Uma LLC por imóvel alugado: contabilidade, contas e declarações

Cada LLC de aluguel entrega a própria declaração de imposto?

Uma LLC com um só proprietário que não optou pelo regime de corporação não entrega declaração federal de imposto de renda própria. O IRS a trata como entidade desconsiderada (disregarded entity), ou seja, ignorada para fins de imposto de renda, então os aluguéis e as despesas vão no Form 1040 do proprietário (IRS: LLCs de um único membro). Uma LLC com dois ou mais proprietários é uma sociedade de pessoas, a menos que opte por outro regime, e entrega o Form 1065 (IRS: LLC que entrega declaração como corporação ou sociedade de pessoas; 26 CFR 301.7701-3).

O imposto de renda federal não pede uma LLC por imóvel alugado: uma LLC desconsiderada pode ter vários imóveis, cada um em sua própria coluna do Schedule E. Se vale usar uma LLC, é uma questão de lei estadual, de financiamento e de custo, tratada em imóvel alugado em uma LLC.

Marido e mulher que são os únicos proprietários e mantêm a LLC como bens comuns do casal (community property) podem tratá-la como desconsiderada ou como sociedade de pessoas, e o IRS aceita qualquer uma das duas; uma mudança posterior é tratada como conversão. Em outros estados, uma LLC de dois cônjuges entrega a declaração como sociedade de pessoas (IRS: LLCs de um único membro). Veja LLCs de cônjuges e de família.

O caso não é simples quando:

• A contabilidade ou as contas já se misturam. Uma conta pagou as contas de várias LLCs, ou o dinheiro passou entre LLCs ou para você sem registro. As transferências precisam ser separadas antes que qualquer declaração esteja certa.
• Um preparador cobra uma declaração para cada LLC. Quais LLCs entregam declaração depende dos proprietários e das opções feitas, não do número de imóveis.
• Um segundo proprietário entra. A partir do dia em que uma LLC de um só proprietário ganha um segundo membro, ela é uma sociedade de pessoas (26 CFR 301.7701-3(f)): o aluguel vai no Form 8825 de um Form 1065, não em uma coluna da Parte I do Schedule E do primeiro proprietário. Se nenhum Form 1065 foi entregue, veja a última seção antes do exemplo.
• Um proprietário sai e sobra um só. A LLC volta a ser desconsiderada quando resta apenas um membro (26 CFR 301.7701-3(f)). A sociedade de pessoas em geral entrega um Form 1065 final, com prazo definido assim: o 15º dia do 3º mês após o mês em que a sociedade de pessoas se encerra (IRS: instruções do Form 1065; 26 CFR 1.708-1), e o proprietário informa o aluguel no Schedule E dali em diante. Veja como registrar a compra da parte de um sócio.
• Uma LLC holding é dona das LLCs de aluguel. Se a LLC holding é tributada como sociedade de pessoas, é dona única de cada LLC de aluguel e nenhuma delas optou pelo regime de corporação, as LLCs de aluguel são divisões dela, e um só Form 1065 pode cobrir todos os imóveis (IRS: LLCs de um único membro). Uma LLC de aluguel com outro proprietário ou com opção pelo regime de corporação segue as próprias regras.
• Uma LLC entregou o Form 8832 ou o Form 2553. Ela passa a entregar declaração de corporação, e o padrão deixa de valer (IRS: instruções do Form 2553). A opção do Form 8832 vale a partir da data que ela indica, de 75 dias antes da entrega a 12 meses depois. Todos os proprietários, ou um diretor, administrador ou membro autorizado, a assinam, e os bens da LLC são tratados como transferidos para a nova corporação nesse dia, então a contabilidade precisa de um corte nessa data (26 CFR 301.7701-3(c) e (g)). O Form 2553 vence 2 meses e 15 dias depois do início do ano a que se aplica pela primeira vez.
• Um estado pede mais. Uma LLC que o IRS desconsidera ainda pode dever taxas estaduais ou uma declaração estadual (veja abaixo).

Reúna primeiro: os acordos operacionais com as datas em que os proprietários entraram ou saíram, as cartas do EIN, qualquer Form 8832 ou Form 2553, os extratos bancários e de financiamento de cada LLC e a última declaração. A lista completa está na seção de fim de ano abaixo.

