Shopify 或 POS 訂單要逐筆記入帳嗎？

所有 Shopify 或 POS 訂單，都要在會計軟體裡逐筆輸入嗎？

聯邦稅法沒有規定每筆訂單都要有一筆分錄。稅法看的是結果，不是入帳的方式。企業必須保存足以確定總收入、扣除額和抵免的常設帳簿或記錄，包括存貨記錄；IRS 也表示，除少數情況外，法律並不要求任何特定形式的記錄，只要有一套系統能清楚顯示收入和支出即可。每筆訂單一筆分錄、每次撥款一筆分錄或每日一筆分錄，都可以達到這個標準。無論使用 QuickBooks、Xero 或其他會計軟體，答案都一樣：規定針對的是您的記錄，不是軟體。

只有同時符合以下三點，匯總分錄才可行：

• 分錄要拆分出銷售總額、折扣、運費、退款、費用和銷售稅，不能只記淨入帳金額。
• 分錄要與平台報告和銀行入帳金額都對得上。
• 訂單明細要查得到，不論是留在軟體裡，還是留在保存下來的平台匯出檔裡。

如果您按品項追蹤存貨、透過多個銷售管道銷售、在許多州有銷售稅義務、批發客戶有應收餘額，或者有一個把網店同步到會計軟體的應用程式（串接應用程式，connector）已經入帳了銷售和存款，情況就不再單純。選擇方法之前，請先備齊：平台近期一個月的銷售報告和撥款報告、對應的銀行對帳單、串接應用程式的設定，以及您收到的所有 1099-K 表。

一般的適用情況：

如果上述情況有好幾項同時成立，或過去幾個月可能已重複計算，請先確定入帳方法，再繼續記後面的月份。最後一節「您的情況不同嗎？」說明各種情況該怎麼處理。

IRS 的記錄規定有哪些要求？訂單明細要放在哪裡？

帳簿必須顯示總收入，分錄必須有證明文件支持。訂單明細不一定要放在會計軟體裡，但必須查得到。

Publication 583 列出了可支持總收入的文件：收銀機收據帶、銀行存款單、收據簿、發票和信用卡簽單。對網路商店來說，平台的訂單匯出檔和撥款報告可以發揮同樣的作用。法規要求記錄須可供檢查，並保存到其內容可能與任何稅法有關的期間為止；請見企業記錄要保存多久。關於軟體記錄，該刊物指出，記錄保存系統應包含企業交易的摘要，通常記在帳簿中；電腦記錄必須與帳簿和稅表相符，並有足夠的細節來辨識原始來源文件。撥款分錄寫明撥款編號，並與保存下來的平台匯出檔放在一起，就能符合這個標準。

IRS 可以要求您提供軟體檔案本身。IRS 的電子記錄常見問題指出，在使用會計軟體的多數情況下，審查人員都會要求提供會計軟體備份檔；範圍廣泛的審查，例如核實總收入的審查，很可能包括這項要求。審查人員隨後可以從報表往下查到底層資料。

所以如果採用匯總分錄，請自行保存每個期間的平台訂單匯出檔、銷售報告和撥款報告。不要把平台當作唯一的備份。

每日或撥款匯總分錄要拆分出哪些項目？

匯總分錄必須列出款項的每個組成部分，讓帳簿仍能顯示總收入、退款、費用和銷售稅。只把淨入帳金額記為銷售額，這四項都會被掩蓋。以下是常見的格式，不過 IRS 並沒有規定一定要用這種格式：

Publication 334 從總收入中減去退貨和折讓，得出淨收入。該刊物指出，向買方課徵、您必須代收並繳納的銷售稅不算收入；但向您這個賣家課徵的銷售稅，則計入總收入。適用哪一種，取決於所在的州。

這些項目通常取自平台自己的報告；例如 Shopify 的財務摘要報告和撥款說明文件。各平台的報告名稱不同，請把每個項目對應到您所用平台自己的報告。

什麼情況下適合每筆訂單一筆分錄？

當帳簿需要批次合計裝不下的資訊時，適合每筆訂單一筆分錄。

銷售商品是產生收入的因素之一時，企業一般必須在年初和年末將存貨列入計算，除非它是小企業納稅人（前三個稅務年度的年平均總收入為 $32,000,000 或以下，且不是避稅工具）。採用匯總分錄時，存貨和銷貨成本可能要靠盤點或品項報告來取得，而不是來自每筆銷售。盤點方法和小企業例外，請見 Schedule C 上的銷貨成本和小型賣家的存貨或耗材。

