补记账费用：整理账目的报价应包含什么

补记账要花多少钱？

没有任何政府来源公布补记账或整理账目的价格，所以在没人看过您的记录之前报出的数字只是估算。费用跟着工作量走：落后了多少个月、这些月份里有多少账户和交易，以及缺少多少记录。

出现以下任何一种情况，整理账目就不简单：

• 落后的是数年而不是数月，或者有些月份的对账单缺失。
• 工资、销售税或承包商付款也是积压的一部分。
• 这些年度的税表也没有报，或者已经收到通知。
• 贷款方、买家或某个截止日期决定了完成时间。

索取报价前，请收集每个银行、信用卡、贷款和支付账户的对账单、已报税表、平台报告，以及经常往来的供应商清单。

如果您已经有报价，请数一数它涵盖的账户月数（账户数乘以落后月数），并看它是否明确写出销售税、工资、承包商表格和逾期税表是包含还是不含。如果缺少数年的对账单，或者通知或贷款方定了日期，服务方必须先看您的记录，价格才有意义。如果希望有人对照记录检查报价，请寻求记账服务。

补记或整理账目具体要做什么？

补记是把从未入账的月份记录下来；整理是纠正已有但有误的账目。很多工作两者兼有，按同样的顺序进行：

1. 收集每个账户、每个月份的对账单和报告。
2. 核对每个账户：把每笔记录与银行或信用卡对账单逐一匹配，从最早未入账的月份开始，让后面的余额不继承前面的错误。第 583 号出版物告诉业主，要通过核对来检查企业账户有无错误。
3. 分类每笔交易：属于销售、退款、手续费、费用、转账、贷款、业主投入或取出的钱，还是个人开支。证明文件应显示收款方、金额、付款证明、日期和所购物品（IRS 记录保存）。
4. 从上一份已报税表开始（如果有的话），并使用相同的会计方法：账簿必须使用税表所用的方法，更改方法一般需要 IRS 批准，通过 3115 表申请（第 583 号出版物；第 538 号出版物）。如果从未报过税表，会计方法在第一份税表上选定，此后必须一致使用。
5. 列出无法证明的项目，由报税人员决定哪些进入税表。
6. 交付的账簿应显示总收入、扣除项和抵免（IRS 记录保存）。

账目必须显示什么，见补记逾期账目。完全没有账簿时，见根据银行对账单重建账目。要在修补旧账和另起新账之间做选择，见整理旧账还是重新开始。

哪些因素通常影响价格？

下面每个因素都会增加工作量，报价应当写明。适用的因素越多，一个整数报价能说明的就越少。

我的整理账目报价合理吗？应列明什么？

报价的可比性取决于它的范围。范围窄的低价并不比涵盖更多内容的高价便宜。要比较两份报价，每份都应写明：

出现以下情况，报价就很难判断：

• 账簿与逾期税表分开计价，没有人负责两者如何衔接。
• 在没有人看过任何对账单之前就给出了固定价格，因而不清楚它假定了什么范围。请对方提供价格背后的范围清单。
• 任何报税服务按退税金额的一定比例收费。IRS 建议避开按退税百分比收费的报税人员（IRS 第 254 号专题）。

报价包含补报逾期税表吗？

往往不包含，所以要问：账簿和税表可能是两项独立的工作。账簿提供数字；收费的报税人员持有报税人员税号（PTIN），负责编制税表并签字，而您仍要对税表上的每个项目负责（IRS 第 254 号专题）。

请问报价是否涵盖：

• 哪些年度的税表，以及哪些表格（Schedule C、1065 表、1120-S 表或 1120 表）。
• 是否由同一家机构负责两项工作，以及先后顺序。
• 如果重建后的数字与已报税表不同，会怎么处理。

