Chaque commande Shopify ou POS dans QuickBooks ou Xero?

Faut-il saisir chaque commande Shopify ou POS dans votre logiciel de comptabilité?

Les règles fiscales fédérales américaines n'exigent pas une écriture pour chaque commande. Elles demandent un résultat, pas une façon de passer les écritures. Une entreprise doit tenir des livres ou registres permanents, y compris les stocks, suffisants pour établir le revenu brut, les déductions et les crédits, et l'IRS précise que, sauf dans quelques cas, la loi n'exige aucun type particulier de registres au-delà d'un système qui montre clairement les revenus et les dépenses. Une écriture par commande, par versement ou par jour peut chacune satisfaire à ce critère. La réponse est la même dans QuickBooks, Xero ou tout autre logiciel de comptabilité : la règle porte sur vos registres, pas sur le logiciel.

Une écriture de synthèse ne fonctionne que si les trois conditions suivantes sont remplies :

• Elle ventile les ventes brutes, les rabais, la livraison, les remboursements, les frais et la taxe de vente, et pas seulement le dépôt net.
• Elle concorde avec le rapport de la plateforme et avec le dépôt bancaire.
• Le détail de chaque commande reste récupérable, dans le logiciel ou dans les exportations de la plateforme que vous avez conservées.

Le cas cesse d'être simple lorsque les stocks sont suivis par article, que les ventes passent par plusieurs canaux, que la taxe de vente est due dans de nombreux États, que des clients de gros ont un solde, ou qu'une application qui synchronise la boutique avec votre logiciel de comptabilité (un connecteur) a déjà passé les ventes et les dépôts. Réunissez ces éléments avant de choisir : le rapport des ventes et le rapport des versements de la plateforme pour un mois récent, les relevés bancaires correspondants, les paramètres du connecteur et tout formulaire 1099-K reçu.

Le choix habituel :

Si plusieurs de ces cas s'appliquent, ou si des mois passés ont peut-être été comptés en double, fixez la méthode avant de passer d'autres mois. La dernière section, Votre situation est différente?, indique où va chaque cas.

Que demandent les règles de l'IRS sur les registres, et où le détail des commandes doit-il se trouver?

Les livres doivent faire ressortir le revenu brut, et des pièces justificatives doivent appuyer les écritures. Le détail des commandes n'a pas à se trouver dans le logiciel de comptabilité, mais il doit être récupérable.

La Publication 583 énumère les pièces qui appuient les recettes brutes : rubans de caisse enregistreuse, bordereaux de dépôt bancaire, carnets de reçus, factures et bordereaux de cartes de crédit. Pour une boutique en ligne, l'exportation des commandes et le rapport des versements de la plateforme peuvent jouer le même rôle. Le règlement exige que les registres soient disponibles pour inspection et conservés aussi longtemps que leur contenu peut être utile à l'application d'une loi fiscale; voir combien de temps conserver les registres d'entreprise. Pour les registres informatisés, la publication indique qu'un système de tenue des registres doit comprendre un résumé des opérations de l'entreprise, ordinairement fait dans les livres, et que les registres informatisés doivent concorder avec les livres et la déclaration et donner assez de détails pour retrouver les pièces d'origine. Une écriture de versement qui porte son numéro de versement et qui est classée avec les exportations enregistrées de la plateforme est conçue pour satisfaire à ce critère.

L'IRS peut demander le fichier du logiciel lui-même. Sa foire aux questions sur les registres électroniques indique que les examinateurs demandent la copie de sauvegarde du logiciel de comptabilité dans la plupart des cas où un logiciel est utilisé, et qu'une vérification étendue, comme une vérification du revenu brut, comprendra probablement cette demande. L'examinateur peut alors remonter des rapports jusqu'aux données de base.

Avec des écritures de synthèse, conservez donc vous-même l'exportation des commandes, le rapport des ventes et le rapport des versements de la plateforme pour chaque période. Ne comptez pas sur la plateforme comme seule copie.

Que doit ventiler une écriture de synthèse par jour ou par versement?

