Shopify veya POS Siparişleri QuickBooks'a Tek Tek mi Girilir?

Her Shopify veya POS siparişini muhasebe yazılımınıza girmek zorunda mısınız?

ABD federal vergi kuralları her sipariş için ayrı kayıt şart koşmaz. Kuralların istediği bir sonuçtur, kayıt biçimi değildir. Bir işletme; brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini kanıtlamaya yetecek kalıcı defter veya kayıtları, stok kayıtları dahil, tutmalıdır. IRS de birkaç istisna dışında kanunun, gelir ve giderleri açıkça gösteren bir sistemin ötesinde özel bir kayıt türü aramadığını belirtir. Sipariş başına, payout başına veya gün başına tek bir kayıt, bu ölçütü karşılayabilir. Cevap QuickBooks'ta, Xero'da ve diğer tüm muhasebe yazılımlarında aynıdır: kural yazılımla değil, kayıtlarınızla ilgilidir.

Özet kayıt yalnızca şu üç koşulun üçü de sağlanırsa işe yarar:

• Yalnızca net mevduatı değil; brüt satışları, indirimleri, kargoyu, iadeleri, ücretleri ve satış vergisini ayrı ayrı gösterir.
• Platform raporu ile banka mevduatına uyar.
• Sipariş düzeyindeki ayrıntıya yazılımda veya kaydettiğiniz platform dışa aktarımlarında ulaşılabilir.

Stok ürün bazında izleniyorsa, satışlar birden çok kanaldan geçiyorsa, birçok eyalette satış vergisi doğuyorsa, toptan müşterilerin bakiyesi varsa veya mağazanızı muhasebe yazılımınıza bağlayan bir uygulama (bağlantı uygulaması, yani connector) satışları ve mevduatları zaten kaydettiyse durum basit olmaktan çıkar. Yöntem seçmeden önce şunları toplayın: platformun yakın bir aya ait satış raporu ve payout raporu, aynı döneme ait banka hesap özetleri, bağlantı uygulamasının ayarları ve aldıysanız Form 1099-K.

Genelde uygun olan yöntem:

Bunlardan birkaçı sizin için geçerliyse ya da geçmiş aylar iki kez sayılmış olabilirse, daha fazla ay kaydetmeden önce yöntemi netleştirin. Son bölüm olan “Sizin durumunuz farklı mı?”, her durumun nereye gittiğini gösterir.

IRS kayıt kuralları ne istiyor ve sipariş ayrıntıları nerede durmalı?

ABD'de muhasebe kayıtları brüt geliri göstermeli ve girişler destekleyici belgelerle desteklenmelidir. Sipariş ayrıntılarının muhasebe yazılımının içinde olması şart değildir, ancak gerektiğinde ulaşılabilir olmalıdır.

Publication 583, brüt hasılatı destekleyen belgeleri sayar: yazar kasa fişleri, banka mevduat makbuzları, makbuz defterleri, faturalar ve kredi kartı satış fişleri. Online mağazada platformun sipariş dışa aktarımı ve payout raporu aynı işi görebilir. Yönetmelik, kayıtların incelemeye hazır olmasını ve içeriklerinin herhangi bir vergi kanunu bakımından önem taşıyabileceği sürece saklanmasını şart koşar; bunun için işletme kayıtları ne kadar süre saklanmalı rehberine bakın. Yazılım kayıtları için yayın şunu söyler: kayıt sistemi, olağan olarak defterlerde tutulan bir işlem özeti içermelidir; bilgisayar kayıtları defterlerle ve beyannameyle mutabık olmalı ve dayanak belgeleri belirlemeye yetecek ayrıntıyı vermelidir. Payout kimliğini taşıyan ve kaydedilmiş platform dışa aktarımlarının yanında duran bir payout kaydı bu ölçütü karşılayacak şekilde kurulmuştur.

