Escrituração de aluguéis: planilha, software ou responsável contábil?

O que a escrituração de um imóvel alugado precisa mostrar, seja qual for o sistema?

Seus registros precisam comprovar cada item de rendimento de aluguel e cada dedução da declaração, e a escolha do sistema é sua. Quem está sujeito ao imposto de renda deve manter livros ou registros permanentes suficientes para comprovar a renda bruta, as deduções e os créditos (26 CFR 1.6001-1). O IRS diz que você pode usar qualquer sistema adequado ao negócio que mostre com clareza receitas e despesas, e que provar cada lançamento é um ônus seu (Publication 583; manutenção de registros do IRS). A Publication 583 foi escrita para negócios, e se um imóvel alugado é um negócio depende dos fatos; as instruções do Schedule E exigem, em separado, registros que comprovem cada item do anexo.

Você deve usar o mesmo método contábil para apurar a renda tributável e para manter a escrituração (Publication 583), então confira se cada relatório do seu software usa o método em que você declara. A maioria das pessoas físicas usa o regime de caixa: o aluguel conta no ano em que é recebido, e as despesas, no ano em que são pagas (Publication 527).

Escolha pelo que a escrituração precisa produzir, não só pelo número de imóveis: um balanço patrimonial, livros separados para cada LLC ou um relatório para um credor ou preparador de declarações indicam as linhas de software e de responsável contábil abaixo, como mostra o segundo exemplo, com dezoito imóveis em duas LLCs.

A escrituração de aluguéis deixa de ser simples quando os imóveis estão em várias LLCs ou com coproprietários, um credor quer uma demonstração do resultado ou um balanço patrimonial, seu preparador de declarações vive pedindo números, você vai trocar de sistema, a escrituração está atrasada ou os números não batem com o banco. As seções abaixo mostram onde cada sistema deixa de servir.

Reúna antes: uma lista dos imóveis; os extratos de todos os empréstimos; a demonstração de fechamento (closing statement) de cada compra; os contratos de aluguel e uma lista dos depósitos caução mantidos; a última declaração entregue; e os extratos de todas as contas bancárias e de cartão que tiveram qualquer movimento de um imóvel alugado.

Uma planilha basta para meus imóveis alugados?

Uma planilha pode bastar quando mostra a receita e a despesa de cada imóvel no ano, bate com o banco todo mês e é apoiada por registros separados de empréstimos, depósitos caução e bens. O IRS não exclui nenhum formato: todo requisito para livros em papel vale também para registros eletrônicos (IRS: que tipo de registros guardar; Publication 583). Essa publicação diz que um sistema de partida simples, que registra o fluxo de receitas e despesas, pode ser simples e prático para uma pequena empresa que está começando.

Uma planilha com uma aba por imóvel deixa de funcionar quando:

A Publication 583 não menciona planilhas, então não define como seus testes para sistemas computadorizados se aplicam a uma pasta de trabalho. Uma cópia somente leitura de cada ano fechado é um controle simples. Sobre planilhas em qualquer pequena empresa, veja escrituração em planilha.

O que a escrituração de um imóvel alugado precisa ter além de receitas e despesas?

A escrituração de um imóvel alugado também controla dinheiro que não é receita nem despesa: o principal do empréstimo, os depósitos caução dos inquilinos, o custo de cada imóvel e de suas benfeitorias, e o dinheiro do próprio proprietário. O Schedule E lista apenas receitas, despesas e depreciação de cada imóvel (Publication 527); por isso esses itens não aparecem nele como tal, mas os valores que aparecem dependem deles.

O IRS também diz para manter registros precisos de todo item que afeta o custo-base (Publication 551). Para lançar uma compra, veja o fechamento da compra de um imóvel alugado na escrituração; para os depósitos caução, veja depósitos caução na escrituração de aluguéis.

Quando preciso de um software contábil para controlar receitas e despesas de aluguel?

