Tenue de livres locative : chiffrier, logiciel ou spécialiste?

Que doivent montrer les livres d'un immeuble locatif, peu importe le système utilisé?

Vos registres doivent établir chaque revenu de location et chaque déduction de votre déclaration, et le choix du système vous appartient. Toute personne assujettie à l'impôt sur le revenu doit tenir des livres ou registres permanents suffisants pour établir son revenu brut, ses déductions et ses crédits (26 CFR 1.6001-1). L'IRS précise que vous pouvez utiliser tout système adapté à l'entreprise qui montre clairement les revenus et les dépenses, et qu'il vous revient de prouver chaque écriture (Publication 583; registres selon l'IRS). La Publication 583 s'adresse aux entreprises, et la question de savoir si un immeuble locatif est une entreprise dépend des faits. Les instructions de l'annexe E exigent par ailleurs des registres qui appuient chaque élément de l'annexe.

Vous devez utiliser la même méthode comptable pour calculer votre revenu imposable et pour tenir vos livres (Publication 583). Vérifiez donc que chaque rapport produit par votre logiciel suit la méthode sur laquelle vous produisez votre déclaration. La plupart des particuliers utilisent la méthode de caisse : le loyer compte dans l'année où il est reçu et les dépenses, dans l'année où elles sont payées (Publication 527).

Choisissez selon ce que les livres doivent produire, et pas seulement selon le nombre d'immeubles. Si vous avez besoin d'un bilan, de livres distincts pour chaque LLC ou d'un rapport pour un prêteur ou un préparateur de déclarations, le logiciel et le spécialiste de la tenue de livres des lignes ci-dessous conviennent mieux, comme le montre le deuxième exemple, avec dix-huit maisons dans deux LLC.

Une situation locative n'est pas simple quand les immeubles sont répartis entre plusieurs LLC ou détenus avec des copropriétaires, qu'un prêteur veut un état des résultats ou un bilan, que votre préparateur de déclarations vous réclame sans cesse des chiffres, que vous allez changer de système, que vos livres sont en retard ou que les chiffres ne concordent pas avec la banque. Les sections ci-dessous indiquent où chaque système atteint sa limite.

À rassembler d'abord : la liste des immeubles; les relevés de chaque prêt; l'état de clôture de chaque achat; les baux et la liste des dépôts détenus; la dernière déclaration produite; et les relevés de chaque compte bancaire et de carte qui a servi à un immeuble locatif.

Une feuille de calcul suffit-elle pour mes immeubles locatifs?

Une feuille de calcul peut suffire si elle montre les revenus et les dépenses de chaque immeuble pour l'année, concorde chaque mois avec la banque et s'appuie sur des registres distincts pour les prêts, les dépôts et les actifs. L'IRS n'exclut aucun format : toutes les exigences qui s'appliquent aux livres sur papier s'appliquent aussi aux registres électroniques (IRS : quels registres; Publication 583). Cette publication précise qu'un système à écriture simple, qui consigne le flux des revenus et des dépenses, peut être simple et pratique au démarrage d'une petite entreprise.

Une feuille de calcul avec un onglet par immeuble cesse de suffire quand :

La Publication 583 ne mentionne pas les feuilles de calcul : elle ne tranche donc pas la façon d'appliquer ses critères de système informatisé à un classeur. Une copie en lecture seule de chaque année close est un contrôle simple. Pour les feuilles de calcul dans une petite entreprise, quelle qu'elle soit, voyez la tenue de livres dans une feuille de calcul.

De quoi des livres de location ont-ils besoin en plus des revenus et des dépenses?

Des livres de location suivent aussi des sommes qui ne sont ni des revenus ni des dépenses : le capital des prêts, les dépôts des locataires, le coût de chaque immeuble et de ses améliorations, et l'argent du propriétaire. L'annexe E ne présente que les revenus, les dépenses et l'amortissement de chaque immeuble (Publication 527). Ces éléments n'y figurent donc pas comme tels, mais les chiffres qui y figurent en dépendent.

L'IRS demande aussi de tenir des registres exacts de chaque élément qui touche le coût de base (Publication 551). Pour inscrire un achat, voyez l'état de clôture d'un immeuble locatif dans les livres; pour les dépôts, voyez les dépôts de garantie dans les livres de location.

