IRS की रसीद संबंधी शर्तें: क्या हर खर्च के लिए रसीद चाहिए?

क्या हर व्यावसायिक खर्च के लिए रसीद चाहिए?

व्यवहार में ज़्यादातर हाँ, हालाँकि कानून सिर्फ़ कुछ मामलों में रसीद ज़रूरी करता है। हर कटौती साबित होनी चाहिए, और रसीद आम सबूत है। संघीय नियम किसी भी ऐसे व्यक्ति से, जो आयकर के अधीन है या जिसे सूचना रिटर्न फ़ाइल करना है, रिटर्न की कटौतियों को स्थापित करने के लिए पर्याप्त बहीखाता या रिकॉर्ड रखने को कहते हैं, इसलिए एकल स्वामी, साझेदारियाँ और कंपनियाँ, सब इसके दायरे में हैं। IRS व्यवसायों से कहता है कि कटौती का समर्थन करने वाली रसीदें, रद्द किए गए चेक और दूसरे दस्तावेज़ रखें, और कुछ मामलों को छोड़कर किसी खास तरह के रिकॉर्ड की माँग नहीं करता (IRS: Recordkeeping)।

रसीद नियम से कब ज़रूरी है, यह खर्च के प्रकार पर निर्भर करता है:

स्रोत: Publication 583, 26 CFR 1.274-5 और Publication 463।

मामला तब आसान नहीं रहता जब ज़्यादातर खर्चों की सिर्फ़ कार्ड की एक लाइन हो, जब साल भर के खर्च पर उद्देश्य के नोट न हों, जब यात्रा, उपहार या कार का इस्तेमाल शामिल हो, या जब IRS, कर तैयारकर्ता या ऋणदाता पहले ही सबूत माँग चुका हो। जो रसीदें पहले ही खो चुकी हैं, उनके लिए व्यावसायिक खर्चों की खोई हुई रसीदें देखें।

इकट्ठा करें:

• हर खर्च की रसीदें, चालान या ऑर्डर के ईमेल।
• व्यावसायिक खर्च चुकाने वाले हर खाते और कार्ड के स्टेटमेंट।
• हर खर्च के उद्देश्य का नोट: वह किसलिए था और किस काम या ग्राहक के लिए।
• यात्राओं के लिए कैलेंडर या यात्रा-कार्यक्रम, और कार के इस्तेमाल के लिए माइलेज लॉग।

क्या $75 से कम की खरीद के लिए रसीद चाहिए?

बिना-रसीद की सीमा सिर्फ़ यात्रा, उपहार और कार के खर्चों के लिए है। $75 से कम पर इन खर्चों के लिए रसीद नहीं चाहिए, पर राशि, तारीख, जगह और उद्देश्य का रिकॉर्ड फिर भी चाहिए; ठहरने के लिए किसी भी राशि पर रसीद चाहिए, नीचे बताए प्रति-दिन भत्ते के मामले को छोड़कर। सप्लाई, सॉफ़्टवेयर, किराये और विज्ञापन की कोई सीमा नहीं है: छोटी खरीद भी साबित होनी चाहिए। Publication 463 कहता है कि तीन मामलों में दस्तावेज़ी सबूत नहीं चाहिए:

• यात्रा में भोजन या ठहरने का खर्च, जिसे नियोक्ता जवाबदेह योजना (accountable plan) के तहत तय दैनिक दर (प्रति-दिन भत्ता) पर लौटाता है, यानी आप नियोक्ता को उसका हिसाब देते हैं। नियोक्ता से संबंधित कर्मचारी यह अपवाद इस्तेमाल नहीं कर सकता और उसे IRS को खर्च साबित करने में सक्षम होना चाहिए। संबंधित में कंपनी नियोक्ता के शेयरों का मूल्य के हिसाब से 10% से अधिक, सीधे या परोक्ष रूप से, स्वामित्व रखना, और कुछ परिवार और ट्रस्ट के संबंध शामिल हैं (Publication 463; Revenue Procedure 2019-48, धारा 6.07)। सिर्फ़ भोजन का प्रति-दिन भत्ता अलग नियम है; देखें व्यावसायिक भोजन की कटौती।
• ठहरने के अलावा कोई खर्च जो $75 से कम है।
• ऐसा परिवहन खर्च जिसकी रसीद आसानी से उपलब्ध नहीं है।

