Ghi từng đơn Shopify hay POS vào QuickBooks, Xero?

Có bắt buộc nhập từng đơn Shopify hoặc POS vào phần mềm kế toán không?

Quy định thuế liên bang không bắt buộc phải ghi một bút toán cho mỗi đơn hàng. Quy định chỉ yêu cầu kết quả, không quy định cách ghi sổ. Doanh nghiệp phải lưu giữ sổ sách hoặc hồ sơ thường trực, kể cả hàng tồn kho, đủ để xác định tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) cũng cho biết, trừ một vài trường hợp, luật không đòi hỏi loại hồ sơ đặc biệt nào, miễn là hệ thống ghi chép thể hiện rõ thu nhập và chi phí. Ghi từng đơn, từng payout hoặc từng ngày đều có thể đạt yêu cầu này. Câu trả lời giống nhau với QuickBooks, Xero hay bất kỳ phần mềm kế toán nào: quy định nói về hồ sơ của bạn, không nói về phần mềm.

Bút toán tổng chỉ dùng được khi đủ cả ba điều kiện sau:

• Bút toán tách riêng doanh thu gộp, chiết khấu, phí vận chuyển, hoàn tiền, phí và thuế bán hàng, không chỉ ghi số tiền ròng nhận được.
• Bút toán khớp với báo cáo của nền tảng và với khoản tiền vào ngân hàng.
• Chi tiết từng đơn vẫn truy xuất được, trong phần mềm hoặc trong các tệp xuất đã lưu từ nền tảng.

Trường hợp của bạn sẽ không còn đơn giản khi hàng tồn kho được theo dõi theo từng mặt hàng, doanh số đến từ nhiều kênh, bạn phải nộp thuế bán hàng ở nhiều tiểu bang, khách mua sỉ còn dư nợ, hoặc một ứng dụng đồng bộ cửa hàng vào phần mềm kế toán (connector) đã ghi sẵn doanh số và khoản tiền vào. Trước khi chọn cách ghi, hãy chuẩn bị: báo cáo doanh số và báo cáo payout của nền tảng trong một tháng gần đây, sao kê ngân hàng tương ứng, phần cài đặt của connector và Form 1099-K bạn đã nhận (nếu có).

Cách ghi thường phù hợp:

Nếu bạn rơi vào nhiều trường hợp trên, hoặc các tháng trước có thể đã bị tính trùng, hãy chốt phương pháp trước khi ghi thêm các tháng sau. Phần cuối, Trường hợp của bạn có khác không?, chỉ ra hướng xử lý cho từng tình huống.

Quy định hồ sơ của IRS yêu cầu gì, và chi tiết đơn hàng phải nằm ở đâu?

Sổ sách phải thể hiện tổng thu nhập, và chứng từ phải làm căn cứ cho các bút toán. Chi tiết đơn hàng không bắt buộc nằm trong phần mềm kế toán, nhưng phải truy xuất được.

Publication 583 liệt kê các chứng từ chứng minh tổng doanh thu: băng ghi của máy tính tiền, phiếu nộp tiền vào ngân hàng, sổ biên nhận, hóa đơn và phiếu thanh toán thẻ tín dụng. Với cửa hàng online, tệp xuất đơn hàng và báo cáo payout của nền tảng có thể đóng vai trò tương tự. Quy định yêu cầu hồ sơ phải sẵn sàng cho việc kiểm tra và phải được giữ chừng nào nội dung còn có thể liên quan đến bất kỳ luật thuế nào; xem thời gian lưu giữ hồ sơ kinh doanh. Với hồ sơ trong phần mềm, publication này nêu rằng hệ thống lưu giữ hồ sơ nên có bản tóm tắt các giao dịch kinh doanh, thường được lập trong sổ sách, và hồ sơ máy tính phải khớp với sổ sách và tờ khai, đồng thời đủ chi tiết để xác định chứng từ gốc. Một bút toán payout có ghi mã payout và được lưu cùng các tệp xuất của nền tảng là cách ghi đáp ứng được yêu cầu này.

