खोया माइलेज लॉग दोबारा बनाना: IRS कौन-सा सबूत मानता है

अगर मैंने कभी माइलेज लॉग नहीं रखा या वह खो गया, तो क्या मैं व्यावसायिक मील की कटौती ले सकता हूँ?

ले सकते हैं, पर हर यात्रा के सबूत के साथ: उसकी तारीख, मील और व्यावसायिक उद्देश्य, और साल भर में कार के कुल मील। अमेरिकी संघीय कानून कार पर कटौती तभी देता है जब आप उसे पर्याप्त रिकॉर्ड से, या अपने बयान की पुष्टि करने वाले पर्याप्त सबूत से साबित करें (26 U.S.C. 274(d))। IRS कारों को उन चीज़ों की छोटी सूची में रखता है जिनके लिए यह अतिरिक्त सबूत ज़रूरी है (Revenue Procedure 2019-46, section 2.03)। यह नियम कटौती माँगने वाले हर करदाता पर लागू होता है, उस कंपनी पर भी जिसके नाम कार है।

लॉग न होने से सबसे आसान सबूत चला जाता है। दावे को फिर भी दूसरे सबूतों से सहारा मिल सकता है, बशर्ते वे सबूत मौजूद हों। अंदाज़े से यह कमी नहीं भरती: नियम कहता है कि कटौती अनुमानों या करदाता की बिना सबूत की गवाही पर टिक नहीं सकती, और इसने उस पुरानी अदालती प्रथा की जगह ले ली जिसमें साफ़ तौर पर हुए खर्च का अंदाज़ा लगा लिया जाता था (26 CFR 1.274-5T(a); Publication 463)।

आज लिखा लॉग यात्रा के समय बना रिकॉर्ड नहीं है। वह आपका अपना बयान माना जाता है, और उसके हर हिस्से के लिए पुष्टि चाहिए: तारीख वाले दस्तावेज़, या तथ्य जानने वाले दूसरे लोगों के विस्तृत बयान। सिर्फ़ याददाश्त काफ़ी नहीं है।

मामला तब आसान नहीं रहता जब:

• एक से ज़्यादा साल का लॉग नहीं है, क्योंकि हर रिटर्न वर्ष को अपना सबूत चाहिए;
• IRS का नोटिस आया है या आपका कर तैयारकर्ता लॉग माँग रहा है;
• दावा किए गए मील किसी भी दस्तावेज़ से मिलने वाले मील से काफ़ी ज़्यादा हैं, या ओडोमीटर की रीडिंग से मेल नहीं खाते;
• कोई कंपनी, साझेदारी या दूसरा ड्राइवर शामिल है;
• जिस ऐप या फ़ोन में डेटा था, वह अब नहीं है।

इनमें से कुछ भी आप पर लागू हो, तो आख़िरी भाग "आपके मामले में अलग है?" बताता है कि आगे कहाँ जाएँ।

पहले इकट्ठा करें: कैलेंडर, पते वाले चालान या जॉब टिकट, प्लेटफ़ॉर्म के ट्रिप सारांश, ओडोमीटर रीडिंग वाले सर्विस और निरीक्षण रिकॉर्ड, ईंधन, टोल और पार्किंग की रसीदें, ग्राहकों के ईमेल या टेक्स्ट, दाखिल किया गया रिटर्न, और कोई भी IRS नोटिस।

व्यावसायिक मील का कौन-सा सबूत IRS मानता है?

IRS दो में से एक चीज़ मानता है: पर्याप्त रिकॉर्ड, या आपका अपना विस्तृत बयान जिसकी पुष्टि दूसरे सबूत से होती हो। कार के लिए नियम साबित करने वाले हिस्से गिनाता है: हर व्यावसायिक उपयोग के मील, उसकी तारीख, उसका व्यावसायिक उद्देश्य, और साल भर में कार का कुल उपयोग। Publication 463 इसमें व्यावसायिक गंतव्य भी जोड़ता है (26 CFR 1.274-5T(b))। लॉग में लाइन-दर-लाइन क्या दिखना चाहिए, यह माइलेज लॉग की आवश्यकताओं की मार्गदर्शिका में है। अगर आपने असली लॉग रखा था पर वह अधूरा है, तो जिस हिस्से के लिए आपने पर्याप्त-रिकॉर्ड नियमों का काफ़ी हद तक पालन किया है, उसके लिए नियम IRS को दूसरे सबूत मानने देता है; आपका मामला इसमें आता है या नहीं, यह IRS तय करता है (26 CFR 1.274-5T(c)(2)(v))।