Une écriture de synthèse doit montrer chaque composante de l'argent, afin que les livres indiquent toujours le revenu brut, les remboursements, les frais et la taxe de vente. Passer seulement le dépôt net comme ventes cache ces quatre éléments. Une présentation courante, que l'IRS n'impose toutefois pas à l'identique :

La Publication 334 soustrait les retours et rabais des recettes brutes pour obtenir les recettes nettes. Elle précise que les taxes de vente imposées à l'acheteur, que vous devez percevoir et verser, ne sont pas un revenu, mais qu'une taxe de vente imposée à vous, le vendeur, entre dans les recettes brutes. Le cas applicable dépend de l'État.

Les rapports de votre propre plateforme sont la source habituelle de ces lignes; le rapport de synthèse des finances de Shopify et sa documentation sur les versements en sont un exemple. Le nom des rapports varie selon la plateforme : faites correspondre chaque ligne au rapport de la vôtre.

Quand une écriture par commande est-elle la bonne solution?

Une écriture par commande convient lorsque les livres ont besoin d'une information qu'un total par lot ne peut pas contenir.

Lorsque la vente de marchandises est un facteur de production du revenu, une entreprise doit généralement tenir compte des stocks au début et à la fin de l'année, sauf s'il s'agit d'un contribuable petite entreprise (recettes brutes annuelles moyennes d'au plus 32 000 000 $ pour les trois années d'imposition précédentes, et pas un abri fiscal). Avec des écritures de synthèse, les stocks et le coût des marchandises vendues devront peut-être venir d'un dénombrement ou d'un rapport par article plutôt que de chaque vente. Pour ce dénombrement et l'exception des petites entreprises, voir le coût des marchandises vendues à l'annexe C et les stocks ou fournitures des petits vendeurs.

Plus d'écritures signifie plus de temps de révision; l'effet sur les honoraires d'un spécialiste de la tenue de livres est expliqué dans ce que fait et coûte un spécialiste de la tenue de livres pour le commerce électronique.

Quand une écriture par versement ou par jour convient-elle?

Une écriture par versement ou par jour suffit lorsque les livres n'ont besoin que de totaux : volume de commandes élevé, catalogue simple, clients qui paient à l'achat (donc personne ne vous doit de solde) et chiffres de taxe tirés du rapport de taxe de la plateforme.

• Ventes en ligne : une écriture par versement. Chaque versement correspond à un dépôt bancaire, ce qui rend le rapprochement court.
• Point de vente : une écriture par jour. La Publication 334 demande de s'assurer que les registres concordent avec les encaissements réels, en espèces et par carte de crédit, à la fin de chaque jour ouvrable. Le système type de la Publication 583 tient un sommaire quotidien des encaissements en espèces tiré du ruban de la caisse et le reporte dans un sommaire mensuel. Les pourboires, les cartes-cadeaux et les espèces exigent leurs propres lignes; voir saisir les ventes quotidiennes du point de vente.

Un versement couvre plusieurs jours de ventes. Conservez la date de chaque vente dans le rapport des ventes enregistré, et scindez un versement qui chevauche une fin de mois ou d'année pour que chaque période porte ses propres ventes. Dater tout un versement selon la date du versement peut placer des ventes dans la mauvaise période.

Pourquoi un connecteur et un flux bancaire comptent-ils les ventes deux fois?

Un connecteur (l'application qui passe les ventes de votre boutique) et un flux bancaire (le téléchargement automatique des opérations bancaires) comptent en double lorsque les deux inscrivent le même argent comme revenu. Le connecteur passe les ventes. Le flux bancaire propose ensuite le dépôt comme nouvelle opération, et s'il est ajouté au lieu d'être rapproché de l'écriture de versement, les mêmes ventes apparaissent deux fois. Les frais sont comptés en double de la même façon lorsque le connecteur les inscrit comme dépense et qu'une seconde écriture les inscrit encore.

Une seule source doit passer les ventes et les frais. L'autre doit seulement confirmer le dépôt. Deux configurations propres :

1. Le connecteur passe les écritures, le flux bancaire rapproche. Le connecteur passe les ventes, les remboursements et les frais dans un compte de compensation de la plateforme. Le dépôt du flux bancaire est rapproché du versement et solde le compte.
2. Vous passez les écritures, le flux bancaire rapproche. Le connecteur ne passe rien. Vous passez une écriture de synthèse par versement ou par jour, et le dépôt du flux bancaire y est rapproché.

