Livres locatifs en retard : rattrapage et production

Par où commencer quand mes livres locatifs ont des années de retard?

Commencez par la plus ancienne année manquante et avancez année par année, un immeuble à la fois. Deux problèmes se mêlent : les registres (livres et pièces manquants ou erronés) et la production (déclarations jamais produites). L'IRS demande de produire toutes les déclarations en souffrance, même si vous ne pouvez pas payer en entier. Le nombre d'années manquantes que l'IRS attend est expliqué dans rattraper des déclarations non produites.

L'ordre compte, car chaque année part de la précédente : le coût de base (ce que vous avez payé pour l'immeuble, rajusté chaque année), l'amortissement déjà pris et toute perte passive suspendue (une perte locative que les règles ne vous laissent pas encore utiliser, reportée à une année ultérieure) se reportent tous. Les étapes :

1. Dressez la liste de chaque immeuble, de la personne qui détient le titre de propriété (vous, une LLC, une fiducie, des copropriétaires) et des dates de location.
2. Découvrez quelles déclarations l'IRS a en main, à l'aide des relevés (transcripts).
3. Réunissez les documents de la plus ancienne année manquante.
4. Reconstituez cette année immeuble par immeuble, produisez-la, puis reportez ses soldes de fin d'année dans l'année suivante.

Réunissez pour chaque immeuble : les relevés bancaires et de carte, l'état de clôture, le formulaire 1098 ou les relevés du prêteur, les comptes de taxes, les baux et les registres de loyers, les relevés du gestionnaire immobilier, ainsi que votre dernière déclaration produite et les relevés de l'IRS. Demandez à chaque banque, émetteur de carte et prêteur les relevés que vous n'avez plus; la période qu'ils peuvent remonter varie. L'ampleur du travail est le produit du nombre d'immeubles, d'entités, de comptes et de mois : chaque année, entité ou compte non rapproché de plus ajoute du travail.

Le dossier n'est pas simple quand il manque deux années ou plus, qu'il y a plus d'un immeuble, qu'une LLC ou une fiducie détient le titre, qu'un ancien spécialiste de la tenue de livres a laissé des livres peu fiables, qu'une lettre de l'IRS est arrivée, ou qu'un prêteur, un tribunal ou un nouveau préparateur attend une date. Voyez « Votre situation est différente? » à la fin de la page.

Quelles déclarations manquent : mes formulaires 1040, le formulaire 1065 d'une LLC, ou les deux?

La déclaration à produire dépend généralement de la personne qui détient le titre de propriété de l'immeuble, et non de celle qui a perçu le loyer.

Une société de personnes américaine doit produire le formulaire 1065, sauf si elle n'a ni reçu de revenus ni eu de déductions, et une LLC d'au moins deux membres sans choix est classée comme société de personnes (instructions du formulaire 1065). Une LLC qui a choisi d'être traitée comme une société produit une déclaration de société, que cette page ne couvre pas. Une LLC détenue uniquement par des conjoints en régime de communauté de biens peut être traitée soit comme une entité ignorée, soit comme une société de personnes, et l'IRS accepte le traitement retenu par le couple (Revenue Procedure 2002-69); changer ce traitement équivaut à une transformation de l'entité. Le classement d'une LLC suit aussi ses membres : une LLC à membre unique qui accueille un deuxième propriétaire devient une société de personnes à compter de cette date, et une société de personnes prend fin quand une seule personne rachète toutes les autres participations, de sorte qu'une même LLC peut avoir des années en annexe E et des années en formulaire 1065 (Revenue Rulings 99-5 et 99-6). Notez la date à laquelle chaque propriétaire est entré ou parti.

Produisez d'abord les déclarations de la société de personnes, en commençant par la plus ancienne année : la déclaration personnelle de chaque associé a besoin de l'annexe K-1. Pour une LLC qui n'a jamais produit de déclaration, voyez déclarations d'entreprise non produites. Pour des copropriétaires qui détiennent le titre directement, voyez annexe E ou déclaration de société de personnes. Pour les comptes de capital des associés et les annexes K-1, voyez reconstituer les comptes de capital d'une société de personnes. L'argent qui circule entre une LLC, une fiducie et vous personnellement est habituellement un prêt, un apport ou une distribution, et non un revenu ou une dépense de location : voyez livres d'une LLC par immeuble locatif et fonds mélangés.

