LLC à plusieurs membres : un CPA pour le 1065 et les K-1?

Avons-nous besoin d'un CPA, ou pouvons-nous produire nous-mêmes le formulaire 1065 de notre LLC à plusieurs membres?

Aucune règle n'exige un CPA pour préparer la déclaration d'une société de personnes. Une LLC à plusieurs membres imposée comme une société de personnes produit le formulaire 1065, et un membre doit le signer. Toute personne payée pour préparer la déclaration doit généralement aussi la signer comme préparateur, avec un numéro d'identification fiscale de préparateur (PTIN); si un propriétaire ou un employé la remplit, l'espace réservé au préparateur rémunéré reste vide (instructions du formulaire 1065).

La vraie question est de savoir si la déclaration peut être exacte sans jugement professionnel. Chaque ligne du tableau suivant en ajoute un peu :

Plusieurs de ces points sont difficiles à changer une fois la date d'échéance passée : le Code limite les changements aux renseignements des K-1 après cette date, avec des exceptions énumérées (article 6031(b)). Une fois la période de production, prolongation valide comprise, terminée, une déclaration soumise aux règles de vérification centralisées exige généralement une demande d'ajustement administratif (administrative adjustment request), et non une déclaration modifiée (instructions du formulaire 1065); avant cela, un formulaire 1065 de remplacement avec des K-1 concordants peut la remplacer (Revenue Procedure 2019-32). Voir corriger une déclaration d'entreprise déjà produite.

Le formulaire 1065 est dû le 15 mars pour une LLC à année civile. Deux cas risquent le plus d'exiger un professionnel : une déclaration déjà en retard, et des propriétaires qui ont versé et retiré des montants inégaux au point que personne ne peut dire ce que chaque K-1 devrait montrer (voir la section sur les cas où un CPA vaut son prix). Avant de décider, réunissez la convention d'exploitation, une liste datée de ce que chaque propriétaire a versé et retiré, et les relevés bancaires de l'année; la liste complète figure plus bas.

Une LLC à plusieurs membres produit-elle le formulaire 1065 même sans profit?

Généralement, oui. Une LLC américaine de deux membres ou plus est une société de personnes aux fins de l'impôt fédéral, sauf si elle choisit d'être imposée comme une société (formulaire 8832, ou formulaire 2553 pour le statut de société de type S), et une société de personnes doit produire le formulaire 1065 sauf si elle ne reçoit aucun revenu et n'engage aucune dépense traitée comme une déduction ou un crédit (IRS : classification des LLC; instructions du formulaire 2553; instructions du formulaire 1065). Les conjoints qui sont les seuls membres d'une LLC dans un État de communauté de biens peuvent la traiter comme une société de personnes ou comme une entité ignorée (Revenue Procedure 2002-69); voir LLC de conjoints et de familles.

Une perte n'élimine pas l'obligation : une année déficitaire a des dépenses à déclarer, et la perte est transmise aux propriétaires sur leurs K-1 (IRS : sociétés de personnes). Des déclarations d'État et des droits annuels peuvent s'appliquer même si aucune déclaration fédérale n'est due; voir quelles déclarations votre entreprise produit.

Quand le formulaire 1065 est-il dû, et combien coûte une déclaration tardive?

Le formulaire 1065 d'une LLC à année civile est dû le 15 mars. Une déclaration tardive ou qui omet des renseignements requis coûte à la LLC 260 $ par associé et par mois ou partie de mois, jusqu'à 12 mois; l'IRS l'établit contre la société de personnes (instructions du formulaire 1065; article 6698(c)). Le montant en dollars est le montant indexé pour une déclaration à produire en 2027 (Revenue Procedure 2025-32).

Une déclaration déjà en retard est pénalisée au montant de sa propre date d'échéance. Les instructions du formulaire 1065 indiquent 255 $ pour une déclaration due l'année précédant 2027, et la page de l'IRS sur les pénalités énumère les années antérieures.

