Pedidos de Shopify o POS: ¿uno por uno o resumen por pago?

¿Tiene que registrar cada pedido de Shopify o del POS en su programa contable?

Las reglas tributarias federales no exigen un asiento por cada pedido. Piden un resultado, no una forma de registrar. Un negocio debe llevar libros o registros permanentes, incluidos los inventarios, suficientes para establecer el ingreso bruto, las deducciones y los créditos. El IRS dice que, salvo en pocos casos, la ley no exige ningún tipo especial de registros, más allá de un sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos. Un asiento por pedido, por pago o por día puede cumplir esa prueba. La respuesta es la misma en QuickBooks, Xero o cualquier otro programa contable: la regla trata de sus registros, no del programa.

Un asiento resumen funciona solo si se cumplen las tres condiciones:

• Separa las ventas brutas, los descuentos, el envío, los reembolsos, las comisiones y el impuesto sobre las ventas, no solo el depósito neto.
• Cuadra con el informe de la plataforma y con el depósito bancario.
• El detalle de cada pedido se puede consultar, en el programa o en exportaciones guardadas de la plataforma.

El caso deja de ser sencillo cuando controla el inventario por artículo, vende por varios canales, debe impuesto sobre las ventas en muchos estados, tiene clientes mayoristas con saldos o una aplicación que conecta la tienda con su programa contable (un conector) ya registró ventas y depósitos. Reúna esto antes de elegir: el informe de ventas y el informe de pagos de la plataforma de un mes reciente, los estados de cuenta bancarios de ese mes, la configuración del conector y cualquier Form 1099-K que haya recibido.

La opción más común:

Si se aplican varios de estos casos, o si meses anteriores ya pueden estar contados dos veces, defina el método antes de registrar más meses. La última sección, «¿Su caso es distinto?», indica adónde va cada caso.

¿Qué exigen las reglas de registros del IRS y dónde debe estar el detalle de los pedidos?

Los libros deben mostrar el ingreso bruto, y los documentos de respaldo deben sustentar los asientos. El detalle de los pedidos no tiene que estar dentro del programa contable, pero sí debe poder consultarse.

La Publication 583 enumera los documentos que respaldan los ingresos brutos: cintas de caja registradora, comprobantes de depósito bancario, talonarios de recibos, facturas y comprobantes de cargos a tarjeta de crédito. En una tienda en línea, la exportación de pedidos y el informe de pagos de la plataforma pueden cumplir la misma función. El reglamento exige que los registros estén disponibles para inspección y se conserven mientras su contenido pueda importar para cualquier ley tributaria; vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio. Para los registros de programas, la publicación dice que un sistema de registros debe incluir un resumen de las transacciones del negocio, normalmente hecho en los libros, y que los registros computarizados deben cuadrar con los libros y con la declaración y dar suficiente detalle para identificar los documentos de origen. Un asiento por pago que lleve el número del pago y esté junto a las exportaciones guardadas de la plataforma está preparado para cumplir esa prueba.

El IRS puede pedir el archivo mismo del programa. Sus preguntas frecuentes sobre registros electrónicos dicen que los examinadores piden la copia de seguridad del programa contable en la mayoría de los casos en que se usa uno, y que una auditoría amplia, como la que verifica el ingreso bruto, probablemente incluirá esa solicitud. El examinador puede entonces pasar de los informes a los datos de origen.

Por eso, si usa asientos resumen, guarde usted mismo la exportación de pedidos, el informe de ventas y el informe de pagos de cada período. No dependa de la plataforma como única copia.

¿Qué debe separar un asiento resumen diario o por pago?

Un asiento resumen debe mostrar cada componente del dinero, para que los libros sigan reflejando el ingreso bruto, los reembolsos, las comisiones y el impuesto sobre las ventas. Registrar solo el depósito neto como ventas oculta los cuatro. Una estructura común, aunque el IRS no exige esta en particular:

La Publication 334 resta las devoluciones y rebajas de los ingresos brutos para obtener los ingresos netos. Dice que los impuestos sobre las ventas que se imponen al comprador, y que usted debe cobrar y entregar, no son ingreso, pero un impuesto sobre las ventas que se le impone a usted como vendedor se incluye en los ingresos brutos. Cuál se aplica depende del estado.

Los informes de su propia plataforma suelen ser la fuente de estas líneas. El informe resumen de finanzas y la documentación de pagos de Shopify son un ejemplo. Los nombres de los informes cambian según la plataforma, así que relacione cada línea con el informe de la suya.

¿Cuándo conviene un asiento por pedido?

Un asiento por pedido conviene cuando los libros necesitan información que el total de un lote no puede dar.

