Revenu de société dans un compte personnel : comment corriger

L'argent que des clients versent dans mon compte personnel est-il mon revenu ou celui de ma société?

Une somme qu'un client verse pour un travail fait par la société est généralement un revenu de la société, quel que soit le compte où elle arrive. Une société a la capacité d'une personne physique (Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA), art. 15), et la Loi de l'impôt sur le revenu la traite comme une « personne » distincte qui paie l'impôt sur son propre revenu imposable (art. 2; par. 248(1)). À qui appartient le revenu dépend des faits, surtout de la personne qui a fait la vente. Le contrat et la facture sont les premiers éléments de preuve; le compte où le client a payé ne tranche pas la question. Le moment compte aussi : une société constituée sous le régime fédéral existe à la date inscrite sur son certificat de constitution (LCSA, art. 9). Le travail vendu avant cette date demande une vérification à part, parce que la société peut ratifier un contrat écrit conclu en son nom ou pour son compte avant son existence (LCSA, par. 14(2)).

Le cas est simple quand les factures sont au nom de la société et que l'argent lui parvient rapidement. Il ne l'est pas lorsque :

• l'argent reste dans votre compte au-delà de la fin d'exercice de la société;
• de la TPS/TVH a été perçue sans être déclarée;
• plus d'une année est en cause; ou
• le contrat est à votre nom.

Pourquoi c'est important : un montant que vous devez encore à la société après le délai d'un an décrit plus bas peut être ajouté à votre revenu personnel, et la TPS/TVH sur les dépôts peut manquer dans toutes les déclarations. Rassemblez les contrats et les factures des clients, vos relevés personnels et ceux de la société pour la période, le numéro de TPS/TVH, la fin d'exercice de la société et les feuillets fiscaux.

Puis-je utiliser mon compte bancaire personnel pour ma société canadienne?

La Loi canadienne sur les sociétés par actions exige des « documents comptables adéquats » et ne mentionne pas de compte bancaire (par. 20(2)). L'Agence du revenu du Canada (ARC) exige des registres fiables, complets et appuyés de documents (ARC : vos responsabilités). Aucune de ces sources n'impose un compte bancaire en soi; les registres doivent toutefois montrer l'argent de la société comme étant celui de la société.

Un compte personnel qui mélange votre argent et celui de la société rend cette démonstration plus difficile. Il faut associer chaque dépôt à une facture, et chaque sortie à une dépense personnelle; les dépôts qui correspondent à une facture au nom de la société sont ceux dont traite cette page. Un compte distinct pour la société, dont les coordonnées figurent sur les nouvelles factures, évite que de nouveaux paiements recréent le problème. Une société constituée en vertu d'une loi provinciale devrait lire la section de cette loi sur les registres; cette page cite la loi fédérale.

Comment inscrire dans les livres de la société un revenu reçu dans mon compte personnel?

Si les factures sont celles de la société, les écritures habituelles inscrivent le revenu dans la société et l'argent que vous détenez comme un montant que vous lui devez. Suivez les paiements, étape par étape :

Le tableau suppose une facture pour des honoraires déjà gagnés et pas encore dans les livres; si elle figure déjà dans les comptes clients, n'inscrivez que les deux dernières lignes. Les revenus appartiennent à la période où les services ont été rendus, et pas seulement à la date de la facture (Loi de l'impôt sur le revenu, al. 12(1)b)); pour la facturation avant le travail, voyez paiements anticipés de clients et produits non gagnés, et pour le moment de la TPS/TVH, TPS/TVH sur les dépôts et les factures impayées. Datez les deux dernières écritures du jour où l'argent a bougé et gardez avec chacune la ligne correspondante de votre relevé personnel. Les frais d'entreprise que vous avez payés à partir du même compte sont des écritures distinctes; voyez dépenses d'entreprise payées personnellement. Le sens que doit prendre le solde est expliqué dans le guide du compte de prêt à l'actionnaire.