IRS yazılım dosyasının kendisini de isteyebilir. Elektronik kayıtlar SSS sayfasına göre, yazılım kullanılan çoğu durumda denetçiler muhasebe yazılımının yedeğini ister. Brüt geliri doğrulayan geniş kapsamlı bir denetim bu talebi büyük olasılıkla içerir. Denetçi böylece raporlardan altta yatan verilere inebilir.

Bu nedenle özet kayıt kullanıyorsanız, her dönem için platformun sipariş dışa aktarımını, satış raporunu ve payout raporunu kendiniz kaydedin. Tek kopyanın platformda kalmasına güvenmeyin.

Günlük veya payout özet kaydı neleri ayrı göstermeli?

Özet kayıt, paranın her bileşenini göstermelidir; böylece muhasebe kayıtlarınız brüt geliri, iadeleri, ücretleri ve satış vergisini hâlâ ayrı gösterir. Yalnızca net mevduatı satış olarak girmek bu dördünü de gizler. Sık kullanılan bir düzen aşağıdadır, ancak IRS tam olarak bu düzeni şart koşmaz:

Publication 334, net hasılata ulaşmak için iade ve fiyat düzeltmelerini brüt hasılattan düşer. Yayına göre alıcıya yüklenen, sizin tahsil edip devretmeniz gereken satış vergileri gelir değildir; ancak satıcı olarak size yüklenen bir satış vergisi brüt hasılata girer. Hangisinin geçerli olduğu eyalete bağlıdır.

Bu satırlar için genelde platformun kendi raporları kaynaktır; örnek olarak Shopify'ın Finans özet raporu ve payout belgeleri verilebilir. Rapor adları platforma göre değişir; her satırı kendi platformunuzun raporuyla eşleştirin.

Sipariş başına tek tek kayıt ne zaman mantıklıdır?

Muhasebe kayıtları toplu bir tutarın taşıyamayacağı bilgiye ihtiyaç duyduğunda sipariş başına kayıt mantıklıdır.

Mal satışı gelir getiren bir faktörse, işletme genellikle yıl başında ve yıl sonunda stokları hesaba katmalıdır; küçük işletme mükellefi olan işletmeler bunun dışındadır (önceki üç vergi yılında ortalama yıllık brüt hasılatı $32.000.000 veya altında olan ve vergi sığınağı sayılmayan işletme). Özet kayıtlarla çalışıyorsanız stok ve satılan malın maliyeti, her satıştan değil bir sayımdan veya ürün raporundan çıkarılmak zorunda kalabilir. Bu sayım ve küçük işletme istisnası için Schedule C'de satılan malın maliyeti ve küçük satıcılar için stok ve sarf malzemeleri rehberlerine bakın.

Daha çok kayıt, daha çok inceleme süresi demektir; bunun muhasebe sorumlusu ücretine etkisi için e-ticaret muhasebe sorumlusu ne yapar ve ne kadara mal olur rehberine bakın.

Payout başına veya gün başına tek kayıt ne zaman mantıklıdır?

Muhasebe kayıtları yalnızca toplam tutarlara ihtiyaç duyuyorsa payout veya gün başına tek kayıt yeterlidir: sipariş hacmi yüksek, ürün listesi basit, müşteriler ödemeyi alışverişte yapıyor ve size kimse borçlu kalmıyor, vergi tutarları da platformun vergi raporundan alınıyor.

• Online satışlar: payout başına bir kayıt. Her payout tek bir banka mevduatıyla eşleşir; bu da eşleştirmeyi kısa tutar.
• Satış noktası (POS): gün başına bir kayıt. Publication 334, her iş gününün sonunda kayıtların fiili nakit ve kredi kartı tahsilatlarıyla dengelenmesini söyler. Publication 583'teki örnek sistem, yazar kasa fişinden alınan günlük nakit tahsilat özetini tutar ve bunu aylık özete aktarır. Bahşişler, hediye kartları ve nakit için ayrı satırlar gerekir; bunun için günlük POS satışlarını kaydetme rehberine bakın.

