यह किसके लिए है
- स्वरोज़गार करने वाले स्वामी, साझेदारियाँ और कंपनियाँ, जो तय कर रहे हैं कि कौन-से रिकॉर्ड रखें या नष्ट करें
- स्वामी जो व्यवसाय बंद या बेच रहे हैं, या अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर रद्द कर रहे हैं
यहाँ शामिल नहीं
- वैध रसीद में क्या दिखना चाहिए
- रसीदें स्कैन करके कागज़ फेंकना
- पेरोल के कौन-से रिकॉर्ड रखें और किस रूप में
- रिकॉर्ड न रखने पर जुर्माने
- IRS छूटे हुए कितने सालों के रिटर्न की उम्मीद करता है
- कनाडा के व्यावसायिक रिकॉर्ड
मुझे व्यावसायिक कर रिकॉर्ड, रसीदें और बैंक विवरण कितने समय तक रखने चाहिए?
कर के लिए, रिटर्न की किसी भी मद का समर्थन करने वाली रसीदें, बैंक विवरण, चालान और अन्य रिकॉर्ड उसे फ़ाइल करने के बाद 3 वर्ष रखें (IRS)। यह वह आम अवधि है जिसमें IRS अतिरिक्त कर लगा सकता है और आप रिफ़ंड माँग सकते हैं। जल्दी फ़ाइल किया रिटर्न उसकी देय तारीख को फ़ाइल हुआ माना जाता है। रसीद में क्या दिखना चाहिए, यह IRS की रसीद संबंधी शर्तें में है।
तीन साल सिर्फ़ डिफ़ॉल्ट है। मामला सरल नहीं है अगर कोई साल कभी फ़ाइल नहीं हुआ, रिटर्न से आय छूट गई, व्यवसाय में कर्मचारी, उपकरण या विदेशी खाता है, या व्यवसाय बंद या बेचा जा रहा है। हर बात अवधि बदल देती है; अगला भाग बताता है कैसे।
कुछ भी नष्ट करने से पहले ये जुटाएँ: फ़ाइलिंग की तारीख के प्रमाण के साथ हर फ़ाइल हुआ रिटर्न, खरीद के चालानों के साथ संपत्तियों की सूची, पेरोल की फ़ाइलें, ऋण, पट्टे और बीमा के कागज़ात, और अमेरिका के बाहर के किसी भी खाते के विवरण। अगर आप नहीं बता सकते कि कौन-से साल अब भी खुले हैं, जो अक्सर व्यवसाय बंद करने, बेचने, अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर रद्द करने या डिब्बे खाली करने पर होता है, तो पहले रिकॉर्ड को साल के हिसाब से छाँट लें।
मुझे व्यावसायिक रिकॉर्ड तीन साल से ज़्यादा कब रखने पड़ते हैं?
ये संघीय अवधियाँ हैं, ज़्यादातर आयकर रिटर्न के लिए; राज्य के कर और दूसरे कर अलग हो सकते हैं (IRS)।
| स्थिति | रिकॉर्ड रखें | स्रोत |
|---|---|---|
| छूटी आय रिटर्न में दिखाई सकल आय के 25% से ज़्यादा है (बढ़ा-चढ़ाकर बताया गया आधार भी छूटी आय गिना जाता है) | फ़ाइल करने के बाद 6 वर्ष | 26 U.S.C. 6501(e) |
| विदेशी खातों या अन्य विदेशी वित्तीय संपत्तियों से छूटी आय $5,000 से ज़्यादा है, भले ही Form 8938 की फ़ाइलिंग सीमा पूरी न हुई हो | फ़ाइल करने के बाद 6 वर्ष | 26 U.S.C. 6501(e); Form 8938 के निर्देश |
| व्यवसाय में कर्मचारी हैं | कर के देय होने या चुकाए जाने के बाद कम से कम चार साल, जो भी बाद में हो | 26 CFR 31.6001-1(e) |
| उपकरण या अन्य संपत्ति | उस वर्ष की अवधि बंद होने तक जिसमें आप उसे बेचते हैं या किसी कर योग्य निपटान में उसका निपटान करते हैं | Publication 583 |
