फ़ोन और कार के मिले-जुले खर्च: व्यावसायिक प्रतिशत कैसे निकालें

मैं अपने फ़ोन, इंटरनेट या कार का व्यावसायिक प्रतिशत कैसे निकालूँ?

आंशिक रूप से निजी खर्च में सिर्फ़ व्यावसायिक हिस्सा काटें। Publication 334 कहती है कि निजी और व्यावसायिक हिस्से अलग करें, और निजी हिस्सा आम तौर पर कटौती योग्य नहीं होता। प्रतिशत व्यावसायिक उपयोग का हिस्सा है, जो हर खर्च के लिए अलग निकलता है। प्रतिशत मिलने के बाद बहीखाते में खर्च के रूप में सिर्फ़ वही हिस्सा दिखता है; निजी हिस्सा स्वामी की निकासी में जाता है या बहीखाते में आता ही नहीं (तीसरा खंड)।

इस पृष्ठ में जिन IRS प्रकाशनों और निर्देशों का हवाला है, वे फ़ोन या इंटरनेट के प्रतिशत के लिए कोई तरीका तय नहीं करते। यह हिस्सा आपके विवेक से तय होता है, और ऐसा होना चाहिए जिसे आप समझा सकें और जिसके पीछे इस बात का रिकॉर्ड हो कि लाइन असल में कैसे इस्तेमाल होती है। IRS फ़ोन या इंटरनेट के लिए किसी नमूना-महीने का नियम नहीं बताती, इसलिए रिकॉर्ड पूरे साल पर बैठना चाहिए, किसी एक असामान्य महीने पर नहीं। एक आधार चुनें, उसे लिख लें और हर महीने उसी तरह लागू करें, ताकि बाद में उसे समझाया जा सके।

आपका मामला आसान नहीं है अगर:

• किसी कार का साल भर का माइलेज रिकॉर्ड नहीं है। कार का व्यावसायिक हिस्सा अनुमान पर नहीं टिक सकता (Publication 463)।
• कार का व्यावसायिक हिस्सा 50% की उस सीमा के पास है जो तय करती है कि कार का मूल्यह्रास कैसे होगा।
• एक प्लान कई लोगों के लिए है, जैसे कर्मचारियों या परिवार की लाइनें।
• मिले-जुले बिल व्यावसायिक कार्ड या खाते से चलते हैं और बहीखाते में निजी हिस्सा भी खर्च के रूप में दिखता है।
• पिछले सालों में बिना बँटवारे के खर्च दर्ज किए गए थे।

हर बिल, साल की शुरुआत और अंत के ओडोमीटर रीडिंग के साथ यात्रा लॉग, ऋण का विवरण, बीमा का बिल, और यह जुटाएँ कि हर बिल किस खाते से चुकाया गया।

प्रतिशत पता चलने के बाद क्या मुझे बहीखाते में कुछ करना होगा?

हाँ। प्रतिशत तब तक कुछ नहीं बदलता जब तक बहीखाता उसे लागू न करे। अगर पूरा बिल खर्च में रहे, तो बहीखाता निजी खर्च को व्यावसायिक खर्च की तरह दिखाता है, और उससे बना रिटर्न उसे काट सकता है। अगर कुछ दर्ज न हो, तो व्यावसायिक हिस्से की कटौती छूट जाती है। Publication 583 कहती है कि बहीखाते में सकल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट दिखने चाहिए।

1. प्रतिशत, उसका आधार और शुरू होने की तारीख खर्च के पास दर्ज करें।
2. हर बिल दर्ज करते समय बँटवारे के साथ दर्ज करें (अगला खंड)। नकद-आधार पर बना रिटर्न आम तौर पर व्यावसायिक हिस्से की कटौती उसी साल लेता है जिसमें भुगतान हुआ। इसलिए अगर आपका बहीखाता बिल उपार्जित करता है, तो रिटर्न बनने से पहले समय का मिलान कर लें (Schedule C के निर्देश)।
3. साल के अंत में हर अनुमान की जगह साल का असली आँकड़ा रखें। कार के लिए यह साल के कुल मील हैं। एक समायोजन एंट्री अंतर ठीक कर देती है।

क्या पूरा बिल दर्ज करके निजी हिस्सा हटाऊँ, या सिर्फ़ व्यावसायिक हिस्सा दर्ज करूँ?

