Imóvel alugado em copropriedade: Schedule E ou Form 1065?

Quando os coproprietários de um imóvel alugado entregam cada um o Schedule E?

Coproprietários que apenas possuem, mantêm e alugam um imóvel em geral não formam uma sociedade de pessoas; por isso, cada proprietário entrega o próprio Schedule E (Form 1040) pela sua parte. O regulamento diz que a mera copropriedade de um imóvel que é mantido, conservado e alugado não cria uma entidade separada (26 CFR 301.7701-1). A Publication 541 acrescenta que não há sociedade de pessoas, a menos que os coproprietários prestem serviços aos inquilinos. Ser dono como condôminos (tenants in common) em partes desiguais não muda isso, por si só.

Cada proprietário declara então só a sua parte do aluguel e das despesas no Schedule E (instruções do Schedule E; Publication 527).

O caso não é simples quando qualquer destas situações ocorre:

• O imóvel alugado está em uma LLC ou outra entidade com dois ou mais proprietários.
• Os proprietários também prestam serviços aos inquilinos.
• Os proprietários dividem lucro ou prejuízo em proporção diferente da propriedade.
• Um proprietário paga a maior parte dos custos, tem o financiamento ou recebe o aluguel, e o dinheiro não acompanha as partes.
• Um ano anterior foi entregue do outro jeito, como o Schedule E para uma LLC com vários membros que nunca entregou o Form 1065.
• Um proprietário está entrando, saindo ou vendendo, ou mora fora dos EUA.

Se qualquer uma delas ocorre, a resposta depende dos fatos; veja “E no seu caso?” no fim.

Reúna antes de decidir: a escritura, os documentos da LLC e a carta do EIN (número fiscal federal da empresa nos EUA), qualquer acordo escrito ou verbal entre os proprietários, o extrato do financiamento e o Form 1098, e uma lista de quem pagou o quê e quem recebeu o aluguel.

Quando um imóvel alugado em copropriedade vira uma sociedade de pessoas?

Um imóvel alugado em copropriedade vira uma sociedade de pessoas quando os proprietários exercem um negócio em conjunto e dividem seus lucros, ou quando está em uma LLC constituída nos EUA com dois ou mais membros que não é tributada como corporação (Publication 541).

Serviços. O exemplo do regulamento são coproprietários de um prédio de apartamentos que alugam espaço e também prestam serviços aos ocupantes, diretamente ou por meio de um agente (26 CFR 301.7701-1). Nem o regulamento nem a Publication 541 dizem quais serviços contam. Contratar um administrador não cria, por si só, uma sociedade de pessoas: a Revenue Procedure 2002-22 descreve a Revenue Ruling 75-374, em que o agente dos coproprietários cobrava aluguéis, pagava despesas e prestava aos inquilinos serviços habituais (aquecimento, ar-condicionado, coleta de lixo, estacionamento sem vigilância, manutenção de áreas comuns). Esses serviços foram considerados dos próprios proprietários, mas não eram extensos o bastante para transformar a copropriedade em sociedade de pessoas. Uma ruling é orientação do IRS, não o regulamento, e serviços mais extensos, prestados pelos proprietários ou por um agente, podem mudar o resultado. A Publication 527 lista separadamente limpeza regular, troca de roupa de cama e serviço de camareira como serviços substanciais para o Schedule C; esse é outro teste, não uma regra de proteção (safe harbor) aqui (Publication 527).

LLC. Uma LLC constituída nos EUA com pelo menos dois membros é classificada como sociedade de pessoas, a menos que entregue o Form 8832 para ser tributada como corporação ou opte pelo regime de corporação S (IRS; 26 CFR 301.7701-3). Chamar os proprietários de “coproprietários” não muda isso; cônjuges que são donos da LLC como bem comum têm regra própria, abaixo. Uma LLC de um único membro é ignorada para o imposto de renda, então o proprietário em geral usa o Schedule E; quando entra um segundo membro, ela vira sociedade de pessoas (Revenue Ruling 99-5). Para saber se vale usar uma LLC, veja imóvel alugado em uma LLC.

Opção de ficar de fora. Coproprietários que formam uma sociedade de pessoas mas não exercem ativamente um negócio podem optar, pela seção 761(a), por ser excluídos do tratamento de sociedade de pessoas. Todos os membros precisam concordar. A opção é uma declaração anexada ao Form 1065 do primeiro ano, entregue no prazo, inclusive prorrogações, e nenhum Form 1065 é necessário depois desse ano (instruções do Form 1065, Question 32; Publication 541). Se um imóvel alugado com serviços aos inquilinos se qualifica depende dos fatos.