O software contábil serve quando a escrituração precisa de balanço patrimonial, e não só de uma lista de receitas e despesas: empréstimos, depósitos caução mantidos, bens a depreciar, mais de uma entidade, ou um credor ou preparador de declarações que quer relatórios. A Publication 583 descreve o sistema de partidas dobradas como autoequilibrado, com contas de ativo, passivo e patrimônio líquido mantidas abertas de forma permanente, e diz que ele tem verificações e controles embutidos (Publication 583).

Qualquer sistema computadorizado deve produzir registros legíveis que sustentem a declaração. Seus registros devem conciliar com a escrituração e com a declaração, e você deve guardar uma descrição do sistema, incluindo o plano de contas (Publication 583). Qualquer programa deve associar cada lançamento a um imóvel, manter empréstimos, depósitos caução e bens do ativo imobilizado como contas do balanço patrimonial, e separar o dinheiro do proprietário das receitas e despesas. Vale fazer mais duas verificações; a primeira reflete o que o IRS pede nas auditorias, e a segunda é um controle, não uma exigência do IRS:

• Ele exporta o arquivo completo, e você pode guardar uma cópia depois de parar de pagar por ele. O IRS diz que os auditores pedirão o arquivo de backup do software contábil na maioria dos casos em que a escrituração é mantida em software, embora uma auditoria restrita possa não precisar dele, e que seus testes de integridade não podem ser executados de forma adequada em registros convertidos em planilhas (perguntas frequentes do IRS).
• Ele consegue fechar um ano já entregue, para que o ano não seja alterado sem ninguém perceber.

Com várias entidades, mantenha separados as contas, os empréstimos e o dinheiro do proprietário de cada uma; quem é proprietário de mais de um negócio deve manter um conjunto completo e separado de livros para cada um (Publication 583). Veja escrituração de uma LLC por imóvel alugado. Nenhuma fonte oficial classifica programas. Para escolher entre eles, veja como escolher entre programas contábeis gerais; para saber o que guardar ao cancelar um deles, veja registros a guardar ao cancelar um software contábil. Para organizar as contas por imóvel, veja plano de contas para imóveis alugados.

O que um aplicativo de escrituração para proprietários de imóveis alugados deve controlar?

Um aplicativo para proprietários só é uma escrituração completa de aluguéis se registra mais do que o dinheiro que entra e sai. Nenhuma fonte do IRS cita ou classifica aplicativos, então teste qualquer software de aluguéis pelo que os registros precisam conter:

Um aplicativo que registra apenas o dinheiro que entra e sai deixa o saldo do empréstimo, os depósitos caução mantidos, o custo dos imóveis e a depreciação para serem controlados em outro lugar, em uma planilha de empréstimos, uma lista de depósitos e uma lista de bens. O histórico de depreciação é um registro de que a declaração depende; se ele se perdeu, veja como reconstruir um cronograma de depreciação perdido. Gratuito ou pago, teste o aplicativo do mesmo jeito e confira com cada extrato as linhas bancárias que ele classifica por você.

O que um responsável contábil faz todo mês para o proprietário de imóveis alugados, e o que continua comigo?

Um responsável contábil pode fazer o trabalho mensal de manter a escrituração, mas o dever de manter registros adequados e o ônus de comprovar a declaração continuam com o contribuinte. O IRS diz que os contribuintes são responsáveis por manter livros e registros suficientes para sustentar suas declarações (perguntas frequentes do IRS; 26 CFR 1.6001-1). O responsável contábil mantém e concilia a escrituração; a declaração e qualquer opção tributária são decididas com seu preparador de declarações.

Quem mantém a escrituração de um proprietário de imóveis alugados, você ou um responsável contábil, tem estas tarefas mensais:

Uma linha do banco mostra quem foi pago, não o que foi comprado nem a qual imóvel serviu, e a prova do pagamento sozinha não comprova uma dedução (Publication 583). Por isso os documentos e as explicações ficam com você. Quanto mais imóveis, entidades, contas e lançamentos por mês, mais há para registrar e conciliar, e anos atrasados acrescentam trabalho de atualização.