La pénalité ne s'applique pas si la société de personnes démontre que le défaut est dû à un motif raisonnable. Ne joignez pas d'explication à la déclaration; l'IRS en demande une après l'envoi d'un avis (instructions du formulaire 1065). Les petites sociétés de personnes qui remplissent certaines conditions sont présumées avoir un motif raisonnable (IRS : pénalité pour production tardive), et un allègement pour première infraction ou un autre allègement administratif peut s'appliquer (IRS : allègement des pénalités administratives); voir allègement des pénalités pour déclaration de société de personnes tardive et pénalités pour production et paiement tardifs.

De quels livres une LLC à plusieurs membres a-t-elle besoin pour le formulaire 1065?

Une LLC à plusieurs membres a besoin de livres qui montrent les revenus et les dépenses de l'année par catégorie, ce que chaque propriétaire a versé et retiré, et, sauf si une exception pour petites sociétés de personnes s'applique, un bilan de fin d'année qui concorde avec les livres (instructions du formulaire 1065).

Une LLC peut omettre les annexes L, M-1 et M-2, l'élément F (actif total) de la page 1 et l'élément L du K-1 lorsqu'elle satisfait au critère des petites sociétés de personnes, question 4 de l'annexe B. Il faut pour cela que les recettes totales soient inférieures à 250 000 $, que l'actif total soit inférieur à 1 000 000 $, que les K-1 soient produits avec la déclaration et fournis à temps, et qu'il n'y ait pas d'annexe M-3 (formulaire 1065). Omettre ces annexes ne supprime pas le besoin d'un registre de ce que chaque propriétaire a versé et retiré : chaque propriétaire tient son propre registre de son coût de base fiscal, et le compte de capital du K-1 ne peut pas servir à le calculer (instructions du K-1).

Pour la mise en place des comptes, voir mettre en place les livres d'une nouvelle LLC.

Comment les K-1 répartissent-ils le profit quand les propriétaires versent et retirent des montants différents?

La part de profit de chaque propriétaire sur le K-1 suit la convention de société de personnes, et non le montant que le propriétaire a versé ou retiré. Les apports et les retraits changent plutôt le compte de capital du propriétaire (article 704(a)).

La convention peut être écrite ou verbale. Les propriétaires peuvent la modifier pour une année d'imposition jusqu'à la date d'échéance de la déclaration, prolongations non comprises, et le droit local comble toute lacune de la convention (Publication 541; article 761(c)). Si la convention ne dit rien sur un élément, ou si une répartition ne respecte pas les règles fiscales de répartition, la part de chaque propriétaire suit sa participation dans la société de personnes, jugée selon l'ensemble des faits (article 704(b)).

Chaque propriétaire paie l'impôt sur sa part du K-1, que la LLC l'ait distribuée ou non (instructions du formulaire 1065). L'élément J du K-1 indique la part de chaque propriétaire dans le profit, la perte et le capital au début et à la fin de l'année. Pour une société de personnes qui n'a jamais suivi ces éléments, voir reconstituer les comptes de capital d'une société de personnes.

Que sont les paiements garantis, et en quoi diffèrent-ils des retraits?

Un paiement garanti est un paiement à un propriétaire, fixé sans égard au revenu de la LLC, pour du travail ou l'usage du capital. Un retrait est une distribution d'argent à laquelle le propriétaire a droit en tant que propriétaire. Les deux sont déclarés différemment (Publication 541).

L'IRS indique que les associés ne sont pas des employés et qu'on ne doit pas leur remettre de formulaire W-2. Pour l'aspect des livres, voir paiements garantis et retraits des associés; pour l'imposition de chacun chez le propriétaire, y compris l'impôt sur le travail autonome, voir comment les sociétés de personnes sont imposées.

Qu'est-ce qu'un compte de capital, et que demande le K-1?

Un compte de capital est la participation courante de chaque propriétaire dans la LLC : l'argent et les biens versés, plus la part du propriétaire dans le revenu, moins les pertes et l'argent ou les biens retirés. L'élément L du K-1 le demande par propriétaire, calculé selon la méthode du coût de base fiscal, sauf si le critère des petites sociétés de personnes de l'annexe B (question 4) s'applique (instructions du formulaire 1065).