Como uma LLC de aluguel com um só membro vai no Schedule E?

Três LLCs com um imóvel alugado cada e uma LLC com três imóveis alugados aparecem iguais no Schedule E: cada imóvel alugado tem a própria coluna, A, B ou C, na Parte I. O Schedule E lista imóveis, não LLCs (IRS: instruções do Schedule E). Uma página comporta três imóveis; anexe mais páginas para mais imóveis.

O endereço do imóvel vai na linha 1a, o aluguel na linha 3 e cada despesa na coluna desse imóvel.

Se a LLC presta serviços substanciais aos inquilinos, como limpeza regular ou troca de roupa de cama, a renda pode pertencer ao Schedule C (IRS: Publication 527). Veja impostos sobre imóveis alugados.

Os limites de perda passiva se aplicam à declaração do proprietário, não à da LLC. Uma perda de aluguel não permitida em um ano é levada para os anos seguintes até ser usada ou até que toda a participação na atividade seja vendida em uma venda totalmente tributável a uma parte não relacionada (IRS: instruções do Form 8582), então registros por imóvel, ou por qualquer conjunto de atividades de aluguel que você agrupe, mostram a qual imóvel pertence cada prejuízo levado adiante.

O que muda quando uma LLC de aluguel tem dois ou mais proprietários?

A LLC entrega o Form 1065 e dá a cada proprietário um Schedule K-1, o formulário que mostra a parte desse proprietário na renda e nas deduções, mesmo que tenha uma só casa, a menos que não tenha recebido renda nem tido gastos tratados como deduções ou créditos no ano (IRS: instruções do Form 1065; IRS: Publication 527).

O imóvel comum para aluguel vai no Form 8825, o formulário da sociedade de pessoas para imóveis alugados, e não na página 1 do Form 1065. O Form 8825 tem uma coluna por imóvel, mesmo quando a LLC trata vários prédios como uma só atividade para fins de perda passiva (IRS: instruções do Form 8825). O resultado líquido vai para o Schedule K, linha 2, e para a caixa 2 de cada K-1. Uma atividade que as instruções não tratam como atividade de aluguel, como estadias com média de sete dias ou menos, ou estadias curtas com serviços pessoais significativos, é um negócio informado na página 1 e na caixa 1 de cada K-1 (IRS: instruções do Form 1065); veja impostos sobre imóveis alugados. Cada proprietário então informa o K-1 no Schedule E, Parte II, da própria declaração (IRS: instruções do Schedule E).

A multa conta todos que foram proprietários em algum momento do ano. Os proprietários, não a LLC, aplicam aos seus respectivos quinhões os limites de custo-base (basis), de risco (at-risk) e de perda passiva (IRS: instruções do Form 1065; IRS: instruções do Schedule E).

Para a declaração em si, veja como as sociedades de pessoas são tributadas. Para proprietários que dividem um imóvel alugado sem uma LLC, veja imóvel alugado em copropriedade: Schedule E ou declaração de sociedade de pessoas.

Preciso de contabilidade separada para cada LLC, ou de um arquivo só com uma classe para cada imóvel?

Uma LLC que entrega a própria declaração precisa de registros que se sustentem sozinhos. Para LLCs de um só proprietário que o IRS desconsidera, um conjunto separado por LLC é a forma mais simples de manter cada coluna limpa; isso é prática, não regra tributária.

A Publication 583 diz que o proprietário de mais de um negócio deve manter um conjunto completo e separado de livros e registros para cada negócio, e aceita qualquer sistema que mostre com clareza a renda e as despesas. Um aluguel nem sempre é um negócio para fins fiscais (IRS: instruções do Schedule E), mas a separação por imóvel é necessária de qualquer forma: o Schedule E e o Form 8825 usam uma coluna por imóvel.

O teste é se cada LLC consegue produzir a própria demonstração do resultado, o próprio balanço patrimonial e a própria conciliação bancária sem as outras. Uma planilha pode manter a mesma separação se cada linha indicar a LLC e o imóvel; veja planilha ou software para imóveis alugados. Para a contabilidade em si, veja contabilidade separada para cada empresa e plano de contas para imóveis alugados.