Cuando la venta de mercancía es un factor que genera ingresos, un negocio generalmente debe tomar en cuenta los inventarios al inicio y al final del año, salvo que sea un contribuyente de pequeña empresa (con ingresos brutos anuales promedio de $32,000,000 o menos en los tres años fiscales anteriores y que no sea un refugio fiscal). Con asientos resumen, las existencias y el costo de los bienes vendidos pueden tener que salir de un conteo o de un informe por artículo, no de cada venta. Para ese conteo y la excepción de la pequeña empresa, vea el costo de los bienes vendidos en el Schedule C y inventario o suministros para vendedores pequeños.

Más asientos significan más tiempo de revisión; cómo afecta eso la tarifa de un responsable contable se explica en qué hace y cuánto cobra un responsable contable de comercio electrónico.

¿Cuándo basta un asiento por pago o por día?

Un asiento por pago o por día basta cuando los libros solo necesitan totales: mucho volumen de pedidos, un catálogo sencillo, clientes que pagan al comprar (por lo que nadie le debe un saldo) y cifras de impuestos tomadas del informe de impuestos de la plataforma.

• Ventas en línea: un asiento por pago. Cada pago se asocia con un depósito bancario, lo que acorta la conciliación.
• Punto de venta: un asiento por día. La Publication 334 indica asegurarse de que los registros cuadren con el efectivo y los recibos de tarjeta reales al final de cada día hábil. El sistema de ejemplo de la Publication 583 lleva un resumen diario de los ingresos en efectivo tomado de la cinta de la caja y lo suma en un resumen mensual. Las propinas, las tarjetas de regalo y el efectivo necesitan líneas propias; vea cómo registrar las ventas diarias del POS.

Un pago cubre las ventas de varios días. Conserve la fecha de cada venta en el informe de ventas guardado, y divida el pago que cruza el cierre de un mes o de un año para que cada período lleve sus propias ventas. Si fecha todo el pago con la fecha del depósito, las ventas pueden quedar en el período equivocado.

¿Por qué un conector y una conexión bancaria cuentan las ventas dos veces?

Un conector (la aplicación que registra las ventas de su tienda) y una conexión bancaria (la descarga automática de las transacciones del banco) cuentan las ventas dos veces cuando ambos registran el mismo dinero como ingreso. El conector registra las ventas. Luego la conexión bancaria ofrece el depósito como una transacción nueva y, si se agrega en lugar de asociarse al asiento del pago, las mismas ventas aparecen dos veces. Las comisiones se duplican igual cuando el conector las registra como gasto y un segundo asiento las vuelve a registrar.

Una sola fuente debe registrar las ventas y las comisiones. La otra solo debe confirmar el depósito. Dos configuraciones correctas:

1. El conector registra y la conexión bancaria concilia. El conector registra las ventas, los reembolsos y las comisiones en una cuenta transitoria de la plataforma. El depósito de la conexión bancaria se asocia al pago y salda esa cuenta.
2. Usted registra y la conexión bancaria concilia. El conector no registra nada. Usted registra un asiento resumen por pago o por día, y el depósito de la conexión bancaria se asocia a ese asiento.

Revise en la configuración de su conector qué registra (ventas, reembolsos, comisiones, pagos) y con qué fechas. La configuración cambia según el conector, y esta página no puede decirle qué hace el suyo. Para comprobar si hay duplicación, compare los ingresos de un mes en los libros con las ventas brutas de la plataforma en las mismas fechas; si los ingresos se acercan al doble de la cifra de la plataforma, hay duplicación. Para limpiarla, vea ingresos duplicados en el programa contable.

¿Cómo comprobar que un asiento resumen cuadra con el informe de la plataforma y con el depósito bancario?

Compare cuatro cifras: las ventas del asiento, el pago del asiento, el depósito bancario y el saldo de la cuenta transitoria. Si las cuatro coinciden, el resumen se sostiene.

Anote el número del pago o la referencia bancaria en la nota del asiento, y guarde ambas exportaciones junto con el estado de cuenta bancario de ese mes. Si cobra con más de un procesador de pagos, cada uno paga por separado; lleve una cuenta transitoria para cada uno. La Publication 334 aconseja cuadrar los registros con los ingresos reales al final de cada día hábil; cuadrar un pago aplica la misma verificación a cada lote. Una diferencia que sobra suele ser un reembolso, una comisión, una retención o un asunto de fechas; vea pagos de Shopify y depósitos bancarios, cómo conciliar ventas y pagos y el saldo de fondos sin depositar (Undeposited Funds).

¿Cómo funcionan los reembolsos y el impuesto sobre las ventas cuando un pago cubre muchos días?

Un pago es una fecha de liquidación, no una fecha de venta. Registre las ventas en el día en que se hicieron y deje que el pago salde el saldo de la plataforma. Así los libros siguen cuadrados con el informe de la plataforma. El año fiscal al que corresponde el ingreso depende de su método contable, que se explica en «Cierre del año» más abajo.

