Pedidos da Shopify no QuickBooks: um a um ou resumo do repasse?

É preciso lançar cada pedido da Shopify ou do ponto de venda no software de contabilidade?

As regras federais dos EUA não exigem um lançamento para cada pedido. Elas pedem um resultado, não um estilo de lançamento. A empresa deve manter livros ou registros permanentes, inclusive estoques, suficientes para comprovar renda bruta, deduções e créditos, e o IRS diz que, salvo em poucos casos, a lei não exige nenhum tipo especial de registro além de um sistema que mostre com clareza a renda e as despesas. Um lançamento por pedido, por repasse ou por dia pode cumprir esse teste. A resposta é a mesma no QuickBooks, no Xero ou em qualquer outro software de contabilidade: a regra trata dos seus registros, não do software.

Um lançamento de resumo só funciona se as três condições a seguir valerem:

• Ele separa vendas brutas, descontos, frete, reembolsos, taxas e imposto sobre vendas, e não só o depósito líquido.
• Ele bate com o relatório da plataforma e com o depósito bancário.
• O detalhe de cada pedido continua acessível, no software ou em exportações da plataforma que você guardou.

Um caso deixa de ser simples quando o estoque é controlado por item, as vendas passam por vários canais, há imposto sobre vendas devido em muitos estados, clientes de atacado têm saldos em aberto ou um aplicativo que sincroniza a loja com o software de contabilidade (um conector) já lançou vendas e depósitos. Reúna estes itens antes de escolher: o relatório de vendas e o relatório de repasses da plataforma de um mês recente, os extratos bancários correspondentes, as configurações do conector e qualquer Form 1099-K que você tenha recebido.

O encaixe mais comum:

Se vários desses casos se aplicam, ou se meses anteriores podem já ter sido contados em dobro, defina o método antes de lançar mais meses. A última seção, E no seu caso?, mostra para onde vai cada situação.

O que as regras de registro do IRS exigem, e onde os detalhes dos pedidos precisam ficar?

A escrituração deve mostrar a renda bruta, e os documentos de apoio devem sustentar os lançamentos. Os detalhes dos pedidos não precisam ficar dentro do software de contabilidade, mas precisam estar acessíveis.

A Publication 583 lista os documentos que comprovam a receita bruta: fitas de caixa registradora, comprovantes de depósito bancário, talões de recibo, faturas e comprovantes de cobrança no cartão de crédito. Em uma loja online, a exportação de pedidos e o relatório de repasses da plataforma podem cumprir a mesma função. O regulamento exige que os registros fiquem disponíveis para inspeção e sejam guardados enquanto seu conteúdo puder ser relevante para qualquer lei tributária; veja por quanto tempo guardar os registros da empresa. Para registros de software, a publicação diz que um sistema de registro deve incluir um resumo das transações da empresa, em geral feito na escrituração, e que os registros computadorizados devem conciliar com a escrituração e com a declaração e dar detalhe suficiente para identificar os documentos de origem. Um lançamento de repasse que traz o ID do repasse e fica junto das exportações da plataforma guardadas está preparado para cumprir esse teste.

O IRS pode pedir o próprio arquivo do software. As suas perguntas frequentes sobre registros eletrônicos dizem que os auditores pedem o backup do software de contabilidade na maioria dos casos em que há software, e que uma auditoria ampla, como uma que verifica a renda bruta, provavelmente incluirá esse pedido. O auditor pode então partir dos relatórios e chegar aos dados de origem.

Por isso, com lançamentos de resumo, guarde você mesmo a exportação de pedidos, o relatório de vendas e o relatório de repasses da plataforma de cada período. Não use a plataforma como única cópia.

O que um lançamento de resumo diário ou de repasse precisa separar?

Um lançamento de resumo precisa mostrar cada componente do dinheiro, para que a escrituração continue informando a renda bruta, os reembolsos, as taxas e o imposto sobre vendas. Lançar só o depósito líquido como vendas esconde os quatro. Um formato comum, embora o IRS não exija exatamente este:

A Publication 334 subtrai devoluções e abatimentos da receita bruta para chegar à receita líquida. Ela diz que o imposto sobre vendas que incide sobre o comprador, e que você deve cobrar e recolher, não é receita, mas o imposto sobre vendas que incide sobre você, como vendedor, entra na receita bruta. Qual dos dois vale depende do estado.

Os relatórios da própria plataforma costumam ser a fonte dessas linhas; o relatório de resumo financeiro e a documentação de repasses da Shopify são um exemplo. Os nomes dos relatórios mudam de plataforma para plataforma, então associe cada linha ao relatório da sua plataforma.

Quando faz sentido um lançamento por pedido?

Um lançamento por pedido faz sentido quando a escrituração precisa de informações que o total de um lote não traz.

