauche un employé américain. Les sociétés canadienne et américaine commencent à se facturer mutuellement des services. L'examen couvre maintenant la déclaration de la filiale, les déclarations sur les parties liées, les impôts sur l'emploi, la déclaration canadienne des sociétés affiliées et le traitement des paiements entre les sociétés. La position de production américaine de la société mère canadienne doit encore faire l'objet de sa propre évaluation.

La soumission devrait préciser ces livrables et attribuer la responsabilité de chacun. L'impôt que la filiale paie est celui de la filiale. Qu'une partie de cet impôt donne droit au crédit canadien pour impôt étranger de la société mère dépend de qui l'a payé, de quel revenu il se rapporte et des règles d'allègement applicables.

Votre situation est différente?

• Vous êtes un entrepreneur individuel ou un pigiste, et non une société : les formulaires de société peuvent ne pas s'appliquer; voyez Pigistes canadiens ayant des clients américains.
• Vous n'avez pas choisi de structure américaine : comparez les conséquences sur les déclarations dans L'expansion d'une entreprise canadienne aux États-Unis.
• Votre société canadienne a une activité aux États-Unis, mais aucune filiale : voyez Obligations de production américaines d'une société canadienne.
• Vous avez omis des déclarations américaines de société : utilisez Déclarations américaines non produites par une société canadienne.
• Vous avez omis le T1134 pour une société américaine : utilisez Déclaration omise des sociétés étrangères affiliées.
• Vous possédez une LLC américaine : voyez Propriétaire canadien d'une LLC américaine : déclarations.
• Un propriétaire est citoyen américain ou titulaire de la carte verte : voyez Propriétaires américains de sociétés canadiennes.
• Votre question porte sur vos déclarations personnelles ou la citoyenneté américaine : voyez Décisions personnelles sur le comptable transfrontalier.
• Vous détenez des stocks dans des entrepôts américains : voyez Vendeurs canadiens ayant des stocks aux États-Unis.
• Vous avez besoin de quelqu'un pour examiner la position et coordonner les deux pays : utilisez les Services de fiscalité transfrontalière et préparez l'organigramme de propriété, les registres d'activités, les déclarations et les avis énumérés ci-dessus.