$75 की सीमा रसीद माफ़ करती है, रिकॉर्ड कभी नहीं। हर खर्च की राशि, तारीख, जगह और व्यावसायिक उद्देश्य फिर भी दर्ज होने चाहिए, आम तौर पर लिखित रूप में (26 CFR 1.274-5T; Publication 463)।

सीमा हर खर्च पर अलग-अलग लागू होती है। Publication 463 हर अलग भुगतान को आम तौर पर अलग खर्च मानता है, पर एक ही आयोजन के दौरान एक जैसे खर्चों को एक खर्च।

यह सीमा यात्रा, उपहार और कार के नियमों की है, सामान्य लागतों की नहीं। न 26 CFR 1.6001-1 और न Publication 583 सप्लाई, सॉफ़्टवेयर या विज्ञापन के लिए कोई डॉलर न्यूनतम तय करते हैं, इसलिए छोटी सामान्य खरीद भी साबित होनी चाहिए। छोटे नकद भुगतानों के लिए, Publication 583 खर्चों के दस्तावेज़ों में पेटी कैश की पर्चियाँ गिनाता है: पेटी कैश फ़ंड से हर भुगतान की एक पर्ची उसकी रसीद के साथ भुगतान के सबूत के रूप में लगाई जाती है।

गिने जाने के लिए रसीद में क्या दिखना चाहिए?

रसीद आम तौर पर तब पर्याप्त होती है जब उसमें राशि, तारीख, जगह और खर्च का मूल स्वरूप, यानी क्या खरीदा गया, दिखे (26 CFR 1.274-5)। IRS दो उदाहरण देता है (Publication 463):

ये उदाहरण यात्रा और भोजन के नियमों से हैं। दस्तावेज़ी सबूत के बारे में सामान्य रूप से, नियम इन्हीं चार बातों को पर्याप्त बताता है: राशि, तारीख, जगह और क्या खरीदा गया। रसीद में शायद ही दिखता है कि खरीद क्यों की गई, इसलिए उसके साथ उद्देश्य का नोट रखें। अगर पर्ची में सिर्फ़ कुल राशि है, तो वह चालान या ऑर्डर का ईमेल जोड़ें जिसमें दिखे कि क्या खरीदा गया।

क्या रसीद के बिना बैंक या कार्ड स्टेटमेंट काफ़ी है?

आम तौर पर अकेला नहीं। स्टेटमेंट साबित करता है कि आपने भुगतान किया, यह नहीं कि क्या खरीदा या क्यों। Publication 583 खर्चों के दस्तावेज़ों में खाता स्टेटमेंट गिनाता है और बहुत साफ़ पढ़ा जाने वाला स्टेटमेंट भुगतान के सबूत के रूप में मानता है, जब उसमें पाने वाले का नाम, राशि और तारीख हो (चेक के लिए चेक नंबर भी), पर जोड़ता है कि भुगतान का सबूत अपने आप में कटौती स्थापित नहीं करता: वे चालान या बिक्री की पर्चियाँ रखें जो दिखाएँ कि लागत आपने उठाई।

जिस लाइन में सिर्फ़ दुकान का नाम या कोड दिखता है, वही आम कमी है: एक ही दुकान काम के लिए सप्लाई भी बेच सकती है और निजी सामान भी। ठहरने के लिए और $75 या उससे ज़्यादा के यात्रा, उपहार या कार के खर्चों के लिए, नियम रसीद या चुकाए गए बिल जैसे दस्तावेज़ी सबूत माँगता है। न नियम और न Publication 463 यह बताते हैं कि अकेली स्टेटमेंट की लाइन गिनी जाती है या नहीं। रसीद रखने से यह सवाल ही नहीं उठता। अगर सिर्फ़ स्टेटमेंट बचे हैं, तो व्यावसायिक खर्चों की खोई हुई रसीदें देखें।

खर्च का व्यावसायिक उद्देश्य क्या साबित करता है, और मैं क्या लिखूँ?