दूसरे रास्ते में तारीख, जगह या उपयोग की मात्रा का सबूत सीधा सबूत होना चाहिए, जैसे किसी दूसरे गवाह का विस्तृत लिखित बयान या मौखिक गवाही, या रसीदों और चुकाए गए बिलों जैसे दस्तावेज़ी सबूत। व्यावसायिक उद्देश्य का सबूत परिस्थितिजन्य हो सकता है (26 CFR 1.274-5T(c)(3))। Publication 463 उदाहरण के तौर पर डिलीवरी का काम देता है: काम की प्रकृति इस बात का परिस्थितिजन्य सबूत है कि कार व्यवसाय में इस्तेमाल हुई, और डिलीवरी चालान बताते हैं कि कब।

यात्रा के समय बने माइलेज लॉग का वज़न बाद में दोबारा बने लॉग से ज़्यादा क्यों होता है?

नियम कहता है कि यात्रा के समय या उसके आसपास बना रिकॉर्ड, जिसे पर्याप्त दस्तावेज़ी सबूत का सहारा हो, ऊँची विश्वसनीयता रखता है जो बाद के बयान में नहीं होती, क्योंकि लोग बाद में ब्योरे ठीक से याद नहीं रख पाते। यात्रा के ठीक उसी क्षण बना लॉग ज़रूरी नहीं है: जो लॉग उस हफ़्ते के उपयोग के लिए हर हफ़्ते रखा जाए, वह यात्रा के समय या उसके आसपास बना माना जाता है (26 CFR 1.274-5T(c); Publication 463)।

बाद में दिया गया बयान उतना वज़न तभी रखता है जब उसके पीछे मज़बूत सबूत हों। लिखित सबूत मौखिक सबूत से ज़्यादा गिना जाता है, और यात्रा के समय के जितना करीब हो, उतना ज़्यादा। इसलिए दोबारा बने लॉग में यात्रा के समय बने दस्तावेज़ और आम तौर पर लिखित सबूत, बाद में लिखे नोट्स से ज़्यादा वज़न पा सकते हैं।

बाद में माइलेज लॉग दोबारा बनाने के लिए मैं क्या इस्तेमाल कर सकता हूँ?

ऐसे तारीख वाले रिकॉर्ड इस्तेमाल करें जो दिखाएँ कि कार कहाँ और कब थी, और साल के कुल मील के लिए तारीख वाली ओडोमीटर रीडिंग। IRS के स्रोत रसीदें, चुकाए गए बिल, डिलीवरी चालान और तथ्य जानने वालों के लिखित बयान गिनाते हैं। नीचे दिए नष्ट रिकॉर्ड के नियम और असाधारण परिस्थितियों के एक संकीर्ण नियम को छोड़कर, जिसमें हालात ने ही पूरा सबूत जुटाना असंभव कर दिया (26 CFR 1.274-5T(c)(4)), वे लॉग दोबारा बनाने का कोई मंज़ूर तरीका नहीं बताते। वे कैलेंडर, प्लेटफ़ॉर्म इतिहास या लोकेशन डेटा का ज़िक्र नहीं करते। वे यह भी नहीं बताते कि ये गिने जाते हैं या नहीं, या हर एक का कितना वज़न होगा।

सूची बनाने के लिए:

1. ओडोमीटर तय करें। साल की शुरुआत और अंत के पास की तारीख वाली रीडिंग ढूँढें। दोनों का अंतर कार के कुल मील हैं। किसी सिरे की रीडिंग न मिले, तो सबसे नज़दीकी तारीख वाली रीडिंग लें और साल के कुल को अनुमान के रूप में चिह्नित करें; जिस कुल का आप सबूत नहीं दे सकते, उसके लिए रिटर्न भरने या नोटिस का जवाब देने से पहले मदद लेना ठीक है।
2. हर वह यात्रा लिखें जो सबूत से साबित होती है। हर यात्रा की एक पंक्ति, हर दस्तावेज़ की नहीं: तारीख, शुरुआती जगह, गंतव्य, उद्देश्य। एक ही यात्रा के सभी दस्तावेज़ एक पंक्ति से जोड़ें। आना-जाना या व्यावसायिक पड़ावों की बिना टूटी शृंखला एक पंक्ति हो सकती है; चलाए गए हर चरण को एक ही बार गिनें (26 CFR 1.274-5T(c)(6)(i)(C); Publication 463)।
3. हर यात्रा को एक ही तरीके से नापें। जाँचें कि सबूत दिखाता है कि कार उस तारीख को उस जगह गई। मील आपकी अपनी माप हैं, इसलिए लिख लें कि आपने उन्हें कैसे नापा।
4. हर पंक्ति में स्रोत लिखें, यानी कोई दस्तावेज़ या कोई गवाह जो उसकी पुष्टि कर सके, और वे दस्तावेज़ या बयान सूची के साथ रखें। बिना स्रोत वाली पंक्ति अनुमान है।
5. दस्तावेज़ी पंक्तियों और अनुमानों का कुल अलग-अलग जोड़ें, और अनुमानित मील को कभी प्रमाणित मील की तरह दावा न करें।
6. दस्तावेज़ी कुल की तुलना रिटर्न में किए दावे से करें। अगर आपने अभी रिटर्न दाखिल नहीं किया, तो दस्तावेज़ी कुल वही आँकड़ा है जिसे सबूत सहारा देता है। अगर रिटर्न दाखिल हो चुका है, तो अंतर वह हिस्सा है जो जोखिम में है।

दोबारा बने माइलेज लॉग का टेम्पलेट कैसा दिखता है?

दोबारा बना लॉग आम लॉग जैसा ही दिखता है, बस दो कॉलम और जुड़ते हैं: हर पंक्ति का स्रोत, और यह कि पंक्ति दस्तावेज़ी है या अनुमानित। Publication 463 में तारीख, गंतव्य, व्यावसायिक उद्देश्य, ओडोमीटर की शुरुआत और अंत, और यात्रा के मील वाला एक नमूना दैनिक लॉग छपा है (Table 5-2)।

एक भरी हुई पंक्ति, उदाहरण के लिए: 3/14, दुकान से 212 Oak St, फ़र्नेस की मरम्मत, 18 मील (नक्शे से नापा, आना-जाना), चालान 1041, दस्तावेज़ी।

पूरी सूची पर साफ़ लिखें कि वह क्या है: असली तारीख के साथ "इस तारीख को दोबारा बनाई गई", वह अवधि जो उसमें आती है, और इस्तेमाल किए गए स्रोत। IRS के स्रोत लेबल लगाने का कोई नियम नहीं देते। वे बाद के बयान को यात्रा के समय बने रिकॉर्ड से अलग तौलते हैं, इसलिए जो सूची बताती है कि वह कब और कैसे बनी, उसे यात्रा के समय बना रिकॉर्ड समझ लिए जाने की संभावना कम रहती है।

दोबारा बने माइलेज लॉग के साथ मुझे क्या कभी नहीं करना चाहिए?

ये कभी न करें:

• सूची पर पिछली तारीख न डालें और यात्राओं को ऐसे दर्ज न करें जैसे आपने उसी दिन लॉग की हों। बाद में बनी सूची को यात्रा के समय बने रिकॉर्ड के रूप में पेश करना झूठ है। अगर IRS यह साबित कर दे कि कम चुकाए गए कर का कोई हिस्सा धोखाधड़ी की वजह से है, तो जुर्माना धोखाधड़ी वाले हिस्से का 75% होता है, और पूरा कम चुकाया कर धोखाधड़ी माना जाता है, सिवाय उस हिस्से के जिसे आप धोखाधड़ी नहीं साबित कर दें (26 U.S.C. 6663)।
• कमियों को गोल संख्याओं से न भरें, जैसे हर मंगलवार की एक-सी दूरी। Publication 463 कहता है कि जिन रकमों का आप अंदाज़ा लगाते हैं या अनुमान करते हैं, उनकी कटौती नहीं ले सकते।
• रिटर्न के मील तक पहुँचने के लिए यात्राएँ न जोड़ें। रिटर्न की संख्या किसी यात्रा को असली नहीं बना देती।
• बिना जाँचे घर से कार्यस्थल का सफ़र न गिनें। घर से नियमित कार्यस्थल तक का सफ़र आम तौर पर निजी होता है। अपवाद हैं, और माइलेज लॉग की आवश्यकताओं की मार्गदर्शिका उन्हें बताती है।

