Une LLC par immeuble locatif : livres, comptes bancaires et déclarations

Chaque LLC locative produit-elle sa propre déclaration de revenus?

Une LLC à un seul propriétaire qui n'a pas choisi l'impôt des sociétés ne produit aucune déclaration de revenus fédérale à elle. L'IRS la traite comme une entité ignorée (une entité que l'on ignore aux fins de l'impôt sur le revenu); ses loyers et ses dépenses figurent donc dans le formulaire 1040 du propriétaire (IRS : LLC à membre unique). Une LLC de deux propriétaires ou plus est une société de personnes, sauf choix contraire, et elle produit le formulaire 1065 (IRS : LLC produisant une déclaration comme société de capitaux ou comme société de personnes; 26 CFR 301.7701-3).

L'impôt fédéral sur le revenu n'exige pas une LLC par immeuble locatif : une seule LLC ignorée peut détenir plusieurs immeubles locatifs, chacun dans sa propre colonne de l'annexe E. La décision d'utiliser ou non une LLC relève du droit de l'État, du prêteur et des coûts; elle est traitée dans un immeuble locatif dans une LLC.

Un mari et une femme qui sont les seuls propriétaires et détiennent la LLC en biens communs peuvent la traiter comme une entité ignorée ou comme une société de personnes, et l'IRS accepte l'un ou l'autre; un changement ultérieur est traité comme une conversion. Dans les autres États, une LLC de deux conjoints produit une déclaration de société de personnes (IRS : LLC à membre unique). Voir les LLC de conjoints et de familles.

Un dossier n'est pas simple lorsque :

• Les livres ou les comptes se croisent déjà. Un compte a payé les factures de plusieurs LLC, ou de l'argent a circulé entre des LLC ou vers vous sans registre. Les transferts doivent être classés avant que toute déclaration soit exacte.
• Un préparateur propose une déclaration pour chaque LLC. Les LLC qui doivent produire une déclaration dépendent des propriétaires et des choix faits, et non du nombre d'immeubles.
• Un deuxième propriétaire se joint à la LLC. Dès le jour où une LLC à un seul propriétaire accueille un deuxième membre, elle est une société de personnes (26 CFR 301.7701-3(f)) : son immeuble locatif va dans le formulaire 8825 d'un formulaire 1065, et non dans une colonne de la partie I de l'annexe E du premier propriétaire. Si aucun formulaire 1065 n'a été produit, voir la dernière section avant l'exemple.
• Un propriétaire part et il n'en reste qu'un. La LLC redevient une entité ignorée dès qu'il ne reste qu'un seul membre (26 CFR 301.7701-3(f)). La société de personnes produit généralement un dernier formulaire 1065, à produire le 15e jour du 3e mois suivant le mois au cours duquel la société de personnes prend fin (IRS : instructions du formulaire 1065; 26 CFR 1.708-1), et le propriétaire déclare l'immeuble locatif à l'annexe E à partir de ce moment. Voir comptabiliser le rachat de la part d'un associé.
• Une LLC de portefeuille détient les LLC locatives. Si la LLC de portefeuille est imposée comme société de personnes, détient seule chaque LLC locative et qu'aucune n'a choisi l'impôt des sociétés, les LLC locatives en sont des divisions et un seul formulaire 1065 peut couvrir tous les immeubles (IRS : LLC à membre unique). Une LLC locative qui a un autre propriétaire ou qui a choisi l'impôt des sociétés suit ses propres règles.
• Une LLC a produit le formulaire 8832 ou le formulaire 2553. Elle produit alors une déclaration de société, et la règle par défaut ne s'applique plus (IRS : instructions du formulaire 2553). Un choix fait au moyen du formulaire 8832 prend effet à la date qu'il indique, de 75 jours avant la production à 12 mois après. Chaque propriétaire, ou un dirigeant, un gérant ou un membre autorisé, le signe, et les biens de la LLC sont réputés transférés ce jour-là dans la nouvelle société; les livres ont donc besoin d'une date de coupure à ce moment (26 CFR 301.7701-3(c) et (g)). Le formulaire 2553 est à produire dans un délai de 2 mois et 15 jours suivant le début de l'année à laquelle il s'applique en premier.
• Un État demande davantage. Une LLC que l'IRS ignore peut quand même devoir des droits à l'État ou une déclaration d'État (voir ci-dessous).

À réunir d'abord : les conventions d'exploitation avec les dates d'arrivée et de départ des propriétaires, les lettres d'EIN, tout formulaire 8832 ou 2553, les relevés bancaires et hypothécaires de chaque LLC et la dernière déclaration. La liste complète se trouve dans la section de fin d'année ci-dessous.

