Tenue de livres : société canadienne et société américaine

Une société canadienne et sa filiale ou société sœur américaine ont-elles besoin de livres, de comptes bancaires et de déclarations distincts?

Oui : des livres distincts et, pour les sociétés, des déclarations de revenus distinctes. Chaque société est son propre contribuable, même si vous possédez les deux. Le Canada exige des registres suffisants pour établir l'impôt, et l'IRS demande un ensemble de livres complet et distinct pour chaque entreprise; tenez donc les ventes, les dépenses, l'actif et le passif de chaque société dans son propre grand livre. Un compte bancaire distinct pour chacune est un contrôle de tenue de livres plutôt qu'une règle de ces sources, mais c'est le moyen le plus simple de prouver à qui appartient l'argent. Loi de l'impôt sur le revenu, article 230; IRS Publication 583.

Une société résidant au Canada qui exploite une entreprise produit sa propre déclaration T2, même si elle est inactive, ainsi que la déclaration CO-17 du Québec ou la déclaration AT1 de l'Alberta si elle y avait un établissement; une société américaine constituée aux États-Unis produit généralement le formulaire 1120. La constitution en société ne règle pas toujours la résidence : une société américaine gérée depuis le Canada peut résider dans les deux pays, et la convention Canada–États-Unis considère alors une société créée uniquement en vertu du droit américain comme résidente des États-Unis seulement, ce que le Canada respecte en la réputant non-résidente. ARC : qui doit produire; Revenu Québec : CO-17; Alberta : impôt des sociétés; instructions du formulaire 1120; convention, article IV(3); Loi de l'impôt sur le revenu, article 250(5).

Une société canadienne qui possède la société américaine peut aussi devoir produire une déclaration de renseignements sur une société étrangère affiliée (formulaire T1134, à produire 10 mois après la fin de son exercice). Un solde que lui doit une société américaine qui n'est pas sa société étrangère affiliée peut plutôt être un bien étranger aux fins du formulaire T1135, une fois que le coût de ses biens étrangers dépasse 100 000 C$ au total, sauf s'il est détenu uniquement pour sa propre entreprise exploitée activement : voyez la déclaration des biens étrangers et des sociétés affiliées. Loi de l'impôt sur le revenu, article 233.4; Loi de l'impôt sur le revenu, article 233.3.

Une LLC américaine tient ses propres livres, même si les États-Unis l'ignorent aux fins de l'impôt sur le revenu (une LLC à membre unique est généralement une entité ignorée, sauf si elle choisit d'être traitée comme une société au moyen du formulaire 8832). L'ARC traite une LLC américaine comme une société imposable aux fins de l'impôt canadien, quel que soit son traitement américain; les deux pays peuvent donc classer différemment une même LLC : voyez propriétaire canadien d'une LLC américaine. IRS : classification d'une LLC; ARC : IC71-17R6, paragraphe 88.

Comment établir des comptes de créance et de dette qui se correspondent entre les deux sociétés?

Créez dans chaque grand livre une créance et une dette nommées pour l'autre société. Faites concorder l'opération sous-jacente, la date et le montant dans la devise due; les totaux des grands livres en dollars canadiens et en dollars américains ne seront pas nécessairement égaux.

Utilisez une référence commune pour chaque facture, encaissement, paiement et règlement, et tenez un tableau de concordance (l'exemple plus bas en montre un) indiquant la devise et le montant d'origine, la date de l'opération, le taux et le montant inscrit dans chaque grand livre. Gardez les prêts et les placements dans le capital à l'écart du compte d'encaissement ordinaire, et conservez les montants bruts des encaissements et des paiements quand les sociétés règlent un montant net. Ces noms de comptes sont des choix pratiques, et non des exigences de l'ARC ou de l'IRS. IRS Publication 583 : tenue de registres.

Un client a payé l'autre société, ou une seule société a un compte marchand : qui inscrit la vente?

La société qui est le vendeur selon le contrat et la facture du client inscrit généralement la vente, peu importe quel compte a reçu l'argent. Cela dépend de la société qui s'est engagée à servir le client, de celle qui a facturé, de celle qui assume le risque de non-paiement et de remboursement, et de ce que prévoit la convention écrite entre les sociétés.