| आपने सूचना रिटर्न फ़ाइल किए, जैसे Forms 1099 | प्रतियाँ, या डेटा दोबारा बनाने का साधन, रिटर्न की देय तारीख से कम से कम 3 वर्ष (Form 1099-C के लिए ज़्यादा); अगर बैकअप विथहोल्डिंग लगी हो तो 4 वर्ष | सूचना रिटर्न के निर्देश |
| आप क्रेडिट या रिफ़ंड का दावा फ़ाइल करते हैं | मूल रिटर्न फ़ाइल करने के 3 वर्ष बाद या कर चुकाने के 2 वर्ष बाद, जो भी बाद में हो | 26 U.S.C. 6511(a) |
| आप डूबे कर्ज़ (bad debt) या बेकार हो चुकी प्रतिभूतियों के लिए रिफ़ंड का दावा फ़ाइल करते हैं | रिटर्न की देय तारीख के बाद 7 साल | 26 U.S.C. 6511(d)(1) |
| IRS उस वर्ष की जाँच कर रहा है, उसने कमी का नोटिस (notice of deficiency) भेजा है, या आप अपील कर रहे हैं | मामला बंद होने तक, क्योंकि रिकॉर्ड अब भी महत्वपूर्ण हो सकते हैं; कमी का नोटिस निर्धारण की अवधि को भी रोक देता है | 26 CFR 1.6001-1(e); 26 U.S.C. 6503(a) |
| उस अवधि के लिए रिटर्न फ़ाइल नहीं हुआ (आयकर वर्ष या पेरोल की तिमाही), रिटर्न झूठा या धोखाधड़ी वाला था और कर चुराने का इरादा था, या आय, संपदा या उपहार कर के अलावा किसी कर, जैसे पेरोल कर, को चुराने की जान-बूझकर कोशिश हुई | कोई सीमा नहीं | 26 U.S.C. 6501(c)(1)-(3) |
| ज़रूरी विदेशी जानकारी नहीं दी गई, जैसे Form 5471, 5472, 8865 या 8938, या Form 3520 के Parts I से III (विदेशी ट्रस्ट, विदेशी उपहार नहीं) | जानकारी देने के तीन साल से पहले नहीं, इसलिए पूरा रिटर्न या उसका हिस्सा खुला रह सकता है | 26 U.S.C. 6501(c)(8); Form 8938 के निर्देश; Form 3520 के निर्देश |
| विदेशी बैंक या वित्तीय खाते की रिपोर्ट (FBAR) ज़रूरी थी | रिपोर्ट किए गए वर्ष के अगले साल की 15 अप्रैल से 5 वर्ष, या फ़ाइल करने की तारीख से, अगर वह बाद की हो | FinCEN |
| विदेशी स्वामित्व वाली अमेरिकी कंपनी या एकल-सदस्य LLC Form 5472 फ़ाइल करती है | जब तक रिकॉर्ड संबंधित पक्षों के लेन-देन के लिए मायने रखें, और उस वर्ष का कर निर्धारित और वसूलने की अवधियों से कभी कम नहीं | 26 CFR 1.6038A-3(g) |
| आपने IRS के साथ कर निर्धारित करने का समय बढ़ाने के लिए लिखित समझौते पर हस्ताक्षर किए हैं | तय तारीख तक; अगर आपने तब हस्ताक्षर किए जब आपकी रिफ़ंड के दावे की अवधि खुली थी, तो वह अवधि तय तारीख के 6 महीने बाद तक चलती है | 26 U.S.C. 6501(c)(4); 26 U.S.C. 6511(c) |
25% की कसौटी व्यवसाय के लिए बेची गई वस्तुओं की लागत घटाने से पहले की सकल आय का इस्तेमाल करती है। रिटर्न पर या संलग्न विवरण में पर्याप्त रूप से बताई गई राशियाँ इसमें नहीं गिनी जातीं, सिवाय इसके कि जब छूट बढ़ाए गए आधार से आई हो, तब खुलासा काम नहीं आता (26 U.S.C. 6501(e))। जब यह लागू होती है, तो लंबी अवधि पूरे रिटर्न पर पहुँचती है, इसलिए उस साल के सारे रिकॉर्ड रखें, सिर्फ़ छूटी मद के नहीं।
FBAR का रिकॉर्ड नियम उस छह साल से छोटा है जिसके भीतर FBAR का दीवानी जुर्माना लगाया जा सकता है (31 U.S.C. 5321(b)(1))।
तीन साल की घड़ी कब शुरू होती है?
