Shopify/POS 订单：逐笔入账，还是按结算款汇总？

Shopify 或 POS 的每个订单，都必须录入记账软件吗？

联邦税法并不要求每个订单都有一笔分录。税法只看结果，不管您怎么入账。企业必须保存能够证明总收入、扣除和税额抵免的永久性账簿或记录，包括存货记录。IRS 也表示，除少数情况外，法律并不要求使用任何特定形式的记录，只要账务体系能清楚反映收入和支出即可。按订单、按结算款或按天入账，都可以达到这个要求。无论用 QuickBooks、Xero 还是其他记账软件，答案都一样：规则针对的是您的记录，不是软件。

汇总分录要同时满足以下三点，才算可行：

• 分录要拆分出销售总额、折扣、运费、退款、手续费和销售税，不能只记净入账金额。
• 分录能对上平台报表和银行入账。
• 订单明细随时可以调出，存放在软件里，或保存在平台导出的文件里都可以。

遇到下面这些情况，事情就不简单了：按商品跟踪库存、通过多个渠道销售、要在多个州缴销售税、批发客户有欠款，或者把网店同步到记账软件的应用（connector，即同步应用）已经记过销售和入账。选方法之前，请先备齐：平台最近一个月的销售报表和结算款报表、对应的银行对账单、同步应用的设置，以及您收到的 1099-K 表。

常见的适用做法：

如果以上几项同时存在，或者以前的月份可能已经重复入账，请先定下方法，再继续记后面的月份。最后一节“您的情况不同？”列出了各种情况该看哪里。

IRS 的记录规定有哪些要求？订单明细必须存放在哪里？

账簿必须反映总收入，各笔分录要有凭证支持。订单明细不必放在记账软件里，但必须能调出来。

第 583 号出版物列出了可以证明总收入的凭证：收银机小票、银行存款单、收据本、发票和信用卡签购单。对网店来说，平台的订单导出文件和结算款报表可以起同样的作用。法规要求记录随时可供检查，并且只要内容可能与任何税法有关，就要一直保存；详见商业记录应该保存多久。关于软件记录，该出版物说，记录保存体系应包含业务交易汇总（通常记在账簿里），电脑记录必须能与账簿和税表对上，并且细节足以追溯到原始凭证。如果结算款分录带有结算款编号，并与保存好的平台导出文件放在一起，就符合这一要求。

IRS 可以要求您提供软件文件本身。IRS 的电子记录常见问题说，只要使用了记账软件，审查人员在大多数情况下都会要求提供软件备份；像核实总收入这样范围较广的审计，很可能包括这一要求。审查人员随后可以从报表一路查到底层数据。

所以采用汇总分录时，每个期间的平台订单导出文件、销售报表和结算款报表，都要自己保存一份。不要把平台当作唯一的备份。

每日或结算款汇总分录必须拆分出哪些项目？

汇总分录要把款项的每个组成部分都列出来，这样账簿才能分别反映总收入、退款、手续费和销售税。如果只把净入账金额记成销售额，这四项就都被掩盖了。常见的分录写法如下，IRS 并未要求必须用这种格式：

第 334 号出版物的算法是：总收入减去销售退回与折让，得出净收入。该出版物说，由买家承担、您必须代收并上缴的销售税不算收入，但由您这个卖家承担的销售税要计入总收入。具体属于哪一种，取决于所在的州。

这些行项目的数据通常来自平台自己的报表。例如 Shopify 的财务汇总报表和结算款文档。各平台的报表名称不同，请把每个行项目对应到您所用平台自己的报表。

什么情况下适合每个订单一笔分录？

账簿需要批量合计无法提供的信息时，适合每个订单一笔分录。

销售商品是产生收入的因素之一时，企业一般必须在年初和年末计入存货；但属于小企业纳税人的除外（前三个纳税年度的平均年度总收入不超过 $32,000,000，且不是避税工具）。采用汇总分录时，存货和销货成本可能要靠盘点或商品明细报表得出，而不是来自每笔销售。关于盘点和小企业例外，请看Schedule C 上的销货成本和小卖家的存货与耗材。

分录越多，审核时间越长。这会怎样影响记账员的收费，请看电商记账员做什么、收费多少。

什么情况下适合每笔结算款或每天一笔分录？

只需要合计数时，每笔结算款或每天一笔分录就够了：订单量大、商品种类简单、客户在结账时付款（没人欠您款项），税额数据取自平台的税务报表。

• 网店销售：每笔结算款一笔分录。 每笔结算款对应一笔银行入账，核对起来更简短。
• POS 销售：每天一笔分录。 第 334 号出版物建议，每个营业日结束时，确保记录与实际的现金和信用卡收款相符。第 583 号出版物中的示范体系，是根据收银机小票每天汇总一份现金收款记录，再汇入月度汇总。小费、礼品卡和现金需要各自单独记一行；请看记录每日 POS 销售。