Comment obtenir mes anciennes déclarations et les formulaires de revenus que l'IRS détient déjà?

Commandez les relevés (transcripts) de chaque année manquante et de la dernière année que vous avez produite. Ils montrent ce que l'IRS détient et constituent la première vérification de votre reconstitution (types de relevés de l'IRS).

Le relevé des salaires et revenus ne montre que les formulaires produits auprès de l'IRS, qui ne sont pas forcément tous ceux qui vous ont été remis. En ligne, il est limité à environ 85 documents; au-delà, l'IRS vous renvoie au formulaire 4506-T. Une lettre de non-production ne dit pas si vous deviez produire une déclaration. Un gestionnaire immobilier déclare sur le formulaire 1099-MISC le loyer versé à un propriétaire lorsqu'il atteint le seuil de déclaration du formulaire (instructions); rapprochez tout formulaire de ce genre des relevés du gestionnaire et de vos dépôts.

Votre dernière déclaration produite contient les chiffres de départ de la reconstitution : l'amortissement à ce jour, toute perte passive suspendue et le coût de base de chaque immeuble. Si un ancien préparateur ou un logiciel les détient, demandez-les maintenant; voyez reconstituer un tableau d'amortissement manquant.

Que puis-je reconstituer à partir des relevés bancaires, et que dois-je obtenir d'autres sources?

Les relevés bancaires et de carte reconstituent ce qui a bougé et quand. Ils ne montrent pas à quoi servait un paiement ni ce qu'un immeuble a coûté. Un relevé peut prouver un paiement s'il indique le bénéficiaire, le montant et la date (et le numéro du chèque, le cas échéant), mais la preuve de paiement seule n'établit pas une déduction : gardez la facture ou le reçu (Publication 583).

La société de titres ou de séquestre, le prêteur et l'évaluateur du comté peuvent fournir des copies; l'IRS les nomme dans ses conseils sur la reconstitution des registres après une catastrophe, rédigés pour les pertes accidentelles mais qui renvoient aux mêmes bureaux (IRS). Pour l'état de clôture, voyez l'inscrire dans les livres. Pour travailler à partir des seuls relevés bancaires, voyez reconstituer des livres à partir des relevés bancaires.

Et si les livres existent, mais qu'un ancien spécialiste de la tenue de livres les a laissés faux?

Ne partez pas des anciens totaux. Rapprochez chaque compte bancaire, de carte et de prêt de ses relevés, mois par mois, puis vérifiez comment les anciens livres ont traité :

• les soldes non classés ou en suspens;
• les dépôts inscrits comme loyer qui étaient en fait des dépôts de garantie, le produit d'un prêt ou des transferts entre vos propres comptes;
• le capital hypothécaire inscrit comme dépense;
• les améliorations inscrites comme réparations;
• les dépenses personnelles mélangées;
• l'amortissement jamais inscrit.

Comparez le total des loyers de chaque année au relevé des salaires et revenus, à la déclaration produite et aux baux. Un chiffre qu'aucun relevé ni document n'appuie est un chiffre à remettre en question, non à reporter. Si une déclaration produite a utilisé des chiffres erronés, voyez modifier une déclaration pour des revenus omis dans les années passées.

Comment classer chaque dépôt et chaque paiement : loyer, dépôts de garantie, capital du prêt, intérêts, réparations, améliorations ou dépenses personnelles?

Classez chaque ligne avant d'additionner quoi que ce soit. Un dépôt, un versement de prêt ou un paiement personnel mal placé change le revenu de l'année (Publication 527).