घड़ी उस दिन शुरू होती है जब आप रिटर्न फ़ाइल करते हैं, या उसकी देय तारीख से, अगर आपने जल्दी फ़ाइल किया (Publication 583)। देर से या विस्तार पर फ़ाइल किया रिटर्न उसे उस दिन से शुरू करता है जब वह असल में फ़ाइल हुआ (26 U.S.C. 6501(a))। जो रिटर्न कभी फ़ाइल नहीं हुआ, वह उसे कभी शुरू नहीं करता।
संशोधित रिटर्न फ़ाइल करने से तीन साल नए सिरे से शुरू नहीं होते; मूल फ़ाइलिंग की तारीख ही घड़ी तय करती है। एक अपवाद: अवधि के आखिरी 60 दिनों में मिला हस्ताक्षर किया संशोधित रिटर्न, जो ज़्यादा कर दिखाता है, उसे IRS के प्राप्त करने के बाद 60 दिन तक बढ़ा देता है (26 U.S.C. 6501(c)(7))।
व्यावसायिक रिटर्न एक दूसरी घड़ी जोड़ते हैं, क्योंकि स्वामी संस्था के आँकड़े अपने रिटर्न पर रिपोर्ट करते हैं:
| रिटर्न | तीन साल कहाँ से गिने जाते हैं | स्रोत |
|---|---|---|
| व्यक्ति, एकल स्वामी या C corporation | देय तारीख या फ़ाइल करने की तारीख, जो बाद की हो | Publication 583; Form 1120 के निर्देश |
| S corporation | देय तारीख या हर शेयरधारक के रिटर्न की फ़ाइल करने की तारीख, जो बाद की हो | Form 1120-S के निर्देश |
| साझेदारी, जिसमें Form 1065 फ़ाइल करने वाली कई सदस्यों वाली LLC भी है | देय तारीख या फ़ाइल करने की तारीख, जो बाद की हो, साझेदारी के रिटर्न के लिए और हर साझेदार के रिटर्न के लिए | Form 1065 के निर्देश |
इसलिए S corporation के रिकॉर्ड आखिरी शेयरधारक के रिटर्न की देय या फ़ाइल करने की तारीख (जो बाद की हो) के 3 वर्ष बाद तक खुले रहते हैं, और साझेदारी के रिकॉर्ड साझेदारी के रिटर्न और हर साझेदार के रिटर्न के लिए उसी बिंदु तक। केंद्रीकृत ऑडिट व्यवस्था (centralized audit regime) वाली साझेदारी IRS के समायोजनों के लिए भी तब तक खुली रहती है जब तक उसके रिटर्न की फ़ाइलिंग की तारीख, देय तारीख, या उसके फ़ाइल किए प्रशासनिक समायोजन अनुरोध में से सबसे बाद वाली के 3 वर्ष पूरे न हो जाएँ, कुछ मामलों में लंबी अवधियों के साथ (26 U.S.C. 6235)।
रोज़गार कर के रिकॉर्ड कितने समय तक रहते हैं?
रोज़गार कर के रिकॉर्ड कर के देय होने या चुकाए जाने के बाद कम से कम चार साल रखें, जो भी बाद में हो (26 CFR 31.6001-1(e); IRS)। IRS का पृष्ठ चार साल को उस साल की चौथी तिमाही का रिटर्न फ़ाइल करने से गिनता है, जिससे पहले की तिमाहियों की समाप्ति तारीख आम तौर पर बाद की बनती है। जिस तिमाही का कोई पेरोल रिटर्न फ़ाइल नहीं हुआ, उसकी कोई समय-सीमा नहीं है, इसलिए उसके रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक देर से रिटर्न फ़ाइल न हो और उसकी अपनी अवधि न बीत जाए। पेरोल रिफ़ंड, क्रेडिट या राहत के दावे के लिए, दावे के रिकॉर्ड दावा फ़ाइल करने के बाद कम से कम चार साल रखें।
31 मार्च 2021 के बाद ली गई छुट्टी के लिए योग्य बीमारी और पारिवारिक अवकाश के वेतन के पीछे के रिकॉर्ड, और 30 जून 2021 के बाद चुकाए गए कर्मचारी बनाए रखने के क्रेडिट (employee retention credit) के वेतन के रिकॉर्ड, कम से कम 6 वर्ष रखें (IRS)। कर्मचारी बनाए रखने के क्रेडिट के लिए, निर्धारण की अवधि मूल रिटर्न की फ़ाइलिंग की तारीख, उसकी माने गई फ़ाइलिंग की तारीख, या क्रेडिट का दावा किए जाने की तारीख में से सबसे बाद वाली से 6 वर्ष से पहले खत्म नहीं होती, इसलिए गिनती वहीं से करें (26 U.S.C. 3134(l))। पेरोल के कौन-से रिकॉर्ड और किस रूप में, यह पेरोल रिकॉर्ड कितने समय रखें में है।
उपकरण और अन्य संपत्ति के रिकॉर्ड कितने समय तक रखूँ?
