Coût des marchandises vendues d'une entreprise de services

Une entreprise de services a-t-elle un coût des marchandises vendues?

Généralement pas dans la déclaration de revenus. Le coût des marchandises vendues est le coût des produits que vous vendez. La plupart des entreprises qui vendent des services plutôt que des produits n'ont pas à le calculer : lorsque la vente de marchandises ne génère pas de revenu, le bénéfice brut est égal aux recettes nettes, c'est-à-dire aux recettes brutes moins les remboursements et les remises (Publication 334, chapitres 6 et 7). Les sociétés (formulaires 1120 et 1120-S) et les sociétés de personnes (formulaire 1065) joignent le formulaire 1125-A, qui le calcule, lorsqu'elles déduisent un coût des marchandises vendues (IRS).

Les livres sont un choix distinct. Un spécialiste de la tenue de livres peut regrouper la main-d'œuvre directe, les sous-traitants et les matériaux de chantier au-dessus d'une ligne de bénéfice brut pour que l'état des résultats montre la marge. Certains appellent ce groupe le coût des produits ou le coût des ventes. La marge brute est le bénéfice brut divisé par les produits. L'IRS n'exige pas ce regroupement pour une entreprise de services, et il ne change pas le bénéfice net.

Votre cas n'est pas simple si :

• vous facturez des pièces ou des matériaux à vos clients, ou vous revendez des produits;
• le bénéfice brut de votre état des résultats ne correspond pas à celui de votre déclaration;
• un prêteur, un investisseur ou un acheteur veut la marge brute et la définit à sa façon;
• vous ne pouvez pas dire lesquels de vos coûts sont directs;
• l'état des résultats ne montre aucun coût des marchandises vendues, ou montre tous les coûts comme coût des marchandises vendues, et personne ne sait pourquoi;
• votre LLC, votre société ou votre société de personnes est constituée au Texas ou y exerce des activités (la taxe de franchise compte les coûts à sa façon, si vous la devez).

Rassemblez l'état des résultats de l'année, la dernière déclaration produite avec son annexe C ou son formulaire 1125-A, votre plan comptable, les rapports de paie, une liste des paiements aux sous-traitants, une liste des chantiers ou des clients, et les factures des pièces ou matériaux que vous revendez.

Quand une entreprise de services a-t-elle tout de même un coût des marchandises vendues?

Quand elle vend des marchandises, y compris les matériaux et fournitures qu'elle facture à ses clients. Lorsqu'une entreprise de services personnels vend aussi les matériaux et fournitures qu'elle utilise normalement, ou les facture, les règles du coût des marchandises vendues s'appliquent à elle (Publication 334).

Généralement, seul le coût des marchandises y entre, avec le fret à l'achat des marchandises achetées pour la revente. La main-d'œuvre pour les installer ou les appliquer n'y entre généralement pas, car la main-d'œuvre fait habituellement partie du coût des marchandises vendues seulement dans une entreprise de fabrication ou d'exploitation minière (Publication 334, « Cost of Labor »). Le salaire d'un aide reste sur la ligne des salaires. Si vous fabriquez le produit que vous vendez, comme le fait un fabricant, la main-d'œuvre de fabrication peut faire partie du coût des marchandises vendues.

Un contribuable de petite entreprise peut choisir de ne pas tenir d'inventaire. Il traite alors ce qu'il revend comme des matériaux et fournitures non accessoires, récupérés par le coût des marchandises vendues dans la plus tardive des deux années : celle où les marchandises vont à un client et celle où le coût est payé ou engagé. Sinon, il suit le traitement de l'inventaire dans ses livres (26 CFR 1.471-1; instructions de l'annexe C, partie III). Le formulaire 1125-A a une case pour chaque méthode, mais l'annexe C ne dit pas quelles lignes les reçoivent, et changer de méthode plus tard exige le formulaire 3115. Qui est admissible et ce qui change dans la déclaration se trouve dans inventaire ou fournitures pour les petits vendeurs, et la partie III de l'annexe C, y compris la main-d'œuvre, dans le coût des marchandises vendues dans l'annexe C.

Que sont les coûts directs dans une entreprise de services?