Bir payout birkaç günün satışını kapsar. Her satışın tarihini kaydettiğiniz satış raporunda tutun ve ay veya yıl sonuna denk gelen payout'u bölün; böylece her dönem kendi satışını taşır. Payout'un tamamını payout tarihine göre kaydetmek satışları yanlış döneme koyabilir.

Bağlantı uygulaması ve banka akışı neden satışları iki kez sayar?

Bağlantı uygulaması (mağazanızın satışlarını muhasebe yazılımına kaydeden uygulama) ve banka akışı (banka hareketlerinin otomatik indirilmesi) aynı parayı gelir olarak kaydederse satışlar iki kez sayılır. Bağlantı uygulaması satışları kaydeder. Banka akışı ardından mevduatı yeni bir işlem olarak sunar; bu işlem payout kaydıyla eşleştirilmek yerine eklenirse aynı satışlar iki kez görünür. Bağlantı uygulaması ücretleri gider olarak kaydedip ikinci bir kayıt da aynı ücretleri yeniden kaydederse ücretler de aynı şekilde iki kez sayılır.

Satışları ve ücretleri tek kaynak kaydetmeli. Diğeri yalnızca mevduatı doğrulamalı. İki temiz kurulum şöyledir:

1. Bağlantı uygulaması kaydeder, banka akışı eşleştirir. Bağlantı uygulaması satışları, iadeleri ve ücretleri bir platform geçiş hesabına kaydeder. Banka akışındaki mevduat payout ile eşleştirilir ve geçiş hesabını kapatır.
2. Siz kaydedersiniz, banka akışı eşleştirir. Bağlantı uygulaması hiçbir şey kaydetmez. Siz payout veya gün başına tek bir özet kayıt girersiniz ve banka akışındaki mevduat bu kayıtla eşleştirilir.

Bağlantı uygulamanızın ayarlarına bakarak neyi (satışlar, iadeler, ücretler, payout'lar) hangi tarihlerle kaydettiğini kontrol edin. Ayarlar uygulamaya göre değişir ve bu sayfa sizin uygulamanızın ne yaptığını söyleyemez. Çift sayımı sınamak için, bir ayın muhasebe kayıtlarındaki gelirini platformun aynı tarihlere ait brüt satışlarıyla karşılaştırın; gelir platform tutarının yaklaşık iki katıysa çift sayım olabilir. Düzeltme için muhasebe yazılımında tekrarlanan gelir rehberine bakın.

Özet kaydın platform raporu ve banka mevduatıyla uyuştuğunu nasıl kanıtlarsınız?

Dört tutarı karşılaştırın: kayıttaki satışlar, kayıttaki payout, banka mevduatı ve geçiş hesabı bakiyesi. Dördü de uyuşuyorsa özet kayıt sağlamdır.

Payout kimliğini veya banka referansını kaydın açıklamasına yazın ve iki dışa aktarımı da o ayın hesap özetiyle birlikte saklayın. Birden fazla ödeme işlemcisiyle tahsilat alıyorsanız her biri ayrı payout yapar; her biri için ayrı bir geçiş hesabı tutun. Publication 334, kayıtları her iş gününün sonunda fiili tahsilatlarla dengelemeyi önerir; payout mutabakatı aynı kontrolü her toplu ödemeye uygular. Kalan fark genellikle bir iade, ücret, bekletme veya zamanlama kalemidir; bunun için Shopify payout'ları ve banka mevduatları, satış ve payout mutabakatı ve Undeposited Funds bakiyesi rehberlerine bakın.

Payout birçok günü kapsadığında iadeler ve satış vergisi nasıl işler?

Payout bir uzlaşma tarihidir, satış tarihi değildir. Satışları yapıldıkları güne göre kaydedin ve payout'un platform bakiyesini kapatmasına izin verin. Bu, muhasebe kayıtlarını platform raporuyla uyumlu tutar. Gelirin hangi vergi yılına girdiği muhasebe yönteminize bağlıdır; bu konu aşağıdaki Yıl sonu başlığında anlatılıyor.