Un versement hypothécaire qui comprend un compte de séquestre se compose d'intérêts, de capital et d'un dépôt. Le dépôt n'est pas une dépense : servez-vous du relevé du compte de séquestre pour inscrire les taxes foncières et l'assurance quand le prêteur les paie; pour les taxes, seul ce que le prêteur a réellement payé est déductible (Publication 530). Pour chaque catégorie, voyez dépôts de garantie, réparation ou amélioration, relevés du gestionnaire immobilier et, si l'argent de la location et l'argent personnel partagent un compte, fonds mélangés.

Que faire des réparations payées en espèces ou sans reçu?

Rassemblez tous les autres registres qui montrent qui a été payé, combien, quand et pourquoi, et rédigez dès maintenant des notes datées. L'IRS indique que, lorsqu'un paiement en espèces n'a pas de reçu, vous devez consigner une explication suffisante dans vos registres au moment du paiement (Publication 583). Pour les années passées, ce moment est révolu : datez tout ce que vous écrivez du jour où vous l'écrivez et ne faites jamais paraître un document plus ancien qu'il ne l'est.

Savoir si un coût sans aucun registre peut être estimé dépend des faits, et un coût sans appui peut être refusé lors d'une vérification. Ce qui constitue un appui est expliqué dans registres et reçus d'un immeuble locatif.

Comment reconstituer le coût de base, la part du terrain et l'amortissement de chaque immeuble?

Pour chaque immeuble acheté pour être loué, partez du coût, retirez le terrain, commencez l'amortissement à la date où l'immeuble était prêt à être loué et réduisez le coût de base de l'amortissement admis ou admissible. Un bâtiment locatif résidentiel est généralement amorti en mode linéaire sur 27,5 ans selon le système général d'amortissement (General Depreciation System), avec la convention de milieu de mois, et la première année ne compte que les mois de mise en service (Publication 527).

Si les années précédentes ont omis l'amortissement, voyez amortissement omis sur un immeuble locatif.

Comment les pertes passives et l'amortissement se reportent-ils d'une année à l'autre, et pourquoi une année erronée change-t-elle toutes les autres?

Les soldes de fin de chaque année sont les soldes d'ouverture de l'année suivante : un chiffre erroné dans une année l'est dans toutes les années suivantes.

Les pertes locatives sont généralement passives, sauf pour certains professionnels de l'immobilier. Un locateur qui a participé activement, c'est-à-dire qui détient au moins 10 % et prend des décisions de gestion comme approuver les locataires et les réparations, peut déduire jusqu'à 25 000 $ de perte locative d'autres revenus. L'allocation diminue progressivement entre 100 000 $ et 150 000 $ de revenu brut ajusté modifié pour une personne seule ou un couple qui produit une déclaration conjointe : la perte d'un locateur au revenu plus élevé est alors suspendue (Publication 527). Une personne mariée qui produit une déclaration séparée n'a aucune allocation si elle a vécu avec son conjoint à un moment de l'année, et elle a 12 500 $ (diminution progressive entre 50 000 $ et 75 000 $) si elle a vécu séparée toute l'année (Publication 501, Publication 527). Une société de personnes ne tient aucun registre des pertes suspendues d'un associé; c'est l'associé qui les suit (instructions du formulaire 8582).

Une année d'amortissement omise, une part de terrain erronée ou une réparation inscrite comme amélioration ne reste pas dans son année. Pour les années jamais produites, produisez-les avec les bons soldes. Pour une année déjà produite, une déclaration modifiée peut corriger un montant d'amortissement erroné, mais le même traitement erroné, même l'absence d'amortissement, sur deux déclarations produites consécutives ou plus devient votre méthode, et changer de méthode exige généralement le formulaire 3115 (Publication 527, Publication 946); voyez amortissement omis sur un immeuble locatif. C'est pourquoi la reconstitution commence par la plus ancienne année.

Que coûtera une production tardive, et que faire si l'on me doit un remboursement?

La production tardive et le paiement tardif ajoutent chacun un pourcentage de l'impôt impayé pour chaque mois ou partie de mois, jusqu'à 25 % et 25 % (production, paiement), et des intérêts courent sur l'impôt impayé et sur les pénalités. Les détails pour la déclaration personnelle figurent dans rattraper des déclarations non produites. Comme les pénalités sont des pourcentages de l'impôt impayé, une année où les retenues et les paiements ont couvert l'impôt peut n'entraîner aucune pénalité en pourcentage.

