Erreur de paie : trop-payé, formulaire 941-X et W-2c

Puis-je annuler une paie déjà versée?

Qu'un système de paie vous laisse annuler une paie est une fonction du logiciel; les indications de correction de l'IRS n'en disent rien. Les déclarations de revenus suivent ce qui a réellement été payé et retenu, et non ce qu'affiche l'écran de paie, et les obligations de dépôt courent à partir de la date où les salaires sont payés, et non du moment où la dette est inscrite dans les livres (Publication 15). Dès que l'argent a atteint l'employé, les salaires ont donc été payés et les déclarations sont corrigées en conséquence, comme ci-dessous. Une paie en double ou un mauvais montant se traitent de la même façon.

L'endroit où se situe l'erreur détermine la correction :

Payé trop peu? Versez la différence dans une nouvelle paie. Le formulaire 941 compte les salaires que vous avez payés pendant le trimestre (instructions du formulaire 941); la rémunération additionnelle est donc déclarée pour le trimestre où elle est réellement payée; le formulaire 941-X ne sert qu'à ce que la paie initiale a mal déclaré. Le délai pour la verser est une question de loi sur les salaires, qui relève du ministère du Travail de votre État.

Une erreur de paie n'est pas simple lorsque :

• elle chevauche un trimestre ou une fin d'année;
• elle touche plusieurs employés, ou un fournisseur de services de paie a produit les déclarations;
• l'employé ne veut pas rembourser, est parti ou conteste le montant;
• les livres et les déclarations produites ne concordent plus.

À réunir avant de changer quoi que ce soit : le registre de paie de chaque date de paie touchée, les débits bancaires, les registres de dépôt, chaque formulaire 941 produit et les formulaires W-2 déjà remis.

Puis-je reprendre l'argent d'un employé ou le retenir sur sa prochaine paie?

Les règles fiscales disent comment les déclarations changent lorsqu'un employé rembourse un salaire payé par erreur, comme une paie pour des heures non travaillées. Elles ne disent pas comment vous pouvez le récupérer. Pouvoir retenir le trop-payé sur une paie ultérieure est une question de loi sur les salaires, et la loi de l'État s'applique en plus de la loi fédérale.

La limite fédérale la plus proche figure dans le guide de référence rapide du Département du Travail sur la Fair Labor Standards Act. Il dit que les retenues pour des éléments comme les manques et les uniformes sont illégales dans la mesure où elles ramènent la paie sous le salaire minimum fédéral ou réduisent la rémunération des heures supplémentaires due. Ce guide ne dit rien sur la récupération d'un trop-payé. Il ajoute que la loi fédérale ne l'emporte pas sur les lois des États qui protègent mieux les employés; les lois des États sur le paiement des salaires peuvent donc limiter si, combien et à quelles conditions un employeur peut en retenir un. Vérifiez auprès du ministère du Travail de votre État avant de faire une retenue.

Quelle que soit l'entente avec l'employé, tenez le dossier fiscal en ordre :

• Notez la date de paie, le montant payé par erreur et le montant remboursé.
• Convenez par écrit du montant que l'employé rembourse, et de la date. Les salaires d'années antérieures doivent être remboursés bruts (voir plus bas); la Publication 15 est muette pour les salaires de la même année, notez donc ce dont vous avez convenu.
• Une modification dans la paie, ou de l'argent qui revient, ne corrige pas les déclarations produites. La correction est liée au remboursement et se fait sur le formulaire 941-X (Publication 15).
• Si l'employé ne rembourse jamais, il n'y a aucun remboursement à corriger; la Publication 15 ne traite pas d'un trop-payé non récupéré.

Qu'arrive-t-il aux charges sociales si le trop-payé est remboursé la même année?

Les salaires payés par erreur et remboursés la même année civile, dans un trimestre ultérieur, se corrigent sur le formulaire 941-X du trimestre où ils ont été payés. La correction récupère les retenues d'impôt sur le revenu et les cotisations de sécurité sociale et Medicare sur les salaires remboursés (Publication 15, remboursements de salaire).

