רישום הזמנות Shopify ו-⁠POS ב-⁠QuickBooks או Xero: הזמנה או סיכום

האם חייבים לרשום כל הזמנה מ-⁠Shopify או מ-⁠POS בתוכנת הנהלת החשבונות?

כללי המס הפדרליים בארה״ב אינם מחייבים רישום לכל הזמנה. הם דורשים תוצאה, לא שיטת רישום. עסק חייב לנהל ספרים או רשומות קבועים, כולל מלאי, שמספיקים כדי לבסס הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים, ו-⁠IRS מציין שחוץ ממקרים מעטים החוק אינו דורש סוג רשומות מיוחד מעבר למערכת שמראה בבירור הכנסות והוצאות. רישום אחד לכל הזמנה, לכל העברת תשלומים או לכל יום יכול לעמוד במבחן הזה. התשובה זהה ב-⁠QuickBooks, ב-⁠Xero ובכל תוכנת הנהלת חשבונות אחרת: הכלל נוגע לרשומות שלכם, לא לתוכנה.

רישום מסכם מתאים רק אם שלושת התנאים האלה מתקיימים:

• הוא מפרט מכירות ברוטו, הנחות, משלוח, החזרים, עמלות ומס מכירה, ולא רק את ההפקדה נטו.
• הוא מתאים לדוח הפלטפורמה ולהפקדה בבנק.
• פירוט ההזמנות נשאר זמין, בתוכנה או בקובצי ייצוא שמורים מהפלטפורמה.

המצב מפסיק להיות פשוט כשעוקבים אחרי מלאי לפי פריט, כשהמכירות עוברות בכמה ערוצים, כשחייבים מס מכירה בהרבה מדינות, כשללקוחות סיטונאיים יש יתרות פתוחות, או כשאפליקציה שמסנכרנת את החנות עם תוכנת הנהלת החשבונות (מחבר, connector) כבר רשמה מכירות והפקדות. לפני שבוחרים, אספו את דוח המכירות ואת דוח העברת התשלומים של הפלטפורמה לחודש אחרון, את דפי הבנק התואמים, את הגדרות המחבר ואת כל טופס ⁦1099-K⁩ שקיבלתם.

ההתאמה הרגילה:

אם כמה מהמצבים האלה חלים עליכם, או אם חודשים קודמים אולי כבר נספרו פעמיים, קבעו את השיטה לפני שרושמים עוד חודשים. הסעיף האחרון, “המצב שלכם שונה?”, מראה לאן כל מקרה מפנה.

מה דורשים כללי הרישומים של IRS, ואיפה צריך לשמור את פרטי ההזמנות?

הספרים חייבים להראות הכנסה ברוטו, ומסמכים תומכים חייבים לגבות את הרישומים. פרטי ההזמנות לא חייבים להיות בתוכנת הנהלת החשבונות, אבל חייבים להיות זמינים לשליפה.

פרסום 583 מונה את המסמכים שמגבים תקבולים ברוטו: סרטי קופה רושמת, שוברי הפקדה בבנק, פנקסי קבלות, חשבוניות ושוברי חיוב בכרטיס אשראי. בחנות אונליין, ייצוא ההזמנות ודוח העברת התשלומים של הפלטפורמה יכולים למלא את אותו תפקיד. התקנה דורשת שהרשומות יהיו זמינות לבדיקה וישמרו כל עוד תוכנן עשוי להיות חשוב לכל חוק מס; ראו כמה זמן לשמור רשומות עסקיות. לגבי רשומות בתוכנה, הפרסום קובע שמערכת רישומים צריכה לכלול סיכום של עסקאות עסקיות, בדרך כלל בספרים, ושרשומות ממוחשבות חייבות להתאים לספרים ולדוח המס ולתת מספיק פירוט כדי לזהות את מסמכי המקור. רישום להעברת תשלומים שנושא את מזהה ההעברה ושמור לצד קובצי הייצוא של הפלטפורמה בנוי כך שיעמוד במבחן הזה.