Preciso de uma conta bancária separada para cada LLC?

As regras fiscais pedem registros que mostrem com clareza a renda e as despesas, não uma estrutura de contas específica. A Publication 583 aconselha manter o dinheiro do negócio em uma conta empresarial separada do dinheiro pessoal e marcar cada depósito como renda do negócio, dinheiro pessoal ou empréstimo.

Os registros de uma LLC tributada como sociedade de pessoas precisam sustentar cada item da declaração (IRS: instruções do Form 1065), o que é mais fácil quando as receitas e as contas se ligam só a essa LLC. O que quebra a contabilidade é uma conta que paga as contas de várias LLCs: cada pagamento desse tipo em geral precisa ser classificado como empréstimo, aporte ou distribuição. A proteção de responsabilidade é uma questão de lei estadual que esta página não aborda. Quando contas separadas valem a pena, e como manter o aluguel separado do dinheiro pessoal, está em uma conta bancária separada para cada imóvel alugado.

Cada LLC de aluguel precisa do próprio EIN?

Nem sempre. Para fins federais, uma LLC de um só proprietário que o IRS desconsidera só precisa de um EIN (número de identificação do empregador, o número fiscal federal de uma empresa nos EUA) se tiver empregados ou dever certos impostos sobre consumo (excise taxes). Caso contrário, usa o SSN (número de seguridade social dos EUA) ou o EIN do proprietário para o imposto de renda (IRS: LLCs de um único membro). Um banco ou um estado ainda pode exigir um, e a LLC pode então solicitá-lo. No Form W-9 de uma LLC desconsiderada, informe o número do proprietário, não o da LLC.

Uma LLC tributada como sociedade de pessoas entrega o Form 1065 com o próprio EIN, solicitado no Form SS-4 com a opção Partnership marcada (IRS: instruções do Form SS-4). Uma LLC desconsiderada que já tem o próprio EIN o mantém quando ganha um proprietário e vira sociedade de pessoas; se nunca teve um, precisa obter um (26 CFR 301.6109-1(h)). Uma troca de proprietários que não encerra a sociedade de pessoas não exige um novo EIN (IRS: quando obter um novo EIN).

Como separo o aluguel, o financiamento, os reparos e a depreciação de cada imóvel?

Registre cada transação no único imóvel a que ela pertence, para que cada coluna do Schedule E ou do Form 8825 seja preenchida com os próprios totais (IRS: instruções do Schedule E).

A linha 12 é para juros pagos a um banco ou outra instituição financeira; use a linha 13 quando o beneficiário não é uma delas ou nenhum Form 1098 foi enviado (IRS: instruções do Schedule E). Um credor não precisa entregar o Form 1098 para juros recebidos de uma empresa (IRS: instruções do Form 1098), então o empréstimo de uma LLC pode vir sem um. Os juros seguem o uso do dinheiro emprestado, não o imóvel que garante o empréstimo (26 CFR 1.163-8T).

Uma conta que cobre vários imóveis, como uma única apólice de seguro, em geral é dividida entre eles em uma base razoável, e a divisão é guardada junto com a conta.

Se um empréstimo está no seu nome enquanto uma LLC é dona do imóvel, guarde os documentos do empréstimo e os extratos do credor junto com esse imóvel e anote quem de fato pagou. Um pagamento com o seu dinheiro é dinheiro que você aportou na LLC ou emprestou a ela; um pagamento da conta da LLC não é um aporte só porque o empréstimo está no seu nome. Para uma LLC com outros proprietários, quem pode deduzir os juros é uma questão para um preparador.

Como a contabilidade mostra uma LLC pagando a conta de outra LLC, ou eu pagando pessoalmente?

Lance a conta na LLC que é dona do imóvel e lance quem a pagou como dinheiro que passa entre dois conjuntos de livros: um empréstimo, ou um aporte e uma distribuição.

