Aluguéis com contabilidade atrasada: como pôr em dia e entregar

Por onde começo quando a contabilidade dos meus aluguéis está anos atrasada?

Comece pelo ano mais antigo que falta e avance um imóvel por vez. Há dois problemas misturados: a papelada (livros e registros que faltam ou estão errados) e a entrega (declarações nunca entregues). O IRS manda entregar toda declaração em atraso, mesmo que você não possa pagar tudo. Quantos anos em atraso o IRS espera que você regularize está em como pôr em dia declarações não entregues.

A ordem importa porque cada ano parte do anterior: o custo-base (o que você pagou pelo imóvel, ajustado a cada ano), a depreciação já usada e qualquer prejuízo passivo suspenso (um prejuízo de aluguel que as regras ainda não deixam usar e que passa para um ano seguinte) vão se acumulando. As etapas:

1. Liste cada imóvel, quem detém o título (você, uma LLC, um trust, coproprietários) e as datas em que foi alugado.
2. Descubra quais declarações o IRS tem, usando as transcrições.
3. Reúna os documentos do ano mais antigo que falta.
4. Refaça esse ano imóvel por imóvel, entregue-o e leve os saldos finais para o ano seguinte.

Reúna para cada imóvel: extratos de banco e de cartão, o documento de fechamento da compra, o Form 1098 ou os extratos do credor, as cobranças de imposto predial, contratos de aluguel e registros de aluguéis recebidos, extratos da administradora do imóvel e a sua última declaração entregue e as transcrições do IRS. Peça a cada banco, emissor de cartão e credor os extratos que você não tem mais; até que época eles conseguem fornecê-los varia. O tamanho do trabalho é imóveis vezes entidades vezes contas vezes meses; assim, cada ano, entidade ou conta sem conciliação a mais aumenta o trabalho.

O caso não é simples quando faltam dois ou mais anos, há mais de um imóvel, uma LLC ou um trust detém o título, um responsável contábil anterior deixou livros em que você não pode confiar, chegou uma carta do IRS, ou um credor, um tribunal ou um novo preparador espera por uma data. Veja “E no seu caso?” no fim da página.

Quais declarações estão faltando: meus Forms 1040, o Form 1065 de uma LLC ou ambos?

Em geral, a declaração depende de quem detém o título do imóvel, não de quem recebeu o aluguel.

Uma sociedade dos EUA deve entregar o Form 1065, a menos que não tenha recebido renda nem tido deduções, e uma LLC com pelo menos dois membros e sem opção de tributação é classificada como sociedade (instruções do Form 1065). Uma LLC que optou pelo tratamento de corporação entrega uma declaração de corporação, que esta página não aborda. Uma LLC pertencente apenas a um casal, com bens em comunhão, pode ser tratada como entidade desconsiderada (disregarded entity) ou como sociedade, e o IRS aceita o tratamento adotado pelo casal (Revenue Procedure 2002-69); mudar esse tratamento conta como conversão da entidade. A classificação de uma LLC também acompanha os seus membros: uma LLC de um único membro que ganha um segundo proprietário passa a ser sociedade a partir dessa data, e uma sociedade termina quando uma pessoa compra todas as outras participações; assim, uma mesma LLC pode ter anos de Schedule E e anos de Form 1065 (Revenue Rulings 99-5 e 99-6). Anote a data em que cada proprietário entrou ou saiu.

Entregue primeiro as declarações da sociedade, começando pelo ano mais antigo: a declaração pessoal de cada sócio precisa do K-1. Para uma LLC que nunca entregou, veja declarações empresariais não entregues. Para coproprietários que detêm o título diretamente, veja Schedule E ou declaração de sociedade. Para as contas de capital dos sócios e os K-1, veja como refazer as contas de capital de uma sociedade. O dinheiro que passa entre uma LLC, um trust e você, pessoa física, costuma ser empréstimo, aporte ou distribuição, e não renda ou despesa de aluguel: veja a contabilidade de uma LLC por imóvel alugado e dinheiro misturado.

Como obtenho minhas declarações antigas e os informes de renda que o IRS já tem?

Peça as transcrições de todos os anos que faltam e do último ano que você entregou. Elas mostram o que o IRS tem e são a primeira conferência da sua reconstrução (tipos de transcrição do IRS).

A transcrição de salários e renda mostra apenas os formulários entregues ao IRS, que podem não ser todos os que foram emitidos para você. Pela internet, ela se limita a cerca de 85 documentos; além disso, o IRS manda você usar o Form 4506-T. A carta de não entrega não diz se você era obrigado a entregar. Uma administradora de imóveis informa o aluguel repassado ao proprietário no Form 1099-MISC quando atinge o limite de declaração do formulário (instruções); compare qualquer formulário assim com os extratos da administradora e com os seus depósitos.