分錄越多，審核的時間就越長；這對記帳員收費有什麼影響，請見電商記帳員的工作內容與費用。

什麼情況下適合每次撥款或每日一筆分錄？

如果帳簿只需要合計數，每次撥款或每日一筆分錄就夠了。這種情況包括：訂單量大、商品種類簡單、客戶在結帳時就付款（沒有人欠您應收餘額），而且稅款數字取自平台的稅務報告。

• 線上銷售：每次撥款一筆分錄。 每次撥款對應一筆銀行入帳，核對起來比較簡單。
• POS 銷售：每日一筆分錄。 Publication 334 指出，每個營業日結束時，要確認記錄與實際的現金和信用卡收款相符。Publication 583 的範例系統，是根據收銀機收據帶逐日彙總現金收入，再匯總成月度摘要。小費、禮品卡和現金要各自單獨列項；請見每日 POS 銷售的入帳方法。

一次撥款涵蓋好幾天的銷售。請在保存的銷售報告中保留每筆銷售的日期；如果撥款跨越月底或年底，要把它拆開，讓每個期間記入各自的銷售額。如果整筆撥款都按撥款日期入帳，銷售額可能會落到錯誤的期間。

為什麼串接應用程式和銀行資料連線會把銷售額重複計算？

串接應用程式（把網店銷售記入帳簿的應用程式）和銀行資料連線（自動下載銀行交易的功能），如果兩者都把同一筆錢記為收入，就會重複計算。串接應用程式先記入銷售額，銀行資料連線隨後又把這筆存款當作新交易提出；如果這筆存款被新增，而不是配對到撥款分錄，同一筆銷售額就會出現兩次。如果串接應用程式把費用記為支出，另一筆分錄又再記一次，費用也會以同樣方式重複計算。

銷售額和費用只應由一個來源入帳，另一個來源只負責確認存款。有兩種乾淨的做法：

1. 串接應用程式入帳，銀行資料連線配對。 串接應用程式把銷售額、退款和費用記入平台清算帳戶。銀行資料連線中的存款則配對到撥款，並沖銷該清算帳戶。
2. 您自己入帳，銀行資料連線配對。 串接應用程式不入任何帳。您為每次撥款或每一天記一筆匯總分錄，銀行資料連線中的存款則配對到這筆分錄。

請查看您的串接應用程式自己的設定，確認它記入哪些項目（銷售額、退款、費用、撥款）以及使用哪個日期。各應用程式的設定不同，本文無法告訴您您的應用程式怎麼做。要檢查是否重複計算，可以把帳簿中某個月的收入，與平台同一期間的銷售總額比較；收入接近平台數字的兩倍，就表示有重複。清理方法請見會計軟體中的重複收入。

如何證明匯總分錄與平台報告和銀行入帳金額相符？

比對四個數字：分錄上的銷售額、分錄上的撥款金額、銀行入帳金額，以及清算帳戶的餘額。四個數字都一致，匯總分錄就站得住腳。

請在分錄備註中寫上撥款編號或銀行參考編號，並把兩份匯出檔與當月的銀行對帳單一起保存。如果您透過不只一家支付處理機構收款，每家都是各自撥款；請為每家分別設一個清算帳戶。Publication 334 建議每個營業日結束時，要讓記錄與實際收款相符；撥款核對就是對每個批次做同樣的檢查。剩下的差額通常是退款、費用、暫扣或時間差；請見 Shopify 撥款與銀行入帳、銷售與撥款對帳和Undeposited Funds 餘額。

一次撥款涵蓋好幾天時，退款和銷售稅怎麼處理？

撥款日是結算日，不是銷售日。請按銷售發生的當天入帳，再讓撥款沖銷平台餘額。這樣帳簿才能與平台報告對得上。收入屬於哪個稅務年度，取決於您的會計方法，詳見下面的「年底」。

