Shopify·POS 주문, 건건이 장부에 넣어야 하나요?

Shopify나 POS 주문을 회계 소프트웨어에 하나하나 입력해야 하나요?

미국 연방 세법은 주문마다 한 건씩 입력하라고 요구하지 않습니다. 입력 방식이 아니라 결과를 봅니다. 사업자는 총소득, 공제, 세액공제를 입증할 수 있는 재고 기록을 포함한 영구적인 장부나 기록을 보관해야 합니다. IRS도 몇 가지 예외를 제외하면 수입과 지출이 분명히 드러나는 체계 외에 특별한 형식의 기록을 법이 요구하지 않는다고 설명합니다. 주문별, 정산금별, 일별 입력 모두 이 기준을 충족할 수 있습니다. QuickBooks, Xero 등 어느 회계 소프트웨어를 쓰든 답은 같습니다. 규정은 소프트웨어가 아니라 기록을 대상으로 합니다.

요약 입력은 다음 세 가지를 모두 충족할 때만 사용할 수 있습니다.

• 입금 순액만 적지 않고 총매출, 할인, 배송비, 환불, 수수료, 판매세를 각각 나누어 보여 줍니다.
• 플랫폼 보고서와 은행 입금액에 모두 일치합니다.
• 주문별 상세 내역을 소프트웨어 안이나 저장해 둔 플랫폼 내보내기 파일에서 다시 찾을 수 있습니다.

다음과 같은 경우에는 상황이 단순하지 않습니다. 품목별로 재고를 추적하는 경우, 여러 채널에서 판매하는 경우, 여러 주에서 판매세를 내야 하는 경우, 도매 고객에게 미수 잔액이 있는 경우, 스토어를 회계 소프트웨어에 동기화하는 앱(연동 앱)이 이미 매출과 입금을 입력한 경우입니다. 방식을 정하기 전에 다음 자료를 준비하세요. 최근 한 달의 플랫폼 매출 보고서와 정산 보고서, 해당 기간의 은행 명세서, 연동 앱 설정, 받은 Form 1099-K가 있으면 함께 준비합니다.

일반적으로 맞는 방식은 다음과 같습니다.

위 사례 중 여러 개에 해당하거나 지난 몇 달이 이미 이중으로 잡혔을 수 있다면, 더 입력하기 전에 방식부터 정하세요. 마지막 섹션인 "상황이 다르다면?"에서 경우별로 어떻게 하면 되는지 볼 수 있습니다.

IRS 기록 요건은 무엇이고, 주문 상세 내역은 어디에 있어야 하나요?

장부에는 총소득이 나타나야 하고, 입력 내용은 증빙 서류로 뒷받침되어야 합니다. 주문 상세 내역이 회계 소프트웨어 안에 있을 필요는 없지만, 다시 찾을 수 있어야 합니다.

Publication 583은 총수입을 뒷받침하는 서류로 금전등록기 영수증 테이프, 은행 입금 전표, 영수증 장부, 청구서, 신용카드 매출 전표를 듭니다. 온라인 스토어라면 플랫폼의 주문 내보내기 파일과 정산 보고서가 같은 역할을 할 수 있습니다. 규정은 기록을 조사 때 열람할 수 있게 두고, 그 내용이 세법상 의미를 가질 수 있는 기간 동안 보관하도록 요구합니다. 자세한 내용은 사업 기록 보관 기간을 참고하세요. 소프트웨어 기록에 대해서는, 기록 체계에 보통 장부에서 만드는 사업 거래 요약이 포함되어야 한다고 합니다. 전산 기록은 장부 및 신고서와 일치해야 하고, 근거가 된 원본 서류를 알아볼 만큼 상세해야 합니다. 정산 ID를 적은 정산금 입력을 저장해 둔 플랫폼 내보내기 파일과 함께 보관하면 이 기준을 충족하기 좋은 구조입니다.

IRS는 소프트웨어 파일 자체를 요청할 수 있습니다. IRS의 전자 기록 FAQ에 따르면, 조사관은 소프트웨어를 사용하는 대부분의 경우 회계 소프트웨어 백업 파일을 요청하며, 총소득 확인처럼 범위가 넓은 조사에서는 이 요청이 포함될 가능성이 높습니다. 조사관은 그 파일로 보고서에서 원본 데이터까지 내려가 확인할 수 있습니다.

그러므로 요약 입력을 쓴다면 기간마다 플랫폼의 주문 내보내기 파일, 매출 보고서, 정산 보고서를 직접 저장해 두세요. 플랫폼에 있는 자료만 유일한 사본으로 믿지 마세요.