Reembolsos. Un reembolso reduce las ventas cuando se emite, aunque la venta fuera del mes pasado, y aparece como una deducción dentro de un pago posterior. La Publication 334 trata los créditos por mercancía devuelta y otras rebajas como deducciones de las ventas brutas. Registre el reembolso en el período en que se emite y no toque el mes cerrado. Para un negocio con método de acumulación, el momento fiscal puede ser distinto: un reembolso generalmente cuenta cuando se paga, y un crédito para compras futuras, cuando se aplica a una venta posterior (26 CFR 1.461-4(g)(3)). Un negocio que haya adoptado la excepción para partidas recurrentes puede contar en el año anterior algunos reembolsos pagados dentro de los 8½ meses posteriores al cierre del año, o hasta la fecha de presentación de la declaración si es anterior. Muestre a un preparador cualquier reembolso que cruce el cierre del año; vea cómo registrar reembolsos.

Impuesto sobre las ventas. En su propia tienda, el pago incluye el impuesto cobrado; si un marketplace cobra y remite el impuesto por su cuenta, no lo incluye. El impuesto que se impone al comprador va a una cuenta por pagar, no a ventas, como muestra la tabla; el impuesto que se le impone a usted como vendedor permanece en los ingresos brutos, con el impuesto adeudado controlado por separado. Los asientos están en cómo registrar el impuesto sobre las ventas cobrado y pagado, y en qué estados cobrar, en impuesto sobre las ventas de Shopify por estado.

Cierre del año. Un pago que abarca el 31 de diciembre contiene ventas de dos años. El año al que pertenece el ingreso de cada venta depende de su método contable y de los hechos, así que mantenga las ventas hasta el 31 de diciembre en una línea propia y genere el informe de ventas de la plataforma por fecha de venta para el año. Los pedidos pagados antes de enviarse, como las preventas, pueden quedar bajo las reglas de pagos anticipados, que permiten a un negocio que califica elegir diferir parte de ese ingreso un año; la elección se hace en la declaración, o mediante un cambio de método (26 CFR 1.451-8(g)). Mantenga también esos pedidos en una línea propia. Sobre los métodos, vea método de efectivo o de acumulación en un negocio pequeño. Si un pago cruza el cierre del año en una declaración que aún no se ha presentado, conviene mostrarlo a ayuda con la contabilidad.

¿Cómo cuadran sus libros con el Form 1099-K con cualquiera de los dos métodos?

El Form 1099-K informa los pagos brutos que un procesador liquidó a su favor en el año calendario, antes de comisiones y reembolsos, así que no será igual a los pagos recibidos ni a las ventas netas con ningún método. El reglamento considera que un pago está liquidado cuando el procesador envía la instrucción de transferirle los fondos, y fija el monto en dólares de cada transacción en la fecha de la transacción. Por eso, una venta hecha el último día del año puede aparecer en el formulario del año siguiente. El mismo reglamento define el monto bruto sin tomar en cuenta ajustes por descuentos, comisiones, reembolsos u otros montos. Su propio ejemplo informa la venta completa aunque el procesador haya pagado menos después de una comisión. Las instrucciones del formulario agregan el envío a esa lista y dan montos mes por mes en las casillas 5a a 5l. La Publication 334 advierte que el formulario puede incluir partidas que no son ingresos, como el impuesto sobre las ventas.

Los pagos con tarjeta se informan sin monto mínimo. Las instrucciones aplican un umbral de información, un total superior a $20,000 y más de 200 transacciones, solo a las transacciones de redes de terceros (aplicaciones de pago y marketplaces), no a los pagos con tarjeta.

Un procesador puede retener impuesto federal (retención adicional, o backup withholding) cuando el beneficiario no dio su número de identificación fiscal en la forma exigida, y lo muestra en la casilla 4 (instrucciones). Es impuesto ya pagado, no una comisión: reclámelo como impuesto federal sobre los ingresos retenido en la declaración del año en que lo recibió. Una sociedad de personas o una corporación S no puede reclamarlo por sí misma; lo reclaman sus socios o accionistas (IRS Topic 307, retención adicional).

Cualquiera de los dos métodos puede respaldar la comparación si las ventas brutas, los reembolsos, las comisiones y el impuesto se mantienen en líneas separadas. Los asientos por pedido facilitan el rastreo; los asientos por pago o por día dependen del detalle guardado detrás de cada uno. Genere el informe de ventas de la plataforma por fecha de venta y su informe de pagos, que muestra las fechas de transferencia, para todo el año y para cada mes. Conserve ambos con los libros y concilie las ventas de fin de año que se liquidaron en el año siguiente. Si un 1099-K sigue sin cuadrar, vea cómo conciliar ventas y pagos.

¿Puede cambiar de método a mitad de año sin rehacer los libros?

