장부 담당자, 회계사, CPA의 차이와 고용 순서

장부 담당자, 회계사, CPA는 무엇이 다른가요?

장부 담당자는 일어난 일의 기록을 관리하고, 회계사는 그 기록으로 재무 정보를 작성하고 검토하며, CPA는 주 위원회로부터 면허를 받은 회계사입니다. 역할이 겹치므로 호칭만으로는 누가 신고서에 서명할 수 있고 IRS에 대해 나를 대변할 수 있는지 알 수 없습니다.

다음과 같으면 단순한 경우가 아닙니다. 서로 겹치는 두 곳의 견적을 받았거나, 장부 담당자와 신고 대행인이 파일을 공유하지 않거나, 사업체에 직원이 있거나 판매세를 걷거나 법인 또는 파트너십으로 신고하거나, 장부가 밀려 있거나, IRS 통지서에 나를 대신해 움직일 사람이 필요한 경우입니다. 각각 누군가 책임져야 할 신고나 결정이 늘어나며, IRS 사안을 맡기려는 사람에게는 나를 대리할 권한이 있어야 합니다.

고용하기 전에 준비할 것: 최근 사업 신고서와 작성한 사람, 급여 업체와 그 보고서, 회계 파일 접근 권한, 직원·매출·사무실이 있는 모든 주의 목록.

새 사업주는 장부 담당자와 회계사 중 누구를 먼저 고용해야 하나요?

두 가지 일이 필요한 것이지 반드시 두 사람이 필요한 것은 아닙니다. 연중 기록 관리와 연말 신고서입니다. 신고서를 뒷받침하는 기록은 누군가 관리해야 하며, 본인이나 장부 담당자가 할 수 있습니다(직접 장부 관리 또는 장부 담당자 고용). 신고서도 누군가 작성해야 하는데, 유료 신고 대행인은 세금 신고 대행인 식별번호(PTIN)가 있어야 합니다. 누가 작성하고 서명할 수 있는지는 다음 두 섹션에서 다룹니다.

다음 고용은 추가되는 업무에 따라 달라집니다. 거래가 적고 직원이 없다면 신고서 작성만 필요할 수 있고, 본인이나 유료 신고 대행인이 하면 됩니다.

한 회사가 장부와 신고서를 모두 맡을 수 있습니다. 아래 한 회사 또는 두 회사 섹션을 참고하세요.

"장부 담당자"나 "회계사"는 면허가 필요한 호칭인가요? CPA 면허는 무엇을 더하나요?

"장부 담당자"도 "회계사"도 연방 자격이 아닙니다. Bureau of Labor Statistics는 장부 관리 사무원에게 보통 자격증이 필요하지 않다고 설명하고(BLS), IRS의 자격 목록은 CPA, 등록 세무 대리인, 변호사입니다(IRS).

누가 어떤 호칭을 쓸 수 있는지는 주 법이 정합니다. 예를 들어 플로리다 주는 면허가 없는 사람이 "certified public accountant"나 "public accountant"라고 부르는 것을 금지하고, 장부 관리나 세금 신고서 작성에는 CPA 면허가 필요 없다고 하며, 재무제표 감사 같은 감사나 인증(attest) 서비스에는 CPA 회사 면허를 요구합니다(Florida Department of Business and Professional Regulation). 다른 주는 각자 규정이 있으므로 해당 주의 회계위원회에 문의하세요.

CPA 면허가 더하는 것:

• Uniform CPA Examination에 합격하고, 회계 과목을 이수하고, 경력과 품성 요건을 충족해 받는 주 면허로, 윤리 규정과 보수 교육으로 유지됩니다(IRS).
• 등록 세무 대리인, 변호사와 함께 갖는, IRS 앞에서 나를 대리할 수 있는 제한 없는 권한(IRS; 31 CFR 10.3).
• 주 법이 CPA에게만 허용하는 경우, 대출 기관이나 투자자가 요구할 수 있는 감사와 인증 업무.

CPA 면허만으로는 그 사람이 어떤 서비스를 제공하는지 알 수 없습니다. IRS는 CPA가 다양한 서비스를 제공할 수 있고 일부만 세금에 집중한다고 설명합니다.