संपत्ति के रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक उस वर्ष की अवधि बंद न हो जिसमें आप उसे बेचते हैं या किसी कर योग्य निपटान में उसका निपटान करते हैं, न कि उस वर्ष की जिसमें खरीदा (Publication 583)। ये आपके लिए गए मूल्यह्रास को साबित करते हैं और उस आधार (basis) को, जो आम तौर पर लागत और सुधार का खर्च है, घटा आपका लिया गया या लिया जा सकने वाला मूल्यह्रास (Publication 551), जिससे बिक्री पर लाभ या हानि निकलती है। खरीद के चालान, सुधार का खर्च और मूल्यह्रास की सूचियाँ रखें; संस्था के रिटर्न के निर्देश भी यही कहते हैं (Form 1120-S के निर्देश)।
- कर-मुक्त विनिमय (nontaxable exchange): पुरानी और नई संपत्ति के रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक उस वर्ष की अवधि बंद न हो जिसमें आप नई संपत्ति का निपटान करते हैं।
- वाहन: जिस हर साल वाहन का मूल्यह्रास लिया जाता है, उसके लिए व्यावसायिक उपयोग के रिकॉर्ड भी रखें (Publication 463); निपटान वाले साल का ऊपर बताया नियम फिर भी लागू रहता है।
कौन-से व्यावसायिक रिकॉर्ड सबसे लंबे समय तक रखूँ?
फ़ाइल हुए रिटर्न, बहीखाता, स्वामी के आधार के रिकॉर्ड, और आगे ले जाई गई हानि या क्रेडिट के रिकॉर्ड सामान्य रसीदों से ज़्यादा समय तक चलते हैं, क्योंकि बाद के रिटर्न उन पर टिकते हैं। नीचे के स्रोत इनमें से किसी के लिए तय अंतिम तारीख नहीं देते।
- फ़ाइल हुए रिटर्न: IRS प्रतियाँ रखने को कहता है, क्योंकि वे बाद के और संशोधित रिटर्न में मदद करती हैं (IRS)। फ़ाइलिंग की तारीख का प्रमाण भी रखें, जैसे e-file की स्वीकृति या डाक की रसीद, क्योंकि फ़ाइलिंग की तारीख से घड़ी शुरू होती है।
- बहीखाता: बही और जर्नल तब तक रखे जाते हैं जब तक उनकी सामग्री किसी कर कानून के प्रशासन में महत्वपूर्ण हो सकती है (26 CFR 1.6001-1(e))।
- स्वामी के आधार के रिकॉर्ड: S corporation का शेयरधारक या साझेदार स्टॉक या साझेदारी की हिस्सेदारी का आधार निकालने के लिए ज़रूरी रिकॉर्ड रखने का ज़िम्मेदार है (Form 7203 के निर्देश; Schedule K-1 के लिए साझेदार के निर्देश)। कंपनी को अपनी बोर्ड बैठकों के कार्यवृत्त भी रखने चाहिए (Publication 583)।
- आगे के सालों में ले जाई गई हानियाँ और क्रेडिट: जो हानि या क्रेडिट अब भी आगे ले जाया जा रहा है, उसके रिकॉर्ड उस बाद के साल में महत्वपूर्ण हो सकते हैं जो उसका इस्तेमाल करता है। नियम एक कसौटी तय करता है, सालों की निश्चित संख्या नहीं, इसलिए सुरक्षित पढ़ाई यह है कि उन्हें तब तक रखें जब तक उस बाद के साल की अवधि बंद न हो (26 CFR 1.6001-1(e))।
अगर मैं व्यवसाय बंद या बेच दूँ तो क्या?