Quando a venda de mercadorias é um fator gerador de renda, a empresa em geral deve considerar os estoques no início e no fim do ano, a menos que seja um contribuinte de pequeno porte (receita bruta anual média de $32.000.000 ou menos nos três anos fiscais anteriores, e que não seja um tax shelter, ou abrigo fiscal). Com lançamentos de resumo, o estoque e o custo das mercadorias vendidas talvez precisem vir de uma contagem ou de um relatório por item, e não de cada venda. Sobre essa contagem e a exceção para pequenas empresas, veja custo das mercadorias vendidas no Schedule C e estoque ou materiais para pequenos vendedores.

Mais lançamentos significam mais tempo de revisão; o efeito disso nos honorários do responsável contábil está em o que um responsável contábil de e-commerce faz e quanto cobra.

Quando faz sentido um lançamento por repasse ou por dia?

Um lançamento por repasse ou por dia basta quando a escrituração só precisa de totais: alto volume de pedidos, catálogo simples, clientes que pagam no checkout (ninguém fica devendo saldo a você) e valores de imposto tirados do relatório de impostos da plataforma.

• Vendas online: um lançamento por repasse. Cada repasse corresponde a um depósito bancário, o que torna a conferência curta.
• Ponto de venda: um lançamento por dia. A Publication 334 diz para garantir que os registros batam com o dinheiro e com os recebimentos em cartão reais no fim de cada dia útil. O sistema de exemplo da Publication 583 mantém um resumo diário dos recebimentos em dinheiro, tirado da fita da caixa registradora, e o soma em um resumo mensal. Gorjetas, vales-presente e dinheiro precisam de linhas próprias; veja como lançar as vendas diárias do ponto de venda.

Um repasse cobre vários dias de vendas. Guarde a data de cada venda no relatório de vendas salvo e divida o repasse que atravessa o fim de um mês ou de um ano, para que cada período fique com as próprias vendas. Datar o repasse inteiro pela data do repasse pode colocar vendas no período errado.

Por que um conector e um feed bancário contam as vendas em dobro?

Um conector (o aplicativo que lança as vendas da sua loja) e um feed bancário (o download automático das transações do banco) contam em dobro quando os dois registram o mesmo dinheiro como receita. O conector lança as vendas. Depois o feed bancário oferece o depósito como uma nova transação e, se ela for adicionada em vez de conciliada com o lançamento do repasse, as mesmas vendas aparecem duas vezes. As taxas são contadas em dobro do mesmo jeito quando o conector as lança como despesa e um segundo lançamento as lança de novo.

Uma só fonte deve lançar as vendas e as taxas. A outra deve apenas confirmar o depósito. Duas configurações corretas:

1. O conector lança, o feed bancário concilia. O conector lança vendas, reembolsos e taxas em uma conta de compensação da plataforma. O depósito do feed bancário é conciliado com o repasse e zera a conta.
2. Você lança, o feed bancário concilia. O conector não lança nada. Você lança um resumo por repasse ou por dia, e o depósito do feed bancário é conciliado com ele.

Confira nas configurações do seu conector o que ele lança (vendas, reembolsos, taxas, repasses) e com quais datas. As configurações mudam de conector para conector, e esta página não pode dizer o que o seu faz. Para testar se há contagem em dobro, compare a receita de um mês na escrituração com as vendas brutas da plataforma nas mesmas datas; uma receita perto do dobro do valor da plataforma indica o problema. Veja receita duplicada no software de contabilidade para a correção.

Como provar que um lançamento de resumo bate com o relatório da plataforma e com o depósito bancário?

Compare quatro números: as vendas do lançamento, o repasse do lançamento, o depósito bancário e o saldo da conta de compensação. Se os quatro baterem, o resumo se sustenta.

Coloque o ID do repasse ou a referência bancária na descrição do lançamento e guarde as duas exportações junto com o extrato bancário do mês. Se você recebe por mais de uma processadora, cada uma faz o repasse separadamente; mantenha uma conta de compensação para cada. A Publication 334 aconselha conferir os registros com os recebimentos reais no fim de cada dia útil; a conferência do repasse aplica a mesma verificação a cada lote. Uma diferença que sobra costuma ser um reembolso, uma taxa, uma retenção ou uma questão de prazo; veja repasses da Shopify e depósitos bancários, conciliação de vendas e repasses e o saldo de Undeposited Funds.

Como funcionam reembolsos e imposto sobre vendas quando um repasse cobre muitos dias?

Um repasse é uma data de liquidação, não uma data de venda. Lance as vendas pelo dia em que foram feitas e deixe o repasse zerar o saldo da plataforma. Assim a escrituração continua ligada ao relatório da plataforma. O ano fiscal em que a renda cai depende do seu regime contábil, tratado em Fim do ano, abaixo.