Quand ai-je besoin d'un logiciel de comptabilité pour suivre les revenus et les dépenses de location?

Un logiciel de comptabilité convient quand les livres demandent un bilan en plus d'une liste de revenus et de dépenses : prêts, dépôts détenus, actifs à amortir, plus d'une entité, ou prêteur ou préparateur de déclarations qui veut des rapports. La Publication 583 décrit le système à partie double comme un système qui s'équilibre de lui-même, avec des comptes d'actif, de passif et de valeur nette tenus ouverts en permanence, et dit qu'il comporte des contrôles et des équilibres intégrés (Publication 583).

Tout système informatisé doit produire des registres lisibles qui appuient la déclaration. Ses registres doivent concorder avec les livres et la déclaration, et vous devez conserver une description du système, y compris le plan comptable (Publication 583). Tout programme devrait associer chaque opération à un seul immeuble, garder les prêts, les dépôts et les immobilisations dans des comptes de bilan, et tenir l'argent du propriétaire à part des revenus et des dépenses. Deux autres vérifications valent la peine; la première reflète ce que l'IRS demande lors des vérifications, la seconde est un contrôle, et non une exigence de l'IRS :

• Il exporte le fichier complet, et vous pouvez en garder une copie après avoir cessé de payer. L'IRS indique que les vérificateurs demanderont le fichier de sauvegarde du logiciel de comptabilité dans la majorité des cas où les livres sont tenus dans un logiciel, même si une vérification restreinte peut ne pas l'exiger, et que ses tests d'intégrité ne peuvent pas être exécutés adéquatement sur des registres convertis en feuilles de calcul (foire aux questions de l'IRS).
• Il peut clore une année déjà produite, pour qu'elle ne soit pas modifiée à votre insu.

Avec plusieurs entités, gardez à part les comptes, les prêts et l'argent du propriétaire de chacune; le propriétaire de plus d'une entreprise devrait tenir un jeu de livres complet et distinct pour chacune (Publication 583). Voyez les livres d'une LLC par immeuble locatif. Aucune source officielle ne classe les programmes. Pour choisir entre eux, voyez choisir entre des logiciels de comptabilité généraux; pour savoir quoi conserver quand vous en résiliez un, voyez les registres à conserver en résiliant un logiciel de comptabilité. Pour organiser les comptes par immeuble, voyez le plan comptable d'un immeuble locatif.

Que doit suivre une application de tenue de livres pour propriétaires?

Une application pour propriétaires ne forme un jeu complet de livres de location que si elle enregistre plus que les entrées et sorties d'argent. Aucune source de l'IRS ne nomme ni ne classe d'application : mettez donc tout logiciel de location à l'épreuve de ce que les registres doivent contenir :

Une application qui n'enregistre que les entrées et sorties d'argent laisse le solde du prêt, les dépôts détenus, le coût des immeubles et l'amortissement à tenir ailleurs, dans une feuille de prêts, une liste de dépôts et une liste d'actifs. L'historique de l'amortissement est un registre dont la déclaration dépend; s'il a disparu, voyez la reconstitution d'un tableau d'amortissement manquant. Gratuite ou payante, mettez une application à l'épreuve de la même façon, et vérifiez chaque relevé par rapport aux lignes bancaires qu'elle classe pour vous.

Que fait un spécialiste de la tenue de livres chaque mois pour un propriétaire, et que dois-je garder à ma charge?

Un spécialiste de la tenue de livres peut faire le travail mensuel de tenue des livres, mais l'obligation de tenir des registres adéquats et le fardeau de prouver la déclaration restent à la charge du contribuable. L'IRS indique que les contribuables doivent tenir des livres et des registres suffisants pour appuyer leurs déclarations (foire aux questions de l'IRS; 26 CFR 1.6001-1). Le spécialiste tient les livres et fait les rapprochements; la déclaration et tout choix fiscal se décident avec votre préparateur de déclarations.

Que vous teniez vous-même les livres d'un propriétaire ou que vous les confiiez à un spécialiste de la tenue de livres, voici les tâches mensuelles :

Une ligne bancaire indique qui a été payé, et non ce qui a été acheté ni quel immeuble en a profité; et la preuve de paiement seule n'établit pas une déduction (Publication 583). C'est pourquoi les documents et les explications restent entre vos mains. Plus il y a d'immeubles, d'entités, de comptes et d'opérations mensuelles, plus il y a à inscrire et à rapprocher, et les années antérieures ajoutent du travail de rattrapage.