일일 요약이나 정산금 요약에는 무엇을 나누어 적어야 하나요?

요약 입력에는 돈의 구성 요소가 각각 나타나야 장부에 총소득, 환불, 수수료, 판매세가 그대로 드러납니다. 입금 순액만 매출로 입력하면 이 네 가지가 모두 가려집니다. 일반적인 구성은 다음과 같습니다. IRS가 이 형식을 그대로 요구하는 것은 아닙니다.

Publication 334는 총수입에서 반품과 에누리를 빼서 순수입을 계산합니다. 구매자에게 부과되어 징수한 뒤 납부해야 하는 판매세는 수입이 아니지만, 판매자인 본인에게 부과된 판매세는 총수입에 포함된다고 설명합니다. 어느 쪽인지는 주에 따라 다릅니다.

이 항목의 출처는 보통 플랫폼 자체 보고서입니다. 예를 들어 Shopify의 Finance summary report와 정산 안내 문서가 있습니다. 보고서 이름은 플랫폼마다 다르므로, 각 항목을 사용하는 플랫폼의 보고서와 맞춰 보세요.

주문마다 한 건씩 입력하는 것이 맞는 경우는 언제인가요?

묶음 합계로는 담을 수 없는 정보가 장부에 필요할 때는 주문마다 한 건씩 입력하는 것이 맞습니다.

상품 판매가 소득을 만드는 주요 요소인 사업자는 원칙적으로 연초와 연말의 재고를 반영해야 합니다. 다만 소규모 사업자(직전 3개 과세연도의 연평균 총수입이 $32,000,000 이하이고 조세 회피 목적의 사업체가 아닌 경우)는 예외입니다. 요약 입력을 쓰면 재고와 매출원가를 개별 판매가 아니라 실사나 품목별 보고서로 구해야 할 수 있습니다. 실사와 소규모 사업자 예외는 Schedule C 매출원가와 소규모 판매자의 재고와 소모품 처리를 참고하세요.

입력 건수가 많을수록 검토 시간이 늘어납니다. 이것이 장부 담당자 비용에 미치는 영향은 이커머스 장부 담당자의 업무와 비용에서 볼 수 있습니다.

정산금별 또는 일별로 한 건씩 입력하는 것이 맞는 경우는 언제인가요?

장부에 합계만 필요한 경우에는 정산금별 또는 일별로 한 건씩 입력해도 충분합니다. 주문량이 많고, 상품 구성이 단순하며, 고객이 결제 시점에 대금을 내서 미수 잔액이 없고, 세금 금액을 플랫폼의 세금 보고서에서 가져오는 경우입니다.

• 온라인 판매: 정산금마다 한 건씩 입력. 정산금 하나가 은행 입금 하나와 연결되어 대조 과정이 짧아집니다.
• POS(판매 시점 관리) 판매: 하루마다 한 건씩 입력. Publication 334는 영업일이 끝날 때마다 기록이 실제 현금 및 신용카드 수입과 맞는지 확인하라고 안내합니다. Publication 583의 샘플 체계는 금전등록기 영수증 테이프를 바탕으로 현금 수입 일일 요약을 만들고, 이를 월별 요약으로 합산합니다. 팁, 기프트 카드, 현금은 각각 별도 항목으로 두어야 합니다. 자세한 내용은 POS 일일 매출 기록을 참고하세요.

정산금 하나에는 며칠 치 매출이 들어 있습니다. 각 판매 날짜는 저장해 둔 매출 보고서에 남겨 두고, 월말이나 연말에 걸친 정산금은 나누어 각 기간에 해당 매출이 잡히게 하세요. 정산금 전체를 정산일 기준으로 입력하면 매출이 엉뚱한 기간에 잡힐 수 있습니다.

연동 앱과 은행 피드가 매출을 두 번 잡는 이유는 무엇인가요?

연동 앱(스토어 매출을 입력하는 앱)과 은행 피드(은행 거래를 자동으로 가져오는 기능)가 같은 돈을 둘 다 수입으로 기록하면 이중으로 잡힙니다. 연동 앱이 매출을 입력합니다. 이어서 은행 피드가 입금을 새 거래로 제시하는데, 이를 정산금 입력과 대조하지 않고 추가해 버리면 같은 매출이 두 번 나타납니다. 연동 앱이 수수료를 비용으로 입력했는데 다른 입력이 같은 수수료를 또 입력하면 수수료도 같은 식으로 이중이 됩니다.

매출과 수수료는 한 곳에서만 입력해야 합니다. 다른 한 곳은 입금 확인만 합니다. 깔끔한 구성은 두 가지입니다.