Schedule C, Part IV (या Form 4562, Part V, अगर आपको वह फ़ॉर्म भरना पड़े) पूछता है कि क्या आपके पास कटौती का सहारा देने वाला सबूत है और क्या वह लिखित है (Schedule C; Form 4562; 26 CFR 1.274-5T(d))। जवाब वही दें जो आपके पास सच में है। आज से हर यात्रा के समय या उसके आसपास लॉग लिखें और साल के अंत में एक प्रति निकाल लें: इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली आपके रिकॉर्ड को पढ़ने लायक रूप में निकालने और दोबारा बनाने में सक्षम होनी चाहिए (Publication 583)।

मेरे ऐप ने डेटा मिटा दिया या फ़ोन टूट गया: क्या नष्ट रिकॉर्ड का नियम लागू होता है?

तभी, जब नुकसान आपके नियंत्रण से बाहर था, जैसे आग, बाढ़ या कोई और आपदा। नियम और Publication 463 यह नहीं बताते कि मिटाया गया ऐप खाता या टूटा फ़ोन इसमें आता है या नहीं। जब पर्याप्त रिकॉर्ड करदाता के नियंत्रण से बाहर की परिस्थितियों में खो जाएँ, जैसे आग, बाढ़, भूकंप या कोई और आपदा से नष्ट होना, तब करदाता को उचित पुनर्निर्माण से कटौती साबित करने का अधिकार है (26 CFR 1.274-5T(c)(5))। Publication 463 यही राहत बताता है और आग, बाढ़ तथा अन्य आपदाएँ गिनाता है (Publication 463)।

तीन सीमाएँ मायने रखती हैं:

• वे आपदाओं का नाम लेते हैं। वे यह नहीं बताते कि मिटाया गया खाता, ख़राब फ़ोन या खत्म हुई सदस्यता इसमें आती है या नहीं। आपको साबित करना होगा कि नुकसान आपके नियंत्रण से बाहर था।
• नियम उन रिकॉर्ड के लिए है जो मौजूद थे। जो लॉग कभी रखा ही नहीं गया, उसमें यह मदद नहीं करता।
• यह उचित पुनर्निर्माण की अनुमति देता है। वे "उचित" को परिभाषित नहीं करते। इसे ऊपर बताए तारीख वाले रिकॉर्ड से बनाएँ, याददाश्त से नहीं।

पहले पता करें कि डेटा वापस मिल सकता है या नहीं: ऐप या प्लेटफ़ॉर्म से एक्सपोर्ट माँगें, ईमेल और क्लाउड बैकअप देखें, और पिछले कर तैयारकर्ता के पास कोई प्रति है या नहीं, यह पूछें। जो हुआ उसका सबूत रखें: तारीख, कारण, ऐप के सपोर्ट के साथ संदेश, और मरम्मत या बदलाव का कोई रिकॉर्ड।

क्या मैं साल के कुछ हिस्से का लॉग रखकर उसे पूरे साल के लिए इस्तेमाल कर सकता हूँ?

हाँ, अगर लॉग किए गए दौर पर्याप्त रिकॉर्ड हों और दूसरे सबूत दिखाएँ कि वे पूरे साल के प्रतिनिधि हैं, सिवाय तब जब कार नियोक्ता का ऐसा वाहन हो जिसे एक से ज़्यादा कर्मचारी इस्तेमाल कर सकते हों। इसे सैंपलिंग (sampling) कहते हैं (26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii); Publication 463)।

Publication 463 का उदाहरण हर महीने के पहले हफ़्ते में रखा गया रिकॉर्ड है, जिसमें चालान और बिल दिखाते हैं कि व्यावसायिक उपयोग बाद के हफ़्तों में भी उसी दर से जारी रहा। नियम उलटा मामला देता है: एक सेल्सपर्सन, जिसका हर महीने का चौथा हफ़्ता डिलीवरी का हफ़्ता था, बाकी तीन हफ़्तों से अलग। वह हफ़्ता महीने का प्रतिनिधि नहीं था, इसलिए साल के आँकड़े का आधार नहीं बन सका।

पाँच सीमाएँ लागू होती हैं:

• नियोक्ता का जो वाहन साल के किसी भी हिस्से में एक से ज़्यादा कर्मचारी को उपलब्ध रहता है, उसे सैंपलिंग से प्रमाणित नहीं किया जा सकता (26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii)(B))।
• हर लॉग किया गया दौर खुद यात्रा के समय या उसके आसपास बना रिकॉर्ड होना चाहिए। याददाश्त से बाद में लिखा गया हफ़्ता सैंपल नहीं है।
• दूसरे सबूतों को दिखाना होगा कि लॉग किए गए दौर सामान्य हैं। चालान, बिल और काम का स्थिर ढर्रा यह दिखाते हैं; व्यस्त मौसम नहीं।
• नियम और Publication 463 एक कर वर्ष के भीतर के दौर की बात करते हैं। दोनों में कहीं नहीं लिखा कि एक साल का लॉग उस साल की जगह ले सकता है जिसका कोई लॉग नहीं है।
• सैंपल से व्यावसायिक उपयोग का हिस्सा मिलता है। साल के कुल मील के लिए आपको फिर भी ओडोमीटर रीडिंग चाहिए।

अगर मैं स्टैंडर्ड माइलेज रेट इस्तेमाल करता हूँ, तो क्या मुझे माइलेज लॉग चाहिए?

आपको अपने व्यावसायिक मील का सबूत फिर भी चाहिए, पर ज़रूरी नहीं कि वह यात्रा के समय रखा गया लॉग हो: यात्रा के समय बना रिकॉर्ड एक रास्ता है, और पुष्टि करने वाले सबूत वाला आपका विस्तृत बयान दूसरा। स्टैंडर्ड माइलेज रेट कार चलाने की लागत के रिकॉर्ड की जगह लेता है, इस सबूत की नहीं कि आप व्यवसाय के लिए कितना चले। कटौती रेट गुणा व्यावसायिक मील होती है, और मील को धारा 274(d) के तहत फिर भी साबित करना होगा (Revenue Procedure 2019-46, sections 2.03 and 4.01; Tax Topic 510)।

इस पृष्ठ में जिस साल की बात है, उसमें व्यावसायिक रेट साल के बीच में बदला। जनवरी से जून तक चलाए गए हर मील की कीमत 72.5 सेंट प्रति मील है, और जुलाई से दिसंबर तक चलाए गए हर मील की कीमत 76 सेंट प्रति मील है। पुराने सालों के रेट उसी IRS पृष्ठ पर हैं, इसलिए हर यात्रा के अपने साल का रेट इस्तेमाल करें। आप जिस मील का सबूत नहीं दे सकते, वह कटौती से एक मील के रेट जितना हटा देता है। रेट में क्या शामिल है, यह स्टैंडर्ड रेट या वास्तविक खर्च में है; लॉग में क्या दिखना चाहिए, यह माइलेज लॉग की आवश्यकताओं की मार्गदर्शिका में है।

मेरी माइलेज कटौतियाँ नामंज़ूर हो गईं: इसकी कीमत क्या है, और मैं क्या कर सकता हूँ?

नामंज़ूर मील से कर बढ़ता है। IRS ब्याज और सटीकता से जुड़ा जुर्माना (accuracy-related penalty) भी जोड़ सकता है, जो लापरवाही, नियमों की अनदेखी या भारी कमी बताने से कम चुकाए गए कर का 20% होता है (IRS: सटीकता से जुड़ा जुर्माना)। कई साल बिना लॉग के दावा करने का मतलब कई अलग जोखिम हैं, और हर साल की अपनी समय-सीमा है: IRS के पास और कर निर्धारित करने के लिए आम तौर पर आपके रिटर्न दाखिल करने की तारीख से (या जल्दी दाखिल करने पर मूल देय तारीख से) 3 वर्ष का समय होता है, और धोखाधड़ी या दूसरे तथ्य इस सीमा को हटा या बढ़ा सकते हैं (26 U.S.C. 6501; IRS: IRS कितने समय तक कर निर्धारित कर सकता है)। जाँच कितने पीछे तक जा सकती है और उसकी कीमत क्या हो सकती है, यह IRS ऑडिट मार्गदर्शिका में है।