व्यावसायिक उद्देश्य आम तौर पर व्यावसायिक कारण के लिखित बयान से साबित होता है, जो खाता-बही, डायरी, लॉग, खर्च विवरण या ऐसे ही रिकॉर्ड में रखा जाए; कंप्यूटर पर बना रिकॉर्ड भी चलता है (Publication 463)। सबूत की मात्रा बदलती है। जब उद्देश्य आसपास के तथ्यों से साफ़ हो, तो लिखित स्पष्टीकरण ज़रूरी नहीं है: तय रूट पर चलने वाले सेल्स प्रतिनिधि को उस रूट की हर यात्रा के लिए नोट नहीं चाहिए, हालाँकि रूट की लंबाई, यात्राओं की तारीखें और कुल मील फिर भी दर्ज होते हैं (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T)।

एक लाइन में वह लिखें जो खर्च को व्यवसाय से जोड़ता है:

जो रसीद पहले ही दिखाती है, उसे अपने रिकॉर्ड में दोबारा लिखना ज़रूरी नहीं, जब तक दोनों एक-दूसरे के पूरक हों (Publication 463)। सामान्य लागतों के लिए, Publication 583 चाहता है कि सहायक दस्तावेज़ चुकाई गई राशि और यह दिखाएँ कि वह व्यावसायिक खर्च था; रसीद के साथ रखा छोटा नोट यह कर सकता है।

किन खर्चों के नियम ज़्यादा सख्त हैं: ठहरना, यात्रा, उपहार और कार का इस्तेमाल?

यात्रा (घर से दूर भोजन और ठहरने समेत), उपहार और सूचीबद्ध संपत्ति, जैसे यात्री कार, पर ज़्यादा सख्त परीक्षण लागू होता है। कोई कटौती तब तक नहीं मिलती जब तक आप राशि, समय और जगह या विवरण, व्यावसायिक उद्देश्य और, उपहार के लिए, व्यावसायिक संबंध साबित न करें (26 U.S.C. 274(d); 26 U.S.C. 280F(d)(4))।

स्रोत: Publication 463, Table 5-1 और 26 CFR 1.274-5T।

इन नियमों को पूरा करने का आम तरीका रसीद है, इकलौता नहीं। अगर कोई रिकॉर्ड किसी तत्व पर कम पड़ता है, तो कानून आपके अपने विस्तृत बयान और पुष्टि करने वाले सबूत से भी साबित करने देता है, और राशि, समय और जगह के लिए वह सबूत सीधा या दस्तावेज़ी होना चाहिए (26 U.S.C. 274(d); 26 CFR 1.274-5T(c)(3))। Publication 463 असाधारण परिस्थितियों में दूसरे सबूत भी मानता है, जब हालात की प्रकृति से आप रसीद नहीं ले सके और आपका सबूत सबसे अच्छा संभव सबूत है। खोए हुए रिकॉर्ड के लिए व्यावसायिक खर्चों की खोई हुई रसीदें देखें।

आप जिन राशियों का अंदाज़ा लगाते हैं या अनुमान लगाते हैं, वे इन नियमों के तहत कटौती योग्य नहीं हैं (Publication 463)। मानक भोजन भत्ता और मानक माइलेज दर सिर्फ़ असली लागत के रिकॉर्ड की जगह लेते हैं; समय, जगह, व्यावसायिक उद्देश्य और व्यावसायिक मील फिर भी ज़रूरी हैं (Publication 463)।