Para o custo, veja quanto custa um responsável contábil por mês. Para avaliar fazer você mesmo, veja fazer a própria escrituração ou contratar. Para revisar o trabalho de um responsável contábil, veja como conferir o trabalho do seu responsável contábil. Se cada imóvel ou LLC precisa da própria conta bancária, veja uma conta bancária separada para cada imóvel alugado.

Como faço qualquer sistema bater com o Schedule E, uma coluna por imóvel?

Mantenha cada linha de receita e despesa por imóvel, porque o Schedule E tem uma coluna para cada imóvel alugado. A Parte I lista o endereço e o tipo de cada imóvel, os dias alugados a valor justo de mercado e os dias de uso pessoal, e depois os aluguéis, as despesas e a depreciação nas colunas A, B e C. Com mais de três imóveis, você anexa quantos Schedules E precisar e coloca os totais combinados em um deles (instruções do Schedule E).

A entidade define o formulário. Uma LLC doméstica de um único membro geralmente não é uma entidade separada para o imposto de renda, então seu aluguel vai no Schedule E do proprietário (instruções do Schedule E). Uma LLC doméstica com dois ou mais membros geralmente é classificada como sociedade de pessoas, a menos que opte pelo tratamento de corporação (IRS: LLC); o IRS aceita qualquer dos dois tratamentos para uma LLC pertencente apenas a cônjuges em regime de comunhão de bens (community property) (Revenue Procedure 2002-69). Uma sociedade de pessoas geralmente declara imóveis alugados no Form 8825, que também usa uma coluna para cada imóvel, quatro por página (instruções do Form 8825). Uma mudança de membros troca o formulário: uma LLC de um membro que ganha um segundo membro passa a ser sociedade de pessoas a partir daí, e uma sociedade de pessoas reduzida a um membro passa a ser entidade desconsiderada (26 CFR 301.7701-3(f)). Em qualquer caso, a escrituração informa por imóvel. Veja escrituração de uma LLC por imóvel alugado, LLCs de cônjuges e de família e imóveis alugados em copropriedade: Schedule E ou declaração de sociedade de pessoas.

Se uma administradora de imóveis cobra seu aluguel, o extrato mensal dela mostra valores líquidos; veja como transformar o extrato do proprietário em números do Schedule E.

Como passo de uma planilha para um software contábil sem perder o histórico?

Escolha uma data de início limpa, lance os saldos iniciais de cada conta bancária, empréstimo, depósito e bem, e guarde a planilha encerrada com os registros daquele ano. O primeiro dia de um ano fiscal é o mais limpo, porque cada declaração passa a vir de um único sistema. Uma troca no meio do ano faz o Schedule E de um ano usar dois conjuntos de registros; veja como trocar de software contábil no meio do ano.

1. Feche o ano antigo. Concilie cada conta bancária e de cartão com o extrato na data da troca.
2. Salve a planilha. Guarde uma cópia somente leitura com os registros daquele ano. Ela é o registro original do período antigo e sustenta a declaração.
3. Obtenha os saldos iniciais nos documentos, não de memória. Use a conciliação bancária final para o caixa, incluindo cheques em circulação e depósitos em trânsito; o extrato de cada cartão e de cada credor para as dívidas; a lista de depósitos para os depósitos mantidos; e as demonstrações de fechamento e o último cronograma de depreciação para o custo e a depreciação acumulada de cada imóvel. O patrimônio líquido é o ativo menos todos os passivos (Publication 583). Investigue qualquer diferença em vez de lançá-la no patrimônio líquido. Para uma sociedade de pessoas, leve o capital final de cada sócio separadamente e mantenha os registros de capital no custo-base fiscal do preparador (instruções do Form 1065).
4. Lance saldos, não transações antigas. Traga o detalhe apenas onde um relatório precisar. Leve cheques e depósitos ainda não compensados como itens de conciliação, para que a compensação posterior não gere nova receita ou despesa.
5. Mantenha o mesmo método contábil. Passar do regime de caixa para o regime de competência muda seu método contábil e geralmente precisa de aprovação do IRS (Publication 538).
6. Confira o primeiro mês. Os saldos dos empréstimos devem bater com os extratos dos credores, e o caixa deve ser igual ao saldo bancário, descontados os cheques e depósitos ainda não compensados.