사업 세금 신고서는 누가 작성하고 서명할 수 있나요?

PTIN이 있는 사람은 누구나 대가를 받고 연방 신고서를 작성할 수 있으며, 소유주나 임원도 함께 서명합니다. IRS는 대가를 받고 연방 신고서를 작성하거나 작성을 돕는 개인에게 PTIN이 있어야 한다고 설명합니다(IRS). 일반적으로 유료 신고 대행인은 신고서에 서명하고, PTIN을 적고, 사업체에 사본을 줍니다. 이는 연방 신고서에 해당하며, 일부 주는 유료 신고 대행인에게도 면허를 요구합니다. 오리건 주는 개인 소득세 신고서에 대해 그렇게 하고, 면허를 가진 CPA와 변호사 등은 예외입니다(ORS 673.610 및 673.615).

개인사업자는 사업 소득을 본인의 Form 1040에 신고하며, 여기에도 같은 유료 신고 대행인 규정이 적용됩니다(Form 1040 작성 안내).

사업체의 직원이나 파트너, LLC 구성원이 신고서를 작성하면 유료 신고 대행인 란은 비워 둡니다(1120-S 작성 안내; 1065 작성 안내). 외부 장부 담당자가 대가를 받고 신고서를 작성할 수 있을까요? PTIN이 있어야 하며, 일반적으로 유료 신고 대행인으로 서명합니다. 장부와 보고서를 제공하는 것만으로는 장부 담당자가 신고서 작성자가 되지 않습니다. 하지만 신고서를 완성하는 일이 대부분 기계적이거나 사무적인 작업이 될 만큼 충분한 정보와 조언을 제공하는 사람은 작성자로 취급됩니다(26 CFR 301.7701-15).

신고 대행인이 서명한다고 책임이 넘어가지는 않습니다. 다른 사람이 작성했더라도 신고서에 적힌 내용에 대한 법적 책임은 납세자에게 있습니다(IRS).

세무조사, 통지서, 납부 사안에서 IRS 앞에서 나를 대리할 수 있는 사람은 누구인가요?

CPA, 등록 세무 대리인, 변호사는 세무조사, 납부와 징수 문제, 이의 신청을 포함해 어떤 사안이든 대리할 수 있습니다. "장부 담당자"나 "회계사"라는 호칭에는 대리 권한이 따르지 않습니다(IRS).

Annual Filing Season Program은 CPA, 등록 세무 대리인, 변호사가 아닌 신고 대행인을 위한 IRS의 자발적 보수 교육 프로그램입니다(Publication 947).

본인이 직접 나설 수도 있습니다. 개인은 본인을 위해 출석할 수 있습니다. 법인은 정식 임원이나 정규 상근 직원이, 파트너십은 (아래 세무조사 규정 밖에서) 일반 파트너나 정규 상근 직원이, 개인 고용주는 정규 상근 직원이 대리할 수 있습니다(31 CFR 10.7; Publication 947). 규정은 LLC 구성원이 아니라 일반 파트너를 명시하므로, 다수 구성원 LLC는 누가 대리할 수 있는지 확인해야 합니다.

파트너십이나 파트너십으로 과세되는 다수 구성원 LLC는 유효하게 적용 배제를 선택하지 않았다면 IRS 중앙집중식 파트너십 세무조사 규정의 적용을 받습니다. 이 경우 파트너십 대표자(partnership representative) 또는 그가 지정한 개인만 파트너십을 대신해 행동하고, 모든 파트너를 구속하며, 해당 사안의 Form 2848에 서명합니다. 대표자는 파트너일 필요도 자격이 있을 필요도 없습니다. 조사 대상 연도에 지정된 사람이 누구인지 확인하세요(26 USC 6223; Form 2848 작성 안내; IRS). 파트너십 과세 방식도 참고하세요.

통지서마다 외부 대리인이 필요한 것은 아닙니다. IRS가 요구하는 내용과 회신 기한을 읽고 누가 답할지 정하세요.