व्यावसायिक यात्रा पर भोजन इन नियमों के तहत यात्रा का खर्च है। स्थानीय व्यावसायिक भोजन नहीं है: कानून की सूची में यात्रा के भोजन, उपहार और सूचीबद्ध संपत्ति आती हैं, और Treasury कहता है कि खाने-पीने के खर्च खर्च स्थापित करने और बहीखाते और रिकॉर्ड रखने के सामान्य नियमों के अधीन रहते हैं (26 U.S.C. 274(d); Treasury Decision 9925)। इसलिए यात्रा की रसीद वाली सीमा स्थानीय भोजन तय नहीं करती। राशि, तारीख, जगह, कौन आया और क्यों, इसका सबूत रखें। भोजन का कितना हिस्सा कटौती योग्य है, यह व्यावसायिक भोजन की कटौती में है, और माइलेज लॉग में क्या दिखना चाहिए, यह माइलेज लॉग की शर्तें में।

मैं उद्देश्य कितनी जल्दी लिखूँ?

खर्च के समय या उसके पास। यात्रा, उपहार और कार के खर्चों के लिए, उसी समय बना और दस्तावेज़ों से समर्थित रिकॉर्ड बहुत भरोसेमंद माना जाता है, जो बाद का बयान नहीं होता, क्योंकि याददाश्त धुँधली पड़ती है; बाद का बयान उतना ही वज़न पाने के लिए ऊँचे प्रमाणिक मूल्य वाले पुष्टि करने वाले सबूत माँगता है (26 CFR 1.274-5T)।

उसी समय बना लॉग ज़रूरी नहीं है। हर हफ़्ते रखा गया लॉग जो उस हफ़्ते के इस्तेमाल का हिसाब देता है, समय पर माना जाता है, बशर्ते आप उसे तब लिखें जब राशि, समय, जगह और उद्देश्य की पूरी जानकारी आपके पास हो (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T)। बाकी लागतों के लिए, Publication 583 चेताता है कि खर्चों को दर्ज किए बिना आप उन्हें भूल सकते हैं।

क्या मैं रिटर्न के साथ रसीदें भेजूँ?

IRS व्यवसायों से रसीदें और सहायक दस्तावेज़ रखने को कहता है, और उसके रिकॉर्ड रखने के मार्गदर्शन में रिटर्न के साथ उन्हें भेजने की कोई बात नहीं है। रिकॉर्ड हर समय निरीक्षण के लिए उपलब्ध रहने चाहिए, और अगर IRS किसी रिटर्न की जाँच करे तो आपसे उसकी मदों को समझाने को कहा जा सकता है (Publication 583; 26 CFR 1.6001-1)।

Publication 463 का नमूना साप्ताहिक वर्कशीट कहता है कि सारे ठहरने के और $75 या उससे ज़्यादा के बाकी खर्चों के रसीदी बिल उस वर्कशीट के साथ लगाएँ; प्रकाशन आपको उसे रिटर्न के साथ भेजने को नहीं कहता। रिकॉर्ड कितने समय तक रखें, यह व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें में है।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं और अमेरिकी डॉलर में हैं।

एक कंसल्टेंट ग्राहक के पास उड़कर जाता है

एक कंसल्टेंट ग्राहक की वर्कशॉप के लिए उड़ान भरता है: US$420 का हवाई किराया और US$180 की एक होटल रात। होटल की रसीद किसी भी राशि पर ज़रूरी है। हवाई किराया $75 की सीमा से ऊपर है, इसलिए टिकट की रसीद ज़रूरी है, जब तक वह आसानी से उपलब्ध न हो। तारीखों और "ग्राहक वर्कशॉप, Austin" वाला नोट जगह और उद्देश्य साबित करता है। यात्रा में $75 या उससे ज़्यादा के भोजन के लिए भी रसीद चाहिए, जब तक आप मानक भोजन भत्ता इस्तेमाल न करें, जो लागत के रिकॉर्ड की जगह लेता है, समय, जगह और उद्देश्य की नहीं। भोजन का कितना हिस्सा कटौती योग्य है, यह व्यावसायिक भोजन की कटौती में है।