Pour le coût, voyez ce que coûte un spécialiste de la tenue de livres par mois. Pour peser l'option de tout faire vous-même, voyez tenir ses livres soi-même ou embaucher. Pour évaluer un spécialiste, voyez vérifier le travail d'un spécialiste de la tenue de livres. Pour savoir si chaque immeuble ou LLC a besoin de son propre compte bancaire, voyez un compte bancaire distinct pour chaque immeuble locatif.

Comment faire concorder n'importe quel système avec l'annexe E, une colonne par immeuble?

Tenez chaque ligne de revenus et de dépenses par immeuble, parce que l'annexe E comporte une colonne pour chaque immeuble locatif. La partie I indique l'adresse et le type de chaque immeuble, ses jours de location à la juste valeur locative et ses jours d'usage personnel, puis les loyers, les dépenses et l'amortissement dans les colonnes A, B et C. Au-delà de trois immeubles, vous joignez autant d'annexes E que nécessaire et reportez les totaux combinés sur l'une d'elles (instructions de l'annexe E).

C'est l'entité qui détermine le formulaire. Une LLC américaine à membre unique n'est généralement pas une entité distincte aux fins de l'impôt sur le revenu : sa location figure donc à l'annexe E du propriétaire (instructions de l'annexe E). Une LLC américaine à plusieurs membres est généralement classée comme société de personnes, sauf si elle choisit d'être traitée comme une société par actions (IRS : LLC). L'IRS accepte l'un ou l'autre traitement pour une LLC détenue uniquement par des conjoints en biens communs (Revenue Procedure 2002-69). Une société de personnes déclare généralement l'immobilier locatif au formulaire 8825, qui comporte aussi une colonne par immeuble, quatre par page (instructions du formulaire 8825). Un changement de membres change le formulaire : une LLC à membre unique qui accueille un deuxième membre devient une société de personnes à partir de ce moment, et une société de personnes réduite à un seul membre devient une entité ignorée (26 CFR 301.7701-3(f)). Dans les deux cas, les livres déclarent par immeuble. Voyez les livres d'une LLC par immeuble locatif, les LLC entre conjoints et en famille et les immeubles locatifs en copropriété : annexe E ou déclaration de société de personnes.

Si un gestionnaire immobilier perçoit vos loyers, son relevé mensuel présente des chiffres nets; voyez transformer le relevé du propriétaire en chiffres pour l'annexe E.

Comment passer d'une feuille de calcul à un logiciel de comptabilité sans perdre l'historique?

Choisissez une date de départ nette, saisissez les soldes d'ouverture de chaque compte bancaire, prêt, dépôt et actif, et conservez la feuille de calcul close avec les registres de cette année. Le premier jour d'une année d'imposition est le moment idéal, parce que chaque déclaration provient alors d'un seul système. Un changement en cours d'année signifie que l'annexe E d'une année s'appuie sur deux jeux de registres; voyez changer de logiciel de comptabilité en cours d'année.

1. Clôturez l'ancienne année. Rapprochez chaque compte bancaire et de carte de son relevé à la date du changement.
2. Sauvegardez la feuille de calcul. Gardez-en une copie en lecture seule avec les registres de cette année. C'est le registre d'origine de l'ancienne période, et il appuie la déclaration.
3. Recueillez les soldes d'ouverture dans les documents, pas de mémoire. Utilisez le rapprochement bancaire de clôture pour l'encaisse, y compris les chèques en circulation et les dépôts en transit; le relevé de chaque carte et de chaque prêteur pour les dettes; la liste des dépôts pour les dépôts détenus; et les états de clôture et le dernier tableau d'amortissement pour le coût de chaque immeuble et l'amortissement à ce jour. Les capitaux propres sont les actifs moins tous les passifs (Publication 583). Cherchez la cause de tout écart au lieu de l'inscrire dans les capitaux propres. Pour une société de personnes, reportez séparément le capital de clôture de chaque associé et conservez les registres de capital selon le coût de base fiscal du préparateur de déclarations (instructions du formulaire 1065).
4. Saisissez des soldes, pas les anciennes opérations. Ne reportez le détail que lorsqu'un rapport en a besoin. Reportez les chèques et les dépôts non encaissés comme éléments de rapprochement, pour que leur encaissement ultérieur ne crée pas de nouveau revenu ni de nouvelle dépense.
5. Gardez la même méthode comptable. Passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice change votre méthode comptable et exige généralement l'approbation de l'IRS (Publication 538).
6. Vérifiez le premier mois. Les soldes des prêts doivent correspondre aux relevés des prêteurs, et l'encaisse doit égaler le solde bancaire après prise en compte des chèques et des dépôts non encaissés.