IRS có thể yêu cầu cung cấp chính tệp phần mềm. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ điện tử của IRS cho biết nhân viên kiểm tra thuế yêu cầu bản sao lưu của phần mềm kế toán trong hầu hết các trường hợp doanh nghiệp dùng phần mềm, và một cuộc kiểm tra rộng, chẳng hạn kiểm tra tổng thu nhập, nhiều khả năng sẽ có yêu cầu này. Khi đó nhân viên kiểm tra có thể đi từ các báo cáo xuống dữ liệu gốc.

Vì vậy, khi dùng bút toán tổng, hãy tự lưu tệp xuất đơn hàng, báo cáo doanh số và báo cáo payout của nền tảng cho từng kỳ. Đừng coi nền tảng là nơi lưu bản duy nhất.

Bút toán tổng theo ngày hoặc theo payout phải tách riêng những khoản nào?

Bút toán tổng phải thể hiện từng thành phần của số tiền, để sổ sách vẫn ghi rõ tổng thu nhập, hoàn tiền, phí và thuế bán hàng. Nếu chỉ ghi số tiền ròng nhận được là doanh thu, cả bốn khoản này sẽ bị che mất. Dưới đây là cách trình bày phổ biến, nhưng IRS không bắt buộc đúng bố cục này:

Publication 334 trừ hàng trả lại và giảm giá khỏi tổng doanh thu để ra doanh thu ròng. Publication này nêu rằng thuế bán hàng đánh trên người mua, mà bạn phải thu và nộp lại, không phải là thu nhập, còn thuế bán hàng đánh trên bạn với tư cách người bán thì nằm trong tổng doanh thu. Trường hợp nào áp dụng tùy theo tiểu bang.

Báo cáo riêng của nền tảng thường là nguồn cho các dòng này; báo cáo tổng hợp tài chính và tài liệu về payout của Shopify là một ví dụ. Tên báo cáo khác nhau tùy nền tảng, nên hãy đối chiếu từng dòng với báo cáo của nền tảng bạn dùng.

Khi nào nên ghi một bút toán cho mỗi đơn hàng?

Nên ghi một bút toán cho mỗi đơn hàng khi sổ sách cần thông tin mà số tổng của cả lô không thể hiện được.

Khi bán hàng hóa là yếu tố tạo ra thu nhập, doanh nghiệp nói chung phải tính hàng tồn kho vào đầu năm và cuối năm, trừ khi là doanh nghiệp nhỏ theo quy định (tổng doanh thu bình quân hằng năm của ba năm thuế trước là $32.000.000 trở xuống, và không phải là tax shelter). Khi dùng bút toán tổng, số tồn kho và giá vốn hàng bán có thể phải lấy từ kiểm kê hoặc báo cáo theo từng mặt hàng, thay vì từ từng đơn bán. Về cách kiểm kê và ngoại lệ cho doanh nghiệp nhỏ, xem giá vốn hàng bán trên Schedule C và hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ.

Càng nhiều bút toán thì càng mất thời gian kiểm tra; ảnh hưởng đến phí của nhân viên ghi sổ được giải thích trong nhân viên ghi sổ cho cửa hàng thương mại điện tử làm gì và tính phí ra sao.

Khi nào nên ghi một bút toán cho mỗi payout hoặc mỗi ngày?

Ghi một bút toán cho mỗi payout hoặc mỗi ngày là đủ khi sổ sách chỉ cần số tổng: số đơn nhiều, danh mục sản phẩm đơn giản, khách trả tiền ngay khi thanh toán nên không ai còn nợ bạn, và số liệu thuế lấy từ báo cáo thuế của nền tảng.

• Bán online: một bút toán cho mỗi payout. Mỗi payout khớp với một khoản tiền vào ngân hàng, nên việc đối chiếu gọn hơn.
• Bán tại quầy (POS): một bút toán cho mỗi ngày. Publication 334 hướng dẫn phải bảo đảm sổ sách khớp với tiền mặt và tiền thẻ thực nhận vào cuối mỗi ngày kinh doanh. Hệ thống mẫu trong Publication 583 lập bản tóm tắt tiền mặt thu hằng ngày từ băng ghi của máy tính tiền rồi cộng dồn vào bản tóm tắt hằng tháng. Tiền boa, thẻ quà tặng và tiền mặt cần có dòng riêng; xem cách ghi doanh số POS hằng ngày.