İadeler. İade, satış geçen ay yapılmış olsa bile yapıldığı anda satışları azaltır ve sonraki bir payout içinde kesinti olarak görünür. Publication 334, iade edilen mallar için verilen kredileri ve diğer fiyat düzeltmelerini brüt satışlardan düşülen kalemler sayar. İadeyi yapıldığı dönemde kaydedin ve kapanmış aya dokunmayın. Tahakkuk esaslı bir işletmede vergi zamanlaması farklı olabilir: iade genellikle ödendiğinde, gelecek alışverişler için verilen kredi ise sonraki bir satışa uygulandığında sayılır (26 CFR 1.461-4(g)(3)). Tekrarlayan kalem istisnasını benimsemiş bir işletme, yıl sonundan sonraki 8½ ay içinde ya da daha erkense beyannamenin verilme tarihine kadar ödenen bazı iadeleri önceki yıla sayabilir. Yıl sonunu aşan her iadeyi hazırlayıcıya gösterin; bunun için iadeleri kayıtlara geçirme rehberine bakın.

Satış vergisi. Kendi mağazanızda payout tahsil edilen vergiyi içerir; bir pazaryeri vergiyi kendisi tahsil edip devrediyorsa içermez. Alıcıya yüklenen vergi, tabloda gösterildiği gibi satışlara değil ödenecek vergi hesabına gider; satıcı olarak size yüklenen vergi ise brüt hasılatta kalır ve ödenecek vergi ayrıca izlenir. Kayıtlar tahsil edilen ve ödenen satış vergisini kaydetme rehberinde, hangi eyaletlerde vergi tahsil edileceği ise eyalete göre Shopify satış vergisi rehberinde yer alır.

Yıl sonu. 31 Aralık'ı aşan bir payout iki yıla ait satışları taşır. Her satışın gelirinin hangi yıla ait olduğu, muhasebe yönteminize ve olgulara bağlıdır. Bu yüzden 31 Aralık'a kadar olan satışları ayrı bir satırda tutun ve yıl için platformun satış raporunu satış tarihine göre çalıştırın. Ön sipariş gibi, gönderilmeden önce ödenen siparişler peşin ödeme kurallarına girebilir; bu kurallar, şartları sağlayan işletmenin gelirin bir kısmını bir yıl ertelemeyi seçmesine izin verir. Bu seçim beyannamede veya bir yöntem değişikliğiyle yapılır (26 CFR 1.451-8(g)). Bu siparişleri de ayrı bir satırda tutun. Yöntemler için küçük işletmede nakit mi tahakkuk mu rehberine bakın. Henüz verilmemiş bir beyannamede yıl sonuna denk gelen bir payout varsa bunu muhasebe kayıtları desteğine göstermeye değer.

Muhasebe kayıtlarınız iki yöntemde de Form 1099-K ile nasıl uyuşur?

Form 1099-K, ödeme işlemcisinin takvim yılında size ödediği brüt tutarları ücretler ve iadeler düşülmeden bildirir; bu yüzden iki yöntemde de payout'larla veya net satışlarla aynı çıkmaz. Yönetmelik, işlemci parayı size aktarma talimatını verdiğinde ödemenin uzlaştığını kabul eder ve her işlemin dolar tutarını işlem tarihine göre belirler. Yılın son günü yapılan bir satış bu yüzden sonraki yılın formunda görünebilir. Aynı yönetmelik brüt tutarı indirimler, ücretler, iadeler veya diğer tutarlar için yapılan düzeltmeler dikkate alınmadan tanımlar. Yönetmeliğin kendi örneği, işlemci ücret sonrası daha azını ödemiş olsa bile satışın tamamını bildirir. Form talimatları bu listeye kargoyu ekler ve 5a ile 5l arasındaki kutularda aylık tutarları verir. Publication 334, formun satış vergisi gibi hasılat olmayan kalemleri içerebileceği konusunda uyarır.