Pour la mécanique des soldes d'ouverture, voyez les soldes d'ouverture après un changement de comptable.

Combien de temps conserver les registres d'un immeuble locatif, et les copies électroniques suffisent-elles?

Conservez les registres à l'appui d'un élément de la déclaration jusqu'à l'expiration du délai de prescription de cette déclaration, généralement 3 ans après la plus tardive de la date de production et de la date d'échéance de la déclaration, parce qu'une déclaration produite d'avance est réputée produite à sa date d'échéance (IRS; rubrique 305). Une société de personnes, y compris une LLC à plusieurs membres imposée comme telle, conserve généralement ses registres 3 ans à compter de la plus tardive de la date d'échéance et de la date de production de la déclaration de chaque associé, ainsi que de la sienne (instructions du formulaire 1065).

Les registres d'achat, d'amélioration et d'amortissement d'un immeuble locatif se conservent jusqu'à l'expiration du délai pour l'année où vous en disposez dans une disposition imposable, comme une vente. Après un échange non imposable, conservez aussi les registres de l'ancien immeuble, jusqu'à l'expiration du délai pour l'année où vous disposez du nouvel immeuble. Les autres délais, y compris 6 ans quand le revenu non déclaré dépasse 25 % du revenu brut déclaré, se trouvent dans combien de temps conserver les registres d'entreprise. Conservez aussi des copies des déclarations produites. Les prêteurs et les assureurs peuvent exiger des registres plus longtemps que l'IRS (Publication 583).

Les copies électroniques suffisent seulement si le système de stockage respecte les mêmes critères de l'IRS que les livres sur papier, y compris la production de registres lisibles sur demande. Vous ne pouvez détruire les originaux sur papier qu'après avoir testé le système et mis en place des procédures qui assurent qu'il continue de respecter les critères (Publication 583). Pour les reçus, voyez les reçus numérisés au lieu du papier et les registres et reçus d'un immeuble locatif.

Que remettre à mon préparateur de déclarations en fin d'année?

Remettez à votre préparateur de déclarations les livres et les documents sur lesquels ils s'appuient, et pas seulement une copie imprimée. L'annexe E et les registres qui l'appuient (instructions) exigent :

• L'adresse de chaque immeuble, son type, ses jours de location à la juste valeur locative et ses jours d'usage personnel.
• Un état des résultats par immeuble pour l'année, rapproché des relevés bancaires.
• Le relevé de fin d'année de chaque prêteur ou le formulaire 1098, pour les intérêts payés.
• Les factures de taxe foncière et d'assurance.
• L'état de clôture de tout immeuble acheté ou vendu, et les factures de toute amélioration.
• La liste des actifs : coût, répartition entre terrain et bâtiment, date de mise en location, amortissement pris et formulaires 4562 antérieurs; pour une ancienne résidence, sa valeur au moment où elle est devenue un immeuble locatif.
• Les dépôts détenus à la fin de l'année, par locataire.
• Le nom et l'adresse des travailleurs payés pour des services et ce que chacun a reçu; voyez les formulaires 1099 pour les propriétaires.
• Le relevé annuel de tout gestionnaire immobilier, et les rapports de versements des plateformes.
• Si vous pouvez vous appuyer sur la règle refuge de la location pour la déduction pour revenu d'entreprise admissible, qui repose sur les heures de services de location : des registres distincts de revenus et de dépenses pour chaque entreprise immobilière locative, et des journaux tenus au moment même des heures, des services, des dates et de la personne qui a fait le travail. Un état doit être joint à une déclaration originale produite à temps (Revenue Procedure 2019-38; IRS).
• La déclaration de l'an dernier.