Si l'autre société encaisse seulement à titre de mandataire du vendeur, elle inscrit l'encaisse et une somme due au vendeur, et non un revenu. Si la société qui a encaissé a facturé le client, par exemple parce que l'autre société n'a pas de compte marchand, elle est généralement le vendeur, et son virement ultérieur n'est pas le règlement d'un encaissement : libellez-le comme dans la section ci-dessous et voyez les prix de transfert entre votre société canadienne et votre société américaine.

Pour des livres tenus selon la méthode d'exercice, supposez que la société américaine est le vendeur et que la société canadienne encaisse à titre de mandataire :

Inversez les noms des sociétés quand c'est la société canadienne qui vend. Si le vendeur américain utilise la méthode de caisse, la réception par son mandataire autorisé compte généralement comme une réception du vendeur : il inscrit donc la vente et la somme à recevoir de la société canadienne à la date de l'encaissement. IRS Publication 538 : réception implicite. Si la société américaine est une LLC à membre unique, la déclaration qui rend compte de la vente peut différer d'un pays à l'autre : voyez propriétaire canadien d'une LLC américaine.

Gardez les frais, les remboursements et les taxes perçues des clients identifiables séparément; un versement net ne suffit pas à établir les ventes. Pour les registres de versements, voyez ventes en dollars américains et versements des places de marché et, pour le formulaire 1099-K, rapprochement des ventes et des versements.

Et si une société paie les factures ou les salaires de l'autre?

Quand une société paie une obligation qui appartient à l'autre, la société qui paie inscrit une créance sur l'autre, et la société responsable inscrit sa propre charge et une somme due à celle qui a payé. Inscrivez la dépense une seule fois : le paiement montre le mouvement d'argent et le document du fournisseur montre ce qui a été acheté. IRS Publication 583. Par exemple, la société canadienne paie une facture de fournisseur déjà existante de la société américaine :

Les salaires diffèrent, car l'employeur doit des retenues sur la paie. Si la société canadienne est l'employeur et que son personnel travaille pour la société américaine, la paie reste dans le grand livre canadien et la société canadienne refacture la société américaine :

Si la société américaine est l'employeur et que la société canadienne n'a fait qu'avancer l'argent, traitez le cas comme la facture payée ci-dessus; voyez embaucher un employé de l'autre côté de la frontière. Pour le montant facturé et ses documents, voyez les prix de transfert entre votre société canadienne et votre société américaine; pour la TPS/TVH sur la facture, voyez facturer la TPS/TVH aux clients américains.

Quelle devise et quel taux de change chaque grand livre doit-il utiliser?

Tenez chaque grand livre dans la devise de son pays (dollars canadiens pour la société canadienne, dollars américains pour la société américaine), soit la valeur par défaut pour les résultats fiscaux de chaque pays. Convertissez chaque écriture intersociétés au taux de change du jour (le taux au comptant) et conservez à côté le montant dans la devise d'origine.

L'impôt canadien utilise le taux de la Banque du Canada pour le jour où un montant est né, sauf si l'ARC en accepte un autre. Une société résidant au Canada ne peut déclarer dans une devise étrangère qu'en choisissant la déclaration en monnaie fonctionnelle au moyen du formulaire T1296, au plus tard 60 jours après le premier jour de l'année d'imposition, et seulement s'il s'agit d'une monnaie admissible, comme le dollar américain, dans laquelle elle tient principalement ses livres; des livres en dollars américains ou un compte bancaire en dollars américains ne changent pas à eux seuls la devise fiscale. Loi de l'impôt sur le revenu, article 261; ARC : monnaie fonctionnelle. Ventes en dollars américains et versements des places de marché explique ce choix. La monnaie fonctionnelle fiscale d'une société américaine est généralement le dollar américain, et l'impôt américain utilise le taux au comptant au moment où un élément est reçu, payé ou couru; l'IRS accepte tout taux publié utilisé de façon uniforme. 26 CFR 1.985-1; IRS : taux de change.

Un ajustement de change comptable ne crée pas automatiquement un revenu imposable ni une déduction. ARC : folio S5-F4-C1, paragraphes 1.4–1.6.1.

Le solde est-il un montant commercial, un prêt, un apport en capital ou un dividende?

Qualifiez un solde d'après l'opération et ses modalités, et non d'après le nom du compte. Transférer une ancienne dette fournisseur dans les capitaux propres n'établit pas un apport.