बंद करने या बेचने से इस मार्गदर्शिका की कोई अवधि छोटी नहीं होती। IRS बंद करने वाले स्वामियों से कहता है कि संपत्ति के रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक निपटान वाले वर्ष की अवधि बंद न हो, और रोज़गार कर के रिकॉर्ड कम से कम चार साल (IRS: व्यवसाय बंद करना)।
- किससे अब भी वसूली हो सकती है: बंद करने से उस वर्ष का कर खत्म नहीं होता जिसे IRS अब भी निर्धारित कर सकता है। जिन स्वामियों को कंपनी की संपत्तियाँ मिलीं, वे कंपनी की निर्धारण अवधि खत्म होने के एक साल बाद तक अंतरिती (transferee) के रूप में उत्तरदायी हो सकते हैं (26 U.S.C. 6901(c)), और बिना चुकाए काटे गए पेरोल कर के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति पर वह निजी तौर पर बन सकता है (26 U.S.C. 6672)। बंद हुई कंपनी के रिकॉर्ड उस अतिरिक्त साल तक रखें।
- अंतिम रिटर्न: अंतिम आयकर रिटर्न फ़ाइल होने पर अपनी तीन साल की घड़ी शुरू करता है। अंतिम पेरोल रिटर्न चार साल के पेरोल नियम पर चलते हैं।
- पेरोल के रिकॉर्ड: अंतिम Form 941 या 944 के साथ एक विवरण जाता है जिसमें बताया जाता है कि पेरोल के रिकॉर्ड कौन और कहाँ रखता है।
- बिक्री: बिक्री का समझौता, कीमत का बँटवारा और आधार के रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक बिक्री वाले वर्ष की अवधि बंद न हो। अगर कीमत कई सालों में चुकाई जाती है, तो बिक्री रिपोर्ट करने वाले बाद के रिटर्न भी इन पर टिकते हैं: रिकॉर्ड तब तक रहते हैं जब तक उनकी सामग्री महत्वपूर्ण हो सकती है (26 CFR 1.6001-1(e)), और हर रिटर्न की अपनी अवधि लागू होती है (IRS Topic 305)।
- अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर: रद्द करने से पहले हर खुला वर्ष एक्सपोर्ट करें। देखें अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर रद्द करते समय कौन-से रिकॉर्ड रखें।
फ़ाइल करने के चरण कंपनी बंद करना और अपना व्यवसाय बेचना में हैं।
अगर मैंने कोई साल कभी फ़ाइल नहीं किया तो क्या?
जिस साल का रिटर्न नहीं है, उसकी कोई समय-सीमा नहीं: घड़ी कभी शुरू नहीं होती, इसलिए IRS उस साल का कर कभी भी निर्धारित कर सकता है (26 U.S.C. 6501(c)(3))। उस साल का हर रिकॉर्ड कम से कम तब तक रखें जब तक देर से रिटर्न फ़ाइल न हो और उसकी अपनी अवधि न बीत जाए। देर से रिटर्न फ़ाइल होने के दिन से सामान्य घड़ी शुरू होती है।
IRS छूटे रिटर्न के लिए कितने साल पीछे जाने की उम्मीद करता है, और उन्हें किस क्रम में फ़ाइल करें, यह छूटे हुए व्यावसायिक रिटर्न पूरे करना में है। इससे ऊपर का बिना सीमा वाला नियम छोटा नहीं होता, इसलिए छूटे सालों का हर रिकॉर्ड रखें। अगर बहीखाता खो गया है, तो देखें बैंक विवरणों से बहीखाता दोबारा बनाना।
क्या ऋणदाता, बीमाकर्ता या राज्य इससे लंबी अवधि माँगते हैं?
वे माँग सकते हैं। जब रिकॉर्ड कर के लिए ज़रूरी न रहें, तब भी उन्हें हटाने से पहले जाँच लें, क्योंकि बीमाकर्ता या लेनदार उन्हें IRS से ज़्यादा समय तक माँग सकते हैं (Publication 583)। ऋण के समझौते, पट्टे और बीमा पॉलिसियाँ अपनी अवधि खुद बता सकती हैं।
राज्य की कर एजेंसियाँ राज्य के रिटर्न के लिए अपनी सीमाएँ तय करती हैं, और कुछ संघीय डिफ़ॉल्ट से लंबी होती हैं। California ऐसा एक राज्य है: उसका Franchise Tax Board कहता है कि आम अवधि देय तारीख या फ़ाइल करने की तारीख से चार साल है, और कुछ मामलों में लंबी, जैसे संघीय ऑडिट या आय का बड़ा हिस्सा छूटने पर। उस हर राज्य की कर एजेंसी देखें जहाँ व्यवसाय फ़ाइल करता है।
