Tenue de livres Etsy : ventes, frais, expédition et dépôts

Ai-je besoin d'une vraie tenue de livres pour ma boutique Etsy, ou les rapports de la boutique suffisent-ils?

Les rapports de la boutique ne suffisent pas à eux seuls. L'IRS s'attend à des livres qui résument vos opérations et montrent le revenu brut, les déductions et les crédits, appuyés par des pièces justificatives. Les relevés d'une boutique sont des pièces justificatives; ils ne montrent pas ce que vous payez en dehors de la boutique, comme les matériaux, l'emballage et les fournitures (Publication 583).

Un dépôt n'est pas le chiffre de ventes. Les frais, les étiquettes d'expédition et les remboursements sont retirés avant que l'argent arrive à votre banque; des livres bâtis à partir des dépôts sous-estiment donc les ventes et cachent des dépenses. Le formulaire 1099-K déclare le montant brut avant ces éléments (IRS : questions fréquentes sur le 1099-K).

Une boutique n'est plus simple quand le formulaire 1099-K, les totaux de la boutique et votre banque ne concordent pas, que des mois de ventes n'ont jamais été inscrits, que les ventes passent par plus d'un canal, que les acheteurs sont dans de nombreux États, que vous détenez des stocks, que l'argent de la boutique passe par un compte personnel, ou que les livres ont dépassé un tableur. Ce sont les moments de faire appel à un spécialiste de la tenue de livres ou à un préparateur de déclarations de revenus.

Pour commencer, rassemblez les relevés mensuels du compte de paiement, le rapport de ventes de fin d'année, tout formulaire 1099-K, les relevés bancaires et les reçus de fournitures.

Quels registres dois-je conserver pour une boutique Etsy?

Conservez les relevés mensuels de la boutique, son rapport de ventes par commande, les relevés bancaires, chaque formulaire 1099-K et un reçu pour chaque coût. Téléchargez vos propres copies : les registres d'entreprise doivent être disponibles en tout temps pour une inspection de l'IRS (Publication 583; IRS : quels registres conserver?). La durée de conservation est expliquée dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Utilisez les noms qui figurent sur votre propre relevé. Chaque plateforme nomme ses frais à sa façon.

Dois-je inscrire les frais de mise en vente chaque fois qu'ils sont facturés?

Non. Inscrivez chaque type de frais une fois par mois d'après le relevé mensuel; une écriture par type suffit généralement. La Publication 583 dit qu'il est généralement préférable d'inscrire les opérations chaque jour, mais elle permet d'utiliser n'importe quel système de tenue des registres qui montre clairement les revenus et les dépenses, et son propre système d'exemple cumule les écritures quotidiennes en sommaires mensuels (Publication 583).

Trois conditions rendent une écriture mensuelle défendable :

1. Gardez le relevé d'où vient le total du mois.
2. Inscrivez chaque type de frais sur sa propre ligne (mise en vente, transaction, traitement des paiements, publicité), car ils peuvent aller sur des lignes différentes de l'annexe C.
3. Vérifiez que les lignes de frais du mois s'additionnent aux frais du relevé.

Dois-je inscrire chaque vente à son plein prix, ou seulement le dépôt?

Inscrivez chaque vente à son plein prix et mettez les frais, les étiquettes d'expédition et les remboursements sur leurs propres lignes. L'annexe C part des recettes brutes, et ses instructions demandent de vérifier les formulaires 1099 reçus par rapport à cette ligne. Des livres bâtis sur les dépôts nets ne concorderont avec aucun des deux (IRS : instructions de l'annexe C).

Inscrivez chaque versement comme un transfert du compte de paiement de la boutique vers votre banque; ce qui reste devrait égaler le solde du relevé de la boutique. Si un versement est aussi inscrit comme revenu, la même vente est comptée deux fois.

À quelles lignes de l'annexe C vont les frais de la boutique, l'expédition, l'emballage et les fournitures?

Les ventes vont à la ligne 1, les remboursements à la ligne 2, et chaque coût à la ligne de dépenses qui lui convient. Un entrepreneur individuel, y compris le propriétaire d'une LLC à membre unique qui n'a pas choisi d'être imposée comme une société, produit l'annexe C avec le formulaire 1040 (IRS : Topic no. 407).