दोनों तरीकों से कटौती एक ही मिलती है। चुनाव इस पर निर्भर है कि बिल किस खाते से चुकता है, और साल भर हर बिल के लिए वही तरीका रखें; बीच साल में बदलने से बहीखाता समझना कठिन हो जाता है। स्वामी की निकासी वह पैसा है जो आप अपने लिए निकालते हैं; वह खर्च नहीं है। स्वामी का अंशदान (owner contribution) वह पैसा है जो आप व्यवसाय में लगाते हैं; वह आय नहीं है।

Publication 583 कहती है कि व्यावसायिक खाते का उपयोग सिर्फ़ व्यवसाय के लिए करें, और खुद को चेक सिर्फ़ निजी निकासी के लिए लिखें। उस खाते से चुकाया गया मिला-जुला बिल आंशिक रूप से निजी निकासी है, इसलिए निकासी की एंट्री उसी महीने करें। निकासी बहीखाते में कहाँ बैठती है, इसके लिए स्वामी की निकासी कैसे दर्ज करें देखें।

साझेदारी की तरह कर पाने वाली कई सदस्यों वाली LLC में निजी हिस्सा आम तौर पर उस सदस्य को वितरण के रूप में दर्ज होता है जिसे उसका लाभ मिला। सदस्य को दिया असली ऋण इससे अलग बात है। कोई भुगतान गारंटीकृत भुगतान तभी माना जाता है जब वह सेवाओं या पूँजी के उपयोग के बदले हो और साझेदारी की आय से स्वतंत्र तय हो, और साझेदार उसे आय के रूप में रिपोर्ट करे (26 U.S.C. 707(c)); समझौते में लिखा नाम भुगतान की प्रकृति नहीं बदलता। जहाँ एक प्लान कई सदस्यों के काम आता है, पहले व्यावसायिक उपयोग को हर सदस्य के निजी उपयोग से अलग करें। साझेदारी Form 1065 की लाइन 9 से 21 पर सिर्फ़ व्यापार या व्यवसाय की कटौतियाँ दिखाती है (निर्देश)। व्यावसायिक खाते से चुकाए गए निजी खर्च देखें।

क्या व्यावसायिक हिस्सा छोटा या बड़ा होने से कुछ बदलता है?

किसी भी हिस्से के लिए सिर्फ़ व्यावसायिक भाग कटौती योग्य है और बाकी निजी है। दो बातें बदलती हैं।

• कार का मूल्यह्रास। 50% से ज़्यादा व्यावसायिक उपयोग पर तेज़ मूल्यह्रास मिल सकता है। उसके बराबर या उससे कम होने पर कार का मूल्यह्रास सीधी रेखा विधि (straight line) से होता है, और बाद में उपयोग घटने पर पहले लिया अतिरिक्त मूल्यह्रास आय में वापस जुड़ सकता है (Publication 946)। जो कार उपयोग में आने के साल उस सीमा पर या उससे नीचे रहती है, वह बाद में उपयोग बढ़ने पर भी सीधी रेखा विधि पर ही रहती है। जिस कार पर पहले साल माइलेज दर ली गई और बाद में वास्तविक खर्च अपनाए गए, वह भी सीधी रेखा विधि तक सीमित है (Publication 463; देखें मानक माइलेज या कार के वास्तविक खर्च)। नियम अपने व्यवसाय के ज़रिए वाहन खरीदना में हैं। मानक माइलेज दर पर कोई सीमा नहीं है: वह सिर्फ़ व्यावसायिक मील से गुणा होती है।
• कैसे दर्ज करें। ज़्यादातर निजी बिल निजी खाते से और ज़्यादातर व्यावसायिक बिल व्यावसायिक खाते से चुकाएँ। तब जिस हिस्से को आपको हटाना या ले जाना पड़ता है, वह छोटा हिस्सा होता है।

इन प्रकाशनों में फ़ोन या इंटरनेट प्लान के लिए कोई सीमा नहीं है।

माइलेज दर और वास्तविक खर्च में कार के लिए बहीखाते में क्या दर्ज होता है?