Le lien de propriété entre les sociétés change la qualification. Entre sociétés sœurs, un solde est normalement un montant commercial ou un prêt; de l'argent déplacé sans facture ni modalités de remboursement exige l'examen d'un comptable, et un transfert pour moins que sa valeur peut rendre la société qui le reçoit solidairement responsable de l'impôt impayé de la société qui l'a envoyé, jusqu'à concurrence de l'écart (Loi de l'impôt sur le revenu, article 160). Entre société mère et filiale, l'argent qui descend peut être un prêt ou un placement, et l'argent qui remonte peut être un remboursement, un dividende ou un remboursement de capital. L'argent qui transite par le compte personnel du propriétaire relève d'une question de prêt à l'actionnaire.

Signalez les soldes impayés depuis longtemps, dans les deux sens, même si le compte porte l'étiquette « commercial » :

• Somme due à la société canadienne. Si un non-résident doit une somme à une société canadienne pendant plus d'un an sans intérêt à un taux raisonnable, la société peut devoir inclure un intérêt réputé dans son revenu. L'exception pour les dettes commerciales ordinaires exige, entre autres conditions, que les sociétés ne soient pas liées; considérez-la donc comme fermée pour des sociétés sous propriété commune. Les sommes dues par une société étrangère affiliée contrôlée pour ses activités d'entreprise exploitée activement ont leur propre exception (paragraphe 17(8)). Loi de l'impôt sur le revenu, article 17.
• Somme due par la société canadienne. Une dépense déductible qu'elle doit à une société liée, ou à une autre personne avec laquelle elle a un lien de dépendance, est ajoutée à son revenu de l'année d'imposition suivante si elle est encore impayée à la fin de l'année d'imposition visée (deuxième année d'imposition suivant l'année de la dépense). Les deux sociétés peuvent plutôt produire une convention sur le formulaire prescrit au plus tard à la date d'échéance de production de cette année suivante; elle traite la somme comme payée et prêtée en retour. Loi de l'impôt sur le revenu, article 78.
• Somme due par la société américaine. Elle ne peut généralement pas déduire les intérêts courus (même si une convention les exempte de l'impôt américain) ni certains loyers et redevances de source américaine dus à une personne étrangère liée tant qu'elle ne les a pas payés. 26 CFR 1.267(a)-3.

Le guide sur les prix de transfert traite de ces règles et de leurs exceptions.

Que dois-je rapprocher à la fin du mois?

Rapprochez d'abord chaque compte bancaire, puis faites concorder les mouvements et les soldes de clôture intersociétés dans leur devise d'origine. Expliquez chaque écart par une preuve; ne l'inscrivez pas dans un compte de dépenses non expliquées.

1. Exportez les deux grands livres intersociétés jusqu'à la même date de coupure.
2. Faites concorder les soldes d'ouverture avec le dernier tableau approuvé.
3. Faites concorder chaque facture, encaissement, paiement et règlement par référence, date et montant dans la devise d'origine.
4. Cherchez les écritures manquantes, les doublons, les notes de crédit, les frais et les virements en cours; conservez la date réelle de l'opération indiquée par chaque banque.
5. Présentez le solde d'ouverture, les augmentations brutes, les diminutions brutes et le solde de clôture pour chaque devise et chaque type de solde.
6. Inscrivez les ajustements de change approuvés séparément des montants concordants.
7. Examinez les éléments en retard et faites approuver le tableau de clôture par la personne qui tient les livres de l'autre société.

Conservez le tableau approuvé avec les états et les pièces justificatives pour qu'une autre personne puisse refaire le parcours. IRS Publication 583. Un prêteur qui veut des chiffres consolidés (combinés) part des états de chaque société et de ce tableau; les combiner relève d'un mandat de comptable, non traité ici.

Où les soldes figurent-ils dans les déclarations et les états?

Une créance figure parmi les actifs du créancier et la dette correspondante parmi les passifs du débiteur; un apport en capital suit plutôt le classement des placements et des capitaux propres.

Si la société américaine est une LLC, ne présumez pas que la ligne du formulaire 1120 s'applique à elle : voyez propriétaire canadien d'une LLC américaine. ARC : IGRF; instructions du formulaire 1120 : annexe L. Pour les formulaires qui déclarent les opérations d'une année entre parties liées (T106 et formulaire 5472), voyez les prix de transfert entre votre société canadienne et votre société américaine.

Quels registres chaque société doit-elle conserver, où et pendant combien de temps?

Faire tenir les deux grands livres par un même spécialiste de la tenue de livres ne remplace pas les obligations de chaque société en matière de registres.