Les coûts directs sont les coûts qui existent à cause du travail que vous facturez : la rémunération des employés qui font un travail facturable (avec les charges sociales et les avantages de l'employeur, si vous voulez le vrai coût de la main-d'œuvre), les sous-traitants, les matériaux consommés sur un chantier, et les frais de carburant ou d'équipement pour fournir le service. Pour une entreprise de services, « coût direct » est un terme de tenue de livres que vous définissez, et non une catégorie fiscale. La Publication 334 définit la main-d'œuvre directe seulement pour les employés qui travaillent sur des marchandises en cours de fabrication (IRS).

Un test pratique : le coût diminuerait-il ou disparaîtrait-il si vous aviez fait un chantier de moins? Si oui, il peut entrer dans le groupe direct. S'il reste (loyer, logiciels, personnel de bureau, publicité, assurance), il se situe habituellement sous le bénéfice brut.

• Camionnage : carburant, rémunération des chauffeurs, péages.
• Agence de marketing : pigistes et outils achetés pour un seul client.
• Métiers de la construction : rémunération des aides, sous-traitants, fournitures utilisées sur le chantier.

La rémunération du propriétaire reste habituellement sur sa propre ligne, même quand le propriétaire fait du travail facturable, pour que la marge ne bouge pas chaque fois que le propriétaire change sa rémunération. La déclaration la traite aussi à part : la ligne des salaires de l'annexe C exclut les montants que vous vous versez, le formulaire 1065 déclare comme paiements garantis les paiements aux associés pour des services, fixés sans égard au revenu de la société de personnes, et le formulaire 1120-S déclare la rémunération des dirigeants séparément des autres salaires.

Les coûts directs doivent-ils précéder le bénéfice brut si ma déclaration n'a pas de coût des marchandises vendues?

Ils le peuvent, et c'est utile quand vous avez besoin de la marge par chantier, par client ou par ligne de service. C'est un choix de présentation dans les livres : la déclaration peut montrer les mêmes coûts sur des lignes de dépenses.

Montrer les coûts directs avant le bénéfice brut aide quand vous fixez le prix des chantiers d'après la marge passée, quand un prêteur ou un investisseur demande la marge brute, ou quand vous comparez des mois. L'utilité peut être faible pour une entreprise à une seule personne avec presque aucun coût direct, où le bénéfice brut égale les produits.

Quel que soit le regroupement choisi :

1. Notez quels comptes sont directs.
2. Appliquez la même règle à chaque mois et à chaque période que vous comparez.
3. Ne déplacez pas un coût d'un groupe à l'autre pour changer la marge.
4. Gardez une correspondance entre chaque compte et sa ligne de déclaration, comme le tableau des salaires et des sous-traitants par formulaire.

La mise en place du plan comptable est expliquée dans le plan comptable pour l'annexe C.

Où vont les sous-traitants et les salaires dans l'annexe C, le formulaire 1120-S et le formulaire 1065?

Sur des lignes de dépenses, et non dans le coût des marchandises vendues, sauf si l'entreprise vend des marchandises et que la main-d'œuvre sert à les fabriquer. Les numéros de ligne ci-dessous suivent les derniers formulaires publiés et peuvent changer.

Sources : instructions de l'annexe C, instructions du formulaire 1120-S et instructions du formulaire 1065. Aucun des deux formulaires d'entité n'a de ligne pour le travail à contrat; les instructions envoient les déductions sans ligne propre aux autres déductions, listées par type et par montant. Le formulaire 1120 suit le même modèle : rémunération des dirigeants à la ligne 12, salaires à la ligne 13, autres déductions à la ligne 26, et marchandises par le formulaire 1125-A jusqu'à la ligne 2 (instructions du formulaire 1120).

Un coût n'est déduit qu'une fois. Les instructions des formulaires 1120, 1120-S et 1065 demandent d'exclure des lignes de salaires tout salaire déjà inclus dans le coût des marchandises vendues, et les instructions de l'annexe C demandent d'exclure du travail à contrat tout montant déduit ailleurs.

Les charges sociales de l'employeur qui figurent avec les salaires dans les livres sont déclarées à la ligne des taxes et permis de l'annexe C (ligne 23). Un rapport regroupé par coût direct ne correspondra donc pas ligne par ligne à la déclaration sans une table de correspondance. Les sous-traitants qui reçoivent un formulaire 1099-NEC sont indiqués dans quels sous-traitants reçoivent un formulaire fiscal.

Placer des coûts avant ou après le bénéfice brut change-t-il mon bénéfice imposable?

Pas en soi. Le bénéfice net est le bénéfice brut moins les dépenses; un coût compté une fois réduit donc le bénéfice net du même montant, où qu'il se trouve dans l'état des résultats. Le regroupement ne change que les lignes du bénéfice brut et de la marge.