Vérifiez les paramètres de votre connecteur pour savoir ce qu'il passe (ventes, remboursements, frais, versements) et sous quelles dates. Les paramètres varient d'un connecteur à l'autre, et cette page ne peut pas vous dire ce que fait le vôtre. Pour vérifier un double comptage, comparez le revenu d'un mois dans les livres avec les ventes brutes de la plateforme pour les mêmes dates; un revenu proche du double du chiffre de la plateforme en signale un. Voir revenus en double dans le logiciel de comptabilité pour le nettoyage.

Comment prouver qu'une écriture de synthèse concorde avec le rapport de la plateforme et le dépôt bancaire?

Comparez quatre chiffres : les ventes de l'écriture, le versement de l'écriture, le dépôt bancaire et le solde du compte de compensation. Si les quatre concordent, la synthèse tient la route.

Inscrivez le numéro du versement ou la référence bancaire dans la note de l'écriture, et conservez les deux exportations avec le relevé bancaire du mois. Si vous acceptez des paiements par plus d'un processeur, chacun verse séparément; gardez un compte de compensation pour chacun. La Publication 334 conseille de faire concorder les registres avec les encaissements réels à la fin de chaque jour ouvrable; le rapprochement d'un versement applique la même vérification à chaque lot. Un écart restant est généralement un remboursement, des frais, des fonds en attente ou un décalage de date; voir versements Shopify et dépôts bancaires, rapprocher les ventes et les versements et le solde des fonds non déposés.

Comment fonctionnent les remboursements et la taxe de vente lorsqu'un versement couvre plusieurs jours?

Un versement est une date de règlement, pas une date de vente. Passez les ventes selon le jour où elles ont été faites, et laissez le versement faire disparaître le solde de la plateforme. Ainsi, les livres restent alignés sur le rapport de la plateforme. L'année d'imposition où le revenu tombe dépend de votre méthode comptable, traitée sous Fin d'année plus bas.

Remboursements. Un remboursement réduit les ventes à la date où il est émis, même si la vente date du mois dernier, et il apparaît comme une déduction dans un versement ultérieur. La Publication 334 traite les crédits pour marchandises retournées et les autres rabais comme des déductions des ventes brutes. Inscrivez le remboursement dans la période où il est émis et ne touchez pas au mois clos. Pour une entreprise qui utilise la méthode d'exercice, le moment fiscal peut différer : un remboursement compte généralement lorsqu'il est payé, et un crédit applicable à des achats futurs lorsqu'il est appliqué à une vente ultérieure (26 CFR 1.461-4(g)(3)). Une entreprise qui a adopté l'exception pour les éléments récurrents peut compter dans l'année antérieure certains remboursements payés dans les 8½ mois suivant la fin de l'année, ou au plus tard à la date de production de la déclaration lorsque cette date vient plus tôt. Montrez à un préparateur tout remboursement qui chevauche la fin de l'année; voir inscrire les remboursements dans les livres.

Taxe de vente. Dans votre propre boutique, le versement comprend la taxe perçue; si une place de marché perçoit et verse elle-même la taxe, il ne la comprend pas. La taxe imposée à l'acheteur va dans un compte à payer, pas dans les ventes, comme le montre le tableau; la taxe imposée à vous, le vendeur, reste dans les recettes brutes, la taxe due étant suivie séparément. Les écritures sont expliquées dans inscrire la taxe de vente perçue et versée, et les États où percevoir la taxe dans la taxe de vente Shopify par État.