Une écriture enregistre la dette; elle ne l'éteint pas. L'ARC dit que l'existence d'un prêt ou d'une dette ne repose pas sur des écritures comptables, et que c'est la substance de l'opération qui compte (folio S3-F1-C1, par. 1.14).

Que fait l'ARC si l'argent reste dans mon compte personnel?

Si les livres montrent que vous devez l'argent à la société, la règle sur les prêts aux actionnaires, le paragraphe 15(2), peut l'ajouter à votre revenu de l'année où vous l'avez reçu, à moins que vous ne le remboursiez au plus tard un an après la fin de l'année d'imposition de la société durant laquelle le prêt a été consenti et que le remboursement ne fasse pas partie d'une série de prêts ou d'autres opérations et remboursements (par exemple, rembourser puis emprunter de nouveau à la société) (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 15(2) et 15(2.6)). Le même délai s'applique à une dette née cette année-là. Il se compte à partir de la fin d'exercice de la société, et non de la date du dépôt ni de votre année civile.

Sans entente écrite ni autre preuve convaincante d'un prêt ou d'une dette, et sans relation débiteur-créancier, le paragraphe 15(2) ne s'appliquera pas, mais le paragraphe 15(1) pourrait s'appliquer (folio S3-F1-C1, par. 1.13). Un avantage que la société confère à un actionnaire est inclus dans le revenu de l'actionnaire, et la société ne peut généralement pas le déduire comme dépense d'entreprise (par. 15(1); ARC : avantages conférés aux actionnaires).

Même lorsque le paragraphe 15(2) ne s'applique pas, un solde que vous devez à la société sans intérêts au taux prescrit de l'ARC peut ajouter à votre revenu un avantage lié aux intérêts pour la période où il est resté impayé, même s'il est remboursé avant la fin de l'année (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 80.4(2); folio S3-F1-C2, par. 2.33 et 2.36). Cet avantage ne s'applique pas à un solde déjà ajouté en vertu du paragraphe 15(2) (par. 2.15). Voyez intérêts sur les prêts à l'actionnaire. Pour savoir quand de l'argent retiré constitue un prêt imposable, voyez prêts à l'actionnaire.

Comment l'éteindre : déposer l'argent dans la société, ou le verser en salaire, en prime ou en dividende?

On peut régler un solde avant la date limite d'un an ci-dessus en déposant l'argent dans la société, ou en imputant un salaire, une prime ou un dividende que la société vous doit. Imputer, c'est compenser : ce que la société vous doit réduit ce que vous lui devez. L'ARC indique que les remboursements peuvent se faire en imputant des dividendes, du salaire ou des primes à un prêt, et que cela ne fait pas partie d'une série (folio S3-F1-C1, par. 1.82 et 1.86).

La solution la plus simple dépend de vos autres revenus, du bénéfice et de la trésorerie de la société, et des dates. Voyez salaire ou dividendes.

La société déclare-t-elle la TPS/TVH sur ces ventes?

La TPS/TVH sur les ventes d'une société, c'est à la société de la percevoir et de la déclarer, quel que soit le compte où le paiement est arrivé. Toute personne qui fait une fourniture taxable doit percevoir la taxe (Loi sur la taxe d'accise, par. 221(1)), et la personne qui produit la déclaration verse la taxe nette, le cas échéant (art. 228). La taxe perçue doit parvenir à la société, car c'est la société qui paie l'ARC. Les administrateurs peuvent aussi être personnellement responsables de la taxe nette que la société omet de verser, avec intérêts et pénalités; des conditions et une défense de diligence raisonnable s'appliquent, et aucune cotisation ne peut être établie plus de deux ans après que la personne a cessé d'être administrateur pour la dernière fois (art. 323).