一笔结算款通常涵盖几天的销售。请在保存的销售报表里保留每笔销售的日期。如果一笔结算款跨了月末或年末，要把它拆开，让每个期间记入自己的销售。如果整笔结算款都按打款日期入账，销售可能记错期间。

为什么同步应用和银行数据同步会把销售算两次？

同步应用（connector，即把网店销售记入账簿的应用）和银行数据同步（bank feed，即自动下载银行交易），在两者都把同一笔钱记为收入时，就会重复计算。同步应用先记入销售；银行数据同步随后又把这笔入账当成新交易。如果这笔交易被新增、而没有与结算款分录匹配，同一笔销售就出现了两次。手续费也会同样重复：同步应用已把它记为费用，另一笔分录又记了一次。

销售和手续费应由一个来源入账。另一个只用来确认入账。有两种做法比较干净：

1. 同步应用入账，银行数据同步负责匹配。 同步应用把销售、退款和手续费记入平台过渡账户。银行数据同步里的入账与结算款匹配，并冲平该账户。
2. 您自己入账，银行数据同步负责匹配。 同步应用不记任何内容。您为每笔结算款或每天记一笔汇总分录，银行数据同步里的入账与它匹配。

请查看同步应用自己的设置，了解它记录什么（销售、退款、手续费、结算款）以及按哪个日期记。不同同步应用的设置不一样，本文无法告诉您您的那个怎么设置。要检查是否重复，可以把账簿里一个月的收入与平台同期的销售总额对比；收入接近平台数字的两倍，就说明有重复。清理方法请看记账软件里的重复收入。

怎样证明汇总分录与平台报表、银行入账对得上？

对比四个数字：分录上的销售额、分录上的结算款、银行入账金额和过渡账户余额。四个都一致，汇总分录就站得住。

请把结算款编号或银行参考号写进分录备注，并把两份导出文件与当月的银行对账单一起保存。如果通过多个支付处理商收款，各家的打款是分开的，要为每家各设一个过渡账户。第 334 号出版物建议每个营业日结束时，让记录与实际收款相符；结算款核对，是把同样的检查用到每一批款项上。剩下的差额通常是退款、手续费、冻结款或时间差；请看 Shopify 结算款与银行入账、销售与结算款对账和未存入资金余额。

一笔结算款涵盖多天时，退款和销售税怎么处理？

结算款对应的是结算日期，不是销售日期。销售要按发生当天入账，让结算款冲平平台余额。这样账簿才能与平台报表对上。收入属于哪个纳税年度，取决于您的会计方法，见下文“年末”。

退款。 退款在办理时冲减销售额，即使这笔销售发生在上个月；它会作为扣减项出现在之后的某笔结算款中。第 334 号出版物把退货抵免和其他折让视为总销售额的扣减项。请把退款记在办理退款的期间，已结账的月份不要改动。对于采用权责发生制的企业，税务上的时间可能不同：退款一般在付款时计算，抵免未来购货的款项则在用于后续销售时计算（26 CFR 1.461-4(g)(3)）。已采用经常性项目例外的企业，对于在年末后 8½ 个月内（或在税表申报日之前，以较早者为准）付出的部分退款，可以计入较早的那一年。凡是跨年末的退款，请拿给报税人员看；请看记录退款。

销售税。 在您自己的网店，结算款包含代收的税款；如果由电商平台自己代收并缴纳税款，则不包含。由买家承担的税款记入应付账户，不记入销售额，如上表所示；由您这个卖家承担的税款仍计入总收入，应缴的税额另外单独跟踪。分录写法见记录代收和已缴的销售税；要在哪些州代收，见各州 Shopify 销售税。

年末。 跨 12 月 31 日的结算款，包含两个年度的销售。每笔销售的收入属于哪一年，取决于您的会计方法和具体事实，所以请把截至 12 月 31 日的销售单独记一行，并按销售日期运行平台的全年销售报表。发货前就已付款的订单（如预售），可能适用预收款规则：符合条件的企业可以选择把部分收入推迟一年；这项选择在税表上作出，或通过变更会计方法作出（26 CFR 1.451-8(g)）。这类订单也请单独记一行。各种方法请看小企业用收付实现制还是权责发生制。如果跨年末的结算款涉及尚未申报的税表，建议拿给记账服务看看。

不论用哪种方法，账簿怎样与 1099-K 表对上？

1099-K 表报告的是支付处理商在日历年内向您结算的总付款额，扣除手续费和退款之前的金额，所以无论哪种方法，它都不会等于结算款总额或净销售额。法规规定，处理商发出向您转账的指令时，这笔付款即视为已结算，每笔交易的金额按交易日期确定。因此，年内最后一天的一笔销售，可能出现在下一年的表上。同一法规还规定，总额的计算不考虑折扣、手续费、退款或其他金额的调整。法规自己的例子就是：处理商扣完手续费后实际付出的更少，但仍按全额销售额申报。表格填报说明还把运费加了进去，并在第 5a 至 5l 栏按月列出金额。第 334 号出版物提醒，该表可能包含并非收入的项目，例如销售税。