Kart ödemeleri alt sınır olmadan bildirilir. Talimatlar, bildirim eşiğini (toplam $20.000 üzeri ve 200'den fazla işlem) yalnızca üçüncü taraf ağ işlemlerine (ödeme uygulamaları ve pazaryerleri) uygular, kart ödemelerine uygulamaz.

Bir alıcı vergi kimlik numarasını gerekli biçimde vermemişse işlemci federal vergi stopajı (yedek stopaj) yapabilir ve bunu 4. kutuda gösterir (talimatlar). Bu zaten ödenmiş bir vergidir, ücret değildir: alındığı yılın beyannamesinde federal gelir vergisi stopajı olarak talep edin. Ortaklık veya S şirketi bunu kendisi talep edemez; ortakları veya hissedarları talep eder (IRS Topic 307, Backup withholding).

Brüt satışlar, iadeler, ücretler ve vergi ayrı satırlarda kaldığı sürece iki yöntem de karşılaştırmayı destekleyebilir. Sipariş başına kayıtlar izlemeyi kolaylaştırır; payout veya gün başına kayıtlar her birinin arkasındaki kayıtlı ayrıntıya dayanır. Platformun satış raporunu satış tarihine göre, transfer tarihlerini gösteren payout raporunu da tüm yıl ve her ay için çalıştırın. İkisini de muhasebe kayıtlarıyla birlikte saklayın ve sonraki yıla uzlaşan yıl sonu satışlarını köprüleyin. Hâlâ uyuşmayan bir Form 1099-K için satış ve payout mutabakatı rehberine bakın.

Yıl ortasında yöntem değiştirip önceki kayıtları yeniden yapmadan geçebilir misiniz?

Çoğu zaman evet, ama her zaman değil. Önemli bir kalemin, yani gelirin ne zaman dahil edileceğini veya indirimin ne zaman yapılacağını ilgilendiren bir kalemin işlenişindeki değişiklik, muhasebe yöntemi değişikliğidir ve Form 3115 ile genellikle IRS onayı gerektirir. Publication 334 ayrıca stok için muhasebe yöntemini değiştirmenin Form 3115 vermeyi gerektirdiğini söyler. Satışlar hâlâ satış tarihine göre kaydedilirken sipariş başına kayıttan payout başına kayda geçmek, zamanlamayı değil ayrıntı düzeyini değiştirir. Stoğu ürün bazında izliyorsanız, sipariş başına kayıtları bırakmadan önce satılan malın maliyetinin nasıl hesaplanacağını netleştirin.

Yalnızca ayrıntı düzeyi değişiyorsa, önceki ayları yeniden yapmadan geçmek için:

1. Bir ay başını kesim tarihi seçin; önceki ay mutabık olmalı ve platform raporuyla uyuşmalıdır.
2. Önceki kayıtlar çift sayım içermediğini doğruladıktan sonra olduğu gibi kalsın.
3. Kesim tarihinde kaydetmeyi bırakan kaynağı kapatın; böylece yeni aylarda yalnızca tek kaynak kayıt yapar.
4. Geçiş hesabının kesim tarihinde sıfır olduğunu ya da henüz ödenmemiş günlere eşit olduğunu kontrol edin. Kesim tarihini aşan tek payout için, önceki günleri eski yöntemle, sonraki günleri yeni yöntemle kaydedin ve bunun için platformun tarihe göre satış raporunu kullanın.
5. Tarihi ve nedeni dosyaya not edin, dışa aktarımları saklayın.