Reembolsos. Um reembolso reduz as vendas quando é emitido, mesmo que a venda tenha sido no mês passado, e aparece como dedução dentro de um repasse posterior. A Publication 334 trata créditos por mercadoria devolvida e outros abatimentos como deduções da receita bruta. Registre o reembolso no período em que for emitido e não mexa no mês fechado. Em uma empresa no regime de competência, o momento fiscal pode ser diferente: um reembolso em geral conta quando é pago, e o crédito para compras futuras conta quando é aplicado a uma venda posterior (26 CFR 1.461-4(g)(3)). Uma empresa que adotou a exceção para itens recorrentes pode contar alguns reembolsos pagos até 8½ meses depois do fim do ano, ou até a data de entrega da declaração, se for anterior, no ano anterior. Mostre a um preparador qualquer reembolso que atravesse o fim do ano; veja como lançar reembolsos.

Imposto sobre vendas. Na sua própria loja, o repasse inclui o imposto cobrado; se um marketplace cobra e recolhe o imposto por conta própria, não inclui. O imposto que incide sobre o comprador vai para uma conta a pagar, não para as vendas, como mostra a tabela; o imposto que incide sobre você, como vendedor, continua na receita bruta, com o imposto devido controlado à parte. Os lançamentos estão em como lançar o imposto sobre vendas cobrado e pago, e os estados em que cobrar estão em imposto sobre vendas da Shopify por estado.

Fim do ano. Um repasse que atravessa 31 de dezembro contém vendas de dois anos. Em qual ano cai a renda de cada venda depende do seu regime contábil e dos fatos, então mantenha as vendas até 31 de dezembro em uma linha própria e rode o relatório de vendas da plataforma por data da venda para o ano. Pedidos pagos antes do envio, como pré-vendas, podem cair nas regras de pagamento antecipado, que permitem a uma empresa que se qualifica optar por adiar parte dessa renda por um ano; a opção é feita na declaração ou por uma mudança de método (26 CFR 1.451-8(g)). Mantenha esses pedidos também em uma linha própria. Sobre os métodos, veja regime de caixa ou de competência para uma pequena empresa. Um repasse que atravessa o fim do ano em uma declaração ainda não entregue vale ser mostrado à ajuda com a escrituração contábil.

Como a sua escrituração bate com o Form 1099-K em qualquer um dos métodos?

O Form 1099-K informa os pagamentos brutos que uma processadora liquidou a você no ano-calendário, antes de taxas e reembolsos; por isso ele não será igual aos repasses nem às vendas líquidas em nenhum dos métodos. O regulamento trata um pagamento como liquidado quando a processadora envia a instrução de transferir o dinheiro para você, e fixa o valor em dólares de cada transação na data da transação. Uma venda feita no último dia do ano pode, portanto, aparecer no formulário do ano seguinte. O mesmo regulamento define o valor bruto sem considerar ajustes por descontos, taxas, reembolsos ou outros valores. O próprio exemplo informa a venda inteira, mesmo que a processadora tenha repassado menos depois de uma taxa. As instruções do formulário acrescentam o frete a essa lista e trazem os valores mês a mês nas caixas 5a a 5l. A Publication 334 alerta que o formulário pode incluir itens que não são receita, como o imposto sobre vendas.

Os pagamentos com cartão são informados sem valor mínimo. As instruções aplicam um limite de declaração, um total acima de $20.000 e mais de 200 transações, apenas às transações em redes de terceiros (aplicativos de pagamento e marketplaces), não aos pagamentos com cartão.

Uma processadora pode reter imposto federal (retenção adicional) quando o beneficiário não informou um número de identificação fiscal da forma exigida, e mostra o valor na caixa 4 (instruções). É imposto já pago, não uma taxa: reivindique-o como imposto de renda federal retido na declaração do ano em que foi recebido. Uma sociedade de pessoas ou uma corporação S não pode reivindicá-lo por conta própria; quem o faz são seus sócios ou acionistas (IRS Topic 307, retenção adicional).

Qualquer um dos métodos pode sustentar a comparação, desde que vendas brutas, reembolsos, taxas e imposto fiquem em linhas separadas. Lançamentos por pedido facilitam o rastreamento; lançamentos por repasse ou por dia dependem do detalhe guardado por trás de cada um. Rode o relatório de vendas da plataforma por data da venda e o relatório de repasses, que mostra as datas das transferências, para o ano inteiro e para cada mês. Guarde os dois junto com a escrituração e faça a ponte das vendas de fim de ano que foram liquidadas no ano seguinte. Para um 1099-K que ainda não fecha, veja conciliação de vendas e repasses.