退款。 退款在發出的那一刻沖減銷售額，即使那筆銷售是上個月的；它會作為扣減項出現在之後的某次撥款中。Publication 334 把退貨抵免和其他折讓視為總銷售額的扣除。請把退款記在發出退款的期間，不要動已結帳的月份。對於採用權責發生制的企業，稅務上的時間點可能不同：退款一般在付款時才算，而用於抵扣未來購買的抵免，則在套用到之後的銷售時才算（26 CFR 1.461-4(g)(3)）。已採用經常性項目例外的企業，可以把年底後 8½ 個月內（或稅表提交日之前，以較早者為準）支付的部分退款，算入較早的那一年。任何跨越年底的退款，都請給報稅員看看；請見退款的入帳方法。

銷售稅。 在您自己的網店，撥款金額包括代收的稅款；如果由交易平台自行代收並繳納稅款，則不包括。向買方課徵的稅款，如表中所示，應記入應付帳戶，而不是銷售額；向您這個賣家課徵的稅款，則留在總收入中，並另外追蹤應繳稅額。入帳分錄請見代收和已繳銷售稅的入帳方法；要在哪些州收稅，請見 Shopify 各州銷售稅。

年底。 跨越 12 月 31 日的撥款，包含兩個年度的銷售額。每筆銷售的收入屬於哪一年，取決於您的會計方法和具體情況，所以請把截至 12 月 31 日的銷售額單獨列項，並按銷售日期執行平台的全年銷售報告。出貨前就已付款的訂單，例如預購單，可能適用預收款項規則：符合資格的企業可以選擇把這部分收入遞延一年；這項選擇要在稅表上做出，或透過會計方法變更來做（26 CFR 1.451-8(g)）。這類訂單也請單獨列項。各種方法請見小企業該用現金收付制還是權責發生制。如果撥款跨越年底，而稅表尚未提交，建議交給記帳服務看看。

無論用哪種方法，您的帳簿如何與 1099-K 表核對？

1099-K 表報告的是支付處理機構在該曆年內結算給您的總付款額，未扣除費用和退款，所以無論用哪種方法，它都不會等於撥款金額或淨銷售額。法規規定，處理機構提交指示、把款項轉給您時，付款即視為結算，每筆交易的金額則按其交易日期確定。因此，年度最後一天的銷售，可能出現在下一年度的表上。同一法規規定，總金額的計算不考慮折扣、費用、退款或其他金額的調整。法規自己的範例，即使處理機構扣除費用後實際撥出的金額較少，仍然按全額銷售申報。表格填表說明還把運費加入這份清單，並在第 5a 至 5l 欄列出逐月金額。Publication 334 提醒，這張表可能包含不屬於收入的項目，例如銷售稅。

信用卡付款的申報沒有最低金額。填表說明中的申報門檻，即總額超過 $20,000 且超過 200 筆交易，只適用於第三方網路交易（支付應用程式和交易平台），不適用於信用卡付款。

如果收款人沒有按規定方式提供納稅人識別號碼，支付處理機構可以預扣聯邦稅款（備用預扣稅），並顯示在第 4 欄（填表說明）。這是已經繳納的稅款，不是費用：請在收到款項的那一年，在稅表上把它申請為預扣的聯邦所得稅。合夥企業或 S 公司本身不能申請；要由它的合夥人或股東來申請（IRS Topic 307，備用預扣稅）。

只要銷售總額、退款、費用和稅款分開列項，兩種方法都能支持這項比對。逐筆訂單入帳比較容易追查；每次撥款或每日入帳，則要依靠每筆分錄背後保存的明細。請執行平台按銷售日期的銷售報告，以及顯示轉帳日期的撥款報告，涵蓋全年和每個月。兩份報告都要與帳簿一起保存，並說明在下一年度才結算的年底銷售額。如果 1099-K 表還是對不上，請見銷售與撥款對帳。