Fin d'année. Un versement qui chevauche le 31 décembre contient des ventes de deux années. L'année à laquelle le revenu de chaque vente appartient dépend de votre méthode comptable et des faits; gardez donc les ventes jusqu'au 31 décembre sur leur propre ligne et produisez le rapport des ventes de la plateforme selon la date de vente pour l'année. Les commandes payées avant d'être expédiées, comme les précommandes, peuvent relever des règles sur les paiements anticipés, qui permettent à une entreprise admissible de choisir de reporter une partie de ce revenu d'un an; le choix se fait dans la déclaration, ou par un changement de méthode (26 CFR 1.451-8(g)). Gardez aussi ces commandes sur leur propre ligne. Pour les méthodes, voir méthode de caisse ou méthode d'exercice pour une petite entreprise. Un versement qui chevauche la fin de l'année sur une déclaration non encore produite mérite d'être soumis à l'aide en tenue de livres.

Comment vos livres se rapprochent-ils du formulaire 1099-K, selon l'une ou l'autre méthode?

Le formulaire 1099-K déclare les paiements bruts qu'un processeur vous a réglés durant l'année civile, avant les frais et les remboursements; il ne sera donc égal ni aux versements ni aux ventes nettes, quelle que soit la méthode. Le règlement considère qu'un paiement est réglé lorsque le processeur soumet l'instruction de vous transférer les fonds, et fixe le montant en dollars de chaque opération à la date de l'opération. Une vente faite le dernier jour de l'année peut donc figurer sur le formulaire de l'année suivante. Le même règlement définit le montant brut sans égard aux ajustements pour rabais, frais, remboursements ou autres montants. Son propre exemple déclare la vente complète même si le processeur a versé moins après des frais. Les instructions du formulaire ajoutent la livraison à cette liste et donnent des montants mois par mois aux cases 5a à 5l. La Publication 334 avertit que le formulaire peut comprendre des éléments qui ne sont pas des recettes, comme la taxe de vente.

Les paiements par carte sont déclarés sans seuil minimum. Les instructions n'appliquent un seuil de déclaration, soit un total supérieur à 20 000 $ et plus de 200 opérations, qu'aux opérations par réseau tiers (applications de paiement et places de marché), pas aux paiements par carte.

Un processeur peut retenir l'impôt fédéral (retenue de réserve) lorsqu'un bénéficiaire n'a pas fourni son numéro d'identification fiscale de la manière exigée, et il l'indique à la case 4 (instructions). C'est de l'impôt déjà payé, pas des frais : demandez-le comme impôt fédéral retenu dans la déclaration de l'année de réception. Une société de personnes ou une société de type S ne peut pas le demander elle-même; ce sont ses associés ou ses actionnaires qui le font (IRS Topic 307, retenue de réserve).

L'une ou l'autre méthode peut appuyer la comparaison si les ventes brutes, les remboursements, les frais et la taxe restent sur des lignes distinctes. Les écritures par commande facilitent le repérage; les écritures par versement ou par jour reposent sur le détail conservé derrière chacune. Produisez le rapport des ventes de la plateforme selon la date de vente et son rapport des versements, qui montre les dates de transfert, pour toute l'année et pour chaque mois. Conservez les deux avec les livres et faites le pont avec les ventes de fin d'année réglées l'année suivante. Si un formulaire 1099-K ne concorde toujours pas, voir rapprocher les ventes et les versements.

Peut-on changer de méthode en cours d'année sans refaire les livres?

Souvent, mais pas toujours. Un changement dans le traitement d'un élément important, c'est-à-dire un élément qui touche le bon moment pour inclure un revenu ou prendre une déduction, est un changement de méthode comptable, et il exige généralement l'accord de l'IRS au moyen du formulaire 3115. La Publication 334 précise aussi que changer la méthode comptable des stocks exige de produire le formulaire 3115. Passer d'écritures par commande à des écritures par versement, les ventes restant datées selon la date de vente, change le niveau de détail, pas le moment. Si vous suivez les stocks par article, décidez comment le coût des marchandises vendues sera calculé avant d'abandonner les écritures par commande.

Si seul le niveau de détail change, voici comment changer sans refaire les mois antérieurs :

1. Choisissez une date de coupure au début d'un mois, après que le mois précédent est rapproché et concorde avec le rapport de la plateforme.
2. Laissez les écritures antérieures telles quelles, une fois confirmé qu'elles ne comptent pas en double.
3. Désactivez la source qui cesse de passer des écritures à la date de coupure, pour qu'une seule source enregistre les nouveaux mois.
4. Vérifiez que le compte de compensation est à zéro à la date de coupure, ou égal aux jours pas encore versés. Pour le versement qui chevauche la date de coupure, passez les premiers jours selon l'ancienne méthode et les derniers jours selon la nouvelle, à l'aide du rapport des ventes de la plateforme par date.
5. Notez la date et la raison dans le dossier, et conservez les exportations.