• Uma LLC paga a conta de outra LLC. A LLC dona do imóvel registra a despesa e uma conta a pagar a quem pagou. Quem pagou registra o dinheiro que lhe é devido. Se o mesmo proprietário tem as duas LLCs e não se pretende reembolso, a contabilidade mostra uma distribuição da LLC que pagou e um aporte na outra LLC.
• Você paga pessoalmente a conta de uma LLC. A contabilidade da LLC mostra dinheiro que você aportou, ou um empréstimo seu. O custo de uma LLC de um só proprietário é deduzido uma vez, na coluna desse imóvel. Para uma LLC de sociedade de pessoas, se um proprietário pode deduzir um custo que pagou pessoalmente pela LLC depende do contrato de sociedade e de o aluguel ser ou não um negócio (IRS: instruções do Schedule E); registre-o como dinheiro que o proprietário aportou ou emprestou e consulte um preparador antes de deduzi-lo na declaração do proprietário.
• Uma LLC paga uma conta pessoal sua. Registre como dinheiro retirado, não como despesa de aluguel (IRS: Publication 583).

Quando um proprietário tem as duas LLCs e nenhuma optou pelo regime de corporação, as duas são informadas na declaração do proprietário, então um reparo ainda cai na coluna do Schedule E do imóvel reparado. Quando as LLCs têm proprietários diferentes, o pagamento move dinheiro entre esses proprietários. Documente-o como um empréstimo por escrito; se não se pretende reembolso, o tratamento fiscal é uma questão para um preparador. Os procedimentos estão em contabilidade separada para cada empresa, contas de patrimônio líquido de uma LLC e contas de capital dos sócios.

Quais taxas e relatórios estaduais se repetem para cada LLC?

Um estado que cobra uma taxa de LLC ou exige um relatório anual faz isso para cada LLC, não para o proprietário. A Califórnia, por exemplo, cobra de toda LLC organizada ou com atividade lá um imposto anual de $800, mesmo que a LLC não exerça atividade, até que seja cancelada. Três LLCs significam três cobranças (California Franchise Tax Board).

Um estado também pode pedir um relatório anual ou uma declaração própria de uma LLC que o IRS desconsidera, dependendo de onde a LLC foi organizada e de onde atua. Veja taxas e relatórios anuais de LLC por estado e imposto mínimo da Califórnia e taxa de LLC.

O que cada LLC entrega ao meu preparador no fim do ano?

Uma pasta por LLC, com estes itens:

• O acordo operacional e todas as alterações, mostrando quem é dono de quê e quando os proprietários entraram ou saíram.
• A carta do EIN e qualquer Form 8832 ou Form 2553, com o que o IRS devolveu.
• Extratos do fim do ano de todas as contas bancárias e empréstimos, com o Form 1098 se o credor o emitiu.
• Registros de aluguel por imóvel e os extratos de qualquer administradora do imóvel.
• Contas de imposto predial, contas de seguro e faturas de reparos marcadas como reparo ou benfeitoria.
• Documentos de fechamento de qualquer compra, venda ou refinanciamento no ano e o cronograma de depreciação da última declaração.
• Uma lista datada de toda transferência entre LLCs ou com um proprietário, com o valor e o motivo.
• A última declaração: o Schedule E do proprietário, ou o Form 1065 da LLC com os K-1 e as contas de capital.
• Avisos de relatório anual e de taxas do estado.

E se a contabilidade está embaralhada ou um Form 1065 nunca foi entregue?

Comece decidindo quais LLCs são contribuintes separados e depois refaça a contabilidade de cada LLC a partir dos próprios extratos. A contabilidade refeita mostra quais declarações estão faltando.

1. Para cada LLC, liste seus proprietários por data a partir do acordo operacional, das alterações e de quaisquer K-1, e anote qualquer Form 8832 ou Form 2553. Isso define a classificação de cada ano e, portanto, quais LLCs deveriam ter entregado o Form 1065.
2. Reúna todos os extratos de bancos e empréstimos e atribua cada transação à LLC a que pertencem o imóvel ou o empréstimo.
3. Reclassifique o dinheiro que passou entre LLCs, ou entre uma LLC e um proprietário, em empréstimos, aportes e distribuições.
4. Concilie cada conta com os extratos antes de preparar qualquer declaração.