可以在年中換方法而不用重做帳嗎？

通常可以，但並非一定可以。如果對重要項目的處理方式改變，而該項目涉及收入或扣除額的正確入帳時間，這就是會計方法的變更，一般需要 IRS 核准，並要提交 3115 表。Publication 334 也指出，變更存貨的會計方法，同樣要提交 3115 表。從每筆訂單入帳改為每次撥款入帳，只要銷售仍按銷售日期入帳，改變的是明細的詳細程度，不是時間點。如果您按品項追蹤存貨，在放棄逐筆訂單入帳之前，請先確定銷貨成本要怎麼計算。

如果只是明細的詳細程度改變，要在不重做以前月份的情況下切換，請這樣做：

1. 在某個月初選定一個切換日，前提是上個月已經對帳完畢，並與平台報告相符。
2. 確認以前的分錄沒有重複計算之後，保持原樣。
3. 在切換日，關掉不再入帳的那個來源，讓新的月份只由一個來源記錄。
4. 確認切換日的清算帳戶為零，或等於尚未撥出的那幾天。對於跨越切換日的那一次撥款，用平台按日期的銷售報告，把較早的日子按舊方法入帳，較晚的日子按新方法入帳。
5. 在檔案中註明日期和原因，並保留匯出檔。

只有以前的月份有重複計算，或與平台報告對不上時，才需要重做。如果這項切換也會改變收入的計算日期（存款日期還是銷售日期），那可能會改變稅表把收入計入哪個期間。請在年底前跟 CPA 確定。

範例

以下範例僅供說明，所有金額均以美元計。

每月 400 筆訂單的商店

某家 Shopify 商店每次撥款記一筆分錄。在這次撥款期間，銷售額 US$40,000，退款 US$300，支付處理機構費用 US$1,200，因此入帳金額為 US$38,500（40,000 − 300 − 1,200）。這筆分錄貸記銷售額 US$40,000，借記銷貨退回 US$300 和費用 US$1,200，並借記清算帳戶 US$38,500。銀行資料連線中的存款則配對到這筆清算帳戶餘額。為了讓數字簡單，這裡不含銷售稅。如果撥款中包含向買方課徵並代收的稅款，入帳金額會增加，這部分稅款要記入應付帳戶，不記入銷售額。

線上和門市都有銷售的精品店

某家精品店按品項追蹤成本。一種產品每件成本 US$20，賣出五件，每件售價 US$50。逐筆訂單入帳時，這筆銷售顯示銷售額 US$250、銷貨成本 US$100，存貨減少五件。撥款匯總只會顯示 US$250 而沒有品項，所以存貨和成本就需要靠盤點或品項報告來取得。

串接應用程式和銀行資料連線都在入帳

串接應用程式記入 US$12,000 的銷售額。沒有費用或退款的話，這些銷售的入帳金額同樣是 US$12,000，而銀行資料連線又把它記為新收入。在移除其中一邊之前，收入會顯示 US$24,000。

您的情況不同嗎？

• 串接應用程式和銀行資料連線已經把銷售額重複計算好幾個月： 請先見會計軟體中的重複收入。如果這些月份已經結帳，或稅表已經用了重複計算的收入，哪些要更正、如何讓總額與平台報告和 1099-K 表重新對上，值得交給記帳服務處理。
• 訂單量大到無法手動入帳，或者按品項計算的存貨、多個銷售管道和多州銷售稅全都在同一套帳簿裡： 選擇逐筆訂單還是逐次撥款入帳，會影響存貨、銷售稅和稅表。請與記帳服務一起確定，包括如何修正以前的月份，以及總額如何與 1099-K 表核對。
• 比對之後，您的 1099-K 表仍然對不上： 請見 Shopify 撥款與銀行入帳和銷售與撥款對帳；對不上的數字，值得交給記帳服務處理。
• 您同時在 Amazon 銷售、透過 Stripe 收款，或用收銀系統經營店鋪或餐廳： 請見 Amazon 結算報告、Stripe 撥款和每日 POS 銷售的入帳方法。
• 您不確定該在哪些州收取銷售稅： 請見 Shopify 各州銷售稅。
• 您的帳已經落後好幾個月，而且稅表即將到期： 請見補做逾期的帳，然後交給記帳服務。
• 您想知道記帳員會處理哪些工作、收費多少： 請見電商記帳員的工作內容與費用。