La ligne 10 comporte une condition. Les instructions disent que les commissions et frais payés pour faciliter la vente d'un bien doivent généralement être inscrits à l'actif : non déduits comme des frais sur cette ligne, mais soustraits du montant réalisé sur la vente dans l'année de la vente (26 CFR 1.263(a)-1). L'exception est le négociant en biens, défini comme une personne qui vend régulièrement des biens dans le cours normal de son commerce ou de son entreprise; un négociant les inscrit à la ligne 10 (IRS : instructions de l'annexe C; IRS : annexe C). Une boutique qui vend régulièrement dans le cadre de son entreprise semble correspondre à ce libellé; une boutique qui ne vend que de temps à autre peut ne pas y correspondre. Réglez avec votre préparateur quel traitement convient à votre boutique avant la préparation de la déclaration.

Les numéros de ligne suivent la dernière annexe C publiée; confirmez-les sur le formulaire de la déclaration que vous produisez. Pour savoir si les matériaux sont une dépense immédiate ou des stocks, voir inventaire ou fournitures pour les petits vendeurs.

La taxe de vente que la plateforme perçoit pour les acheteurs fait-elle partie de mon revenu?

Généralement non. La taxe de vente d'un État ou d'une municipalité imposée à l'acheteur, que vous devez percevoir et verser au gouvernement, n'est pas un revenu (Publication 334). Ce n'est pas non plus une déduction (IRS : instructions de l'annexe C).

Quand la plateforme perçoit la taxe auprès des acheteurs et la verse à l'État, elle n'est généralement pas un revenu de la boutique, car la taxe est imposée à l'acheteur et passe à l'État. Gardez-la hors des ventes et des dépenses. Cherchez-la sur une ligne distincte du relevé. Les pages de l'IRS décrivent la taxe que vous percevez vous-même; elles ne traitent pas d'une plateforme qui la perçoit pour vous.

La règle s'inverse pour la taxe que la loi d'un État vous impose comme vendeur et que vous percevez : ce montant entre dans les recettes brutes, et la taxe est déduite à la ligne 23. Par ailleurs, si un État vous laisse garder une partie de la taxe d'acheteur que vous percevez, cette partie est un revenu à la ligne 6 (IRS : instructions de l'annexe C).

Le formulaire 1099-K peut inclure la taxe de vente des acheteurs; son total peut donc dépasser vos ventes (Publication 334). Pour savoir si vous devez percevoir vous-même la taxe sur les ventes hors plateforme, voir quand vous devez percevoir la taxe de vente.

À quelle année appartient une vente quand l'argent est versé quelques jours plus tard?

Selon la méthode de caisse, que beaucoup d'entrepreneurs individuels sans stocks utilisent, une vente compte dans l'année où vous recevez l'argent, réellement ou de façon réputée (constructive receipt). La réception réputée signifie que le montant est crédité à votre compte ou mis à votre disposition sans restriction, même si vous ne l'avez pas retiré (Publication 334).

Une vente créditée au solde du compte de paiement de la boutique à la fin de décembre et déposée à la banque au début de janvier peut donc appartenir à l'année précédente, bien que le formulaire 1099-K puisse la montrer dans l'année suivante, comme l'explique la section suivante. Une retenue ou une réserve sur l'argent peut changer cela. Si la plateforme reçoit le paiement de l'acheteur comme votre mandataire, vous êtes traité comme ayant reçu ce paiement au moment où la plateforme l'a reçu (Publication 334). Les sources de l'IRS ne règlent pas cette question pour les conditions de chaque plateforme; réglez donc avec votre préparateur le traitement de fin d'année et appliquez-le de la même façon chaque année.

Selon la méthode d'exercice, un revenu compte dans l'année où tous les événements qui fixent votre droit à ce revenu se sont produits et où le montant peut être déterminé, peu importe la date du versement. Une boutique qui a besoin de stocks pour établir son revenu doit généralement utiliser la méthode d'exercice pour les ventes et les achats. Un contribuable de petite entreprise, dont les recettes brutes annuelles moyennes sur les trois années d'imposition précédentes sont de 32 000 000 $ ou moins, peut choisir de ne pas tenir de stocks (Publication 334). Le critère complet se trouve dans inventaire ou fournitures pour les petits vendeurs.