누군가를 지정하려면 업무 수행 자격이 있는 개인과 함께 Form 2848(대리인 권한 위임서)을 제출하세요. 회사는 지정할 수 없습니다(Form 2848 작성 안내). 이 Form은 3번 줄에 적은 사안과 기간만 다룹니다. Form 1040에 대한 대리인 권한은 회사 급여세와 관련해 본인에게 제안된 신탁기금 회수 가산세를 다루지 않습니다(Form 2848 작성 안내). Form 2848은 IRS 앞에서만 효력이 있으며, 주 기관은 누가 나를 대신할 수 있는지 자체 규정을 둡니다. 대리인을 지정해도 내 납세 의무가 없어지지는 않습니다. Form 8821(세무 정보 열람 권한 위임서)은 별도의 정보 열람 전용 위임서입니다. 장부 담당자가 내 IRS 기록을 볼 수 있게 하지만 나를 대신해 행동하게 하지는 않습니다. Form 8821과 Form 2848의 비교는 회계사 바꾸기를 참고하세요.

등록 세무 대리인과 CPA, 사업체에는 무엇이 다른가요?

둘 다 사업 신고서를 작성하고 서명할 수 있으며 어떤 IRS 사안에서도 사업체를 대리할 수 있습니다. 차이는 누가 면허를 주는지, 그리고 면허가 그 밖에 무엇을 포함하는지입니다.

등록 세무 대리인은 IRS가 면허를 주며, 적격성 심사를 통과하고, 개인과 사업 신고서 및 대리 업무를 다루는 3부 구성의 Special Enrollment Examination에 합격하며, 3년마다 72시간의 보수 교육을 이수합니다(IRS). IRS는 경력을 통해 일부 전직 IRS 직원도 등록해 줍니다(IRS).

CPA는 주 위원회가 면허를 주며 다양한 서비스를 제공할 수 있습니다. 일부 CPA는 세금을 전문으로 합니다(IRS). 주 법이 감사와 인증 업무를 CPA 회사에만 허용하는 경우, 그 업무는 CPA 회사만 할 수 있습니다.

필요한 것이 신고서와 IRS 업무라면 어느 자격이든 같은 권한을 갖습니다. 대출 기관이나 투자자가 감사받은 재무제표를 요구하면 해당 주의 CPA 회사 면허에 대해 문의하세요. 어느 쪽이든 그 사람이 매년 어떤 사업 신고서를 작성하는지 물어보세요. 개인 신고서는 CPA, 등록 세무 대리인 또는 세금 소프트웨어를 참고하세요.

풀차지 장부 담당자와 컨트롤러는 어디에 해당하나요?

둘 다 직책이지 면허가 아닙니다. Bureau of Labor Statistics는 풀차지(full-charge) 장부 관리 사무원을 조직의 전체 장부를 관리하는 사람으로, 컨트롤러(controller)를 재무 보고서 작성을 지휘하는 사람으로 설명합니다(장부 관리 사무원; 재무 관리자).

어느 직책에도 IRS 대리 권한은 없으며, 그 권한은 위의 자격에서 나옵니다. 업무 범위를 서면으로 요청하고, 팀에 CPA, 등록 세무 대리인, 변호사 자격이 있는 사람이 있는지 물어보세요. 더 많은 질문은 장부 담당자 고용 전에 물어볼 질문에 있습니다.

컨트롤러와 CFO 중 하나를 골라야 하는 스타트업은 스타트업을 위한 회계사 선택을 읽어 보세요.

장부, 급여세 납부, 판매세, 신고서, 연말 인계는 누가 맡나요?

보통 장부 담당자가 장부를 관리하고 PTIN이 있는 유료 신고 대행인이 신고서에 서명하지만, 이 모든 것에 대해 IRS와 주 정부에 책임지는 쪽은 사업체입니다.

일반 급여 서비스 업체나 신고 대행인을 쓰더라도 납부와 신고의 책임은 고용주에게 있습니다(Publication 15, 16절). 인증 전문 고용 대행 기관(CPEO)은 일반적으로 자신이 근무지 직원에게 지급하는 임금에 대한 연방 고용세를 책임지는 유일한 고용주입니다(IRS; 26 USC 3511). 급여 업체가 세금을 납부하지 않았을 때를 참고하세요. 직원 급여에서 원천징수한 세금을 납부하지 않으면, 신탁기금 회수 가산세(trust fund recovery penalty)는 미납 세금의 100%이며, 고의로 행동한 책임자에게 부과될 수 있고 그 대상에 회계사가 포함될 수 있습니다(Publication 15). 신탁기금 회수 가산세를 참고하세요. 월 서비스가 무엇을 제공하는지는 월 장부 관리 서비스에 포함되는 내용을 참고하세요.