1. Notez le remboursement : sa date, son montant et la date de paie d'origine.
2. Produisez un formulaire 941-X distinct pour chaque trimestre touché. Réduisez les salaires (ligne 6), l'impôt sur le revenu retenu (ligne 7), les salaires soumis à la sécurité sociale (ligne 8) et les salaires soumis à Medicare (ligne 12). Utilisez le processus d'ajustement (ligne 1) : une demande de remboursement ne peut pas récupérer l'impôt sur le revenu réellement retenu. Expliquez chaque changement à la ligne 43 et inscrivez la date où vous avez découvert l'erreur (instructions du formulaire 941-X).
3. Remplissez les attestations. Lorsque la correction réduit les cotisations de sécurité sociale ou Medicare retenues aux employés, vous attestez que la part de l'employé lui a été remboursée ou restituée. Une demande de remboursement peut plutôt reposer sur le consentement écrit de l'employé, et lorsqu'un employé est introuvable ou ne donne aucune déclaration, seule la part de l'employeur est corrigée (instructions du formulaire 941-X).
4. Préparez le formulaire W-2 de l'année avec les totaux corrigés. Comme les salaires ont été reçus par erreur la même année, le remboursement peut réduire les salaires de cette année-là (Publication 15).

Si l'erreur et son remboursement tombent dans le même trimestre avant la production du formulaire 941 de ce trimestre, aucun formulaire 941-X n'est nécessaire : le formulaire 941 porte les bons totaux.

Et si l'employé rembourse après la fin de l'année?

Les salaires payés par erreur une année et remboursés une année ultérieure ne permettent de récupérer que les cotisations de sécurité sociale et Medicare, sur le formulaire 941-X du trimestre où les salaires ont été payés. La retenue d'impôt sur le revenu reste telle que déclarée, et un formulaire W-2c corrige les cases de la sécurité sociale et de Medicare (Publication 15; instructions des formulaires W-2 et W-3).

Trois règles s'appliquent au remboursement de salaires d'une année antérieure :

• Remboursez le montant brut. Les instructions des formulaires W-2 et W-3 disent qu'un remboursement fait cette année de salaires payés une année antérieure doit être remboursé brut, et non net.
• Gardez la déclaration de l'employé. Pour récupérer la part de l'employé de l'impôt de l'année antérieure, vous attestez que vous avez remboursé ou restitué l'employé et détenez une déclaration écrite de l'employé selon laquelle il n'a pas demandé et ne demandera pas de remboursement ni de crédit à ce titre. Conservez-la au moins quatre ans (instructions du formulaire 941-X).
• Dites à l'employé ce que cela signifie. L'IRS dit que l'employé peut avoir droit à une déduction ou à un crédit pour le remboursement s'il dépasse 3 000 $, et seulement si l'employé a inclus la paie dans son revenu alors qu'il semblait avoir un droit sans restriction à cette somme (26 USC 1341). La déduction est une déduction détaillée; l'employé peut plutôt choisir un crédit. À ce montant ou en dessous, la Publication 525 dit que le remboursement ne peut pas être déduit de la déclaration fédérale; les déclarations des États peuvent différer. Pour récupérer toute cotisation Medicare additionnelle payée sur ces salaires, l'employé produit le formulaire 1040-X; l'employeur ne l'ajuste pas.

J'ai retenu trop sur la paie d'un employé. Que dois-je faire, et avant quand?

Remboursez ou restituez l'excédent à l'employé. L'excédent d'impôt sur le revenu ou de cotisation Medicare additionnelle doit être remboursé avant la fin de l'année civile où il a été retenu, et vous conservez le reçu écrit de l'employé indiquant la date et le montant (Publication 15).

Si vous ne remboursez ni ne restituez l'employé, vous devez déclarer et payer chaque montant excédentaire, y compris les cotisations de sécurité sociale et Medicare, avec le formulaire 941 du trimestre où vous avez retenu en trop. Pour l'impôt sur le revenu, la correction d'une perception excessive n'est permise que si vous avez aussi remboursé l'employé la même année (IRS : correction des impôts sur l'emploi).

Un excédent de cotisations de sécurité sociale ou Medicare déjà déclaré sur un formulaire 941 produit suit la voie du formulaire 941-X décrite plus haut : remboursez l'employé, ou détenez son consentement écrit à une demande, puis corrigez la déclaration.

J'ai retenu ou déclaré trop peu. Comment corriger et récupérer l'argent de l'employé?