Comment une LLC locative à membre unique figure-t-elle à l'annexe E?

Trois LLC qui ont chacune un immeuble locatif et une LLC qui en a trois se présentent de la même façon à l'annexe E : chaque immeuble locatif a sa propre colonne, A, B ou C, dans la partie I. L'annexe E énumère des immeubles, et non des LLC (IRS : instructions de l'annexe E). Une page contient trois immeubles; joignez d'autres pages pour en déclarer davantage.

L'adresse de l'immeuble va à la ligne 1a, le loyer à la ligne 3, et chaque dépense dans la colonne de cet immeuble.

Si la LLC fournit aux locataires des services importants, comme un nettoyage régulier ou un changement de literie, le revenu peut devoir être déclaré à l'annexe C plutôt qu'à l'annexe E (IRS : Publication 527). Voir l'impôt sur les immeubles locatifs.

Les limites sur les pertes passives s'appliquent dans la déclaration du propriétaire, et non dans celle de la LLC. Une perte locative non permise pour une année est reportée jusqu'à ce qu'elle soit utilisée ou que la participation entière dans l'activité soit vendue lors d'une vente entièrement imposable à une partie non liée (IRS : instructions du formulaire 8582); des registres par immeuble, ou par groupe d'activités locatives que vous regroupez, montrent donc quel report appartient à quel immeuble.

Qu'est-ce qui change quand une LLC locative a deux propriétaires ou plus?

La LLC produit le formulaire 1065 et remet à chaque propriétaire une annexe K-1, le formulaire qui indique la part du revenu et des déductions de ce propriétaire, même si elle ne détient qu'une maison, sauf si elle n'a reçu aucun revenu et n'a engagé aucune dépense traitée comme déduction ou crédit pour l'année (IRS : instructions du formulaire 1065; IRS : Publication 527).

Les biens immobiliers locatifs ordinaires vont dans le formulaire 8825, le formulaire de la société de personnes pour l'immobilier locatif, et non à la page 1 du formulaire 1065. Le formulaire 8825 a une colonne par immeuble, même lorsque la LLC traite plusieurs bâtiments comme une seule activité aux fins des pertes passives (IRS : instructions du formulaire 8825). Son résultat net va à l'annexe K, ligne 2, et dans la case 2 de chaque K-1. Une activité que les instructions ne traitent pas comme une activité locative, comme des séjours d'une durée moyenne de 7 jours ou moins, ou des séjours courts avec des services personnels importants, est une entreprise déclarée à la page 1 et dans la case 1 de chaque K-1 à la place (IRS : instructions du formulaire 1065); voir l'impôt sur les immeubles locatifs. Chaque propriétaire déclare ensuite le K-1 à l'annexe E, partie II, de sa propre déclaration (IRS : instructions de l'annexe E).

La pénalité compte toutes les personnes qui ont été propriétaires à un moment de l'année. Ce sont les propriétaires, et non la LLC, qui appliquent les limites du coût de base, des sommes à risque et des pertes passives à leur part (IRS : instructions du formulaire 1065; IRS : instructions de l'annexe E).

Pour la déclaration elle-même, voir comment les sociétés de personnes sont imposées. Pour les propriétaires qui partagent un immeuble locatif sans LLC, voir un immeuble locatif en copropriété : annexe E ou déclaration de société de personnes.

Me faut-il des livres distincts pour chaque LLC, ou un seul fichier avec une classe par immeuble?

Une LLC qui produit sa propre déclaration a besoin de registres qui se suffisent à eux-mêmes. Pour les LLC à un seul propriétaire que l'IRS ignore, un ensemble distinct par LLC est la façon la plus simple de garder chaque colonne propre; c'est une pratique, et non une règle fiscale.

La Publication 583 indique que le propriétaire de plus d'une entreprise doit tenir un ensemble complet et distinct de livres et de registres pour chacune, et elle accepte tout système qui montre clairement les revenus et les dépenses. Un immeuble locatif n'est pas toujours une entreprise aux fins de l'impôt (IRS : instructions de l'annexe E), mais la répartition par immeuble est nécessaire dans les deux cas : l'annexe E et le formulaire 8825 utilisent chacun une colonne par immeuble.

Le critère est de savoir si chaque LLC peut produire seule son état des résultats, son bilan et son rapprochement bancaire, sans les autres. Un chiffrier peut contenir la même répartition si chaque ligne nomme la LLC et l'immeuble; voir un chiffrier ou un logiciel pour les immeubles locatifs. Pour les livres eux-mêmes, voir des livres distincts pour chaque société et le plan comptable d'un immeuble locatif.