IRS יכול לבקש את קובץ התוכנה עצמו. השאלות הנפוצות של IRS על רשומות אלקטרוניות מציינות שבודקי IRS מבקשים את גיבוי תוכנת הנהלת החשבונות ברוב המקרים שבהם משתמשים בתוכנה, ושביקורת רחבה, למשל כזו שמוודאת הכנסה ברוטו, צפויה לכלול בקשה כזו. הבודק יכול אז לרדת מהדוחות אל הנתונים שמאחוריהם.

לכן, כשיש רישומים מסכמים, שמרו בעצמכם לכל תקופה את ייצוא ההזמנות, דוח המכירות ודוח העברת התשלומים של הפלטפורמה. אל תסתמכו על הפלטפורמה כעל העותק היחיד.

מה חייב רישום מסכם יומי או לפי העברת תשלומים לפרט?

רישום מסכם חייב להציג כל רכיב של הכסף, כדי שהספרים ימשיכו להראות הכנסה ברוטו, החזרים, עמלות ומס מכירה. רישום של ההפקדה נטו בלבד כמכירות מסתיר את ארבעתם. זהו מבנה נפוץ, אבל IRS לא דורש בדיוק אותו:

פרסום 334 מפחית החזרות והנחות מהתקבולים ברוטו כדי להגיע לתקבולים נטו. הוא קובע שמסי מכירה שהוטלו על הקונה, ושעליכם לגבות ולהעביר, אינם הכנסה, אבל מס מכירה שהוטל עליכם כמוכרים נכלל בתקבולים ברוטו. מה חל אצלכם תלוי במדינה.

דוחות הפלטפורמה עצמה הם בדרך כלל המקור לשורות האלה; דוח הסיכום הפיננסי ותיעוד העברות התשלומים של Shopify הם דוגמה. שמות הדוחות שונים מפלטפורמה לפלטפורמה, לכן התאימו כל שורה לדוח של הפלטפורמה שלכם.

מתי כדאי רישום אחד לכל הזמנה?

רישום אחד לכל הזמנה מתאים כשהספרים צריכים מידע שסכום מצטבר לא יכול לשאת.

כשמכירת סחורה היא גורם שמניב הכנסה, עסק חייב בדרך כלל לקחת בחשבון מלאי בתחילת השנה ובסופה, אלא אם הוא נישום עסק קטן (small business taxpayer): תקבולים ברוטו שנתיים ממוצעים של ⁦$32,000,000⁩ או פחות בשלוש שנות המס הקודמות, ושאינו מקלט מס. עם רישומים מסכמים, ייתכן שהמלאי ועלות המכר יצטרכו לבוא מספירה או מדוח פריטים ולא מכל מכירה. לספירה ולחריג לעסק קטן, ראו עלות המכר ב-⁠Schedule C ומלאי או חומרים וציוד מתכלה למוכרים קטנים.

יותר רישומים פירושם יותר זמן בדיקה; איך זה משפיע על שכר הטרחה של איש מקצוע להנהלת חשבונות מוסבר במה עושה איש מקצוע להנהלת חשבונות למסחר אונליין וכמה זה עולה.

מתי כדאי רישום אחד לכל העברת תשלומים או לכל יום?

רישום אחד לכל העברת תשלומים או לכל יום מספיק כשהספרים צריכים רק סכומים: נפח הזמנות גבוה, קטלוג פשוט, לקוחות ששילמו בעת ההזמנה ולכן אף אחד לא חייב לכם יתרה, ונתוני המס נלקחים מדוח המס של הפלטפורמה.

• מכירות אונליין: רישום אחד לכל העברת תשלומים. כל העברה מתאימה להפקדה אחת בבנק, וכך ההתאמה נשארת קצרה.
• מערכת קופה: רישום אחד לכל יום. פרסום 334 קובע שיש לוודא שהרשומות מתאזנות עם התקבולים בפועל במזומן ובאשראי בסוף כל יום עסקים. המערכת לדוגמה בפרסום 583 מנהלת סיכום יומי של תקבולי מזומן שנלקח מסרט הקופה, ומעבירה אותו לסיכום חודשי. טיפים, כרטיסי מתנה ומזומן צריכים שורות משלהם; ראו רישום מכירות יומיות במערכת קופה.