Con frecuencia sí, pero no siempre. Un cambio en el tratamiento de una partida importante, es decir, una que implica el momento correcto para incluir un ingreso o tomar una deducción, es un cambio de método contable y generalmente requiere la aprobación del IRS mediante el Form 3115. La Publication 334 también dice que cambiar el método contable del inventario exige presentar el Form 3115. Pasar de asientos por pedido a asientos por pago, con las ventas todavía fechadas por la fecha de venta, cambia el detalle, no el momento. Si controla el inventario por artículo, defina cómo se calculará el costo de los bienes vendidos antes de dejar los asientos por pedido.

Si solo cambia el nivel de detalle, para cambiar sin rehacer los meses anteriores:

1. Elija una fecha de corte al inicio de un mes, después de conciliar el mes anterior y de comprobar que cuadra con el informe de la plataforma.
2. Deje los asientos anteriores como están, una vez que confirme que no se cuentan dos veces.
3. Desactive la fuente que deja de registrar en la fecha de corte, para que solo una fuente registre los meses nuevos.
4. Verifique que la cuenta transitoria esté en cero en la fecha de corte, o que sea igual a los días aún no pagados. Para el pago que cruza la fecha de corte, registre los días anteriores con el método anterior y los posteriores con el nuevo, usando el informe de ventas de la plataforma por fecha.
5. Anote la fecha y el motivo en el archivo, y conserve las exportaciones.

Rehaga los meses anteriores solo si cuentan ventas dos veces o no cuadran con los informes de la plataforma. Si el cambio también modificara la fecha en que se cuenta el ingreso (la fecha del depósito frente a la fecha de venta), puede cambiar el período en que la declaración lo recoge. Resuélvalo con un CPA antes del cierre del año.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Una tienda con 400 pedidos al mes

Una tienda de Shopify registra un asiento por pago. En el período del pago, las ventas son de US$40,000, los reembolsos de US$300 y las comisiones del procesador de US$1,200, así que el depósito es de US$38,500 (40,000 − 300 − 1,200). El asiento acredita ventas por US$40,000, debita devoluciones por US$300 y comisiones por US$1,200, y debita la cuenta transitoria por US$38,500. El depósito de la conexión bancaria se asocia a ese saldo de la cuenta transitoria. El impuesto sobre las ventas se omite para simplificar las cifras. El impuesto que se impone al comprador y cobrado dentro del pago aumentaría el depósito y se registraría en una cuenta por pagar, no en ventas.

Una boutique que vende en línea y en tienda

Una boutique controla el costo por artículo. Cinco unidades de un producto que cuestan US$20 cada una se venden a US$50 cada una. Registrada por pedido, la venta muestra US$250 de ventas, US$100 de costo de los bienes vendidos y cinco unidades menos de existencias. Un resumen por pago mostraría los US$250 sin ningún artículo, así que las existencias y el costo requerirían un conteo o un informe por artículo.

Un conector y una conexión bancaria registran lo mismo

Un conector registra US$12,000 de ventas. Sin comisiones ni reembolsos, el depósito de esas mismas ventas también es de US$12,000, y la conexión bancaria lo registra como un ingreso nuevo. Los ingresos muestran US$24,000 hasta que se elimine uno de los dos lados.

¿Su caso es distinto?

• El conector y la conexión bancaria llevan meses contando las ventas dos veces: empiece con ingresos duplicados en el programa contable. Si esos meses están cerrados, o una declaración ya usó el ingreso duplicado, qué corregir y cómo hacer que los totales cuadren de nuevo con los informes de la plataforma y el Form 1099-K es algo que conviene llevar a ayuda con la contabilidad.
• El volumen de pedidos es demasiado alto para registrarlo a mano, o el inventario por artículo, varios canales y el impuesto sobre las ventas de muchos estados están en un mismo juego de libros: la elección entre un asiento por pedido y uno por pago afecta el inventario, el impuesto sobre las ventas y la declaración. Defínala con ayuda con la contabilidad, incluido cómo reparar los meses anteriores y cómo cuadran los totales con el Form 1099-K.
• Su Form 1099-K sigue sin cuadrar después de la comparación: vea pagos de Shopify y depósitos bancarios y cómo conciliar ventas y pagos; las cifras que no concilian conviene llevarlas a ayuda con la contabilidad.
• También vende en Amazon, cobra con Stripe o tiene una tienda o un restaurante con un sistema de punto de venta: vea informes de liquidación de Amazon, pagos de Stripe y cómo registrar las ventas diarias del POS.
• No sabe en qué estados cobrar el impuesto sobre las ventas: vea impuesto sobre las ventas de Shopify por estado.
• Su contabilidad lleva meses de atraso y se acerca la fecha de una declaración: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y luego ayuda con la contabilidad.
• Quiere saber qué haría un responsable contable y cuánto cobraría: vea alcance y costo de un responsable contable de comercio electrónico.