अगर आपके रिटर्न की जाँच होती है, तो IRS यह स्थापित करने के लिए और जानकारी माँग सकता है कि आपके रिकॉर्ड, बयान और दस्तावेज़ सही और भरोसेमंद हैं (Publication 463)। दोबारा बनी सूची आपके बयान के रूप में, उसके पीछे के दस्तावेज़ों के साथ जाती है। अगर आप पहले ही देख सकते हैं कि दावा किए गए मील का सबूत नहीं दिया जा सकता, तो व्यावसायिक खर्च की गलतियों के लिए रिटर्न संशोधित करना देखें। अगर आपके पास नोटिस है, तो उसमें दिए जवाब के निर्देश और समय-सीमा का पालन करें (IRS: सटीकता से जुड़ा जुर्माना)। अगर बिल एक बार में चुकाने से ज़्यादा है, तो बकाया राशि पर ब्याज और हर महीने देरी से भुगतान का जुर्माना चलता रहता है, और IRS एक छोटी अवधि की योजना (180 दिन या कम) और एक लंबी मासिक योजना देता है (IRS: भुगतान योजनाएँ)।

उदाहरण

इन उदाहरणों में अमेरिकी डॉलर और उदाहरण के लिए गोल की गई संख्याएँ इस्तेमाल हुई हैं।

एक राइडशेयर ड्राइवर, जिसके ऐप ने दो साल का डेटा खो दिया

एक ड्राइवर के दोनों रिटर्न में 14,000 व्यावसायिक मील का दावा है। ऐप का डेटा चला गया है। ड्राइवर के खाते से डाउनलोड किए गए प्लेटफ़ॉर्म के ट्रिप सारांश हर ट्रिप की तारीख और पिकअप तथा ड्रॉप-ऑफ़ की जगहें दिखाते हैं, और सर्विस चालान हर साल की शुरुआत और अंत की ओडोमीटर रीडिंग देते हैं। ड्राइवर सूची की हर ट्रिप को एक ही तरीके से नापता है और पंक्तियाँ जोड़ता है। प्लेटफ़ॉर्म के कौन-से मील गिने जाते हैं, यह राइडशेयर ड्राइवर मार्गदर्शिका में है।

दोबारा बनी सूची 19,000 दस्तावेज़ी मील दिखाती है और बाकी 9,000 को अनुमान के रूप में चिह्नित करती है, रिकॉर्ड के रूप में नहीं। उदाहरण के लिए 65 सेंट प्रति मील पर (असली रेट हर साल अलग होता है), बिना सबूत के 9,000 मील लगभग $5,850 की कटौती को जोखिम में डालते हैं। उन मील का बचाव करना है, संशोधन करना है या छोड़ना है, यह इस पर निर्भर है कि और क्या सबूत हैं और कौन-से साल अभी खुले हैं।

वैन वाला एक इलेक्ट्रीशियन, जिसके पास लॉग नहीं है

एक इलेक्ट्रीशियन के पास लॉग नहीं है। तारीख वाले जॉब रिकॉर्ड और 190 चालान 190 अलग-अलग ट्रिप का सबूत देते हैं, हर ट्रिप दुकान से काम की जगह और वापस, बिना किसी दोहराए या मिलाए गए रूट के। एक ही तरीके से नापने पर 190 ट्रिप कुल 6,840 मील बनती हैं। सर्विस रिकॉर्ड के अनुसार वैन के साल के कुल मील 12,000 हैं। सूची 6,840 व्यावसायिक मील का सहारा देती है, यानी 57% व्यावसायिक हिस्सा। बाकी 5,160 मील निजी हैं या उनके पीछे कोई दस्तावेज़ नहीं है। सूची का शीर्षक असली तारीख के साथ "चालानों से दोबारा बनाई गई" है, और हर पंक्ति अपना चालान नंबर बताती है। सप्लाई हाउस की जिन फेरियों का चालान नहीं है, वे सूची से बाहर रहती हैं, जब तक कोई रसीद तारीख और जगह न दिखाए। घर से शुरू होने वाली ट्रिप घर से कार्यस्थल के सफ़र का सवाल उठाती है, जिसका जवाब माइलेज लॉग की आवश्यकताओं की मार्गदर्शिका में है।