मानक माइलेज दर में बहीखाते में कार का एक ही खर्च रहता है: व्यावसायिक मील गुणा दर, साथ में व्यावसायिक पार्किंग, टोल और वाहन की निजी संपत्ति पर लगे कर का व्यावसायिक हिस्सा। वास्तविक खर्च में हर चलाने का खर्च अपने व्यावसायिक हिस्से पर दर्ज होता है, साथ में मूल्यह्रास।

स्रोत: Publication 463, Publication 334 और Topic 510।

जो कार आपकी निजी है, उसके माइलेज की राशि के पीछे कोई बैंक लेन-देन नहीं होता, इसलिए वह जर्नल एंट्री है जिसके दूसरी ओर स्वामी का अंशदान होता है। अगर कार व्यवसाय की है या व्यवसाय उसका खर्च चुकाता है, तो जो असल में चुकाया गया वह दर्ज करें और कर के समय उसका माइलेज कटौती से मिलान करें; माइलेज की राशि स्वामी का अंशदान नहीं है। जिस बिल को दर पहले ही कवर करती है, वह खर्च में भी न रहे, वरना कार की कटौती दो बार हो जाती है। तरीका कैसे चुनें और क्या बाद में बदल सकते हैं, यह मानक माइलेज या कार के वास्तविक खर्च में है। लॉग में क्या दिखना चाहिए, यह माइलेज लॉग की आवश्यकताएँ में है।

अगर मैं अपनी निजी कार के ऋण का मूलधन व्यावसायिक खाते से चुकाऊँ, तो क्या वह खर्च है?

नहीं। अगर कार और ऋण आपके निजी नाम पर हैं, तो उसे स्वामी की निकासी में दर्ज करें; अगर ऋण व्यवसाय के बहीखाते में है, तो ऋण की शेष राशि के विरुद्ध दर्ज करें। मूलधन उधार लिया पैसा लौटाना है; वह कार चलाने की लागत नहीं है। Publication 463 उधार ली गई राशि को कार के आधार (basis) का हिस्सा गिनती है, और मानक माइलेज दर में मूल्यह्रास पहले से शामिल है। कार की लागत मूल्यह्रास या दर के ज़रिए वापस मिलती है, इसलिए मूलधन को चुकाते समय काटने से कार की कटौती दो बार हो जाएगी।

ब्याज अलग है। स्वरोज़गार करने वाला व्यक्ति कार ऋण के ब्याज का व्यावसायिक हिस्सा Schedule C पर काट सकता है, मानक माइलेज दर लेने पर भी (Publication 463)। निजी हिस्सा व्यावसायिक लागत नहीं है और व्यावसायिक बहीखाते से बाहर रहता है। वह Schedule 1-A (Form 1040) पर योग्य यात्री वाहन ऋण ब्याज के रूप में पात्र हो सकता है; एक ही ब्याज दो बार नहीं काटा जा सकता (Publication 463)।

व्यवसाय शुरू होने से पहले की कार का हिसाब अपनी LLC में निजी संपत्ति डालना में है।

क्या घर की पहली फ़ोन लाइन या घर का इंटरनेट गिना जाता है, और होम ऑफ़िस का क्या?

मोबाइल प्लान या घर का इंटरनेट मिला-जुला खर्च है: उसका ऐसा व्यावसायिक हिस्सा काटें जिसका आप प्रमाण दे सकें। इस पृष्ठ में जिन IRS प्रकाशनों और निर्देशों का हवाला है, वे दोनों के बारे में कुछ नहीं कहते, क्योंकि उनके फ़ोन नियम लैंडलाइन के लिए लिखे गए हैं।

घर में आई पहली लैंडलाइन का बुनियादी शुल्क निजी खर्च है। उस लाइन पर व्यावसायिक लंबी दूरी की कॉल का शुल्क, और सिर्फ़ व्यवसाय के लिए इस्तेमाल होने वाली दूसरी लाइन की लागत कटौती योग्य हैं (Publication 587)। अगर दूसरी लाइन का निजी उपयोग भी है, तो उसका व्यावसायिक प्रतिशत काटें, जैसा Schedule C के निर्देश बताते हैं, लाइन 25, Utilities पर।

होम ऑफ़िस कटौती अलग है। वह घर के क्षेत्रफल के हिस्से पर चलती है, और कुछ टेलीफ़ोन खर्च होम ऑफ़िस की सीमा से बाहर, अपनी अलग लाइनों पर काटे जाते हैं (Publication 587)। हर खर्च एक ही बार गिनें, या तो होम ऑफ़िस कटौती के अंदर या अपनी अलग लाइन पर, दोनों में नहीं। आप पात्र हैं या नहीं और प्रतिशत कैसे चलता है, यह होम ऑफ़िस कटौती में है।

अगर साल के बीच में मेरा प्रतिशत बदल जाए तो?