העברת תשלומים אחת מכסה כמה ימי מכירות. שמרו את תאריך כל מכירה בדוח המכירות השמור, וחלקו העברה שחוצה סוף חודש או סוף שנה, כך שכל תקופה תכלול את המכירות שלה. תיארוך העברה שלמה לפי תאריך ההעברה עלול להכניס מכירות לתקופה הלא נכונה.

למה מחבר והזנת בנק סופרים מכירות פעמיים?

מחבר (האפליקציה שרושמת את מכירות החנות) והזנת בנק (ההורדה האוטומטית של עסקאות הבנק) סופרים פעמיים כששניהם רושמים אותו כסף כהכנסה. המחבר רושם את המכירות. אחר כך הזנת הבנק מציעה את ההפקדה כעסקה חדשה, ואם מוסיפים אותה במקום להתאים אותה לרישום ההעברה, אותן מכירות מופיעות פעמיים. גם עמלות נספרות פעמיים באותו אופן, כשהמחבר רושם אותן כהוצאה ורישום נוסף רושם אותן שוב.

מקור אחד צריך לרשום את המכירות והעמלות. השני צריך רק לאשר את ההפקדה. שתי דרכים נקיות להגדיר זאת:

1. המחבר רושם, הזנת הבנק מתאימה. המחבר רושם מכירות, החזרים ועמלות בחשבון מעבר של הפלטפורמה. ההפקדה שמגיעה מהזנת הבנק מותאמת להעברת התשלומים ומאפסת את החשבון.
2. אתם רושמים, הזנת הבנק מתאימה. המחבר לא רושם דבר. אתם רושמים רישום מסכם אחד לכל העברת תשלומים או לכל יום, וההפקדה מהזנת הבנק מותאמת אליו.

בדקו בהגדרות המחבר שלכם מה הוא רושם (מכירות, החזרים, עמלות, העברות) ובאילו תאריכים. ההגדרות שונות מחבר למחבר, והעמוד הזה לא יכול לדעת מה המחבר שלכם עושה. כדי לבדוק ספירה כפולה, השוו את ההכנסה בספרים לחודש מסוים עם המכירות ברוטו של הפלטפורמה לאותם תאריכים; הכנסה שקרובה לכפל מהנתון של הפלטפורמה מעידה על ספירה כפולה. לניקוי, ראו הכנסה כפולה בתוכנת הנהלת חשבונות.

איך מוכיחים שרישום מסכם מתאים לדוח הפלטפורמה ולהפקדה בבנק?

משווים ארבעה מספרים: המכירות ברישום, ההעברה ברישום, ההפקדה בבנק ויתרת חשבון המעבר. אם כל הארבעה מסכימים, הרישום המסכם עומד בבדיקה.

רשמו את מזהה ההעברה או האסמכתה של הבנק בהערת הרישום, ושמרו את שני הייצואים יחד עם דף הבנק של אותו חודש. אם אתם מקבלים תשלומים דרך כמה מעבדי תשלומים, כל אחד מעביר בנפרד; נהלו חשבון מעבר לכל אחד. פרסום 334 ממליץ להתאים את הרשומות לתקבולים בפועל בסוף כל יום עסקים; התאמת העברה מיישמת את אותה בדיקה על כל קבוצת עסקאות. הפרש שנשאר הוא בדרך כלל החזר, עמלה, עיכוב או פריט תזמון; ראו העברות Shopify והפקדות בבנק, התאמת מכירות והעברות ויתרת Undeposited Funds.

איך עובדים החזרים ומס מכירה כשהעברת תשלומים אחת מכסה ימים רבים?

העברה היא תאריך סילוק, לא תאריך מכירה. רשמו מכירות לפי היום שבו נעשו, ותנו להעברה לאפס את יתרת הפלטפורמה. כך הספרים נשארים מותאמים לדוח הפלטפורמה. שנת המס שההכנסה שייכת לה תלויה בשיטת הנהלת החשבונות שלכם, ומוסברת בסעיף “סוף שנה” להלן.