एक ठेकेदार, जो अब लॉग शुरू कर रहा है

एक ठेकेदार के पास साल के पहले आधे हिस्से का कोई लॉग नहीं है। वह जुलाई से लॉग रखना शुरू करता है, हर महीने का पहला हफ़्ता दर्ज करते हुए। लॉग किए हफ़्ते 1,200 कुल मील में से 900 व्यावसायिक मील दिखाते हैं, यानी 75% व्यावसायिक हिस्सा। चालान बाकी हफ़्तों में काम का वही ढर्रा दिखाते हैं। यह Publication 463 के सैंपलिंग पैटर्न से मेल खाता है, उन्हीं महीनों के लिए जो सच में लॉग किए गए। जुलाई से दिसंबर तक ओडोमीटर 6,000 मील दिखाता है। अगर लॉग किए हफ़्ते प्रतिनिधि हैं, तो यह हिस्सा उन छह महीनों के लिए 4,500 तक व्यावसायिक मील का सहारा देगा (6,000 का 75%)। जनवरी से जून तक लॉग अपने आप में कुछ नहीं दिखाता। सैंपलिंग नियम उन महीनों तक तभी पहुँचता है जब तारीख वाले चालान जैसे दूसरे सबूत दिखाएँ कि लॉग किए हफ़्ते उन महीनों के प्रतिनिधि हैं, और नियम के उदाहरण पहले के सैंपल से बाद के हफ़्तों की ओर जाते हैं, उलटे नहीं।

आपके मामले में अलग है?

• IRS का नोटिस या आपका कर तैयारकर्ता ऐसा लॉग माँगता है जो आपके पास नहीं है, आपके ऐप का डेटा चला गया है, या कई सालों के मील बिना लॉग के दावा किए गए: कौन-से साल जोखिम में हैं, कौन-सा सबूत ईमानदारी से जुटाया जा सकता है, और संशोधन करना है, नोटिस का जवाब देना है या मील दर्ज करने का तरीका बदलना है, यह उन तथ्यों पर निर्भर है जिन्हें एक सूची तय नहीं कर सकती। सबूत जुटाने और आगे के सालों के रिकॉर्ड बनाने के लिए बहीखाता मदद लें।
• IRS ने ऑडिट शुरू कर दिया है, या आप दाखिल किया रिटर्न सुधारना चाहते हैं: IRS ऑडिट मार्गदर्शिका, Schedule C के कौन-से खर्च पर सवाल उठते हैं और व्यावसायिक खर्च की गलतियों के लिए रिटर्न संशोधित करना देखें।
• पूरे साल के रिटर्न कभी दाखिल नहीं हुए: बिना दाखिल रिटर्न की भरपाई और बिना दाखिल सालों के Schedule C खर्च देखें।
• आप राइडशेयर या डिलीवरी प्लेटफ़ॉर्म के लिए गाड़ी चलाते हैं: राइडशेयर और डिलीवरी ड्राइवर की कटौतियाँ देखें।
• दूसरी रसीदें भी गुम हैं, या सिर्फ़ मील नहीं, पूरा बहीखाता पीछे है: व्यावसायिक खर्चों की खोई रसीदें और पिछड़े बहीखाते की भरपाई देखें, और बहीखाता मदद लें।
• कोई LLC या S corporation वाहन की स्वामी है, या कोई कंपनी आपको मील का भुगतान लौटाती है: कंपनी की कटौती को भी यही सबूत चाहिए। जवाबदेह योजना (accountable plan) के तहत भुगतान लौटाने के लिए उचित समय के भीतर हिसाब देना होता है, इसलिए यात्राओं के काफ़ी बाद बनी सूची शायद पात्र न हो, और जो भुगतान योजना के नियमों में फेल हो, उसे वेतन के रूप में रिपोर्ट किया जाता है (Publication 463, chapter 6)। अपने व्यवसाय के ज़रिए वाहन खरीदना और स्वामी के खर्च लौटाना देखें।
• आप खास तौर पर बना कामकाजी वाहन चलाते हैं: योग्य गैर-निजी उपयोग वाले वाहन (qualified nonpersonal use vehicle) पर लॉग का नियम लागू नहीं होता, यानी ऐसा वाहन जिसकी बनावट के कारण निजी उद्देश्य के लिए मामूली से ज़्यादा इस्तेमाल होने की संभावना नहीं है (26 U.S.C. 274(d) और (i))। लॉग का नियम आम तौर पर हर पिकअप ट्रक या वैन पर लागू होता है, जब तक उसमें खास बदलाव न किए गए हों (26 CFR 1.274-5(k)(8))। साधारण पिकअप, वैन या कार इसके योग्य नहीं है।
• आप कनाडा में रिटर्न भरते हैं: नियम अलग हैं; समीक्षा के लिए CRA (कनाडा राजस्व एजेंसी) की लॉगबुक मार्गदर्शिका देखें।