Dá para mudar de método no meio do ano sem refazer a escrituração?

Muitas vezes, mas nem sempre. Mudar o tratamento de um item relevante, ou seja, um item que envolve o momento certo de incluir a renda ou tomar uma dedução, é uma mudança de método contábil e em geral precisa da aprovação do IRS no Form 3115. A Publication 334 também diz que mudar o método contábil do estoque exige entregar o Form 3115. Passar de lançamentos por pedido para lançamentos por repasse, com as vendas ainda datadas pela data da venda, muda o detalhe e não o momento. Se você controla o estoque por item, defina como o custo das mercadorias vendidas será apurado antes de abandonar os lançamentos por pedido.

Se só o nível de detalhe muda, para trocar sem refazer os meses anteriores:

1. Escolha uma data de corte no início de um mês, depois que o mês anterior estiver conciliado e bater com o relatório da plataforma.
2. Deixe os lançamentos anteriores como estão, depois de confirmar que não contam em dobro.
3. Desligue a fonte que deixa de lançar na data de corte, para que só uma fonte registre os meses novos.
4. Confira se a conta de compensação está zerada na data de corte ou igual aos dias ainda não repassados. Para o único repasse que atravessa a data de corte, lance os dias anteriores pelo método antigo e os dias posteriores pelo novo, usando o relatório de vendas da plataforma por data.
5. Anote a data e o motivo no arquivo e guarde as exportações.

Refaça os meses anteriores só se eles contam em dobro ou não batem com os relatórios da plataforma. Se a troca também mudar a data em que a renda é contada (data do depósito ou data da venda), isso pode mudar o período em que a declaração a considera. Defina isso com um CPA antes do fim do ano.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Uma loja com 400 pedidos por mês

Uma loja da Shopify faz um lançamento por repasse. No período do repasse, as vendas somam US$40.000, os reembolsos US$300 e as taxas da processadora US$1.200, então o depósito é de US$38.500 (40.000 − 300 − 1.200). O lançamento credita as vendas em US$40.000, debita as devoluções em US$300 e as taxas em US$1.200, e debita a conta de compensação em US$38.500. O depósito do feed bancário é conciliado com esse saldo de compensação. O imposto sobre vendas ficou de fora para simplificar os números. O imposto que incide sobre o comprador e é cobrado no repasse aumentaria o depósito e seria lançado em uma conta a pagar, não nas vendas.

Uma boutique que vende online e na loja

Uma boutique controla o custo por item. Cinco unidades de um produto que custam US$20 cada são vendidas por US$50 cada. Lançada por pedido, a venda mostra US$250 de vendas, US$100 de custo das mercadorias vendidas e o estoque reduzido em cinco. Um resumo de repasse mostraria os US$250 sem nenhum item, então o estoque e o custo precisariam de uma contagem ou de um relatório por item.

Um conector e um feed bancário lançam ao mesmo tempo

Um conector lança US$12.000 de vendas. Sem taxas nem reembolsos, o depósito dessas mesmas vendas também é de US$12.000, e o feed bancário o lança como nova receita. A receita aparece como US$24.000 até um dos lados ser removido.

E no seu caso?

• O conector e o feed bancário contaram as vendas em dobro durante meses: comece por receita duplicada no software de contabilidade. Se esses meses estão fechados, ou se uma declaração já usou a receita dobrada, o que corrigir e como fechar os totais com os relatórios da plataforma e com o Form 1099-K é assunto para a ajuda com a escrituração contábil.
• O volume de pedidos é alto demais para lançar à mão, ou estoque por item, vários canais e imposto sobre vendas em muitos estados estão na mesma escrituração: a escolha entre lançar por pedido ou por repasse afeta o estoque, o imposto sobre vendas e a declaração. Defina-a com a ajuda com a escrituração contábil, incluindo como reparar meses anteriores e como os totais batem com o Form 1099-K.
• Seu Form 1099-K continua sem bater depois da comparação: veja repasses da Shopify e depósitos bancários e conciliação de vendas e repasses; números que não fecham merecem ser levados à ajuda com a escrituração contábil.
• Você também vende na Amazon, recebe pagamentos pela Stripe ou tem uma loja ou restaurante com sistema de ponto de venda: veja relatórios de liquidação da Amazon, repasses da Stripe e como lançar as vendas diárias do ponto de venda.
• Você não tem certeza de em quais estados cobrar imposto sobre vendas: veja imposto sobre vendas da Shopify por estado.
• Sua escrituração está meses atrasada e há uma declaração a entregar: veja como atualizar a escrituração atrasada e, depois, a ajuda com a escrituração contábil.
• Você quer saber o que um responsável contábil faria e quanto cobraria: veja custo e escopo de um responsável contábil de e-commerce.