फ़ोन या इंटरनेट प्लान के लिए उपयोग बदलने की तारीख से नया प्रतिशत लगाएँ और पिछले महीने जैसे दर्ज थे वैसे रहने दें। तारीख और कारण खर्च के पास लिख लें, जैसे कोई प्लान सिर्फ़ व्यावसायिक हो गया या काम में आना बंद हो गया।

कार अलग है। उसका प्रतिशत पूरे साल के कुल मील में से व्यावसायिक मील है (Publication 946), इसलिए महीने का आँकड़ा सिर्फ़ अनुमान है। बताए गए अनुमान से दर्ज करें, जैसे पिछले साल का प्रतिशत, फिर साल के अंत में असली मील पता चलने पर एक एंट्री से समायोजित करें।

अगर साल के दौरान कार निजी से व्यावसायिक उपयोग में आई और पहले के महीनों का माइलेज रिकॉर्ड नहीं है, तो Publication 463 में इसकी अपनी गणना है: बदलाव के बाद की अवधि का व्यावसायिक मील हिस्सा, गुणा व्यावसायिक उपयोग के महीने भाग 12। बदलाव की तारीख रखें। देखें अपनी LLC में निजी संपत्ति डालना।

ये खर्च Schedule C की किन लाइनों पर जाते हैं?

Schedule C के निर्देश कार के खर्च लाइन 9 पर और मूल्यह्रास लाइन 13 पर रखते हैं। मोबाइल प्लान या इंटरनेट के लिए वे कोई लाइन नहीं बताते।

हर साल एक ही लाइन का उपयोग करने से साल आपस में तुलनीय रहते हैं। Form 1065 पर साझेदारी के लिए कार या फ़ोन की लाइन नहीं है: कार ऋण का ब्याज लाइन 15 पर, मूल्यह्रास लाइन 16a पर, और बाकी व्यावसायिक खर्च लाइन 21, Other Deductions पर जाते हैं, साथ में एक विवरण जिसमें हर खर्च प्रकार और राशि के अनुसार लिखा हो (निर्देश)।

प्रतिशत का समर्थन करने वाले कौन-से रिकॉर्ड चाहिए?

उपयोग के समय बनाए रिकॉर्ड, बाद में तैयार किए गए बयान से ज़्यादा वज़न रखते हैं (Publication 463)। अकेला बैंक विवरण काफ़ी नहीं है: Publication 583 कहती है कि भुगतान का प्रमाण अपने आप में कटौती साबित नहीं करता।

कार के लिए, Publication 463 कहती है कि अंदाज़े या अनुमान से लगाई गई राशियाँ नहीं काटी जा सकतीं। मूल्यह्रास की अवधि के हर साल का व्यावसायिक उपयोग रिकॉर्ड रखें।

कटौती का समर्थन करने वाले रिकॉर्ड रिटर्न फ़ाइल होने के बाद, या उसकी देय तारीख के बाद, जो भी बाद में हो, कम से कम 3 वर्ष तक रखें। कुछ मामलों में यह अवधि लंबी होती है, और कार के अपने रिकॉर्ड तब तक रखे जाते हैं जब तक उस साल की सीमा खत्म न हो जाए जिसमें आप कार का निपटान करते हैं (Publication 583)। अगर लॉग गायब है, तो माइलेज लॉग दोबारा बनाना देखें।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; सभी आँकड़े अमेरिकी डॉलर में हैं।

एक फ़्रीलांसर का फ़ोन

एक फ़्रीलांसर हर महीने व्यावसायिक खाते से $120 का फ़ोन बिल चुकाती है। उसका काम के लिए उपयोग 60% है। वह पूरा $120 फ़ोन खर्च में दर्ज करती है, फिर $48 स्वामी की निकासी में ले जाती है। खर्च $72 प्रति माह है, यानी साल का $864। अगर वह निजी कार्ड से चुकाती, तो $72 फ़ोन खर्च में दर्ज करती और $72 स्वामी के अंशदान में क्रेडिट करती। कटौती वही रहती है।