장부 담당자와 CPA를 따로 두어야 하나요, 한 회사가 둘 다 할 수 있나요?

한 회사가 둘 다 할 수 있습니다. 예를 들어 플로리다 주 위원회는 면허를 가진 개인 CPA가 자문, 세금, 장부 관리 서비스를 제공할 수 있다고 설명합니다(Florida Department of Business and Professional Regulation). 그래도 역할은 별개의 업무이므로, 어떤 방식이든 세 가지를 서면으로 정하세요. 신고서에 서명하는 사람이 누구이고 그 사람이 PTIN과 대리 권한이 있는 자격을 갖췄는지, IRS와 주 통지서에 누가 답하고 그것이 수수료에 포함되는지, 은행·급여·회계 계정의 로그인 정보를 누가 갖는지입니다(장부 담당자에게 계정 접근 권한 주기).

두 곳에 맡긴다면 신고 대행인에게 회계 파일 읽기 권한을 주고, 필요한 보고서 목록과 연말 전에 필요한 날짜를 요청해 장부 담당자의 결과물이 맞도록 하세요. 하나의 요금으로 판매하는 패키지에는 통지서 대응이나 주 신고서가 빠져 있을 수 있습니다. 온라인 장부 관리 서비스 또는 CPA 회사를 참고하세요.

상대의 자격은 어떻게 확인하나요?

나를 대신해 서명하거나 대리할 개인의 이름을 요청한 뒤, 회사가 아니라 그 사람을 확인하세요. Form 2848에는 개인만 이름을 올릴 수 있고 회사는 올릴 수 없습니다(Form 2848 작성 안내).

1. CPA: 주 회계위원회에서 면허와 징계 이력을 확인하세요(IRS).
2. 등록 세무 대리인: IRS가 면허를 주며, IRS의 Office of Enrollment에서 상태를 확인해 줍니다(IRS). IRS의 연방 세금 신고 대행인 명부에는 유효한 PTIN이 있는 등록 세무 대리인, CPA, 변호사와 Annual Filing Season Program 참가자가 올라 있습니다(IRS; 명부).
3. 변호사: 주 변호사 협회에서 자격 상태를 확인하세요(IRS).
4. PTIN: 요청하세요. 신고 대행인은 IRS에 제출하는 신고서에 PTIN을 적어야 하지만, 내 사본에는 적혀 있지 않을 수 있습니다(IRS).
5. 명부에 없는 경우: IRS는 PTIN이 있지만 명부에 없는 신고 대행인도 훌륭하게 일할 수 있다고 하며, 학력과 교육 이력을 물어보라고 안내합니다.

장부 담당자에게는 연방 면허도 명부도 없으므로 추천인과 명확한 업무 범위가 더 중요합니다. 장부 담당자 고용 전에 물어볼 질문을 참고하세요. IRS는 신고 대행인의 비위에 대한 민원을 받습니다. 세무 전문가 고르기를 참고하세요.

예시

다음 예시는 설명용이며 금액은 미국 달러입니다.

엘레나: 서로 대화하지 않는 두 업체

엘레나의 1인 디자인 LLC는 개인사업자로 과세되며 매출이 US$90,000입니다. 장부 담당자에게 월 US$200, 신고 대행인에게 연 US$900을 지급해 총 US$3,300입니다. 장부 담당자의 보고서는 신고 대행인이 요구하는 형식이 아닙니다.

연방 규정은 신고서 작성에 CPA 면허를 요구하지 않습니다. 신고 대행인에게 PTIN이 있어야 하고 일반적으로 서명하며, 엘레나가 사는 주는 자체 신고 대행인 규정을 추가할 수 있습니다. 엘레나는 신고 대행인에게 필요한 보고서 목록을 서면으로 요청해 장부 담당자에게 전달하고, 두 사람 모두에게 회계 파일 읽기 권한을 줍니다. 한 회사가 두 업무를 함께 견적한다면 가격만이 아니라 서명자로 이름이 올라가는 사람, 서면 업무 범위, IRS 서신에 누가 답하는지를 비교합니다.