Un formulaire 1065 tardif est différent : un montant fixe par associé pour chaque mois ou partie de mois, jusqu'à 12 mois, que de l'impôt soit dû ou non. Le montant est indexé chaque année; le montant de base pour chaque date d'échéance figure dans le tableau de la page sur la pénalité pour défaut de produire. Pour un allègement, voyez les guides sur la pénalité pour déclaration de société de personnes tardive et sur l'allègement pour les petites sociétés de personnes.

Pour une année jamais produite, l'IRS peut établir l'impôt à tout moment; produire votre propre déclaration fait courir le délai habituel de trois ans pour établir l'impôt, qui passe à six ans si la déclaration omet plus de 25 % du revenu brut qu'elle indique (IRS, 26 U.S.C. 6501). Si les retenues ou les paiements estimatifs ont dépassé l'impôt d'une année, le remboursement doit généralement être demandé en produisant la déclaration dans les trois ans suivant la date d'échéance de cette déclaration, plus la durée de toute prolongation de production dont vous avez bénéficié; une catastrophe déclarée par le président peut ajouter du temps (IRS). L'IRS retient un remboursement courant tant qu'une déclaration antérieure est en souffrance (IRS).

Et si une lettre de l'IRS, un prêteur, un divorce ou un nouveau préparateur attend une date?

Lisez d'abord la date de la lettre ou de la demande du prêteur. L'ordre du travail reste le même, la plus ancienne année d'abord, et seul le rythme change; une échéance légale, comme la date limite pour saisir la Tax Court, se respecte à sa propre date.

Quand l'enjeu est un refinancement, une date d'audience ou une échéance de l'IRS, l'ordre des années et des entités et ce qui est réaliste d'ici la date relèvent du jugement. Voyez « Votre situation est différente? » plus bas.

Ai-je besoin d'un logiciel pour rattraper mon retard, ou un tableur suffit-il?

Dans la plupart des cas, la loi n'exige aucun type précis de registres; tout système qui montre clairement vos revenus et vos dépenses convient (Publication 583). Un rattrapage demande un registre par immeuble qui se rapproche des lignes de l'annexe E, sépare les réparations des améliorations et reporte le coût de base et l'amortissement. Pour comparer les options, voyez tableur ou logiciel pour des immeubles locatifs.

Comment garder les livres à jour une fois le rattrapage terminé?

Fermez chaque mois, et gardez ce qui prouve chaque écriture :

1. Inscrivez chaque mois chaque dépôt et chaque paiement, par immeuble, en utilisant les catégories ci-dessus.
2. Rapprochez chaque compte de son relevé afin qu'une écriture manquante ou en double apparaisse tant qu'elle est petite (Publication 583).
3. Inscrivez correctement une réparation ou une amélioration au moment du paiement et gardez la facture; il vous faut le coût des améliorations pour amortir et pour vendre (Publication 527).
4. Gardez l'argent de la location dans des comptes utilisés pour la location : un compte bancaire distinct pour chaque immeuble locatif.
5. Gardez les registres de l'immeuble jusqu'à l'expiration des délais de l'année où vous en disposez, et indéfiniment pour toute année jamais produite (IRS).

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Deux condos, trois années non produites

Un locateur possède deux condos en son nom et n'a rien produit depuis trois ans, appelés année 1 à année 3. Le loyer s'élève à environ 36 000 $ par année au total, les dépenses en espèces (intérêts, taxes foncières, assurance, réparations) à environ 28 000 $, et l'amortissement à environ 10 000 $, établi à partir de chaque état de clôture et de la part du terrain. Supposons que les deux condos ont été loués toute l'année pendant les trois années, que le locateur n'a aucun revenu d'autres activités passives, aucune perte suspendue d'une année antérieure et aucune limite de sommes à risque, et que rien n'est vendu. Le revenu brut ajusté modifié est d'au moins 150 000 $, donc l'allocation pour perte locative est nulle (voyez la section sur les reports) et la perte de chaque année est suspendue : conservée et reportée à une année ultérieure plutôt que déduite.