Lorsqu'on a retenu trop peu, l'employeur doit l'impôt qu'il était tenu de retenir, qu'il le récupère ou non auprès de l'employé. Comparez d'abord le formulaire 941 à ce qu'il devrait montrer : la ligne 3 déclare l'impôt sur le revenu retenu ou devant être retenu (instructions du formulaire 941). Si le formulaire 941 du trimestre n'est pas produit, déclarez-y le montant complet. S'il ne déclarait que ce qui avait été retenu, corrigez-le sur le formulaire 941-X; s'il déclarait déjà le montant complet, ne l'augmentez pas de nouveau, et payez tout solde. Pouvoir ensuite récupérer l'impôt sur une paie ultérieure est la question de loi sur les salaires vue plus haut, et la Publication 15 qualifie le remboursement d'affaire à régler entre vous et l'employé (Publication 15). Déclarez chaque dollar une seule fois : ne comptez pas le même impôt sur le revenu sur le formulaire 941-X, puis de nouveau comme retenue sur une paie ultérieure. La façon de le déclarer relève de votre préparateur.

Si vous choisissez d'assumer l'impôt plutôt que de le récupérer, les instructions du formulaire 941-X traitent l'impôt qu'un employeur paie pour un employé au lieu de le retenir sur la paie comme un salaire additionnel assujetti à l'impôt. Réglez cela avant de produire.

Deux limites s'appliquent :

• L'impôt sur le revenu et la cotisation Medicare additionnelle doivent être récupérés auprès de l'employé au plus tard le dernier jour de l'année civile.
• Après la fin de l'année, le formulaire 941-X ne peut pas corriger l'impôt sur le revenu qui n'a jamais été retenu, parce que la déclaration montre déjà ce qui a réellement été retenu (instructions du formulaire 941-X). L'employeur reste responsable de l'impôt qu'il était tenu de retenir (26 USC 3403), à moins que l'impôt de l'employé lui-même sur ces salaires soit payé (26 USC 3402(d)). Les formulaires de l'IRS pour cette preuve sont le formulaire 4669 et le formulaire 4670. Pour la retenue d'impôt sur le revenu, le formulaire 4670 demande aussi un rapport de vérification et, si l'impôt a été payé, une déclaration modifiée comme le formulaire 941-X; savoir si cette voie convient est donc le jugement d'un professionnel. Les pénalités et les majorations d'impôt ne sont pas allégées.

Les salaires soumis à la sécurité sociale et à Medicare sous-déclarés se corrigent sur le formulaire 941-X tant que le délai de correction est ouvert.

Comment corriger un formulaire 941 : formulaire 941-X, ajustement ou demande, et avant quand?

Lorsque vous trouvez une erreur sur un formulaire 941 déjà produit, vous devez la corriger avec le formulaire 941-X. Produisez un formulaire par trimestre, séparément de votre formulaire 941 courant, et produisez-le par voie électronique si vous le pouvez. Si vous n'avez jamais produit le formulaire 941, produisez-le au lieu d'un formulaire 941-X, et consultez en retard dans les charges sociales (instructions du formulaire 941-X). Si un fournisseur de services de paie produit vos déclarations, demandez-lui de préparer le formulaire 941-X et le formulaire W-2c : vous demeurez responsable des déclarations et de l'impôt (Publication 15).

La partie 1 vous demande de choisir un processus :

Corriger à la fois des montants sous-déclarés et surdéclarés pour un même trimestre exige le processus d'ajustement sur un seul formulaire. Une demande de remboursement pour le même trimestre exige un second formulaire pour la partie sous-déclarée (IRS : correction des impôts sur l'emploi).

Date limite quand vous devez de l'impôt. Produisez au plus tard à la date d'échéance du formulaire 941 du trimestre où vous avez trouvé l'erreur, et payez au moment de produire :

Une date d'échéance qui tombe une fin de semaine ou un jour férié légal passe au jour ouvrable suivant.