Como condôminos em partes desiguais dividem aluguel e despesas?

Cada proprietário declara a sua parte de propriedade do aluguel e deduz a sua parte de propriedade de cada despesa, no próprio Schedule E. O dono de metade declara metade do aluguel (Publication 527; instruções do Schedule E).

Os limites de prejuízo se aplicam depois, proprietário por proprietário, com os números da declaração de cada um. A dedução especial para prejuízos de aluguel exige participação ativa: ser dono de pelo menos 10% em valor durante todo o ano (contando a parte do cônjuge) e tomar decisões de gestão de forma significativa e de boa-fé (Publication 527; Publication 925). Um proprietário de parte pequena pode não se qualificar. Veja impostos de imóvel alugado para os limites.

Um proprietário paga as contas ou tem o financiamento: isso muda a divisão?

Segundo a Publication 527, pagar mais que a sua parte não permite deduzir mais que a sua porcentagem de propriedade. O proprietário deduz as despesas que pagou conforme essa porcentagem e tem direito a ser reembolsado pelos coproprietários pelo restante. O exemplo da publicação é o de um dono de metade que pagou uma conta de reparo: ele deduz metade e tem direito a reembolso da outra metade pelo coproprietário (Publication 527).

A Publication 527 não trata de se o outro proprietário pode deduzir uma parte que outra pessoa adiantou antes de reembolsá-la, nem de como uma parte não paga é tratada se os proprietários nunca acertarem as contas. Isso depende do que combinaram.

Três armadilhas relacionadas:

• Financiamento em um só nome. Se você e pelo menos outra pessoa (sem contar seu cônjuge em declaração conjunta) eram responsáveis pelos juros e os pagaram, e a outra pessoa recebeu o Form 1098, declare sua parte na linha 13 do Schedule E e anexe uma declaração com o nome de quem recebeu o formulário (instruções do Schedule E). Não constar do financiamento não impede, por si só, a dedução: um proprietário legal ou equitativo que paga juros de um financiamento do imóvel pode deduzi-los sem responsabilidade pessoal pela nota (26 CFR 1.163-1(b)), sujeito aos limites usuais de aluguel e à regra da porcentagem de propriedade da Publication 527 acima. A contabilidade deve mostrar quem é dono do imóvel e quem pagou os juros.
• Form 1099 emitido para um proprietário. Um proprietário que recebe um Form 1099 por valores que pertencem em parte a outros é um recebedor nominal (nominee recipient). As instruções gerais dizem que o recebedor nominal, e não o pagador original, entrega um Form 1099 para cada outro proprietário mostrando a parte dele, e um cônjuge não precisa fazer isso pelo outro (instruções gerais para certas declarações informativas). Para o formulário de uma plataforma de pagamento, veja o guia do Form 1099-K.
• Despesas da sociedade de pessoas. Um sócio só pode deduzir despesas da sociedade que pagou sem reembolso se o contrato de sociedade o obrigava a pagá-las, e só se forem despesas de negócio (instruções do Schedule E).

Schedule E, Form 8825 ou K-1: o que uma LLC entrega e até quando?

Uma LLC tributada como sociedade de pessoas entrega o Form 1065 com o Form 8825 para o imóvel alugado, dá a cada proprietário um Schedule K-1, e cada proprietário declara o K-1 no Schedule E, Part II. Toda sociedade de pessoas constituída nos EUA precisa entregar o Form 1065, a menos que não tenha renda, deduções nem créditos, e uma LLC classificada como sociedade de pessoas tem a mesma obrigação (instruções do Form 1065).

O Form 8825 cobre apenas atividade de imóveis alugados. Aluguéis de curta duração e aluguéis com serviços pessoais significativos podem ficar fora dele (instruções do Form 1065); veja Schedule C ou Schedule E para aluguel de curta duração.

O Form 1065 de uma sociedade de pessoas com ano-calendário vence em 15 de março. Um pedido de prorrogação no prazo no Form 7004 prorroga a entrega por 6 meses. Cada K-1 vence no dia em que a declaração deve ser entregue, contando qualquer prorrogação (26 CFR 1.6031(b)-1T).