Si la société est inscrite, la taxe sur ses factures va dans sa propre déclaration de TPS/TVH, avec les crédits de taxe sur les intrants (CTI) sur ses coûts. Si elle n'est pas inscrite, la taxe qu'elle a facturée est quand même détenue en fiducie pour la Couronne (art. 222(1); voyez TPS/TVH facturée avant l'inscription), et ses ventes taxables comptent dans le plafond de petit fournisseur de 30 000 $, avec les ventes détaxées et celles de ses personnes associées, mais pas les services financiers, les immobilisations ni l'achalandage. Si le plafond est dépassé au cours d'un seul trimestre civil, la société doit s'inscrire et facturer la taxe dès la vente qui l'a fait dépasser; s'il est dépassé sur les quatre derniers trimestres civils consécutifs, le statut de petit fournisseur prend fin à la fin du mois qui suit ce trimestre (ARC : quand s'inscrire). Les dépôts dans votre compte personnel ne réduisent pas ce calcul. Voyez quand s'inscrire, produire la déclaration et inscrire la TPS/TVH dans vos livres.

Dois-je aussi déclarer ce revenu dans ma déclaration personnelle, et qu'en est-il d'un feuillet émis à mon nom?

Votre propre déclaration inclut ce que la société vous verse ou est réputée vous donner : salaire, dividendes, un montant ajouté en vertu du paragraphe 15(2), ou un avantage prévu au paragraphe 15(1). Les revenus de la société vont dans la déclaration de la société, qui doit être produite six mois après la fin de l'année d'imposition (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 150(1)). La société a aussi des obligations à l'égard des feuillets : l'ARC indique qu'un avantage conféré à un actionnaire est déclaré sur un feuillet T4A, tout comme un avantage réputé lié aux intérêts (ARC : avantages conférés aux actionnaires; folio S3-F1-C2, par. 2.40).

Si le contrat est à votre nom, ou si le travail a été vendu avant l'existence de la société et qu'elle n'a pas ratifié le contrat, le revenu pourrait être le vôtre plutôt que celui de la société. Cela dépend du contrat et des faits, et il vaut la peine de faire lire le dossier par un professionnel avant toute inscription. Un feuillet qu'un client a émis à votre nom pour le travail de la société se corrige autrement : voyez un feuillet d'honoraires émis à votre nom plutôt qu'à celui de votre société.

Quels registres dois-je conserver, et pendant combien de temps?

Conservez des registres fiables et complets, appuyés de documents, pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent (ARC : où conserver vos registres). Les procès-verbaux de la société, ses registres des actions, son grand livre et les ententes nécessaires pour comprendre ses écritures se conservent jusqu'à deux ans après sa dissolution (Règlement de l'impôt sur le revenu, al. 5800(1)a)). Pour les déclarations produites en retard et les autres changements, voyez combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Pour ce problème, conservez les documents énumérés au début, avec les dépôts de la société marqués sur vos relevés personnels, plus la preuve bancaire de chaque transfert vers la société, les registres de paie ou de dividendes utilisés pour éteindre le solde, et les déclarations de TPS/TVH.

Et si cela dure depuis des années ou si les déclarations ne sont pas produites?

Chaque fin d'exercice de la société déclenche son propre délai pour les montants nés durant cet exercice; les montants plus anciens peuvent donc avoir déjà dépassé le leur. Un montant qui a dépassé son délai est inclus dans votre revenu de l'année où vous l'avez reçu, ce qui peut obliger à demander la modification de cette déclaration personnelle antérieure (folio S3-F1-C1, par. 1.16 et 1.73). Le remboursement ultérieur d'un montant qui a été inclus peut être déductible; voyez prêts à l'actionnaire.

Le côté de la société peut aussi manquer : un revenu qui n'est jamais entré dans ses livres manque dans sa déclaration T2, et la TPS/TVH qui s'y rattache peut ne pas avoir été déclarée. Reconstituez d'abord le revenu; voyez reconstituer les livres à partir des relevés bancaires et rattraper des déclarations de société non produites. Si une déclaration de TPS/TVH a déjà été produite sans ce revenu, voyez corriger une déclaration de TPS/TVH produite. Si l'ARC a déjà écrit, voyez examens, vérifications et divulgation volontaire.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars canadiens, et seules les règles fédérales sont visées.