उदाहरण
ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; राशियाँ अमेरिकी डॉलर में हैं।
एक फ्रीलांसर की रसीदें और बेचा गया लैपटॉप
एक फ्रीलांसर अपना 2023 का रिटर्न 10 अप्रैल 2024 को फ़ाइल करती है। देय तारीख 15 अप्रैल 2024 थी, इसलिए घड़ी तभी से शुरू होती है। जब तक कोई लंबी अवधि लागू न हो, 2023 की सामान्य रसीदें और बैंक विवरण अप्रैल 2027 तक रखे जाते हैं।
वह 2023 में US$1,800 का लैपटॉप खरीदती है और 2026 में बेचती है। उसके रिकॉर्ड बिक्री वाले साल के हिसाब से चलते हैं:
- 2023: खरीदा और मूल्यह्रास लिया।
- 2024 और 2025: अब भी इस्तेमाल में।
- 2026: बेचा। बिक्री का साल घड़ी तय करता है।
- अप्रैल 2027: 2026 का रिटर्न फ़ाइल होता है।
- अप्रैल 2030: लैपटॉप के रिकॉर्ड हटाने की सबसे जल्दी की तारीख।
कर्मचारियों वाला रेस्तराँ मालिक व्यवसाय बंद करता है
एक रेस्तराँ मालिक आखिरी वेतन चुकाने के बाद दिसंबर 2026 में व्यवसाय बंद करता है। आखिरी तिमाही पेरोल रिटर्न जनवरी 2027 के अंत में देय है, और कर तब तक चुका दिया जाता है। पेरोल के रिकॉर्ड उसके बाद कम से कम चार साल रहते हैं, यानी 2031 की शुरुआत तक; अगर कर बाद में चुकाया जाए, तो चार साल बाद की तारीख से गिने जाते हैं। अंतिम रिटर्न बताता है कि उन्हें कौन और कहाँ रखता है।
एक सलाहकार ने रिटर्न से आय छोड़ दी
एक सलाहकार अपना 2023 का रिटर्न अप्रैल 2024 में US$120,000 की सकल आय दिखाते हुए फ़ाइल करती है। बाद में उसे पता चलता है कि उसने US$40,000 छोड़ दिए और रिटर्न पर कहीं नहीं बताए। US$120,000 का चौथाई US$30,000 है, इसलिए US$40,000 उस रेखा से ऊपर हैं। निर्धारण की अवधि तीन नहीं, छह साल की है, इसलिए उसके 2023 के सारे रिकॉर्ड अप्रैल 2030 तक रहते हैं, सिर्फ़ छूटी आय के रिकॉर्ड नहीं।
आपके मामले में फ़र्क है?
- आप व्यवसाय बंद या बेच रहे हैं, या डिब्बे खाली कर रहे हैं, और नहीं बता सकते कि कौन-से साल अब भी खुले हैं। जवाब हर रिटर्न की फ़ाइलिंग की तारीख, किसी भी फ़ाइल न हुए साल, विदेशी खातों और उन उपकरणों पर निर्भर करता है जिनका आप अब भी मूल्यह्रास ले रहे हैं। कुछ भी नष्ट करने या खाता रद्द करने से पहले रिकॉर्ड को साल के हिसाब से छाँटना बहीखाते का काम है: बहीखाता सहायता लें, और देखें कंपनी बंद करना।
- आपको किसी साल के बारे में IRS का पत्र या नोटिस मिला है: उस साल का हर रिकॉर्ड रखें, भले ही सामान्य अवधि बीत चुकी हो, और देखें आपके व्यवसाय को IRS का नोटिस। जवाब देने से पहले जो आपके पास है उसे साल के हिसाब से छाँटना बहीखाते का काम है: बहीखाता सहायता लें।
- कोई साल कभी फ़ाइल नहीं हुआ: देखें छूटे हुए व्यावसायिक रिटर्न पूरे करना, और अगर रिकॉर्ड अधूरे हैं तो बहीखाता सहायता लें।
- पहले से फ़ाइल हुए रिटर्न से आय छूट गई: देखें पिछले रिटर्न से छूटी आय के लिए संशोधन।
- व्यवसाय या उसके स्वामियों के पास विदेशी खाता या विदेशी कंपनी है, या कोई विदेशी व्यक्ति अमेरिकी कंपनी का स्वामी है: देखें FBAR में कौन-से खाते गिने जाते हैं, विदेशी कंपनी के सूचना फ़ॉर्म और विदेशी स्वामित्व वाली LLC के रिकॉर्ड।
- उपकरण के रिकॉर्ड गायब हैं: देखें गायब मूल्यह्रास सूची दोबारा बनाना।