החזרים. החזר מקטין מכירות בעת שהוא ניתן, גם אם המכירה הייתה בחודש שעבר, והוא מופיע כניכוי בתוך העברה מאוחרת יותר. פרסום 334 מתייחס לזיכויים על סחורה שהוחזרה ולהנחות אחרות כניכויים מהמכירות ברוטו. רשמו את ההחזר בתקופה שבה ניתן והשאירו חודש סגור כמות שהוא. בעסק בשיטת צבירה תזמון המס יכול להיות שונה: החזר נחשב בדרך כלל כשהוא משולם, וזיכוי לרכישות עתידיות נחשב כשהוא מנוצל במכירה מאוחרת יותר (⁦26 CFR 1.461-4(g)(3)⁩). עסק שאימץ את חריג ההוצאה החוזרת יכול לספור בשנה הקודמת חלק מההחזרים ששולמו בתוך ⁦8½⁩ חודשים אחרי סוף השנה, או עד מועד הגשת הדוח אם הוא מוקדם יותר. הראו למכין דוחות כל החזר שחוצה את סוף השנה; ראו רישום החזרים בספרים.

מס מכירה. בחנות שלכם עצמכם, ההעברה כוללת את המס שנגבה; אם שוק מקוון גובה ומעביר את המס בעצמו, היא לא כוללת אותו. מס שהוטל על הקונה נרשם בחשבון זכאים ולא במכירות, כפי שמראה הטבלה; מס שהוטל עליכם כמוכרים נשאר בתקבולים ברוטו, ומס שיש לשלם נרשם בנפרד. הרישומים מפורטים ברישום מס מכירה שנגבה ושולם, ובאילו מדינות לגבות מס מופיע במס מכירה של Shopify לפי מדינה.

סוף שנה. העברה שחוצה את 31 בדצמבר מכילה מכירות משתי שנים. השנה שההכנסה מכל מכירה שייכת לה תלויה בשיטת הנהלת החשבונות שלכם ובעובדות, לכן שמרו מכירות עד 31 בדצמבר בשורה נפרדת והפיקו את דוח המכירות של הפלטפורמה לפי תאריך מכירה לכל השנה. הזמנות ששולמו לפני המשלוח, כמו הזמנות מראש, עשויות להיכלל בכללי התשלום מראש, המאפשרים לעסק שזכאי לבחור לדחות חלק מההכנסה הזאת בשנה; הבחירה נעשית בדוח, או בשינוי שיטה (⁦26 CFR 1.451-8(g)⁩). שמרו גם את ההזמנות האלה בשורה נפרדת. לפירוט השיטות, ראו שיטת מזומן או שיטת צבירה לעסק קטן. העברה שחוצה את סוף השנה בדוח שעדיין לא הוגש כדאי להראות לעזרה בהנהלת חשבונות.

איך הספרים שלכם מתאימים לטופס ⁦1099-K⁩ בכל אחת מהשיטות?

טופס ⁦1099-K⁩ מדווח על התשלומים ברוטו שמעבד התשלומים סילק אליכם בשנה הקלנדרית, לפני עמלות והחזרים, ולכן הוא לא יהיה שווה להעברות או למכירות נטו בשום שיטה. התקנה קובעת שתשלום נחשב מסולק כשמעבד התשלומים מגיש את ההוראה להעביר אליכם את הכסף, וקובעת את סכום הדולרים של כל עסקה לפי תאריך העסקה. לכן מכירה שנעשתה ביום האחרון של השנה עלולה להופיע בטופס של השנה הבאה. אותה תקנה מגדירה את הסכום ברוטו ללא התאמות להנחות, עמלות, החזרים או סכומים אחרים. הדוגמה שלה מדווחת את המכירה במלואה, אף שמעבד התשלומים שילם פחות אחרי עמלה. הוראות הטופס מוסיפות לרשימה הזאת את המשלוח ומפרטות סכומים חודש אחר חודש בתיבות 5a עד 5l. פרסום 334 מזהיר שהטופס עשוי לכלול פריטים שאינם תקבולים, כמו מס מכירה.