Một payout gồm doanh số của nhiều ngày. Hãy giữ ngày bán của từng đơn trong báo cáo doanh số đã lưu, và tách payout nằm vắt qua cuối tháng hoặc cuối năm để mỗi kỳ ghi đúng doanh số của mình. Nếu ghi cả payout theo ngày nhận tiền, doanh số có thể bị ghi sai kỳ.

Vì sao connector và nguồn cấp dữ liệu ngân hàng làm doanh thu bị tính hai lần?

Connector (ứng dụng ghi doanh số của cửa hàng vào sổ) và nguồn cấp dữ liệu ngân hàng (bank feed, tức việc tự động tải giao dịch ngân hàng về) sẽ tính trùng khi cả hai cùng ghi một khoản tiền là thu nhập. Connector ghi doanh số. Sau đó bank feed đưa khoản tiền vào ngân hàng ra như một giao dịch mới, và nếu bạn thêm nó vào thay vì đối chiếu với bút toán payout, cùng một doanh số sẽ xuất hiện hai lần. Phí cũng bị tính trùng theo cách tương tự khi connector đã ghi phí là chi phí và một bút toán thứ hai lại ghi lần nữa.

Chỉ một nguồn nên ghi doanh số và phí. Nguồn còn lại chỉ xác nhận khoản tiền vào. Hai cách thiết lập gọn:

1. Connector ghi sổ, bank feed đối chiếu. Connector ghi doanh số, hoàn tiền và phí vào tài khoản trung gian của nền tảng. Khoản tiền vào từ bank feed được đối chiếu với payout và làm hết số dư tài khoản đó.
2. Bạn ghi sổ, bank feed đối chiếu. Connector không ghi gì. Bạn ghi một bút toán tổng cho mỗi payout hoặc mỗi ngày, và khoản tiền vào từ bank feed được đối chiếu với bút toán đó.

Hãy xem phần cài đặt của connector để biết nó ghi những gì (doanh số, hoàn tiền, phí, payout) và theo ngày nào. Cài đặt khác nhau tùy connector, và trang này không thể cho bạn biết connector của bạn làm gì. Để kiểm tra xem có bị tính trùng không, hãy so thu nhập một tháng trong sổ sách với doanh thu gộp của nền tảng trong cùng khoảng ngày; thu nhập gần gấp đôi số của nền tảng là dấu hiệu bị tính trùng. Cách sửa xem trong thu nhập bị trùng trong phần mềm kế toán.

Làm sao chứng minh bút toán tổng khớp với báo cáo của nền tảng và khoản tiền vào ngân hàng?

Hãy so sánh bốn con số: doanh số trên bút toán, payout trên bút toán, khoản tiền vào ngân hàng và số dư tài khoản trung gian. Nếu cả bốn khớp nhau thì bút toán tổng đứng vững.

Hãy ghi mã payout hoặc mã tham chiếu ngân hàng vào phần ghi chú của bút toán, và lưu cả hai tệp xuất cùng sao kê ngân hàng của tháng đó. Nếu bạn nhận tiền qua nhiều đơn vị xử lý thanh toán, mỗi đơn vị chuyển tiền riêng; hãy lập một tài khoản trung gian cho từng đơn vị. Publication 334 khuyên cân đối sổ sách với số tiền thực nhận vào cuối mỗi ngày kinh doanh; đối chiếu payout là áp dụng cùng phép kiểm tra đó cho từng lô. Phần chênh lệch còn lại thường là một khoản hoàn tiền, phí, khoản giữ lại hoặc chênh lệch về thời điểm; xem payout Shopify và tiền vào ngân hàng, đối chiếu doanh số và payout và số dư Undeposited Funds.

Hoàn tiền và thuế bán hàng được xử lý thế nào khi một payout gồm nhiều ngày?

Ngày payout là ngày chuyển tiền, không phải ngày bán. Hãy ghi doanh số theo ngày phát sinh và để payout làm hết số dư của nền tảng. Cách này giữ sổ sách khớp với báo cáo của nền tảng. Năm thuế mà thu nhập thuộc về tùy theo phương pháp kế toán của bạn, được nói ở phần Cuối năm bên dưới.

