מס מכירה ב-⁠Shopify לפי מדינה: איפה לגבות ומי מגיש דוחות

האם חייבים לגבות מס מכירה בכל מדינה כשמוכרים עם Shopify?

לא. מדינה יכולה לחייב אתכם לגבות מס כשיש לכם בה נוכחות פיזית (“physical nexus”), או כשהמכירות שלכם אליה עוברות את הסף שלה (“economic nexus”). Shopify גובה מס רק באזורים שהגדרתם, ולכן החנות פועלת לפי ההחלטה שלכם ואינה מקבלת אותה במקומכם. בעמוד המסים בארצות הברית של Shopify (תיעוד של הספק) כתוב שבעלי חנויות יכולים לברר קודם איפה הם עשויים להיות חבים במס, ואז להגדיר את החנות בהתאם.

נוכחות פיזית במדינה מחייבת בדרך כלל להירשם בה, בלי קשר להיקף המכירות. בלי נוכחות כזו, הסף של המדינה עצמה הוא שקובע (Streamlined Sales Tax: הנחיות המדינות למוכרים מרחוק).

המקרה מפסיק להיות פשוט כאשר:

• החנות שולחת הזמנות להרבה מדינות;
• החנות ושוק מקוון מוכרים שניהם לאותה מדינה;
• המלאי נמצא במחסן או במרכז מילוי הזמנות במדינה אחרת;
• עד עכשיו נגבה מס רק במדינת הבית;
• מס נגבה אבל דוח לא הוגש; או
• הגיע מכתב ממדינה או אזהרה על חציית סף.

אספו את המכירות לפי מדינת היעד, חודש וערוץ מכירה; את רשימת ההיתרים של המדינות שבידיכם; את המקומות שבהם המלאי מאוחסן; ואת דוח המכירות של כל שוק מקוון.

באילו מדינות להפעיל גבייה בחנות?

בדרך כלל מפעילים גבייה במדינה ברגע שאתם חייבים בגבייה בה ויש בידיכם ההיתר שלה. מדינה שאין בה נוכחות ושהמבחן שלה לא מתקיים נשארת בדרך כלל כבויה, ומעקב נעשה אחר סך המכירות אליה.

מלאי ששומרים במדינה יכול להיות נוכחות גם הוא, בלי קשר לסך המכירות, והמדינות שונות זו מזו. קליפורניה קובעת שמוכר ממדינה אחרת ששומר מלאי במרכז מילוי הזמנות בקליפורניה חייב להירשם (CDTFA של קליפורניה; ראו נקסוס של מס מכירה בקליפורניה). טקסס מתייחסת בנפרד למלאי שמאוחסן זמנית במתקן של ספק שוק מקוון: מעל הסף הבטוח (safe harbor) למוכרים מרחוק, ⁦$500,000⁩, המוכר צריך היתר וגובה מס; מתחתיו הוא לא צריך היתר אם השוק המקוון אישר שהוא נוטל על עצמו את חובות המוכר. בכל מקרה, ישות חייבת במס שיש לה מלאי בטקסס חבה גם במס הזיכיון של טקסס (Comptroller של טקסס: שאלות נפוצות על שווקים מקוונים).

בהגדרות הידניות בוחרים בעצמכם כל מדינה וכל שיעור. בעמוד ההגדרות הידניות של Shopify, חישוב שיעורים אוטומטי לפי רישומי מס נמנה בין התכונות שחסרות בשיעורים ידניים (תיעוד של הספק).

הסדר לכל מדינה:

1. סכמו את ההזמנות לפי מדינת היעד וחודש.
2. בדקו את המבחן של המדינה: נוכחות או סף.
3. הירשמו במדינה.
4. הפעילו את המדינה בחנות.
5. רשמו ביומן כל דוח, או הצטרפו להגשה אוטומטית ועדיין בדקו אותה.

האם צריך את היתר המדינה לפני שמפעילים גבייה?