Date limite pour l'impôt surdéclaré. L'IRS appelle le délai de correction le délai de prescription : un ajustement devrait être produit plus de 90 jours avant sa fin, et une demande peut être produite à tout moment avant sa fin et est obligatoire dans les 90 derniers jours. Le délai pour l'impôt surdéclaré est de 3 ans à compter de la date de production du formulaire 941 ou de 2 ans à compter de la date de paiement de l'impôt, selon la plus tardive. Pour l'impôt sous-déclaré, il est de 3 ans à compter de la production. Un formulaire 941 produit, et l'impôt payé, avant le 15 avril de l'année suivante sont réputés produit et payé le 15 avril (instructions du formulaire 941-X; 26 USC 6513(c)).

Si le délai de remboursement est sur le point d'expirer avant que les employés soient remboursés ou aient consenti, les instructions du formulaire 941-X disent de produire la demande sans cocher de case à la ligne 5 et de l'indiquer à la ligne 43. Vous devez les rembourser ou les restituer et l'attester avant que l'IRS puisse accueillir la demande (instructions du formulaire 941-X).

Les déclarants annuels utilisent le formulaire 944-X, à produire au plus tard le 31 janvier de l'année suivant l'année où ils ont trouvé l'erreur lorsqu'ils doivent de l'impôt (instructions du formulaire 944-X). Il n'existe aucun formulaire X pour le formulaire 940 : cochez la case de la déclaration modifiée sur un nouveau formulaire 940 (IRS : correction des impôts sur l'emploi).

Quand dois-je aussi produire le formulaire W-2c et le formulaire W-3c?

Produisez le formulaire W-2c avec le formulaire W-3c lorsqu'une correction change les salaires ou les cotisations de sécurité sociale et Medicare d'une année dont les formulaires W-2 ont déjà été produits. La Publication 15 lie les deux, et le formulaire 941-X vous demande d'attester que vous avez produit ou produirez tous les formulaires W-2 et W-2c requis, même si votre correction ne les change pas (Publication 15; instructions du formulaire 941-X).

• Produisez-le dès que possible après avoir trouvé l'erreur, et remettez une copie à l'employé (instructions des formulaires W-2 et W-3).
• Produisez-le par voie électronique si l'original devait l'être. Un formulaire W-2c qui corrige un formulaire W-2 devant être produit par voie électronique doit l'être aussi.
• Erreur trouvée après que l'employé a reçu son formulaire W-2 mais avant qu'il parvienne à la Social Security Administration (SSA) : annulez la copie A incorrecte, préparez un nouveau formulaire W-2 et inscrivez « CORRECTED » sur les nouvelles copies de l'employé.
• Salaires remboursés d'une année antérieure : corrigez seulement les salaires et les cotisations de sécurité sociale et Medicare, pas la case 1 ni la case 2.

Une erreur trouvée et remboursée dans une même année n'exige aucun formulaire W-2c, parce que le formulaire W-2 de l'année n'a pas encore été produit. La page de l'IRS à propos du formulaire W-2c renvoie au formulaire en vigueur.

Quelles erreurs de retenue d'impôt sur le revenu peut-on encore corriger après la fin de l'année?

La retenue d'impôt sur le revenu ne peut être corrigée que si vous trouvez l'erreur dans la même année civile que celle où vous avez payé les salaires. Pour les années antérieures, seules une erreur administrative, ou une erreur visant un travailleur traité à tort comme entrepreneur et imposé aux taux de l'article 3509, peuvent être corrigées. Une erreur administrative est une erreur où le montant de la ligne 3 du formulaire 941 n'est pas le montant réellement retenu; les instructions du formulaire 941-X ne retiennent que les erreurs de calcul ou d'inversion de chiffres dans la déclaration du montant retenu (Publication 15; instructions du formulaire 941-X).

La même limite de fin d'année s'applique à la retenue de la cotisation Medicare additionnelle. Les salaires mal déclarés se corrigent quand même sur le formulaire 941-X, ligne 6, et sur un formulaire W-2c, sauf les salaires que l'employé a remboursés.

Comment corriger les livres après une erreur de paie?

Corrigez les livres par de nouvelles écritures datées qui finissent par concorder avec les déclarations corrigées. Aucune source gouvernementale ne prescrit les écritures; il s'agit donc d'une méthode de travail courante, et non d'une règle fiscale. L'ancrage fiscal est le chiffre trimestriel des salaires à la ligne 6 du formulaire 941-X, qui, selon l'IRS, alimente le formulaire W-2 et généralement la déduction des salaires de l'entreprise (instructions du formulaire 941-X).