Me faut-il un compte bancaire distinct pour chaque LLC?

Les règles fiscales exigent des registres qui montrent clairement les revenus et les dépenses, et non une organisation de comptes particulière. La Publication 583 conseille de garder l'argent de l'entreprise dans un compte d'entreprise distinct de l'argent personnel, et d'indiquer pour chaque dépôt s'il s'agit d'un revenu d'entreprise, de fonds personnels ou d'un prêt.

Les registres d'une LLC imposée comme société de personnes doivent appuyer chaque élément de sa déclaration (IRS : instructions du formulaire 1065), ce qui est plus facile quand ses recettes et ses factures se rattachent à cette LLC seule. Ce qui brouille les livres, c'est un compte qui paie les factures de plusieurs LLC : chacun de ces paiements doit généralement être classé comme un prêt, un apport ou une distribution. La protection contre la responsabilité relève du droit de l'État, que cette page ne couvre pas. Les cas où des comptes distincts valent la peine, et la façon de séparer les loyers de l'argent personnel, sont traités dans un compte bancaire distinct pour chaque immeuble locatif.

Chaque LLC locative a-t-elle besoin de son propre EIN?

Pas toujours. Aux fins fédérales, une LLC à un seul propriétaire que l'IRS ignore a besoin d'un EIN seulement si elle a des employés ou doit certaines taxes d'accise. Sinon, elle utilise le numéro de sécurité sociale (SSN) ou l'EIN du propriétaire pour l'impôt sur le revenu (IRS : LLC à membre unique). Une banque ou un État peut quand même en exiger un, et la LLC peut alors en faire la demande. Dans un formulaire W-9 pour une LLC ignorée, indiquez le numéro du propriétaire, et non celui de la LLC.

Une LLC imposée comme société de personnes produit le formulaire 1065 sous son propre EIN, demandé au moyen du formulaire SS-4 avec la case Partnership cochée (IRS : instructions du formulaire SS-4). Une LLC ignorée qui a déjà son propre EIN le conserve lorsqu'elle accueille un propriétaire et devient une société de personnes; si elle n'en a jamais eu, elle doit en obtenir un (26 CFR 301.6109-1(h)). Un changement de propriétaires qui ne met pas fin à la société de personnes n'exige pas de nouvel EIN (IRS : quand obtenir un nouvel EIN).

Comment séparer le loyer, l'hypothèque, les réparations et l'amortissement de chaque immeuble?

Enregistrez chaque opération pour l'unique immeuble auquel elle appartient, afin que chaque colonne de l'annexe E ou du formulaire 8825 se remplisse à partir de ses propres totaux (IRS : instructions de l'annexe E).

La ligne 12 sert aux intérêts payés à une banque ou à une autre institution financière; utilisez la ligne 13 lorsque le bénéficiaire n'en est pas une ou qu'aucun formulaire 1098 n'est arrivé (IRS : instructions de l'annexe E). Un prêteur n'a pas à produire le formulaire 1098 pour les intérêts reçus d'une société (IRS : instructions du formulaire 1098); le prêt d'une LLC peut donc arriver sans formulaire. Les intérêts suivent l'utilisation faite de l'argent emprunté, et non l'immeuble qui garantit le prêt (26 CFR 1.163-8T).

Une facture qui couvre plusieurs immeubles, comme une police d'assurance unique, est généralement répartie entre eux sur une base raisonnable, et la répartition est conservée avec la facture.

Si un prêt est à votre propre nom alors qu'une LLC détient l'immeuble, gardez les documents de prêt et les relevés du prêteur avec cet immeuble et notez qui a réellement payé. Un paiement fait de vos propres fonds est de l'argent que vous avez investi dans la LLC ou que vous lui avez prêté; un paiement fait du compte de la LLC n'est pas un apport simplement parce que le prêt porte votre nom. Pour une LLC qui a d'autres propriétaires, la question de savoir qui peut déduire les intérêts relève d'un préparateur.

Comment les livres montrent-ils une LLC qui paie la facture d'une autre LLC, ou moi qui en paie une personnellement?

Inscrivez la facture à la LLC qui détient l'immeuble, et inscrivez la personne qui l'a payée comme de l'argent qui circule entre deux ensembles de livres : un prêt, ou un apport et une distribution.