L'élément L va du compte de capital d'ouverture (solde de clôture de l'an dernier) au compte de capital de clôture, qui peut être négatif, en passant par le capital apporté, la part du propriétaire dans le revenu ou la perte nette, les autres augmentations ou diminutions, et les retraits et distributions. Un apport compte pour l'argent plus le coût de base fiscal rajusté du bien, et non sa valeur marchande, moins toute dette que la LLC assume ou qui grève le bien (instructions du formulaire 1065).

Le compte de capital de clôture n'est pas le coût de base fiscal du propriétaire, qui comprend aussi sa part des dettes de la LLC. Les soldes de clôture de tous les K-1 devraient s'additionner au solde de clôture de l'annexe M-2. Pour tenir le compte dans les livres d'une année à l'autre, voir comptes de capital des associés.

Où la production du formulaire 1065 par nos soins tourne-t-elle mal?

Une déclaration préparée soi-même peut dérailler partout où les règles fiscales demandent ce que les livres n'ont jamais saisi. Voici les points que les documents de l'IRS précisent :

Par où commencer pour les livres et la première déclaration?

Commencez par deux choses : la convention d'exploitation, qui fixe la part de chaque propriétaire, et une liste datée de ce que chaque propriétaire a versé et retiré. Ajoutez ensuite le reste de cette liste.

1. La convention d'exploitation et chaque modification, ou une note écrite de la répartition du profit, de la perte et du capital convenue entre les propriétaires.
2. La lettre de confirmation du numéro d'identification de l'employeur (EIN), la date à laquelle chaque propriétaire s'est joint à la LLC (et l'a quittée), et le nom, l'adresse et le numéro d'identification fiscale de chaque propriétaire : numéro de sécurité sociale (SSN) ou numéro d'identification fiscale du contribuable individuel (ITIN) pour un particulier, EIN pour une entreprise. Pour un propriétaire qui est une entité ignorée, le K-1 utilise le numéro de son propriétaire; réunissez donc les deux.
3. Tout choix du formulaire 8832 ou 2553, sa date d'effet et son acceptation par l'IRS, ainsi que toute autre lettre de l'IRS ou de l'État.
4. Les relevés bancaires, de carte et de prêt de chaque mois de l'année, y compris ceux de tout compte où l'argent de l'entreprise et l'argent personnel se sont mélangés.
5. Une liste de ce que chaque propriétaire a versé et retiré, par date. Pour un bien apporté : ce que le propriétaire l'a payé, quand, l'amortissement déjà pris et la valeur marchande le jour de l'apport.
6. La déclaration de l'année précédente, les K-1 et le bilan de fin d'année, ou la confirmation qu'il s'agit de la première année.
7. Les registres de paie et de paiements aux entrepreneurs, si la LLC en a.
8. Deux décisions : la méthode comptable (de caisse ou d'exercice) et qui agit comme représentant de la société de personnes.

Quand un CPA vaut-il son prix pour la déclaration d'une LLC à plusieurs membres?

Produire soi-même est plus réaliste lorsque la LLC compte peu de propriétaires, une seule année à produire, des apports en argent seulement et des livres qui concordent avec la banque. Un professionnel est plus susceptible d'importer lorsqu'une erreur serait coûteuse ou difficile à défaire, comme dans la colonne de droite.

Le coût d'une erreur est facile à chiffrer. La pénalité pour déclaration tardive est le montant par associé multiplié par le nombre de propriétaires et par le nombre de mois de retard, et un K-1 tardif ou erroné entraîne sa propre pénalité par propriétaire. Le travail croît selon les mêmes facteurs : le nombre de propriétaires (chacun reçoit un K-1), le nombre d'années en cause, l'existence de comptes de capital, la présence d'apports de biens ou d'arrivées et de départs de propriétaires, et le fait que les livres concordent ou non avec la banque. Les honoraires d'un préparateur suivent généralement le travail.

Pour choisir entre tenir soi-même les livres au quotidien et engager un spécialiste de la tenue de livres, voir tenir ses propres livres ou engager un spécialiste de la tenue de livres.