Um Form 1065 que era obrigatório e nunca foi entregue pode acarretar a multa mensal por proprietário descrita acima, no valor fixado para o ano em que essa declaração venceu. O IRS pode dispensá-la por motivo razoável, e uma pequena sociedade de pessoas com no máximo 10 sócios pode ter direito a uma dispensa pela Revenue Procedure 84-35 (IRS: aviso CP162C). Algum alívio administrativo depende da entrega no prazo da mesma declaração por três anos anteriores (IRS: alívio de multas administrativas). Se um segundo proprietário entrou e a forma de declarar nunca mudou, a declaração do Schedule E dos anos seguintes pode estar errada. Um segundo proprietário que entrou ou saiu em um ano, um Form 8832 ou Form 2553 que você não encontra, ou números que não conciliam são os casos em que a revisão de um preparador pode mudar quais declarações são devidas. Veja alívio de multa por declaração de sociedade de pessoas atrasada, multas por atraso na entrega, como corrigir a mistura de dinheiro da empresa com o pessoal e como atualizar a contabilidade de imóveis alugados.

Exemplo

Dólares americanos ilustrativos, valores arredondados.

Três LLCs de um só proprietário, um imóvel alugado em cada

Um proprietário tem três LLCs, cada uma com um imóvel alugado de longo prazo e US$24.000 de aluguel por ano. Nenhuma optou pelo regime de corporação, então nenhuma LLC entrega declaração federal de imposto de renda. O Schedule E do proprietário tem três colunas, A, B e C, cada uma mostrando US$24.000 de aluguel. O proprietário mantém três conjuntos de registros para que os juros do financiamento e a depreciação de cada imóvel fiquem na própria coluna. Um banco, um credor ou um estado ainda pode pedir um EIN ou um relatório anual para cada uma das três LLCs.

Dois irmãos, um imóvel alugado, 60/40

Dois irmãos têm um imóvel alugado de longo prazo em uma LLC sem opção pelo regime de corporação e dividem o lucro em 60/40. O aluguel é de US$30.000 e as despesas são de US$12.000, então a renda líquida de aluguel é de US$18.000. A LLC, com ano-calendário, entrega o Form 1065 com o Form 8825 e dois K-1 até 15 de março. A caixa 2 mostra US$10.800 para um irmão e US$7.200 para o outro, e cada um informa esse valor no Schedule E, Parte II, de uma declaração pessoal.

Uma LLC paga o reparo do telhado de outra

A LLC A paga um reparo de telhado de US$3.000 no imóvel da LLC B, com a conta da A. A B lança o reparo de US$3.000 e deve US$3.000 à A; a A lança US$3.000 a receber. Se o mesmo proprietário tem as duas LLCs e nenhuma optou pelo regime de corporação, o reparo ainda cai na coluna da B no Schedule E. Se a A nunca for reembolsada, a contabilidade mostra US$3.000 distribuídos da A ao proprietário e US$3.000 aportados pelo proprietário na B. Lançar o reparo na A o colocaria na coluna errada.

E no seu caso?

• A contabilidade ou as contas das suas LLCs já se misturam, ou uma conta pagou as contas de várias LLCs: as transferências passadas em geral precisam ser classificadas em empréstimos, aportes e distribuições antes de as declarações serem preparadas. Procure ajuda com contabilidade e veja como corrigir a mistura de dinheiro da empresa com o pessoal.
• Uma LLC tem um segundo proprietário e nunca entregou o Form 1065: as contas de capital podem precisar ser refeitas. Procure ajuda com contabilidade e veja como refazer as contas de capital de uma sociedade de pessoas.
• Um preparador cobra uma declaração para cada LLC e você não sabe dizer quais são necessárias: as datas de propriedade e as opções feitas decidem, LLC por LLC. Veja quais declarações a sua empresa entrega e procure ajuda com contabilidade para separar a contabilidade antes do fim do ano.
• Você e seu cônjuge são donos da LLC: veja LLCs de cônjuges e de família.
• Você divide um imóvel alugado com outras pessoas e ainda não tem uma LLC: veja imóvel alugado em copropriedade: Schedule E ou declaração de sociedade de pessoas.
• A contabilidade de anos de aluguel está atrasada: veja como atualizar a contabilidade de imóveis alugados.
• Uma LLC optou pelo regime de corporação S: veja contabilidade depois da opção pelo regime de corporação S.
• Um proprietário mora fora dos EUA: veja proprietários não residentes de imóveis alugados.