Para a mecânica dos saldos iniciais, veja saldos iniciais após trocar de contador.

Por quanto tempo guardo os registros de aluguel, e cópias eletrônicas bastam?

Guarde os registros de cada item de uma declaração até o fim do prazo de prescrição daquela declaração, geralmente 3 anos depois da data mais tardia entre a de entrega e a de vencimento da declaração, porque uma declaração entregue antes do prazo conta como entregue no vencimento (IRS; Topic 305). Uma sociedade de pessoas, incluindo uma LLC com vários membros tributada como tal, geralmente guarda seus registros por 3 anos contados da data mais tardia entre o vencimento e a entrega da declaração de cada sócio, além da sua própria (instruções do Form 1065).

Os registros de compra, benfeitorias e depreciação de um imóvel alugado ficam guardados até o fim do prazo para o ano em que você se desfaz do imóvel em uma alienação tributável, como uma venda. Depois de uma permuta não tributável, guarde também os registros do imóvel antigo, até o fim do prazo para o ano em que você se desfizer do novo. Os demais prazos, incluindo 6 anos quando o rendimento não declarado passa de 25% da renda bruta informada, estão em por quanto tempo guardar registros de um negócio. Guarde também cópias das declarações entregues. Credores e seguradoras podem exigir registros por mais tempo que o IRS (Publication 583).

Cópias eletrônicas bastam apenas se o sistema de armazenamento passar nos mesmos testes do IRS que os livros em papel, incluindo produzir registros legíveis quando solicitado. Você só pode destruir os originais em papel depois que o sistema for testado e houver procedimentos que garantam que ele continue cumprindo as regras (Publication 583). Para recibos, veja recibos digitalizados no lugar do papel e registros e recibos de imóveis alugados.

O que entrego ao meu preparador de declarações no fim do ano?

Entregue ao preparador de declarações a escrituração e os documentos em que ela se apoia, não só uma impressão. O Schedule E e os registros por trás dele (instruções) exigem:

• O endereço, o tipo, os dias alugados a valor justo de mercado e os dias de uso pessoal de cada imóvel.
• Uma demonstração do resultado por imóvel para o ano, conferida com os extratos bancários.
• O extrato de fim de ano de cada credor ou o Form 1098, para os juros pagos.
• As contas de imposto sobre o imóvel e de seguro.
• A demonstração de fechamento de qualquer imóvel comprado ou vendido, e as faturas de qualquer benfeitoria.
• A lista de bens: custo, divisão entre terreno e construção, data em que ficou pronto para alugar, depreciação já aproveitada e Forms 4562 anteriores; para uma casa que era moradia, seu valor quando virou imóvel alugado.
• Os depósitos caução mantidos no fim do ano, por inquilino.
• Nomes e endereços dos prestadores de serviços pagos e quanto cada um recebeu; veja Forms 1099 para proprietários de imóveis alugados.
• O extrato anual de qualquer administradora do imóvel e os relatórios de repasse das plataformas.
• Se você puder usar o safe harbor de imóveis alugados para a dedução da renda empresarial qualificada, que depende das horas de serviços de aluguel: registros separados de receitas e despesas para cada empreendimento imobiliário de aluguel e diários feitos na época das horas, dos serviços, das datas e de quem fez o trabalho. Uma declaração deve ser anexada à declaração original entregue no prazo (Revenue Procedure 2019-38; IRS).
• A declaração do ano passado.