La façon dont le remboursement de salaires d'une année antérieure apparaît dans la déclaration de revenus de l'entreprise elle-même est une question distincte à laquelle cette page ne répond pas. Pour les écritures elles-mêmes, voir les écritures de journal de paie, et pour les soldes qui ne se règlent pas, voir les dettes de paie qui ne se règlent pas.

Mes déclarations d'État de paie et de chômage exigent-elles la même correction?

Une correction fédérale ne change pas une déclaration d'État à votre place. La retenue d'impôt sur le revenu de l'État, les déclarations de salaires pour l'assurance chômage de l'État et les renseignements salariaux de l'État sur le formulaire W-2 ont chacun leur propre organisme et leur propre processus de correction, et les règles, les formulaires et les dates limites varient selon l'État. Cette page n'en énonce aucun.

Un point fédéral aide. Si vos seuls changements à un formulaire W-2 visent des données de l'État ou locales, vous n'envoyez pas la copie A du formulaire W-2c à la SSA : vous l'envoyez à l'organisme de l'État ou local et remettez une copie à l'employé (instructions des formulaires W-2 et W-3). Demandez aux organismes fiscal et de main-d'œuvre de votre État comment modifier.

Devrai-je des intérêts ou une pénalité sur une correction de paie?

Pas toujours. Une correction d'impôt sous-déclaré est généralement exempte d'intérêts et de pénalités pour défaut de payer et pour défaut de déposer si vous :

• produisez au plus tard à la date d'échéance du formulaire 941 du trimestre où vous avez trouvé l'erreur;
• payez le montant indiqué à la ligne 27 au moment de produire;
• inscrivez la date où vous avez découvert l'erreur;
• expliquez les motifs et les faits de la correction.

Une correction n'est pas exempte d'intérêts si les montants sous-déclarés se rapportent à une question soulevée dans une vérification d'une période antérieure, si vous avez sous-déclaré sciemment, ou si vous avez reçu un avis de mise en demeure de payer ou un avis de détermination en vertu de l'article 7436 (classification des travailleurs) (instructions du formulaire 941-X; Publication 15). L'impôt FUTA (l'impôt fédéral de chômage) sous-payé n'a pas d'ajustement exempt d'intérêts (IRS : correction des impôts sur l'emploi).

Un formulaire 941-X qui montre de l'impôt que vous devez et qui est produit après sa date d'échéance doit joindre une annexe B modifiée (formulaire 941, le relevé de votre dette fiscale par date), sinon l'IRS peut établir une pénalité moyenne pour défaut de déposer (instructions du formulaire 941-X). Si un avis de pénalité arrive après votre production, répondez à l'avis avec votre explication; n'en joignez pas à la déclaration. Utilisez le formulaire 843, et non le formulaire 941-X, pour demander l'annulation de pénalités ou d'intérêts établis (à propos du formulaire 843; instructions du formulaire 941-X). Une personne tenue de percevoir et de verser l'impôt retenu qui omet volontairement de le faire peut être personnellement responsable d'une pénalité égale à l'impôt non versé (26 USC 6672). Pour les pénalités de dépôt et les personnes qui peuvent être responsables, voir en retard dans les charges sociales.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration, en dollars américains. Ils supposent une cotisation de sécurité sociale de 6,2 % et une cotisation Medicare de 1,45 % pour chacun, employé et employeur, et un employé sous le plafond salarial.

Remboursement la même année d'un trimestre antérieur

En mars, une paie verse à un employé 3 000 $ US bruts au lieu de 1 500 $ US. Sur les 1 500 $ US en trop, elle retient 150 $ US d'impôt sur le revenu, 93,00 $ US de cotisation de sécurité sociale et 21,75 $ US de cotisation Medicare; l'employé reçoit donc 1 235,25 $ US de trop. L'employeur doit aussi la part patronale correspondante et la dépose. En novembre, l'employé rembourse les 1 235,25 $ US réellement reçus. L'employé a déjà supporté les 264,75 $ US retenus sur ces salaires. Cet exemple considère que cela règle la part de l'employé; l'attestation du formulaire 941-X doit quand même être exacte.