Hoàn tiền. Khoản hoàn tiền làm giảm doanh thu bán hàng vào thời điểm hoàn, kể cả khi đơn đã bán từ tháng trước, và nó hiện ra như một khoản trừ trong một payout sau đó. Publication 334 coi khoản tín dụng cho hàng trả lại và các khoản giảm giá khác là khoản trừ khỏi tổng doanh thu. Hãy ghi khoản hoàn tiền vào kỳ phát sinh và đừng sửa tháng đã khóa sổ. Với doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích, thời điểm tính thuế có thể khác: khoản hoàn tiền nói chung được tính khi đã trả, còn khoản tín dụng cho lần mua sau được tính khi áp dụng vào một đơn bán sau (26 CFR 1.461-4(g)(3)). Doanh nghiệp đã áp dụng ngoại lệ đối với khoản chi định kỳ có thể tính một số khoản hoàn tiền đã trả trong vòng 8½ tháng sau cuối năm, hoặc trước ngày nộp tờ khai nếu ngày đó đến sớm hơn, vào năm trước. Hãy cho người chuẩn bị thuế xem mọi khoản hoàn tiền vắt qua cuối năm; xem cách ghi hoàn tiền vào sổ sách.

Thuế bán hàng. Với cửa hàng của riêng bạn, payout đã gồm thuế đã thu; nếu sàn thương mại tự thu và nộp thuế thì payout không gồm khoản này. Thuế đánh trên người mua được ghi vào tài khoản phải nộp, không ghi vào doanh thu bán hàng, như trong bảng ở trên; thuế đánh trên bạn với tư cách người bán vẫn nằm trong tổng doanh thu, và số thuế phải nộp được theo dõi riêng. Cách ghi bút toán xem trong ghi thuế bán hàng đã thu và đã nộp, còn việc nên thu thuế ở tiểu bang nào xem trong thuế bán hàng Shopify theo tiểu bang.

Cuối năm. Một payout nằm vắt qua ngày 31 tháng 12 gồm doanh số của hai năm. Thu nhập của từng đơn thuộc năm nào tùy theo phương pháp kế toán và hoàn cảnh cụ thể của bạn, vì vậy hãy ghi doanh số đến hết ngày 31 tháng 12 trên một dòng riêng và chạy báo cáo doanh số của nền tảng theo ngày bán cho cả năm. Đơn đã thanh toán trước khi giao hàng, chẳng hạn đơn đặt trước, có thể thuộc quy tắc về khoản thanh toán trước, cho phép doanh nghiệp đủ điều kiện chọn hoãn một phần thu nhập đó sang năm sau; lựa chọn này được thực hiện trên tờ khai, hoặc qua việc thay đổi phương pháp kế toán (26 CFR 1.451-8(g)). Hãy cũng ghi những đơn này trên một dòng riêng. Về các phương pháp, xem kế toán tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ. Nếu payout vắt qua cuối năm mà tờ khai chưa nộp, nên trao đổi với dịch vụ ghi sổ kế toán.

Sổ sách của bạn khớp với Form 1099-K thế nào, dù dùng cách ghi nào?

Form 1099-K báo cáo tổng số tiền thanh toán mà đơn vị xử lý thanh toán đã quyết toán cho bạn trong năm dương lịch, trước khi trừ phí và hoàn tiền, nên con số này sẽ không bằng tổng payout hay doanh thu ròng, dù bạn dùng cách ghi nào. Quy định coi một khoản thanh toán là đã quyết toán khi đơn vị xử lý gửi lệnh chuyển tiền cho bạn, và tính số tiền của mỗi giao dịch theo ngày giao dịch. Vì vậy, một đơn bán vào ngày cuối năm có thể xuất hiện trên form của năm sau. Cũng quy định đó xác định số tiền gộp mà không tính các điều chỉnh về chiết khấu, phí, hoàn tiền hay các khoản khác. Ví dụ trong chính quy định đó báo cáo toàn bộ đơn bán dù đơn vị xử lý đã trả ít hơn sau khi trừ phí. Hướng dẫn điền form bổ sung phí vận chuyển vào danh sách đó và đưa số tiền theo từng tháng vào box 5a đến 5l. Publication 334 cảnh báo rằng form có thể gồm các khoản không phải doanh thu, chẳng hạn thuế bán hàng.