Para as etapas de fim de ano na escrituração, veja a lista de verificação de fechamento do ano.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Três apartamentos, um proprietário, uma planilha

Um proprietário tem três apartamentos com US$5.400 de aluguel mensal no total, um empréstimo em cada um e nenhum credor pedindo relatórios. A planilha tem uma aba por imóvel, com aluguéis e despesas nas linhas do Schedule E, uma planilha de empréstimos que divide cada parcela em juros, principal e eventual escrow conforme o extrato do credor, uma lista de depósitos e uma aba de bens com custo, parte do terreno e depreciação. Todo mês os totais são conferidos com os extratos bancários. O depósito caução de US$1.800 de um inquilino, a ser devolvido no fim do contrato, entra na lista de depósitos, não no aluguel. No fim do ano, as três abas preenchem as colunas A, B e C de um único Schedule E.

Dezoito casas em duas LLCs e o pedido de um credor

Um proprietário tem dezoito casas em duas LLCs, US$40.000 de aluguel mensal no total e um credor que pede uma demonstração do resultado. Uma planilha já não consegue ser conferida com os saldos bancários, nem com os empréstimos e depósitos de duas entidades. O proprietário passa para um software contábil com um conjunto de livros para cada LLC, cada transação associada a um imóvel e um responsável contábil mensal que concilia cada conta. A demonstração do resultado do credor sai da escrituração. Se a declaração usa o Schedule E ou o Form 8825 depende de quantos membros cada LLC tem e de qualquer opção tributária; em ambos os casos os números são por imóvel.

Troca em 1º de janeiro

Um proprietário passa de uma planilha para um software em 1º de janeiro. Em 31 de dezembro, todas as contas bancárias são conciliadas e a planilha é salva como somente leitura com os registros daquele ano. Os saldos iniciais vêm da conciliação bancária final, com seus cheques e depósitos ainda não compensados, do extrato anual de cada credor, da lista de depósitos e da aba de bens com o último cronograma de depreciação. O patrimônio líquido inicial é o ativo menos o passivo, e qualquer diferença é investigada, não lançada no patrimônio líquido. A primeira demonstração do resultado por imóvel cobre apenas janeiro, e a planilha antiga continua arquivada para o ano antigo.

E no seu caso?

• Uma aba por imóvel já não basta: várias LLCs, um credor que pede uma demonstração do resultado ou um balanço patrimonial, um preparador de declarações que vive pedindo números, ou uma troca de sistema à vista. O que o sistema precisa controlar, quem o mantém todo mês e como o histórico passa de um sistema para outro dependem das suas entidades, empréstimos e software. É aqui que a ajuda com escrituração contábil entra; veja também uma demonstração do resultado para um credor.
• A escrituração dos seus aluguéis está atrasada, ou faltam anos: veja como atualizar a escrituração de imóveis alugados; reconstruir vários anos é onde a ajuda com escrituração contábil entra.
• Os imóveis estão em LLCs ou com coproprietários: veja escrituração de uma LLC por imóvel alugado e imóvel alugado em uma LLC.
• Você vai trocar de sistema no meio do ano: veja como trocar de software contábil no meio do ano, e depois a ajuda com escrituração contábil para levar o histórico de um sistema ao outro.
• Você mora fora dos EUA, ou o imóvel alugado fica fora dos EUA: veja imóveis nos EUA de proprietários no exterior e alugar um imóvel no exterior; a escrituração entre dois países é onde a ajuda com escrituração contábil entra.
• Uma plataforma ou administradora de imóveis paga você: veja repasses de plataforma, brutos ou líquidos e o extrato do proprietário da administradora.
• Faltam recibos ou o histórico de depreciação: veja registros e recibos de imóveis alugados e depreciação não aproveitada em um imóvel alugado.