1. 연동 앱이 입력하고, 은행 피드는 대조. 연동 앱이 매출, 환불, 수수료를 플랫폼 정산 대기 계정에 입력합니다. 은행 피드의 입금을 정산금과 대조해 그 계정을 정리합니다.
2. 직접 입력하고, 은행 피드는 대조. 연동 앱은 아무것도 입력하지 않습니다. 정산금별 또는 일별로 요약 입력 한 건을 직접 입력하고, 은행 피드의 입금을 그 입력과 대조합니다.

연동 앱의 설정에서 무엇을(매출, 환불, 수수료, 정산금) 어떤 날짜로 입력하는지 확인하세요. 설정은 앱마다 달라서 이 페이지에서는 사용 중인 앱의 동작을 알 수 없습니다. 이중 입력인지 확인하려면 한 달의 장부 수입을 같은 기간 플랫폼의 총매출과 비교하세요. 수입이 플랫폼 수치의 두 배에 가깝다면 이중 입력이 의심됩니다. 정리 방법은 회계 소프트웨어의 중복 수입을 참고하세요.

요약 입력이 플랫폼 보고서 및 은행 입금과 일치하는지 어떻게 증명하나요?

네 가지 숫자를 비교합니다. 입력의 매출, 입력의 정산금, 은행 입금액, 정산 대기 계정 잔액입니다. 네 가지가 모두 일치하면 요약 입력은 타당합니다.

입력 메모에 정산 ID나 은행 참조 번호를 적고, 두 보고서 내보내기 파일을 그달 은행 명세서와 함께 저장하세요. 결제 대행사를 여러 곳 쓴다면 각각 따로 정산하므로 정산 대기 계정도 각각 두세요. Publication 334는 영업일이 끝날 때마다 기록을 실제 수입과 맞추라고 안내하는데, 정산금 대조는 같은 확인을 정산 묶음마다 적용하는 것입니다. 차이가 남는다면 대개 환불, 수수료, 보류, 시기 차이 중 하나입니다. Shopify 정산금과 은행 입금, 매출과 정산금 대사, Undeposited Funds 잔액을 참고하세요.

정산금 하나가 여러 날에 걸치면 환불과 판매세는 어떻게 처리하나요?

정산금은 정산일이지 판매일이 아닙니다. 매출은 판매한 날짜로 입력하고, 정산금은 플랫폼 잔액을 정리하는 데 사용하세요. 이렇게 해야 장부가 플랫폼 보고서와 일치합니다. 수입이 어느 과세연도에 속하는지는 회계 방식에 따라 달라지며, 아래 "연말"에서 설명합니다.

환불. 환불은 처리한 시점에 매출을 줄입니다. 판매가 지난달 것이어도 마찬가지이며, 환불은 이후 정산금 안에서 차감액으로 나타납니다. Publication 334는 반품에 대한 크레딧과 기타 에누리를 총매출에서 공제하는 항목으로 봅니다. 환불은 처리한 기간에 기록하고, 이미 마감한 달은 건드리지 마세요. 발생주의 사업자는 세무상 시기가 다를 수 있습니다. 환불은 일반적으로 지급한 때, 향후 구매에 쓰는 크레딧은 이후 판매에 적용한 때 반영합니다(26 CFR 1.461-4(g)(3)). 반복 항목 예외를 적용하기로 한 사업자는 연도 말 후 8½개월 이내, 또는 그보다 빠른 신고서 제출일까지 지급한 일부 환불을 이전 연도에 반영할 수 있습니다. 연말에 걸친 환불은 세금 신고 대행인에게 보여 주세요. 환불 기록도 참고하세요.

판매세. 자체 스토어라면 정산금에는 징수한 세금이 포함됩니다. 마켓플레이스가 세금을 직접 징수해 납부하는 경우에는 포함되지 않습니다. 구매자에게 부과된 세금은 위 표와 같이 매출이 아닌 미납 판매세 계정에 입력하고, 판매자인 본인에게 부과된 세금은 총수입에 남기되 납부할 세액을 따로 관리합니다. 분개 방법은 징수·납부한 판매세 기록에서, 어느 주에서 징수해야 하는지는 주별 Shopify 판매세에서 볼 수 있습니다.