마커스: 급여, 장부, 신고서

마커스의 S corporation은 매출이 US$600,000이고 직원이 4명입니다. 일반 급여 서비스 업체(인증 전문 고용 대행 기관이 아님)가 급여세 납부를 신고하고, 장부 담당자가 매달 장부를 마감하고, CPA가 유료 신고 대행인으로 Form 1120-S에 서명합니다. 마커스는 임원으로서 서명합니다.

법인은 납부에 대한 책임을 계속 집니다. 업체가 납부를 놓치면 IRS가 법인 계정에 가산세와 이자를 부과할 수 있습니다. IRS가 신고서에 대해 서신을 보내면 마커스는 법인을 위해 Form 2848에 서명해 Form 1120-S와 기재된 연도를 맡을 CPA를 지정할 수 있습니다.

아이비: 다른 사람이 작성한 신고서에 대한 통지서

아이비는 PTIN만 있고 다른 자격이나 Annual Filing Season Program 기록이 없는 신고 대행인이 작성한 법인 신고서에 관해 IRS 통지서를 받습니다. 그 신고 대행인에게는 아이비를 대리할 권한이 없습니다. 아이비는 통지서에서 Form, 과세연도, 회신 기한을 확인하고, 신고 대행인이 제출된 신고서에 서명하고 PTIN을 적었는지 확인합니다.

아이비는 임원으로서 직접 답하거나, 법인을 위해 Form 2848에 서명해 해당 Form과 연도를 맡을 CPA, 등록 세무 대리인 또는 변호사를 지정할 수 있습니다. 통지서가 아이비 개인에게 급여 관련 가산세를 제안한다면, 3번 줄에 그 가산세를 적은 아이비 본인 명의의 Form 2848이 필요합니다.

상황이 다르다면?

• 서로 겹치는 두 곳의 견적을 받았거나, 장부 담당자와 신고 대행인이 파일을 공유하지 않습니다: 온라인 장부 관리 서비스 또는 CPA 회사와 월 장부 관리 비용을 참고해 업무 범위, 서명자로 이름이 올라가는 사람, IRS 우편에 답하는 사람을 비교하세요. 그다음 장부 관리 도움을 받아 지금 어떤 역할이 필요한지, 누가 서명하고 대리하는지, 한 회사가 장부와 신고서를 함께 맡을 수 있는지 정하세요.
• 장부나 신고서가 밀려 있습니다: 밀린 장부 따라잡기와 제출하지 않은 사업 신고서 따라잡기부터 보시고, 놓친 연도가 있으면 장부 관리 도움을 받으세요.
• IRS 통지서나 급여 관련 가산세가 도착했습니다: 누군가 나를 대신해 행동하기를 원한다면 그 사람에게 대리 권한이 있어야 합니다. 급여세 체납과 기한을 놓친 회계사를 참고하세요. 통지서의 근거가 된 장부도 최신이 아니라면 장부 관리 도움을 받아 누가 어느 부분을 맡을지 정하세요.
• 장부 담당자나 신고 대행인이 실수했습니다: 장부 담당자의 실수: 가산세는 누가 내는가와 회계사 바꾸기를 참고하세요.
• 대출 기관에 낼 손익계산서나 CPA 확인서가 필요합니다: 대출 기관에 소득 증명하기를 참고하세요.
• 벤처투자를 받은 법인을 운영합니다: 스타트업을 위한 회계사 선택을 참고하세요.
• 미국 밖에서 미국 LLC나 법인을 소유합니다: 외국인이 소유한 미국 사업체는 사업체 유형과 거래에 따라 연간 신고가 추가될 수 있습니다. 외국인 소유 단일 구성원 LLC 신고와 외국인 소유 C corporation 신고를 참고하고, 국경 간 세금 도움을 문의하세요.
• 사업체나 소유주가 캐나다에도 있습니다: 캐나다의 장부 담당자, 회계사, CPA 안내와 캐나다 사업체에 국경 간 회계사가 필요한 경우를 참고하세요.