בדרך כלל כן. קודם נרשמים במדינה, ורק אז מפעילים אותה בחנות. בעמוד ההגדרות הידניות של Shopify כתוב שבעלי חנויות צריכים להחליט אם לגבות מס מכירה עוד לפני שהם מתחילים למכור, ואם צריך לגבות, להירשם אצל כל רשות רלוונטית (תיעוד של הספק).

מדינות קושרות גבייה לרישום:

• טקסס מונה את גביית המס על כל המכירות החייבות במס בין חובות בעל ההיתר, ואינה גובה אגרה על ההיתר, אך היא עשויה לדרוש ערבות (Comptroller של טקסס).
• פלורידה מחייבת מוכר של טובין חייבים במס להירשם כסוחר (dealer) לפני שהוא עושה עסקים במדינה (DOR של פלורידה).
• ניו יורק בודקת מוכר מרחוק בסוף כל רבעון של מס מכירה (היום האחרון של פברואר, מאי, אוגוסט ונובמבר). המוכר מגיש בקשה לתעודת רישום תוך 30 ימים לאחר שנתקיימו המבחנים מסוף הרבעון שבו התמלאו המבחנים, וחובת הגבייה מתחילה 20 ימים לאחר מועד ההרשמה האחרון (Tax Law 1134; 1131). ניו יורק קוראת לרישום Certificate of Authority (רשות המסים של מדינת ניו יורק).
• בפנסילבניה יש חלופה: מוכר ללא נוכחות פיזית יכול להשתמש בספק שירות מוסמך ומאושר (Certified Service Provider), ואז הוא לא צריך רישיון מס מכירה של פנסילבניה או דוחות משלו כל עוד הוא משתמש בספק (DOR של פנסילבניה).

רישום יוצר חובת הגשה. היתר פעיל בטקסס מחייב דוח גם אם לא היו מכירות חייבות במס, ופלורידה מחייבת דוח גם כשאין מס לתשלום (Comptroller של טקסס; מדריך פלורידה למוכרים חדשים). הירשמו איפה שאתם חייבים, ורשמו ביומן את מועדי הדוחות שיבואו אחר כך.

איך יודעים מתי המכירות למדינה מגיעות לסף הנקסוס שלה?

מדדו כל מדינה לפי הכלל של אותה מדינה, ואל תסתמכו על כך שהחנות תתריע כשמגיעים לסף. כל מדינה קובעת מה נספר, את תקופת הבדיקה לאחור ואת מועד ההתחלה. ארבע דוגמאות:

מקורות: טקסס, ניו יורק, פלורידה, פנסילבניה.

במדינות אחרות הכללים שונים. הרבה מדינות קובעות שהסף מתקיים לפי מכירות או לפי מספר עסקאות, כל אחד מהם מספיק, ולכן כדאי לספור הזמנות לפי מדינת היעד וחודש ולא רק דולרים; חלק מהמדינות דורשות את שני התנאים יחד. חלקן סופרות מכירות ברוטו וחלקן רק מכירות חייבות במס (Streamlined Sales Tax). הרבה מדינות מודדות את השנה הקלנדרית הקודמת או הנוכחית, ולכן החובה יכולה להתחיל כבר בשנה שבה חוצים את הסף. הטבלה הזו מעודכנת לינואר 2023, ולכן ודאו כל מדינה מול המדינה עצמה. ברוב המדינות שיש בהן מס מכירה הסף הוא ⁦$100,000⁩, אבל בדקו כל מדינה. את הסף של כל מדינה, ואילו מדינות אין להן סף, תמצאו בספי נקסוס כלכלי למס מכירה לפי מדינה. לכללי טקסס וניו יורק יש מדריכים נפרדים: טקסס וניו יורק. להגדרת הסיכומים בספרים, ראו מעקב אחר מכירות לפי מדינה לצורכי נקסוס.

האם Shopify מגישה ומשלמת את דוחות מס המכירה שלי?