एक हैंडीमैन कार्ड से सप्लाई खरीदता है

एक हैंडीमैन व्यावसायिक कार्ड पर US$60 की सप्लाई खरीदता है। राशि सीमा से कम है, पर सप्लाई सामान्य लागत है, इसलिए सीमा लागू नहीं होती और लागत फिर भी साबित होनी चाहिए। स्टेटमेंट सिर्फ़ दुकान दिखाता है। दुकान की रसीद या ऑर्डर का ईमेल सामान दिखाता है, और "बाथरूम रीमॉडल का काम" नोट उन्हें किसी ग्राहक से जोड़ता है।

कार्ड की अस्पष्ट लाइनों वाला ऑनलाइन विक्रेता

एक ऑनलाइन विक्रेता के एक महीने में US$900 के कार्ड शुल्क हैं, जिनमें कई सिर्फ़ संक्षिप्त मार्केटप्लेस नाम से दिखते हैं। स्टेटमेंट भुगतान साबित करता है। मार्केटप्लेस का ऑर्डर इतिहास दिखाता है कि क्या खरीदा गया और कब। उसके बिना, किसी लाइन को व्यवसाय से जोड़ना या निजी खरीद से अलग करना कठिन हो सकता है, और हर ऑर्डर पर नोट बताता है कि वह बिक्री का माल था या सप्लाई।

आपका मामला अलग है?

• कोई आपसे सबूत माँग रहा है (IRS का पत्र, कर तैयारकर्ता या ऋणदाता), और कई खर्चों की सिर्फ़ कार्ड की लाइन है, या एक या ज़्यादा सालों के खर्च पर उद्देश्य के नोट नहीं हैं: अभी कौन-से खर्च साबित हो सकते हैं, स्टेटमेंट से क्या दोबारा बनाना है, और मासिक बहीखाते में क्या दर्ज होना चाहिए, ये आपके तथ्यों पर निर्णय के सवाल हैं। देखें बहीखाता सहायता, और अगर पत्र आ चुका है तो छोटे व्यवसाय का IRS ऑडिट।
• रसीदें खो गई हैं या कभी रखी ही नहीं गईं: देखें व्यावसायिक खर्चों की खोई हुई रसीदें।
• आप रसीदें फ़ोटो या ऐप में रखते हैं, और कागज़ फेंकना चाहते हैं: देखें कागज़ की जगह स्कैन की गई रसीदें।
• आप साल भर के लिए एक दिनचर्या और अपने बहीखाता विशेषज्ञ के लिए सूची चाहते हैं: देखें स्वरोज़गार वालों के लिए रिकॉर्ड रखना, या तौलें अपना बहीखाता खुद रखना या बहीखाता विशेषज्ञ रखना।
• आपकी कंपनी या साझेदारी के लिए स्वामी या स्टाफ़ खर्च करते हैं: संस्था को ऐसे रिकॉर्ड रखने होंगे जो उसकी अपनी कटौतियाँ स्थापित करें (26 CFR 1.6001-1)। जो खर्च स्वामी निजी तौर पर चुकाता है और जिसकी प्रतिपूर्ति होती है, उसके लिए देखें स्वामी के खर्चों की प्रतिपूर्ति और निजी क्रेडिट कार्ड पर व्यावसायिक खर्च; अगर निजी और व्यावसायिक खर्च एक ही खातों में हैं, तो बहीखाता देखें।
• आप जाँच रहे हैं कि Schedule C की कौन-सी लाइनों पर सवाल उठते हैं: देखें Schedule C के वे खर्च जिन पर IRS सवाल उठाता है।