एक डिलीवरी ड्राइवर की कार और ऋण

एक ड्राइवर साल में 15,000 मील चलाता है, जिनमें से 9,000 डिलीवरी के लिए हैं, यानी 60% व्यावसायिक। वह वास्तविक खर्च लेता है। उसके $1,800 के बीमा बिल में से $1,080 व्यावसायिक हिस्सा है। उसकी निजी कार के ऋण का $500 का एक भुगतान व्यावसायिक खाते से निकलता है: $380 मूलधन और $120 ब्याज। मूलधन स्वामी की निकासी में जाता है, खर्च में नहीं। ब्याज में से $72 ब्याज खर्च है और $48 निकासी में जाता है। कार की लागत व्यावसायिक हिस्से के हिसाब से मूल्यह्रास के ज़रिए वापस आती है, जो Form 4562 पर दिखाया जाता है और यहाँ नहीं दिखाया गया। मानक माइलेज दर में बीमा बिल बिल्कुल कटौती योग्य न होता, क्योंकि दर उसे कवर करती है।

एक डिज़ाइनर का घर का इंटरनेट

एक डिज़ाइनर घर के इंटरनेट के लिए साल में $900 चुकाती है। कई सामान्य महीनों में उपयोग का रिकॉर्ड 25% काम के लिए उपयोग का समर्थन करता है। व्यावसायिक हिस्सा $225 है, और बाकी $675 निजी रहता है। वह निजी खाते से चुकाती है, इसलिए सिर्फ़ $225 खर्च में दर्ज करती है, साथ में उतना ही स्वामी का अंशदान। कटौती उसी रिकॉर्ड पर टिकी है।

आपके मामले में फ़र्क है?

• आपका व्यावसायिक हिस्सा बड़ा है और आपके पास लॉग या प्रमाण नहीं है, या एक प्लान कई लोगों के लिए है: जो प्रतिशत आप साबित कर सकें और महीने की एंट्री, ये बहीखाते का काम है। माइलेज लॉग दोबारा बनाना से शुरू करें, फिर बहीखाता सहायता देखें।
• पिछले सालों में बिना बँटवारे के पूरे बिल की कटौती ली गई: बहीखाता और दाखिल रिटर्न, दोनों में कटौती ज़्यादा दिखी हो सकती है। उन रिटर्न को संशोधित करना है या नहीं, यह सालों, राशियों और आपके फ़ाइलिंग इतिहास पर निर्भर है। कौन-से साल और बिल प्रभावित हैं, यह छाँटना बहीखाता सहायता का काम है।
• कार का व्यावसायिक हिस्सा 50% के पास है: उस सीमा पर कार के मूल्यह्रास का तरीका बदल सकता है, इसलिए दर्ज करने से पहले साल के मील जाँच लें। देखें अपने व्यवसाय के ज़रिए वाहन खरीदना, फिर बहीखाता सहायता।
• मिले-जुले बिल व्यावसायिक कार्ड या खाते से चलते हैं और बहीखाते में निजी खर्च भी खर्च की तरह दिखते हैं: महीनों की ऐसी गड़बड़ी व्यावसायिक और निजी पैसे की मिलावट सुधारना में सुलझाई जाती है, और जो बहीखाता मेल नहीं खाता उसे दोबारा बनाना बहीखाता सहायता में आता है।
• S corporation आपको फ़ोन, होम ऑफ़िस या कार का खर्च लौटाती है: लौटाने के नियम स्वामी के खर्च की प्रतिपूर्ति में हैं।
• कार या उपकरण व्यवसाय से पहले आपके थे: देखें अपनी LLC में निजी संपत्ति डालना।
• किसी साझेदार ने साझा खर्च अपनी जेब से चुकाया: देखें साझेदार द्वारा चुकाए गए LLC खर्च।
• आप तय कर रहे हैं कि फ़ोन हैंडसेट खर्च है या संपत्ति: देखें छोटी खरीद को खर्च करें या पूँजीकृत करें।