A sua última declaração entregue tem os números de que a reconstrução parte: a depreciação até hoje, qualquer prejuízo passivo suspenso e o custo-base de cada imóvel. Se um preparador antigo ou um software os guarda, peça agora; veja como refazer uma tabela de depreciação perdida.

O que posso refazer a partir dos extratos bancários e o que preciso pedir a terceiros?

Os extratos de banco e de cartão refazem o que se movimentou e quando. Eles não mostram para que serviu um pagamento nem quanto custou um imóvel. Um extrato pode provar um pagamento se mostrar o beneficiário, o valor e a data (e o número do cheque, no caso de cheque), mas a prova de pagamento sozinha não estabelece uma dedução; guarde a fatura ou o recibo (Publication 583).

A empresa de título ou escrow, o credor e o órgão de avaliação do condado podem fornecer cópias; o IRS os cita nas suas orientações sobre como reconstruir registros após um desastre, escritas para perdas por sinistro, mas que apontam para os mesmos órgãos (IRS). Para o documento de fechamento da compra, veja como lançá-lo na contabilidade. Para trabalhar só com extratos bancários, veja como refazer a contabilidade a partir dos extratos bancários.

E se a contabilidade existe, mas um responsável contábil anterior a deixou errada?

Não parta dos totais antigos. Concilie cada conta de banco, de cartão e de financiamento com os extratos, mês a mês, e depois verifique como a contabilidade antiga tratou:

• saldos sem categoria ou em conta transitória (suspense);
• depósitos lançados como aluguel que eram depósitos de segurança, valores de empréstimo ou transferências entre as suas próprias contas;
• o principal do financiamento lançado como despesa;
• melhorias lançadas como reparos;
• gastos pessoais misturados;
• depreciação nunca lançada.

Compare o total de aluguéis de cada ano com a transcrição de salários e renda, a declaração entregue e os contratos de aluguel. Um valor que nenhum extrato ou documento sustenta deve ser questionado, não levado adiante. Se uma declaração entregue usou valores errados, veja como retificar para incluir renda omitida em declarações passadas.

Como classifico cada depósito e pagamento em aluguel, depósito de segurança, principal do empréstimo, juros, reparos, melhorias e gastos pessoais?

Classifique cada linha antes de somar qualquer coisa. Um depósito, uma parcela de financiamento ou um pagamento pessoal no lugar errado muda a renda do ano (Publication 527).

Uma parcela de financiamento que inclui escrow é composta de juros, principal e um depósito. O depósito não é despesa: use o extrato do escrow para registrar o imposto predial e o seguro quando o credor os paga; no caso dos impostos, só é dedutível o que o credor de fato pagou (Publication 530). Para cada categoria, veja depósitos de segurança, reparo ou melhoria, extratos da administradora do imóvel e, se o dinheiro do aluguel e o pessoal dividem uma conta, dinheiro misturado.

O que faço com reparos pagos em dinheiro ou sem recibo?

Reúna todos os outros registros que mostrem quem foi pago, quanto, quando e por quê, e escreva agora anotações datadas. O IRS diz que, quando um pagamento em dinheiro não tem recibo, você deve fazer em seus registros uma explicação adequada na hora do pagamento (Publication 583). Para os anos passados, esse momento já passou; por isso, date tudo o que escrever como escrito hoje e nunca faça um documento parecer mais antigo do que é.

Se um custo sem nenhum registro pode ser estimado depende dos fatos, e um custo sem comprovação pode ser negado em um exame. O que vale como comprovação está em registros e recibos de um imóvel alugado.

Como refaço o custo-base, a parcela do terreno e a depreciação de cada imóvel?

Para cada imóvel comprado para aluguel, parta do custo, tire o terreno, comece a depreciação na data em que o imóvel ficou pronto para alugar e reduza o custo-base pela depreciação permitida ou que poderia ter sido tomada. Uma construção residencial alugada é em geral depreciada pelo método linear ao longo de 27,5 anos no sistema geral de depreciação, com a convenção de meio de mês, e o primeiro ano conta só os meses em uso (Publication 527).

Se anos anteriores deixaram de lançar a depreciação, veja depreciação não lançada em um imóvel alugado.

Como os prejuízos passivos e a depreciação passam de um ano para o outro, e por que um ano errado muda os demais?

Os saldos finais de cada ano são os saldos iniciais do ano seguinte; por isso, um valor errado em um ano fica errado em todos os anos depois dele.