Önceki ayları yalnızca çift sayım içeriyorlarsa veya platform raporlarıyla uyuşmuyorlarsa yeniden yapın. Geçiş, gelirin sayıldığı tarihi de değiştirecekse (mevduat tarihi ile satış tarihi), gelirin beyannamede hangi döneme gireceği değişebilir. Bunu yıl sonundan önce bir CPA ile netleştirin.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Ayda 400 siparişi olan bir mağaza

Bir Shopify mağazası payout başına tek kayıt girer. Payout döneminde satışlar US$40.000, iadeler US$300 ve işlemci ücretleri US$1.200 olduğundan mevduat US$38.500 olur (40.000 − 300 − 1.200). Kayıt satışları US$40.000 alacak, iadeleri US$300 ve ücretleri US$1.200 borç yazar, geçiş hesabını da US$38.500 borç yazar. Banka akışındaki mevduat bu geçiş bakiyesiyle eşleştirilir. Sayılar basit kalsın diye satış vergisi dışarıda bırakılmıştır. Alıcıya yüklenen ve payout içinde tahsil edilen vergi mevduatı artırır ve satışlara değil ödenecek vergi hesabına kaydedilir.

Hem online hem mağazadan satış yapan bir butik

Bir butik maliyeti ürün bazında izler. Maliyeti US$20 olan bir üründen beş adet, tanesi US$50'a satılır. Sipariş başına kaydedildiğinde satış US$250 satış, US$100 satılan malın maliyeti ve beş adet azalan stok olarak görünür. Payout özeti ise ürün bilgisi olmadan yalnızca US$250'yi gösterir; stok ve maliyet için bir sayım veya ürün raporu gerekir.

Bağlantı uygulaması ve banka akışı ikisi de kayıt yapıyor

Bir bağlantı uygulaması US$12.000 satış kaydeder. Ücret veya iade yoksa aynı satışların mevduatı da US$12.000'dır ve banka akışı bunu yeni gelir olarak kaydeder. Taraflardan biri kaldırılana kadar gelir US$24.000 görünür.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bağlantı uygulaması ve banka akışı aylardır satışları iki kez saydı: muhasebe yazılımında tekrarlanan gelir rehberiyle başlayın. Bu aylar kapanmışsa veya bir beyanname zaten iki katına çıkmış geliri kullandıysa neyin düzeltileceği ve toplamların platform raporlarına ve Form 1099-K'ye nasıl bağlanacağı konusunu muhasebe kayıtları desteğine götürmeye değer.
• Sipariş hacmi elle kaydetmek için çok yüksek veya ürün bazında stok, birden çok kanal ve birçok eyalette satış vergisi aynı muhasebe kayıtlarında bir arada: sipariş başına mı payout başına mı kararı stoğu, satış vergisini ve beyannameyi etkiler. Geçmiş ayların nasıl düzeltileceği ve toplamların Form 1099-K ile nasıl bağlanacağı dahil bunu muhasebe kayıtları desteğiyle netleştirin.
• Karşılaştırmadan sonra Form 1099-K hâlâ uyuşmuyor: Shopify payout'ları ve banka mevduatları ve satış ve payout mutabakatı rehberlerine bakın; mutabık olmayan rakamları muhasebe kayıtları desteğine götürmeye değer.
• Amazon'da da satıyorsunuz, Stripe ile ödeme alıyorsunuz veya bir satış noktası sistemiyle dükkân ya da restoran işletiyorsunuz: Amazon uzlaşma raporları, Stripe payout'ları ve günlük POS satışlarını kaydetme rehberlerine bakın.
• Hangi eyaletlerde satış vergisi tahsil edeceğinizden emin değilsiniz: eyalete göre Shopify satış vergisi rehberine bakın.
• Muhasebe kayıtlarınız aylarca geride ve bir beyanname vadesi geldi: gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama rehberine, ardından muhasebe kayıtları desteğine bakın.
• Bir muhasebe sorumlusunun neleri üstleneceğini ve ne kadar ücret alacağını öğrenmek istiyorsunuz: e-ticaret muhasebe sorumlusu ücreti ve kapsamı rehberine bakın.