逾期税表可能面临逐月增加的罚款（见下文）。报税顺序见补报逾期的企业税表。报税人员自己的收费，见小企业会计师费用。

谁有资格做这项工作，如何核实？

记账、编制税表和代表您与 IRS 沟通是不同的工作，所需资质也不同。

如果涉及 IRS 通知、多个年度未报税或审计，代理权与记账同样重要。其余的聘请清单见如何选择补记账服务；三种角色的区别见记账员、会计师还是 CPA。

我能事先做些什么来降低 CPA 的收费吗？

提前准备可以缩短服务方查找和整理记录的时间。是否会降低费用由报价决定，不是保证。请带上：

• 每个银行、信用卡、贷款和支付账户、每个月份的对账单。IRS 把账户对账单列为证明文件（IRS 记录保存）。
• 已报税表。 如果副本丢失，IRS 的税务记录摘要能显示大部分行项目，但不含附件：合伙企业或公司用企业税务记录摘要，在 1040 表（Schedule C）上申报的业主用税表摘要。个人摘要只涵盖当年和之前三个纳税年度，所以更早的税表可能要另寻他法。
• 平台和支付处理机构的报告，以及您收到的所有 1099 表。
• 贷款文件、租约和资产发票。
• 工资报告和销售税申报表（如果有提交过）。
• 经常往来的供应商和客户清单，注明各是什么，每个只需分类一次。
• 说明哪些账户是个人账户，以及您所知道的业主存入和取出情况。
• 您已知缺失内容的清单。

请保留所有原件；服务方可能需要原样的旧记录。

拖着不补账要付出什么代价？

拖延会增加逐月增长的联邦罚款，还有任何费用都覆盖不了的成本。各州对逾期的州税表另有罚款规定。

逾期申报罚款和逾期缴税罚款同时适用时，逾期申报罚款要减去逾期缴税罚款，所以两者不是简单相加；5 个月后，逾期申报罚款不再增加，逾期缴税罚款继续计算（IRS）。

合伙企业或 S 公司税表的罚款，按所有者人数乘以逾期月数计算，不论是否有欠税。1040 表和 1120 表的罚款随欠税增加，税表逾期超过 60 天 时设有最低罚款：固定金额或全部欠税，以较小者为准（IRS）。两者都不是无法避免的。IRS 可因合理理由免除罚款。首次罚款减免（First Time Abate）和较新的罚款自动豁免（Automatic Exemption from Penalty）也可以免除逾期申报和逾期缴税罚款，但前提是同一类税表在 前 3 年 内都按时提交，所以已落后多年的企业一般不符合条件（IRS）。合伙人不超过 10 人的境内合伙企业，如果每位合伙人都是个人且不属于非居民外国人（或遗产），所有项目按相同比例分配，且每位合伙人都在按时提交的税表上申报了自己的份额，则推定有合理理由（IRS）；完整条件和减免流程见罚款指南。

已预扣但未缴纳的工资税，还可能向故意不缴纳的责任人追缴，例如公司高管或合伙企业成员（IRS）；见拖欠工资税。

整理账目不能消除罚款，它只是让税表得以提交，所以既要问账目收多少钱，也要问税表何时提交。各到期日对应的金额，见逾期申报与缴税罚款。

按小时、固定费用还是按月：风险由谁承担？

合同把超支留给谁，谁就承担风险；整理账目的风险在于记录的状况。

固定费用的稳固程度取决于范围清单。要弄清固定费用建立在什么基础上，可以请服务方先审阅一个样本，例如每个账户一个月，再按结果定价。账目补齐后的每月计费，见每月记账费用。

加拿大的加元报价也是这个道理吗？

是的。影响因素和报价内容相同：落后月数、账户、交易、缺失记录，以及工资、GST/HST 和逾期税表是否包含。请要求每项单独列出，并以加元计价。

记录规则也类似。CRA 要求保存所有交易的记录，以支持收入和费用申报，一般自相关最后一个纳税年度结束起至少保存 六年（CRA）。逾期报税的，这 六年 则从提交日起算（CRA）。在魁北克，雇主把魁北克退休金计划（QPP）、魁北克父母保险计划（QPIP）和魁北克所得税扣款汇给魁北克税务局，而不是 CRA（CRA），所以魁北克的报价也应列明这些申报是包含还是不含。逾期申报罚款（包括 CRA 的重复罚款），见罚款、利息与减免。