Vos livres doivent utiliser la même méthode que votre déclaration, et une fois la méthode fixée, la changer exige généralement l'approbation de l'IRS, demandée au moyen du formulaire 3115 (Publication 334).

Pourquoi mon formulaire 1099-K ne concorde-t-il pas avec les totaux de fin d'année de la boutique ou avec ma banque?

Le formulaire 1099-K déclare les paiements bruts; il ne concordera donc pas avec un dépôt, et il peut différer des totaux de fin d'année de la boutique pour des raisons de moment et de portée. La case 1a n'est pas réduite des frais, des crédits, des remboursements, de l'expédition ou des rabais (IRS : que faire du formulaire 1099-K).

Le formulaire montre aussi les paiements bruts de chaque mois; comparez-les à vos relevés mensuels pour trouver le mois qui diffère (instructions du formulaire 1099-K).

Qu'une plateforme envoie un formulaire dépend de son type et de votre État, et celle qui doit le produire doit vous en envoyer une copie au plus tard le 31 janvier de l'année suivante (IRS : comprendre votre formulaire 1099-K); les seuils se trouvent dans le guide sur le seuil du 1099-K. L'absence de formulaire ne signifie pas l'absence de revenu (IRS : Gig Economy Tax Center); voir déclarer un revenu quand aucun formulaire n'arrive.

Si le formulaire est erroné, seul l'émetteur peut le corriger. Conservez la correspondance et produisez votre déclaration à temps même si aucun formulaire corrigé n'arrive (IRS : que faire du formulaire 1099-K). Le passage ligne par ligne des dépôts au formulaire se trouve dans rapprocher les ventes, les versements et le formulaire 1099-K.

Puis-je utiliser un tableur pour la tenue de livres Etsy, ou ai-je besoin d'un logiciel de comptabilité?

Un tableur est acceptable. L'IRS n'exige généralement pas de système particulier, et les registres électroniques doivent respecter les mêmes exigences que les registres papier (IRS : quels registres conserver?).

Un tableur convient tant que chaque mois tient en quelques lignes que vous pouvez rattacher au relevé et à la banque. Une disposition efficace : une ligne par mois, avec des colonnes pour les ventes brutes, les remboursements, chaque type de frais, les frais postaux, les fournitures, les versements de la boutique, les dépôts bancaires et l'écart entre les versements et les dépôts. Éliminez cet écart chaque mois, ou expliquez-le comme un décalage, avant de passer au mois suivant.

Un logiciel de comptabilité mérite d'être envisagé quand :

• Les ventes passent par plusieurs canaux ou comptes de paiement.
• Vous détenez des stocks et avez besoin d'un coût pour chaque article.
• Vous percevez vous-même la taxe de vente.
• Le rapprochement manuel du mois prend plus de temps que les ventes du mois.
• Les livres sont déjà en retard.

Pour comparer les outils, voir choisir une application de tenue de livres pour l'annexe C. Pour comparer tenir vos livres vous-même et engager de l'aide, voir tenir ses livres soi-même ou engager un spécialiste de la tenue de livres.

Que remettre à un spécialiste de la tenue de livres ou à un préparateur en fin d'année?

Remettez les relevés, les rapports de ventes, les formulaires, les registres bancaires et les reçus, plus une courte liste de tout ce que vous ne pouvez pas expliquer.

• Chaque relevé mensuel du compte de paiement de l'année.
• Le rapport de ventes de fin d'année de chaque canal.
• Chaque formulaire 1099-K, et une note sur ceux que vous croyez erronés.
• Les relevés bancaires du compte qui a reçu les versements, et de toute carte qui a payé les frais de la boutique.
• Les reçus des frais postaux, de l'emballage et des fournitures, et les factures d'achat des matériaux ou des stocks, avec un décompte de ce qui reste invendu en fin d'année.
• Tout rapport de taxe de vente, et la déclaration de l'an dernier s'il y en a une.
• Une liste des dépôts inexpliqués, des mois manquants et des retenues.