Ne refaites les mois antérieurs que s'ils comptent en double ou ne concordent pas avec les rapports de la plateforme. Si le changement modifiait aussi la date où le revenu est compté (date du dépôt plutôt que date de la vente), cela pourrait changer la période où la déclaration le reprend. Réglez ce point avec un CPA (Certified Public Accountant) avant la fin de l'année.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars américains.

Une boutique de 400 commandes par mois

Une boutique Shopify passe une écriture par versement. Sur la période du versement, les ventes sont de 40 000 $ US, les remboursements de 300 $ US et les frais du processeur de 1 200 $ US; le dépôt est donc de 38 500 $ US (40 000 − 300 − 1 200). L'écriture crédite les ventes de 40 000 $ US, débite les retours de 300 $ US et les frais de 1 200 $ US, et débite le compte de compensation de 38 500 $ US. Le dépôt du flux bancaire est rapproché de ce solde de compensation. La taxe de vente est omise pour garder les chiffres simples. Une taxe imposée à l'acheteur et perçue dans le versement augmenterait le dépôt et serait passée dans un compte à payer, pas dans les ventes.

Une boutique qui vend en ligne et en magasin

Une boutique suit le coût par article. Cinq unités d'un produit qui coûtent chacune 20 $ US se vendent 50 $ US chacune. Passée commande par commande, la vente montre 250 $ US de ventes, 100 $ US de coût des marchandises vendues et des stocks en baisse de cinq. Une synthèse de versement montrerait les 250 $ US sans article, de sorte que les stocks et le coût demanderaient un dénombrement ou un rapport par article.

Un connecteur et un flux bancaire passent tous deux les écritures

Un connecteur inscrit 12 000 $ US de ventes. Sans frais ni remboursements, le dépôt pour ces mêmes ventes est aussi de 12 000 $ US, et le flux bancaire l'inscrit comme nouveau revenu. Le revenu indique 24 000 $ US jusqu'à ce qu'un des deux côtés soit retiré.

Votre situation est différente?

• Le connecteur et le flux bancaire comptent les ventes en double depuis des mois : commencez par revenus en double dans le logiciel de comptabilité. Si ces mois sont clos, ou si une déclaration a déjà utilisé le revenu doublé, ce qu'il faut corriger et la façon de rapprocher les totaux des rapports de la plateforme et du formulaire 1099-K méritent d'être soumis à l'aide en tenue de livres.
• Le volume de commandes est trop élevé pour passer les écritures à la main, ou les stocks par article, plusieurs canaux et la taxe de vente dans de nombreux États se trouvent tous dans les mêmes livres : le choix entre une écriture par commande et une écriture par versement touche les stocks, la taxe de vente et la déclaration. Réglez-le avec l'aide en tenue de livres, y compris la façon de réparer les mois passés et de rapprocher les totaux du formulaire 1099-K.
• Votre formulaire 1099-K ne concorde toujours pas après la comparaison : voir versements Shopify et dépôts bancaires et rapprocher les ventes et les versements; des chiffres qui ne se rapprochent pas méritent d'être soumis à l'aide en tenue de livres.
• Vous vendez aussi sur Amazon, acceptez des paiements par Stripe, ou exploitez une boutique ou un restaurant avec un système de point de vente : voir rapports de règlement Amazon, versements Stripe et saisir les ventes quotidiennes du point de vente.
• Vous ne savez pas dans quels États percevoir la taxe de vente : voir la taxe de vente Shopify par État.
• Vos livres ont des mois de retard et une déclaration est à produire : voir rattraper des livres en retard, puis aide en tenue de livres.
• Vous voulez savoir ce qu'un spécialiste de la tenue de livres prendrait en charge et facturerait : voir coût et portée d'un spécialiste de la tenue de livres pour le commerce électronique.