Des registres stockés à l'étranger et consultés par voie électronique depuis le Canada ne sont pas conservés au Canada; confirmez donc l'emplacement et toute permission écrite avant de vous appuyer sur un hébergement étranger. Les registres électroniques canadiens doivent rester lisibles, et une déclaration tardive, une opposition, un appel ou une demande de conservation de l'ARC peuvent prolonger la durée de conservation. ARC : emplacement et conservation des registres; Loi de l'impôt sur le revenu, article 230; Règlement de l'impôt sur le revenu, article 5800; IRS Publication 583.

Les registres de l'article 6038A doivent généralement être conservés aux États-Unis. Ils peuvent l'être à l'étranger, par exemple par un spécialiste canadien de la tenue de livres, si la société peut fournir à l'IRS les registres demandés dans un délai de 60 jours suivant la demande et les traductions dans un délai de 30 jours suivant la demande de traduction, ou les transférer aux États-Unis dans ce même délai, avec un index et un dépositaire américain, et les y conserver. 26 CFR 1.6038A-3(f)–(g); 26 CFR 1.6038A-1. Les exceptions pour les petites sociétés figurent dans les prix de transfert entre votre société canadienne et votre société américaine, et les registres d'une LLC à membre unique à capitaux étrangers dans son guide de production. Les exigences des États et des provinces visant les sociétés demandent une vérification distincte.

Conservez les factures des clients et des fournisseurs, les instructions d'encaissement, les registres de paie, les relevés bancaires, les conventions intersociétés, les sources des taux de change, les deux tableaux de concordance et les approbations des prêts et des mouvements de capital.

Quand faire appel à un spécialiste de la tenue de livres ou à un comptable transfrontalier?

Un spécialiste de la tenue de livres peut assurer la concordance mensuelle une fois que le vendeur, le mode de paiement et la méthode de comptabilisation sont clairs. Un comptable doit trancher la structure quand ces points sont incertains, quand des soldes deviennent du financement, ou quand la devise des livres et la devise fiscale diffèrent.

Apportez les registres énumérés ci-dessus, ainsi que les soldes de fin d'exercice, les sources des taux et les éléments non concordants, et indiquez qui possède chaque société et laquelle conclut les contrats avec les clients et emploie le personnel. Un grand livre concordant prouve l'arithmétique; il ne règle ni la classification fiscale ni l'effet d'une dette transfrontalière ancienne. Quand une entreprise canadienne a besoin d'un comptable transfrontalier explique ce que ce comptable prend en charge et comment le travail se partage avec votre spécialiste de la tenue de livres.

Exemple

La société américaine vend des services pour 10 000 $ US. La société canadienne encaisse la facture uniquement à titre de mandataire. Supposez des livres selon la méthode d'exercice, aucune taxe ni aucuns frais pour le client, que la banque convertit l'encaissement en dollars canadiens immédiatement et qu'aucune réévaluation n'a lieu entre les deux dates. Tous les chiffres et les taux sont donnés à titre d'illustration.

Le solde dans la devise d'origine concorde à chaque étape et se solde des deux côtés. La perte de change de la société canadienne explique l'argent canadien supplémentaire dépensé; ce n'est pas une vente à un client, et le comptable détermine son traitement fiscal. Ici, la convention fait en sorte que la société qui encaisse doit 10 000 $ US quel que soit le taux; qui supporte le risque de change est une modalité de la convention, et une société qui encaisse et le supporte est un élément qui joue contre l'idée qu'elle n'est qu'un mandataire.

Votre situation est différente?

• Encaissements croisés répétés ou écarts entre deux devises : utilisez le soutien en tenue de livres pour la concordance mensuelle; apportez les deux grands livres, les relevés et la liste des éléments non concordants.
• Vendeur, employeur, classification de la LLC ou financement transfrontalier ancien incertains : utilisez le soutien en fiscalité transfrontalière pour examiner la structure et les conséquences fiscales avant de modifier les écritures.
• Vous hésitez à tenir vous-même les livres : voyez la décision de tenue de livres au Canada ou la décision de tenue de livres aux États-Unis.
• Le solde est avec vous personnellement : voyez les prêts à l'actionnaire.
• Les livres canadiens ont des mois de retard : voyez rattraper des livres en retard.
• Vous avez seulement besoin d'un compte bancaire américain pour la société canadienne : voyez un compte bancaire américain pour une société canadienne.