Um Form 1065 atrasado ou incompleto com vencimento em 2027 pode custar $260 por cada pessoa que foi sócia em qualquer momento do ano, por cada mês ou fração de mês após o vencimento, inclusive prorrogações, até 12 meses, a menos que a falha se deva a causa razoável. O IRS ajusta o valor a cada ano, então uma declaração com vencimento em outro ano tem outro valor. A seção 6698 lança a multa contra a sociedade de pessoas (instruções do Form 1065; Revenue Procedure 2025-32).

Os proprietários podem dividir o lucro de forma diferente da propriedade?

Coproprietários que não são sócios declaram aluguel e despesas pela parte de propriedade (Publication 527). Os itens de uma sociedade de pessoas seguem o contrato de sociedade, que pode ser escrito ou verbal e diferir das porcentagens de propriedade (Publication 541). Se o contrato é omisso, ou uma alocação não tem efeito econômico substancial, a parte de cada sócio segue a sua participação na sociedade (instruções do Form 1065). Como as partes são definidas está em como as sociedades de pessoas são tributadas.

Se coproprietários que dividem o aluguel em proporção diferente da escritura ainda são só coproprietários, ou viraram uma sociedade de pessoas, depende dos fatos; nem a Publication 541 nem o regulamento dão uma regra de proteção (safe harbor). Uma divisão assim é um sinal de que vale definir o contrato e o tipo de entidade antes de entregar a declaração.

E um casal ou uma LLC familiar?

Cônjuges que entregam declaração conjunta e são coproprietários de um imóvel alugado que não é uma sociedade de pessoas o declaram na declaração conjunta e não entregam o Form 1065. Se for uma sociedade de pessoas, por exemplo porque os cônjuges também prestam serviços aos inquilinos, eles podem optar por uma joint venture qualificada (qualified joint venture, QJV) em vez de entregar o Form 1065. A opção exige que os dois cônjuges participem materialmente e não vale para imóvel alugado mantido em uma LLC ou outra entidade criada por lei estadual. Eles a fazem na declaração conjunta, marcando a caixa QJV na linha 2 do Schedule E, e revogá-la exige permissão do IRS (instruções do Schedule E; Publication 527). Os estados de bem comum têm regra própria para uma LLC de cônjuges (IRS). Veja LLCs de cônjuges e de famílias.

Uma LLC de parentes que não são cônjuges é uma LLC com vários membros como qualquer outra.

O que a contabilidade deve mostrar para comprovar a parte de cada proprietário?

A contabilidade deve mostrar a parte de cada proprietário, o que cada um aportou e retirou, e todo pagamento entre proprietários. O IRS aceita qualquer sistema de guarda de registros que mostre claramente a renda e as despesas, e espera registros que sustentem o que a declaração informa (guarda de registros do IRS).

• Um livro-razão do imóvel: aluguel recebido e cada despesa, por data e por quem pagou.
• Um quadro da parte de cada proprietário e da data em que qualquer parte mudou.
• Dinheiro que os proprietários pagaram pessoalmente pelo imóvel e cada reembolso entre proprietários.
• Aluguel repassado a cada proprietário.
• O acordo entre os proprietários, ou o acordo operacional da LLC.
• Extratos do financiamento, Forms 1098 e quaisquer Forms 1099, com a quem pertence cada valor.

Para organizar, veja registros e recibos de imóveis alugados e uma conta bancária separada para cada imóvel alugado.

E se os proprietários vêm entregando do jeito errado?

Uma LLC com dois ou mais membros que nunca entregou o Form 1065 pode ter deixado de entregar uma declaração de cada ano em que teve renda ou deduções, a menos que tenha sido tributada como corporação. A multa por atraso conta todos os sócios em todos os meses, até o limite (instruções do Form 1065). Se os proprietários entregaram o Schedule E nesses anos, entregar as declarações que faltam substitui a parte direta de cada proprietário por um valor do K-1, e um proprietário cujos números diferem pode precisar retificar. Existe alívio em alguns casos; veja alívio da multa por declaração tardia de sociedade de pessoas e como regularizar declarações empresariais não entregues.

O inverso, um Form 1065 entregue para coproprietários que nunca foram uma sociedade de pessoas, não é tratado nas instruções do Form 1065 nem na Publication 541. Se e como parar depende dos fatos e dos anos entregues.

Se um Form 1065 ou K-1 entregue mostra a divisão errada, veja como corrigir uma declaração empresarial entregue.

O que acontece quando um proprietário sai ou vende?