Exemple

Ces exemples sont fournis à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Propriétaires à parts égales, retraits inégaux

Deux amis détiennent une LLC de design à parts égales (50/50), selon une convention écrite. Les revenus sont de 120 000 $ US et le profit de 30 000 $ US. Chacun a versé 5 000 $ US au départ. L'un a retiré 14 000 $ US et l'autre 6 000 $ US. Supposons qu'il n'y a aucun paiement garanti ni aucune dette.

Chaque K-1 montre 15 000 $ US de profit, parce que la convention partage le profit également. Les retraits changent les comptes de capital, et non le profit :

L'écart de 8 000 $ US n'est pas un élément fiscal, mais il doit être consigné. Si cette LLC satisfait au critère des petites sociétés de personnes, elle peut omettre l'élément L, mais les propriétaires ont tout de même besoin du registre par propriétaire. Ce qu'ils font de cet écart relève de leur convention.

Une déclaration tardive avec trois propriétaires

Une LLC de trois membres sans prolongation produit son formulaire 1065 au cours du cinquième mois suivant la date d'échéance. Au montant par associé de cette page, la pénalité est de 260 $ US × 3 associés × 5 mois, soit 3 900 $ US, avant tout allègement. Le compte porte sur toute personne qui a été associée à un moment de l'année : un quatrième propriétaire parti en janvier la porterait à 5 200 $ US. Un allègement pour petite société de personnes ou pour première infraction peut supprimer la pénalité (voir plus haut). Les pénalités pour K-1 tardifs ou erronés sont distinctes.

De l'argent d'un propriétaire, un camion d'un autre

Un membre verse 40 000 $ US en argent. Un autre apporte un camion acheté 25 000 $ US et utilisé à titre personnel, valant maintenant 40 000 $ US, sans prêt. Si la convention crédite chaque propriétaire de 40 000 $ US, les comptes de capital comptables sont égaux. Les comptes selon le coût de base fiscal du K-1 ne le sont pas :

Le coût de base du camion pour la LLC est de 25 000 $ US. Si la LLC le revend plus tard 40 000 $ US, le gain latent de 15 000 $ US est généralement attribué au membre qui a apporté le camion. Si l'élément L est exigé (le critère des petites sociétés de personnes n'est pas satisfait), une déclaration qui utilise 40 000 $ US pour les deux propriétaires indique un élément L erroné pour le propriétaire du camion.

Votre situation est différente?

• Votre premier formulaire 1065 est dû ou déjà en retard, et les propriétaires ont versé et retiré des sommes inégales, si bien que personne ne peut dire ce que chaque K-1 devrait montrer : le traitement de l'entité, les comptes de capital, les livres dont la déclaration a besoin et le risque de pénalité s'influencent mutuellement. Commencez par allègement des pénalités pour déclaration de société de personnes tardive et reconstituer les comptes de capital d'une société de personnes, puis obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Plusieurs années de déclarations n'ont jamais été produites : consultez rattraper des déclarations d'entreprise non produites et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Les livres sont en retard ou n'ont jamais été tenus : consultez rattrapage de livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Seuls des conjoints détiennent la LLC : consultez LLC de conjoints et de familles pour savoir si l'entreprise produit le formulaire 1065 ou l'annexe C.
• Un propriétaire vit hors des États-Unis : la LLC peut avoir une retenue et des productions supplémentaires; consultez associés étrangers et retenue.
• Un propriétaire part ou est racheté : s'il ne reste qu'un propriétaire, la société de personnes prend fin et un dernier formulaire 1065 est dû le 15e jour du 3e mois suivant le mois au cours duquel la société de personnes prend fin (Revenue Ruling 99-6); consultez racheter la part d'un associé.
• Des K-1 sont déjà envoyés et sont erronés : consultez corriger une déclaration d'entreprise déjà produite.
• La LLC a choisi d'être imposée comme une société ou une société de type S : une autre déclaration s'applique; consultez comment les LLC sont imposées.