Em geral, os prejuízos de aluguel são passivos, exceto para certos profissionais do setor imobiliário. O proprietário que participou ativamente, ou seja, que detém pelo menos 10% e toma decisões de gestão, como aprovar inquilinos e reparos, pode deduzir até $25.000 de prejuízo de aluguel contra outras rendas. Essa franquia diminui gradualmente entre $100.000 e $150.000 de renda bruta ajustada modificada, para quem entrega como solteiro ou em conjunto; por isso, o prejuízo de um proprietário de renda mais alta fica suspenso (Publication 527). Uma pessoa casada que entrega separadamente não tem franquia se morou com o cônjuge em algum momento do ano, e tem $12.500 (diminuindo gradualmente entre $50.000 e $75.000) se morou separada o ano todo (Publication 501, Publication 527). A sociedade não mantém registro dos prejuízos suspensos de um sócio; quem os controla é o sócio (instruções do Form 8582).

Um ano de depreciação perdido, uma parcela de terreno errada ou um reparo lançado como melhoria não fica restrito ao próprio ano. Para anos nunca entregues, entregue-os com os saldos corretos. Para um ano já entregue, uma declaração retificadora pode corrigir um valor de depreciação errado, mas o mesmo tratamento errado, mesmo que seja nenhum, em duas ou mais declarações entregues em sequência passa a ser o seu método, e mudar um método em geral exige o Form 3115 (Publication 527, Publication 946); veja depreciação não lançada em um imóvel alugado. É por isso que a reconstrução vai do ano mais antigo para o mais novo.

Quanto custa entregar com atraso, e e se eu tiver restituição a receber?

A entrega em atraso e o pagamento em atraso acrescentam, cada um, uma porcentagem do imposto não pago por mês ou fração de mês, até 25% e 25% (entrega, pagamento), e os juros incidem sobre o imposto não pago e sobre as multas. Os detalhes da declaração pessoal estão em como pôr em dia declarações não entregues. Como as multas são porcentagens do imposto não pago, um ano em que a retenção e os pagamentos cobriram o imposto pode não ter multa percentual.

Um Form 1065 em atraso é diferente: o valor é fixo por sócio, por mês ou fração de mês, até 12 meses, haja ou não imposto devido. O valor é reajustado a cada ano; a base de cada data de vencimento está na tabela da página da multa por atraso na entrega. Para pedir alívio, veja os guias sobre a multa pela declaração de sociedade em atraso e sobre o alívio para pequenas sociedades.

Em um ano nunca entregue, o IRS pode lançar o imposto a qualquer momento; entregar a sua própria declaração inicia o limite usual de três anos para o lançamento, que passa a seis anos se a declaração deixa de fora mais de 25% da renda bruta que ela mostra (IRS, 26 U.S.C. 6501). Se a retenção ou os pagamentos estimados superaram o imposto de um ano, a restituição em geral deve ser pedida entregando a declaração dentro de três anos contados da data de vencimento dessa declaração, mais o tempo de qualquer prorrogação de entrega que você tenha tido; um desastre declarado pelo Presidente pode acrescentar tempo (IRS). O IRS retém uma restituição atual enquanto uma declaração anterior está em atraso (IRS).

E se uma carta do IRS, um credor, um divórcio ou um novo preparador espera por uma data?

Leia primeiro a data da carta ou do pedido do credor. A ordem do trabalho continua a mesma, do ano mais antigo ao mais novo, e só o ritmo muda; um prazo legal, como a data para recorrer ao Tax Court, é cumprido na própria data.

Quando o que está em jogo é um refinanciamento, uma audiência ou um prazo do IRS, a ordem dos anos e das entidades e o que é realista até a data dependem de julgamento. Veja “E no seu caso?” abaixo.

Preciso de um software para pôr em dia, ou uma planilha basta?

Na maioria dos casos, a lei não exige um tipo específico de registro; qualquer sistema que mostre com clareza a sua renda e as suas despesas serve (Publication 583). Para pôr em dia, é preciso um livro por imóvel que se ligue às linhas do Schedule E, separe reparos de melhorias e leve o custo-base e a depreciação para o ano seguinte. Para comparar as opções, veja planilha ou software para imóveis alugados.

Como mantenho a contabilidade em dia depois de regularizada?

Feche cada mês e guarde o que comprova cada lançamento:

1. Registre todo depósito e todo pagamento mensalmente, por imóvel, usando as categorias acima.
2. Concilie cada conta com o extrato para que um lançamento faltando ou duplicado apareça enquanto é pequeno (Publication 583).
3. Lance um reparo ou uma melhoria corretamente quando for pago e guarde a fatura; você precisa do custo das melhorias para depreciar e para vender (Publication 527).
4. Mantenha o dinheiro do aluguel em contas usadas para o aluguel: uma conta bancária separada para cada imóvel alugado.
5. Guarde os registros do imóvel até os prazos do ano em que você se desfaz dele terminarem, e por tempo indeterminado para qualquer ano nunca entregue (IRS).