Le locateur reconstitue d'abord l'année 1, produit une annexe E avec une colonne pour chaque condo, puis part du coût de base de fin d'année 1 et de la perte suspendue pour l'année 2. Si l'année 1 avait omis l'amortissement, elle montrerait 8 000 $ de revenu au lieu d'une perte de 2 000 $, et les années 2 et 3 partiraient d'un mauvais coût de base et d'un mauvais report.

Un refinancement qui attend deux années de déclarations

Un locateur prévoit de refinancer un prêt de 400 000 $ sur un immeuble locatif. Le prêteur veut les déclarations des deux dernières années. Aucune n'a été produite; l'année précédente l'avait été. La date du prêteur fixe le calendrier, non l'ordre : la plus ancienne des deux années est reconstituée d'abord, à partir du coût de base et des reports de la dernière déclaration produite, puis produite, puis l'année la plus récente. L'IRS indique que le traitement prend environ 6 semaines : le calendrier se calcule donc à rebours depuis la date du prêteur, en retranchant ce délai et le temps de reconstitution de chaque année. Si la date est plus rapprochée, il faut demander au prêteur ce qu'il acceptera.

Deux associés et une LLC locative

Deux personnes détiennent une LLC locative à parts égales (50-50), sans choix d'entité. Aucun formulaire 1065 ni aucune annexe K-1 n'ont été produits pendant deux ans. La LLC produit un formulaire 1065 pour chaque année, en commençant par la plus ancienne, et la déclaration personnelle de chaque associé reprend ses chiffres locatifs de l'annexe K-1. La pénalité de production tardive court par associé et par mois : 2 associés multipliés par jusqu'à 12 mois donnent jusqu'à 24 mois-associés par année, au montant de cette année-là, sauf si un allègement s'applique. Les déclarations personnelles des associés pour ces années attendent les annexes K-1.

Votre situation est différente?

• Il manque deux années ou plus, ou plus d'un immeuble, d'une LLC ou d'une fiducie est en cause : les années et les entités à produire en premier, et ce que les livres doivent reconstituer, relèvent du jugement. Obtenez de l'aide en tenue de livres, et voyez rattraper des déclarations non produites pour le volet des déclarations personnelles.
• Une LLC ou une société de personnes n'a jamais produit le formulaire 1065 : suivez déclarations d'entreprise non produites et apportez les livres à une aide en tenue de livres.
• Une lettre de l'IRS est arrivée : un avis fixe sa propre échéance. Voyez rattraper des déclarations non produites pour les déclarations de substitution et répondre à un avis de sous-déclaration pour une lettre d'écart, puis obtenez de l'aide en tenue de livres pour les registres qu'elle demande.
• Un prêteur, un tribunal ou un nouveau préparateur attend une date : ce qui est réaliste d'ici cette date dépend des années, des entités et des registres en cause. Obtenez de l'aide en tenue de livres; pour l'état d'un prêteur, voyez un état des résultats locatif pour un prêteur.
• L'amortissement n'a jamais été pris, ou l'ancien tableau est perdu : voyez amortissement omis sur un immeuble locatif.
• Un ancien spécialiste de la tenue de livres ou préparateur a laissé des livres peu fiables, ou des déclarations produites ont omis des loyers : les écritures à garder, les années à refaire et la nécessité de modifier les déclarations produites relèvent du jugement. Obtenez de l'aide en tenue de livres; pour les revenus omis dans des déclarations produites, voyez modifier une déclaration pour des revenus omis dans les années passées.
• Vous vendez ou avez vendu l'immeuble locatif : voyez récupération de l'amortissement à la vente d'un immeuble locatif.
• Vous vivez hors des États-Unis : voyez propriétaires non-résidents.
• Les livres sont en retard, mais il ne s'agit pas d'un immeuble locatif : voyez rattraper des livres en retard.