תשלומים בכרטיס מדווחים בלי סף מינימום. ההוראות מחילות סף דיווח, סך מעל ⁦$20,000⁩ ויותר מ-⁠200 עסקאות, רק על עסקאות ברשת צד שלישי (אפליקציות תשלום ושווקים מקוונים), לא על תשלומים בכרטיס.

מעבד תשלומים יכול לנכות מס פדרלי, שנקרא ניכוי גיבוי במקור (backup withholding), כשנמען לא מסר מספר זיהוי מס באופן הנדרש, והוא מציג זאת בתיבה 4 (ההוראות). זה מס ששולם כבר, לא עמלה: תבעו אותו כמס הכנסה פדרלי שנוכה בדוח של שנת הקבלה. שותפות או חברת S לא יכולות לתבוע אותו בעצמן; השותפים או בעלי המניות שלהן תובעים אותו (IRS: נושא 307, ניכוי גיבוי במקור).

כל אחת מהשיטות יכולה לתמוך בהשוואה אם מכירות ברוטו, החזרים, עמלות ומס נשארים בשורות נפרדות. רישומים לכל הזמנה מקלים על המעקב; רישומים לכל העברה או לכל יום נשענים על הפירוט השמור מאחורי כל אחד. הפיקו את דוח המכירות של הפלטפורמה לפי תאריך מכירה ואת דוח ההעברות שלה, שמראה את תאריכי ההעברה, לכל השנה ולכל חודש. שמרו את שניהם עם הספרים וגשרו על מכירות סוף השנה שסולקו בשנה הבאה. אם טופס ⁦1099-K⁩ עדיין לא מתאים, ראו התאמת מכירות והעברות.

האם אפשר לעבור בין שיטות באמצע השנה בלי לעשות מחדש את הספרים?

לעיתים קרובות כן, אבל לא תמיד. שינוי בטיפול בפריט מהותי, כלומר פריט שנוגע לעיתוי הנכון להכללת הכנסה או לניכוי הוצאה, הוא שינוי בשיטת חשבונאות, והוא בדרך כלל דורש אישור IRS בטופס 3115. פרסום 334 קובע גם ששינוי שיטת החשבונאות למלאי מחייב הגשת טופס 3115. מעבר מרישומים לכל הזמנה לרישומים לכל העברה, כשהמכירות עדיין מתוארכות לפי תאריך המכירה, משנה את רמת הפירוט ולא את העיתוי. אם אתם עוקבים אחרי מלאי לפי פריט, קבעו איך תחושב עלות המכר לפני שאתם מפסיקים לרשום לפי הזמנה.

אם רק רמת הפירוט משתנה, כך עוברים בלי לעשות מחדש חודשים קודמים:

1. בחרו נקודת מעבר בתחילת חודש, אחרי שהחודש הקודם הותאם ומתאים לדוח הפלטפורמה.
2. השאירו רישומים קודמים כפי שהם, אחרי שוידאתם שהם לא נספרו פעמיים.
3. כבו את המקור שמפסיק לרשום בנקודת המעבר, כך שרק מקור אחד ירשום את החודשים החדשים.
4. ודאו שחשבון המעבר מאופס בנקודת המעבר, או שווה לימים שעוד לא הועברו. בהעברה אחת שחוצה את נקודת המעבר, רשמו את הימים המוקדמים לפי השיטה הישנה ואת הימים המאוחרים לפי החדשה, בעזרת דוח המכירות של הפלטפורמה לפי תאריך.
5. רשמו בקובץ את התאריך והסיבה, ושמרו את הייצואים.