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Dois apartamentos, três anos sem entregar

Um proprietário tem dois apartamentos em nome próprio e não entrega declarações há três anos, chamados de Ano 1 a Ano 3. O aluguel soma cerca de US$36.000 por ano, as despesas em dinheiro (juros, imposto predial, seguro, reparos) cerca de US$28.000 e a depreciação cerca de US$10.000, calculada a partir de cada documento de fechamento e da parcela do terreno. Suponha que os dois apartamentos ficaram alugados o ano todo nos três anos, que o proprietário não tem renda de outras atividades passivas, nenhum prejuízo suspenso de um ano anterior e nenhum limite de risco, e que nada foi vendido. A renda bruta ajustada modificada é de pelo menos US$150.000, então a franquia de prejuízo de aluguel é zero (veja a seção sobre saldos a transportar) e o prejuízo de cada ano fica suspenso: guardado e levado a um ano posterior em vez de deduzido.

O proprietário refaz primeiro o Ano 1, entrega um Schedule E com uma coluna para cada apartamento e depois começa o Ano 2 a partir do custo-base final e do prejuízo suspenso do Ano 1. Se o Ano 1 tivesse deixado de fora a depreciação, mostraria US$8.000 de renda em vez de um prejuízo de US$2.000, e os Anos 2 e 3 partiriam do custo-base errado e do saldo a transportar errado.

Um refinanciamento espera duas declarações

Um proprietário planeja refinanciar um empréstimo de US$400.000 sobre um imóvel alugado. O credor quer as declarações dos dois últimos anos. Nenhuma das duas foi entregue; o ano anterior a elas foi entregue. A data do credor define o cronograma, não a ordem: o mais antigo dos dois anos é refeito primeiro, a partir do custo-base e dos saldos a transportar da última declaração entregue, depois é entregue, e só então vem o ano mais novo. O IRS diz que o processamento leva cerca de 6 semanas; por isso, o cronograma conta de trás para frente a partir da data do credor, subtraindo esse tempo e o tempo para refazer cada ano. Se a data for mais próxima do que isso, é preciso perguntar ao credor o que ele aceita.

Dois sócios e uma LLC de aluguel

Duas pessoas são proprietárias de uma LLC de aluguel em partes iguais, 50-50, sem opção de tributação da entidade. Nenhum Form 1065 nem K-1 foi entregue por dois anos. A LLC entrega um Form 1065 por ano, do mais antigo ao mais novo, e a declaração pessoal de cada sócio tira os valores de aluguel do K-1. A multa por atraso corre por sócio e por mês: 2 sócios vezes até 12 meses dão até 24 meses-sócio por ano, ao valor desse ano, a menos que haja alívio. As declarações pessoais dos sócios para esses anos esperam pelos K-1.

E no seu caso?

• Faltam dois ou mais anos, ou há mais de um imóvel, LLC ou trust: quais anos e entidades entregam primeiro, e o que a contabilidade precisa refazer, dependem de julgamento. Busque ajuda com a escrituração contábil e veja como pôr em dia declarações não entregues para o lado da declaração pessoal.
• Uma LLC ou sociedade nunca entregou o Form 1065: siga declarações empresariais não entregues e leve a contabilidade para ajuda com a escrituração contábil.
• Chegou uma carta do IRS: um aviso define o próprio prazo. Veja como pôr em dia declarações não entregues para as declarações substitutas e como responder a um aviso de divergência de renda (underreporter) para uma carta de divergência, e busque ajuda com a escrituração contábil para os registros que ela pede.
• Um credor, um tribunal ou um novo preparador espera por uma data: o que é realista até essa data depende dos anos, das entidades e dos registros envolvidos. Busque ajuda com a escrituração contábil; para a demonstração de um credor, veja a demonstração do resultado de um imóvel alugado para um credor.
• A depreciação nunca foi tomada, ou a tabela antiga se perdeu: veja depreciação não lançada em um imóvel alugado.
• Um responsável contábil ou preparador anterior deixou livros em que você não pode confiar, ou entregou declarações que omitiram aluguéis: quais lançamentos manter, quais anos refazer e se as declarações entregues precisam de retificação dependem de julgamento. Busque ajuda com a escrituração contábil; para a renda omitida em declarações entregues, veja como retificar para incluir renda omitida em declarações passadas.
• Você vai vender ou vendeu o imóvel alugado: veja recaptura de depreciação na venda de um imóvel alugado.
• Você mora fora dos EUA: veja proprietários não residentes de imóveis alugados.
• A contabilidade está atrasada, mas não é de um imóvel alugado: veja como pôr em dia a contabilidade atrasada.