• Une LLC paie la facture d'une autre LLC. La LLC qui détient l'immeuble enregistre la dépense et une dette envers le payeur. Le payeur enregistre une somme qui lui est due. Si le même propriétaire détient les deux LLC et qu'aucun remboursement n'est prévu, les livres montrent une distribution du payeur et un apport à l'autre LLC.
• Vous payez personnellement la facture d'une LLC. Les livres de la LLC montrent de l'argent que vous y avez investi, ou un prêt de votre part. Le coût d'une LLC à un seul propriétaire est déduit une seule fois, dans la colonne de cet immeuble. Pour une LLC imposée comme société de personnes, la possibilité pour un propriétaire de déduire un coût payé personnellement pour la LLC dépend de la convention de société de personnes et de la question de savoir si l'immeuble locatif est une entreprise (IRS : instructions de l'annexe E); enregistrez-le comme de l'argent investi ou prêté par le propriétaire, et consultez un préparateur avant de le déduire dans la déclaration du propriétaire.
• Une LLC paie votre facture personnelle. Enregistrez-la comme de l'argent retiré, et non comme une dépense locative (IRS : Publication 583).

Lorsqu'un même propriétaire détient les deux LLC et qu'aucune n'a choisi l'impôt des sociétés, les deux sont déclarées dans la déclaration du propriétaire; une réparation tombe donc quand même dans la colonne de l'annexe E de l'immeuble réparé. Lorsque les LLC ont des propriétaires différents, le paiement déplace de l'argent entre ces propriétaires. Documentez-le comme un prêt écrit; si aucun remboursement n'est prévu, son traitement fiscal relève d'un préparateur. Les mécanismes sont expliqués dans des livres distincts pour chaque société, les comptes de capitaux propres d'une LLC et les comptes de capital des associés.

Quels droits et rapports d'État reviennent pour chaque LLC?

Un État qui exige des droits d'une LLC ou un rapport annuel les exige de chaque LLC, et non de son propriétaire. La Californie, par exemple, exige de chaque LLC constituée ou exerçant des activités sur son territoire une taxe annuelle de 800 $, même si la LLC n'exerce aucune activité, jusqu'à son annulation. Trois LLC donnent trois frais (Franchise Tax Board de la Californie).

Un État peut aussi demander un rapport annuel ou sa propre déclaration à une LLC que l'IRS ignore, selon l'endroit où la LLC est constituée et où elle exerce ses activités. Voir les droits et les rapports annuels des LLC, État par État et l'impôt minimum et les droits des LLC en Californie.

Que doit remettre chaque LLC à mon préparateur en fin d'année?

Un dossier par LLC, contenant ces éléments :

• La convention d'exploitation et chaque modification, qui montrent qui détient quoi et quand des propriétaires sont arrivés ou partis.
• La lettre d'EIN, et tout formulaire 8832 ou 2553 avec ce que l'IRS a retourné.
• Les relevés de fin d'année de chaque compte bancaire et de chaque prêt, avec le formulaire 1098 si le prêteur en a émis un.
• Les registres de loyers par immeuble, et les relevés de tout gestionnaire immobilier.
• Les comptes de taxes foncières, les factures d'assurance et les factures de réparations marquées comme réparation ou amélioration.
• Les états de clôture de tout achat, vente ou refinancement de l'année, et le tableau d'amortissement de la dernière déclaration.
• Une liste datée de chaque transfert entre LLC ou avec un propriétaire, avec le montant et la raison.
• La dernière déclaration : l'annexe E du propriétaire, ou le formulaire 1065 de la LLC avec les K-1 et les comptes de capital.
• Les avis de rapport annuel et de droits de l'État.

Que faire si les livres sont embrouillés ou si un formulaire 1065 n'a jamais été produit?

Commencez par décider quelles LLC sont des contribuables distincts, puis reconstituez les livres de chaque LLC à partir de ses propres relevés. Les livres reconstitués montrent quelles déclarations manquent.

1. Pour chaque LLC, dressez la liste de ses propriétaires par date à partir de la convention d'exploitation, de ses modifications et des K-1, et notez tout formulaire 8832 ou 2553. Ces documents fixent la classification de chaque année, et donc les LLC qui auraient dû produire le formulaire 1065.
2. Rassemblez tous les relevés bancaires et de prêt et attribuez chaque opération à la LLC dont l'immeuble ou le prêt est visé.
3. Reclassez l'argent qui a circulé entre des LLC, ou entre une LLC et un propriétaire, en prêts, en apports et en distributions.
4. Rapprochez chaque compte de ses relevés avant de préparer toute déclaration.