- रसीदें खो गई हैं, या आप कागज़ स्कैन करके फेंकना चाहते हैं: देखें खोई हुई रसीदें, कागज़ की जगह स्कैन की गई रसीदें और रिकॉर्ड न रखने पर जुर्माने।
- आप संपत्ति किराये पर देते हैं: देखें किराये की संपत्ति के रिकॉर्ड और रसीदें।
- आप कनाडा में भी फ़ाइल करते हैं, या व्यवसाय कनाडाई है: CRA की अपनी अवधि है, देखें कनाडा में व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय रखें। हर देश के रिटर्न के रिकॉर्ड उसी देश के नियमों पर चलते हैं।
इस पृष्ठ के आँकड़े
| आँकड़ा | मान | स्रोत |
|---|---|---|
| आयकर के सहायक रिकॉर्ड रखने की सामान्य अवधि आम तौर पर रिटर्न फ़ाइल करने की तिथि या रिटर्न की देय तिथि, इनमें से जो बाद में हो, उसके बाद; कुछ तय मामलों में लंबी अवधि लागू होती है। संपत्ति के आधार के रिकॉर्ड उस वर्ष की परिसीमा अवधि तक रखें जिसमें संपत्ति का कर योग्य निपटान हुआ; फ़ाइल न किए गए और धोखाधड़ी वाले रिटर्न पर कोई परिसीमा अवधि नहीं है। | 3 वर्ष | IRS: Publication 583, How Long To Keep Records और Table 3 जाँचा गया |
| छूटी हुई आय, जो IRS रिकॉर्ड रखने की अवधि को 6 साल तक बढ़ाती है रिटर्न में दिखाई गई सकल आय के इस हिस्से से ज़्यादा आय न दिखाई गई हो, तो रिकॉर्ड 6 साल रखें | 25% | IRS: मुझे रिकॉर्ड कितने समय तक रखने चाहिए? जाँचा गया |
| छूटी हुई आय 25% की सीमा से ज़्यादा होने पर रिकॉर्ड रखने की अवधि गिनती रिटर्न दाखिल होने की तारीख से होती है। तब लागू होता है जब छूटी हुई आय रिटर्न पर दिखाई गई सकल आय के 25% से ज़्यादा हो, या निर्दिष्ट विदेशी वित्तीय संपत्तियों से $5,000 से ज़्यादा हो। | 6 वर्ष | IRS: मुझे रिकॉर्ड कितने समय तक रखने चाहिए? जाँचा गया |
| छूटी हुई विदेशी-संपत्ति की आय, जो निर्धारण अवधि को 6 वर्ष तक बढ़ा देती है निर्दिष्ट विदेशी वित्तीय संपत्तियों से आय जो कुल आय से बाहर रखी गई | $5,000 | IRS: Form 8938 के निर्देश जाँचा गया |
| अमेरिकी रोज़गार कर के रिकॉर्ड रखने की अवधि न्यूनतम; कर देय होने की तिथि या भुगतान की तिथि, इनमें से जो बाद की हो, उससे गिना जाता है | चार साल | IRS: Publication 583, Starting a Business and Keeping Records जाँचा गया |
| सूचना रिटर्न की प्रतियाँ रखने की अवधि IRS के पास फ़ाइल किए सूचना रिटर्न की प्रतियाँ, या डेटा दोबारा बनाने की क्षमता, रिटर्न की देय तारीख से रखें। Form 1099-C के लिए 4 साल। | 3 वर्ष | IRS: कुछ सूचना रिटर्न के सामान्य निर्देश जाँचा गया |
| बैकअप विथहोल्डिंग लगने पर सूचना रिटर्न की प्रतियाँ रखने की अवधि अगर बैकअप विथहोल्डिंग लगाई गई थी, तो सूचना रिटर्न की प्रतियाँ इतने समय तक रखें। | 4 वर्ष | IRS: कुछ सूचना रिटर्न के सामान्य निर्देश जाँचा गया |
| संशोधित आयकर रिफ़ंड दावे की सामान्य अवधि IRC धारा 6511(a) के तहत, मूल रिटर्न दाखिल होने के बाद के दावे के लिए। भुगतान की जाँच-अवधि की सीमाएँ और विशेष अपवाद उपलब्ध रिफ़ंड बदल सकते हैं। | मूल रिटर्न फ़ाइल करने के 3 वर्ष बाद या कर चुकाने के 2 वर्ष बाद, जो भी बाद में हो | IRS: क्रेडिट या रिफ़ंड का दावा करने का समय जाँचा गया |
| खराब ऋण या बेकार प्रतिभूति के दावे के लिए रिकॉर्ड रखने की अवधि खराब ऋण या बेकार प्रतिभूति की हानि के लिए रिफ़ंड-दावे की अवधि रिटर्न की नियत तारीख से 7 साल चलती है (26 U.S.C. 6511(d)(1))। | 7 साल | IRS: मुझे रिकॉर्ड कितने समय तक रखने चाहिए? जाँचा गया |