연말. 12월 31일에 걸친 정산금에는 두 해의 매출이 섞여 있습니다. 각 매출의 수입이 어느 해에 속하는지는 회계 방식과 사실관계에 따라 달라집니다. 그러므로 12월 31일까지의 매출은 별도 항목으로 두고, 플랫폼의 매출 보고서를 판매일 기준으로 뽑아 한 해 전체를 확인하세요. 예약 주문처럼 배송 전에 대금을 받은 주문은 선수금 규정이 적용될 수 있습니다. 요건을 갖춘 사업자는 그 수입의 일부를 한 해 늦추도록 선택할 수 있으며, 선택은 신고서에서 하거나 회계 방식 변경으로 합니다(26 CFR 1.451-8(g)). 이런 주문도 별도 항목으로 두세요. 회계 방식은 소규모 사업의 현금주의와 발생주의를 참고하세요. 아직 제출하지 않은 신고서에서 연말에 걸친 정산금이 있다면 장부 관리 도움을 받아 보시길 권합니다.

장부는 어느 방식에서든 Form 1099-K와 어떻게 일치시키나요?

Form 1099-K에는 결제 대행사가 그해 역년에 본인에게 정산한 총결제액이 수수료와 환불을 빼기 전 금액으로 기재됩니다. 따라서 어느 방식을 쓰든 정산금이나 순매출과 같지 않습니다. 규정은 결제 대행사가 본인에게 자금을 이체하라는 지시를 제출한 때 결제가 정산된 것으로 보고, 각 거래의 금액은 거래일을 기준으로 정합니다. 그래서 연말 마지막 날의 매출이 다음 해 서식에 나타날 수 있습니다. 같은 규정은 총액을 할인, 수수료, 환불 등 조정 전의 금액으로 정의합니다. 규정의 예시에서도 결제 대행사가 수수료를 떼고 적게 지급했더라도 판매 전액을 보고합니다. 서식 작성 안내는 여기에 배송비를 더하고, 5a~5l번 칸에 월별 금액을 기재하도록 합니다. Publication 334는 이 서식에 판매세처럼 수입이 아닌 항목이 포함될 수 있다고 경고합니다.

카드 결제는 최소 금액 없이 보고됩니다. 작성 안내에 따르면 보고 기준(합계 $20,000 초과이면서 거래 200건 초과)은 제3자 네트워크 거래(결제 앱과 마켓플레이스)에만 적용되고 카드 결제에는 적용되지 않습니다.

수취인이 납세자 번호를 요구되는 방식으로 제공하지 않았다면 결제 대행사가 연방세를 원천징수(백업 원천징수)할 수 있으며, 이는 4번 칸에 표시됩니다(작성 안내). 이는 수수료가 아니라 이미 낸 세금입니다. 받은 해의 신고서에서 연방 소득세 원천징수액으로 청구하세요. 파트너십이나 S corporation은 직접 청구할 수 없고, 파트너나 주주가 청구합니다(IRS Topic 307, Backup withholding).

총매출, 환불, 수수료, 세금을 별도 항목으로 두면 어느 방식으로든 비교할 수 있습니다. 주문별 입력은 추적이 더 쉽고, 정산금별 또는 일별 입력은 각 입력 뒤에 저장해 둔 상세 자료에 의존합니다. 한 해 전체와 매월에 대해 판매일 기준의 플랫폼 매출 보고서와, 이체 날짜가 나오는 정산 보고서를 뽑아 보세요. 두 보고서를 장부와 함께 보관하고, 다음 해에 정산된 연말 매출은 차이로 설명하세요. 그래도 1099-K가 맞지 않는다면 매출과 정산금 대사를 참고하세요.

장부를 다시 작성하지 않고 연중에 방식을 바꿀 수 있나요?

대개 가능하지만 항상 그렇지는 않습니다. 수입을 포함하거나 공제를 받을 적절한 시기와 관련된 중요 항목의 처리 방식을 바꾸는 것은 회계 방식 변경이며, 일반적으로 IRS 승인이 필요하고 Form 3115를 제출해야 합니다. Publication 334는 재고 평가 방식을 바꿀 때도 Form 3115를 제출해야 한다고 합니다. 주문별 입력에서 정산금별 입력으로 옮기더라도 매출을 판매일 기준으로 입력한다면 바뀌는 것은 상세 수준이며 시기는 바뀌지 않습니다. 품목별로 재고를 추적한다면, 주문별 입력을 그만두기 전에 매출원가를 어떻게 계산할지 먼저 정하세요.

상세 수준만 바뀌는 경우, 이전 달을 다시 작성하지 않고 전환하려면 다음 순서로 하세요.