Un formulaire 1065 exigé mais jamais produit peut entraîner la pénalité mensuelle par propriétaire mentionnée plus haut, au montant fixé pour l'année d'échéance de cette déclaration. L'IRS peut y renoncer pour motif raisonnable, et une petite société de personnes d'au plus 10 associés peut être admissible à une renonciation en vertu de la Revenue Procedure 84-35 (IRS : avis CP162C). Certains allègements administratifs dépendent de la production à temps de la même déclaration pour les trois années précédentes (IRS : allègement des pénalités administratives). Si un deuxième propriétaire s'est joint à la LLC et que la production n'a jamais changé, la déclaration à l'annexe E des années écoulées depuis peut être erronée. L'arrivée ou le départ d'un deuxième propriétaire pendant une année, un formulaire 8832 ou 2553 introuvable, ou des chiffres qui ne concordent pas sont les cas où l'examen d'un préparateur peut changer les déclarations à produire. Voir l'allègement des pénalités pour une déclaration de société de personnes tardive, les pénalités pour production tardive, corriger le mélange des fonds de l'entreprise et des fonds personnels et rattraper la tenue de livres d'un immeuble locatif.

Exemple

Dollars américains à titre d'illustration, chiffres ronds.

Trois LLC à un seul propriétaire, un immeuble locatif chacune

Un propriétaire détient trois LLC, chacune avec un immeuble en location à long terme et 24 000 $ de loyers par année. Aucune n'a choisi l'impôt des sociétés; aucune LLC ne produit donc de déclaration de revenus fédérale. L'annexe E du propriétaire compte trois colonnes, A, B et C, qui montrent chacune 24 000 $ de loyers. Le propriétaire tient trois ensembles de registres pour que les intérêts hypothécaires et l'amortissement de chaque immeuble restent dans sa propre colonne. Une banque, un prêteur ou un État peut quand même demander un EIN ou un rapport annuel pour chacune des trois LLC.

Deux frères et sœurs, un immeuble locatif, 60/40

Deux frères et sœurs détiennent un immeuble en location à long terme dans une LLC sans choix d'impôt des sociétés et se partagent le bénéfice 60/40. Les loyers sont de 30 000 $ et les dépenses de 12 000 $; le revenu locatif net est donc de 18 000 $. La LLC, à année civile, produit le formulaire 1065 avec le formulaire 8825 et deux K-1 au plus tard le 15 mars. La case 2 indique 10 800 $ pour l'un et 7 200 $ pour l'autre, et chacun déclare ce montant à l'annexe E, partie II, d'une déclaration personnelle.

Une LLC paie la réparation du toit d'une autre

La LLC A paie une réparation de toit de 3 000 $ sur l'immeuble de la LLC B à partir du compte de A. B inscrit la réparation de 3 000 $ et doit 3 000 $ à A; A inscrit 3 000 $ qui lui sont dus. Si le même propriétaire détient les deux LLC et qu'aucune n'a choisi l'impôt des sociétés, la réparation tombe quand même dans la colonne de B à l'annexe E. Si A n'est jamais remboursée, les livres montrent 3 000 $ distribués de A au propriétaire et 3 000 $ apportés par le propriétaire à B. Imputer la réparation à A la placerait dans la mauvaise colonne.

Votre situation est différente?

• Les livres ou les comptes de vos LLC se croisent déjà, ou un compte a payé les factures de plusieurs LLC : les transferts passés doivent généralement être classés en prêts, en apports et en distributions avant la préparation des déclarations. Obtenez de l'aide en tenue de livres et consultez corriger le mélange des fonds de l'entreprise et des fonds personnels.
• Une LLC a un deuxième propriétaire et n'a jamais produit le formulaire 1065 : les comptes de capital pourraient devoir être reconstitués. Obtenez de l'aide en tenue de livres et consultez reconstituer les comptes de capital d'une société de personnes.
• Un préparateur propose une déclaration pour chaque LLC et vous ne savez pas lesquelles sont nécessaires : les dates de propriété et les choix déterminent la réponse, LLC par LLC. Voir les déclarations que produit votre entreprise, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour séparer les livres avant la fin de l'année.
• Vous et votre conjoint détenez la LLC : voir les LLC de conjoints et de familles.
• Vous partagez un immeuble locatif avec d'autres personnes et n'avez pas encore de LLC : voir un immeuble locatif en copropriété : annexe E ou déclaration de société de personnes.
• Des années de livres d'un immeuble locatif sont en retard : voir rattraper la tenue de livres d'un immeuble locatif.
• Une LLC a choisi le statut de société de type S : voir les livres après le choix du statut de société de type S.
• Un propriétaire vit hors des États-Unis : voir les propriétaires non résidents.