לא, אלא אם משתמשים בהגשה האוטומטית שלה, שירות שמגדירים לחנות. בעמוד המסים בארצות הברית של Shopify כתוב שהחנות אינה מעבירה ואינה מגישה את המסים שלכם אלא אם משתמשים ב-⁠Shopify Tax ומגדירים הגשה אוטומטית. בלעדיה הדוח, מועד ההגשה והתשלום באחריותכם. איתה, Shopify אומרת שהיא מגישה את הדוחות; לפני שמסתמכים על כך, ודאו מול Shopify אם היא גם משלמת את המס בכל מדינה.

חנות שגובה מס בקופה ואינה מגישה דבר עדיין מחזיקה כסף של המדינה. פלורידה, למשל, מתארת סוחר רשום כנציג של המדינה שמחזיק את המס שנגבה כנאמן עד שהוא מועבר (מדריך פלורידה למוכרים חדשים).

אפשר גם להיות חייבים במס הזה באופן אישי. בניו יורק, שותפים וחברי חברה בערבון מוגבל (LLC), וגם נושאי משרה, דירקטורים, מנהלים או עובדים שחובה עליהם לפעול בשם העסק, עלולים להיות חבים אישית במס שהוטל, שנגבה או שהיה צריך להיגבות, וכשלא הוגש דוח המדינה יכולה להוציא שומה בכל עת (Tax Law 1131; 1133; 1147). מדינות אחרות קובעות כללים משלהן. לתדירות הגשה ולמה לעשות עם דוח שלא הוגש, ראו הגשת דוחות מס מכירה.

מה ההגשה האוטומטית מכסה, ומה נשאר באחריותכם?

Shopify אומרת שההגשה האוטומטית מגישה דוחות מס מכירה אמריקאיים חודשיים, רבעוניים, חצי-שנתיים ושנתיים לחנויות שהצטרפו, על סמך נתוני החנות (תיעוד של הספק). באותו עמוד כתוב שעליכם לפנות לרשויות המס או ליועצי מס כדי להבטיח שאתם מגישים ומעבירים את המס נכון.

לפני שמסתמכים על השירות, ודאו את כללי הזכאות שלו, לוחות הזמנים והמחירים, הטפסים והמזהים של המדינות שהוא דורש, איך התשלום לכל מדינה מטופל, ומה קורה להגשות שלכם אם השירות מסתיים.

אילו דוחות נותנים את המספרים לדוח של כל מדינה?

דוח מס המכירה האמריקאי של Shopify מסכם מכירות ומס ברמת המדינה, המחוז (county) ורשות המס המקומית. דוח Jurisdiction מיועד להכנת דוח בעצמכם, ודוח Detailed transactions מציג כל שורת מס בכל הזמנה וניתן לייצוא כתמיכה בביקורת (Shopify: דוחות מס, תיעוד של הספק).

בעמוד של Shopify כתוב שדוח מס המכירה האמריקאי זמין לחנויות שמשתמשות ב-⁠Shopify Tax בארצות הברית. בעמוד ההגדרות הידניות שלה, דוחות מתקדמים ותובנות על חבות מס נמנים בין התכונות שאינן זמינות עם שיעורים ידניים (תיעוד של הספק). חנות עם שיעורים ידניים עשויה להזדקק לייצוא ההזמנות.

דוח חנות מכסה הזמנות של החנות. התאימו את הסכומים של כל מדינה לדוח ולהפקדות בבנק (תשלומי Shopify והפקדות בבנק).

איך נספרות מכירות בשווקים מקוונים לצד החנות?

מכירות דרך שוק מקוון יכולות להיספר לסף של מדינה גם כשהשוק גובה את המס, והמדינות שונות זו מזו.

מקורות: שאלות נפוצות של טקסס, ניו יורק, TIP 21A01-03 של פלורידה, פנסילבניה.

שמרו את האישור הכתוב או את התנאים של כל שוק מקוון. טקסס אומרת שמוכר שלא קיבל אישור צריך לגבות עד שיגיע אישור, ולשמור רישומי מכירות בשוק מקוון במשך ארבע שנים (Comptroller של טקסס). הגבייה של השוק המקוון מכסה את המכירות שלו עצמו; הקופה של החנות נפרדת.