| छूटा हुआ अंतरराष्ट्रीय सूचना रिटर्न फ़ाइल होने के बाद निर्धारण अवधि रिटर्न, घटना या अवधि से जुड़ा कर तब तक खुला रहता है जब तक ज़रूरी जानकारी दिए जाने के बाद इतना समय न बीत जाए; उचित कारण वाली चूक इसे संबंधित मदों तक सीमित कर देती है | तीन साल | US Code: 26 U.S.C. 6501(c)(8) जाँचा गया |
| FBAR के रिकॉर्ड रखने की अवधि रिपोर्ट किए गए कैलेंडर वर्ष के अगले वर्ष की 15 अप्रैल से, या 15 अप्रैल के बाद फ़ाइल करने पर फ़ाइल करने की तिथि से। रिकॉर्ड: जिस नाम से हर खाता रखा गया है, खाता संख्या, संस्था का नाम और पता, खाते का प्रकार और अधिकतम मूल्य। | 5 वर्ष | FinCEN: FBAR इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलिंग के निर्देश जाँचा गया |
| FBAR के सिविल जुर्माने की निर्धारण अवधि FBAR की देय तिथि से गिना जाता है, चाहे रिपोर्ट फ़ाइल हुई हो या नहीं; हस्ताक्षरित सहमति इसे बढ़ा सकती है | छह साल | IRS: Publication 5970, FBAR जुर्माने की निर्धारण अवधि बढ़ाना जाँचा गया |
| employee retention credit और paid sick and family leave credit के रिकॉर्ड रखने की अवधि IRS के अनुसार ये रिकॉर्ड कम से कम इतने समय तक रखें: 31 मार्च 2021 के बाद ली गई छुट्टी के लिए qualified sick and family leave वेतन, और 30 जून 2021 के बाद चुकाए वेतन पर employee retention credit। Employee retention credit के लिए 26 U.S.C. 3134(l) निर्धारण की अवधि को मूल रिटर्न की फ़ाइलिंग की तारीख, उसके माने गए फ़ाइलिंग की तारीख या क्रेडिट दावे की तारीख में से सबसे बाद की तारीख के 6 साल बाद तक खुला रखता है। | 6 वर्ष | IRS: रोज़गार कर का रिकॉर्ड रखना जाँचा गया |
प्राथमिक स्रोत
- IRS: मुझे रिकॉर्ड कितने समय तक रखने चाहिए?
- IRS: Topic no. 305, Recordkeeping
- IRS: Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
- IRS: व्यवसाय बंद करना
- IRS: रोज़गार कर का रिकॉर्ड रखना
- IRS: क्रेडिट या रिफ़ंड का दावा करने का समय
- 26 U.S.C. 6501, निर्धारण की समय-सीमा
- 26 U.S.C. 6503, समय-सीमा चलने का निलंबन
- 26 U.S.C. 6235, समायोजन की समय-सीमा (साझेदारियाँ)
- 26 U.S.C. 3134, कर्मचारी बनाए रखने का क्रेडिट
- 26 U.S.C. 6901, हस्तांतरित संपत्तियाँ
- 26 U.S.C. 6672, कर वसूलने और जमा करने में विफलता
- IRS: Publication 551, Basis of Assets
- IRS: Form 3520 के निर्देश
- 26 U.S.C. 6511, क्रेडिट या रिफ़ंड की समय-सीमा
- 31 U.S.C. 5321, दीवानी जुर्माने
- 26 CFR 1.6001-1, रिकॉर्ड
- 26 CFR 31.6001-1, रोज़गार कर के रिकॉर्ड
- 26 CFR 1.6038A-3, Form 5472 के रिकॉर्ड
- IRS: Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses
- IRS: कुछ सूचना रिटर्न के सामान्य निर्देश
- IRS: Form 1120 के निर्देश
- IRS: Form 1120-S के निर्देश
- IRS: Form 1065 के निर्देश
- IRS: साझेदार के लिए Schedule K-1 (Form 1065) के निर्देश
- IRS: Form 7203 के निर्देश
- IRS: Form 8938 के निर्देश
- IRS: Form 941 के निर्देश
- FinCEN: FBAR इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलिंग के निर्देश
- California FTB: अपने कर रिकॉर्ड रखना
इस मार्गदर्शिका के बारे में
अंग्रेज़ी मार्गदर्शिका से अनुवादित · अंग्रेज़ी मूल पढ़ें
यह दिखाए गए कर वर्ष के सामान्य नियम समझाता है। यह आपकी स्थिति के लिए सलाह नहीं है।
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