L'employeur produit le formulaire 941-X pour le trimestre de mars, selon le processus d'ajustement : salaires -1 500 $ US (ligne 6), impôt sur le revenu -150 $ US (ligne 7), sécurité sociale -186,00 $ US (ligne 8, 12,4 % de 1 500 $ US) et Medicare -43,50 $ US (ligne 12, 2,9 %). Le crédit est de 379,50 $ US. Le formulaire W-2 de l'année montre les salaires et l'impôt sur le revenu réduits.

Remboursement après la fin de l'année

En décembre dernier, une paie a versé 4 000 $ US de trop à un employé, avec 600 $ US d'impôt sur le revenu retenu sur ce montant. L'employé rembourse les 4 000 $ US bruts en mars. Le formulaire 941-X du trimestre de décembre récupère 496,00 $ US de sécurité sociale et 116,00 $ US de Medicare, soit une correction de 612,00 $ US, mais pas les 600 $ US d'impôt sur le revenu.

L'employeur restitue la part de l'employé (306 $ US) et garde la déclaration écrite de l'employé. Un formulaire W-2c ne corrige que les cases de la sécurité sociale et de Medicare. Les 4 000 $ US restent imposables pour l'employé pour l'an dernier. Supposez que, lors de la production de la déclaration de l'an dernier, il semblait que l'employé avait droit à cette paie. Comme le remboursement dépasse 3 000 $ US, l'employé peut le déduire (s'il détaille ses déductions) ou prendre un crédit sur la déclaration de cette année. Les salaires de cette année ne sont pas réduits.

Impôt sur le revenu retenu trop bas

Une erreur de configuration retient 1 200 $ US de trop peu d'impôt fédéral sur le revenu sur trois paies au troisième trimestre, et le formulaire 941 produit n'a déclaré que l'impôt réellement retenu. L'employeur le découvre en novembre. Il produit le formulaire 941-X pour le troisième trimestre au plus tard le 31 janvier, selon le processus d'ajustement, et paie les 1 200 $ US au moment de produire. Si l'erreur avait été trouvée après le 31 décembre, le formulaire 941-X n'aurait pas pu corriger l'impôt sur le revenu retenu, et l'employeur serait demeuré responsable de l'impôt à moins que l'impôt de l'employé lui-même sur ces salaires soit payé.

Votre situation est différente?

• L'erreur chevauche des trimestres ou une fin d'année, touche plusieurs employés, un fournisseur de services de paie a produit les mauvaises déclarations, ou des salaires d'années antérieures sont remboursés : l'ajustement ou la demande, la part de l'employé, tout formulaire W-2c et les livres doivent tous concorder avec les déclarations produites. Il faut les aligner avant de produire; voir l'aide en tenue de livres.
• L'impôt sur le revenu aurait dû être retenu une année antérieure et ne l'a pas été : le formulaire 941-X ne peut pas le corriger, et l'employeur reste responsable à moins que l'impôt de l'employé lui-même soit payé. La preuve part des registres de paie et des livres; voir l'aide en tenue de livres.
• L'employé ne veut pas rembourser, ou conteste ce qui a été payé : la récupération est une question de loi sur les salaires qui relève du ministère du Travail de votre État; inscrire le montant non récupéré et garder les déclarations concordantes relève de l'aide en tenue de livres.
• Vous avez manqué des dépôts, jamais produit de formulaire 941, ou reçu un avis de l'IRS : voir en retard dans les charges sociales.
• Un fournisseur de services de paie n'a pas déposé les impôts : voir le fournisseur de services de paie n'a pas payé vos impôts.
• Des formulaires W-2 ou 1099 n'ont jamais été produits : voir formulaires tardifs pour entrepreneurs et employés.
• Des travailleurs ont été payés comme entrepreneurs : voir les entrepreneurs qui pourraient être des employés.
• Le propriétaire d'une société de type S a payé de l'impôt additionnel par l'EFTPS au lieu de le retenir : voir impôt du propriétaire d'une société de type S payé par l'EFTPS.
• Vous vous êtes versé un salaire à partir de votre LLC à membre unique : voir salaires tirés de votre propre LLC à membre unique.
• L'erreur a suivi un changement de fournisseur de services de paie en cours d'année, ou vous voulez une paie configurée pour que cela ne se répète pas : voir changer de fournisseur de services de paie et mettre en place la paie.