אם גובים מס מכירה רק במדינה שלכם, האם זה מספיק?

רק כל עוד המבחן של אף מדינה אחרת לא התקיים. אם המכירות של החנות למדינה אחרת עברו את הסף שלה, ייתכן שהמועד של אותה מדינה להירשם ולגבות כבר חלף.

ללקוחות עשוי להיות חוב של מס שימוש, המס של הקונה עצמו על רכישה חייבת במס שבוצעה בלי שנגבה בה מס (ניו יורק; פנסילבניה). חובת המוכר להירשם ולגבות מתחילה בכל מקרה במועד שקובעת המדינה.

1. סכמו את המכירות לכל מדינה לפי חודש, לשנה הנוכחית והקודמת, בחלוקה לפי ערוץ.
2. מצאו את החודש הראשון שבו המבחן של כל מדינה התקיים.
3. השוו אותו למועד ההתחלה של אותה מדינה, כמו בטבלה שלמעלה.
4. הירשמו איפה שנדרש, ואז טפלו במכירות מאז אותו מועד. ראו השלמת מס מכירה שלא נגבה.

אם אתם בפלורידה ומשתמשים ב-⁠Shopify, מה מגדירים קודם?

הירשמו במשרד ההכנסות של פלורידה כסוחר במס מכירה ושימוש לפני שהחנות מבצעת מכירות חייבות במס בפלורידה. ההרשמה מקוונת או בטופס ⁦DR-1⁩ (משרד ההכנסות של פלורידה).

סוחר רשום גובה מס מכירה מדינתי ועוד היטל מס מכירה מקומי לפי שיקול דעת (discretionary sales surtax) על כל עסקה חייבת במס (מדריך פלורידה למוכרים חדשים). אחר כך הפעילו את פלורידה בחנות והוסיפו מדינות אחרות לפי המבחנים שלמעלה.

איך המבחנים פועלים במדינה שלכם מוסבר במדריך איפה חייבים לגבות מס מכירה. השיעור בכתובת המשלוח מוסבר במדריך מקור מס המכירה וכתובת המשלוח.

איפה רושמים בספרים את המס שנגבה?

מס שנגבה עבור המדינה נרשם בדרך כלל כהתחייבות, לא כמכירות. IRS קובע שמסי מכירה מדינתיים ומקומיים שמוטלים על הקונה, שאתם חייבים לגבות ולהעביר, אינם הכנסה (פרסום 334, מדריך למגישי Schedule C). פלורידה אומרת שמס שנגבה הופך לכספי מדינה ברגע הגבייה, ומורה לסוחרים לנהל חשבונאות נפרדת (מדריך פלורידה למוכרים חדשים).

מס שמוטל על המוכר עצמו נכלל בתקבולים ברוטו (פרסום 334), לכן בדקו איזה סוג הוא המס במדינה שלכם. נהלו יתרת התחייבות אחת לכל מדינה, כדי שכל דוח יתאים ליתרה. לרישומים ראו רישום מס מכירה שנגבה ושולם.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

חנות באוהיו, ⁦$600,000⁩ לטקסס

חנות באוהיו ללא אנשים או מלאי בטקסס שולחת לטקסס סחורה בסך ⁦$600,000⁩ בתוך 12 חודשים, הכול דרך הקופה שלה. זה מעל הסף הבטוח של טקסס. לפי העובדות האלה היא צריכה היתר בטקסס וחייבת להתחיל לגבות לא יאוחר מהיום הראשון של החודש הרביעי אחרי החודש שבו עברה את הסף. אם עברה אותו במרץ, זה 1 ביולי.

בחנות, טקסס מופעלת רק אחרי שההיתר קיים. בעל החנות מגיש את הדוחות של טקסס אלא אם ההגשה האוטומטית מכסה את טקסס.