Trois choses peuvent tout de même changer un résultat :

• Les marchandises que vous revendez. Leur coût est un coût des marchandises vendues, et l'année de sa déduction dépend de la façon dont l'inventaire est traité (26 CFR 1.471-1; Publication 538).
• Un coût à deux endroits. Compter un coût à la fois dans le coût des marchandises vendues et comme dépense le déduit deux fois.
• Une taxe calculée à partir des produits moins les coûts permis. La taxe de franchise du Texas en est l'exemple habituel : elle permet le coût des marchandises vendues seulement pour des marchandises, non pour des services.

Déplacer la main-d'œuvre d'une entreprise de services dans le coût des marchandises vendues de la déclaration n'est généralement pas soutenu : la Publication 334 rattache la main-d'œuvre du coût des marchandises vendues à la fabrication et à l'exploitation minière. Une entreprise qui dépasse la limite des contribuables de petite entreprise et qui produit ou revend des biens peut devoir inclure plus de coûts dans les stocks selon les règles de capitalisation uniforme (formulaire 1125-A).

Le coût des marchandises vendues touche-t-il la taxe de franchise du Texas, les prêteurs ou les investisseurs?

Pour la taxe de franchise du Texas, regrouper des coûts comme coût des marchandises vendues dans les livres ne crée aucune soustraction. Le Texas permet le coût des marchandises vendues seulement à une entité imposable qui vend des biens immeubles ou des biens meubles corporels dans le cours normal de ses activités, et un service n'est pas un bien meuble corporel (Code fiscal 171.1012; foire aux questions du Comptroller). Une entreprise de services compare plutôt les autres méthodes de calcul de la marge, comme la déduction de la rémunération (Code fiscal 171.101).

Pour une vente qui mêle marchandises et services, seuls les coûts des marchandises comptent. L'exemple du Comptroller est une vidange d'huile : le filtre et l'huile comptent, la main-d'œuvre non. Pour savoir si votre entité doit la taxe, voir la taxe de franchise du Texas. Le calcul, et la règle différente pour les entrepreneurs qui travaillent sur des biens immeubles, se trouvent dans les déductions de la taxe de franchise du Texas.

Un prêteur, un investisseur ou un acheteur qui lit votre état des résultats peut recalculer la marge brute avec sa propre liste de coûts. Demandez quels coûts il compte avant de construire le rapport, et gardez la correspondance entre vos comptes et la déclaration. Les demandes des prêteurs sont traitées dans prouver ses revenus à un prêteur et les états financiers pour un prêt bancaire.

Comment structurer l'état des résultats pour que les marges apparaissent?

Mettez d'abord les produits, puis un groupe de coûts directs, puis le bénéfice brut, puis tout le reste. La disposition :

Si vous vendez des marchandises en plus des services, gardez le coût des marchandises sur sa propre ligne à l'intérieur du groupe direct, pour qu'il concorde avec tout coût des marchandises vendues de la déclaration et que les aides et les sous-traitants restent séparés.

Ensuite :

1. Donnez au groupe direct sa propre section du plan comptable, avec un compte pour chaque sorte de coût direct.
2. Étiquetez chaque facture ou paiement avec le chantier ou le client, si votre logiciel a ce champ.
3. Produisez un deuxième rapport regroupé par ligne de déclaration pour la personne qui prépare la déclaration.

Mon spécialiste de la tenue de livres se trompe-t-il si mon état des résultats ne montre aucun coût des marchandises vendues, ou montre tous les coûts comme coût des marchandises vendues?

Pas nécessairement, dans un cas comme dans l'autre. Une entreprise qui ne vend aucune marchandise n'a généralement pas de coût des marchandises vendues. Mettre tous les coûts dans le coût des marchandises vendues est un choix de regroupement qui peut rendre le bénéfice brut et le bénéfice net presque identiques et cacher les frais généraux. Vérifiez ces points :

Pour savoir comment vérifier le travail d'un spécialiste de la tenue de livres, voir vérifier le travail de votre spécialiste de la tenue de livres; d'autres causes d'un état des résultats erroné sont dans un état des résultats qui semble faux.

Exemple

Ces exemples utilisent des dollars américains et des chiffres ronds, à titre d'illustration.