Các khoản thanh toán bằng thẻ được báo cáo mà không có mức tối thiểu. Hướng dẫn chỉ áp dụng ngưỡng báo cáo, tổng trên $20.000 và hơn 200 giao dịch, cho các giao dịch qua mạng thanh toán bên thứ ba (ứng dụng thanh toán và sàn thương mại), không áp dụng cho thanh toán bằng thẻ.

Đơn vị xử lý thanh toán có thể khấu trừ thuế liên bang (khấu trừ dự phòng) khi người nhận tiền chưa cung cấp mã số thuế theo đúng cách yêu cầu, và ghi khoản này ở box 4 (hướng dẫn). Đây là thuế đã nộp sẵn, không phải phí: hãy khai khoản này là thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ trên tờ khai của năm nhận tiền. Hợp danh hoặc S corporation (công ty bầu chọn để lợi nhuận tính vào tờ khai cá nhân của cổ đông) không thể tự khai khoản này; thành viên hợp danh hoặc cổ đông sẽ khai (IRS Topic 307, Khấu trừ dự phòng).

Cả hai cách ghi đều có thể dùng để đối chiếu, miễn là doanh thu gộp, hoàn tiền, phí và thuế được giữ trên các dòng riêng. Ghi từng đơn giúp truy xuất dễ hơn; ghi theo payout hoặc theo ngày dựa vào chi tiết đã lưu đằng sau mỗi bút toán. Hãy chạy báo cáo doanh số của nền tảng theo ngày bán và báo cáo payout, vốn cho biết ngày chuyển tiền, cho cả năm và cho từng tháng. Giữ cả hai cùng sổ sách và chuyển phần doanh số cuối năm đã được quyết toán sang năm sau vào bảng đối chiếu. Nếu Form 1099-K vẫn không khớp, xem đối chiếu doanh số và payout.

Có thể đổi cách ghi giữa năm mà không phải làm lại sổ sách không?

Thường là được, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Thay đổi cách xử lý một khoản trọng yếu, tức khoản liên quan đến thời điểm đúng để tính thu nhập hoặc khấu trừ chi phí, là thay đổi phương pháp kế toán, và nói chung cần IRS chấp thuận bằng Form 3115. Publication 334 cũng nêu rằng đổi phương pháp kế toán hàng tồn kho phải nộp Form 3115. Chuyển từ ghi từng đơn sang ghi theo payout, trong khi doanh số vẫn ghi theo ngày bán, chỉ thay đổi mức độ chi tiết chứ không đổi thời điểm. Nếu bạn theo dõi hàng tồn kho theo từng mặt hàng, hãy chốt cách tính giá vốn hàng bán trước khi bỏ việc ghi từng đơn.

Nếu chỉ thay đổi mức độ chi tiết, hãy làm như sau để chuyển mà không phải làm lại các tháng trước:

1. Chọn một mốc chuyển đổi vào đầu tháng, sau khi tháng trước đã đối chiếu xong và khớp với báo cáo của nền tảng.
2. Giữ nguyên các bút toán cũ, sau khi đã xác nhận chúng không bị tính trùng.
3. Tắt nguồn nào ngừng ghi sổ tại mốc chuyển đổi, để chỉ một nguồn ghi các tháng mới.
4. Kiểm tra tài khoản trung gian bằng 0 tại mốc chuyển đổi, hoặc bằng số của những ngày chưa được chuyển tiền. Với payout nằm vắt qua mốc chuyển đổi, hãy ghi các ngày trước mốc theo cách cũ và các ngày sau mốc theo cách mới, dùng báo cáo doanh số theo ngày của nền tảng.
5. Ghi lại ngày và lý do vào hồ sơ, và giữ các tệp xuất.