אם המוכר הוא חברה, חברה בערבון מוגבל (LLC) או ישות אחרת החייבת במס, מס הזיכיון של טקסס הוא חובה נפרדת, וההיתר יכול להפעיל אותה: נקסוס של מס הזיכיון מתחיל במוקדם מבין נוכחות פיזית, התאריך שבו הישות מקבלת היתר מס שימוש בטקסס, או היום הראשון של תקופת החשבונאות הפדרלית שבה תקבולי הברוטו שלה בטקסס הגיעו ל-⁠⁦$500,000⁩ (Comptroller של טקסס). ראו מס הזיכיון של טקסס.

קונים בפנסילבניה, ⁦$120,000⁩ בשנה קלנדרית

חנות ללא נוכחות פיזית בפנסילבניה מוכרת לקונים בפנסילבניה בסך ⁦$120,000⁩ דרך הקופה שלה בשנה 1. פנסילבניה סופרת מכירות ברוטו ואין לה מבחן של מספר מכירות, ולכן החנות מעל הסף. לפי הכלל של פנסילבניה היא צריכה להיות רשומה וגובה החל מ-⁠1 באפריל של שנה 2. בעל החנות נרשם קודם (או משתמש בספק שירות מוסמך ומאושר, כמו למעלה), ואז מפעיל את פנסילבניה בחנות, ומכין כל דוח מדוח מס המכירה האמריקאי של החנות אם היא משתמשת ב-⁠Shopify Tax, או מהסיכומים המדינתיים שלה אם לא.

חנות קטנה, שמונה מדינות

חנות מוכרת בסך ⁦$40,000⁩ לכל אחת משמונה מדינות ואין לה נוכחות באף אחת מהן. הסכום בדולרים נמוך מסף המכירות בארבע המדינות שלמעלה, אבל מדינות רבות בודקות גם, או במקום זאת, את מספר ההזמנות: ⁦$40,000⁩ בהזמנות של ⁦$40⁩ הם 1,000 הזמנות לכל מדינה. נניח שההזמנות גדולות מספיק כך שאף סף מכירות או מספר הזמנות של שמונה המדינות לא התקיים. אז כלל הסף לבדו עדיין לא מחייב גבייה. בעל החנות מסכם הזמנות לפי מדינה בכל חודש ובודק שוב, כי החלונות שונים: 12 חודשים בטקסס, ארבעה רבעונים בניו יורק, השנה הקלנדרית בפלורידה ובפנסילבניה, ובחלק מהמדינות גם השנה הקלנדרית הנוכחית.

המצב שלכם שונה?

• החנות שלכם שולחת להרבה מדינות ואתם לא יודעים באילו אתם חייבים, הגיע מכתב ממדינה או אזהרה על חציית סף, או שגביתם מס בכמה מדינות ולא הגשתם דוח: התשובה תלויה במבחן של כל מדינה, במועד ההתחלה שלה ובמי מגיש. הביאו את המכירות לפי מדינת היעד, את רשימת ההיתרים, את דוחות השווקים המקוונים ואת מכתבי המדינות אל הנהלת חשבונות; לתדירות ולמועדי הגשה ראו הגשת דוחות מס מכירה.
• המלאי שלכם נמצא במחסן או במרכז מילוי הזמנות במדינה אחרת: מלאי יכול ליצור נוכחות בלי קשר לסך המכירות. הביאו את מיקומי המלאי ואת המכירות לפי מדינה אל הנהלת חשבונות.
• התחייבות מס המכירה, דוחות החנות והפקדות הבנק שלכם לא מתאימים לדוחות המוגשים: ראו תשלומי Shopify והפקדות בבנק. אם הפער נפרש על כמה מדינות או ערוצים, כדאי לפנות לשירות הנהלת חשבונות.
• מכירות קודמות יצאו בלי מס: ראו השלמת מס מכירה שלא נגבה.
• אתם צריכים את הסף המדויק של מדינה: ראו ספי נקסוס כלכלי למס מכירה לפי מדינה.
• אתם מחליטים מי יגיש, צוות פנימי, תוכנה או CPA: ראו מיקור חוץ של הגשת מס מכירה.
• העסק שלכם נמצא מחוץ לארה״ב: ראו מוכרים זרים ומס מכירה אמריקאי.