加拿大的每月价格，见加拿大每月记账费用。为加拿大账目备好报税，见加拿大补记逾期账目。

示例

以下示例仅作说明，金额均为美元。

网店，落后 14 个月

业主有两个银行账户、一张信用卡和一个支付平台账户，全部落后 14 个月。报价应列出 4 个账户、14 个月，即 56 次月度核对。还应说明平台手续费和退款是否根据平台报告入账，以及向客户收取的销售税是否按州核对。只写“14 个月记账，一个价格”的报价，很难与第二份报价比较。请每家服务方写明它所计价的账户月数。

两名成员的 LLC，落后三年

一家按合伙企业纳税的 LLC 落后三年，其中一年没有对账单。报价应说明，如果银行无法提供那一年的对账单，服务方怎么做（索取、根据其他记录重建，或标记为未解决），以及是否另外收费。还应说明由谁编制三份逾期的合伙企业税表、价格多少。

为说明数量级，假设税表分别于 2023 年、2024 年和 2025 年到期，两名成员全年都是合伙人，每份税表都至少逾期 12 个月，所以每份按满 12 个月计算。IRS 的基准金额随到期日变化，所以三份税表的罚款不同：

在减免之前，合计 $16,800（IRS）。2026 年到期的税表适用更高的金额，逾期满 12 个月时可达 2 × $255 × 12 = $6,120。如果成员是非居民外国人、项目分配比例不同，或成员自己的税表也逾期，上文的小型合伙企业推定就不适用。无论如何，逾期税表都应写入报价范围。

有员工但没有工资报告的承包商

一名承包商有 $300,000 的收入、有员工，但最近八个季度都没有季度工资报告。如果“记账”报价完全没提工资，大笔风险就没有计价。工资核对要把工资、预扣税和缴存款与八个季度各自的 941 表对上；故意不缴纳已预扣税款，可能导致责任人个人被罚款。报价应把工资核对作为单独计价的一项，并说明由谁提交缺失的报告。见拖欠工资税。

您的情况不同？

• 您手里的报价无法判断，或者在缺少数月或数年记录的情况下即将索取报价： 请对照上面的表格检查。可靠的报价是在看过您的对账单之后给出的，并写明期间、账户、逾期税表和计价方式。如果希望在做决定之前，由人对照您的记录检查报价范围，请寻求记账服务。
• 多个年度的税表也没报，或者您收到了通知： 请见补报逾期的企业税表和逾期申报与缴税罚款，并就这些税表所依据的账目寻求记账服务。
• 工资税或销售税没有申报： 请见拖欠工资税和补缴未收取的销售税，并寻求记账服务，核对这些申报所依据的工资或销售税记录。
• 贷款方、买家或某个截止日期决定了时间： 企业贷款申请需要已报税表副本，所以账目和逾期税表都必须先完成。请寻求记账服务，弄清在那之前能做到什么。
• S 公司选择提交得太晚或从未获得确认的公司： 该报 1120-S 表还是 1120 表取决于此，而逾期选择减免一般须在预期生效日起 3 年零 75 天 内申请（IRS）。税表编制之前，请见S 公司逾期选择减免。
• 根本没有账簿，或旧账错得很严重： 请见根据银行对账单重建账目或整理旧账还是重新开始。
• 您还没有选定服务方： 请见如何选择补记账服务。
• 账目补齐后，您想要每月服务： 请对比每月记账费用与每月记账服务包含什么，或权衡自己记账还是聘请记账员。
• 您的企业在加拿大： 请用加拿大记账员、会计师还是 CPA把工作与资质对应起来。