עשו מחדש חודשים קודמים רק אם הם נספרו פעמיים או לא מתאימים לדוחות הפלטפורמה. אם המעבר ישנה גם את התאריך שבו ההכנסה נספרת (תאריך ההפקדה לעומת תאריך המכירה), זה עשוי לשנות באיזו תקופה הדוח כולל אותה. סגרו את זה עם CPA לפני סוף השנה.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

חנות עם 400 הזמנות בחודש

חנות Shopify רושמת רישום אחד לכל העברה. בתקופת ההעברה המכירות הן ⁦US$40,000⁩, ההחזרים ⁦US$300⁩ ועמלות מעבד התשלומים ⁦US$1,200⁩, ולכן ההפקדה היא ⁦US$38,500⁩ ⁦(40,000 − 300 − 1,200)⁩. הרישום מזכה מכירות ב-⁠⁦US$40,000⁩, מחייב החזרות ב-⁠⁦US$300⁩ ועמלות ב-⁠⁦US$1,200⁩, ומחייב את חשבון המעבר ב-⁠⁦US$38,500⁩. ההפקדה מהזנת הבנק מותאמת ליתרת חשבון המעבר הזאת. מס מכירה הושמט כדי לשמור על פשטות המספרים. מס שהוטל על הקונה ונגבה בהעברה היה מגדיל את ההפקדה ונרשם בחשבון זכאים, לא במכירות.

בוטיק שמוכר אונליין ובחנות

בוטיק עוקב אחרי עלות לפי פריט. חמש יחידות של מוצר שעלה ⁦US$20⁩ ליחידה נמכרות ב-⁦US$50⁩ ליחידה. ברישום לכל הזמנה המכירה מציגה ⁦US$250⁩ של מכירות, ⁦US$100⁩ של עלות המכר, והמלאי יורד בחמש. סיכום העברה היה מציג את ה-⁠⁦US$250⁩ בלי פריט, ולכן המלאי והעלות היו צריכים ספירה או דוח פריטים.

מחבר והזנת בנק שניהם רושמים

מחבר רושם מכירות של ⁦US$12,000⁩. בלי עמלות והחזרים, גם ההפקדה של אותן מכירות היא ⁦US$12,000⁩, והזנת הבנק רושמת אותה כהכנסה חדשה. ההכנסה מציגה ⁦US$24,000⁩ עד שמסירים צד אחד.

המצב שלכם שונה?

• המחבר והזנת הבנק ספרו מכירות פעמיים במשך חודשים: התחילו בהכנסה כפולה בתוכנת הנהלת חשבונות. אם החודשים האלה סגורים, או שדוח כבר השתמש בהכנסה הכפולה, כדאי להביא לעזרה בהנהלת חשבונות מה לתקן ואיך להתאים את הסכומים לדוחות הפלטפורמה ולטופס ⁦1099-K⁩.
• נפח ההזמנות גבוה מכדי לרשום ביד, או שמלאי לפי פריט, כמה ערוצים ומס מכירה בהרבה מדינות כולם נמצאים באותם ספרים: הבחירה בין רישום לכל הזמנה לרישום לכל העברה משפיעה על המלאי, על מס המכירה ועל הדוח. סגרו אותה עם עזרה בהנהלת חשבונות, כולל איך מתקנים חודשים קודמים ואיך הסכומים מתאימים לטופס ⁦1099-K⁩.
• טופס ⁦1099-K⁩ שלכם עדיין לא מתאים אחרי ההשוואה: ראו העברות Shopify והפקדות בבנק והתאמת מכירות והעברות; מספרים שלא מתאזנים כדאי להביא לעזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם מוכרים גם ב-⁠Amazon, מקבלים תשלומים דרך Stripe, או מפעילים חנות או מסעדה על מערכת קופה: ראו דוחות ההתחשבנות של Amazon, העברות Stripe ורישום מכירות יומיות במערכת קופה.
• אתם לא בטוחים באילו מדינות לגבות מס מכירה: ראו מס מכירה של Shopify לפי מדינה.
• הספרים מאחרים בכמה חודשים ויש דוח שמועד הגשתו הגיע: ראו השלמת הנהלת חשבונות מאוחרת, ואז עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם רוצים לדעת מה איש מקצוע להנהלת חשבונות יטפל בו וכמה זה עולה: ראו היקף השירות והעלות של איש מקצוע להנהלת חשבונות למסחר אונליין.