Pour les étapes de fin d'année dans les livres, voyez la liste de contrôle de la clôture annuelle.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Trois condos, un propriétaire, une feuille de calcul

Un propriétaire a trois condos qui rapportent 5 400 $ de loyer par mois au total, un prêt sur chacun et aucun prêteur qui demande des rapports. Le classeur contient un onglet par immeuble, avec les loyers et les dépenses dans les lignes de l'annexe E, une feuille de prêts qui ventile chaque paiement entre intérêts, capital et séquestre d'après le relevé du prêteur, une liste de dépôts et un onglet des actifs avec le coût, la part du terrain et l'amortissement. Chaque mois, les totaux sont rapprochés des relevés bancaires. Le dépôt de 1 800 $ d'un locataire, à rembourser à la fin du bail, va dans la liste des dépôts et non dans les loyers. En fin d'année, les trois onglets remplissent les colonnes A, B et C d'une seule annexe E.

Dix-huit maisons dans deux LLC et une demande de prêteur

Un propriétaire a dix-huit maisons dans deux LLC, 40 000 $ de loyer par mois au total, et un prêteur qui demande un état des résultats. Une feuille de calcul ne peut plus être rapprochée des soldes bancaires, ni des prêts et des dépôts de deux entités. Le propriétaire passe à un logiciel de comptabilité avec un jeu de livres pour chaque LLC, chaque opération associée à un immeuble, et un spécialiste de la tenue de livres mensuel qui rapproche chaque compte. L'état des résultats du prêteur provient des livres. Que la déclaration utilise l'annexe E ou le formulaire 8825 dépend du nombre de membres de chaque LLC et de tout choix fiscal; dans les deux cas, les chiffres sont par immeuble.

Un changement le 1er janvier

Un propriétaire passe d'une feuille de calcul à un logiciel le 1er janvier. Le 31 décembre, chaque compte bancaire est rapproché et la feuille de calcul est sauvegardée en lecture seule avec les registres de l'année. Les soldes d'ouverture proviennent du rapprochement bancaire de clôture avec ses chèques et dépôts non encaissés, du relevé de prêt de fin d'année de chaque prêteur, de la liste des dépôts et de l'onglet des actifs avec le dernier tableau d'amortissement. Les capitaux propres d'ouverture sont les actifs moins les passifs, et tout écart fait l'objet d'une enquête au lieu d'être inscrit dans les capitaux propres. Le premier état des résultats par immeuble ne couvre que janvier, et l'ancienne feuille de calcul reste au dossier pour l'ancienne année.

Votre situation est différente?

• Un onglet par immeuble ne suffit plus : plusieurs LLC, un prêteur qui demande un état des résultats ou un bilan, un préparateur de déclarations qui réclame sans cesse des chiffres, ou un changement de système à venir. Ce que le système doit suivre, qui le tient chaque mois et comment l'historique est reporté dépendent de vos entités, de vos prêts et de votre logiciel. C'est ici que l'aide en tenue de livres trouve sa place; voyez aussi un état des résultats pour un prêteur.
• Vos livres de location sont en retard, ou il manque des années : voyez rattraper les livres d'un immeuble locatif; la reconstitution de plusieurs années est ce pour quoi l'aide en tenue de livres existe.
• Les immeubles sont dans des LLC ou en copropriété : voyez les livres d'une LLC par immeuble locatif et un immeuble locatif dans une LLC.
• Vous changez de système en milieu d'année : voyez changer de logiciel de comptabilité en cours d'année, puis l'aide en tenue de livres pour reporter l'historique.
• Vous vivez hors des États-Unis, ou l'immeuble locatif est hors des États-Unis : voyez les immeubles locatifs américains détenus depuis l'étranger et la location d'une maison à l'étranger; les livres répartis sur deux pays sont un cas où l'aide en tenue de livres trouve sa place.
• Une plateforme ou un gestionnaire immobilier vous verse l'argent : voyez les versements de plateforme, bruts ou nets et le relevé du propriétaire du gestionnaire.
• Il manque des reçus ou l'historique d'amortissement : voyez les registres et reçus d'un immeuble locatif et l'amortissement omis sur un immeuble locatif.