Argent déposé dans la société avant la fin de l'exercice

Une consultante constitue sa société en Alberta en mars, mais n'ouvre un compte de société qu'en septembre. Des clients versent 18 000 $ CA dans son compte-chèques personnel, le tout sur des factures au nom de la société. La fin d'exercice de la société est le 31 décembre. La société inscrit 18 000 $ CA de revenus et un montant de 18 000 $ CA que la consultante lui doit. En novembre, celle-ci transfère 18 000 $ CA dans le compte de la société; il ne reste donc rien de dû à la fin de l'exercice. Un avantage lié aux intérêts pour les mois où le montant est resté impayé peut quand même s'appliquer.

Dépensé pour son hypothèque

Mêmes faits, mais elle dépense les 18 000 $ CA pour son hypothèque. S'ils sont encore dus après le 31 décembre de l'année suivante, le paragraphe 15(2) peut les ajouter à son revenu de l'année où elle les a pris. Avant cette date, la société pourrait éteindre le solde en lui déclarant un dividende de 18 000 $ CA, si son bénéfice, sa trésorerie et les critères du droit des sociétés le permettent, et en l'imputant au solde; le folio de l'ARC ne considère pas cela comme une série. Un avantage lié aux intérêts pour la période où le montant est resté impayé peut quand même s'appliquer, et le dividende lui est imposable selon ses propres règles.

Ventes avec TPS

Supposons que la société est inscrite et que la consultation est une fourniture taxable faite en Alberta. Elle facture 10 000 $ CA plus 5 % de TPS (500 $ CA) sur une facture au nom de la société, et le client verse 10 500 $ CA dans son compte personnel. La totalité des 10 500 $ CA appartient alors à la société : 10 000 $ CA de revenus et 500 $ CA de TPS à déclarer dans sa déclaration. Si seuls les 10 000 $ CA parvenaient à la société, elle devrait quand même les 500 $ CA à l'ARC, et la consultante devrait encore ces 500 $ CA à la société.

Votre situation est différente?

• L'argent est resté dans votre compte au-delà d'une fin d'exercice de la société, ou plus d'une année est en cause : chaque montant a sa propre date limite, et le choix entre le remboursement, le salaire et le dividende dépend des dates et des chiffres. Obtenez de l'aide en tenue de livres.
• De la TPS/TVH a été perçue sans être déclarée, ou il y a des années de dépôts sans livres : il faut corriger ensemble les déclarations manquantes et les livres. Voyez rattraper des déclarations non produites et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Votre compte mélange des dépôts personnels et d'entreprise et vous ne pouvez pas les associer aux factures : voyez reconstituer les livres à partir des relevés bancaires et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous avez été payé avant l'existence de la société, ou vous êtes passé d'une entreprise individuelle à une société : voyez les livres après la constitution d'une entreprise individuelle en société.
• Un client vous a payé en dollars américains, ou dans un compte à l'extérieur du Canada : le volet de la devise a ses propres étapes; voyez travailleur autonome payé en dollars américains : livres et services bancaires.
• L'ARC vous a envoyé une lettre : voyez examens, vérifications et divulgation volontaire.
• Le feuillet d'un client est à votre nom : voyez un feuillet d'honoraires émis à votre nom plutôt qu'à celui de votre société.
• La société a payé vos dépenses personnelles (le contraire) : voyez dépenses personnelles payées par la société.
• La société est nouvelle : voyez les livres d'une nouvelle SPCC.
• Votre société est au Québec : les règles propres au Québec ne sont pas traitées ici et peuvent différer. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour les vérifier à côté des règles fédérales.