Um coproprietário que vende declara a própria venda; em uma LLC tributada como sociedade de pessoas, o proprietário que sai vende uma participação na sociedade e recebe um K-1 do ano em que sai.

Copropriedade, sem sociedade de pessoas. O vendedor declara a venda na própria declaração; veja vender um imóvel alugado. Os demais continuam declarando pela parte de propriedade, então a contabilidade precisa da data em que as partes mudaram.

LLC tributada como sociedade de pessoas. O proprietário que vende toda a sua participação declara a venda de uma participação em sociedade de pessoas (Publication 541). A sociedade de pessoas deve dar um K-1 a cada pessoa que foi sócia em qualquer momento do ano (instruções do Form 1065).

Se um proprietário compra a parte do outro em uma LLC de dois membros, a sociedade de pessoas termina e um Form 1065 final tem prazo até o 15º dia do 3º mês após o mês em que a sociedade de pessoas se encerra, data que um Form 7004 no prazo pode prorrogar; a renda da LLC passa então para a declaração do proprietário que fica (Publication 541; Revenue Ruling 99-6). Veja comprar a parte de um sócio.

Um proprietário ou comprador que mora fora dos EUA acrescenta regras de retenção e de entrega que esta página não cobre; veja locadores não residentes.

Exemplo

Todos os valores estão em dólares americanos e são ilustrativos.

Três amigos, condôminos

Três amigos são donos de um duplex como condôminos (tenants in common), com 25%, 25% e 50%. Ele recebe US$48.000 de aluguel e tem US$30.000 de despesas. Eles o mantêm em nome próprio e não prestam serviços aos inquilinos; portanto, com esses fatos, não há declaração de sociedade de pessoas. O lucro líquido é de US$18.000. Cada um declara uma parte no próprio Schedule E: US$4.500, US$4.500 e US$9.000.

Os mesmos três, em uma LLC

Os três colocam o duplex em uma LLC, com o mesmo aluguel e as mesmas despesas. Uma LLC constituída nos EUA com três membros e sem opção de corporação é uma sociedade de pessoas por padrão. Em um ano-calendário, ela entrega o Form 1065 com o Form 8825 até 15 de março do ano seguinte e dá três K-1, e cada proprietário declara o seu K-1 no Schedule E, Part II. Se o contrato mantém a divisão de 25%, 25% e 50%, os valores coincidem com o primeiro caso, mas agora vêm do contrato. Se a declaração atrasar, a multa conta os três sócios em cada mês.

Um proprietário paga um reparo

Uma irmã é dona de 60% e o irmão de 40% de um imóvel alugado, em nome próprio, sem LLC. Ela paga um reparo de US$10.000. Ela deduz US$6.000, sua parte da conta. Os outros US$4.000 são a parte do irmão. A Publication 527 trata a irmã como tendo direito a reembolso desse valor, então a contabilidade mostra um saldo de US$4.000 que ele lhe deve até pagar. Se ele pode deduzi-lo antes disso não é tratado ali.

E no seu caso?

• Sua LLC nunca entregou o Form 1065, ou um ano passado foi entregue do outro jeito: a multa corre por sócio e por mês; por isso, o tipo de entidade e os anos não entregues vêm primeiro. Veja alívio da multa por declaração tardia de sociedade de pessoas e peça ajuda com impostos de empresas.
• As partes são desiguais e o dinheiro ou os custos não as acompanham: a divisão define a declaração de cada proprietário e a contabilidade. Peça ajuda com impostos de empresas com o contrato, e escrituração contábil que mostre a parte de cada proprietário.
• Vocês vão comprar juntos e ainda não fecharam: a forma como o título é mantido e o uso de uma LLC definem a declaração. Veja imóvel alugado em uma LLC e peça ajuda com impostos de empresas antes de fechar.
• Um proprietário está entrando, saindo, vendendo ou mora no exterior: veja comprar a parte de um sócio e locadores não residentes, e peça ajuda com impostos de empresas antes da mudança.
• Você é casado ou a LLC é familiar: veja LLCs de cônjuges e de famílias.
• Você presta serviços de hotel aos hóspedes: veja Schedule C ou Schedule E para aluguel de curta duração.
• Cada imóvel alugado tem a sua própria LLC: veja contabilidade para uma LLC por imóvel alugado.
• O imóvel faz parte de um negócio em operação: veja dividir a propriedade entre sócios de uma LLC e como as sociedades de pessoas são tributadas.