Chỉ làm lại các tháng trước nếu chúng bị tính trùng hoặc không khớp với báo cáo của nền tảng. Nếu việc đổi cách ghi cũng làm thay đổi ngày tính thu nhập (ngày nhận tiền so với ngày bán), thì kỳ mà tờ khai ghi nhận thu nhập đó có thể thay đổi. Hãy trao đổi với CPA về việc này trước cuối năm.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Cửa hàng có 400 đơn mỗi tháng

Một cửa hàng Shopify ghi một bút toán cho mỗi payout. Trong kỳ payout, doanh số là US$40.000, hoàn tiền US$300 và phí xử lý thanh toán US$1.200, nên tiền vào tài khoản là US$38.500 (40.000 − 300 − 1.200). Bút toán ghi có doanh thu bán hàng US$40.000, ghi nợ hàng trả lại US$300 và phí US$1.200, rồi ghi nợ tài khoản trung gian US$38.500. Khoản tiền vào từ bank feed được đối chiếu với số dư tài khoản trung gian đó. Thuế bán hàng được bỏ ra để các con số đơn giản. Thuế đánh trên người mua và đã thu trong payout sẽ làm khoản tiền vào cao hơn và được ghi vào tài khoản phải nộp, không ghi vào doanh thu bán hàng.

Cửa hàng bán cả online lẫn tại tiệm

Một cửa hàng boutique theo dõi giá vốn theo từng mặt hàng. Năm sản phẩm giá vốn US$20 mỗi sản phẩm được bán với giá US$50 mỗi sản phẩm. Khi ghi từng đơn, đơn bán cho thấy doanh thu US$250, giá vốn hàng bán US$100, và hàng tồn kho giảm năm đơn vị. Bút toán tổng theo payout chỉ cho thấy US$250 mà không có mặt hàng nào, nên số tồn kho và giá vốn sẽ phải lấy từ kiểm kê hoặc báo cáo theo từng mặt hàng.

Connector và bank feed cùng ghi sổ

Connector ghi US$12.000 doanh số. Khi không có phí hay hoàn tiền, khoản tiền vào cho chính các đơn đó cũng là US$12.000, và bank feed ghi nó là thu nhập mới. Thu nhập hiện ra US$24.000 cho đến khi một bên bị loại bỏ.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Connector và bank feed đã tính trùng doanh số suốt nhiều tháng: hãy bắt đầu với thu nhập bị trùng trong phần mềm kế toán. Nếu các tháng đó đã khóa sổ, hoặc một tờ khai đã dùng số thu nhập bị nhân đôi, thì nên trao đổi với dịch vụ ghi sổ kế toán về việc sửa gì và cách khớp lại tổng số với báo cáo của nền tảng và Form 1099-K.
• Số đơn quá nhiều để ghi tay, hoặc hàng tồn kho theo mặt hàng, nhiều kênh bán và thuế bán hàng ở nhiều tiểu bang cùng nằm trong một bộ sổ: lựa chọn giữa ghi từng đơn và ghi theo payout ảnh hưởng đến hàng tồn kho, thuế bán hàng và tờ khai. Hãy chốt cùng dịch vụ ghi sổ kế toán, kể cả cách sửa các tháng trước và cách khớp tổng số với Form 1099-K.
• Form 1099-K của bạn vẫn không khớp sau khi so sánh: xem payout Shopify và tiền vào ngân hàng và đối chiếu doanh số và payout; các con số không đối chiếu được nên được trao đổi với dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn còn bán trên Amazon, nhận tiền qua Stripe, hoặc điều hành cửa hàng hay nhà hàng bằng hệ thống POS: xem báo cáo quyết toán Amazon, payout Stripe và cách ghi doanh số POS hằng ngày.
• Bạn chưa chắc nên thu thuế bán hàng ở tiểu bang nào: xem thuế bán hàng Shopify theo tiểu bang.
• Sổ sách của bạn chậm nhiều tháng và sắp đến hạn nộp tờ khai: xem bắt kịp sổ sách quá hạn, rồi đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn muốn biết nhân viên ghi sổ sẽ lo những việc gì và tính phí ra sao: xem phạm vi công việc và chi phí của nhân viên ghi sổ cho cửa hàng thương mại điện tử.