Un plombier qui facture des pièces

Un plombier facture 260 000 $ : 200 000 $ de main-d'œuvre et 60 000 $ de pièces. Les pièces lui coûtent 40 000 $. Un aide gagne 50 000 $ et un sous-traitant reçoit 20 000 $. Les autres coûts totalisent 30 000 $.

S'il tient un inventaire, il déclare les pièces dans la partie III; le coût des marchandises vendues est donc de 40 000 $, soit les pièces seulement, et le bénéfice brut est de 220 000 $. S'il est un contribuable de petite entreprise et ne tient aucun inventaire, les pièces restent un coût des marchandises vendues, récupéré quand elles vont aux clients, et pas avant que le coût soit payé ou engagé. Dans les deux cas, l'aide est à la ligne 26, le sous-traitant à la ligne 11, et le bénéfice net est de 120 000 $ quand il a payé les pièces et les a toutes utilisées dans l'année. Dans les livres, les coûts directs sont les pièces, l'aide et le sous-traitant, soit 110 000 $; le bénéfice brut est donc de 150 000 $. Le bénéfice net est aussi de 120 000 $. Seule la ligne du bénéfice brut diffère.

Une LLC de camionnage sans marchandises

Une LLC de camionnage imposée comme société de type S gagne 500 000 $. Le carburant coûte 120 000 $, les salaires des chauffeurs 150 000 $ et les autres coûts, y compris la rémunération de dirigeant du propriétaire, 80 000 $. Elle ne vend aucune marchandise; il n'y a donc pas de formulaire 1125-A. Dans le formulaire 1120-S, les salaires des chauffeurs sont à la ligne 8, la rémunération du dirigeant est à la ligne 7, avec le formulaire 1125-E joint parce que les recettes totales atteignent 500 000 $, et le carburant est dans les autres déductions. Le spécialiste de la tenue de livres regroupe le carburant et les salaires des chauffeurs comme coûts directs, ce qui donne un bénéfice brut de 230 000 $, soit une marge de 46 %. Le bénéfice net est de 150 000 $ dans l'état des résultats et dans la déclaration.

Une agence de marketing et ses pigistes

Une agence a 400 000 $ de produits et paie 120 000 $ à des pigistes. Regroupés comme coûts directs, le bénéfice brut est de 280 000 $, soit une marge de 70 %. Laissés dans les frais d'exploitation, le bénéfice brut égale les produits, une marge de 100 % qui ne montre aucune structure de coûts. Dans l'annexe C, la déclaration traite les pigistes comme du travail à contrat (ligne 11); une société ou une société de personnes les liste dans les autres déductions. Le bénéfice net ne change pas dans un cas comme dans l'autre.

Votre situation est différente?

• La marge de votre état des résultats ne correspond pas à la déclaration, un prêteur ou un investisseur a besoin de la marge brute, ou vous ne savez pas lesquels de vos coûts sont directs : il faut régler, à partir de votre dernière déclaration, quels comptes sont directs et comment chacun correspond à une ligne de déclaration. Commencez par une aide en tenue de livres.
• Vos livres sont en retard ou viennent d'un spécialiste de la tenue de livres dont vous doutez : voir le rattrapage de livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• Vos déclarations passées montrent un coût des marchandises vendues pour une entreprise sans marchandises, ou aucun inventaire pour une entreprise qui revend : voir corriger l'inventaire absent des déclarations passées et, pour les livres à l'avenir, l'aide en tenue de livres.
• Vous vendez des produits ou revendez des pièces : utilisez le coût des marchandises vendues dans l'annexe C et inventaire ou fournitures pour les petits vendeurs.
• Vous êtes un entrepreneur avec des chantiers et une facturation progressive : voir le calcul du coût par chantier dans la construction.
• Vous exploitez un restaurant : voir l'état des résultats d'un restaurant.
• Vous exploitez une entreprise de logiciels ou une startup et des investisseurs lisent votre marge brute : voir le plan comptable d'une startup.
• Vous possédez une LLC, une société ou une société de personnes au Texas : pour savoir si la taxe s'applique et quelle déduction convient, voir la taxe de franchise du Texas et les déductions de la taxe de franchise du Texas.
• Vous payez des pigistes ou des sous-traitants à l'extérieur des États-Unis : voir payer des sous-traitants à l'étranger et les registres pour payer des sous-traitants à l'étranger.
• Votre formulaire 1099 montre le montant complet du chantier, ou vos sous-traitants pourraient en fait être des employés : voir le transfert aux sous-traitants dans l'annexe C et les sous-traitants qui pourraient être des employés.