La liste des éléments inexpliqués compte le plus. Elle détermine combien de travail les livres exigent avant qu'une déclaration puisse être préparée.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars américains.

Un dépôt n'est pas le chiffre de ventes

Un vendeur d'estampes vend 18 000 $ d'estampes dans l'année. La boutique prélève 2 400 $ de frais et 1 500 $ d'étiquettes d'expédition, et verse 14 100 $ au total. Les livres montrent 18 000 $ de ventes et 3 900 $ de dépenses, et non 14 100 $ de revenu. Les fournitures achetées en dehors de la boutique, comme 1 200 $ d'enveloppes d'expédition, sont d'autres dépenses qui n'apparaissent jamais dans les versements.

Trois cents frais de mise en vente en un mois

Une boutique se voit facturer environ 300 frais de mise en vente de 0,20 $ en un mois, soit 60 $ en tout. Le vendeur inscrit une seule ligne de frais de mise en vente de 60 $ pour le mois d'après le relevé et garde le relevé. Si le même relevé montre 45 $ de frais de transaction, c'est une deuxième ligne, et non une partie de la première.

Un deuxième canal et des stocks pour la revente

Une boutique vend 45 000 $ sur son premier canal et 15 000 $ sur un deuxième, soit 60 000 $ en tout, et achète 20 000 $ de stocks à revendre. Chaque canal peut envoyer un formulaire 1099-K ou aucun, mais la totalité des 60 000 $ forme les recettes brutes. Chaque formulaire est vérifié par rapport au rapport de ventes de son propre canal, et non par rapport au total de 60 000 $. Le vendeur a besoin de livres mensuels et d'un décompte de fin d'année des stocks invendus. Avec deux canaux et des stocks à compter, c'est le moment où un tableur ne suffit plus.

Votre situation est différente?

• Des mois ou des années de ventes n'ont jamais été inscrits : reconstituez-les à partir des anciens relevés et des registres bancaires. Voir le rattrapage de livres en retard et obtenez une aide en tenue de livres.
• Le formulaire 1099-K, les totaux de la boutique et la banque ne concordent pas : commencez par rapprocher les ventes, les versements et le formulaire 1099-K. Des écarts que vous ne pouvez pas expliquer sont le moment de faire appel à une aide en tenue de livres.
• Les ventes ont dépassé un tableur, avec plusieurs canaux ou des stocks à compter : voir choisir une application de tenue de livres pour l'annexe C et l'aide en tenue de livres.
• Vous achetez des matériaux ou des stocks : voir inventaire ou fournitures pour les petits vendeurs et le coût des marchandises vendues pour les produits faits main.
• Un avis de l'IRS dit que votre revenu ne correspond pas à un formulaire 1099-K : voir l'avis CP2000 : comment répondre. Si vos livres ne peuvent pas montrer d'où vient l'écart, c'est le moment de faire appel à une aide en tenue de livres.
• Vos acheteurs sont dans de nombreux États : voir quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• L'argent de la boutique arrive dans un compte personnel : voir le revenu d'entreprise dans un compte personnel.
• Vous n'êtes pas encore sûr que la boutique soit une entreprise : voir passe-temps, ventes personnelles ou entreprise.
• La boutique a deux propriétaires ou plus, ou est exploitée par une société (ou une LLC imposée comme telle) : cette page suppose un seul propriétaire. La boutique d'un couple marié est généralement une société de personnes, sauf si les deux conjoints y travaillent et choisissent le statut de coentreprise admissible (qualified joint venture) en produisant une déclaration conjointe avec des annexes C distinctes (IRS : choix pour les couples mariés). Une LLC ne peut pas faire ce choix. Voir les LLC de conjoints et de famille, comment les sociétés de personnes sont imposées et l'aide en tenue de livres.
• Vous voulez connaître l'impôt sur le bénéfice : voir l'impôt sur le revenu des vendeurs en ligne et les paiements trimestriels d'impôt estimatif.