1. 전달의 대사가 끝나고 플랫폼 보고서와 일치하는지 확인한 뒤, 월 초에 전환 기준일을 정합니다.
2. 이전 입력은 이중으로 잡히지 않았는지 확인한 뒤 그대로 둡니다.
3. 기준일부터 입력을 멈추는 쪽의 설정을 끄고, 새 달은 한 곳에서만 입력되게 합니다.
4. 기준일의 정산 대기 계정 잔액이 0원이거나, 아직 정산되지 않은 날의 금액과 같은지 확인합니다. 기준일에 걸친 정산금 하나는 이전 날짜분을 이전 방식으로, 이후 날짜분을 새 방식으로 입력하며, 플랫폼의 날짜별 매출 보고서를 사용합니다.
5. 날짜와 이유를 파일에 적어 두고, 내보내기 파일을 보관합니다.

이전 달이 이중으로 잡혔거나 플랫폼 보고서와 맞지 않을 때만 다시 작성하세요. 전환으로 수입을 잡는 날짜(입금일 기준 또는 판매일 기준)까지 바뀐다면, 신고서에서 해당 수입을 반영하는 기간이 달라질 수 있습니다. 연말 전에 CPA와 먼저 정하세요.

예시

이 예시는 설명을 위한 것이며, 모든 금액은 미국 달러입니다.

월 주문이 400건인 스토어

Shopify 스토어가 정산금마다 한 건씩 입력합니다. 한 정산 기간의 매출은 US$40,000, 환불은 US$300, 결제 수수료는 US$1,200이므로 입금액은 US$38,500입니다(40,000 − 300 − 1,200). 입력에서는 매출 US$40,000을 대변에, 환입 US$300과 수수료 US$1,200을 차변에 기록하고, 정산 대기 계정 US$38,500을 차변에 기록합니다. 은행 피드의 입금은 이 정산 대기 잔액과 대조합니다. 숫자를 단순하게 하려고 판매세는 뺐습니다. 구매자에게 부과되어 정산금에 포함된 세금이 있었다면 입금액이 늘어나고, 그 세금은 매출이 아닌 미납 판매세 계정에 입력합니다.

온라인과 매장에서 함께 판매하는 부티크

한 부티크가 품목별로 원가를 추적합니다. 개당 원가 US$20인 상품 다섯 개를 개당 US$50에 판매합니다. 주문별로 입력하면 매출 US$250, 매출원가 US$100이 나타나고 재고는 다섯 개 줄어듭니다. 정산 요약에는 품목 정보 없이 US$250 합계만 나오므로, 재고와 원가는 실사나 품목별 보고서로 구해야 합니다.

연동 앱과 은행 피드가 모두 입력하는 경우

연동 앱이 매출 US$12,000을 입력합니다. 수수료와 환불이 없다면 같은 매출의 입금액도 US$12,000이고, 은행 피드가 이를 새 수입으로 입력합니다. 한쪽을 없애기 전까지 수입은 US$24,000으로 나타납니다.

상황이 다르다면?

• 연동 앱과 은행 피드가 몇 달째 매출을 두 번 잡았다면: 회계 소프트웨어의 중복 수입부터 보세요. 해당 달이 이미 마감되었거나 신고서에 이중으로 잡힌 수입이 쓰였다면, 무엇을 바로잡고 합계를 어떻게 플랫폼 보고서와 Form 1099-K에 맞출지 장부 관리 도움을 받아 보시길 권합니다.
• 주문량이 너무 많아 직접 입력하기 어렵거나, 품목별 재고, 여러 채널, 여러 주의 판매세가 한 장부에 함께 있다면: 주문별 입력과 정산금별 입력 중 무엇을 택하느냐가 재고, 판매세, 신고서에 영향을 줍니다. 지난 달을 어떻게 바로잡을지, 합계를 Form 1099-K와 어떻게 맞출지까지 포함해 장부 관리 도움으로 정하세요.
• 비교해 보아도 Form 1099-K가 여전히 맞지 않는다면: Shopify 정산금과 은행 입금과 매출과 정산금 대사를 참고하세요. 숫자가 맞지 않을 때는 장부 관리 도움을 받아 보시길 권합니다.
• Amazon에서도 판매하거나, Stripe로 결제를 받거나, POS 시스템으로 매장이나 식당을 운영한다면: Amazon 정산 보고서, Stripe 정산금, POS 일일 매출 기록을 참고하세요.
• 어느 주에서 판매세를 징수해야 하는지 확실하지 않다면: 주별 Shopify 판매세를 참고하세요.
• 장부가 몇 달 밀렸는데 신고서 기한이 다가온다면: 밀린 장부 정리를 본 다음 장부 관리 도움을 받아 보세요.
• 장부 담당자가 어떤 일을 하고 비용이 얼마인지 알고 싶다면: 이커머스 장부 담당자의 업무와 비용을 참고하세요.