银行卡付款的申报没有最低金额限制。填报说明中的申报门槛（总额超过 $20,000，且交易超过 200 笔），只适用于第三方网络交易（支付 App 和电商平台），不适用于银行卡付款。

收款人没有按规定方式提供纳税识别号码时，处理商可以预扣联邦税款（备用预扣税），并在第 4 栏中列示（填报说明）。这是已经缴纳的税款，不是手续费：请在收到该款项当年的税表上，把它作为已预扣的联邦所得税申报。合伙企业或 S 公司自己不能申请抵免，要由其合伙人或股东来申请（IRS 第 307 号专题，备用预扣税）。

只要总销售额、退款、手续费和税额各自单独记一行，两种方法都能用来对比。按订单入账，更容易追查；按结算款或按天入账，则要靠每笔分录背后保存的明细。请按销售日期运行平台的销售报表，并运行显示转账日期的结算款报表，覆盖全年和每个月。两份报表都与账簿一起保存，并把在下一年才结算的年末销售补算进去。如果 1099-K 表仍然对不上，请看销售与结算款对账。

年中换方法，不用重做账目吗？

通常可以，但不一定。改变重要项目的处理方式，也就是涉及收入或扣除的正确入账时间的项目，属于会计方法变更，一般需要 IRS 批准，并使用 3115 表。第 334 号出版物还说，变更存货的会计方法，也要提交 3115 表。从按订单入账改为按结算款入账，只要销售仍按销售日期入账，变的是明细程度，不是入账时间。如果您按商品跟踪库存，在放弃按订单入账之前，先定好销货成本怎么计算。

如果只改变明细程度，不重做之前的月份，可以这样切换：

1. 选一个月初作为切换日，要求前一个月已核对完毕并与平台报表对上。
2. 确认之前的分录没有重复计算后，原样保留。
3. 切换日起，关闭停止入账的那个来源，让新的月份只有一个来源记账。
4. 检查切换日的过渡账户是否为零，或等于尚未打款的那几天。对于跨越切换日的那一笔结算款，用平台按日期的销售报表，把前面几天按旧方法入账，后面几天按新方法入账。
5. 在文件里写明日期和原因，并保留导出文件。

只有在以前的月份有重复计算，或与平台报表对不上时，才需要重做。如果切换还会改变收入的计入日期（按入账日期还是按销售日期），税表计入收入的期间也可能随之改变。请在年末之前与 CPA 确定。

示例

以下示例仅作说明；所有金额均为美元。

每月 400 个订单的店铺

一家 Shopify 店铺每笔结算款记一笔分录。在这个结算期内，销售额是 US$40,000，退款 US$300，处理商手续费 US$1,200，所以入账金额是 US$38,500（40,000 − 300 − 1,200）。分录贷记销售额 US$40,000，借记销售退回 US$300 和手续费 US$1,200，借记过渡账户 US$38,500。银行数据同步里的入账与这笔过渡账户余额匹配。为了让数字简单，这里没有计入销售税。如果有由买家承担、并在结算款中收取的税款，入账金额会更高，这笔税款要记入应付账户，不记入销售额。

线上线下都卖的精品店

一家精品店按商品跟踪成本。某商品每件成本 US$20，卖出五件，每件售价 US$50。按订单入账时，这笔销售显示销售额 US$250、销货成本 US$100，库存减少五件。结算款汇总只会显示 US$250，没有商品信息，所以库存和成本要靠盘点或商品明细报表来补。

同步应用和银行数据同步都入了账

同步应用记入 US$12,000 的销售。没有手续费和退款，这些销售对应的入账也是 US$12,000，而银行数据同步又把它记为新收入。在去掉其中一边之前，收入会显示为 US$24,000。

您的情况不同？

• 同步应用和银行数据同步已把销售重复计算了好几个月：请先看记账软件里的重复收入。如果这些月份已经结账，或者税表已经用了重复计算的收入，那么要更正什么、怎样把合计数重新对上平台报表和 1099-K 表，值得拿给记账服务看看。
• 订单量太大、无法手工入账，或者按商品库存、多个渠道和多州销售税都在同一套账里：按订单入账还是按结算款入账，会影响存货、销售税和税表。请与记账服务一起确定，包括怎样修复以前的月份，以及合计数怎样对上 1099-K 表。
• 您的 1099-K 表做完对比后仍然对不上：请看 Shopify 结算款与银行入账和销售与结算款对账；对不上的数字，值得拿给记账服务看看。
• 您还在 Amazon 销售、通过 Stripe 收款，或用 POS 系统经营店铺或餐厅：请看 Amazon 结算报告、Stripe 结算款和记录每日 POS 销售。
• 您不确定该在哪些州代收销售税：请看各州 Shopify 销售税。
• 您的账目已落后好几个月，而且有税表快到期：请看补做逾期账目，然后看记账服务。
• 您想知道记账员会处理哪些事、收费多少：请看电商记账员的收费和服务范围。